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ANEXO
BANCO CENTRAL DE LA REPUBLICA ARGENTINA
MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO CONTABLE
BASADO EN LA INFORMACIÓN QUE SURGE
DE LA AUDITORIA SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES
AL 31 DE DICIEMBRE DE 1999
MEMORANDUM SOBRE EL
CONTROL INTERNO CONTABLE
Señores
Presidente y Directores del
Banco Central de la República Argentina
Reconquista 266
Buenos Aires
En virtud de lo establecido en el articulo 118, inciso f) de la Ley 24.156, hemos
examinado los estados contables del BANCO CENTRAL DE LA REPÚBLICA
ARGENTINA (B.C.R.A.).
Como parte de las tareas realizadas, con el propósito de emitir una opinión sobre
los Estados Contables del Banco por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 1999, fue
llevada a cabo una revisión del funcionamiento de los sistemas de control interno contable
mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría establecidos por las
disposiciones vigentes para el examen de los Estados Contables de cierre de ejercicio.
El estudio y evaluación efectuada para los fines descriptos en el segundo párrafo,
no necesariamente han de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por
consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno del B.C.R.A.
considerado como un todo.
En base a la revisión efectuada, informamos que las observaciones más
significativas a formular sobre el Control Interno Contable del B.C.R.A., son las indicadas
en el Anexo adjunto.
Buenos Aires, 1 de Junio de 2000.
INDICE
ACTIVO
I.
RESERVAS DE LIBRE DISPONIBILIDAD
II.
TITULOS PUBLICOS
III.
CREDITOS AL SISTEMA FINANCIERO
IV.
OTROS ACTIVOS
PASIVO
V.
OBLIGACIONES CON ORGANISMOS INTERNACIONALES
VI.
OTROS PASIVOS
VII.
PREVISION POR ASUNTOS EN TRAMITE JUDICIAL
OTROS ASPECTOS
VIII.
CUENTAS DE ORDEN
IX.
MANUAL DE CUENTAS
X.
ESTADO DE RESULTADOS
XI
ESTADO DE ORIGEN Y APLICACION DE FONDOS
XII.
GESTIÓN INFORMATICA
I.
RESERVAS DE LIBRE DISPONIBILIDAD
1. OBSERVACION GENERAL:
Se han observado discrepancias no significativas entre la información que maneja el
sector Mercado Abierto y el sector de Registraciones Contables.
Si bien se han aplicado los procedimientos a los efectos de validar los respectivos
saldos, lo señalado ha dificultado, en algunas ocasiones, la consecución de las tareas.
Recomendación:
Lograr una mayor interacción entre ambos sectores, procurando unificar la información
que se maneja en cada uno de los mismos.
2. COLOCACIONES REALIZABLES EN DIVISAS:
Se ha verificado que la información respecto de dichas colocaciones se recibe del
exterior con posterioridad a la fecha de cierre, generando una incorrecta exposición de
los saldos involucrados.
Recomendación:
Instrumentar las medidas pertinentes que posibiliten obtener oportunamente los
antecedentes necesarios, a los efectos de exponer correctamente los saldos al cierre.
3. CONVENIO ALADI (Reiteración de lo señalado en nuestro Memorándum de
Control Interno sobre los Estados Contables al 31/12/98)
Las cuentas relacionadas con el convenio ALADI se encuentran en proceso paulatino
de conciliación. Cabe consignar al respecto que aún se mantienen partidas pendientes
de antigua data, situación que evidencia una falta de oportunidad en el seguimiento y
análisis de las mencionadas partidas.
No se nos ha suministrado normas de procedimiento relacionadas con el circuito
ALADI. En general la operatoria se desarrolla dentro del marco de los usos y
costumbres y/o indicaciones de funcionarios actuantes.
Destacamos que, si bien durante el ejercicio 1999 se han mejorado las tareas de
seguimiento y conciliación, no se ha resuelto en su totalidad la problemática señalada
en el primer párrafo.
Recomendaciones:
Se recomienda, la confección de manuales de procedimientos que permitan ordenar la
operatoria del presente convenio.
Agilizar el análisis de las partidas pendientes de conciliación, a efectos de lograr su
total depuración. Asimismo, se estima conveniente brindar apoyo a los sectores
involucrados facilitando la tarea de análisis y conciliación.
4. Opciones de venta tomadas (oro)
No se han podido relevar las confirmaciones de aceptación de la contraparte, en el
momento de efectuarse las operaciones.
Recomendación:
Procurar obtener confirmación de los terceros, al momento de efectuar este tipo de
operaciones.
II.
TITULOS PUBLICOS
1. LETRAS SOBRE OBLIGACIONES CON EL FONDO MONETARIO INTERNACIONAL
(Reiteración de lo señalado en nuestro Memorándum de Control Interno sobre
los Estados Contables al 31/12/98)
Las mencionadas letras corresponden a la deuda contraída por la Secretaría de
Hacienda con el B.C.R.A. correspondiente a la transferencia que este último realizó al
Gobierno Nacional de los fondos recibidos del Fondo Monetario Internacional hasta el
30-09-92, operación originalmente documentada mediante Letras de Tesorería de la
Nación a esa fecha. En consecuencia, sus servicios se vienen cobrando de acuerdo
con condiciones financieras y plazos idénticos a los servicios pagados por el pasivo
con el exterior.
En función de los antecedentes (Notas de fecha 19-07-93 del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos de la Nación y Secretaría de Hacienda N° 27/94 de fecha
30-03-94 del Secretario de Hacienda del Ministerio de Economía y Obras y Servicios
Públicos) los saldos representativos de esta cuenta se encuentran adecuadamente
sustentados.
Recomendación
No obstante lo expuesto en el segundo párrafo, se estima conveniente la realización de
gestiones ante la Secretaria de Hacienda tendientes a la formalización de las letras de
referencia, dado que al 31/12/99 se encuentra pendiente la instrumentación,
cumplimentando los requisitos necesarios para la exposición en el rubro contable en
que se registran. Caso contrario, resulta necesaria su reclasificación de acuerdo con
normas contable vigentes.
2. OPERACIONES DE PASES
OPERACION DE PASES PASIVOS
Las operaciones de Pases Pasivos (Comunicación “A” 2380) se realizan diariamente
cancelando los saldos de las cuentas corrientes de las entidades financieras, contra la
transferencia de títulos públicos nacionales y extranjeros existentes en cartera del
Banco. El procedimiento de asignación de títulos a cada entidad resulta operativamente
complejo.
Se ha verificado que al 31 de diciembre de 1999 se han utilizado para estas
operaciones títulos provinciales sin cotización en el mercado, no ajustándose en
consecuencia a los requisitos exigidos por la Comunicación A N° 2171, punto 2.4. .
Es de destacar que también en esta operatoria los sectores intervinientes recurren a
sistemas auxiliares fuera del SIABAN para cumplir con sus procedimientos. Un ejemplo
de lo apuntado es el Listado de Títulos en Custodia del BANCO CENTRAL DE LA
REPUBLICA ARGENTINA por Tenencia de las Entidades.
Recomendaciones:
No emplear títulos en operaciones de pases pasivos, que no reúnan los requisitos
establecidos en la normativa señalada.
Complementariamente a lo indicado en Capítulo XII –Recomendación-, se recomienda
incorporar al SIABAN los sistemas auxiliares de registración.
3. APLICACIÓN DEL PRESTAMO RECIBIDO POR LA PROVINCIA DEL CHACO DEL
FONDO FIDUCIARIO PARA EL DESARROLLO PROVINCIAL A LA CANCELACION
DE PASIVOS CON EL B.C.R.A.
El seguimiento de este tema se tramita por Actuación N° 380/96 - AGN.
III.
CREDITOS AL SISTEMA FINANCIERO DEL PAÍS
1.SEPARACION DE FUNCIONES (Reiteración de lo señalado en nuestro
Memorándum de Control Interno sobre los Estados Contables al 31/12/98)
En base a la tarea de revisión practicada en el Sector Créditos, pudo apreciarse que a
consecuencia de la carga de trabajo asignada, no existe una adecuada separación de
funciones.
Recomendación:
Intensificar los controles vinculados a la detección de las situaciones señaladas, a fin de
garantizar una adecuada separación de funciones.
2. MECANISMO DE DEVENGAMIENTO DE INTERESES POR FUERA DEL SISTEMA
INFORMATICO Y CONTROL DE LAS TASAS APLICADAS
Se ha verificado que el sistema informático utilizado no genera los cargos por intereses.
Los devengamientos se realizan mediante la utilización de planillas de cálculo, no
contándose con documentación de respaldo de dichas tareas.
Recomendación:
Se recomienda la implementación de una modalidad operativa que permita el
devengamiento de intereses a través del sistema informático utilizado, generando la
documentación respaldatoria correspondiente. De realizarse manualmente, deberían
conservarse las pruebas de dichos cálculos.
IV.
OTROS ACTIVOS
1. REVALUO TÉCNICO DE BIENES DE USO.
Con fecha 25/03/99 el Banco de la Ciudad de Buenos Aires efectuó una tasación de los
bienes inmuebles del BANCO CENTRAL DE LA REPUBLICA ARGENTINA sitos en
Capital Federal y Provincia de Bs. As.. De la revisión efectuada surge que existen
diferencias entre los valores contabilizados y la referida tasación, estando las mismas bajo
análisis de la Entidad.
Recomendación:
Agilizar las tareas de análisis precedentemente mencionadas, a los efectos de exponer los
saldos de este tipo de bienes, conforme al resultado del revalúo efectuado.
2.BIENES MUEBLES (Reiteración de lo señalado en nuestro Memorándum de
Control Interno sobre los Estados Contables al 31/12/98)
Se ha relevado que no existen inventarios actualizados de este tipo de bienes valuados
unitariamente. Esta omisión debilita el control vigente sobre los mismos.
Asimismo; se ha detectado que no se incorporan las altas a medida que se producen, ya
que se realiza un asiento global por subcuenta en el mes de diciembre.
Recomendación:
Si bien se ha observado el inicio de las tareas relativas a la confección de un inventario
físico de bienes muebles, se sugiere culminar con la realización de las mismas,
procurando un procedimiento adecuado para su seguimiento.
Asimismo, se considera conveniente la preparación de información periódica sobre
novedades (altas y bajas) de este tipo de bienes.
3. GASTOS DE ATENCION DEUDA PUBLICA
De la revisión efectuada surgió que no existe un detalle de la composición del saldo de
la cuenta y que por ende no se realizan conciliaciones periódicas.
Recomendación:
Se estima conveniente que la Entidad proceda a la confección de un resumen de
movimientos que componen el saldo, a efectos de analizar la anticuación de las partidas
y facilitar su recupero.
4. CUENTAS TRANSITORIAS ACTIVAS – Anticipo de Utilidades Ejercicio 1999
(Reiteración de lo señalado en nuestro Memorándum de Control Interno sobre los
Estados Contables al 31/12/98)
Esta cuenta refleja los pagos realizados a cuenta de utilidades del ejercicio a favor de la
Secretaría de Hacienda. Según el art. 38 de la Carta Orgánica del Banco Central de la
República Argentina “... las utilidades no capitalizadas o aplicadas en los fondos de
reserva, deberán ser transferidas libremente a la cuenta del Gobierno Nacional “.
Recomendación:
Se sugiere que la Entidad instrumente un procedimiento técnico formal que permita
evaluar, sobre una base cierta, la posibilidad de acceder a los requerimientos de adelantos
de utilidades, solicitados por la Secretaría de Hacienda, a cuenta de los resultados del
ejercicio y programar financieramente los desembolsos involucrados.
V.
OBLIGACIONES CON ORGANISMOS INTERNACIONALES
F.M.I. - Cuenta N° 1 (Ingreso del 12° Giro del Acuerdo de Facilidades Extendidas
de 1992.) (Reiteración de lo señalado en nuestro Memorándum de Control Interno
sobre los Estados Contables al 31/12/98).
No se pudo determinar a qué cuenta contable la entidad ingresó el mencionado tramo.
Esta Auditoría no pudo verificar la documentación respaldatoria de la compra de divisas.
No se pudo relevar el legajo confeccionado por el Sector de Control Interno de la
dependencia de Mercado Abierto.
Recomendación:
Efectuar conciliaciones periódicas de la cuenta, como así también obtener del
Organismo involucrado información relacionada con esta operatoria.
VI.
OTROS PASIVOS
1. OTRAS OBLIGACIONES CON EL GOBIERNO NACIONAL
Otras Obligaciones en Moneda Extranjera (Reiteración de lo señalado en nuestro
Memorándum de Control Interno sobre los Estados Contables al 31/12/98).
La registración del devengamiento de los intereses correspondientes a los depósitos se
realiza conforme a los extractos remitidos vía swift por el Banco de la Nación Argentina.
Consecuentemente el Banco no realiza pruebas para verificar la corrección del cálculo
de los intereses.
Recomendación
Se sugiere que la Entidad solicite al B.N.A. toda la información necesaria, a efectos de
validar el cálculo del devengamiento de los intereses.
Obligaciones por cancelaciones de Deudas con Bocones (Reiteración de lo
señalado en nuestro Memorándum de Control Interno sobre los Estados Contables
al 31/12/98)
El relevamiento practicado permitió verificar que:
No se cuenta con información actualizada de la Secretaría de Hacienda, esta
circunstancia ha generado dificultades para validar el saldo de cierre, analizar los pagos
pendientes de contabilización y/o el cálculo de intereses devengados.
No se tuvo conocimiento de la existencia de la conciliación del saldo de la cuenta
respecto de lo informado por la Secretaría de Hacienda.
Recomendaciones:
Poner en práctica un sistema administrativo contable que permita obtener información a
los efectos de aumentar el control interno vigente respecto de esta operatoria.
2. OTRAS OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA (Reiteración de lo señalado
en nuestro Memorándum de Control Interno sobre los Estados Contables al
31/12/98).
Préstamos del Exterior - FOPYME Banco Mundial
En base al relevamiento practicado informamos que:
•
No se ha podido obtener la confirmación del saldo por parte del FOPYME, ni del Banco
Mundial a los efectos de validar el saldo de la cuenta.
•
No se ha podido individualizar un responsable directo del seguimiento de la cuenta,
sólo pudo identificarse que el Sector Créditos genera los respectivos movimientos.
•
No se pudo obtener documentación válida y suficiente que respalde los asientos.
Recomendaciones:
Procurar confirmaciones de saldos y demás información pertinente a los efectos de
alcanzar un mayor control interno sobre este tipo de operaciones.
Propiciar la emisión de normas que fijen instrucciones operativas y niveles de
autorización funcional para definir responsabilidades.
3. OTROS PASIVOS
Cuenta N° 280.30.02.03 Cliente N° 2809085 Partidas Pendientes ALAURO Cta. “B”.
Esta cuenta transitoria pasiva, fue abierta para registrar las operaciones de comercio
recíproco con la República Oriental del Uruguay, que no fueron incluidas en la
compensación del primer cuatrimestre de 1996, por encontrarse las mismas
cuestionadas por el BANCO CENTRAL DE LA REPUBLICA ARGENTINA.
Recomendación:
Agilizar los trámites tendientes a la regularización de los saldos pendientes con la
República Oriental del Uruguay en relación a esta operatoria.
Cuenta N° 280.40.00.00 Erogaciones Devengadas, Contribuciones al ANSSAL. No
se nos han suministrado antecedentes de la cuenta de referencia, a los efectos de
validar los movimientos respectivos.
Recomendación:
Individualizar los movimientos y/o documentación correspondiente, a fin de poder
validar el saldo de la referida cuenta.
VII.
PREVISIONES POR ASUNTOS EN TRAMITE JUDICIAL
Del análisis practicado sobre el Informe elaborado por el Area de Asuntos Judiciales del
Banco Central de la República Argentina relacionado con el monto a contabilizar como
previsión en los Estados Contables, surge que la metodología utilizada para calcular la
previsión al cierre, se basa en estimaciones porcentuales aplicadas sobre los montos de
demandas de juicios en trámite y/o con sentencia, clasificados por fecha de iniciación y
materia, con el aditamento de actualizaciones y gastos.
A fin de relevar la información existente en el área de asuntos judiciales referida a los
juicios indicados en el apartado anterior, esta Auditoría tomó una muestra de carpetas
de escritos judiciales, verificando que en numerosas de las mismas no surgía un
movimiento procesal actualizado.
A los efectos de probar la integridad de la base de datos utilizada por el Servicio
Jurídico de la Entidad, se efectuó un cruce por muestreo de los datos que surgen de la
misma, con la información suministrada oportunamente por las distintas Cámaras. El
resultado del mismo arroja que:
a) Existen juicios informados por las Cámaras que no forman parte de la base del
Banco y viceversa.
b) El seguimiento de la información resultó sumamente dificultoso dado que la Entidad
agrupa los juicios mediante un número interno, distinto al número de expediente
judicial.
El mecanismo de pagos con bonos previsto produce una distorsión al momento de
efectuar las previsiones, ya que no se realiza una depuración por juicio abonado con esta
operatoria.
De nuestro relevamiento se desprende que el area bajo análisis, efectúa la evaluación de
la previsión en forma anual. Este procedimiento dificulta la tarea del Sector Contaduría
relacionada a la proyección de los resultados de la Entidad.
Recomendaciones:
En General:
♦ Rever los mecanismos empleados para el cálculo de la previsión, estimándose
conveniente realizar estudios por materia y por juicio.
En Particular:
•
Prever los mecanismos necesarios para depurar y mantener actualizada la base de
datos a partir de la cual se calcula la previsión a contabilizar en los estados contables
de la Entidad.
•
Se recomienda la revisión del sistema utilizado para deducir de la previsión los juicios
pagados por la Secretaría de Hacienda, propiciando que el mismo contemple la
efectiva incidencia del pago sobre el monto previsionado en cada juicio.
•
Se recomienda la permanente y efectiva actualización de las carpetas
correspondientes a los juicios en trámite. Como así también foliar, las piezas incluidas
en las mismas.
•
Se recomienda que el Area de Asuntos Judiciales genere información trimestral en
materia de previsionamiento.
OTROS ASPECTOS
VIII.
CUENTAS DE ORDEN (Reiteración de lo señalado en nuestro Memorándum de
Control Interno sobre los Estados Contables al 31/12/98).
Si bien el Banco posee a través del sistema contable el detalle de los movimientos de
las cuentas de orden, el saldo de las mismas no forma parte de los Estados Contables
expuestos hacia terceros.
Recomendación
Exponer en los Estados Contables de la Entidad las cuentas de orden respectivas,
relacionadas con derechos y/u obligaciones contingentes.
IX.
MANUAL DE CUENTAS
La Gerencia de Contaduría General no cuenta con un manual de cuentas actualizado,
lo que dificulta la determinación de los conceptos que se imputan y el esquema de
registración de algunas cuentas de la Entidad.
Recomendaciones
Proceder al armado de un Manual de Cuentas previendo los mecanismos relativos a la
constante actualización del mismo.
X.
ESTADO DE RESULTADOS
De acuerdo a la revisión practicada hemos detectado las siguientes observaciones:
- Existen algunas operaciones no significativas con contrapartida en cuentas de
resultado, que se contabilizan por el sistema de lo percibido.
-
Ajustes positivos y negativos de valuación: las cuentas no poseen apertura por
concepto que permitan identificar el origen de los ajustes.
-
Ingresos y Egresos Financieros rubro “OTROS” (Reiteración de lo señalado en
nuestro Memorándum de Control Interno sobre los Estados Contables al 31/12/98).
Dentro del Cuadro de Resultados se expone el concepto “OTROS” incluído dentro de
Ingresos y Egresos Financieros, que no se encuentra desagregado convenientemente,
en virtud de su significatividad.
Recomendaciones:
Se sugiere efectuar los ajustes necesarios a efectos de contabilizar los resultados por el
sistema de lo devengado.
A efectos de una mejor exposición de los resultados bajo el concepto “Otros”, éstos
deben segregarse en forma analítica de acuerdo a su significatividad.
Desagregar la cuenta “Ajustes Positivos y Negativos de Valuación”, a efectos de lograr
una mejor exposición de las partidas que conforman el saldo.
XI.
ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE FONDOS.
El Banco no presenta el Estado de Origen y Aplicación de Fondos al cierre de sus
ejercicios económicos. Esta cuestión ha sido tratada en las respectivas reuniones
sobre las conclusiones a las que arriba esta Auditoría, de las que surgió la necesidad de
definición de ciertos aspectos técnicos vinculados a la preparación de este Estado.
Recomendación.
Arbitrar los mecanismos necesarios a efectos de confeccionar y exponer hacia terceros
el Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
XII.
GESTIÓN INFORMATICA
En base a la tarea realizada sobre los estados contables del B.C.R.A. al 31/12/99, se
detectaron las siguientes observaciones en lo referente a la Gestión Informática:
No existe un sistema de aplicaciones integrales, ya que se observa falta de inclusión en
el mismo de ciertas funciones, las cuales se procesan manualmente y son
administradas por sistemas independientes del SIABAN (ej: Contabilidad
Presupuestaria).
Se detectaron demoras prolongadas en modo consulta y consecuente parálisis del
sistema. Observación que se potencia ante la ausencia de procedimientos alternativos
para el acceso a la información contable
Se carece de un sistema de información para la administración de la biblioteca del
sistema.
Con respecto a otras cuestiones relacionadas con la gestión informática de la Entidad
nos remitimos a nuestro "Informe de Auditoría referido a la Gestión Informática del
BANCO CENTRAL DE LA REPUBLICA ARGENTINA".
Recomendaciones:
Dotar a la Entidad de un sistema que permita contar con información en línea, en forma
ágil y eficiente, prestando particular atención a la unificación de los procesos de carga
de datos.