INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4423-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2004) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, correspondientes al “Proyecto de Modernización del Estado”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4423-AR, suscripto el 29/03/99 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones. El proyecto es administrado financieramente por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD Buenos Aires) y por la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP) creada al efecto, en el ámbito de la Subsecretaría de la Gestión Pública dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros. I- ESTADOS AUDITADOS 1- Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/04 (del ejercicio y acumulado), expresado en pesos; 2- Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/04 (del ejercicio y acumulado), expresado en dólares estadounidenses. 3- Notas (1 y 2) a los estados financieros que forman parte de los mismos. 1 4- Estado de Aplicación de Fondos Acumuladas por Categoría de Desembolso y Fuente de Financiamiento al 31/12/04 (del ejercicio y acumulado), expresado en dólares estadounidenses. 5- Usos de Fondos por actividad del Proyecto, expresado en pesos. 6- Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión - Cuadro Comparativo Ejecutado-Programado - al 31/12/04 (del ejercicio y acumulado), expresado en dólares. 7- Estado de Inversiones Acumuladas por Componente del Programa al 31/12/04 (del ejercicio y acumulado), expresado en dólares estadounidenses. 8- Memoria narrativa al 31/12/04. La información precedente fue preparada por la UCP sobre la base de registros llevados en pesos y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Los estados financieros fueron presentados a esta Auditoría con fecha 14/03/05, en tanto que los ajustados (definitivos) fueron recibidos el 06/06/05, los que se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 01/04/2005 y el 17/06/2005. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo 2 las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. - No se ha tenido a la vista el Estado Financiero definitivo por el ejercicio finalizado el 31/12/04, que debe presentar UNOPS por los fondos del Management Service Agreement (MSA) 98/R03, como así tampoco el Reporte de Auditoría del ejercicio 2004 que debe emitir la División de Auditoría de las Naciones Unidas para el Desarrollo como auditor de UNOPS sobre los fondos del MSA, según lo requerido por Acuerdo entre PNUD y el Banco Mundial. - Con referencia al saldo disponible en PNUD, dado que éste está realizando cambios en su sistema informático operativo no se obtuvo confirmación de los fondos disponibles a favor del Proyecto a esa fecha, tampoco ha suministrado el Informe Combinado de Gastos al 31/12/04 que emite dicho Organismo y la UCP no ha contabilizado el Costo de Administración PNUD correspondientes al ejercicio 2004, por no contar ésta con la información suministrada por esa Entidad Internacional. Por lo mencionado precedentemente no fue posible validar el saldo en poder de UNOPS y PNUD expuesto en el apartado Saldo Final del Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos, según se expone en nota 2.B.2. a los estados financieros. III- ACLARACIONES PREVIAS 1. El importe consignado en el rubro “Fondos del Gobierno” del capítulo Fuentes del Proyecto y su contrapartida en el capítulo Usos del Proyecto, expuestos en el estado mencionado en I- 1) precedente, incluye $ 114.190,85 por el ejercicio 2004 ($ 161.538,58 acumulado al 31/12/04) que no constituyen un desembolso efectivo de fondos para el Proyecto, sino comprobantes de reintegro de IVA emitidos a los proveedores por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), conforme se señala en Nota 3 2. c) -Certificados de IVA emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo- a los estados financieros. 2. Tal como se señala en Nota 2.D. – Administradores Gubernamentales - a los estados financieros, en el ejercicio 2004 el Proyecto afectó al desarrollo de los objetivos de los diferentes componentes del Préstamo algunos administradores gubernamentales, imputados como aporte local por los importes de sus remuneraciones brutas. Al respecto, sobre dicho rubro se pusieron a disposición los correspondientes recibos de remuneraciones con afectación, según lo determinado a criterio del ejecutor 100 % al Proyecto y los respectivos informes, lo cual esta AGN no tuvo elementos de juicio que convaliden dicho porcentaje. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- y III- 2), los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Modernización del Estado” al 31/12/04, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4423-AR del 29 marzo de 1999. BUENOS AIRES, 17 de junio de 2005. 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE´s) “PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4423-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2004) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos (SOE’s) y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados por la UCP al Banco Mundial durante el ejercicio 2004, correspondiente al “Proyecto de Modernización del Estado”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4423-AR BIRF de fecha 29/03/99 y sus modificaciones. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio terminado el 31/12/04 y acumulado a la misma fecha, expresada en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP) y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 5 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Se verificó que la rendición de los gastos (SOE 19/21 posteriores a las del ejercicio) efectuados con los fondos de la extracción de la cuenta especial del 30/08/04 (USD 1.000.000,00), tipo de cambio $ 2,98 por cada USD 1, según consta en el comprobante emitido por el Banco de la Nación Argentina, se realizaron a $ 2,967 por cada USD 1. A continuación se expone la diferencia generada por las rendiciones citadas precedentemente, señalándose que a la fecha de cierre de las tareas de campo faltan rendir gastos de esa extracción. Categoría Importe $ Consultores 1,502,887.84 Firmas Consultoras 65,934.00 Gs Operacionales 3,015.46 Bienes 46,916.33 TOTALES 1,618,753.63 TC Rendido Importe USD 2.976 2.976 2.976 2.976 506,534.52 22,222.45 1,016.33 15,812.72 545,586.02 Importe TC Extracción USD 2.980 2.980 2.980 2.980 504,324.78 22,125.50 1,011.90 15,743.73 543,205.91 Diferencia USD 2,209.74 96.95 4.43 68.99 2,380.11 b) Se observan incongruencias entre los valores expuestos en la columna “categoría s/Programa” del cuadro al pie del estado señalado en I- precedente y los expuestos en el citado en I- 4- del Informe de Auditoría sobre los estados financieros, adjunto al presente. 6 USD Categoría S/Programa S/Estado I- 4- Bienes 257.806,89 171.889,28 Capacitación 25.025,87 22.285,48 *- Según Programa se informa un mayor valor según Estado. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I-, correspondiente al “Proyecto de Modernización del Estado”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados por la UCP al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4423-AR BIRF de fecha 29/03/99. BUENOS AIRES, 17 de junio de 2005. 7 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL “PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4423-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2004) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/04, referido a la Cuenta Especial del “Proyecto de Modernización del Estado”, Convenio de Préstamo N° 4423-AR BIRF del 29/03/99 y sus modificaciones. I- ESTADOS AUDITADOS Estado y Conciliación de la Cuenta Especial al 31/12/04, expresado en dólares estadounidenses. El estado ha sido preparado por la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP) sobre la base de los extractos bancarios de la Cuenta a la Vista en Dólares N° 332.215/0 abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA), Sucursal Plaza de Mayo y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 8 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Modernización del Estado” al 31/12/04, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 4423-AR BIRF del 29/03/99. BUENOS AIRES, 17 de junio de 2005. 9 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4423-AR BIRF “PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO” (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2004) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, correspondientes al “Proyecto de Modernización del Estado”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 4423-AR suscripto el 29 de marzo de 1999, entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). El Proyecto es administrado financieramente por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD Buenos Aires), a través del Proyecto 99/004 de fecha 07/10/99, y por la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP) creada al efecto, en el ámbito de la actual Subsecretaría de la Gestión Pública dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros (JGM). Por Resolución JGM N° 28 se designa al Subsecretario de Coordinación y Evaluación Presupuestaria de la JGM como Director Nacional Alterno del Proyecto. 1) Sección 2.01: El monto del préstamo asciende a USD 30.303.000.-. El monto desembolsado por el BIRF durante el ejercicio ascendió a USD 2.972.848,94, siendo el total de desembolsos acumulado al 31/12/04 de USD 10.220.116,20. 10 2) Sección 2.02 (a): Retiro de los fondos de conformidad con el Anexo 1. Se ha dado un razonable cumplimiento. 3) Sección 2.02 (b) y Apéndice 5: Cuenta Especial. Parcialmente cumplida. Cabe informar que los plazos establecidos por el BIRF para la presentación de las solicitudes de reposición de los fondos es por intervalos mensuales o más frecuentemente si la ejecución es mayor, no debiendo exceder los tres meses. Durante el período auditado se presentaron cinco solicitudes (16/02, 16/02, 01/06, 30/08 y 09/12/04). 4) Sección 2.03: Fecha de cierre (original 31/12/01). Parcialmente cumplida. Por nota del 30/12/04 el Banco Mundial aprueba la extensión de la fecha de cierre del Programa al 31/12/06. 5) Sección 2.05: Comisión de Compromiso, Sección 2.06: Intereses y Sección 2.08: Amortizaciones. Cumplidas. Con respecto al pago de los servicios financieros cuyos vencimientos semestrales operan el 15/03/04 y el 15/09/04, según lo informado por el Banco, se abonó lo siguiente: Fecha De Pago Comisión de Compromiso Intereses 15/03/04 USD 28.724,29 USD 50.244,50 15/09/04 USD 25.082,56 USD 71.485,26 Amortizaciones USD 1.515.000.- (1) (1)- Corresponde a la 1º cuota de amortización. 6) Sección 3.01 (a): Ejecución del Proyecto. Parcialmente cumplida. Remitirse a lo expuesto en la Memoria. En cuanto al desarrollo de los objetivos del Proyecto respecto a su ejecución se observa que, a dos años de la fecha de cierre del Proyecto (31/12/06), luego de las prórrogas otorgadas, se mantiene un bajo grado de avance de las actividades, planteándose incertidumbre con referencia al logro de los objetivos. 11 7) Sección 3.02 y Anexo 4: Adquisición de bienes y servicios de consultores. Se ha verificado un razonable cumplimiento. No obstante ello, existen observaciones puntuales que se exponen en el Memorando a la Dirección adjunto. 8) Sección 3.03 (a) y (b): Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y Comité Ejecutivo. Parcialmente cumplida. Según la enmienda suscripta el 20/09/00 se modifica la cláusula en su apartado (b), requiriendo la creación de un comité ejecutivo exclusivamente para las Partes A y B del Proyecto. Sobre el particular la UCP nos informó que el Comité Ejecutivo creado por resolución N° 30/99 de fecha 15/04/99 de la SFP (Subsecretaría de la Función Pública) dejó de existir a partir de diciembre de 1999 por la eliminación de los organismos cuyos titulares lo conformaban. 9) Sección 3.04: Manual Operativo. Cumplida. 10) Sección 3.05 (a) y (b) y Sección 4.02: Informes de progreso trimestrales y revisiones semestrales. Parcialmente cumplida. La UCP ha suministrado copia del informe de ejecución por el período 01/01/04 al 31/06/04, el que fuera remitido al BIRF por nota N° 565/04 de fecha 14/09/04, que fuera recepcionada por éste con fecha 23/09/04, señalándose que no se tuvo a la vista el informe correspondiente al segundo semestre de 2004. 11) Sección 3.07 : Plan de Acción. Cumplida. Fue presentado al Banco en tiempo y forma. 12) Sección 4.01 (a): Registros contables. Parcialmente cumplida. Nos remitimos a las observaciones puntuales expuestas en el Memorando a la Dirección adjunto (A- 1) Sistema Contable). BUENOS AIRES, 17 de junio de 2005. 12 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4423-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2004) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros presentados por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), por el ejercicio finalizado el 31/12/04, correspondientes al “Proyecto de Modernización del Estado”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: Indice B) 2) B) 5) Título Caja chica –naturaleza de los gastosConsultores –procesos de selección- 13 Página 16 21 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/04 1) SISTEMA CONTABLE Observación: Se mantiene la observación del ejercicio anterior respecto a que el sistema contable implementado por el Proyecto no prevé la emisión de las órdenes de pago las cuales son realizadas manualmente. Como consecuencia de ello, en algunos casos se observaron diferencias entre el importe consignado en la orden de pago y el registrado contablemente. Comentarios de la UCP: A partir del ejercicio 2005 el Proyecto cuenta con un Sistema Contable integrado que prevé la emisión de órdenes de pago a través del mismo. Recomendación: Implementar el sistema integrado, tal cual se expone en el comentario. 2) ESTADO DE SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS Observación: Las justificaciones de gastos, conforme el porcentaje de financiamiento, fueron tomadas por el importe total facturado, incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el cual no constituyó un desembolso efectivo de fondos para el Proyecto ya que el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo para ello, emitió los correspondientes comprobantes de reintegro del impuesto al proveedor, sin que se afecten fondos del Banco para dicho fin. Comentarios de la UCP: Con relación a la registración y justificación de gastos al Banco referidos a los certificados de IVA, se remite al Memorándum N° 223/2003 de fecha 01/07/2003 presentado a la AGN en respuesta al Memorándum N° 22/03 sobre el citado tema. Cabe destacar que al Banco se le requiere su reposición por el valor neto efectivamente abonado y que el mismo comparte 14 el criterio sustentado por el Proyecto, tal como surge de su nota de fecha 08/02/05, cuya copia y de acuerdo a lo solicitado por las autoridades del Banco, fue presentada ante la Auditoría General de la Nación con fecha 11/02/05. Recomendación: Efectuar los ajustes contables correspondientes a efectos de regularizar la situación planteada. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Registros y Documentación. Observaciones: a) Se han verificado órdenes de pago, facturas y recibos con errores de forma (tipeo del año, fechas, mes facturado, enmiendas, tachaduras, etc.).(Ej. OP 2493, 2507, 2524, 2574) b) Se detectaron errores de tipeo en las leyendas de algunos asientos contables. (Ej. Asiento N° 334, 2502). c) Al llevar un sistema de emisión de órdenes de pago manual se producen discrepancias contables y los archivos de las órdenes de pago mencionadas. d) Se han observado órdenes de pago, con su correspondiente cheque emitido, que fueron anuladas y que no fueron contabilizadas. e) No se expuso contablemente la reposición de la última Caja Chica del año 2004. Comentarios de la UCP: a) , b) y d) Se toma nota de la observación y se mejoraran los controles realizados. 15 c) Se toma nota de la observación y se informa que a partir del ejercicio 2005 se ha implementado un nuevo sistema que permite la integración de todos los procesos, por lo cual se subsana la diferencia en la información. e) Se registró directamente la reposición contra el gasto, sin registrar el movimiento en Caja Chica. Considerando la observación se procedió a registrarlo en la cuenta correspondiente. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 2) CAJA CHICA Observaciones: a) Existen comprobantes de gastos emitidos a Consumidor Final sin especificar como destinatario el nombre del Proyecto. b) Se incluyen gastos cuyos conceptos no están autorizados a realizarse con financiamiento externo. c) Se adjuntan comprobantes que no especifica que se adquiere (tickets). d) No se expone en la documentación que respaldan los gastos el sello con la leyenda “PAGADO”, no quedando de esta forma anulada la documentación a efectos de evitar que ingrese nuevamente al circuito de pago. e) Se incluye un gasto pagado con tarjeta de débito (07/08/04, sábado). El cuadro que sigue ilustra sobre las observaciones precedentes: 16 REND. N° FECHA 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 4 4 4 4 4 6 6 9 9 9 05/01/2004 05/01/2004 07/01/2004 07/01/2004 07/01/2004 13/01/2004 15/01/2004 20/01/2004 20/01/2004 20/01/2004 04/05/2004 14/05/2004 20/05/2004 31/05/2004 01/06/2004 07/08/2004 09/08/2004 15/11/2004 23/11/2004 25/11/2004 CONCEPTO Mercado de la Oficina S.A. - Útiles CHARLIE - Gastos de librería Supermecado SAFARI - Víveres Lavieri Hnos. S.H. - víveres Librería Lavalle - Útiles Supermecado SAFARI - Víveres Mercado de la Oficina S.A. - Útiles CHARLIE - tarjetas con escudo CHARLIE - Sello Supermecado SAFARI - Víveres Supermecado SAFARI - Víveres Supermecado SAFARI - Víveres Supermecado SAFARI - Víveres Supermecado SAFARI - Víveres Farmacity SA - Botiquin Silmar - Bazar Supermecado SAFARI - Víveres Dark Group S.A. - Atención a terceros La Piedad - Atención de terceros SAFARI - Atención a terceros IMPORTE $ 20,55 31,00 23,30 7,40 11,20 12,89 25,98 25,00 16,00 11,80 45,63 18,39 23,02 41,24 33,04 81,60 42,14 49,50 8,40 26,35 OBS. ayd ayd b, c y f byd cyd byd ayd ayd ayd byd byd b, c y d byd byd byd b, d y e byd cyd byd byd Comentarios de la UCP: a), d) y e) Se toma nota de la observación y se mejoraran los controles realizados. b) Con relación a los gastos de consumo cabe destacar que el Manual de Desembolsos del Banco Mundial en su Capítulo 4 punto 4.3 Tipo de Gastos establece “en el Convenio de Préstamo (generalmente en el Anexo 1) se especifican los porcentajes de los gastos que han de financiarse y se proporciona la definición jurídica de los mismos”. Asimismo en la Segunda Enmienda del Préstamo en el Documento Adjunto 1 – Anexo 1 – Retiro de Fondos del Préstamo punto A inciso 2 ítem c) se establece “el término “Gastos Operacionales” significa erogaciones requeridas para la operación de la UCP tales como útiles y costos de comunicación”. c) Con relación a estos comprobantes, se destaca que se trata de tickets, los que no preveen la inclusión del producto que se está adquiriendo, no obstante ello, se toma nota de la observación y se tendrá en cuenta para futuras adquisiciones Recomendaciones: • Dar cumplimiento a la normativa sobre el uso y disposición de la caja chica. 17 • Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria. • Tener en cuenta, al momento de categorizar los gastos realizados, la fuente de financiamiento utilizada para solventarlos. Si bien en la Segunda Enmienda del Préstamo en el Documento Adjunto 1 – Anexo 1 – Retiro de Fondos del Préstamo punto A inciso 2 ítem c) se establece el término “Gastos Operacionales” significa erogaciones requeridas para la operación de la UCP tales como útiles y costos de comunicación” la observación apunta a que se verificaron gastos tales como: “Te Green hills, Café la Virginia, Queso San Regin, Leche Nestle, Facturas, productos de Bazar, etc.” que no están autorizados a realizarse con financiamiento externo. 3) PASAJES Y VIÁTICOS Observaciones: Solicitud de Viáticos N° 011/2004: El Recibo N° X 01-06484 de fecha 01/07/04 por un importe de $ 1.510,61 que cancela la factura N° B 02-013832 de fecha 26/05/04 de la empresa “Buenos Aires Tour Service” por un importe de $ 1.663,94 , no aclara que además recibió un Certificado de Exención de IVA por la diferencia. (Cert. N° 49653) Comentarios de la UCP: Los certificados son emitidos por el PNUD con posterioridad a la fecha de pago, motivo por el cual extiende el recibo por el total de la factura y firma una copia del certificado pertinente cuando lo recibe como constancia de la entrega del mismo. Se produjo un error en el recibo de ésta factura, se toma conocimiento de la observación. Recomendaciones: Extremar los controles a efectos de evitar situaciones como las planteadas. 18 4) BIENES Concurso de Precios N° 02/2004 “Adquisición de Equipamiento Informático para el Proyecto”. Monto del Contrato $ 216.359,88. Observaciones: a) No consta entre los antecedentes el criterio utilizado para la elaboración de la lista corta de posibles proveedores. b) El día 25/03/04 se envía vía fax una nota a los posibles proveedores solicitando aclaración sobre las garantías de los productos. No hay constancia de envío a la firma “COMPUWORLD S.R.L.”. c) Propuestas Económicas: DINATECH S.A. y COMPUMUNDO S.A.: No se tuvo a la vista la documentación solicitada en el punto 3.4 del Pliego de Bases y Condiciones para la Adquisición de Bienes (“Documentación autenticada relativa a la constitución o condición jurídica del oferente...”). d) En ningún caso consta la fecha de emisión en las órdenes de compra emitidas. e) Acta de Recepción: 1. NOVADATA S.A.: No se tuvo a la vista para el ítem N° 9 (Switch de 8 bocas). 2. DATAWAVES S.A.: No se tuvo a la vista para el ítem N° 4 (Servidor – 2 x Intel Xeon (3,2 GHz; 4 GB RAM, HD: 300 GB – RAID: 0+1), según Remito N° 1958 de fecha 20/08/04. Comentarios de la UCP: a) No se comparten la observación realizada. Cabe destacar que la realización de un proceso de pre-selección de firmas consultoras para la compra de bienes informáticos “estándar” donde el criterio de evaluación será el basado en “menor precio”, no es obligatorio según el Manual Operativo del Proyecto y el Manual del PNUD. 19 Sin embargo la UCP, realizó un testeo de mercado a distintas empresas a través de notas y de consultas telefónicas en la que se requería la información sobre plazos de entrega y de garantía que estaban dichas empresas en condiciones de cumplimentar. Esta información fue solicitada a fin de poder elaborar el Pliego de Bases y Condiciones con fechas “realistas” y en virtud de una necesidad extrema de contar con dicho equipamiento por parte de los distintos equipos técnicos del Proyecto. Este testeo de plazos fue parte del proceso de pre-selección que realizó la UCP para el Concurso N° 02/2004. b) Sin Comentarios. c) Se toma conocimiento de las observaciones realizadas y se tomará recaudos en el futuro. No obstante cabe destacar que ninguna de las dos propuestas económicas de las firmas DINATECH S. A y COMPUMUNDO S. A. fueron analizadas en la evaluación final ya que no presentaban menor precio en ninguno de los ítems cotizados. Adicionalmente se informa que DINATECH presentó copia fiel del original y no copia autenticada de la documentación requerida en el punto 3.4 del Pliego de Bases y Condiciones para la Adquisición de Bienes (“Documentación autenticada relativa a la constitución o condición jurídica del oferente...”). d) Se toma conocimiento de la observación realizada. Sin embargo se informa que en todas las órdenes de compra consta la fecha de recepción de las mismas, y una leyenda en la cual se indica el plazo de entrega del ítem adjudicado a partir de la recepción de dicha orden de compra. e) Se toma conocimiento de las observaciones realizadas y se tomará recaudos en el futuro. Recomendaciones: • Incluir en los antecedentes documentales de futuras adquisiciones y/o contrataciones el método utilizado para la elección de posibles proveedores. Cabe aclarar que en la observación no se expresa que no hubo “un proceso de pre-selección de firmas 20 consultoras para la compra de bienes informáticos” sino que simplemente se destacó que no consta el proceso realizado para la selección. • Extremar los controles a efectos de evitar situaciones como las planteadas. 5) CONSULTORES INDIVIDUALES. Observaciones: Procesos de Selección 1. En algunos de los curriculum vitae de la terna de selección no consta el sello con la fecha de recepción de la Unidad Ejecutora de Préstamo. 2. En varios casos no consta la fecha de emisión en los currículos de los ternados. 3. No coinciden los puntajes obtenidos por los ternados según se exponen en el acta y en la planilla de evaluación. 4. Se verificó la presentación de currículos con fecha posterior a la de realización del acta de evaluación. 5. En algunos casos para la selección de consultores se han formado ternas con profesionales y no profesionales, siendo la búsqueda orientada a un Profesional, quedando evidenciado a quien se dirige la contratación. 6. En un caso el acta de evaluación no posee fecha. 7. En un caso en el cuadro de evaluación se le asignan a los 3 ternados 10 puntos por poseer título universitario, cuando dos de ellos no los son. Contratos 8. No se tuvo a la vista la segunda enmienda del contrato en un caso. 9. Surge del contrato respectivo “...... de profesión ______________”(ESPACIO EN BLANCO). El consultor no acredita título profesional. Legajos 10. En el caso de consultores con la condición de responsables inscriptos frente el impuesto al Valor Agregado (IVA), no se especifica en las facturas o en los recibos, (si los 21 hubiere), el importe recibido por el pago de los servicios prestados. (Control 15, 42, 45) 11. En un caso no se tuvo a la vista la constancia de inscripción ante la AFIP. 12. Al día de la fecha no se encuentra en el expediente del consultor seleccionado, el título profesional, habiendo acreditado título en trámite con fecha 09/02/04. 13. En dos casos no consta en la declaración jurada la fecha de firma del consultor. 14. En un caso no se tuvo a la vista la Resolución o Decisión Administrativa aprobatoria del contrato. Informes 15. En la mayoría de los casos no consta el sello de recepción en los informes presentados por los consultores, según el cronograma estipulado. 16. En tres casos no consta el memorando con la “Aprobación” del Informe Final. 17. En dos casos, las fechas de presentación de los informes cambiaron a partir de una enmienda al contrato de fecha 01/06/04, no coincidiendo las fechas de presentación real de los informes con los términos de referencia de la citada enmienda, por lo tanto algunos pagos, principalmente de los períodos agosto/04 y noviembre/04, no se realizaron contra entrega de informes que los avale. 18. En la mayoría de los casos la fecha de recepción, según consta en el sello expuesto en la portada de los informes presentados por los consultores, es anterior a la de “presentación”. 19. En varios casos, la fecha de “presentación”, la cual surge de la portada en los respectivos informes, es posterior a la del memorando de aprobación de los mismos. 20. En varios casos, el período en el informe presentado según fecha de presentación expuesta en la portada, no se corresponde con los términos de referencia. 21. En la mayoría de los casos los informes “finales” presentados por el consultor fueron aprobados mediante memorando respectivo, antes de la finalización del período contractual. 22. En dos casos no se tuvieron la vista los informes finales. 22 23. En un caso no consta la firma del consultor en el informe presentado. 24. En dos casos no se identifica en el memorando de aprobación del informe final, (memo 1350/2004) al responsable de su aprobación. 25. En un caso, no se tuvieron a la vista los informes de avance mensuales, según términos de referencia. Pagos 26. Se verificaron facturas que no poseen fecha de emisión o que la misma es incorrecta. 27. En algunas facturas/recibos tipo “C” no consta el número de cheque recibido por el consultor. 28. Se verificaron facturas enmendadas, sin salvar. 29. Se encuentra mal expuesto en algunas facturas, el Nro de cheque recibido por el consultor. 30. Las facturas presentadas por el consultor, Nros 001- 00000051/52/53/54/55/57, no se corresponden con la numeración que consta al pie de las facturas (C 0001-00000001 al 50). El cuadro del Anexo I ilustra sobre las observaciones realizadas sobre consultores individuales. 23 CUADRO RESUMEN DE OBSERVACIONES DE CONSULTORES NC CONTRATOS 1 LS 234/2003 LS 058/2004 X 2 LS 281/2004 X 3 LS 042/2004 X X 4 LS 034/2004 X X 5 LS 219/2004 X 6 7 8 9 10 11 12 LO 03/2003 LO 02/2004 LS 347/2004 LS 125/2004 LS 229/2003 LS 012/2004 LS 240/2003 LS 069/2004 LS 229/2004 LS 047/2004 LS169/2003 LS 021/2004 PROCESO DE SELECCIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 X X X X X LS 017/2004 X 17 LS 307/2004 X 18 LS 041/2004 X X X X X X 28 LS LS LS LS LS LS LS LS X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X LS 350/2004 LS 112/2004 LO 031/2003 LS 074/2004 LS 168/2004 LS 239/2003 LS 089/2004 X X X X X X X X X X X 41 LS 241/2003 LS 070/2004 LS 348/2004 X 42 LS 274/2004 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X LS 051/2004 X X X 40 45 46 X X X X 35 36 44 X X X X LS 067/2004 172/2003 022/2004 231/2003 037/2004 117/2004 164/2004 X X 34 LS LS LS LS LS LS X X X 43 X X X X X 39 X X LS 048/2004 38 X X X X X 27 37 X X 26 33 X X LS 095/2004 LS 233/2004 LS 038/2003 LS 029/2004 LO 033/2003 LS 094/2004 LS 154/2004 LS 002/2004 LS 238/2003 LS 088/2004 LS 127/2004 30 31 32 30 X X X X LS 101/2004 29 PAGOS 27 28 29 X X X 16 297/2004 170/2003 028/2004 103/2004 301/2004 166/2004 167/2004 339/2004 X X 15 25 26 X X X X 23 24 25 X LS 148/2004 22 24 X X X 14 20 23 X X X 21 X X LS 246/2004 LO 025/2003 X X X 22 X 13 19 10 O B S E R V A C I O N E S LEGAJOS INFORM ES 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 X X 24 X X X X X X X X X X X X Comentarios de la UCP: 1. (Comentario no procedente). 2. En relación a los contratos de: N° Control 3, 4 y 27: Se remite a la Aclaración General. N° Control 31: Es correcta la observación, será tenida especialmente en cuenta en futuros procesos. N° Control 34: Es correcta la observación, será tenida especialmente en cuenta en futuros procesos. Sin embargo, falta fecha en sólo uno de los CV de los ternados. En ese CV, se informa de trabajos realizados a partir de agosto de 2003, por lo que se puede inferir que, de todas formas, es un currículum actualizado (se presenta en dic 2003) 3. Es correcta la observación, será tenida especialmente en cuenta en futuros procesos. 4. La observación es correcta en el caso de un CV de la terna; será tenida especialmente en cuenta en futuros procesos. 5, 6. y 7. Es correcta la observación, será tenida especialmente en cuenta en futuros procesos. 8. Se acepta la observación. Se informa que la misma ya ha sido archivada en el legajo del consultor 9. El contrato se imprime del linkeado de un documento principal a una base de datos, encontrándose el campo Profesión vacío por no poseer dicho consultor título universitario. 10. La confección de la factura responde a los requisitos exigidos por el PNUD, con la finalidad de emitir los certificados respectivos, conteniendo toda la información requerida de acuerdo al Manual del precitado organismo. 11. Se acepta la observación de la AGN. Se informa que se ha extraviado dicho formulario. No obstante, el Proyecto ya ha regularizando dicha situación al imprimir una nueva constancia de opción. Se toma conocimiento de la observación y se realizará los refuerzos de controles necesarios para ejercicios futuros. 25 12. Se acepta la observación realizada por la AGN. El consultor ya ha regularizado la situación entregando el título. 13. Todo contrato del Proyecto contiene dos declaraciones juradas distintas. La primera corresponde a incompatibilidades de tipo laboral y la segunda a incumplimientos y conflictos de intereses en función de los artículos 13, 14, 15 y 16, capítulo V de la Ley 25.188. En todos los contratos suscriptos en el ámbito de este Proyecto la primer declaración se encuentra fechada y la segunda no. El caso de este consultor por lo tanto es idéntico al del resto de los consultores del Proyecto. 14. Se acepta la observación de la AGN. Se informa que se ha regularizado dicha situación al fotocopiar la Resolución aprobatoria de dicho contrato e incorporarla al legajo del consultor. Se tomará mayor precaución para que no vuelva a suceder en el futuro. 15. Se toma debida nota para evitar reiteraciones. Sin embargo, se desea aclarar que las observaciones realizadas son excepcionales y corresponden a un 5 % de la muestra. 16. Se acepta la observación de la AGN. Se informa que se ha regularizado dicha situación al fotocopiar la primera hoja del memorando de aprobación del informe final. Se tomará mayor precaución para que no vuelva a suceder en el futuro. 17. La Segunda Enmienda al contrato del consultor se realizó a fin corregir un error en la trascripción de los informes trimestrales y finales de la Primera Enmienda. Debido a que la misma no se encontraba correctamente archivada, la AGN no pudo contar con ella. A partir de la observación realizada en el punto 12, la Enmienda se archivó en el legajo del consultor. Si bien a quedado solucionado, se toma en cuenta la observación realizada. 18. Habitualmente los consultores imprimen en la portada la fecha de finalización del período informado, pero lo presentan uno o dos días antes de esa fecha para su lectura y aprobación. Se aclara por lo tanto, que la fecha del sello de la Unidad de Administración del Proyecto es la de efectiva recepción y la de la portada indica el período informado. 26 19. Como los informes se presentan antes de la fecha que figura impresa en la portada, la aprobación también puede ser anterior a esa fecha. Sin embargo es posterior a la fecha del sello de recepción del informe. La causa es la misma explicada en el punto 20. 20. Observación correcta. Se toma debida cuenta. Se debe a un error en la portada de presentación del informe, donde dice 31 de octubre de 2004 debería decir 28 y 27 de diciembre de 2004 respectivamente. Además de la lectura de los informes, surge la referencia al trimestre correspondiente. Se toma debida nota de la observación de la observación realizada. Se debe a un error en la portada de presentación del informe, donde dice 31 de diciembre de 2003 debería decir 31 de marzo de 2004 y donde dice 23 de septiembre de 2004 debería decir 23 de diciembre de 2004 respectivamente. 21. Se trata de los informes del mes de diciembre. Se presentan, según consta en el sello, algunos días antes de fin de año y los memos de aprobación son del 29 o 30 de diciembre. 22. Se toma debida nota de la observación realizada. No constaba en el legajo del consultor el informe final a diciembre de 2004. Se informa que se ha regularizado la situación al incluir el mismo en dicho legajo. Se tomará mayor precaución para que no vuelva a suceder en el futuro. 23. Se toma debida nota de la observación realizada. 24. Se acepta la observación de la AGN. Se informa que se ha regularizado dicha situación al fotocopiar la segunda hoja del memorando de aprobación del informe final. Se tomará mayor precaución para que no vuelva a suceder en el futuro. 25. En todos los términos de referencia de los contratos de servicios del Préstamo BIRF 4423-AR, los informes trimestrales y finales son obligatorios por normativa del Manual Operativo y del PNUD. Estos son los únicos medios que disparan pago. Asimismo se informa que a pedido del Coordinador del Componente Sistemas Educativos, el consultor debía presentar a su coordinador los informes de avance mensuales y así se volcó en los términos de referencia anexos al contrato; pero estos informes mensuales 27 no son obligatorios ni necesarios presentar ante la Unidad Ejecutora del Proyecto. Desde ya, consta en los archivos del Proyecto el memorando de prestación correcta de servicios de acuerdo a los términos de referencia emanada de la coordinación respectiva. 26., 27, 28, 29 y 30. Se toma conocimiento de las observaciones efectuadas en los puntos, se mejorarán los controles a futuro. Recomendaciones: • Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. • Realizar las actas de evaluación para la selección de los consultores con la documentación correspondiente, señalándose que al verificarse Curriculum Vitae presentados con fecha posterior a la realización del acta de evaluación, evidencia falta de claridad en el proceso. • Conformar las ternas en forma equitativa respecto de la profesión que se quiere contratar, evitando de esta forma dirigir la contratación. • Procurar que los contratos no contengan espacios en blanco ni leyendas que no tengan que ver con la condición del consultor contratado. • Mantener archivos completos con la información que respalda el proceso de selección, contratación, cumplimiento de los trabajos y pagos por parte de los consultores contratados por el Proyecto. • Fechar toda la documentación que es presentada por el consultor, que sea una costumbre del proyecto fechar un documento y el segundo no, no es una practica adecuada. (Observación 16) • Respetar los cronogramas de presentación y recepción de informes, señalándose que la observación realizada en el punto 18) recayó sobre el 45,65% de la muestra. 28 • Respetar y hacer cumplir los términos de referencia anexos al contrato que forman parte del mismo respecto de presentación de informes de avance mensuales, señalándose que si figuran en el contrato como requisito mensual si son obligatorios y necesarios para disparar el pago. 6) SOES Observaciones: a) Se verificó que la rendición de los gastos (SOE 19/21 posteriores a los del ejercicio) efectuados con los fondos de la extracción de la cuenta especial del 30/08/04 (USD 1.000.000,00), tipo de cambio $ 2,98 por cada USD 1, según consta en el comprobante emitido por el Banco de la Nación Argentina, se realizaron a $ 2,967 por cada USD 1. A continuación se expone la diferencia generada por las rendiciones citadas precedentemente, señalándose que a la fecha de cierre de las tareas de campo faltan rendir gastos de esa extracción. Categoría Importe $ Consultores 1,502,887.84 Firmas Consultoras 65,934.00 3,015.46 Gs Operacionales Bienes 46,916.33 TOTALES 1,618,753.63 TC Rendido 2.976 2.976 2.976 2.976 Importe USD 506,534.52 22,222.45 1,016.33 15,812.72 545,586.02 TC Extracción Importe USD Diferencia USD 2.980 2.980 2.980 2.980 504,324.78 22,125.50 1,011.90 15,743.73 543,205.91 2,209.74 96.95 4.43 68.99 2,380.11 b) La factura N° C 0001-00000175 del contrato Número LS 12/2004 y la N° C 00100000059 del contrato N° LS 125/2004, que fueran reemplazadas por la N° C 00010000007 y la Nro. C 001-000013 respectivamente, se encuentran rendidas por las primeras en el Soe N° 19. c) No se encuentra expuesto en el Soe N° 18 los números de facturas rendidas correspondientes a los períodos junio / julio / agosto del contrato N° LS 233/2004. 29 Comentarios de la UCP: a) Se produjo un error en el cómputo de la tasa de cambio al computar tipo de cambio comprador del Banco de la Nación del día de la operación y no la tasa de cambio pactada expresamente para este tipo de operaciones por la Entidad Bancaria; el cual será corregido con la rendición de gastos correspondientes al primer trimestre de 2005. b) Los consultores emitieron facturas de talonarios no vigentes las cuales fueron reemplazadas al percibir esta UCP el error, con el objetivo de subsanarlo. A esa fecha ya se encontraban rendidas al Banco Mundial, sin embargo no fue duplicada su rendición. c) Se toma conocimiento de la observación, se mejorarán los controles a futuro. Recomendaciones: • Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. BUENOS AIRES, 17 de junio de 2005. 30 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4423-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2004) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en los registros y con documentación respaldatoria; - tests o pruebas de transacciones; - análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - análisis de legajos; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - análisis de los antecedentes de Adquisición de bienes. - circularización y reconciliaciones bancarias; - como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 31 El alcance del examen comprendió, entre otros, el 100 % de las fuentes y 39,68% de los usos, expuestos en el Resumen de las Fuentes y Usos del Proyecto al 31/12/04, de acuerdo al siguiente detalle: Detalle Bienes Consultoría Gastos Operativos Capacitación Adm, Gubernamentales, Total Total ejecutado $ Importe muestra en $ % de incidencia del Rubro % de muestra analizada 375.940,65 195.531,54 4,42 52,01 6.309.658,09 1.416.938,42 74,26 22,46 53.812,11 2.800,00 0,63 5,20 724,00 0,00 0,01 0,00 1.756.523,58 1.756.523,58 20,67 100,00 8.496.658,43 3.371.793,54 100,00 39,68 Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. Agradecemos a la Unidad Coordinadora del Proyecto, que no obstaculizó la gestión de auditoría, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 17 de junio de 2005. 32