2001_019info.pdf

INFORME DEL AUDITOR
Al Sr. Director Nacional del Instituto
Nacional De Cine y Artes Audiovisuales
Dr. José Miguel ONAINDIA
En uso de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley N° 24.156, la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION procedió a efectuar un examen en el ámbito del
INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES, con el objeto que se detalla
en el apartado 1.-.
1.- OBJETO DE AUDITORIA:
Evaluación del funcionamiento de las actividades de control de los sistemas involucrados
en
la
gestión
de
compra
del
INSTITUTO
NACIONAL
DE
CINE
Y
ARTES
AUDIOVISUALES, y análisis de la substanciación, ejecución y liquidación de contrataciones de
significación económica, relativas a la adquisición de bienes y servicios que se tramitaron
durante el ejercicio 1998.
2.- ALCANCE DEL EXAMEN:
El examen fue realizado de conformidad con las normas de auditoría externa de la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION, aprobadas por Resolución N° 145/93, dictada en
virtud de las facultades conferidas por el artículo 119, inciso d) de la Ley 24.156, habiéndose
practicado los siguientes procedimientos:
2.1- Relevamiento y evaluación del ambiente de control interno y de los controles sobre los
procedimientos llevados a cabo en la gestión de compra y en la recepción de los bienes y
servicios adquiridos.
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2.2- Verificación selectiva de la aplicación de normas legales que rigen la materia, a través
de pruebas de cumplimiento en el examen de 15 expedientes de compra, en los que se
tramitaron 14 Contrataciones Directas y una (1) Licitación Pública, durante el ejercicio
1998. Se acompaña detalle de las citadas contrataciones y de sus respectivos importes, que
totalizan $ 3.332.210,13- y representa el 86 % de la suma total de las Ordenes de Compra
del citado ejercicio ($ 3.860.648,71-).
2.3-Relevamiento
del
circuito
administrativo-contable
de
liquidación,
ejecución
presupuestaria, pago, registro y control de facturas correspondientes a las compras
verificadas.
Tal relevamiento no ha contemplado análisis alguno sobre el funcionamiento de los
procesos computarizados existentes en el ámbito auditado, en cuanto a los programas de
computación diseñados (los elementos de control que ellos incluyen), la lógica de los
lenguajes empleados y la configuración de los equipos utilizados, sino que la tarea
realizada en vinculación con el sistema de procesamiento electrónico de datos se ha
limitado a la consideración del ingreso de datos y del egreso de información del mismo
cuando las prácticas administrativas relevadas requieren su utilización.
2.4- Pruebas de procedimiento sobre una muestra de 22 Autorizaciones de Pago, que se
tramitaron durante el año 1998 y los primeros meses de 1999, que totalizan la suma de
$2.724.482,18-, vinculadas a las contrataciones verificadas.
2.4.1- Se ha analizado la confección de las liquidaciones seleccionadas, realizando la
revisión de los cálculos practicados, de la intervención de los funcionarios con
facultades para su aprobación y autorización, y de la debida ejecución presupuestaria,
constatando, asimismo, la existencia de la pertinente documentación respaldatoria.
El alcance de las tareas determinadas, en el marco de la presente auditoría, se ha visto
limitado por las siguientes circunstancias:
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2.1´- Requerido al ente las órdenes de pago y su documentación respaldatoria, hasta la
fecha de emisión del presente informe no han sido suministradas las correspondientes a las
contrataciones y por los importes que se detallan a continuación. En consecuencia no fue
posible verificar el cumplimiento de las mismas.
Contrataciones Directas N° 50/98: $ 72.700-; N° 74/98: $ 27.306-; N° 41/98: $ 24.200N° 55/98: $ 25.008-; 77/98: $ 34.253-; 54/98: $ 24.820-; N° 18/98: $ 54.923-; N° 61/98:
$ 358.000-.
Las tareas propias del objeto de examen han sido desarrolladas desde el 21 de setiembre
de 1999 hasta el 15 de febrero del 2000.
3 - ACLARACIONES PREVIAS:
3.1- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
El INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES (INCAA) es un
organismo descentralizado dependiente de la SECRETARIA DE CULTURA de la
PRESIDENCIA DE LA NACION. Tiene a su cargo el fomento y regulación de la actividad
cinematográfica en todo el territorio de la República y en el exterior en cuanto se refiere a la
Cinematografía Nacional, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 1° de la Ley N° 17.741,
modificada por sus similares Nros. 20.170, 21.505 y 24.377.
La estructura organizativa del citado organismo ha sido aprobada por el Decreto N° 1623
del 23-12-96. Por resolución N° 457/99, firmada por el Director Nacional de Cine y Artes
Audiovisuales se aprobó las aperturas estructurales a Nivel Departamento, que fue sometida a
consideración de la SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA, la cual señaló que no tenía
objeciones que señalar (Informe de fecha 9-9-99).
Los cargos de Directores de las Direcciones de Administración, de Fiscalización y de
Fomento, Difusión y Acción Federal, eran desempeñados por personas contratadas (Contratos de
Locación de Obra), que fueron designados como Interventores por el Director Nacional del
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INCAA, desde el año 1995, habiéndose informado en los considerandos de las respectivas
resoluciones que dichos cargos permanecían vacantes. No se han informado los motivos por los
cuales se han mantenido las intervenciones en dichas Direcciones y los cargos no han sido
cubiertos, teniendo en cuenta que el artículo 13° de la Ley N° 22.140 (Régimen Jurídico Básico
de la Función Pública), dispone que el personal contratado será afectado exclusivamente a la
realización de servicios que, por su naturaleza y transitoriedad, no puedan ser cumplidos por
personal de planta permanente.
El organismo no ha remitido a la Oficina Nacional de Contrataciones, información acerca
de los contratos suscriptos, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 1° de la resolución N° 225/98
de la SECRETARIA DE HACIENDA.
Corresponde informar que durante el ejercicio de tramitación de las contrataciones (1998)
y en oportunidad de la realización de las tareas de campo en el organismo, se encontraba vigente
la reglamentación de los artículos 61 y 62 del Capítulo VI de la Ley de Contabilidad, aprobada
por el Decreto N° 5720/72 y sus modificatorios, los que han sido derogados por el Decreto N°
436 del 30 de mayo del 2000.
Cabe destacar que, hallándose el presente informe en etapa de proyecto, fue puesto en
conocimiento de la Entidad auditada con el objeto de conocer los comentarios y aclaraciones que
el mismo pudiera suscitar, habiéndose obtenido respuesta del Director Nacional de Cine y Artes
Audiovisuales, el cual ha informado que se elaboró un proyecto de reforma de la estructura que
incluye un expediente sobre reconocimiento de las funciones ejecutivas para las Direcciones de
Administración, Fiscalización y de Fomento, Difusión y Acción Federal, a fin de abrir concursos
con categorías y remuneraciones acordes a los cargos, ya que el último concurso para la
Dirección de Administración resultó desierto. Ha destacado que dicho expediente se encuentra
en la Oficina de la Función Pública.
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4 - COMENTARIOS Y OBSERVACIONES:
En el presente punto se detallan los comentarios y observaciones que derivaron de la
verificación de la tramitación de las contrataciones, de la ejecución de los contratos celebrados y
de la liquidación y pago de las facturas respectivas:
4.1. Tramitación de Compras:
4.1.1.De la verificación de las Ordenes de Compra emitidas durante el ejercicio 1998, surge que
sobre un total de 106 casos, corresponden a contrataciones directas 105 y 1 es licitación
pública. No se han confeccionado planes de compra anuales, en cumplimiento de lo
dispuesto en la reglamentación de compras vigente.
4.1.2.En todas las Contrataciones Directas verificadas no se acompaña documentación que
respalde el cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución N° 358/92-SH, modificada por su
similar N° 11/93-SH, en cuyo artículo 1°, apartado II, se dispone que el documento de
aprobación de gastos deberá estar respaldado por informe técnico y/o de laboratorio sobre
los bienes o servicios ofertados.
4.1.3.En los expedientes no obran antecedentes que respalden la recepción de las invitaciones
efectuadas a los oferentes, así como tampoco se deja constancia de la comunicación de la
convocatoria o llamado a la Unión Argentina de Proveedores del Estado (Art. 10° del
Decreto 826/88).
4.1.4.No se efectúan Actas de Apertura de Ofertas, así como tampoco se informa en los
expedientes de tramitación de las contrataciones directas, el lugar, día y hora previstos para
realizar la presentación y apertura de las citadas ofertas (Art. 8° del decreto 826/88).
4.1.5.En las contrataciones directas verificadas, no se han confeccionado pliegos de bases y
condiciones para cada una de las compras, determinando las características, especificaciones
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y calidades mínimas de los elementos o de la prestación, de acuerdo a lo establecido en la
reglamentación vigente en ese momento (Decreto N° 5720/72 y modificatorios).
4.1.6.En la mayoría de las contrataciones directas analizadas, se detecta que no se ha solicitado la
acreditación de la capacidad técnica, económica y financiera a los oferentes, tal como se
disponía en la reglamentación vigente a la fecha de tramitación de la compra.
4.1.7.No se requirió la presentación juntamente con la oferta, de la declaración jurada acerca del
cumplimiento de los requisitos enumerados en el Inciso 2° (Requisitos para contratar con el
Estado) o de las excepciones a los mismos previstas por el Inciso 3° de la reglamentación
del artículo 61 de la Ley de Contabilidad, aprobada por el Decreto 5720/72, modificada por
su similar N° 825/88.
4.1.8.Los comprobantes que acreditan la inscripción en la AFIP, los estatutos, el contrato social y
los estados contables que se acompañan en algunas actuaciones o que han sido
suministrados por el Departamento de Compras, son los correspondientes a las firmas que
resultaron adjudicadas, no contándose con la documentación de los restantes oferentes.
4.1.9.En la mayoría de la contrataciones directas verificadas no se ha solicitado a los oferentes, la
presentación del certificado fiscal para contratar, cuya cumplimentación ha sido dispuesta
por la resolución general N° 4018 (DGI), que fuera reemplazada por su similar N° 135/98
(AFIP), con el objetivo de brindar información respecto del correcto cumplimiento de las
obligaciones en materia impositiva y previsional de los eventuales proveedores. Cabe
destacar que se trata de ofertas que superan los importes establecidos en la citada normativa.
4.1.10.Los certificados de recepción definitiva no fueron emitidos en formularios con
numeración preimpresa y se encuentran firmados sin aclaración de nombre y apellido del
firmante. Carecen de información acerca de las fechas de entrega de los bienes o de
realización de los trabajos contratados.
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4.1.11.Los presupuestos que se acompañan en las contrataciones verificadas no cumplen con los
requisitos establecidos en la resolución general N° 3803/94-DGI, en cuyo artículo 9°
informa que estos documentos deberán estar identificados con la letra “X”, y la leyenda
“Documento no válido como factura”, ambas preimpresas.
Los comprobantes que obran en los expedientes consisten en formularios con membretes de
las empresas o bien hojas con los datos escritos a través de computadoras, cuya información
y la forma de emisión no se ajusta a lo dispuesto en la resolución general 3419/91-DGI.
4.1.12.No se han presentado garantías de oferta ni de adjudicación durante el ejercicio 1998,
relacionadas con las contrataciones que se han tramitado. Las únicas presentadas son las
correspondientes a la Licitación Pública N° 1/98, tratándose de garantías de oferta (5 %), no
habiéndose cumplimentado la de adjudicación (15%: $ 289.038-)
No se ha efectuado la publicación de las contrataciones directas con posterioridad a la
celebración del contrato, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 3°, apartado c) del decreto
826/88.
4.1.13.En las contrataciones directas se señala, en los considerandos de la resolución de
aprobación de la adjudicación, que se han considerado las ofertas por menor precio, no se
informa nada acerca de la conveniencia de las mismas, atento que el Inciso 76) de la
reglamentación del artículo 61 de la Ley de contabilidad, aprobada por Decreto 5720/72 y
modificado por su similar N° 827/88, dispone que la preadjudicación deberá recaer en la
propuesta más conveniente para el organismo, teniendo en cuenta la calidad, el precio, la
idoneidad del oferente y las demás condiciones de la oferta.
4.2. Contrataciones Verificadas:
4.2.1.En varias contrataciones directas encuadradas en el artículo 56°, Inciso 3°, apartados a) y d)
de la Ley de contabilidad, no se cumplimentó lo dispuesto en la reglamentación vigente, que
establece que se solicitarán ofertas a tres (3) casas del ramo, dejándose constancia, en caso
contrario, de las razones que impidieron proceder así. En estos casos se acompaña una (1) o
dos (2) ofertas en las actuaciones.
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4.2.2.En las contrataciones se han verificado varias ofertas que no informan plazo de entrega, se
consigna “a convenir” o “de acuerdo a los trabajos con entregas parciales”. En algunas
Ordenes de Compra el organismo ha establecido plazo de entrega “Inmediato”, sin haberse
justificado en las actuaciones la razón por la cual se ha fijado este plazo, no ajustándose a lo
dispuesto en la reglamentación aprobada por el Decreto N° 5720/72 y modificatorios.
4.2.3.Los expedientes de tramitación de las contrataciones carecen de foliación. En el caso de la
contratación directa N° 50/98, expediente N° 4893/98, tramitada en el mes de junio de 1998,
se han agregado antecedentes de las empresas adjudicadas que no guardan relación con la
fecha de trámite de la compra, tal el caso del Balance General de una de ellas, cuya fecha de
cierre es el mes de abril/99.
4.2.4.En varias de las contrataciones directas analizadas se advierte que los presupuestos son de
diferentes fechas, no surgiendo de los expedientes las fechas y las áreas en las que fueron
presentados.
Se efectúa el detalle de dichas contrataciones:
Directa N° 141/97
$ 70.422- (fechas ofertas: 17, 20 y 21-10-97)
Directa N° 50/98
$ 96.323,90- (fechas ofertas: 12-5; 5, 12, 16, 17 y 19-6-98)
Directa N° 59/98
$ 35.250- (fechas ofertas: 31-8 y 5-10-98)
Directa N° 60/98
$ 29.524- (fechas ofertas: 1°, 20, 22 y 30-10-98)
Directa N° 74/98
$ 27.306,45- (fechas ofertas: 20 y 23-10-98)
Directa N° 77/98
$ 82.694,40- (fechas ofertas: 10-6; 24 y 28-12-98)
4.2.5.Los pedidos de compra que se acompañan en los expedientes verificados (Contrat. Directas
Nros. 41, 50, 74 y 77/98) no contienen información acerca de los bienes o servicios que se
solicitan (cantidad, calidad, especies, características, etc), y tampoco informan el costo
estimado.
En otros casos, en las actuaciones no obran pedidos de compra, éstas se inician con
comunicaciones internas (firmadas por el Director de Administración o el Director
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Nacional), en las que se solicita autorización para realizar una contratación directa (C.D. N°
22, 54, 55, 59 y 73/98), se informa que debe confeccionarse la respectiva Orden de Compra
(Cont. Dir. N° 60/98) o bien se indica cual es la oferta más conveniente (Cont. Dir. N°
52/98).
En estos casos se informa que se acompañan los presupuestos, sin que se adjunten
antecedentes para la mejor apreciación de lo solicitado y lo ofrecido en cada una de las
ofertas.
No se verifica en los expedientes, la intervención del Departamento de Compras y de la
Comisión de Preadjudicación.
4.2.6.Contratación Directa N° 52/98: Servicio de subtitulado electrónico de 100 películas para
ser exhibidas en el 14° Festival Internacional de Cine, por $ 232.800-.
No se encuentran fundadamente ponderadas las razones de urgencia invocadas para realizar
una contratación directa encuadrada en el artículo 56°, Inciso 3°, apartado d) de la Ley de
contabilidad. No se acompañan antecedentes que respalden la existencia de la situación
prevista en la citada norma legal, que permite que se contrate directamente por razones de
urgencia, en que a mérito de circunstancias imprevistas no pueda esperarse la licitación.
En los considerandos de la resolución de aprobación de la contratación se señala que “se
solicitó presupuesto a las únicas firmas capacitadas para la realización del trabajo”, no
acompañándose constancias que respalden esta afirmación.
Del análisis de la información que consta en el Registro de empresas que integran las
diferentes ramas de la industria y el comercio cinematográfico y audiovisual, que lleva la
Dirección de Fiscalización del INCAA (Art. 61° Ley 24.377), surge que figuran inscriptas
en el rubro “Estudio de Doblaje/Sonido”, diez (10) empresas, entre las que se encuentra la
firma que resultó adjudicada. No se encuentra incluída dentro del mencionado rubro y en los
restantes, el otro oferente cuyo presupuesto se acompaña a la actuación.
La Orden de Compra es de fecha 24-9-98, habiéndose establecido en la misma plazo de
entrega inmediato (5 días hábiles). Del análisis de la documentación que acompaña la
autorización de pago (N° 2878/98), no surge si la entrega se cumplió en el plazo previsto,
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dado que el certificado de recepción es de fecha 7-12-98, no informándose los motivos de la
demora en la emisión, y la factura del 1-12-98.
4.2.7.Contratación Directa N° 64/98: Servicio de alojamiento en hoteles y transporte con
automóviles con chofer, para los funcionarios y personalidades asistentes al 14° Festival
Internacional de Cine en Mar del Plata, por $ 225.932,67No se encuentran fundadamente ponderadas por la autoridad que las invoca, las razones de
urgencia que permiten encuadrar la contratación directa en el artículo 56°, Inciso 3ro.,
apartado d) de la Ley de Contabilidad. Cabe destacar que la oferta presentada es de fecha 711-98, no habiéndose iniciado la tramitación de la compra con la debida antelación,
teniendo en cuenta que el inicio del Festival era el día 12-11-98.
Se acompaña un único presupuesto, emitido en un formulario que no cumple con los
requisitos exigidos por la D.G.I, cuyo membrete no corresponde a la empresa que cotiza y
resultó adjudicataria (Arona S.A.). No se adjunta ninguna documentación relativa a dicha
empresa y sus responsables (Estatutos, inscripción en IGPJ, habilitación, Balances, etc.).
Se ha firmado un contrato con la empresa adjudicataria, en cuya cláusula 10° se establece
que las partes acuerdan expresamente el derecho de la empresa a percibir en concepto de
daños y perjuicios para el caso de falta de pago, la suma de U$S 100.000-, importe que el
Instituto reconoce como cláusula penal de cobro por vía ejecutiva al igual que el importe
que resultare adeudado por la prestación de servicios.
Esta cláusula no tiene encuadre legal en la reglamentación de compras vigente durante el
ejercicio de tramitación de la contratación (Decreto N° 5720/72 y sus modificatorios).
En el Anexo I del citado contrato se establece como nota aclaratoria, que el hecho de no
utilizar las noches contratadas no genera crédito a favor del Instituto ni deducción del
importe contractual, por cuanto las mismas surgen del listado de invitados provisto por el
INCAA y las plazas objeto de la contratación se encuentran bloqueadas a su disposición.
Idéntico criterio es de aplicación para el caso de no utilizarse los servicios gastronómicos
contratados.
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No se ha confeccionado pliego de bases y condiciones, no se ha suministrado
documentación que respalde la cantidad de servicios que se han contratado, así como
tampoco se han acompañado las constancias que acrediten los cumplimentados.
Las autorizaciones de pago a favor de la empresa adjudicataria, que totalizan la suma de
$ 258.319-, no contienen certificado de recepción definitiva, ni tampoco consta en las
mismas la conformidad por dicha recepción firmada por algún funcionario del organismo.
Las facturas que se agregan a las mismas se encuentran a nombre de “Hotel Del Comahue”,
en las que se informa “Por cuenta y orden de los prestadores que a continuación se
detallan.......:”: alojamiento Hotel Costa Galana y Hotel Iruña/Presidente.
No se acompañan comprobantes que respalden que la empresa que resultó adjudicada actúa
por cuenta y orden de los mencionados Hoteles y que acrediten que los servicios se
cumplieron en los mismos.
Se ha facturado la suma de $ 32.386- por servicios extras, no habiéndose acompañado
ningún detalle de las cantidades, conceptos y precios unitarios facturados. Estos servicios
extras no estaban incluídos en la Orden de Compra, no constando en el expediente
verificado la aprobación de los mismos.
4.2.8.Contratación Directa N° 61/98: Contratación de unidades de transporte terrestre, de
alojamiento en hoteles y de pasajes aéreos, para la asistencia al 14° Festival Internacional de
de Cine en Mar del Plata, por la suma de $ 358.000-.
La presente contratación merece la observación que figura en el 2° párrafo del punto 4.2.7..
En el expediente se acompañan dos (2) presupuestos, de fechas 4 y 9-11-98, de la firma
Turlyfe S.A., los cuales no contienen información acerca de la cantidad de personas que
serán alojadas en los hoteles que allí se informan, cuyo precio total asciende a $ 68.000.
Tampoco se produce información acerca de los itinerarios que comprenderán los viajes en
avión, ni sobre los precios unitarios cotizados, que permita evaluar la conveniencia de la
única oferta presentada.
En dicha oferta se señala que se presupuesta el precio de pasajes de cabotaje en todas las
compañías aéreas y en todas las rutas, para una cantidad estimada de 200 pasajes. Así como
también pasajes internacionales y regionales en todas las compañías aéreas y en todas las
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rutas, para una cantidad estimada de 80 pasajes. Sobre estos pasajes se ha cotizado un precio
total de $ 240.000-.
No se acompaña un pedido de compra, ni pliego de bases y condiciones, que contenga
información detallada acerca de las necesidades y cantidades solicitadas.
No se han suministrado las órdenes de pago y la documentación referente a los pasajes y
vouchers correspondientes a los servicios solicitados, que debían acompañarse con las
facturas y ser conformados por funcionarios del organismo, de acuerdo a lo previsto en la
Orden de Compra N° 91/98. Tampoco se han acompañado los listados confeccionados por
el INCAA, en los que debían constar clase, itinerario y línea aérea para la reserva y
adquisición de pasajes, tal como se informa en la mencionada Orden de Compra.
4.2.9.En las contrataciones directas Nros. 61, 64 y 77/98 (Alojamiento en hoteles, pasajes aéreos
y reparación de pisos), se aprobaron ampliaciones que no encuadran en lo dispuesto en el
Inciso 84) de la reglamentación del artículo 61 de la Ley de contabilidad, dado que superan
el 10 % allí previsto y además esta norma contempla ampliar o disminuír el total adjudicado
en las condiciones y precios pactados, debiendo señalarse que se trata de modificaciones o
bien de trabajos distintos a los originalmente cotizados.
4.2.10.Contratación Directa N° 18/98: por la suma de $ 54.923,84Contratación Directa N° 22/98: por la suma de $ 22.781,40-.
Tiraje de copias de 35 mm, en versión original y con subtítulos en inglés de diferentes
películas
Se han efectuado contrataciones directas encuadradas en el artículo 56°, Inciso 3°, apartado
g) de la Ley de contabilidad (exclusividad), no habiéndose acompañado antecedentes que
respalden que no existen sustitutos convenientes ni los informes técnicos correspondientes.
Tampoco se adjuntan constancias por las cuales el fabricante exclusivo documente que se ha
reservado el privilegio de la venta del artículo que elabora, tal como se establecía en la
reglamentación vigente a la fecha de tramitación de la compra.
En las resoluciones de aprobación se informa que la empresa adjudicada es el único
laboratorio en el país que efectúa este proceso , aspecto éste que no se encuentra respaldado.
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En la contratación N° 18 se acompañan comunicaciones internas en las que se informa que
se desiste de la confección de copias de varias películas, habiéndose efectuado tachaduras y
enmiendas, las que se encuentran firmadas por distintas personas, sin aclaración de los
cargos y áreas en los que se desempeñan. Se dispone dejar sin efecto algunas de las copias
solicitadas, por tener en disponibilidad las películas dentro de la Cinemateca del Instituto.
No se acompañan resoluciones que modifiquen las cantidades e importes aprobados, así
como tampoco modificaciones de las órdenes de compra emitidas, con motivo de los
cambios mencionados en los párrafos anteriores.
Del análisis de la documentación agregada a la autorización de pago N° 1723/98,
correspondiente a la contratación N° 22/98, surge que hubo una demora de dos (2) meses en
la entrega de la copias solicitadas. No se aplicó multa por mora en la entrega.
4.2.11.En la contratación directa N° 60/98, por la suma de $ 29.524- (Credenciales de
acreditación), se verifica empate entre dos ofertas, no habiéndose adoptado las medidas
establecidas en el Inciso 73) de la reglamentación del artículo 61° de la Ley de contabilidad,
teniendo en cuenta que no surge de las características especificadas en las mismas, cuál es la
de mejor calidad, dado que las descripciones son iguales.
Otra de las ofertas presentadas, por $ 24.850-, no informa si incluye o no el IVA,
habiéndose agregado en forma manuscrita el texto “+ IVA”, aspecto que no ha sido
corroborado por el oferente.
4.2.12.Contratación Directa N° 54/98: Trabajos de electricidad en la Escuela de Cine, por la
suma de $ 54.670-.
El pedido de compra no contiene información acerca de los lugares donde deben efectuarse
las instalaciones eléctricas, allí se señala que comprende la ejecución de los trabajos,
provisión de materiales y mano de obra especializada que se detallan en las especificaciones
técnicas y planos, antecedentes éstos que no se agregan a la actuación verificada. Las ofertas
tampoco contienen una información detallada de los elementos a proveer y de los trabajos,
por lo cual no se cuenta con elementos de juicio que permitan efectuar una adecuada
evaluación de tales ofertas y si las mismas se ajustan a lo solicitado.
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Corresponde informar que en la contratación directa N° 50/98 (tramitada en el mes de
junio/98), se había previsto la instalación de cajas y cañerías para tomas de alimentación en
diferentes lugares de la Escuela de Cine (Aula Magna, baños, sala de profesores,
departamento de alumnos, aulas, Dirección, etc.). Así como también en la presente
contratación se ha solicitado la instalación de cañerías, cajas, conectores, etc., no contándose
con información acerca de la diferencias que existen entre los trabajos solicitados en cada
una de ellas.
4.2.13.En varias contrataciones directas se ha establecido el pago del 40 % o del 50 % anticipado
para acopio de materiales, no constando en los presupuestos las cantidades y valores de los
mismos, así como tampoco se ha aportado documentación que respalde la entrega y la
recepción de conformidad de los trabajos contratados, en la mayoría de los casos analizados.
Esta condición de pago no se adapta a lo establecido en el Inciso 110) de la reglamentación
del artículo 61° de la Ley de contabilidad, aprobada por el decreto 5720/72.
4.2.14.Contratación Directa N° 55/98: Trabajos de tabiquería, por la suma de $ 100.034,33En el expediente verificado no consta información acerca de las características y descripción
de los lugares y metros cuadrados de los trabajos a contratar. Esta situación y el hecho de
que las dos ofertas presentadas contengan diferencias en los metros cuadrados y en la
descripción de los trabajos a ejecutar, no posibilita efectuar una adecuada comparación de
los precios cotizados por cada una de ellas.
No se acompañan elementos de juicio que respalden la existencia de circunstancias
imprevistas que justifiquen que no haya podido realizarse una licitación, habiéndose
tramitado una contratación directa por urgencia. Cabe destacar que el pago anticipado para
acopio de materiales se efectuó dos (2) meses después de la emisión de la Orden de Compra.
El certificado de recepción definitivo tiene fecha 29-4-99, no surgiendo del mismo la fecha
de cumplimiento de los trabajos. A pesar de encontrarse vencido el plazo de entrega fijado
en la Orden de Compra, no se ha aplicado multa por mora y no se han justificado los
motivos de tal situación en el expediente de tramitación de la liquidación.
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4.2.15.Con relación a la contratación directa N° 77/98 ($ 82.694,40-), por reparación y
colocación de pisos en la Escuela de Cine, se ha suministrado una autorización de pago por
la suma de $ 45.050,13- (carece de firmas), correspondiente a una de las empresas
adjudicatarias, en la cual no se acompaña la conformidad por la recepción, así como
tampoco ha sido conformada la factura. Dicha factura no contiene ninguna descripción
sobre los materiales y servicios, ni sobre los precios unitarios de los items facturados.
4.2.16.Contratación Directa N° 50/98: Trabajos en la Escuela de Cine: impermeabilización con
membranas, reparación de ventanas, provisión de vidrios, albañilería, instalaciones
sanitarias y eléctricas, por la suma total de $ 96.323,90-.
No resultan fácilmente comparables las ofertas presentadas, dado que en varios de los
rubros contratados, las mismas no contienen información completa sobre los metros
cuadrados de los sectores (impermeabilización con membranas), cantidad de vidrios y
tamaño de los mismos, información sobre las áreas y metros cuadrados o lineales (desmonte
de tabiques de madera) o bien en el caso de los trabajos de albañilería una de las ofertas
incluye la provisión de cerámicos para pared y pisos, en tanto que la otra no consigna este
rubro.
Atento que no se acompaña pliego de bases y condiciones que aclare debidamente estos
aspectos, no se cuenta con elementos de juicio que permitan determinar cuál es la oferta más
conveniente y si se ajusta a lo solicitado.
El organismo ha suministrado facturas y autorizaciones de pago (N° 40, 43 y 130/99, por
$20.000-), de dos de los adjudicatarios de esta contratación, en los que no consta
información acerca de las Ordenes de Compra a las cuales corresponden, descripción de los
trabajos facturados y carecen de conformidad por la recepción. En estas facturas se informa
que corresponden al pago del 30% restante y del 50% de $12.800-, por trabajos de plomería
y albañilería en la Escuela de Cine, debiendo destacarse que las sumas liquidadas no
guardan relación con los montos de la órdenes de compra de la contración N° 50/98.
4.2.17.Contratación Directa N° 141/97-Prórroga Ejercicio 1998: Servicio de limpieza, por la
suma de $ 161.414- (Período 1-11-97 al 31-12-98).
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La empresa adjudicataria no presentó la documentación exigida en el pliego de condiciones
(Balance General, Constancias de cumplimiento de obligaciones previsionales e
impositivas, Certificado Fiscal para contratar), dado que informa su constitución e
inscripción ante la DGI con fecha 15-9-97, un mes antes de la fecha de su oferta..
No surge del análisis de la actuación de qué manera se evaluó la idoneidad del oferente
teniendo en cuenta que se trata de una empresa recién constituida.
No obran en el expediente verificado constancias que acrediten la presentación de
comprobantes que respalden el cumplimiento de obligaciones previsionales e impositivas,
en oportunidad de la aprobación de las prórrogas que se tramitaron en los meses de mayo/98
(6 meses) y de octubre/98 (2 meses).
4.2.18.Licitación Pública N° 1/98: Adquisición de 24 unidades rodantes, tipo furgón cerrado, con
instalación de iluminación interna, generador eléctrico, toldo plegable y equipamiento
audiovisual, para ser utilizadas como cine móvil, por la suma de $ 1.926.720-.
De la verificación realizada surgen los siguientes aspectos:
a) La presente compra ha sido autorizada y aprobada por el Director Nacional del INCAA,
debiendo destacarse que por resolución N° 800/94, modificada por su similar N° 1479/94INCAA, se aprobó el cuadro de competencias y montos máximos para autorizar y aprobar
actos destinados a la adquisición y contratación de bienes y servicios, de acuerdo a lo
dispuesto por los artículos 1° y 2° del decreto 2662/92. En estas resoluciones se estableció
que dicho Director Nacional tenía competencia para aprobar hasta la suma de $ 500.000-,
teniendo en cuenta que por Decreto 258/89 se le asignaron rango y jerarquía de
Subsecretario de Estado.
b) La firma que resultó adjudicada no acompañó junto con la oferta, documentación que
acredite su capacidad técnica, económica y financiera, tal como se había exigido en el
Pliego de Condiciones.
Así como tampoco se le solicitó la presentación de constancias que acrediten que tenía
autorización o patente que la habilite para comerciar en el ramo en que opera.
c) En las dos (2) ofertas presentadas se propusieron diferentes tipos de vehículos con
distintos precios para cada uno de ellos. No se informan en el Acta de la Comisión de
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Preadjudicación los motivos por los cuales no se consideraron las opciones que tenían
menores precios, que ascendían a las sumas de $ 1.736.400- y $ 1.822.800-.
En la mencionada Acta se propone preadjudicar a la empresa Vec S.R.L, por la suma de
$ 1.926.720- y se informa que la decisión es tomada considerando que dicha oferta cubre
satisfactoriamente con lo requerido y que es inferior a la más baja efectuada por la otra
empresa cotizante, cuyo valor asciende a $ 1.971.840-.
Los precios que figuran en las ofertas se ajustan al precio testigo informado por la
SIGEN, cuyas constancias obran en el expediente verificado.
No se informa qué aspectos se han tenido en cuenta para determinar cuál resulta más
conveniente, así como tampoco se efectúa ningún comentario sobre la calidad del
equipamiento audiovisual y la instalación eléctrica ofrecido en cada uno de los
presupuestos, que representan el mayor importe dentro del costo de cada unidad. Las
unidades adquiridas tienen un precio unitario de $ 80.280.
d) De acuerdo a lo dispuesto en el Inciso 72) de la reglamentación del artículo 61° de la ley
de contabilidad, referido a la Comisión de Preadjudicación, cuando se tratare de
contribuciones para cuya apreciación se requieran conocimientos técnicos o
especializados dicha Comisión deberá estar integrada por un técnico de la dependencia
respectiva.
La Dirección de Administración ha informado que se hicieron consultas con personal
idóneo del Instituto, antes de la licitación, y antes de la entrega, no habiéndose aportado
documentación que respalde a quiénes se ha consultado, sus conocimientos técnicos y la
opinión emitida por ellos con relación a los automotores y su equipamiento.
e) Se acompaña al expediente verificado una nota firmada por la jefa del Departamento
Compras, en la cual señala que “considera conveniente que se designe un técnico para la
recepción de cada una de las unidades, a fin de asistir a la Comisión de Recepción, ya que
por la especialidad de lo adjudicado es menester contar con personal que reúna gran
conocimiento en el tema”.
El acta de la Comisión de Recepción contiene firmas sin aclaración, habiendo informado
la Dirección de Administración los nombres y apellidos de los integrantes, los que se
desempeñan en el área de Fomento, de Mantenimiento y en Secretaría Privada de la
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Dirección Nacional. No consta la intervención de un técnico con conocimientos en el
tema.
f) En el presupuesto de la empresa que resultó adjudicada se ofrece vehículos marca
“Mercedes Benz, modelo Printer Larga”, habiéndose consignado esta descripción en el
acto administrativo que resolvió la preadjudicación y el que aprobó la adjudicación.
Con posterioridad a la fecha de estas resoluciones, se obtuvo una nota de la Concesionaria
(Automotores Colcam S.A.), en la cual informa que los vehículos referentes a la
Licitación Pública N° 1/98, corresponden al modelo “Sprinter 310 D Furgón 3000,
Versión 1. Distancia entre ejes 3000”, debiendo destacarse que esta firma no es la
adjudicataria y esta información no constaba en la oferta presentada por la empresa VEC
S.R.L., la cual no aclaraba debidamente cuál era el vehículo ofrecido y sus características.
g) La otra empresa que presentó oferta en la presente Licitación, presentó una Nota (23-398), en la cual señala algunas conclusiones con relación a la oferta de la firma VEC
S.R.L., habiendo destacado: que dicha empresa no es Concesionaria Oficial, por lo que
las modificaciones que realizare no contarían con la garantía de la Terminal y harían
caducar la garantía del vehículo y que no cumple con lo requerido en el pliego de
condiciones en el punto “D-Equipamiento Audiovisual” donde solicita que deberá
asegurarse por escrito que la atención técnica de las unidades rodantes tendrá un
tratamiento privilegiado, habiendo informado que este punto no puede ser garantizado por
dicha empresa, ya que no se encuentra autorizada.
No consta ninguna información en el expediente verificado acerca de estos temas, emitida
por alguna autoridad del organismo.
h) En la Orden de Provisión N° 49/98 figuran, como Nota, estos textos:
-Asegurar que el equipamiento contará con la garantía oficial de fábrica y de la atención
del servicio técnico oficial y el abastecimiento de repuestos durante no menos de 5 años.
-Asegurar por escrito que la atención técnica de las unidades rodantes tendrá tratamiento
privilegiado por tratarse de equipos destinados a temas de difusión general de la cultura y
a producciones documentales zonales.
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Se ha solicitado a la Dirección de Administración la documentación que respalde el
cumplimiento de estos puntos, por parte de la adjudicataria, no habiendo sido
suministrada.
i) Las facturas y remitos que se acompañan a las autorizaciones de pago no contienen
descripción que permita identificar el bien vendido (Modelo de automotor, N° de chasis y
de motor), el trabajo realizado, los elementos de electricidad y el equipamiento
audiovisual provisto (cantidades, modelos y marcas). De acuerdo a lo dispuesto en el
artículo 7° de la resolución general N° 3419/91-DGI, referido a la documentación relativa
al traslado y entrega de productos, ésta debe contener entre otros datos, descripción,
contenido y cantidad de los bienes transportados, aspecto que no se cumple en los
comprobantes verificados.
El organismo ha informado que la firma que proveyó los vehículos es ColcamConcesionaria Mercedes Benz, habiéndose acompañado una factura de esta empresa,
emitida a nombre del INCAA, correspondiente a un (1) automotor cuyo N° de Motor y de
Chasis allí se indica y fotocopias de la constancia de inscripción, de la solicitud de
verificación y de la cédula de identificación del mismo. .
En dicha factura se informa que “ha sido confeccionada al solo efecto de ser presentada
ante las autoridades pertinentes para el patentamiento de la unidad”.
Se verificaron los recibos de pago de aranceles para el patentamiento de los vehículos
(Autorizaciones de pago N° 110 y 111/98-Fondo Rotatorio).
j) Se han suministrado los títulos de dominio de veintitrés (23) de los automotores
adquiridos, los que habían sido solicitados a los fines de obtener información con relación
a los modelos, números de chasis y de motor, teniendo en cuenta que estos datos no
figuran en los comprobantes aportados, excepto en el caso mencionado en el punto
anterior. El título de dominio faltante es el del vehículo cedido en préstamo al Gobierno
de la Ciudad de Buenos Aires, con relación al cual se ha obtenido información sobre
dicho automotor a través del Registro Seccional de la Dirección Nacional de los Registros
Nacionales de la Propiedad del Automotor, correspondiente al domicilio de la Entidad.
k) Se han firmado convenios de préstamo de uso de dichos automotores, con distintas
personas en representación de Secretarías, Subsecretarías y Direcciones de Cultura de las
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Provincias y del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, por el término de un (1) año, no
contándose en el organismo con antecedentes que respalden la designación de los mismos
en dichos cargos.
En el caso de la Provincia de Formosa, el convenio se encuentra firmado por una persona
cuyo nombre y apellido es distinto al que figura en el texto del mismo, así como tampoco
se han aportado elementos de juicio que respalden la competencia del Director de la Casa
de la Provincia de Formosa, para representar a la Dirección de Cultura de esta Provincia.
Cabe destacar que el Director Nacional de Cine y Artes Audiovisuales ha informado (0711-2000), con relación a las compras, que se han implementado los procedimientos previstos en
el Decreto N° 436/00 y se intensificaron los controles de cumplimiento de la normativa vigente.
También destacó que se inició el trámite de Licitación Pública a instituciones bancarias para la
administración de los préstamos a los productores y de equipamiento industrial.
5. RECOMENDACIONES:
5.1. Adoptar las medidas tendientes a dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la
reglamentación del artículo 61 de la Ley de Contabilidad, aprobada actualmente por el
Decreto 436/2000, con relación a la tramitación de las contrataciones (Confección de
pliegos de bases y condiciones, Actas de Apertura de ofertas, Fundamentar las razones
invocadas para realizar contratación directa, Remitir la cantidad de invitaciones exigidas en
la normativa vigente, Presentación de Garantías de oferta y de adjudicación, etc.)
5.2. La adjudicación deberá realizarse a favor de la oferta más conveniente para el organismo,
teniendo en cuenta el precio, la calidad, la idoneidad del oferente y demás condiciones de la
oferta, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 23-Criterio de Selección, del anexo del
decreto 436/2000.
5.3. Verificar que los presupuestos que se presenten cumplan con los requisitos fijados en la
resolución general N° 3803/94-DGI y sus modificatorias.
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5.4. Implementar las medidas a efectos de que los Certificados de Recepción Definitiva se
emitan en formularios preimpresos, contengan aclaración de los datos de los firmantes e
informen las fechas de entrega de los bienes o de los servicios contratados. Acompañar a las
órdenes de pago las constancias que respalden la entrega y la conformidad por la recepción.
Buenos Aires,
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