2009_126info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL PROYECTO PNUD ARG/07/007
“PROYECTO DE DESARROLLO DE UN SISTEMA DE FORMACION CONTINUA”
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2008)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/07/007
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los Estados Financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el Ejercicio
finalizado el 31 de diciembre 2008, correspondientes al Proyecto ARG/07/007 “Proyecto de
Desarrollo de un Sistema de Formación Continua”, aprobado por Decreto Nº 1515 de fecha
23/10/07 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su
ejecución.
El Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N°
7474-AR “Proyecto de Desarrollo de un Sistema de Formación Continua”, suscripto entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período 10/07/08 al 31/12/08,
expresado en pesos y Notas explicativas 1 a 3.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período 10/07/08 al 31/12/08,
expresado en dólares estadounidenses y Notas explicativas 1 a 3.
c) Copia del “Informe Combinado de Gastos” por el Ejercicio finalizado el 31/12/08
expresado en dólares estadounidenses, elaborado por la Sede del PNUD, conciliado y
certificado por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP).
1
La información en pesos se encuentra expresada al tipo de cambio operacional fijado
durante el Ejercicio por el PNUD y confeccionada por la Unidad Ejecutora del Proyecto,
resultando de su exclusiva responsabilidad.
Durante el ejercicio auditado no se efectuaron compras de Bienes y Equipos.
Los Estados Financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría en su totalidad con
fecha 04/06/09 se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 13/04/09 el 30/06/09
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado 2.-b, del Capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del
sistema del control interno del proyecto, a la descripción de deficiencias específicas de los
controles y a la puesta en práctica de las recomendaciones de ejercicios anteriores,
incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación del cumplimiento de
las principales disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto y demás
procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra
Declaración de Procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos
recibidos y gastos realizados por el ente gubernamental de ejecución del Proyecto y no
abarcó los gastos efectuados por el organismo de las Naciones Unidas.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
No se tuvo a la vista la conciliación entre el CDR con los Estados Financieros emitidos por
el Proyecto, mencionados en I b). El auditado presenta el CDR conciliado con los Informes
Financieros. Estos últimos surgen de la información de los informes trimestrales en pesos
cotizados a tipo de cambio PNUD y de la documentación respaldatoria y no de los registros
contables del proyecto ya que éstos se encuentran expresados en pesos. No obstante ello
esta auditoría procedió a validar los montos informados al PNUD en cada informe remitido.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los Estados Financieros e información
financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD ARG/07/007 “Proyecto de Desarrollo de un
Sistema de Formación Continua” por el ejercicio comprendido entre el 10/07/08 y el
31/12/08, así como las transacciones realizadas durante el período finalizado en esa fecha,
de conformidad con prácticas contable-financieras usuales.
Con relación a lo estipulado en el apartado 2.-b. del Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, mencionado en
el párrafo II. Alcance del Trabajo de Auditoría, se remite a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al
presente Informe.
3
Información Especial requerida por PNUD – Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno – servicios de
auditoría requeridos”.
A efectos de dar cumplimiento a lo requerido por el PNUD, informamos lo siguiente: al
31/12/08 el saldo de caja/banco/PNUD reportado por el Proyecto asciende a USD
315.973,30 ($ 1.052.049,25).
BUENOS AIRES, 30 de junio de 2009.
4
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD ARG/07/007
“PROYECTO DE DESARROLLO DE UN SISTEMA DE FORMACION CONTINUA”
(Ejercicio Nº 1 finalizado el 31 de diciembre de 2008)
En cumplimiento de lo establecido en el apartado 2.- b, del Capítulo VI del “Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto
al diagnóstico del sistema del control interno del Proyecto, a la descripción de deficiencias
específicas de los controles y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de ejercicios
anteriores y como resultado de la revisión practicada sobre los Estados Financieros al 31 de
diciembre de 2008, correspondientes al Proyecto PNUD ARG/07/007 “Proyecto de Desarrollo
de un Sistema de Formación Continua”, han surgido observaciones que se han categorizado en
función de su riesgo y se han clasificado según sus posibles causas. Asimismo, se han
formulado las consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del
Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos ni el trabajo efectuado la
detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares, lo que hubiera
conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan,
ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta
auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones referidas a las observaciones
detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los
sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otro parte y al solo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
5
Indice Título
I. A
Consultores
I. B
Subcontratos
I. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
A- Consultores
Observaciones Generales
1. En la totalidad de los casos analizados la aprobación de la contratación de los consultores
según lo establecido en el Decreto Nº 577/03, se realizó con posterioridad a la fecha de inicio
de los contratos:
- Fecha de inicio de los contratos: 01/07/08
- Fecha de origen del Exp. Nº 1283382: 23/07/08
- Fecha de aprobación Decreto Nº 577/03: 04/05/09
2. En el 100% de los casos analizados, la aprobación de la Planta de Consultoría por parte de la
Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía y Producción se solicitó con
posterioridad a la fecha de inicio de los contratos.
- Fecha de inicio de los contratos: 01/07/08
- Fecha de solicitud de aprobación: 13/01/09
3. Las órdenes de pago correspondientes a honorarios se emitieron con anterioridad a la
presentación de las facturas (100% de la muestra).
4. En la totalidad de los casos analizados la orden de pago correspondiente a los honorarios del
mes de diciembre se emitió con anterioridad a la presentación y aprobación del respectivo
informe.
5. En el 100% de los casos analizados la verificación/convalidación de Cancillería se solicitó
con posterioridad a la realización de los contratos.
6
6. En el 90% de los casos analizados, dos de los tres currículos vitae presentados en la terna no
poseenº fecha de emisión.
(Riesgo: Bajo – Causa: Cumplimiento-Supervisión)
Comentarios de la UEP:
1. Es correcta la observación, pero se desea dejar constancia que las contrataciones fueron
convalidadas en Cancillería. El trámite demora por la participación de diferentes áreas dentro de
la organización. Estos tiempos exceden al impulso que realiza la Sec. de Empleo para cumplir
con lo dispuesto en el Dto. 577/03.
2. Es correcta la observación. Se dio cumplimiento al trámite de normativa vigente pero no
práctica ya que los Consultores y las características de su contratación son informados al
Ministerio de Economía periódicamente.
3. Es correcta la observación. Cabe aclarar que por efecto del clearing bancario y presupuestario,
las órdenes de pago se confeccionan antes del cierre del ejercicio mensual. Se debe tener en
cuenta además que la fecha de emisión de la factura por parte del consultor es generalmente el
último día del mes y que por razones administrativas estas les son solicitadas desde el día 20 del
mes. Asimismo es importante destacar que si bien las órdenes de pago tienen fecha anterior a la
de las facturas de los consultores, el débito en la cuenta corriente que el proyecto posee en el
BBVA Banco Francés es posterior a la misma.
4. Es correcta la observación. Cabe aclarar que por efecto del clearing bancario y presupuestario,
las órdenes de pago se confeccionan antes del cierre del ejercicio mensual. Se debe tener en
cuenta además que la fecha de emisión del informe por parte del consultor es generalmente el
último día del mes (trimestre). Asimismo, es importante destacar, que si bien las órdenes de pago
tienen fecha anterior a la de los informes de los consultores, el débito en la cuenta corriente que
el proyecto posee en el BBVA Banco Francés es posterior a la misma.
5. Es correcta la observación ya que es un procedimiento posterior a la contratación y la
Cancillería tiene la facultad de observar los contratos antes de las fechas de pago de los mismos.
6. Se acepta la observación a modo de recomendación ya que si bien no es un requisito exigido
por el manual de gestión de PNUD, el Proyecto lo tendrá en cuenta para perfeccionar su
documentación en registros.
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Fecha propuesta por el proyecto para su implementación:
Sin comentarios.
Recomendación:
Obtener la aprobación de la Planta de consultoría por parte de la secretaría de Hacienda del
Ministerio de Economía y Producción previo a la realización de los Contratos, así como no
efectuar la contratación de los consultores hasta cumplimentar lo establecido en el Decreto Nº
577/03.
Observaciones Particulares
Proceso de Selección
1) En tres casos (Contratos Nros. 80008, 80001 y 80075), dos de los tres currículos vitae
presentados en la terna no poseen sello de recepción de la Unidad Ejecutora del Proyecto.
2) En dos casos (Contratos Nros. 80087 y 80075) no se tuvo a la vista la aprobación a la
contratación del consultor según lo establecido en el Decreto Nº 577/03.
(Riesgo: Bajo – Causa: Supervisión)
Comentarios de la UEP:
1. En los tres casos los sellos de recepción de la Unidad Ejecutora se encuentran. Asimismo cabe
aclarar que los consultores mencionados no están contratados por este Proyecto.
2. Cabe aclarar que estos consultores no están ni estuvieron contratados por este Proyecto, de
todos modos, el contrato 80075 no tuvo lugar y el contrato 80087 se encuentra en el expediente
1283382/02 convalidado por Res. 373/09.
Fecha propuesta por el proyecto para su implementación:
Sin comentarios.
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Recomendación:
1. y 2. Comentario no procedente. Se tuvo a la vista documentación (Contratos, Facturas de
consultores y Ordenes de Pago) que acredita que los referidos consultores fueron contratados y
perciben fondos del Proyecto PNUD ARG/07/007.
Control de Legajos
1) En un caso (Contrato Nº 80008) el consultor factura como Responsable del Monotributo; no
obstante al momento de su contratación la constancia de inscripción en la AFIP indica que no
registra impuestos activos.
2) En dos casos (Contrato Nº 80010 y 80047) no se tuvo a la vista la constancia de inscripción
ante la AFIP como Responsable del Monotributo; sólo consta en el legajo la credencial de pago.
(Riesgo: Bajo – Causa: Cumplimiento)
Comentarios de la UEP:
1. Cabe aclarar que el consultor no está ni estuvo contratado por este Proyecto. Sin embargo, el
formulario al que se hace referencia se encuentra en el legajo. El nuevo Proyecto implementa
efectivamente las recomendaciones de la AGN efectuada en instancias anteriores ya que
considera a estas apropiadas para la buena administración.
2. Cabe aclarar que las consultoras no están ni estuvieron contratadas por este Proyecto. Los
formularios a los que se hace referencia se encuentran en el legajo.
Fecha propuesta por el proyecto para su implementación:
Sin comentarios.
Recomendación:
1. y 2. Comentario no procedente. Se tuvo a la vista documentación (Contratos, Facturas de
consultores y Ordenes de Pago) que acredita que los referidos consultores fueron contratados y
perciben fondos del Proyecto PNUD ARG/07/007.
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Análisis de Contratos
En un caso (Contrato Nº 80075) se ha verificado discrepancias entre el título del mismo dónde
especifica “Contrato de Locación de Servicios Profesionales” y el cronograma de pagos que
expresa “Contrato de Obra”.
(Riesgo: Bajo – Causa: Cumplimiento)
Comentarios de la UEP:
Cabe aclarar que el consultor no está ni estuvo contratado por este Proyecto, de todos modos, no
se da lugar a la observación en tanto que el cronograma de pagos y el tipo de contrato “locación
de servicios” coincide en ambos lugares. Sin embargo esta observación da motivo a revisiones
sistemáticas de documentación que efectuará el área de Contratos y Viáticos para eliminar los
errores involuntarios.
Fecha propuesta por el proyecto para su implementación:
Desde el inicio del 2009 en adelante.
Recomendación:
Comentario no procedente. Se tuvo a la vista documentación (Contratos, Facturas de consultores
y Ordenes de Pago) que acredita que los referidos consultores fueron contratados y perciben
fondos del Proyecto PNUD ARG/07/007.
B- Subcontratos
Observación de carácter General
Como resultado del análisis de los expedientes relacionados con subcontratos, se ha constatado
la contratación directa con diversas entidades, no obrando en los antecedentes puestos a
disposición de la auditoría la no objeción del BIRF.
(Riesgo: Bajo – Causa: Cumplimiento-Supervisión)
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Comentarios de la UEP:
Es correcta la observación. Cabe aclarar que si bien se inició el proceso para su financiación con
fondos del préstamo del Banco, el gasto finalmente fue financiado con fondos del Gobierno, por
lo cual no es necesaria la No Objeción del BIRF. Durante el ejercicio 2009 se ajustarán los
cuentas contables correspondientes.
Fecha propuesta por el proyecto para su implementación:
Durante el ejercicio del año 2009.
Recomendación:
Reducir la cantidad de contrataciones directas con diversas entidades fortalecerá el Control
Interno y dará mayor transparencia a la operatoria general del Proyecto.
Observaciones de carácter Particular
1. No consta en las actuaciones suministradas, el acto
que dispuso la autorización de la
contratación directa (Expedientes Nros. 32, 34, 33, 30, 18, 49, 43, 26, 28 y 16).
2. A raíz de la demora en la remisión de los antecedentes, la Cancillería solo tomó nota, dado que
las solicitudes de contratos corresponden gestionarse con la debida antelación (Expediente Nº 2).
3. Asimismo, no consta en la documentación suministrada, la intervención de la Cancillería
(Expediente Nros. 21, 26, 49, 18, 28, 12, 11, 4, 43, 8 y 33).
4. Falta constancia de inscripción en la AFIP del Proveedor (Expediente Nº 33).
5. En la contratación de una Fundación, no consta en las actuaciones puestas a disposición,
ningún proceso previo de selección o justificación para acordar con la misma (Expediente Nº
12).
(Riesgo: Bajo – Causa: Cumplimiento-Supervisión)
Comentarios de la UEP:
1. Es correcta la observación. Los procedimientos que hace el área de ejecución sustantiva en el
territorio dan lugar a que se tome la decisión de contratar directamente con las instituciones que
tienen calidad y la capacidad instalada en el territorio que permita la ejecución apropiada del
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Proyecto. El registro del proceso de negociación no se incluye en los expedientes del Proyecto
que se limitarán a ser: “Expedientes de Pago” de las acciones sustantivas.
2. Es correcta la observación. Se tendrá en cuenta en el futuro.
3. Es correcta la observación. Se tendrá en cuenta en el futuro.
4. Es correcta la observación. Se ha procedido a su regularización.
5. Es correcta la observación. Los procedimientos que hace el área de ejecución sustantiva en el
territorio dan lugar a que se tome la decisión de contratar directamente con las instituciones que
tienen calidad y la capacidad instalada en el territorio que permita la ejecución apropiada del
Proyecto. El registro del proceso de negociación no se incluye en los expedientes del Proyecto
que se limitarán a ser: “Expedientes de Pago” de las acciones sustantivas.
Fecha propuesta por el proyecto para su implementación:
Basado en la observación se ha tomado la decisión de incluir en los expedientes del Proyecto la
documentación que respalde la decisión de contratación directa.
Recomendación:
Reducir la cantidad de contrataciones directas con diversas entidades fortalecerá el Control
Interno y dará mayor transparencia a la operatoria general del Proyecto.
BUENOS AIRES, 30 de Junio de 2009
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DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
DEL PROYECTO PNUD ARG/07/007
“PROYECTO DE DESARROLLO DE UN SISTEMA DE FORMACION CONTINUA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2008)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
“Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del
PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
-
Conformación de las cifras expuestas en los Estados Financieros al 31/12/08 con los registros
en moneda local y extranjera que les dan sustento;
-
tests o pruebas de transacciones;
-
pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
-
análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
-
verificación de los procesos de desembolso de fondos;
-
verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
del Proyecto;
-
análisis del Sistema de control interno implementado por el Proyecto;
-
análisis de los movimientos bancarios;
-
circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
-
otros procedimientos en la medida que se consideraron necesarios.
El alcance del examen comprendió el 100% de los orígenes de fondos y el 71.77% de las
aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto por el
Ejercicio finalizado el 31/12/08, de acuerdo al siguiente detalle:
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CUENTA
CONCEPTO
TOTAL
EJECUTADO s/
EOAF
IMPORTE DE LA
MUESTRA
% DE
INCIDENCIA
DEL RUBRO
% DE LA
MUESTRA
71310
Consultores
1.182.337,00
265.016,00
34,29%
22,41%
71610
Pasajes
68.646,88
0,00
1,99%
0,00%
71620
Viáticos
31.734,59
0,00
0,92%
0,00%
72145
Subcontratos
2.117.218,76
1.972.491,16
61,41%
93,16%
74210
Audiovisuales e Imprenta
131.307,84
131.307,84
3,81%
100,00%
74510
Misceláneos
325,06
0,00
0,01%
0,00%
Diferencia de Cambio PNUD
-189.566,49
0,00
-5,50%
0,00%
Costos administrativos PNUD
105.947,11
105.947,11
3,07%
0,00%
3.447.950,75
2.474.762,11
100,00%
71,77%
TOTALES
Cabe mencionar que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos y otras anomalías similares.
Finalmente corresponde destacar la colaboración prestada por la Unidad Ejecutora del Proyecto
para el desarrollo de la auditoría.
BUENOS AIRES, 30 de junio de 2009.
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