2014_200info.pdf

MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
Señor
ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
Dr. Ricardo Daniel ECHEGARAY
Hipólito Yrigoyen Nro. 370 – 1er. Piso –
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156 y a
vuestro requerimiento, la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN (AGN) efectuó una
revisión del Control Interno Contable de la ADMINISTRACION FEDERAL DE
INGRESOS PUBLICOS (AFIP), correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre
de 2013.
Nuestra revisión del funcionamiento del Control Interno Contable fue efectuada
como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los Estados
Contables de la AFIP por el ejercicio precedentemente indicado.
La evaluación realizada a los fines descriptos en el segundo párrafo no
necesariamente ha de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por
consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la AFIP
considerado como un todo.
Sobre la base de la citada revisión, informamos que las observaciones más
significativas a formular sobre el Sistema de Control Interno Contable de la AFIP, son las
indicadas en el Anexo adjunto.
Buenos Aires, 1 de septiembre de 2014
1
ANEXO
MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
EJERCICIO 2013
Índice
1.
Sistema Administrativo Contable Computadorizado y Control Interno Administrativo
Contable.
2.
Disponibilidades.
3.
Créditos.
4.
Bienes de consumo.
5.
Bienes de Uso.
6.
Bienes Intangibles.
7.
Cuentas Comerciales a Pagar, y Gastos de Consumo y Servicios no personales.
8.
Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar.
9.
Retenciones a pagar
10.
Otros cuentas a pagar, Otros pasivos y Fondos de Terceros y en Garantía
11.
Deudas Judiciales.
12.
Cancelación de costas judiciales en efectivo
13.
Obligaciones enmarcadas en normas de consolidación de deuda del Estado Nacional
14.
Otros Bienes en Custodia por Parte de AFIP.
15.
Recursos.
16.
Contrataciones.
17.
Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A.).
18.
Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
19.
Ambiente de seguridad de la información
Apéndice 1. Consideraciones respecto de muestra de contrataciones seleccionadas para su
revisión.
Apéndice 2. Consideraciones sobre implementación de Políticas de Seguridad de la
Información.
2
Introducción
La revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada, como parte de
las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los
Estados Contables correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2013.
Dicha revisión incluyó el análisis del ingreso de datos y del egreso de la información
(input/output) a los procesos computadorizados existentes en el ámbito de la AFIP, cuando
las prácticas administrativas y contables relevadas requieren su utilización, lo que no
constituye una auditoría especial sobre el correcto funcionamiento del sistema de
procesamiento electrónico de datos, en cuanto a los programas de computación, los
elementos de control que ellos incluyen, la lógica de los lenguajes, la configuración de los
equipos empleados y la política de seguridad implementada.
Si bien a partir del 2007 se ha puesto en producción un sistema informático ERP - SAP
destinado a su administración financiera -SIGMA-, como un avance significativo, persisten
algunas deficiencias de las que da cuenta el presente memorando. Simultáneamente, se ha
decidido la implementación de la registración de la actividad financiera y patrimonial
vinculada a las funciones de recaudación en el mismo entorno, que habrá de permitir
contar con información que ha de ser expuesta en forma complementaria con los Estados
Contables de la Administración. Sobre esto último se ha informado que en el ejercicio se
han puesto en producción funcionalidades a efectos de emitir los Partes Diarios de
Recaudación, sin embargo al presente esta AGN no ha podido acceder a la registración
contable que ha de obrar en el aplicativo en trato.
Cabe mencionar que varias de las observaciones que se describen en los apartados
siguientes han sido señaladas mayoritariamente por esta AGN en Memorandos de control
interno de ejercicios previos.
3
1.
Sistema Administrativo Contable Computadorizado y Control Interno
Administrativo Contable.
Persiste la necesidad de realizar un conjunto de acciones a fin de estabilizar la aplicación
del SIGMA y utilizar su potencial, como se señalara, entre lo que cabe consignar:
a. Si bien la Disp. SDGAF Nº 33/09 (y mod.) aprueba el Manual de Procedimientos de
Gestión Financiera, no se advierte que aún se haya concluido con la normalización de
la totalidad de los procedimientos que hacen a la administración financiera con o sin
vinculación directa con el SIGMA. Al respecto, cabe expresar:
o El dictado de manuales no se realiza a partir de un área que posea una visión
sistémica y completa de la entidad.
o Quedan
sin
estandarizar
distintos
aspectos
vinculados
a
anulaciones,
reimputaciones o reversiones, actividades de control de cierre, devengamiento
oportuno de pasivos, fondos de terceros, activos fijos, control de patrimonio, bienes
inmateriales, etc.
o Los manuales actúan en forma complementaria con los manuales de usuarios de
SIGMA y se centran en el ámbito de las funcionalidades del mismo, sin avanzar en
procesos administrativos que dan origen a determinadas transacciones –
normatizándolos o refiriendo a otros manuales que pudieran existir-, de forma de
advertir una visualización completa del circuito.
o No se obtuvo evidencia de la emisión de los manuales vinculados al módulo de
logística durante el ejercicio.
No se tomó conocimiento de la existencia de un estándar propio de la entidad a efecto
de la emisión de manuales. Se sigue advirtiendo la necesidad de reevaluación de los
procedimientos, especialmente, en cuanto a las actividades de control existente,
incluyendo la implementación de puntos de conciliación periódicos de información
contable con información de otros sistemas proveedores de datos de transacciones.
b. Persiste la necesidad de una precisa correlación entre la codificación de cuentas que se
registran en SIGMA y la que se exhibe los Estados Contables.
4
c. Es necesario el diseño, estandarización y aplicación de tareas de cierre de ejercicio que
definan los análisis, conciliaciones y documental que soporten la emisión de los EECC.
d. Aún no se emite informáticamente los EECC, con lo cual el área contable debe
proceder al reordenamiento de cuentas y saldos, y al armado de rubros. Ello puede
generar inconsistencias de los mismos entre los Estados de presentación y la
registración contable dificultando la certificación directa de los EECC con la
contabilidad. En el caso del EOAF continúa su confección a través de variaciones
patrimoniales, sin evaluaciones de cobranzas y pagos con información del SIGMA.
e. Se halla pendiente la integración del sistema con otras aplicaciones informáticas de la
entidad automatizando las registraciones y estableciendo puntos de control o
conciliación (v.g.: SILPANA, SIRAEF, SIDEHON, ATENEA).
f. Se advierte la necesidad de fortalecer los circuitos administrativos internos a efectos de
lograr reducir los desfasajes de devengado entre ejercicios por gastos, esencialmente
por ausencia de registración oportuna de transacciones. El área contable continúa con
la práctica previa de identificación de devengamiento tardío a partir de la revisión de la
registración posterior al cierre –limitada en cuanto a la certidumbre e integridad de las
partidas consideradas-, sin haberse implementado esquemas de individualización de
servicios o adquisiciones que han de devengarse –v.g.: provisiones- desde la gestión y
el módulo respectivo de las áreas de logística (que incluye compras y contrataciones).
Las pruebas practicadas han evidenciado deficiencias en la datación de los documentos
contabilizados y la oportunidad de registro, generando incluso saldos impropios en la
cuenta “Provisión facturas a recibir”, que implicó un análisis específico y la reversión
manual de lo registrado. Adicionalmente, estas prácticas han importado que los
mayores individuales de proveedores exhiban transacciones sin la secuencia normal y
real, o registraciones de pasivos sin la efectiva recepción de bienes. La presente
situación ha dificultado las pruebas de auditoría, exigiendo la rastreabilidad individual
5
de las distintas instancias de las transacciones (incluidos ajustes manuales practicados)
y la justificación respectiva.
Lo descripto importa la necesidad de reevaluar los procesos de registración, los
derechos otorgados a los usuarios, el tratamiento de excepciones y las actividades de
control, evitando las registraciones manuales, en la búsqueda de que el sistema sea
utilizado en función de su concepción, transaccionando automáticamente e
interrelacionando las distintas instancias de los procesos vinculados a adquisición de
bienes y servicios.
g. Existen documentos SIGMA con poca información dificultando identificar la
naturaleza o particularidades de la transacción real, debiendo recurrirse a la
documentación originaria y quitándole autosuficiencia al sistema.
El sistema posee campos de texto multipropósito de carga opcional y discrecional,
cuando los tipos de transacciones podrían transformarlos en obligatorios y referenciales
con un identificador establecido a tal fin, que permita, incluso, el control contable de
las operaciones. Por otra parte, a manera de ejemplo y en el marco de lo señalado,
existe el campo de fecha del documento que carga el usuario (v.g.: factura, remito)
cuya información no posee una utilidad definida en los procedimientos vigentes.
Lo señalado es relevante, especialmente, en situaciones de masividad de transacciones
y datos, y de descentralización de aspectos materiales de la gestión administrativa
financiera y su registración oportuna, como en el caso de AFIP, donde la clara
individualización de la transacción con sus antecedentes fácticos le ha de aportar al
sistema una mayor autonomía para su revisión posterior.
Es dable expresar que dicha descentralización, posee el correlato de la distribución de
la responsabilidad, sin que aún se hayan planteado actividades de control centrales
estandarizadas que aporten mayor confiabilidad al esquema establecido.
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h. Es necesaria la estandarización de la totalidad de transacciones posibles dentro del
sistema, incluyendo elementos de identificación unívoca del tipo de transacción, cada
una de las operaciones, su claro entendimiento conceptual y la individualización de
documental respectiva (v.g.: devengamiento de tasa aeronáutica o cargos por servicios
extraordinarios).
Existen cuentas cuyo saldo es resultado de documentos de impacto en débito y crédito,
que se hallan abiertos, y no se advierte la forma en que serán compensados, sin una
identificación de cada una de las partidas –v.g.: Provisión, etc.-.
i. Los documentos de anulaciones (2.4% del total de documentos del ejercicio) no
contemplan información que permita advertir sus causas, como elemento necesario
para las evaluaciones posteriores, y no se observaron actividades de control específicas.
j. Se observa la falta de una explícita relación unívoca que permita asociar la provisión –
por la totalidad del tipo de transacciones involucradas- en forma directa con las cuentas
individuales de los acreedores. Lo que limita, desde la contabilidad –mayor contable- y
a partir de funciones de consulta amigables, acceder a la información del devengado
(con cargo a Provisión) en relación con lo registrado en Proveedores ante la recepción
de la factura –que genera una registración contable permutativa de pasivos-. Ello aún
cuando, desde la consideración conjunta de los Módulos Logística y Contable del
SIGMA, el sistema posee la información de vinculación de la contratación, el
proveedor, la recepción, el devengamiento, la presentación de factura y el pago,
vinculación que debió realizarse en forma externa al sistema.
Es más, existen instancias de compensación de provisiones por depuración de partidas
y no por transacciones corrientes, evidenciándose en el saldo de la cuenta Provisiones
la persistencia de importes de ejercicio anteriores pendientes de depurar –que
implicarán compensaciones manuales-.
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k. Se advierte la necesidad de reformular la información expuesta en los EECC,
esencialmente en notas, a partir de la disponibilidad de información que aporta el
sistema, accediendo en el futuro, en cuanto se avance en materia de recaudación
tributaria y de la seguridad social, a la exposición de información relevante.
l. Se omite la inclusión del tratamiento en los EECC de la consolidación de deuda,
afectando el impacto de resultados, toda vez que con la tramitación de cancelación por
SH se elimina al expediente del stock de juicios (pasivo cierto o previsión) y no se
deduce de lo registrado por la tramitación sino por el recálculo de previsión o deuda.
m. La consideración del sistema como base para el control contable de la totalidad de las
transacciones económico financieras de la entidad.
n. La entidad ha utilizado registros contables en papel como soporte de las registraciones
realizadas en el AUDINT hasta el cierre del ejercicio 2006, sin implementar esa
práctica respecto del SIGMA. La entidad entiende que con SIGMA no han de ser
necesarios, puesto que contempla esquemas de cierre y de backup. La Contaduría
General de la Nación, por su parte, en cuanto a la homologación del sistema ha
expresado que ella “…debe conformar los sistemas contables que en el marco de su
competencia, desarrollen los Organismos Descentralizados…El caso sobre el cual trata
el informe contable citado, atento a las características de ‘ente público’ que posee la
AFIP y su encuadre dentro del régimen de autarquía presupuestaria y financiera
establecida por el Decreto Nº 1399/01, permiten concluir que no resulta competencia
de este Organismo Rector aprobar dicho sistema”.
Con la aplicación de SAP, el esquema documental de las transacciones ha sido
modificado, obviándose el esquema de formularios establecido por la Secretaría de
Hacienda (v.g.: órdenes de pago), sin haberse expedido ésta sobre el particular.
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o. Los circuitos de información de transacciones de la entidad poseen deficiencias,
esencialmente, originados en la inexistencia de manuales de procedimientos que
contemplen los procesos operativos que los vincule con los procesos administrativos
financieros (como adicionales a los manuales de gestión administrativa financiera
previamente referido) y, consecuentemente, permita el análisis de integridad de las
operaciones de la entidad con impacto económico y patrimonial, y su control. En tal
caso, persiste lo señalado, a manera de ejemplo, en ejercicios previos respecto las
inexistencia de circuitos de comunicación oportuna a los efectos de la registración
contable en materia de embargos, reconocimiento de créditos y acciones de recupero de
ellos, y ejecución de sentencias.
Recomendación
A la luz de lo señalado en la observación y la instancia de implementación del sistema a
efectos de su estabilidad, sólo cabe recomendar la consideración de lo expuesto en ella a
partir de un proceso integral de análisis de nuevos requerimientos, haciendo especial
hincapié en la implementación de actividades de control desde el área contable central, con
procesos de análisis periódicos y de cierre.
2. Disponibilidades
2.1.
Caja, Fondos Rotatorios y Cajas Chicas
a.
A través de las cuentas corrientes de Fondos Rotatorios continúan realizándose
otras operatorias no propias del Fondo y originadas en, por ejemplo, multas aduaneras,
depósitos judiciales. La revisión documental de rendiciones evidenció la necesidad de
implementar actividades de control centralizadas para unificar el tipo de documentación
que debe ser acompañada de acuerdo a lo normado por la Disposición N° 1 /2006 (DI
PRFI), sustituida por su similar Nº 10/09.
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b.
La División Contabilidad Económica Financiera no cuenta con copia de los arqueos
de cierre de ejercicio correspondientes a los fondos rotatorios para controlar que han sido
contabilizados la totalidad de los gastos del ejercicio.
Recomendación
a.
Procurar que los movimientos correspondientes a Fondos Rotatorios sean practicados
a través de cuentas corrientes exclusivas, sin incluir en éstas otro tipo de operaciones.
Intensificar las actividades de revisión periódica con el objetivo de unificar el tipo de
documentación de respaldo de los respectivos movimientos.
b.
Establecer que la División Contabilidad Económica Financiera cuente con copia de
los arqueos de cierre de ejercicio correspondientes a los Fondos Rotatorios, a los efectos de
controlar que han sido contabilizados la totalidad de los gastos al cierre de ejercicio.
2.2.
a.
Bancos
El organismo durante el ejercicio 1999 procedió a dar de baja la suma de $2.594,5
miles correspondientes a un saldo acreedor con origen en la cuenta corriente N° 1217/45
abierta por la ex - DGI en el Banco de la Nación Argentina (BNA) -, “ conforme las
actuaciones administrativas y los dictámenes del área legal del Organismo” -, por el cual se
recibió un reclamo interadministrativo formulado por el Banco de la Nación Argentina ante
la Procuración del Tesoro de la Nación, como se expone en Nota 4 a los EECC.
b.
Existen cuentas de carácter esencialmente pagadoras (especialmente de devoluciones
tributarias), que no son fondos propios de la AFIP y que se presentaban como información
complementaria a los Estados de Recaudación mensuales, pero sin integrar los esquemas
de registración, ya que no se encontraban inmersas en el marco de la contabilidad de la
gestión financiera propia del ente, ni de la recaudación administrada por el mismo. A partir
de diciembre 2010 la entidad puso en operación el módulo de pagos de devoluciones
tributarias en SIGMA, sin embargo no se enmarcaba en sistema contable integral.
10
c.
Los saldos de las cuentas regionales se componen aún por partidas no
presupuestarias (originados en actividad aduanera, multas, depósitos judiciales, etc.).
d.
La División Contabilidad Económica Financiera no cuenta con copias de extractos
bancarios al cierre del ejercicio correspondientes a cuentas corrientes “descentralizadas”,
para proceder a su control.
e.
Es de práctica que la entidad al cierre del ejercicio remita al BNA una instrucción de
pago de haberes con indicación de afectación de la cuenta bancaria 3334/63 en los
primeros días del ejercicio siguiente, procediendo a la registración de la salida en su
contabilidad con antelación a la efectiva ocurrencia de la transacción, es decir sin que haya
trascendido a terceros. Ello, como en el presente ejercicio, implicó la generación del ajuste
del saldo de la cuenta. En tal caso, deben arbitrarse los medios para que el plan de cuentas
contemple la presente situación transitoria, de forma tal de exhibir el saldo al cierre.
Recomendación
a.
Efectuar un seguimiento periódico de las actuaciones referidas en a), a los efectos de
su reflejo en los estados contables -de corresponder-.
b.
Intensificar las actividades de revisión periódicas de las cuentas bancarias respectivas
a partir de la intervención de las áreas contables centralizadas de la entidad.
c.
Tal lo recomendado para Fondos Rotatorios y Cajas Chicas los movimientos
correspondientes a las cuentas corrientes empleadas por las regionales sólo deben
corresponder a los de carácter presupuestario, sin incluir operaciones de otra naturaleza.
d.
Considerar la conveniencia de que la División Contabilidad Económica Financiera
cuente con copia de los extractos de cierre de ejercicio de las cuentas corrientes
descentralizadas para la revisión de cierre de ejercicio.
11
e.
Ajustar el plan de cuentas a efectos de receptar situaciones transitorias (ver e.).
3. Créditos
a.
Se advirtió la necesidad de establecer un procedimiento uniforme para las distintas
situaciones contempladas como créditos –algunos previsionados- (v.g.: diferencias de
haberes, perjuicio patrimonial, multas, cobro de expensas, acreencias a bancos en
liquidación, etc), en el marco de un circuito de captura de datos con efectos contables, a fin
de determinar la oportunidad de registración, la base documental y el seguimiento en
cuanto a su cobro o la utilización definitiva de la previsión registrada.
Adicionalmente, contempla los créditos originados en sentencias firmes a favor de la
entidad, en relación a la aplicación de la Disposición AFIP Nº 290/02 que fuera motivo de
distintas acciones entabladas por agentes y en las cuales se ha iniciado el proceso de
recupero, y, por otra parte, queda pendiente de registro los créditos referidos en el último
párrafo de la Nota 6 a los EECC. Al respecto, se ha observado la necesidad de implementar
desde el área contable un esquema de identificación y seguimiento de créditos, lo cual en la
actualidad depende exclusivamente de la gestión de liquidación de haberes, siendo que,
incluso, en menor cuantía también se involucra ex-agentes.
Como se informa en la citada nota, continúa incluida en el saldo la acreencia registrada en
el ejercicio 2010 respecto de la Firma Nuctech y TsinghuaTongfang UTE por $17,2
millones, sin que se evidencie evaluación de cobrabilidad.
b.
Se observa la necesidad de implementar procesos de detección de créditos que son de
conocimiento de la entidad, aunque no lleguen al conocimiento del área contable, en
búsqueda del oportuno devengamiento del recurso. Tales los casos de los cargos por
servicios extraordinarios, la tasa aeroportuaria liquidada, el canon devengado, entre otros.
Incluso incorporando a la actividad los distintos aspectos del proceso de la gestión de
cobro del derecho reconocido.
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En dicho contexto, se enmarca también la registración del devengamiento de los recursos
propios del Decreto Nº 1399/01, a partir de la definición de un proceso del área contable de
revisión del devengamiento informado por el área de registración de la recaudación y de la
imputación del cobro, tanto por conciliaciones periódicas como por tareas de cierre.
Recomendación:
a.
Sin perjuicio de la previsión constituida, corresponde establecer circuitos contables
estandarizados para captura de datos y efectuar análisis periódico de los antecedentes de
las acreencias, a fin de controlar las gestiones inherentes a su recuperabilidad y/o dar
tratamiento definitivo a los saldos involucrados.
b.
Determinar circuitos que permitan detectar la totalidad de créditos de la entidad.
c.
Evaluar la cobrabilidad del crédito referido como registrado en el 2010.
4. Bienes de Consumo
Subsisten deficiencias de relevancia que no permiten aportarle confiabilidad a los
inventarios que respaldan los saldos del Balance General ni el impacto de los consumos
expuestos en el Estado de Recursos y Gastos Corrientes, como se hace mención en el
apartado 3.1. del informe del auditor. Al respecto, cabe consignar distintos aspectos
relevantes que limitan la confiabilidad del sistema de control interno en la materia, a saber:
a
No se han emitido manuales de procedimientos que estandaricen la gestión de estos
recursos e incluyan el uso del SIGMA. En tal sentido, posee vigencia normativa la
Instrucción General Nro. 1/04 (DI LOGI) y la Disposición Nro. 18/07 (DI LOGI),
como así también el manual del usuario del SIGMA y la Instrucción General Nº 3/08
(SDG ADF) por la que se establece el procedimiento para la solicitud de provisión de
insumos por parte de las áreas usuarias. Sin embargo, no permiten definir un circuito
administrativo completo que contemplen actividades, tareas, responsabilidades y
documental estándar, como así también las consiguientes actividades de control
(incluidos los inventarios periódicos y los sorpresivos). Debe resaltarse que algunos de
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estos aspectos han sido, asimismo, motivo de observación por parte de la Subdirección
General de Auditoría Interna. Como se mencionara previamente, en el ejercicio 2014 se
ha emitido la IG 2/14 SDG ADF, sin embargo se ha enfocado en la gestión de los
depósitos centrales de la Administración Federal.
b
Se advierte la ausencia de controles por oposición de intereses en materia de descargas
o cargas de inventarios con impacto a cuentas de resultados de diferencias de
inventarios, aunque en el presente ejercicio sean poco significativas. Los sectores
responsables de la guarda de los materiales se hallan habilitados a dichas acciones –
incluyendo carga de ingresos y entrega para consumo-, sin que medie una transacción
especial y de excepción responsabilidad de otro sector independiente, operando la
segregación de funciones y el control por oposición de intereses.
Las prácticas de los inventarios fueron decididas en el ámbito de responsabilidad
directa sobre los bienes y sin un proceso de revisión por un área independiente.
c
Si bien las existencias de bienes de distintas áreas se impactan en la información final,
no se ha definido un esquema de depósitos y, en tal sentido, condiciones básicas de
guarda, excepto lo referido en a. a partir del 2014.
d
La entidad ha hecho mención de la existencia de acciones de reorganización de
depósitos, con recuentos y depuraciones de inventarios sin haberse obtenido evidencia
de los resultados finales.
Los inventarios exhiben la persistencia de bienes de antigua data, con inmovilización
en el ejercicio (73,5 % de los rubros de materiales no han exhibido movimiento), y,
algunos, cuya usabilidad se advierte limitada (v.g.: disquetes de 3,5’). Asimismo, se
han advertido en el inventario materiales sin valuación (v.g.: filtro desodorizante,
dispensador toalla de mano, rack 12 HU y rack 15 HU).
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Recomendación
a.
Elaborar los nuevos procedimientos para la gestión y registración de bienes de
consumo, estandarizados en manuales de procedimientos que contemplen:
• Reglas de condiciones mínimas de depósito y su gestión.
• Esquemas documentales estandarizados.
• Asignación de responsabilidades sobre inventarios.
• Segregación adecuada de funciones entre áreas, reformulando la asignación actual
de derechos de usuarios.
• Actividades de control que incluyan inventarios periódicos y revisiones desde el
área contable.
• Tratamiento diferenciado de faltante o sobrante de inventarios, en el marco del
control por oposición de intereses.
b.
Establecer actividades de control específicos sobre los desvíos producidos en
inventarios que dan lugar a registros de resultados, haciendo hincapié en la documental
correspondiente.
c.
Efectuar la evaluación de las partidas componentes del rubro, considerando su
utilización económica futura y la razonabilidad de valuación de dichos bienes.
5. Bienes de Uso
5.1. Bienes Muebles
a.
Como ya se mencionara en memorandos de ejercicios previos, la entidad ha
tercerizado la toma de inventario para la carga del SIGMA, con la inclusión de la
identificación de los bienes muebles y su estado, sin embargo aún queda pendiente la
depuración definitiva de las diferencias que surgieran entre el inventario practicado y el
preexistente, la conclusión del proceso de conformidad de los responsables sobre los
bienes asignados y la implementación de nuevos manuales de procedimientos que
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contemplen la gestión de los recursos y las actividades de control especificas, lo que ha
dado lugar a lo expuesto en el apartado 3.1. del informe del auditor.
Se ha advertido la inclusión en el inventario respaldatorio de 56.879 bienes (12.4% del
total de bienes al 31/12/13 e incrementado el 30,7% respecto del 31/12/12) asignados al
centro de costo AZZZ9999 (sin asignación a responsable específico) y pendientes de
depuración, de los cuales el 66% posee fecha de alta 1959-2006, previo a la
implementación del SIGMA, sin embargo el 34% restante corresponde al período posterior
a la oportunidad de implementación del sistema. A manera de ejemplo cabe mencionar que
entre los bienes a depurar se incorporaron, en el 2013, 13 armas de fuego (en un total de
28) y en el ejercicio siguiente se excluyeron 3 por ser reconocidas por los responsables.
La entidad indicó que dichos bienes se encontraban pendientes de depuración debido a que
los posibles responsables no han reconocido poseerlos bajo su custodia, como parte del
proceso de convalidación en el marco de la implementación del Portal SIGMA (incluida la
migración inicial), que contempla instancia de autocontrol y validación.
En orden a lo informado por la División Patrimonio respecto del proceso de confirmación
del inventario por medio del Portal SIGMA, se concluyó respecto del 95% de las áreas. Así
de un total de 396.118 bienes muebles puestos a confirmación (98,9% del inventario total
sin incluir casos a depurar), el 87% fueron confirmados, el 11% no fue validado por las
jefaturas respectivas y el 2% pendiente de revisión.
Cabe mencionar que mediante la Disposición 2/2014 (AFIP) del 07/01/2014 se encomendó
a la Dirección de Presupuesto y Finanzas la función de disponer la baja contable de
aquellos bienes no declarados por dependencia alguna en las acciones de “Toma, control y
actualización de Inventario de Bienes de Uso” efectuadas en los años 2010, 2011 y 2012,
debiendo el acto dispositivo contener la mención de la última dependencia en la cual se
registró patrimonialmente cada bien, con el objeto de que se meritúe la adopción de las
acciones administrativas, disciplinarias, civiles y penales que pudieran corresponder.
16
Es importante referir el señalamiento realizado por el Dictamen DALA 1724/13 del
20/12/2013, que expresa, por un lado, que las razones del dictado del acto administrativo
se funda en cuestiones técnica-contables, y, por otro, que resulta obligatoria la
sustanciación de los correspondientes procedimientos administrativos de investigación con
relación a dichos bienes, a fin de que se efectúen las averiguaciones pertinentes y se
deslinden las responsabilidades del caso. Por lo tanto, concluye que la baja contable que se
efectúe deberá acompañarse indefectiblemente del inicio y/o consecución de las acciones
administrativas, disciplinarias, civiles y penales que resultasen obligatorias de acuerdo con
la normativa aplicable a esta Administración Federal por las áreas competentes.
b.
No se han implementado procedimientos estandarizados, integrales, actualizados y
normados para la gestión de los bienes –incluyendo guarda, conservación, movilidad-, las
actividades de control (v.g.: inventarios periódicos) y las revisiones periódicas del estado
de uso y conservación, que se complemente con el Manual del Usuario de Activos Fijos
del SIGMA.
Sólo se advirtió en el ejercicio, el dictado de la Disp. AFIP N° 252/13 -baja de bienes
muebles sobre declaración en condición de desuso o rezago, autorización de venta, cesión
sin cargo o destrucción- y la Disp. N° 505/2013 AFIP -administración patrimonial de los
bienes semovientes-.
Tampoco se advierte en los funcionarios y agentes conciencia respecto de la
responsabilidad sobre los bienes, siendo normal la visualización de bienes en pasillos de
edificios de la entidad sin el control propio del responsable o la existencia de bienes en
condición de desuso sin procederse a gestionar su baja o reasignación.
El último inventario físico realizado con la intervención de terceros ajenos a la guarda de
los bienes, en cuanto es de conocimiento de esta AGN, corresponde al de carga inicial del
sistema, en el ejercicio 2007, por lo que no se obtuvo evidencia de inventarios físicos
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sorpresivos o periódicos, salvo aquellos que los responsables patrimoniales pudieran
realizar para la referida convalidación de la información del sistema.
Se definió como mínimo nivel de asignación de bienes a las unidades División, lo que se
evidencia un nivel estructural alto, especialmente a nivel Direcciones Regionales,
asignándole al Director un número muy relevante de bienes con lo cual el resguardo
directo, propiciado por la existencia de responsables, se torna dificultoso.
c.
La consideración de vida útil es lineal y en forma genérica conforme al tipo de bien,
sin embargo existen bienes cuya utilidad supera a períodos así predefinidos, sin practicarse
su evaluación (v.g.: servidores informáticos, automotores, etc.). Adicionalmente, no es de
práctica una comparación de los saldos contables con valores netos de realización al cierre.
d.
•
De la revisión analítica de los inventarios se advirtió:
La utilización simultánea de dos numeraciones, el número de activo fijo (identificador
en el inventario) y el número de inventario (adherido al bien). No se advierte la utilidad
de esa duplicación de identificación.
•
Bienes con fecha de alta entre 1950/90 sin el identificador de migración (carga inicial),
con descripción del bien y del supranúmero coincidentes sin mayor detalle, con
descripción del bien y descripción del supranúmero no coincidentes, sin detalle de
orden de compra, vehículos sin número de motor, etc.
e.
De la revisión del inventario se advierte la existencia de 773 bienes bajo el
concepto Equipo militar y de seguridad, persistiendo 732 armas de fuego y 4 escopetas, y
siendo 529 asignadas a la Administración Central, de las cuales 391 corresponden a la
División Drogas. Adicionalmente, se observó:
•
empleo de conceptos genéricos para la descripción de los bienes (ej.: “Armas de
Fuego” o “Arma todo tipo”),
18
•
campos que han sido completados parcialmente (v.g.: marca, modelo, etc.),
•
campo de modelo en los que no se realiza una adecuada identificación (v.g.: pistola,
revolver, 9mm, PT-100, police positive, carabina, etc.),
•
ausencia de número de serie.
Dadas las características y riesgos inherentes de los bienes en trato se estima necesario la
implementación de actividades de control y resguardo especiales, e, incluso, una clara
decisión de destino, sin embargo continúa la ausencia de procedimientos específicos.
Por art. 4° de la Disp. AFIP N° 100/06 se prescribió que la Subdirección General de
Administración Financiera instrumentara la cesión a las fuerzas de seguridad de las armas
de guerra y elementos de apoyo utilizado en el ámbito del ex Departamento Policía
Aduanera, de acuerdo a la evaluación que se practique. Se informó que, el 14/05/2014, la
División Patrimonio consultó al Registro Nacional de Armas el marco normativo y
proceder a efectos de ceder a una Fuerza Nacional los bienes en cuestión -los de utilidad-,
y el procedimiento para destruir el resto, sin mayor información sobre el particular.
f.
Se observó la existencia de las siguientes circunstancias vinculadas a altas de
automotores:
•
Registro patrimonial en el ejercicio 2014, habiendo existido remitos conformados y
facturas anteriores al 31/12/2013, y actas de recepción definitiva del 2014.
•
Registrado patrimonial en el ejercicio 2013, en oportunidad de realizarse el pago de
adelanto, sin recepción de los automóviles, la que operó durante el 2014.
En ambos casos se advirtió la registración contable original sin tener debidamente en
cuenta los aspectos legales y fácticos de las operaciones, motivando ello su ajuste contable.
g.
La División Patrimonio aportó un certificado de calidad (validez: 23/01/14-
23/01/17), en el marco del programa y estándar propio de la entidad establecido en las
19
Disposiciones N° 322/2012 (AFIP) y 2/2013 (SDG PLA), respecto de “Toma, control y
actualización del inventario de Bienes de Uso”. No obstante, por un lado se advierte que el
estándar definido y aplicado no se compadece en su totalidad con esquemas de aceptación
general (v.g: ISO 9001) y, por otro, que la certificación se ha producido sobre actividades
y/o tareas sin soportarse en una definición completa de un proceso evaluable (incluido en
un mapa de proceso de la organización), y sin referencia a aspectos estructurales del ente
(v.g.: garantía de recursos, estandarización de prácticas desde una visión sistémica y ajena
a quien ejecutará las actividades, entre otros).
Recomendación
a.
Proceder a la finalización de la depuración definitiva del inventario.
b.
Establecer los procedimientos normados que permitan la gestión de los bienes,
registración, asignación a funcionarios con responsabilidad directa y control, acompañando
a ello con actividades de concientización de los funcionarios y agentes respecto de las
responsabilidades que les compete por el uso de los bienes.
c.
Evaluar, en el marco de la normativa contable vigente o de consulta al órgano
rector, la factibilidad de utilizar valor corriente, contemplando la mejor exposición de la
situación patrimonial del ente, y la consideración de la razonabilidad de la vida útil de los
bienes al contemplar las prácticas habituales de amortización.
d.
Practicar la parametrización del sistema de forma que se impida la generación
indebida del registro y se efectúe la inequívoca individualización de bienes con un único
identificador.
e.
Implementar actividades de control especiales sobre el armamento, definiendo su
destino definitivo.
20
f.
Establecer procesos contables que consideren la oportuna registración de altas de
bienes, considerando la realidad de las transacciones y sus efectos legales.
g. Reevaluar el alcance de la certificación de calidad.
5.2. Bienes Inmuebles
a.
Se encuentran pendientes de escrituración un número significativo de inmuebles
incorporados al patrimonio de la AFIP. El organismo envió notas a la Escribanía General
de Gobierno a fin de requerir se proceda a la escrituración de los inmuebles.
b.
Por su parte, cabe mencionar algunos aspectos que particularmente se informaron y
ameritan una atención especial:
•
Zepita 3102/38/40/42 Capital Federal: se encuentra en gestión la inscripción de
sentencia de expropiación en el Registro Nacional de la Propiedad Inmueble, para
continuar con los trámites tendientes a la escrituración.
•
Godoy Cruz 2666, Boulogne, Provincia de Buenos Aires: se continúa con la
confección de planos actualizados que exhiban la correcta delimitación.
•
RN Nro. 60, Tinosagasta, Provincia de Catamarca: contrato de comodato entre la
Provincia de Catamarca y la AFIP -21/11/13- por el inmueble (con vigencia de 10
años) a fin de desarrollar en él tareas de fiscalización aduanera.
c.
Los terrenos y edificios poseen números de Activo Fijo y de Inventario distintos, sin
una vinculación que permita relacionarlos. A lo que se agrega que no se ha accedido a una
ficha de inmueble que exhiba la totalidad de información vinculada a él (v.g.: cargos
impuestos, obra trazable a la contratación, estado de ocupación, clasificación general de
estado, etc.) como procedimiento normal y habitual.
d.
Existen bienes inmuebles con denominación de sus mejoras disímil lo que dificulta la
asociación por este medio (v.g.: adecuación y modificación edificio Avenida Libertador
21
7602, Construcción Sede Posadas –redeterminación de precios), aunque la asociación se
realiza alternativamente mediante un dígito adicional que posee el número de Activo Fijo
(subnúmero de Activo Fijo).
e.
La documentación de los inmuebles se archivan en carpetas que constan de hojas
móviles, sin advertirse numeración correlativa y orden cronológico.
f.
Se advirtió la utilización de planilla de cálculo para el registro de los cargos
asociados a inmuebles (cargos por donación) y las consecuentes obras, no obstante no se
obtuvo evidencia la utilización de SIGMA para ese fin.
La entidad ha recibido en donación inmuebles con cargo de construcción (v.g.: zona
primaria aduanera), sin que aún se hayan comenzado las obras.
g.
No existen procedimientos internos que permitan aportar información homogénea de
la totalidad de los inmuebles (propio/alquilados, centrales/descentralizados), en cuanto a
distintas cuestiones como su condición, grado de ocupación, vencimientos de alquileres,
mantenimientos, controles edilicios y de instalaciones eléctricas, seguros contratados,
habilitación de calderas, registro de inspecciones, planes de evacuación actualizados y
aprobación por autoridad competente, etc.
h.
No se obtuvo evidencia de procesos estandarizados de revisión edilicia que
contemple aspectos de control (v.g.: mampostería, iluminación, cerramientos, instalaciones
sanitarias, instalaciones de gas, estado de limpieza, peso de archivos, calderas, etc.),
periodicidad predeterminada, reportes a emitir y acciones a desarrollar a partir de ello. En
tal sentido, no se observó aún la implementación de un instructivo de control de
mantenimiento de edificios e instalaciones, ni una política explícita en la materia que
contemple a toda la entidad.
22
i.
Respecto del estado de las calderas instaladas en los edificios y su habilitación,
únicamente se informó sobre el Edificio Hipólito Yrigoyen N° 370 cuyo certificado de
habilitación de instalaciones térmicas se encuentra desactualizado, aportándose un informe
de las pruebas de espesores e hidráulicas también desactualizado; el Edificio Azopardo N°
350 que, atento la instalación de dos calderas nuevas, aún se hallan pendientes de
habilitación; el Edificio Defensa N° 463/65 respecto del que se acompañó copia de la
certificación de trámite iniciado en cuanto a la instalación, y el Edificio Carlos Pellegrini
N° 53 se aportó fotocopia de inicio del trámite de habilitación, indicando al respecto que se
está en proceso su reemplazo.
j.
Respecto de los inmuebles centralizados se ha tramitado la aprobación de los planes
de contingencia en la Dirección General de Defensa Civil y se han realizado simulacros de
evacuación. En cuanto a las áreas descentralizadas, si bien en un número menor se obtuvo
respuesta sobre el particular, en su mayoría informaron que no contaban con dichos planes.
k.
En cuanto a la registración del avance de obras se advirtió la necesidad de efectuar
controles desde el área contable, a partir de documental hábil a ese fin que permita advertir
su valuación e identificar claramente las partidas activables.
l.
No se advirtió la existencia de lineamientos generales en materia de adquisición,
arrendamiento, aseguramiento, gestión de contingencias, seguridad interior en edificios y
mantenimiento de inmuebles. En tal sentido, como se expresara, no se obtuvo evidencia de
la existencia de un área encargada central que posea información sobre el estado de la
totalidad de los edificios de la Administración Federal. Lo referido posee especial
relevancia frente a la responsabilidad del ente en cuanto a su personal, terceros que
pudieran verse afectados, su propio patrimonio y los bienes de terceros.
m.
En el ejercicio 2013 fueron activadas en el Inmueble sito en la calle Azopardo N°
350 obras realizadas durante el período 2012-2013 debido a un cambio en el tratamiento
contable por un importe equivalente a $ 25,9 millones motivado en la provisión de
23
equipamientos para el sistemas de aire acondicionado central. Ello fue sustentado en la
tesitura avalada por la Subdirección General de Administración Financiera que, más allá
del encuadre dado a la contratación de la provisión, reconsidera su tratamiento como obra
pública y, en consecuencia, promueve la activación.
n.
En orden a lo establecido por el Decreto N° 1416/13, en cuanto a la facultad de la
Agencia de Administración de Bienes del Estado de disponer la asignación y transferencia
de uso de inmuebles de propiedad del ESTADO NACIONAL a todo organismo integrante
del Sector Público Nacional en los términos del artículo 8° de la Ley Nº 24.156 y su
compatibilización con las otorgadas a la AFIP por artículo 6° del Decreto N° 618/97, la
Dirección de Asuntos Legales Administrativos emitió su Dictamen 1624/13, que si bien no
concluye explícitamente en cuanto a la inaplicabilidad del Decreto en trato, considera que
“…no habría conflicto normativo entre los mismos” bajo la siguiente argumentación:
• “…tal disposición se encuentra referida a los bienes del Estado Nacional Argentino,
respecto de los cuales la titularidad dominial se encuentra en cabeza del mismo, sin
perjuicio que eventualmente los afecte a una determinada Repartición (vgr. La
AFIP)…”
• “… el artículo citado del Decreto N° 618/97 referiría a bienes propios de este ente
autárquico habilitándolo a realizar diversos actos derivados del ejercicio del
derecho de dominio que sobre los mismos ostenta, por lo cual no habría
contraposición entre los artículos de los Decretos mencionados ya que regulan
bienes inmuebles de diversa naturaleza”.
Asimismo, recuerda que “...el artículo 2° Decreto N° 618/97 distingue –dentro del
patrimonio del Organismo- sus bienes propios de los asignados por el Estado Nacional, al
disponer, en lo pertinente: ‘…A tales fines, su patrimonio estará constituido por todos los
bienes que le asigne el Estado Nacional y por aquellos que le sean transmitidos o adquiera
por cualquier causa jurídica, quedándoles afectados íntegramente los bienes propios o los
cedidos en uso, créditos, derechos y obligaciones…’, luego en cuanto a los inmuebles
24
propiedad de la Nación agrega: ‘El PODER EJECUTIVO NACIONAL queda facultado
para transferir sin cargo los inmuebles en uso por la ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE
INGRESOS PÚBLICOS y que son propiedad del Estado Nacional´”.
Sobre lo transcripto en el párrafo precedente, debe señalarse que no se visualiza una
distinción de bienes dentro del patrimonio, sino que el articulado referido plantea las
fuentes de conformación del mismo. En tal sentido, cabe mencionar que no existe una
exposición en EECC explícita de la presente distinción.
Por su parte, frente a la existencia de la facultad de la entidad en función del Decreto
618/97 referido y el dictado del Decreto N° 1416/13 en el marco de las potestades del
Poder Ejecutivo Nacional estatuidas en el inciso 3 del artículo 99 de la Constitución
Nacional Argentina, es que se estima que, ante casos concretos que importaran, prima
facie, una transacción que pudiera ser encuadrable en el marco del precepto de la norma
que da lugar a los presentes comentarios, cabría darse intervención a la Procuración del
Tesoro de la Nación a fin de que se expida sobre el particular.
Recomendación
a.
Instrumentar la escrituración de los inmuebles bajo la titularidad de AFIP cuyo
trámite a la fecha se encuentra pendiente
b.
Practicar un proceso de reevaluación de títulos disponibles de aquellos inmuebles
con los que no se cuente con escritura definitiva de traslados de dominio. Considerar, tras
la evaluación, si existen aspectos que ameriten ser expuestos en información
complementaria de los EECC.
c.
Reevaluar la información disponible en SIGMA, practicando los ajustes de
parametrización que permitan el conocimiento de la totalidad de cuestiones vinculadas a
cada uno de los inmuebles.
25
d.
Estandarizar un procedimiento que permita el conocimiento de cargos asociados a la
tenencia de inmuebles y el estado de cumplimiento, incorporando la información en
SIGMA y notificando cuanto se entienda necesario en información aclaratoria a los EECC.
e.
Enmarcar las tareas previamente referidas en un relevamiento integral de
infraestructura edilicia, con intervención de áreas usuarias. Establecer procedimientos
estándares para su actualización posterior, considerando:
•
esquemas informativos que contemplen a la totalidad de los edificios de la entidad –
propios o alquilados- y cuestiones vinculadas,
•
f.
esquemas estandarizados de revisión y reporte sobre el estado general de los edificios.
Establecer lineamientos generales que sean de aplicación obligatoria en todas las
unidades estructurales de la entidad, abarcando las distintas materias en gestión de bienes
inmuebles propios o alquilados. Definir la existencia de un área central con facultades para
propiciar dichos lineamientos y realizar el seguimiento de su aplicación.
g.
Concluir la actualización de las habilitaciones de calderas de todos los edificios y
contar con certificaciones profesionales según normas locales de radicación de los
inmuebles.
h.
Implementar planes de contingencia para la totalidad de las unidades edilicias.
i.
Establecer metodología de control contable de las obras.
j.
Dar intervención a la Procuración del Tesoro de la Nación ante la existencia de casos
que pudieran dar lugar a la aplicación del Decreto N° 1416/13.
6. Bienes Intangibles
Aún se observa la necesidad de una mayor especificidad del producto activado (v.g.
26
Licencia -Todo tipo- y Software - varios) puesto que persiste la registración bajo la
denominación como “Software de seguridad” o “Sistema de gestión”. También se advierte
la necesidad de una evaluación de vida útil en orden a la consideración de las perspectivas
de operatividad y de las plataformas de hardware en las que los mismos se ejecutan.
Recomendación
Mejorar la identificación de los intangibles incluidos en el inventario y su destino, sobre la
base de una clara identificación de conceptos reconocidos como activo. Reconsiderar,
simultáneamente, sus características a fin de definir vida útil.
7. Cuentas Comerciales a Pagar, y Gastos de Consumo y Servicios no personales
a
Como se expresara en el apartado 1.h), persisten dificultades en los circuitos
administrativos para el devengamiento oportuno y el reconocimiento de pasivos, y para el
seguimiento de transacciones. Adicionalmente, se generaron dificultades prácticas para la
conformación de inventarios que reflejen la totalidad de partidas por proveedores, ya sea
por pasivo con factura conformada y/o por provisión.
Se advirtió la necesidad de implementar nuevas actividades de verificación de saldos de
cierre, desde el análisis del área contable, que contemple el requerimiento a los
proveedores de resúmenes de cuentas y la conciliación de discrepancias.
b
Se advirtieron diferencias entre lo informado por los acreedores circularizados y lo
registrado contablemente, que con motivo del procedimiento de auditoría ejecutado dio
lugar a la conciliación de valores, no como práctica estandarizada.
Es así que han de plantearse instancias de conciliaciones periódicas con ellos, haciendo
especial hincapié en casos como Correo Argentino, respecto del cual la atomización de la
facturación y la dispersión de áreas requirentes de servicio importan un alto riesgo en la
oportuna y adecuada registración de la deuda.
27
c
Se advierte la necesidad de implementar funcionalidades del SIGMA que permita la
determinación el detalle que se incorporan en la nota 8 a los EECC, dejando de lado la
práctica de su armado manual sin formalización adecuada de su conformación.
d
De la muestra de partidas de gastos de Dirección de Logística, Subdirección General de
Sistemas y Telecomunicaciones, Direcciones Regionales Impositivas Norte y Sur, se ha
advertido:
• Se han aceptado facturas presentadas por el proveedor que exhiben distintos
esquemas de detalle del servicio o bien provisto, que en algunos casos dificultan la
identificación en función de la respectiva orden de compra o información del
SIGMA. Incluso se ha advertido la existencia de facturas que no detallan
cantidades o es erróneo (en estos casos referidos correctamente por ítem de OC), o
ausencia de valores unitarios.
• Considerando la instrucción interna de la Nota N° 1072/09 DI PRFI, se advierte
que la fecha de contabilización de factura obrante en SIGMA, no se carga en
función de un criterio uniforme.
• A los efectos de la recepción de servicios se utiliza en formulario 1900 según la
Disposición AFIP Nº 525/09, recayendo la responsabilidad de aceptación en el área
usuaria indicada en los Pliegos de Bases y Condiciones, con un nivel no inferior a
jefatura de sección. Esta metodología plantea como único control la intervención
del usuario directo a la vez, en muchos casos, requirente del servicio, sin aportar
otros mecanismos de revisión y control que consideren las particularidades del
servicio, máxime que es posible que el usuario no acceda al conocimiento de
determinadas características específicas -sin dejar de reconocer la importancia de su
intervención-.
La Disposición AFIP Nº 297/03 expresa que la responsabilidad no deberá recaer en
quienes hayan intervenido en el procedimiento de contratación respectiva y, por
otra parte, el Manual de Contrataciones, en el marco de las etapas de la
contratación, prescribe que las áreas usuarias son las responsables de evaluar sus
28
necesidades y de fundamentar en qué forma pueden ser satisfechas, aportando datos
necesarios y específicos que disponga para precisar la solicitud, impulsando el
proceso de adquisición.
Adicionalmente, el formulario contempla aspectos financieros que no hacen
directamente al motivo de la recepción del servicio, sino a la conformidad de la
factura. Incluye la posibilidad de considerar notas de crédito o notas de débito, que,
salvo que se hayan producido por motivos específicos del servicio en proceso de
conformidad, podría formar parte de la instancia de conformidad de la factura y
liquidación para el pago.
• Se advierten dificultades en la comprobación del servicio prestado por Correo
Argentino y en la compulsa de la facturación con las órdenes de compra. En
materia de Policía Federal la documentación aportada, respaldatoria de la
erogación, contaba con la factura sin descripción y con remisión a la compulsa de
planillas, sin mayores antecedentes que el certificado de conformidad de servicios.
Si bien en este caso se informó sobre la existencia de compulsas de datos por
prestación de servicios a través de planillados, no se advirtió que se documentara en
los actuados en forma detallada, salvo por cantidad total de servicio por lugar de
custodia.
• El ingreso del texto de información aclaratoria de los asientos no posee una
estructuración unificada que permita a partir del Sistema un entendimiento preciso
de motivación de la registración.
• No se documenta la conformidad de la factura, recibida y puesta al pago, bajo
criterios uniformes. Así se observó la incorporación de sellos tales como
“conforme”, la firma del responsable del área contable o de agencia –sin explicitar
motivo de firma-, y otros en los que se menciona la contabilización en SIGMA y/o
su recepción.
• Se archiva la documental en función de la fecha del arqueo de pago, sin embargo no
se incorpora, como práctica habitual, en ella el número de registración SIGMA del
pago como forma de facilitar el acceso directo.
29
• La muestra se ha visto influida por la existencia de un relevante número de casos de
reconocimientos por legítimo abono.
e
En materia de gastos de publicidad y comunicación regido por un procedimiento
especial de contrataciones (Disposición SDG ADF 154/10 y 80/12) se advirtió la existencia
de debilidades del proceso de planificación, contratación y aprobación de erogaciones, tal
cual se expone en el apartado 16.f. del presente memorando, sin que en el ejercicio se
exhiban avances hacia la rectificación de lo ya expuesto por esta AGN.
f
El archivo de documental se rige por los arqueos de caja, siguiendo la metodología
previa al SIGMA, lo cual no se compadece con la lógica del aplicativo. Es así que para
recurrir a partidas devengadas (desde la provisión), es necesario realizar una identificación
informática que lleve hasta la fecha del arqueo –compensación por pago de deuda del
proveedor-, exhibiendo dificultades para llegar desde el devengamiento de la Provisión
hasta el pago y arqueo -cajas de documentación agrupadas por día-.
g
Como se expone en Nota 8 a los EECC se encuentran pendientes de resolución los
reclamos efectuados por las empresas prestadoras de los Servicios de Preembarque, en
concepto de Notas de Débito por diferencias de cambio y en el cálculo de intereses que la
entidad ha cuantificado en $9,8 millones a valores históricos.
Adicionalmente, existen reclamos por aplicación del artículo 8º del Decreto Nº 214/02, que
no se encuentra cuantificado en la nota referida. Es dable señalar que la Resolución
MEyFP Nº 923 del 30/12/2010 plantea que la AFIP continuará con la obligación de asumir
los gastos remanentes del programa, sin embargo prevé su financiamiento a partir de
reajustes presupuestarios por aportes del Tesoro Nacional. Por otra parte, el 10 de abril del
2012, el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas rechaza, por Resolución N° 93, el
recurso jerárquico interpuesto por tales empresas, notificando a las interesadas que con el
dictado de dicha resolución queda agotada la vía administrativa y expedita, oportunamente,
la acción judicial, sin ser aportada mayor información sobre el particular.
30
Recomendación
a.
Establecer procesos de identificación oportuna del reconocimiento de pasivos, dentro
de circuitos normalizados que permitan determinar provisiones a partir del conocimiento
de los servicios y compras contratadas. Complementar con tareas de cierre que incluyan la
consideración de resúmenes de cuentas de los proveedores.
b.
Definir en SIGMA funciones que permita la discriminación de los saldos de deuda
por concepto, según se expone en nota 8 a los EECC.
c.
Establecer actividades de control a fin de mejorar los procesos de registración
contable, aportar autosuficiencia informativa al sistema, minimizar anulaciones y evitar
discrepancias con documental.
d.
Establecer actividades de control sobre la documental respaldatoria –en orden de lo
expuesto en las observaciones-, redefinir con la intervención del servicio jurídico la
viabilidad del uso del formulario 1900 y evaluar los criterios de archivo de documentación.
8. Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar
a.
La entidad aún no ha estandarizado procesos de análisis de cuentas del SIGMA que
incluyan puntos de conciliación con información de los sistemas operacionales con
incumbencia en haberes del personal, considerando que estamos en presencia de los gastos
más demandantes en el presupuesto de la organización.
Con la implementación de SIGMA se estableció la rutina de procesamiento desde esta
aplicación de archivo de liquidación generado por el SARHA, procediéndose, a impulso de
operador y mediando un alarma del sistema, a su lectura, validación conceptual de datos y
procesamiento de datos mediante el Sistema SICOVI (Sistema de Contabilidad y Viáticos),
dando resultado los registros contables y presupuestarios, y la habilitación del giro de los
31
fondos para el pago. Sin embargo, en este esquema de vinculación vía interfaz de archivo
de transferencia de datos, levantado de un espacio virtual por un operador –lo cual no
importa una integración-, no se obtuvo evidencia de la implementación de actividades de
control específicas que por ejemplo hagan uso de totales de control o comprobación
originados en SARHA recibidos por el área contable por medios paralelos –v.g.: soporte de
papel-. A ello se agrega que no se emite la liquidación resumen en soporte de papel
suscripta por funcionarios responsables contemplando instancias jerárquicas y de control
por oposición de intereses, simultánea a los procedimientos propios del SARHA.
La incorporación de puntos de control periódicos posee mayor relevancia puesto que la
cancelación del pasivo no se produce por un proceso transaccional directo de pago a
“proveedores”, puesto que ellos lo constituiría el total de la planta de personal, sino con la
intervención de registros manuales, con lo cual la efectiva transacción no actúa como
compensación natural del devengamiento.
b.
En el marco de la descentralización del registro primario de datos laborales adoptado
a partir de la implementación del SARHA, se advirtió que el ente continuó realizando
revisiones in situ –controles presenciales-, como así también controles sistémicos, que en
el presente ejercicio no se practicaron, respecto de distintos aspectos (v.g.: ausencias
injustificadas, solicitudes vinculadas al ausentismo cargadas con posterioridad a la fecha de
inicio de ese período o nombramientos pendientes de confirmar, evidenciando números
relevantes de casos a justificar y/o ajustar), sobre las unidades de registro, intermedias y de
control. En tal sentido, se advirtió la reiteración de observaciones en cuanto a debilidades
en la documentación respaldatoria.
Es así, que se exhibe, nuevamente, la necesidad del fortalecimiento de las actividades de
control en el área central frente a la operación descentralizada y los respectivos deslindes
de responsabilidades, de modo que frente al desvío detectado, el proceso de regularización
no se limite a la obtención del documento faltante.
32
En el curso del ejercicio se continuaron aplicando las actividades de análisis sobre las
liquidaciones que consideren la evaluación de razonabilidad, implementadas en el ejercicio
2009, sin embargo no se obtuvo evidencia de su definitiva normatización como estándar de
trabajo. Por otra parte, se entiende conveniente incorporar a la evaluación, la revisión por
muestreo de documental de novedades cargadas al SIGMA con efecto inmediato en el
pago al agente, como forma de fortalecer las tareas de revisión documental desarrolladas.
La Administración ha informado que se halla definiendo una instrucción cuyo objetivo es
establecer los lineamientos para la realización de las liquidaciones, mediante la trazabilidad
del proceso desde su inicio hasta su aprobación y archivo.
Si bien por aplicación de las Disposiciones Nº 466/06 y 45/07 la entidad tiende a poseer un
Legajo Personal Único por agente, subsiste la dificultad en cuanto a la coexistencia de
legajos “SARHA” y los denominados “legajos viejos”-, sin obtenerse evidencia sobre el
destino definitivo de los últimos y la documental en ellos contenida, no obstante la
normativa plantea que los primeros poseen vigencia legal para el ente.
c.
En cuanto a la liquidación de servicios extraordinarios no se advirtieron en el
ejercicio avances relevantes que fortalezcan el control interno en la materia, debiendo
reiterarse lo expuesto en el ejercicio previo. En tal sentido, el ente no posee una aplicación
informática (ya sea independiente o formando parte del SIM) que permita vincular la
operación aduanera, el servicio extraordinario prestado, el agente y las funciones
asignadas, la emisión de cargos, el cobro del cargo, y la liquidación individual a favor del
agente aduanero.
Cada Aduana informa al área central lo que debe pagarse a los agentes, sin poseer un
sistema de registración y control único en sus sedes locales. Dichas liquidaciones son
integradas al proceso de liquidación de haberes, constatando exclusivamente la existencia
de fondos. Cabe señalar que se advirtió que los datos procesados oportunamente en el
SILPANA (Sistema de Liquidación de Personal ANA) poseen rectificaciones posteriores,
33
producto de modificaciones requeridas por las Aduanas de períodos previos, limitando el
resguardo de la información que alimentara al SARHA.
Es dable señalar que, como se señalara con anterioridad, si bien la implementación de la
emisión de cargos vía SIM WEB permite el control del pago –con la consecuente
suspensión de operadores ante el incumplimiento- y la cancelación por medio del VEP
mejora el proceso de cobro y su identificación, aún persisten las debilidades de control
interno en el proceso de tramitación de las presentes transacciones. A lo cual cabe agregar
que existen también modalidades específicas como “tarifa reducida” que contemplan
procesos de mayor precariedad.
En el curso del ejercicio se ha dictado la Disp. AFIP N° 273/13 que estableciera requisitos
para la prestación de los servicios y la observancia de las pautas sobre jornada laboral y
descanso. Adicionalmente la Disp. N° 323/14 aprobó el Programa de Formación Operativa
cuya aprobación para el personal será requisito ineludible.
Por su parte, el proceso referido exhibe una instancia de devengamiento de recurso por los
presentes conceptos que no es contemplado en los circuitos de registración contable.
d.
No se advirtió la existencia de evaluación y, en su caso, exposición del valor actual
que la entidad habrá de pagar en concepto de adicional especial al momento en que los
agentes y funcionarios se acogen al beneficio jubilatorio, registrándose exclusivamente el
cálculo de aquello que deberá afrontar en el ejercicio siguiente. El organismo ha
expresado, oportunamente, que resulta imposible calcularlo en función a las limitaciones
sistémicas.
e.
La entidad dictó en el año 2003 la Disposición N° 433 “Reglamentación aplicable
para la incorporación a la Administración Federal de Ingresos Públicos de personal
temporario y contratado a plazo fijo” y en el año 2005 la Disposición N° 437 de “Política
de Dotaciones e Ingresos de Personal”. En tal sentido, la citada Disp. N° 437/05 señala en
34
sus considerandos, que la integración de las dotaciones de las distintas áreas de la AFIP
debe enmarcarse en una política explícita que defina principios y acciones de planificación,
y a tal efecto prescribe la elaboración de un “Plan Anual de Dotaciones” en forma
coordinada con el Plan de Gestión de cada ejercicio.
Ante el requerimiento del plan formalizado, la Dirección de Evaluación y Desarrollo de
Recursos Humanos solamente ha informado que durante el año 2013 se llevó a cabo el
proceso de selección y cobertura de un “Requerimiento excepcional de Dotación” de 230
agentes destinados a la DGA y en el 2014 se espera reforzar la DGI con una proyección de
cobertura de 150 vacantes. Adicionalmente, se informó que durante 2013 se llevó a cabo
un “Programa de Fortalecimiento de la Planta Permanente Institucional” con la
incorporación de 314 agentes de personal contratado.
Por otro lado, no se evidenció una metodología de evaluación de puestos de trabajo y
detección sistemática de recursos humanos, y de un proceso de identificación de esos
requerimientos a partir de la planificación estratégica y táctica de la entidad.
f.
Se advirtió la continuidad de la existencia de un complemento mensual
extraordinario por dedicación especial para personal incluido en convenio DGI y un
complemento mensual extraordinario por superación de metas para el personal incluido en
convenio DGA, sin que esta AGN obtuviera antecedentes que respalden el efectivo
cumplimiento de la condición que los determina o una evaluación por parte de la entidad
en cuanto a dedicación especial o superación de metas, siendo abonado bajo condiciones
genéricas a toda la planta.
Por otra parte, existen distintas partidas no remunerativas cuyas características, es dable
reiterar, cabría ser evaluada por el servicio jurídico contemplando aspectos comparativos
entre ambos convenios colectivos vigentes (v.g.: refrigerio), sin que se advirtiera que se
haya avanzado en una evaluación sobre el particular.
35
g.
En materia de honorarios profesionales que la entidad abona a sus letrados en
oportunidad de percibirlos de las contrapartes en causas judiciales o ante el TFN, a través
de un mecanismo de distribución interna, sin embargo existe una disociación entre la
información de cobro o de pago de honorarios con la información disponible en los
sistemas informáticos de causas judiciales.
En los casos en que en las causas se fijaran honorarios por cuenta de la entidad, la AFIP
debe recurrir a los recursos propios para abonarlos o, en casos de hallarse consolidados, a
la colocación de bonos por la Secretaría de Hacienda. Vale decir que los cobrados son
sometidos a un proceso de distribución del ente, mientras que los pagados son solventados
por el presupuesto de la entidad.
h.
Como se detallara en Memorando del ejercicio previo, ante el dictado del artículo 8°
del Decreto Nº 324/11 (DNU), con fecha 30/5/12, ha tenido intervención la Comisión
Técnica Asesora de Política Salarial del Sector Público con relación a la Cuenta de
Jerarquización y su interpretación sobre sus características, tras lo cual, con fecha 2/8/12,
tuvo lugar la remisión de una nota de la Administración Federal al Secretario de Hacienda
aseverando el carácter mensual, normal, regular, habitual y permanente de los conceptos
que abarcan dicha Cuenta Jerarquización. Al respecto, no se obtuvo evidencia adicional de
acciones en dicho marco.
Recomendación
a.
Implementar actividades de control adicional en el proceso de transferencia de datos
entre sistemas y formalizar las decisiones de liquidar.
b.
Adicionar actividades de control y de revisión periódicas planificadas que permitan
darle confiabilidad a la información registrada en el SARHA como base del proceso de
liquidación de haberes. Asimismo, normalizar las actividades de control de razonabilidad
de las liquidaciones a ser aprobadas para su pago.
36
c.
Establecer aplicación informática –ya sea como módulo de sistemas existentes o
como independiente pero integrado a otros sistemas- que permitan exhibir la correlación
entre las distintas instancias del servicio extraordinario tal cual se detalla en la observación.
d.
Evaluar la posibilidad de establecer el monto del valor actual de beneficios futuros
para agentes y funcionarios a jubilarse a partir de un análisis actuarial y de la información
disponible.
e.
Efectuar la planificación de dotación de los recursos humanos considerando un
proceso estandarizado de detección de necesidades que evalúe puestos de trabajo.
f.
Establecer procedimientos que permitan dar observancia a los extremos por los que
se determinan conceptos a abonar al personal. Practicar, asimismo, la evaluación jurídica
de partidas de carácter no remunerativas en términos de lo observado.
g.
Contemplar la integridad relacional, en materia de honorarios profesionales, entre los
distintos sistemas de registración de la entidad. Adicionalmente, practicar una evaluación
completa de los costos que asume el ente por la tramitación de litigios judiciales.
h.
En el marco de las acciones vinculadas con el art. 8° del Decreto Nº 324/11, notificar
a esta AGN su evolución aportando los antecedentes respectivos.
9. Retenciones a Pagar
Se advirtió la necesidad de implementar actividades de control centralizadas respecto de
las áreas descentralizadas. Es así que de las pruebas practicadas que evidenciaron posibles
diferencias respecto de los porcentajes de aplicación, informando las distintas áreas de
registro de la entidad sobre errores de carga al sistema (base imponible, porcentaje de
retención, carácter de responsable, código aplicado). Adicionalmente, la revisión por
muestra (32 transacciones sin retención y 64 retenciones practicadas) exhibió:
37
•
No se aportaron los certificados de no retención de 5 proveedores y en 11 casos se
individualizó la norma aplicable sin aportar copia del certificado.
•
En 11 casos de retenciones no se justificaron diferencias primariamente advertidas.
•
En 4 casos se indicó la existencia de errores (carga de base imponible, porcentaje
aplicado o código de impuesto).
Es de resaltar que respecto de 44 casos la entidad se limitó a informar la norma de
aplicación, sin mayor justificación y/o antecedente.
Recomendación
Evaluar e implementar actividades de control sobre las funciones de retención de las áreas
de registro descentralizadas.
10. Otras cuentas a pagar, Otros pasivos, y Fondos de Terceros y en Garantía.
Existen partidas provenientes de conceptos no presupuestarios que no deberían incluirse en
los Estados Contables sino en el Estado de Recaudación o similar. La información de estas
transacciones evidencia la dificultad de identificar claramente la decisión sobre el uso de
cada una de las cuentas integrantes, sólo a partir del campo “texto” o de “asignación” se
puede advertir algún dato (no estandarizado) para su desagregado conceptual.
Por otra parte, “Otros fondos de terceros” evidencian reclasificaciones de pasivos
originados en multas, recaudaciones a distribuir, subastas, etc., persistiendo partidas de
antigua data, sin que exista un proceso de depuración permanente por tal motivo o para
evitar la existencia de partidas abiertas que no poseen compensación. Es más, se ha
advertido una reclasificación por monto indebido con efecto impropio en el saldo de la
cuenta.
Recomendación
Exponer en Estado de Recaudación los conceptos vinculados a Tributos y depurar las
cuentas contables que exhiben ausencia de compensación, practicando los correspondientes
análisis de cuentas –especialmente en cierres contables-.
38
11. Deudas Judiciales
Esta AGN ha expuesto tanto en sus informes de auditor respecto de los EECC de la entidad
como en los memorandos de control interno de ejercicios previos, distintas limitaciones en
los procedimientos administrativos como en la información de los sistemas informáticos,
que importan la limitada confiabilidad de los inventarios y su valuación como respaldo de
lo expuesto en orden a lo prescripto por Manual de Cierre de Cuentas del Ejercicio Anual
emitido por la CGN. Situación que se mantiene en el presente ejercicio respecto de lo
revelado por la AFIP en sus EECC en virtud de lo establecido por la CGN, dando lugar a la
salvedad expuesta en el apartado 3.5. del informe del auditor.
Esta AGN, tras practicar el estudio preliminar de los inventarios de causas judiciales de las
distintas carteras provistos como respaldo de su exposición en los EECC al 31/12/13, ha
planteado a la entidad un conjunto de limitaciones informativas, como así también de
posibles inconsistencias.
En el marco de lo expuesto, las cuestiones advertidas se conceptualizan a continuación:
a.
A los efectos de proceder a la elaboración, clasificación y valuación de inventarios del
ejercicio el organismo emitió la Instrucción General Nº 1/14 SDG ASJ, respecto de la que
cabe señalar que no contempla los parámetros de valuación en función de probabilidades
de fracaso ni procedimiento a aplicar en tal fin; no se identifica el tipo de tasa adoptada si
bien se define el porcentaje de tasa a aplicar; y refiere que los guarismos que consigna por
honorarios responden a los porcentajes promedios obtenidos de los montos pagados en el
ejercicio, advirtiéndose ello exiguo. Por su parte, no define pautas claras de aplicación de
las tasas de interés, contemplando las distintas variables para el cálculo.
b.
A partir de la referida instrucción y tal como expresan las Notas Nº 9 y 11 a los EECC,
los inventarios en trato surgen de un sistema integral de registración en desarrollo –AteneaQuaestor-, por extracción de datos de la base de datos que realiza el Departamento de
Informática Jurídica y Colaborativa, sin advertirse la existencia actividades de control de
39
corroboración de los inventarios a partir de la consideración del universo y la aplicación de
pautas de selección y valuación, vale decir que permitan una validación del proceso de
extracción, valuación y clasificación de pasivos ciertos o potenciales.Es dable expresar, por
otra parte, que la información de inventario proporcionada es incompleta a efectos de su
evaluación desde la correspondencia contable como desde la visión del control.
c.
Como se expone en citada nota 11, la metodología de relevamiento y valuación
utilizada por la Administración Federal es considerada provisoria, por lo que los valores
expuestos en los EECC poseen el carácter de preliminar.
Es así, que ha señalado que a partir del ya referido inventario se consideraron para su
reflejo en los Estados Contables las causas en las que se relevaron montos de sentencia y
aquellas en las que resultó posible establecer valores involucrados a efectos de determinar
montos estimados de condena, quedando una cantidad material de casos no valorizados.
Cabe consignar, asimismo, respecto de la metodología utilizada que:
− No se ha considerado el análisis de objetos de reclamo, roles procesales, jurisprudencia
y valor de sentencia (su relación con valor de demanda), entre otros aspectos, a la luz
de las características propias de cada materia.
− La determinación de probabilidad de éxito / fracaso se ve limitada ante la ausencia de
información (v.g.: relación entre el valor de demanda y el de sentencia, información
segregada del efecto de las causas con resultado parcialmente favorable, evaluación de
litigiosidad).
− El proceso de obtención de la tasa de interés a utilizar en base a un relevamiento
masivo en las dependencias, no ha evidenciado la estandarización de criterios para
determinar relevancia y representatividad de las tasas individualizadas, para realizar
proyecciones.
− No se advirtió la existencia de criterios generales para la determinación de gastos
causídicos que contemplen las características específicas de cada materia.
40
− Respecto de la determinación de los honorarios profesionales no se han evaluado
antecedentes jurisprudenciales en función de materias y fueros.
Adicionalmente, las valuaciones practicadas no han considerado la aplicación de
actualización monetaria y/o intereses correspondientes a la totalidad de montos probables
de sentencia por los distintos conceptos y carteras judiciales según corresponde, en orden a
lo expuesto en la Nota Nº 11, calculándose intereses devengados en forma parcial.
d.
La entidad no ha establecido un procedimiento estandarizado de análisis de
variaciones de inventarios de las carteras judiciales, que permita advertir los justificativos
de los cambios, tanto en su conformación como su valorización, entre lo informado al
cierre del ejercicio precedente y del ejercicio bajo revisión.
Los criterios definidos para la determinación de los parámetros de valuación expuestos en
el quinto párrafo de la nota 11 a los EECC, cuya cuantía varía en forma relevante entre
ejercicios impactando en los resultados registrados, y el consecuente proceso de
relevamiento de datos, tampoco se han estandarizado y exhiben debilidades que limitan la
confiabilidad de las estimaciones resultantes.
e.
De las pruebas realizadas por esta AGN, en cuanto a validación de datos de los
inventarios por las distintas carteras, se han evidenciado diversas inconsistencias, entre las
cuales, a manera de ejemplo, se pueden citar:
•
Expedientes incorporados al inventario en el ejercicio 2013 con fecha de última etapa
anterior al 1/1/13.
•
Causas con monto de sentencia 0 o valores menores -cuando el tipo de causa contempla
un capital de reclamo-, con importe registrados por un patrón advertido que no
pareciera responder a la realidad -v.g.: monto de demanda $1000-, con variaciones
significativas de los montos de demanda entre inventarios del ejercicio previo y del
41
presente (se aclara que el Atenea no segrega monto de demanda y de sentencia).
Adicionalmente, se observaron de valores incongruentes (montos negativos).
•
Clasificación de los juicios según pautas de la CGN SH en “universos”/“planillas”, sin
advertir una aplicación uniforme de criterio. Relevante antigüedad de la etapa procesal
vigente que genera dudas sobre la actualización de la información y sobre la
pertinencia de la clasificación de la causa para su exposición en los EECC.
•
Inadecuada segregación de los datos de principal de la causa y de accesorio que no
permite practicar las debidas evaluaciones.
•
Uso de códigos de etapas procesales con una descripción que no es acorde a una
instancia (v.g.: Causa relevante para la AFIP – Cont. Trib.) o de código “Moneda” para
otro tipo de información (v.g.: Sin contenido económico – Cont. No trib.).
•
Causas con rol procesal de actor que no se condice con el reconocimiento de pasivo.
•
Inexistencia de datos a fin de corroborar los cálculos de accesorios estimados. A lo que
se agrega la ausencia de identificación si el monto es estimado en el marco de la
metodología de la instrucción general dictada o establecido en los actuados judiciales –
algunas carteras los segregan pero no ha sido uniforme la presentación de todas ellas-.
•
Datos relevantes no aportados (v.g.: identificación de expediente judicial contencioso
tributario).
La entidad ha expresado que para la inclusión de un juicio en uno u otro pasivo de los
EECC, el módulo contencioso tributario se guía por el resultado de la imposición de costas
y no por el resultado de fallo, en razón de la existencia de fallos a favor, parcialmente a
favor o de fallos en contra que pueden generar o no costas para la entidad. Debe
considerarse que las costas pueden haberse determinado y encontrarse en una instancia de
apelación en cuanto a la cuantía y, en este caso, ese trámite judicial no puede actuar como
guía de la clasificación puesto que se estaría en presencia de un pasivo cierto de monto
indeterminado, dando lugar, en última instancia, a una provisión.
42
Adicionalmente, no se analizan la totalidad de datos disponibles ya sea en cuanto al
principal como de las costas, para realizar las valuaciones correspondientes. Es así que
pueden producirse situaciones en que la entidad sea perdidosa en cuanto al principal, pero
que en materia de costas se falle por el orden causado (con la salvedad de la calidad de la
información), entre otras posibles alternativas.
Por su parte, de la consideración de información proporcionada por el ente respecto de las
cartas de abogados cursadas por esta AGN, también se advirtieron las cuestiones referidas
que evidenciaban la falta de calidad de los datos y discrepancias con la información del
inventario.
f.
No se advierte aún que el sistema Atenea constituya una herramienta de seguimiento
de causas administrativas y judiciales, y de control de la cancelación de obligaciones o
efectivización de las acreencias originadas en los litigios, en el marco de circuitos
administrativos normados que contemplen pautas para determinar los montos totales
estimados de condenas y que aporten datos necesarios para la oportuna registración y
control contable, y la exposición en estados financieros.
No se hace uso de información disponible de la entidad (v.g.: del SEFI, del SIRAEF, etc.)
y de terceros vinculados (v.g.: Tribunal Fiscal de la Nación), que permita establecer un
marco de control razonable sobre la integridad y la actualización de los datos. Por su parte,
el sistema contable no actúa como control de la gestión operativa en la materia,
limitándose, esencialmente, a practicar la registración por diferencia de inventarios sin
proceder a la evaluación de la transición de un inventario de inicio a un inventario de
cierre.
g.
Si bien se practican determinadas actividades de revisión (sin estandarización
normatizada de la metodología) que contemplan la calidad de los datos de los sistemas, a
partir de un área de supervisión, los resultados exhiben la persistencia de deficiencias,
siendo que esas acciones no se visualizan hábiles para revertir la situación en su conjunto.
43
Cabe señalar que la División Supervisión de Juicios Contenciosos Tributarios y no
Tributarios tiene atribuidas facultades de control sobre las causas no tributarias, sin que se
exhiban acciones al respecto, similares a las ejecutadas en materia contencioso tributaria y
aduanera.
Por su parte, no obstante haber sido dictada la Instrucción General Nº 5/09 (DI PLCJ), con
vigencia a partir del 1/2/10, con el objetivo de “establecer un procedimiento uniforme de
gestión” en la materia contenciosa, no se exhiben los procesos y sus tareas con la debida
secuencia, alternativas y responsables directos y no se incluyen actividades de control
específicas, que permitan revertir la situación descripta en el presente memorando.
h.
La ausencia de registración de las cancelaciones en BOCON en el SIGMA genera
distorsiones contables, en cuanto a la apropiación de resultados a los ejercicios, puesto que
la registración se realiza por la comparación de inventarios y la desafectación del resultado
registrado por pago exclusivamente en efectivo del ejercicio.
i.
No fue aportada la siguiente información y/o documental: datos básicos de
identificación de causa en materia contencioso impositiva –por aplicación del secreto
fiscal-, algorítmo utilizado a efectos de procesar informáticamente los criterios de
determinación de inventario, modelo y/o estructura de datos vigente, antecedentes de la
normatización del procedimiento de determinación de inventarios, datos de determinación
de universos sobre los que se practica la selección, como cuestiones de mayor importancia.
Por último, cabe mencionar que, como se expresara en memorandos de ejercicios previos,
la Procuración del Tesoro de la Nación a través de la Dirección General de Auditoría se ha
expedido en materia de registración de juicios del Estado Nacional, en diversas acciones
desarrolladas ante distintas entidades cuyos servicios jurídicos conforman el Cuerpo de
Abogados del Estado, señalando que la eficacia del sistema de registro y control de juicios
44
está supeditada a la información completa, oportuna y veraz, que por imperio legal debe
brindar el servicio jurídico involucrado, debiendo transmitirse a los letrados que integran el
servicio jurídico y que tienen a su cargo la gestión la importancia de un adecuado empleo
del sistema informático de gestión judicial, cuya carga correcta y actualizada de datos es
impuesta normativamente, generando la responsabilidad consecuente en el caso de omitir
hacerlo.
Recomendación
Implementar en forma definitiva un sistema integrado de registración y seguimiento de
causas administrativas y judiciales, incluidos los aspectos de ejecución del principal y de
los accesorios, enmarcado en un proceso administrativo que contemple las actividades de
control propias del riesgo existente en la gestión de las mismas.
Implementar actividades de control que permitan aportar calidad de los datos registrados.
Redactar normas de procedimiento sobre la metodología para la determinación de los
montos a registrar y revelar en Nota a los Estados Contables, procurando:
-
Clara definición de conceptos a exponer en EECC considerando las normas de la
CGN,
-
Registración de la totalidad de las transacciones con contenido patrimonial en forma
oportuna,
-
Información íntegra,
-
Criterios uniformes para determinar la magnitud de las cifras a registrar y revelar en
Notas, en función a la etapa y estado procesal de las causas y la evaluación del monto
probable de sentencia,
-
Criterios uniformes para el tratamiento de determinación de costas y gastos, sustentado
en análisis jurisprudencial,
-
Valorización de la totalidad de los juicios que forman parte del inventario de causas al
cierre de cada período,
-
Evaluación de litigiosidad,
45
-
Responsabilidad que le cabe a los emisores de información,
-
Control contable de las causas judiciales.
12. Cancelación de costas judiciales en efectivo
a
De la consideración del procedimiento de puesta al pago establecido en la normativa
(Instrucción General Nº 1/06 DI PREFI) se evidenció:
•
El formulario único para el trámite de distintos tipos de costas –pago de
honorarios y devolución / reintegro de tasa-, no diferencia particularidades que
puedan, por ej. facilitar la distinción entre devolución o reintegro de tasa de
actuación, que poseen distintas implicancias, especialmente en cuanto al origen de
los fondos a afectar.
•
Se pone en cabeza del beneficiario la presentación de piezas documentales
esenciales del proceso judicial, que no deben resultar ajenas a los archivos y
registros de las áreas operativas, ante las que se impulsa la procedencia del pago.
Si bien la entidad señala que el presentante debe acompañar dicha documental, en
orden a la Ley de Procedimientos Administrativos, se resalta que los antecedentes
deben formar parte del conocimiento previo del ente, y la instancia del pago de
costas corresponde a un hito de un proceso completo, el que se ha de registrar en
sistemas informáticos de la entidad, considerando que no se disocie la información
–digital y documental- disponible, de la que soporta una tramitación particular.
•
Se prescribe que el área operativa preste conformidad sobre el derecho de cobro,
que no se encuentre alcanzado por regímenes de Consolidación de Deuda y que se
halle acreditada la identidad de profesional y su calidad. Sin embargo el
procedimiento normado, más allá de establecer la convalidación de la documental
presentada por el solicitante, no avanza en la determinación de las tareas y
elementos de juicio (documentales y registrales –v.g.: sistema de registro-)
necesarios para corroborar los extremos requeridos por la norma para habilitar el
pago. Adicionalmente, no es considerada la situación del acreedor frente a sus
obligaciones tributarias y de los recursos de la seguridad social.
46
A ello se agrega que no se individualiza, en el formulario o en documental
acompañada, evidencia alguna de la tarea realizada, limitándose a una
manifestación general. Considérese, asimismo, que el área responsable de la
revisión, conformidad de documentación y elaboración del formulario que
habilitará el pago, es la que gestionó la causa que da lugar a la erogación
(generalmente por el resultado negativo obtenido en las actuaciones judiciales).
•
El procedimiento prevé que se incorpore en nota una mención del cumplimiento
de la Resolución Nº 1020/95 DGI, como requisito para la autorización del pago de
capital y/o costas en causas administrativas o judiciales. Esta normativa, de carácter
general, establece el procedimiento a aplicar frente al caso en que se tome
conocimiento del hecho perjudicial que lesione el patrimonio del Estado Nacional.
En tal caso no define los extremos que deberían analizar y comprobar las áreas con
competencia para determinar la existencia o no de un perjuicio como consecuencia
del decisorio judicial y de las acciones que llevaran a una sentencia con resultados
adversos.
Por su parte, es un nivel jerárquico superior, en el área tramitante de la causa, quien
sobre una tarea bajo su responsabilidad y realizada por un nivel inferior -letrado
patrocinante fiscal-, manifiesta el cumplimiento de la normativa, vale decir, expone
la ausencia de perjuicio fiscal.
Es de mencionar que la documental, que esta AGN sometió a revisión, solamente
exhibe, con distintas redacciones, la manifestación de que se deja constancia de que
en virtud de lo normado por la Resolución Nº 1020/95 (DGI), no se evidencia
prima facie perjuicio fiscal, sin documentarse evaluación específica que sustente la
aseveración.
De la revisión practicada se advirtió, para los gastos originados en tramitación de
materia aduanera, que en base a leyendas de esta índole “…finalmente, se deja
constancia que esta área pertenece a la Dirección General de Aduanas; por lo que
no corresponde lo estipulado en la Resolución N° 1020/95 (DGI)”, se excluye de la
aplicación de la Resolución mencionada en el entendido de que la misma rige para
el ámbito de la DGI. Cabe resaltar que no se ha emitido, en tal sentido, una norma
47
similar en el ámbito de la DGA que determine el procedimiento de evaluación en
cuanto a la posibilidad de existencia de perjuicio fiscal, obviándose, en tal caso, la
consideración de la aplicabilidad del artículo 130 de la Ley 24.156.
b
La documental respaldatoria del pago exhibe relevantes dificultades para la
individualización de la causa generadora (v.g.: carpeta, expediente interno, expediente
judicial) que permita su visualización en la información del sistema Atenea. Ello
impide un cruce externo entre información de pago y el referido registro de juicios que
no posee intervención normada en el proceso de cancelación, tanto para la
convalidación del pago requerido o la registración de la cancelación efectuada.
Adicionalmente, en el presente ejercicio no fue posible efectuar dicho procedimiento
ante la falta de datos que exhibieron las bases de juicios proporcionadas por la entidad.
c
Asimismo, esa documental ha exhibido las siguientes cuestiones de índole formal:
•
Para acreditar el carácter firme e impago de las acreencias que se reclaman, se
verifica una falta de uniformidad en la documental acompañada, visualizándose
para algunos casos una certificación de carácter judicial, una nota del letrado de la
entidad o ambos documentos, aspecto no normado.
•
En ninguno de los casos relevados existe constancia de la utilización de
información contenida en las bases institucionales de juicios de la entidad, para
acreditar los extremos que habiliten el pago, como así tampoco para actualizar el
estado de tramitación del juicio (v.g.: la tramitación del pago en AFIP).
•
La revisión del área contable se limita a la constatación de documental
acompañada, ante la ausencia de disponibilidad de registros o circuitos de
información que le facilite la convalidación del crédito a favor del requirente, que el
área responsable de la causa propone el pago. Ello incluye, asimismo, la ausencia
de uso de los inventarios respaldatorios de previsiones contables o la generación de
tales circuitos informativos que permitan la oportuna registración de la obligación
emergente.
48
•
En la consideración del armado de los legajos respaldatorios, en especial en materia
aduanera, se advierte la necesidad de debida foliatura y refoliaturas formalizadas.
d
No se obtuvo evidencia adicional de otras actividades de control que contemplen la
oposición de intereses en cuanto a aspectos sustanciales de la temática –en especial
respecto a los extremos que habilitan los derechos y la forma de pago-, la utilización de
la información registral disponible (operativa y contable), la actualización de la
información registral íntegra (operativa y contable), los resultados obtenidos en materia
judicial y los gastos asociados, la referida evaluación de perjuicio fiscal, la
imposibilidad de reiteración de pagos en forma indebida, como aspectos centrales.
Es relevante mencionar que, si bien la entidad, respecto a las observaciones y
consideraciones emitidas por AGN para ejercicios previos, ha planteado que lo actuado, en
las tramitaciones sujetas a revisión, se sustenta en criterios y conceptos de celeridad e
informalidad que se rigen por los principios del derecho administrativo, es ella la que ha
normado un proceso de gestión de pago para una mejor práctica, imponiendo determinadas
obligaciones de forma para la procedencia del pago.
Recomendación
Reevaluar el procedimiento de pago utilizado, de forma que involucre en su conjunto a las
distintas instancias que importen la generación de la obligación, el registro oportuno y la
cancelación de la obligación, con la documentación y los análisis pertinentes, en el marco
de las observaciones de esta AGN.
13. Obligaciones enmarcadas en normas de consolidación de deuda del Estado
Nacional
Tal como se expone en la Nota Nº 9, al cierre de los presentes Estados Contables, la AFIP
ha finalizado la conciliación del inventario propio correspondiente a las obligaciones
canceladas en virtud de la consolidación prescripta por las Leyes Nros. 23.982, 25.344 y
49
25.725, con la información aportada por la Dirección de Administración de la Deuda
Pública, dependiente del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La CGN se ha expedido mediante Nota de fecha 08/07/2005 respecto de la
correspondencia de registrar el pasivo con la Secretaría de Hacienda por la cancelación de
deuda consolidada de la AFIP por aplicación de las distintas normas que oportunamente lo
dispusieran hasta tanto se defina el tratamiento a otorgar a dichas sumas.
Como se expresa en el informe de auditoría, la AFIP no ha registrado en el sistema
contable vigente en el ejercicio, la cancelación de sus obligaciones enmarcadas en los
regímenes de consolidación de deuda del Estado Nacional y, consecuentemente, tampoco
lo ha realizado respecto de la deuda emergente con la Secretaría de Hacienda –cuantificada
parcialmente por la entidad-, afectándose, por ende, los resultados oportunamente
registrados por previsión o pasivo cierto.
La Subdirección General de Asuntos Jurídicos –AFIP- con fecha 31/05/06 por Actuación
1066/06 (DALA) determinó que la deuda que mantiene esta AFIP, con el Tesoro Nacional
–en virtud de la asunción por éste de obligaciones bajo la normativa de consolidaciónpodría ser condonada en los términos del artículo 26 de la Ley Nº 11.672. En el ejercicio
2008, la Administración Federal ha iniciado acciones tendientes a propiciar la emisión de
un acto administrativo que dé solución al tema en trato, sin embargo no se advirtieron
avances sobre el particular en el ejercicio bajo revisión.
En cuanto al proceso de revisión ejecutado por la Administración Federal para la
conformación del importe señalado en la nota a los EECC referida en el primer párrafo del
presente acápite, cabe reiterar lo oportunamente señalado por esta AGN en cuanto a que:
− La documental considerada se evidenciaba como limitada, toda vez que no se recurrió a
la documentación básica generadora del trámite, sino, según el caso, a los formularios
presentados ante la Dirección de Administración de la Deuda Pública u otra
documental.
50
− La entidad no contaba con un registro que identifique las cancelaciones realizadas en el
marco de las normas de consolidación y, adicionalmente, estas transacciones no
encontraban su reflejo en la contabilidad del ente, y no se resguardaba
centralizadamente los antecedentes documentales. En tal sentido, apelaba a la
utilización de una planilla de cálculo, como soporte registral, limitada a tal efecto.
− No existía vinculación de la información de cancelaciones con los sistemas operativos
de gestión de las tramitaciones originarias.
No se ha obtenido evidencia de la intervención definitiva de dicha Dirección sobre el
particular, debiendo agregarse que se halla pendiente la constatación diferencias advertidas
por la AFIP (de menor cuantía según lo informado), como así también la revisión de la
información de cancelaciones vinculadas a recaudación tributaria y recursos de la
seguridad social.
Al cierre de ejercicio continúa registrado un pasivo con la Secretaría de Hacienda, tal cual
se expone en Nota 10 a los EECC., por la cancelación de obligaciones asumidas por la
AFIP con Correo Argentino S.A., en virtud del Decreto Nº 1176/01, por la suma $28.211,5
miles la misma se expresa en valores nominales y no contempla intereses, ya que, según
AFIP – la norma citada no regula “aspectos ni criterios de cancelación”.
Recomendación
a.
Continuar con las tramitaciones tendientes a concluir la conciliación de la deuda con la
Secretaría de Hacienda y dar resolución a la presente temática.
b.
Implementar registros de cancelaciones efectuadas en el marco de las normativas de
consolidación, e incluirlos en los circuitos de registración contable de SIGMA,
resguardando centralmente la documental que sustenta los trámites de pago.
c.
Determinar con la Secretaría de Hacienda la modalidad de cancelación de deuda por
aplicación del Decreto N° 1176/01.
51
14. Otros Bienes en Custodia por parte de AFIP
De conformidad a lo revelado en Nota 14 a los Estados Contables, la AFIP ha realizado
actividades tendientes a generar un inventario valorizado de bienes en condición de rezago,
secuestrados y decomisados, lo cual no se había concluido al cierre.
Recomendación
Culminar con la confección de los respectivos inventarios valorizados.
15. Recursos
a.
A partir del art. 24 la Ley 26.198, el ente atiende con su Presupuesto el gasto que
demanda el pago de las comisiones y gastos bancarios de las cuentas recaudadoras que se
deducen de sus saldos (a partir del 2007), quedando a la fecha pendiente la reposición de
$60,6 millones por el último cuatrimestre del 2013 (Nota 8 a los Estados Contables).
b.
Se advierte la inexistencia de un circuito contable que contemple íntegramente la
operatoria establecida por el Decreto N° 258/99, por la distribución al personal del 50% del
neto producido por la venta de mercaderías de comiso y por multas aduaneras.
c.
Por Decreto Nº 863/98 y normas complementarias, la entidad retiene de los
beneficiarios de recursos de la seguridad social las comisiones bancarias y un porcentaje de
comisión sobre la recaudación para cobertura de gastos por sus funciones, siendo estos
últimos registrados contablemente. Respecto de las comisiones bancarias se entiende
necesario que los Órganos Rectores en materia Contable y Presupuestaria se expidan sobre
su exposición en la información contable patrimonial y presupuestaria, considerando que
constituyen costos propios del proceso de recaudación.
d.
En el presente ejercicio la entidad ha percibido 3.9% menos del aporte del Tesoro
Nacional respecto del ejercicio previo, solventando la deficiencia de los recursos propios
52
de la entidad, los que no obstante su crecimiento, no han podido acompañar el incremento
del gasto, generando el desahorro que expone el Estado de Recursos y Gastos Corrientes.
Recomendación:
a.
Propiciar las acciones necesarias para la oportuna reposición de fondos a cuentas
recaudadoras de las comisiones por servicios bancarios retenidas.
b.
Implementar un circuito contable que regule la operatoria del Decreto 258/1999.
c.
Practicar consulta a los Órganos Rectores referidos para determinar el tratamiento de
las comisiones bancarias de la recaudación de los Recursos de la Seguridad Social.
16. Contrataciones
a.
Se reevaluaron los aspectos centrales de lo expuesto por esta AGN en el informe de
auditoría aprobado por Resolución AGN Nº 120/08, practicando un periódico seguimiento,
a efectos de lograr su actualización, sin advertirse rectificaciones de relevancia.
Cabe resaltar lo expuesto en el 4.2.d. del referido informe, en cuanto a la descentralización
operativa del proceso de compra que con la implementación de SIGMA respecto de la
instancia financiera, las dependencias caracterizadas como Unidades con Capacidad de
Compra (UCC) poseen la totalidad de las funciones desde la identificación de la necesidad
hasta la solicitud del pago por el bien o servicio recibido, sin advertirse aún la incorporación
de actividades de control específicas para el esquema administrativo establecido. Como en
ejercicios previos, las cuestiones advertidas en las revisiones practicadas en áreas
descentralizadas, exhiben como indispensable la implementación de actividades de control
centralizadas.
La ausencia de mejoras sustantivas y otros aspectos de los que da cuenta el presente
memorando, tanto en cuanto a las deficiencias en las tramitaciones como en la aplicación de
los preceptos normativos del régimen de contrataciones, amerita la implementación de
53
acciones de intervención del área central con facultades rectoras en la materia, en el marco del
monitoreo y rectificación de situaciones observadas.
Salvo la Dirección de Logística y la Subdirección General de Sistemas y Telecomunicaciones,
que definen su propio presupuesto y elaboran su propio Plan Anual de Compras (PAC), las
demás UCC (descentralizadas) llevan adelante sus compras y contrataciones a partir del
anteproyecto de presupuesto y presupuesto asignado, tomando en cuenta las necesidades de
bienes y servicios informados por las distintas áreas del ámbito de su competencia en
oportunidad de elaborar el referido anteproyecto, sin embargo actúa como una restricción
presupuestaria y no como un elemento conducente de la gestión de compra.
b.
La revisión de una muestra de expedientes de contrataciones significativas (en el marco
del régimen general de contrataciones) y de una muestra de legítimos abonos que
correspondieron a la Dirección de Logística (DL) y a la Subdirección de Sistemas y
Telecomunicaciones (SGSYT), implicó el 26,67% del total devengado por contrataciones de
bienes y servicios del ejercicio. Resultaron seleccionadas la Dirección de Logística –DL-, la
Subdirección General de Sistemas y Telecomunicaciones -SDGSIT-, y las Direcciones
Regionales Impositivas Norte (DRIN), Sur (DRIS), Centro (DRIC), Dirección Regional
Microcentro (DRIMicro). Asimismo, se solicitaron 9 expedientes, por significatividad, de
Direcciones Regionales del interior.
A partir de ello se advirtió:
i. De los 108 expedientes de contrataciones se determinó el promedio de días desde el
inicio de la actuación hasta la disposición misma de su adjudicación, observándose:
•
Licitaciones Públicas: 388 días
•
Contrataciones Directas: 303 días
Subdirección General de Sistemas y
•
Licitaciones Públicas: 287 días
Telecomunicaciones
•
Contrataciones Directas: 3l5 días
Dirección de Logística
54
Áreas Descentralizadas Metropolitanas
Áreas Descentralizadas del Interior
•
Licitaciones Públicas: 363 días
•
Contrataciones Directas: 96 días
•
Licitaciones Públicas: 378 días
ii. Se ha advertido la inexistencia de estándares básicos para la elaboración de informes
técnicos, que contemplen tanto los aspectos de evaluación como los antecedentes a
considerar y documentar en distintas materias consideradas –v.g.: tecnología,
conveniencia económica, etc.-. En tal sentido, los informes obrantes en los actuados
bajo revisión han exhibido distintos niveles de profundidad en el tratamiento de los
temas o detalle de antecedentes considerados como base de una opinión.
Dichos informes resultan de especial relevancia en determinadas contrataciones (v.g.:
informáticas, tecnológicas, etc.) puesto que aportan fundamento esencial para la toma de
determinadas decisiones (v.g.: encuadre normativo de la contratación, selección de la
propuesta más favorable, determinación de exclusividad, etc.).
iii. Se han observado distintas deficiencias en los procesos de compras y contrataciones,
que pueden, en forma genérica, caracterizarse como problemas en la planificación de
compras, deficiencias formales, limitaciones en los antecedentes utilizados para la
elaboración de pliegos, falta de uniformidad entre UCC en distintos aspectos de
tramitación, debilidades en la aplicación de facultades de prórrogas y ampliaciones,
entre otras, cuyo detalle se incorpora en el apéndice 1 del presente memorando.
c.
La Disp. AFIP Nº 297/03 en su art. 10, titulado “Transparencia”, expresa que las
contrataciones se desarrollarán en todas sus etapas en un contexto de transparencia, que se
basará en la publicidad y difusión de las actuaciones emergentes de la aplicación de este
Régimen, lo cual posibilitará el control social sobre los mismos.
El artículo 29 -“Publicidad y difusión”- en el párrafo 6, expresa que sólo quedan
exceptuadas de la obligación de difusión en todas las etapas del procedimiento las
contrataciones directas encuadradas en el apartado 6 del inc. d) del art. 21, y de la difusión
55
de la convocatoria para los restantes supuestos establecidos en el inciso d) del art. 21. Sin
embargo, se hace una referencia en forma errónea a un inciso del artículo 21 que no existe
como tal, por lo que podrían generarse erróneas interpretaciones en cuanto al correcto
proceder, lo que amerita una rectificación, lo cual ya fue señalado en memorandos previos.
d.
Subsiste la utilización de la figura del legítimo abono como medio de cancelación de
las distintas obligaciones que no han seguido el curso normal de las contrataciones, que,
conforme lo informado por el ente, implicaron el 24,1% del total del gasto devengado por
adquisición de bienes y servicios, y un crecimiento del 55,4% respecto del ejercicio previo.
Ello se centra en servicios básicos esenciales, tales como alquileres, arrendamientos de
equipamiento, limpieza, vigilancia, servicios públicos, servicios de comunicaciones, etc.
Se realizó la compulsa de 20 expedientes de legítimos abonos (DL y SGSYT) los que
comprendieron un total de 148 facturas. En ellos se advirtieron relevantes las demoras para
efectuar las nuevas adjudicaciones, en algunos casos, motivadas en cuestiones inherentes a
los propios oferentes, pudiendo el llamado resultar incluso desierto. Sin embargo cada
UCC debería prever, con la debida antelación, las distintas alternativas que pueda poseer el
proceso, en especial en aquellos servicios que resultan indispensables y que se caracterizan
por su complejidad y/o la existencia de alta competitividad de oferentes.
En el 2013 el organismo dictó las Disp. AFIP N° 283 y 386 que contemplan el
“Reconocimiento de erogaciones por el régimen de Legítimo Abono” en el marco del
jurisdiccional de autorización y aprobación. Cabe reiterar, lo ya expresado por esta AGN,
en cuanto a que el reconocimiento por legítimo abono no puede caracterizarse como figura
jurídica preceptuada legalmente que dé respaldo al proceso de adquisición de bienes o
servicios.
e.
La entidad dictó, en el año 2004, la Disposición AFIP Nº 611, como procedimiento
de excepción para la atención de gastos derivados de eventos institucionales, ceremonial y
protocolo, justificándolo en las dificultades que se le presentaban para organizar todos los
56
servicios afines a la realización de eventos institucionales, y viendo que el régimen
disponible, a su entender, no brindaba respuestas lo suficientemente expeditivas para
concretarlas. La norma en trato, si bien, se enmarca en el artículo 9° de la Disposición N°
297/03, no es explícita en cuanto a la debida justificación de:
•
condiciones excepcionales para contratar en orden a la “…naturaleza de los servicios
prestados, la imprevisibilidad de ciertos aspectos organizativos y las características
especiales del sector comercial relacionado con la contratación, entre otros”, que
importe un apartamiento al régimen general,
•
necesidades especiales de agilidad y eficiencia en la contratación de este tipo de bienes
y servicios que ameriten un apartamiento de un régimen general que ha de contemplar
esas características,
•
urgencias que justifique el empleo de otros procedimientos distintos del régimen
general, toda vez que los eventos institucionales han de programarse con la debida
anticipación para hacer uso de alguno de los mecanismos de contratación previstos.
Adicionalmente, se establece un régimen especial sin determinar taxativamente los
procedimientos que reemplace a los prescriptos en el régimen general y garantice, a su vez,
el cumplimiento de los principios generales, y se prescribe la existencia de adelantos de
fondos, aspecto no compatibilizado con el régimen de fondos rotatorios existentes y de
tesorería jurisdiccional.
f.
Con fecha 28/9/09 se emitió la Disp. AFIP Nº 472 –“Procedimiento especial para la
contratación de publicidad y comunicación de la AFIP”- (en el marco de la excepción
establecida en el Decreto Nº 984/09) y con fecha 19/11/10 la Disp. SDG ADF Nº 154 “Manual de Contrataciones para la Publicidad y Comunicación de la AFIP”-vigente hasta
el 24/8/2012 cuando fuera sustituida por la Disp. SDG ADF Nº 80/12 (con mod. Disp.
SDG ADF N° 43/13)-, contemplando especificidades distintas del régimen general de
contrataciones.
57
El 11/1/11 fue emitido el Decreto Nº 14 que deja sin efecto la excepción que diera lugar al
régimen en trato, sin embargo el 4/2/11 la Jefatura de Gabinete de Ministros, por Res. Nº
3/11, estableció que AFIP presente, para su aprobación, los Planes Anuales de Publicidad
ante la Secretaría de Comunicación Pública.
A partir de las tareas realizadas por esta AGN, se advirtió:
•
El organismo aportó el PAP 2013, que fue remitido a referida Secretaría, sin obtenerse
evidencia de su aprobación. Adicionalmente, informó que para su elaboración realizó
relevamientos entre las Direcciones y Subdirecciones Generales respecto de temáticas
y tareas relevantes para ser difundidas. Sin embargo no se ha accedido a antecedentes
de estudios y/o evaluaciones cuantitativas que permitan la planificación de dicha
publicidad (v.g.: estadísticas de universos de impacto, mapas de actividades, etc.). Se
aclara que, en función del instructivo interno de la Dirección de Logística para las
contrataciones, se explicita la necesidad de aprobación de cada campaña por la
Secretaría de Medios de Comunicación y TELAM.
•
No se ha podido comprobar la existencia de un plan general que incluya los objetivos
de “marketing” del ente, de los que se desprendan los PAP, en concordancia con el
Plan Estratégico organizacional. Es así que la descripción de campañas en los PAP
(con alcance anual) refiere en forma genérica a algún objetivo estratégico en virtud de
lo que las áreas han indicado como temas de interés para su difusión.
•
Como se observa del cuadro siguiente, se advierten discrepancias entre lo
presupuestado en el PAP y lo ejecutado (contratado / conformado):
CAMPAÑA
Regularización Fiscal
Compromiso social
QR - Data Fiscal
Tecnología Fiscal
Agencia Móvil
Responsabilidad social
PAP Original
11/12
15.600.000,00
22.100.000,00
39.300.000,00
19.000.000,00
4.000.000,00
100.000.000,00
2013
PAP
Reformulado
CONTRATADO
4/13
8.890.288,91
22.500.000,00
37.500.000,00 21.890.503,67
CONFORMADO
7.331.136,10
21.487.750,45
40.000.000,00
21.890.503,67
21.487.750,45
100.000.000,00
52.671.296,25
50.306.637,00
58
Es dable mencionar que la información incluida en el PAP como presupuesto, sólo es
de carácter financiera con una apertura por tipo de medio. Adicionalmente, no se
informó, respecto del ejercicio, sobre la existencia de indicadores u otro medio de
monitoreo, ni de reportes específicos que se compatibilicen con la información
contable.
•
Las campañas incluidas en el PAP no emplean objetivos cuantitativos, sino que se
enfocan en aspectos generales, tales como “concientizar a la población…” o “dar a
conocer los avances tecnológico implementados…”. Ello dificulta su posterior
medición, evaluación del impacto producido y consideración de los gastos incurridos
en función de los resultados.
•
No se advirtió la estandarización de los procesos de control de la ejecución de las
campañas por parte de los proveedores, considerando las particularidades de los medios
utilizados, si bien la Disp. AFIP N° 80/12 –en anexo I- (con mod. Disp. AFIP N°
43/13) prescribe su seguimiento y conformidad definiendo el área que ha de realizarlo
e indicando que para ello “…reunirá los elementos de juicio y documentación necesaria
(remitos, certificaciones, informes de auditores de medios, etc.) que sustenten la
conformidad de los mismos”, y el artículo 2° Disp. AFIP N° 43/13 responsabiliza a la
Subdirección General de Servicios al Contribuyente la coordinación de las
constataciones
y
verificaciones
realizadas
por
las
dependencias
operativas
correspondientes a la DGI y a la DFRSS, otorgando la conformidad previa al pago.
Recomendación
a. Actuar en términos de lo recomendado por esta AGN en el ítem a. del presente capítulo.
b. Generar acciones que limiten la existencia de cuestiones como las observadas en el
presente apartado, incluyendo los ajustes normativos y procedimentales necesarios –con
especial énfasis en materia de segregación de funciones y control por oposición de
intereses-. Es dable resaltar, la necesidad de establecer a la brevedad acciones de
monitoreo sobre toda la actividad en la materia del ente.
59
17. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A.)
Con la implementación del SIGMA y el dictado de nuevos procedimientos estabilizados y
normados, la utilización de esta cuenta debería tender a eliminarse en función de la
generación de nuevas actividades que tiendan a la oportuna registración contable. Sin
embargo, aún persisten las limitaciones, realizando la entidad procesos de identificación de
omisiones de devengado similares a los utilizados previamente a dicha implementación.
En tal sentido, la nota 12 a EECC expone que con el fin de optimizar la performance del
SIGMA, se han efectuado distintos ajustes a efectos de una adecuada apropiación del
devengamiento a ejercicios y de la depuración en la imputación de partidas.
Adicionalmente, fue afectada la presente cuenta con motivo de la reconsideración de la
contratación relacionada con el sistema de aire acondicionado del inmueble de Azoparto
350, como error en la interpretación inicial del impacto sobre los activos.
El empleo del concepto A.R.E.A debe tener un carácter restrictivo, acotando su uso a
correcciones de errores en la medición de resultados de períodos anteriores y cambios
retroactivos o adecuaciones en el valor de partidas patrimoniales como consecuencia de la
aplicación de una norma particular diferente para la medición de resultados.
Las características de excepción de estas registraciones exigen un esquema de aprobación
especial, toda vez que se produce la rectificación de EECC oportunamente suscriptos por la
máxima autoridad.
Recomendación
Estandarizar y normar los procedimientos administrativos que contemplen el uso de
SIGMA, a fin de asegurar el adecuado devengamiento de resultados con imputación al
ejercicio correspondiente. En el caso de utilizarse la cuenta Ajuste de Resultados de
Ejercicios Anteriores, los asientos deben ser autorizados por la autoridad superior a la de
quién convalida las demás registraciones.
60
18. Estado de Origen y Aplicación de Fondos
La entidad no ha implementado procedimientos tendientes a practicar una evaluación
documentada de los orígenes y aplicaciones de fondos bajo el criterio de disponibilidades efectivo, que concluya con la emisión del respectivo Estado Contable y los papeles de
trabajo a partir del SIGMA.
La CGN ha definido el modelo de EOAF a ser utilizado, sin aportar mayor instrucción
sobre la metodología a usar, en tal sentido en función del concepto que implica el Estado
en cuestión –fondos- y lo que es de práctica en la materia contable, se entiende necesario
practicar tareas que permitan exponer exclusivamente lo que el mismo debe revelar.
Recomendación
Establecer procedimientos de evaluación de las transacciones que afectan disponibilidades
a fin de la emisión y documentación del Estado Contable a partir de SIGMA.
19. Ambiente de seguridad de la información
En el marco de la actualización de conocimientos de esta AGN, que habilita la presente
auditoría financiera, respecto de la implementación de las Políticas de Seguridad de la
Información dentro de la AFIP, se entiende menester plantear en el apéndice 2 un conjunto
de cuestiones para su consideración en mejora de la implementación de dicha política. En
el presente ejercicio, se procedió a actualizar lo señalado respecto del ejercicio 2012.
61
Apéndice 1
Consideraciones sobre muestra de contrataciones
seleccionadas para su revisión
RÉGIMEN GENERAL PARA CONTRATACIONES DE
BIENES, SERVICIOS Y OBRAS PÚBLICAS
Se detallan las deficiencias procesales más significativas advertidas a partir de la revisión
de la documental puesta a disposición, que reiteran, esencialmente, cuestiones ya señaladas
por esta AGN en memorandos de control interno de ejercicios previos.
a.
Pliegos de bases y condiciones: se han observado pliegos de bases y condiciones
bajo distintos criterios de elaboración en cuanto a la descripción de objeto y
particularidades. En tal sentido, surge la necesidad de unificar los criterios de elaboración
de estos documentos en todas las Unidad con Capacidad de Compra (UCC) del organismo.
Incluso se advirtió que, en un caso, en el pliego de Bases y Condiciones obra el requisito
de presentar garantía de oferta (art. 55 de la Disp. AFIP 297/93) –que no fue presentada-,
cuando la AFIP se encuentra eximida por su carácter de locataria, como surge en el art. 55
Inc. 3° apartado “F” Disposición 297/03 AFIP.- (Expte. 252.097/12 DRI N).
b.
Estimación de Costos: No se observó, en los expedientes, antecedentes de la
realización de estudio (incluso de su reserva fuera de la actuación) donde surjan los precios
tomados como punto de referencia para la determinación del monto presupuestado con los
niveles de detalle de lo que se busca contratar a fin de evaluar la razonabilidad de los
precios -estudio de mercado, pedidos de presupuestos, consultas telefónicas, correos
electrónicos, etc.- (Exptes. 252.097/12, 250.618/12 DRIN, Expte. 257.199/12 DRI Micro,
Expte. 258.605/10 DRI Neuquén, Expte. 252.981/10 DRI Córdoba, 253.891/12, DRA.
Salta, Expte. 257.146/13 DRA Bahía Blanca, Expte: 255.407/13 DRI Mar Del Plata).
62
c.
Presentación del expediente: El Expte. N° 258.605/10 DRI Neuquén fue
presentado en bibliorato en mal estado de conservación, con hojas sueltas y la ausencia de
mínimas condiciones de una tramitación administrativa, dificultando su revisión.
d.
Acto Dispositivo: No reúne las condiciones formales que lo deberían caracterizar,
es decir con un detalle sucinto de todo lo acontecido en el expediente como motivación de
lo dispuesto (Expte. 255.407/13 DRI Mar del Plata).
e.
Intervención de la Comisión Evaluadora: Se ha advertido que la Comisión
Evaluadora realiza recomendaciones, como notificar en forma fehaciente al oferente del
dictamen de evaluación, solicitando a su vez que por medio de las autoridades
correspondientes realicen un seguimiento de prototipos o ensayos a efectos de aconsejar o
detallar acondicionamientos para el mejor aprovechamiento del producto (Punto 5.8 Pliego
de Bases y Condiciones). Esta recomendación no consta haber sido tenida en cuenta según
los obrados del expediente, atento a que acto seguido se procede al dictado de la
Disposición aprobatoria y su correspondiente Orden de Compra (Expte. 255.407/13 DRI
Mar Del Plata -Adquisición mobiliarios varios Agencia Bahía Blanca).
f.
Falta de garantía de adjudicación: Se advirtió que no obraba constancia de
garantía de adjudicación en los actuados puestos a disposición, tal cual lo prevé el art. 55
de la Disp. AFIP Nº 297/03 (Expte. 255.407/13 DRI. Mar Del Plata).
g.
Perfeccionamiento del Contrato: No consta en el expediente la existencia de la
Orden de Compra (Expte. 253.612/11 DRA La Plata).-
h.
Comunicación y Publicación de los actos administrativos y órdenes de compra:
Se advirtió la inexistencia de notificación en forma fehaciente del Acta de Evaluación al
futuro proveedor -art.50 Disp.297/03 AFIP- (Expte.: 253.612/11 DRA La Plata, Expte.
63
257.146/13 DRA Bahía Blanca, Expte. 255.407/13 DRI Mar Del Plata), del acto
dispositivo -art.52 Disp. 297/03 AFIP- (Expte. 253.612/11 DRA La Plata, Expte.
255.407/13 DRI Mar Del Plata). Tampoco obra constancia de publicación de las etapas de
la contratación según prescripción normativa (Expte:253.612/11 DRA La Plata)
i.
Publicidad: No surge del expediente haberse enviado comunicaciones a las
asociaciones que nuclean a los proveedores, productores, fabricantes y comerciantes del
rubro, y a las asociaciones locales, como así tampoco constancia fehaciente de haberse
realizado invitaciones a otros proveedores del ramo -art. 29 inc. 1 ap. b, e y f y art. 29 inc.
2 ap. “c” 52 inc.1 Disp. 297/03 AFIP- (Expte.255.407/13 DRI Mar Del Plata, Expte:
257.146/13 DRA Bahía Blanca).
j.
Formularios 1236: Formularios que carecen de fecha (Expte. 253.043/10 DRI
Rosario-, Expte.257.146/13 DRA Bahía Blanca, Expte.255.407/13 DRI Mar Del Plata).
k.
Certificado Fiscal para contratar vencido y faltantes con anterioridad al acto
dispositivo y orden de Compra. No obraba en los actuados el Certificado Fiscal vigente,
necesario para contratar con el Estado Nacional, el que debe surgir con anterioridad al acto
dispositivo, pese a ser observado en el dictamen de la Comisión Evaluadora (Exptes.
251.820/ 12, 255.516/12 DL, Expte: 257.146/13 DRA Bahía Blanca).-
l.
Otras cuestiones:
•
Expte. 257.146/13 DRA Bahía Blanca - Pavimentación Parque Industrial Tres
Arroyos):
o En el formulario 1236 el interviniente y el autorizante resultan ser el mismo
funcionario.
o Obra hoja sin membrete, ni firma del valor presupuestado de la obra.
o No surgen del Formulario 1206 los posibles oferentes.
64
o La comisión Evaluadora solicitó previa resolución, verificar si el oferente
merituado se encuentra inhabilitado para contratar por poseer sanciones por
incumplimientos contractuales en licitaciones y/o contrataciones vigentes,
observación que no consta haberse tomado en cuenta antes del dictado del
acto dispositivo.•
Expte. 253.043/10 DRI Rosario I, la Dirección Regional: En el Formulario 1236
“Aprobación del Pliego de Bases y Condiciones y Especificaciones Técnicas y
Autorización del llamado a Licitación” suscribe el Director Regional en el
campo de intervención de la UCC, no así en el de aprobación jurisdiccional.
•
Expte. 255.407/13 DRI Mar Del Plata: Obra Orden de Compra sin la firma del
proveedor adjudicado por su recepción.
•
Expte. 250.326/12 DI LOGI: La entidad realizó la contratación de sistema de
aire acondicionado central con provisión de equipamiento y trabajos necesarios
para el edificio Azopardo 350 –CABA- como licitación pública en el marco de
la Disp. N° 297/03 y realizó su ampliación en el máximo del 35% bajo dicha
normativa el 16/10/13. A instancia de la División Patrimonio - Dirección de
Presupuesto y Finanzas, la Subdirección General de Administración Financiera
(de la cual depende el área contratante), con fecha 26/6/14, conforma la tesitura
de la activación del equipamiento y gastos vinculados al Edificio en trato por la
contratación referida, por entender que debería ser considerara un mayor valor
del inmueble y resaltando la existencia de una contratación paralela por Ley de
Obra Pública - Ley 13.064-.
65
Apéndice 2
Consideraciones sobre implementación de
Políticas de Seguridad de la Información
ANTECEDENTES
1. Decisión Administrativa Nº 669/2004 de la Jefatura de Gabinete de Ministros:
Establece que los Organismos del Sector Público Nacional (inc a y c del art. 8° Ley
24156) deben dictar o adecuar sus Políticas de Seguridad.
2. Disposición Nº 76/2005 AFIP: Aprueba el Manual de Políticas de Seguridad de la
Información para la Administración Federal de Ingresos Públicos.
3. Disposición Nº 03/2013 de la ONTI: Aprueba “Política de Seguridad de la
Información Modelo”, en reemplazo de su similar Nº 06/2005.
4. Memorando de control interno contable del ejercicio 2012.
CONSIDERACIONES RELEVANTES
1.
Comité de Seguridad de la Información:
En la sesión del 17/05/11 se dispuso que “… se remita a través de la Unidad Coordinadora
toda la normativa interna vigente en materia de seguridad informática para el análisis de la
misma y determinar su eventual ratificación o necesidad de modificación o actualización,
en futuras sesiones del Comité”. Sin embargo, la siguiente sesión -10/07/2013- no avanza
en su tratamiento, debiendo resaltar que esta AGN ha reiterado que el Manual de Políticas
de Seguridad de la Información debiera ser reconsiderado a la luz de los Manuales Modelo
de la ONTI quien insta a los Organismos comprendidos, entre ellos la AFIP, a su revisión
Finalmente, no se informó respecto de la fecha de realización de la próxima sesión,
reiterándose la importancia de mantener la continuidad de las reuniones, dada la relevancia
de impulsar medidas en la materia.
66
2.
Adecuación del Manual de Políticas de Seguridad (AFIP) con el Modelo de
Políticas de Seguridad de la Información (ONTI)
En su nueva versión del “Manual de Políticas de Seguridad de la Información Modelo”, la
ONTI expresa que “atento al incremento en cantidad y variedad de amenazas y
vulnerabilidades que rodean a los activos de información, la “Política de Seguridad
Modelo” oportunamente aprobada requiere ser actualizada…” y que “las disposiciones de
la Política de Seguridad de la Información Modelo servirán como base para la elaboración
de las respectivas políticas a dictarse por cada organismo…”.
En el Organismo se encuentra vigente la Disposición AFIP Nº 76/05 como Manual de
Políticas de Seguridad, no obstante aspectos señalados por esta AGN en memorando de
control interno de ejercicios previos y los surgidos de la nueva normativa, si bien el ente
manifestó estar trabajando en el tema.
3. Clasificación y Control de los Activos Informáticos
No se obtuvo evidencia de la existencia de normativa tendiente a reglamentar la
realización de inventarios de activos informáticos que, entre otros controles, posibilite:
•
Corroborar los registros contables patrimoniales.
•
Detectar posibles faltantes.
•
Detectar salidas del área de custodia patrimonial hacia otras áreas sin su registro y, por
ende, detectar que estén en posesión de áreas sin el cargo patrimonial.
Es dable referir la existencia de un “Procedimiento de control de activos, Infraestructura y
Servicios de TI, Sala Cofre”, acotado a tal ámbito, que instruye que “Cada 6 meses
calendario, se procederá a realizar un control físico de los equipos, del software de base
instalado y de las bases de datos, constatando contra los registros de la base de datos”. Sin
embargo, no pudo constatarse una vinculación directa entre dicho procedimiento con la
revisión del inventario del SIGMA, informando la entidad que se interactúa con éste
último cuando “se procede a registrar en dicho sistema los cambios de estado de los bienes
67
al momento de la baja del equipamiento por desuso y luego a rezago a través de
resoluciones firmados por la SDG SIT”.
4.
Traslado de Equipos Informáticos fuera de las áreas patrimonialmente
responsables para efectuar mantenimientos (preventivos o correctivos).
Persiste la ausencia de normativa que regule el procedimiento de registro y control de los
movimientos de equipamiento retirado para reparación o reemplazo, que contemple, entre
otros, el riesgo de extravío de componentes, la exposición de la información contenida en
los equipos, la responsabilidad por entrega y recepción, y el registro de salida y entrada.
5.
Plan Alternativo ante Contingencias o Desastres.
Este Plan, contemplado en el Plan Estratégico 2011-15, se incorporó al Plan de Gestión
2012 como iniciativa “11. Plan de Continuidad de Negocio” bajo la responsabilidad de la
Dirección de Infraestructura Tecnológica, reconociéndose la importancia de contar con
directrices que aseguren la continuidad de la actividad en caso de que ocurran incidentes
graves que interrumpan los servicios informáticos. Es dable señalar que dicho proyecto no
forma parte del Plan de Gestión 2013.
El alcance del proyecto incluía 4 fases: Análisis de Impacto y Análisis de Riesgos,
Selección de Estrategias, Desarrollo del Plan de Continuidad, y Pruebas y Mantenimiento
del Plan. Adicionalmente, se señalaba como “Criterio de Éxito” del proyecto,
cumplimentar las fases I y II durante 2012, estimándose contar hacia el cuarto trimestre,
con el Informe para elevar al Comité de Seguridad, el cual finalmente se emitió con fecha
15/04/13.
El Comité de Seguridad de la Información del Organismo, en la referida sesión del 2013,
trató el Plan de Continuidad de Negocios (BackUp del Data Center), considerando las
alternativas (ver cuadro siguiente) que exhibía el informe -“PROYECTO DISASTER
RECOVERY SITE”- respecto de las diferentes técnicas posibles a implementar, basándose
aquél en los lineamientos definidos dentro del “Informe de riesgos y análisis de impacto”.
68
% Reducción
Inversión
de impactos
estimada en
internos /
millones de
externos
u$s
eventual mudanza del Centro de Procesamiento de
41% y 32%
Poco más de
datos (CPD) al Edificio de H. Yrigoyen con
respectivamente
15
Opciones / descripción
1. Mantiene el esquema actual, contemplando una
reacondicionamiento previo del sitio allí reservado.
2. Nuevo CPD y replicación de todo el equipamiento y
software con reconfiguración para funcionamiento
simultáneo.
95% y 94%
125
respectivamente
3. Nuevo CPD y replicación de todo el equipamiento y
parte del software, con replicación de datos en ambos
84% y 80%
Poco más de
sitio, pero con el servicio prestado sólo por el sitio
respectivamente
63,3
84% y 84%
Poco más de
respectivamente
57,4
activo, requiriendo 30 minutos activar el pasivo.
4. Se diferencia del punto 3 porque no hay sincronía
en la replicación de datos en el pasivo. Permiten que el
Datacenter secundario se pueda instalar en un lugar
alejado, disminuyendo las posibilidades del que el
sitio alternativo sea también afectado como el activo.
El Comité seleccionó la opción nº 4 y dio intervención a la Subdirección General de
Planificación a fin de que indicara lugares físicos disponibles para su posterior análisis de
factibilidad. Dicha dependencia recomendó su implantación en la localidad de Coronel
Vidal, Partido de Mar Chiquita, Provincia de Buenos Aires, siendo el sitio conformado
posteriormente por la Subdirección General de Sistemas y Telecomunicaciones.
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Cabe mencionar que no se obtuvo evidencias de la evaluación de la factibilidad financiera,
ante una inversión de tal magnitud, y, si bien es relevante mencionar que las decisiones
adoptadas constituyen un avance sobre el particular, cabe reiterar que el tratamiento de la
temática debe efectuarse con la mayor celeridad posible, dado que se trata de una
herramienta esencial para la gestión de la tecnología informática de la entidad.
6.
Computación Móvil y Trabajo Remoto.
El organismo aportó la I.G. 1/13 (SDG SIT) que describe el procedimiento para la gestión
de servicios de comunicaciones móviles win que incluye: “procedimiento para el recambio
masivo de terminales móviles”, “procedimiento para gestión de terminales móviles”, pero
no avanza en la normatización de los aspectos operativos de la computación móvil y el
trabajo remoto, manteniéndose la situación referida al 31/12/12.
7.
Legalidad y Autorización del Uso del Software
No se han concluido las tareas de implementación del esquema de dominio (condición
indispensable para regular su tratamiento), permaneciendo pendientes las tareas en el
edificio de Hipólito Yrigoyen 370. De acuerdo a lo manifestado, esta acción se ve
directamente influenciada por la disponibilidad del personal afectado a las tareas de
implementación (áreas de Seguridad Informática y Soporte Técnico) dado que desarrollan
además, otras tareas operativas, sin estimarse la fecha de finalización. Esta situación
provoca que no pueda controlarse en esos sectores la instalación y uso de software no
autorizado, sin licencia, etc., con sus riesgos inherentes.
8.
Normativa de desarrollo informático
Se reitera lo expresado en el Memorando de Control Interno al 31/12/12 respecto de la
Instrucción General SDG SIT Nº 5/12 que reemplazara a su similar Nº 2/05. Si bien se ha
simplificado la composición de los entregables que documentan el desarrollo de sistema, la
IG reemplazada no sólo avanzaba en los aspectos de su confección, sino a la definición de
las pautas para el proceso de desarrollo y mantenimiento de sistemas, sin advertirse su
inclusión en la nueva normativa.
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Por otra parte, no se evidencia la inclusión de un procedimiento estandarizado para la
confección de un entregable, que permita sustentar la factibilidad de los desarrollos desde
el punto de vista financiero.
9.
Cooperación con Otros Organismos de la Administración Pública Nacional
Se reiteran los conceptos vertidos en los ejercicios previos dado que siendo AFIP un
Organismo que recibe frecuentes ataques informáticos tendientes a vulnerar su seguridad,
resultaría de utilidad si se los compartiera, conjuntamente con el tratamiento aplicado, con
los demás Organismos a través de ArCERT.
Recomendaciones
Disponer las medidas pertinentes tendientes a dar cumplimiento a la normativa referida en
el acápite “Antecedentes”, considerando lo expresado en el presente apéndice.
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