2010_178info.pdf

AGN
Auditoría General de la Nación
Gerencia de Control de la Deuda Pública
Departamento de Control de Endeudamiento con
Organismos Financieros Internacionales
INFORME EJECUTIVO
I.- IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL
Fondeo del Proyecto:
NÚMERO DE PRESTAMO:
OBJETO del PRESTAMO
ORGANISMO RESPONSABLE:
ORGANISMO EJECUTOR:
Director Nacional del Proyecto
Coordinador General
Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento,
Aportes del Gobierno Central,
Préstamo BIRF 7449-ARApoyar el fortalecimiento de la capacidad de la
Jefatura de Gabinete de Ministros y apoyar el
conocimiento y construcción de capacidades de la
Agencia Nacional de Desarrollo de Inversiones
(ANDI)
Jefatura de Gabinete de Ministros
Jefatura de Gabinete de Ministros
Lic. Federico Carlos Semería
Lic. Pablo Yoder
Objetivos del Proyecto
Apoyar el fortalecimiento de la capacidad de la Jefatura de Gabinete de Ministros y apoyar
el conocimiento y construcción de capacidades de la Agencia Nacional de Desarrollo de
Inversiones (ANDI)
II.- INFORMACION INTERNA
Proyecto: 4-2-1891
Actuación N° 203/2010
Emitir dictamen sobre los Estados Financieros del Programa por el
Objeto de Auditoría
ejercicio iniciado el 01/01/2009 y finalizado el 31/12/2009.
AGN
Auditoría General de la Nación
Gerencia de Control de la Deuda Pública
Departamento de Control de Endeudamiento con
Organismos Financieros Internacionales
III.- FINANCIAMIENTO
Determinación del grado de ejecución del Programa al (31/12/2009)
USD
Fecha de firma del Convenio de
Préstamo BIRF 7449-AR -
28/12/2007
Fecha de cierre del Proyecto
31/12/2011
Prórrogas otorgadas
Monto Presupuestado en USD
Convenio de Préstamo 7449-AR BIRF
Monto total desembolsado al 31/12/09
Monto ejecutado del 01/01/09 al
31/12/09
Original
Actual
Modificado
BIRF
BIRF
20.000.000,00 20.000.000,00
Local
Local
5.000.000,00 5.000.000,00
BIRF USD 6.557.457,87
Local USD 1.541.508,90
USD 2.716.179,08
(BIRF USD 2.238.116,94 y A local USD 478.062,14)
IV- SERVICIOS FINANCIEROS
Intereses
Fecha de pago
30/12/08 (vto 01/01/09)
01/07/09
Importe en USD
43.444,48
53.813,02
Comisión de compromiso
Fecha de pago
30/12/08 (vto 01/01/09)
01/07/09
Importe en USD
21.994,54
18.547,11
AGN
Auditoría General de la Nación
Gerencia de Control de la Deuda Pública
Departamento de Control de Endeudamiento con
Organismos Financieros Internacionales
IV- AUDITORÍA
Dictamen
EEFF: Favorable, con salvedades
Sujeto a :
Falta de documentación de respaldo
Reclamo extrajudicial en sede administrativa
Excepto por:
 Errores de valuación.
 Diferencias entre las cifras de los estados y los registros
que los sustentan.
 Incumplimiento de las normas del Banco y falta de
documentación.
SOEs: Favorable, con salvedades
Sujeto a:
 Faltante de documentación de respaldo
Excepto por:
 Incumplimiento de las Normas del Banco
Principales observaciones:
Indice
Título
1
Consultores Individuales. Incumplimiento de la Normativa vigente y del Manual
Operativo.
Otras contrataciones y gastos. Incumplimiento de las Normas del Banco, de la
Normativa vigente y del Manual Operativo. Archivos incompletos con faltantes de
documentación sustancial para el respaldo de los pagos realizados
Registros inconsistentes con los estados.
2
3
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL “SEGUNDO PROYECTO DE MODERNIZACION DEL ESTADO”
CONVENIO DE PRESTAMO BIRF Nº 7449-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/09)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el
31/12/09, correspondientes al “Segundo Proyecto de Modernización del Estado” dependiente de
la Jefatura de Gabinete de Ministros, parcialmente financiado con recursos provenientes del
convenio de Préstamo N° 7449-AR, suscripto el 28/12/07 entre la Nación Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos por categoría de Inversión al 31 de diciembre de
2009, expresado en pesos.
b) Estado de Inversiones acumuladas por categorías de Inversión al 31 de diciembre de
2009, expresado en pesos.
c) Estado de Fuentes y Usos de fondos por componentes al 31 de diciembre de 2009,
expresado en pesos.
d) Estado de Inversiones acumuladas por componentes al 31 de diciembre de 2009,
expresado en pesos.
e) Estado de Fuentes y Usos de Fondos por categoría de Inversión al 31 de diciembre de
2009, expresado en dólares estadounidenses.
f) Estado de Inversiones acumuladas por categorías de Inversión al 31 de diciembre de
2009, expresado en dólares estadounidenses.
1
g) Estado de Fuentes y Usos de Fondos por componentes al 31 de diciembre de 2009,
expresado en dólares estadounidenses.
h) Estado de Inversiones acumuladas por componentes del Proyecto al 31 de diciembre de
2009, expresado en dólares estadounidenses.
i) Notas a los Estados Financieros N° 1 a 6.
j) Información Financiera Complementaria compuesta por el Detalle de Desembolsos
BIRF y Aportes Locales, expresada en pesos y dólares estadounidenses.
Los mencionados estados fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto
(UCP) dependiente de Jefatura de Gabinete de Ministros. Fueron recibidos por esta
Auditoría el 26/01/10 (preliminares) y el 14/07/10 (ajustados). Se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 21/05/10 y el 16/07/10.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a
continuación se indica:
No se tuvo a la vista el contrato que respalde la realización de los pagos por $ 17.538,95 a
una firma por el servicio de software correspondiente al Préstamo 4423-AR BIRF ni se
nos suministró documentación que ponga de manifiesto la aprobación del Banco para la
incorporación de este gasto en el marco del Proyecto, con indicación del período a ser
2
financiado.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Por Nota Nº 0158/2010 del 15 de junio de 2010 la Asesora Legal del Préstamo 7449-AR
nos informó que si bien no se han producido litigios o juicios, se ha realizado un
reclamo extrajudicial en sede administrativa por el Sr. Martín Eduardo Tenenbaum, ex
consultor, que se ha derivado a la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la Jefatura
de Gabinete de Ministros junto con la copia de toda la documentación.
2. Los Aportes del Gobierno Central y los Saldos al Cierre del Período expuestos en los
estados mencionados en I e) y I g) están sobrevaluados en USD 8.761,34 y USD
14.057,29 respectivamente, por haber utilizado para la conversión de pesos a dólares el
tipo de cambio comprador en lugar del vendedor. A consecuencia de lo expuesto,
también es erróneo el importe de la Diferencia de Cambio que debería ser de USD
48.351,82 negativa.
Cabe señalar que la observación también alcanza a los valores expuestos en la Nota 2
apartados B (Caja y Bancos) y D (Diferencias de Cambio).
3. De la comparación de las cifras expuestas al 31/12/2009 en los estados objeto de
análisis con los registros contables, a los efectos de verificar su consistencia, surgieron
las siguientes diferencias:
a. Entre los Estados de Fuentes y Usos por Categoría (I e) y por Componente ( I g)
y los registros en dólares:
Cuenta contable
Cuenta Especial
Cuenta Proyecto
Caja Chica
Otros, Gtía alquileres
Pasivo
Diferencia de cambio
S/ Estado
1.267.175,76
1.321.081,15
531,91
13.829,79
0
43.055,87
3
S/ registros
1.358.384,32
1.379.318,91
-364,28
15,26
91.208,56
Diferencia
-91.208,56
-58.237,76
896,19
13.829,79
-15,26
-48.152,69
b. Entre los Usos de Fondos del estado mencionado en I g), el Estado de
Inversiones Acumuladas por Componente (I h) y los registros en dólares:
Componente
1.1.
1.2
1 Fort. Inst. JGM
2.1
2.2
2.3
2.4
2 Fort. S. de Gestión del S. Pub.
3. Administración
Total
S/Est. Acum.
IgyIh
al 31/12/09
1.055.398,37
912.507,10
1.967.905,47
849.708,36
318.710,92
746.101,48
727.648,04
2.642.168,80
843.197,30
5.453.271,57
S/ registros al
31/12/09
Diferencia
1.055.454,52
913.400,35
1.968.854,87
849.962,97
318.813,81
744.656,86
727.262,70
2.640.696,34
843.278,66
5.452.829,87
-56,15
-893,25
-949,40
-254,61
-102,89
1.444,62
385,34
1.472,46
-81,36
441,70
c. Entre los Usos de Fondos del estado mencionado en I e), el Estado de
Inversiones Acumuladas por Categoría (I f) y los registros en dólares:
Categoría
1
2
3
Total
S/ Est. Acum. al
31/12/09
4.610.074,29
186.584,66
656.612,62
5.453.271,57
S/ registros al
31/12/09
4.609.551,21
186.656,96
656.621,70
5.452.829,87
Diferencia
523,08
-72,30
-9,08
441,70
d. Entre los Usos de Fondos del estado mencionado en I c), el Estado de Inversiones
Acumuladas por Componentes (I d)) y los registros en pesos:
1 Fort. Inst. JGM
2.1.
S/Est. Acum. al
31/12/09
2.854.398,26
S/Bce. Acum. al
31/12/09
2.858.938,36
2.3
2.469.814,44
2.465.274,34
Diferencia
-4.540,10
4.540,10
4. No se efectuó proceso de selección para la contratación de una firma para capacitación
en servicio de call center. Según la respuesta suministrada por el Proyecto se consideró
que para una capacitación la compulsa de precios no es una metodología recomendada
debido a que debe priorizarse la calidad de la misma. Esto contradice expresamente las
Normas del Banco, donde se especifica que una selección directa no ofrece los
beneficios de la competencia en lo que respecta a la calidad y al costo y sólo deberá
4
usarse en casos excepcionales luego de examinar éste la justificación respectiva. En ese
sentido, no surge de la documentación suministrada que se haya solicitado al Banco
autorización para utilizar este método de contratación. A su vez, no se tuvo a la vista el
contrato celebrado con la empresa que respalde los pagos realizados por $ 45.376,00, ni
documentación inherente a la realización del curso (programa, listado de personas a
asistir, acreditaciones, etc.) o un informe de la empresa exponiendo las tareas
desarrolladas y su evaluación de los objetivos alcanzados. Sólo consta un memorando
del Coordinador Ejecutivo de la Secretaría de Gabinete y Gestión Pública prestando
conformidad por los servicios prestados a los efectos de liberar el pago.
IV-
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros, sujeto a lo
señalado en II- y III-1 y excepto por lo expuesto en III-2 a 4 precedentes, los estados
financieros identificados en I- presentan en forma razonable, en sus aspectos
significativos, la situación financiera del “Segundo Proyecto de Modernización del
Estado ” al 31 de diciembre de 2009, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales en la
República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N°
7449-AR del 28/12/07.
BUENOS AIRES, 16 de julio de 2010.
5
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE SOLICITUDES DE
DESEMBOLSO Y ADQUISICIONES DEL “SEGUNDO PROYECTO DE
MODERNIZACION DEL ESTADO”
CONVENIO DE PRESTAMO BIRF Nº 7449-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/09)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el Estado de Solicitudes de Desembolso, detallado en Isiguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/09, correspondiente al “Segundo Proyecto de
Modernización del Estado” dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 7449-AR, suscripto el
28/12/07 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de solicitudes de desembolsos para el período 01-01-2009 al 31-12-2009,
expresado en dólares estadounidenses.
b) Estado de solicitudes de desembolso acumuladas al 31-12-2009, expresado en dólares
estadounidenses.
Los estados fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP)
dependiente de Jefatura de Gabinete de Ministros. Fueron recibidos por esta Auditoría
inicialmente el 26/01/10 y en su versión definitiva el 14/07/10. Se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
6
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el análisis de la elegibilidad de las erogaciones y las pruebas y demás procedimientos de
auditoría que se consideraron necesarios, excepto por lo que a continuación se indica:
No se tuvo a la vista el contrato que respalde la realización de los pagos por $ 17.538,95
(rendidos al BIRF al 31/12/09 por $ 12.951,84) a una firma por el servicio de software
correspondiente al Préstamo 4423-AR BIRF, ni se nos suministró documentación que
ponga de manifiesto la aprobación del Banco para la incorporación de este gasto en el
marco del Proyecto, con indicación del período a ser financiado. La rendición se efectuó en
la categoría 2.2 según el siguiente detalle:
Solicitud Nº
Importe en $
Importe en USD
5
2.168,64
719,54
6
5.396,60
1.620,94
7
1.079,32
308,82
8
1.079,32
308,82
10
1.079,32
282,54
11
2.158,64
565,08
Total
12.951,84
3.805,74
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Las actividades contratadas mediante los Concursos de Precios 16/08 y 07/08 fueron
erróneamente consideradas como Servicios de No Consultoría, ya que no se encuadran
7
en la definición expuesta en el Apéndice Definiciones punto 9 del Convenio de
Préstamo. Por tratarse de la realización de Estudios de Investigación a ser llevados a
cabo por Firmas Consultoras (según se expone en la Lista Corta) los procesos de
selección debieron encuadrarse, al menos como Selección Basada en el Menor Costo
(SBMC) de las Normas de Selección del Banco, estableciéndose una calificación
mínima de calidad en el pedido de propuestas; requiriéndose la presentación de
propuestas técnicas y evaluándolas previo a la consideración de la oferta económica.
Cabe aclarar que no surge de la documentación suministrada ningún parámetro de
evaluación que garantice el nivel de calidad, especialmente ante la dispersión de precios
del Concurso Nº 16/08, que promedia el 100% en 8 de los 10 oferentes. Los pagos
fueron rendidos según el siguiente detalle:
Sol. Nº
Categoría
Concepto
6
2,1
Concurso 07/08
70.752,00
20.809,41
9
2,1
Concurso 16/08
33.800,00
9.670,96
11
2,1
Concurso 07/08
94.336,00
24.695,29
11
2,1
Concurso 16/08
60.840,00
15.926,70
259.728,00
71.102,36
Total
Importe $
Importe USD
2. No se efectuó proceso de selección para la contratación de una firma para capacitación
en servicio de call center. Según la respuesta suministrada por el Proyecto se consideró
que para una capacitación la compulsa de precios no es una metodología recomendada
debido a que debe priorizarse la calidad de la misma. Esto contradice expresamente las
Normas del Banco, donde se especifica que una selección directa no ofrece los
beneficios de la competencia en lo que respecta a la calidad y el costo y sólo deberá
usarse en casos excepcionales luego de examinar éste la justificación respectiva. En ese
sentido, no surge de la documentación suministrada que se haya solicitado al Banco
autorización para este método de contratación. A su vez, no se tuvo a la vista el contrato
celebrado con la empresa que respalde los pagos realizados, ni documentación inherente
a la realización del curso (programa, listado de personas a asistir, acreditaciones, etc.) o
8
un informe de la empresa exponiendo las tareas desarrolladas y su evaluación de los
objetivos alcanzados. Sólo consta un memorando del Coordinador Ejecutivo de la
Secretaría de Gabinete y Gestión Pública prestando conformidad por los servicios
prestados a los efectos de liberar el pago. Importe rendido en la Solicitud Nº 6
Categoría 2.1 $ 36.300,80 /USD 10.676,79.
IV-
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Iprecedente, correspondientes al “Segundo Proyecto de Modernización del Estado”, sujeto a
la mencionado en II- y excepto por lo expuesto en III-, presentan razonablemente la
información para sustentar las Solicitudes de Desembolso, que fueran remitidas y
presentadas al BIRF durante el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2009, de
conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 7449-AR,
suscripto el 28/12/07 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
BUENOS AIRES, 16 de julio de 2010.
9
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL
DEL“SEGUNDO PROYECTO DE MODERNIZACION DEL ESTADO”
CONVENIO DE PRESTAMO BIRF Nº 7449-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/09)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, correspondiente a la
Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Modernización del Estado” al 31/12/09 - dependiente
de la Jefatura de Gabinete de Ministros, parcialmente financiado con recursos provenientes del
convenio de Préstamo N° 7449-AR, suscripto el 28/12/07 entre la Nación Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial para el período comprendido entre el 01/01/2009 y el
31/12/2009, expresado en dólares estadounidenses.
El citado estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Proyecto dependiente de la
Jefatura de Gabinete de Ministros sobre la base de los extractos bancarios de la Cuenta a la
Vista Especial en dólares N° 394862/6 abierta en el Banco de la Nación Argentina y fue
presentado en su versión definitiva a esta Auditoría con fecha 14/07/10. Se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
10
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- expone
razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Segundo Proyecto
de Modernización del Estado” al 31/12/09 - dependiente de la Jefatura de Gabinete de
Ministros, de conformidad con adecuadas prácticas contable-financieras y con las
estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en el Convenio de Préstamo N° 7449AR, suscripto el 28/12/07.
BUENOS AIRES, 16 de julio de 2010.
11
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO BIRFN° 7449-AR
“SEGUNDO PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO”
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/09)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2009,
correspondientes al “Segundo Proyecto de Modernización del Estado”, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 7449-AR
suscripto el 28 de diciembre de 2007 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, cabe formular las siguientes
consideraciones:
1. Sección 2.01: Monto del préstamo USD 20.000.000,00
El monto desembolsado por el BIRF durante el ejercicio ascendió a USD 3.001.954,44,
siendo el total de desembolsos acumulados al 31/12/09 a USD 6.557.457,87. Respecto del
reporte Monthly Disbursement Summary del BIRF, existe una diferencia de USD
356.127,06 en el total desembolsado que corresponde a la Solicitud de Desembolso N° 11
acreditada en la cuenta especial en el ejercicio 2010.
2. Sección 2.02: Retiro de Fondos de conformidad con lo dispuesto en la Sección IV del
Apéndice 2
Cumplida.
12
3. Sección 2.03: Comisión de compromiso.
Cumplida. Conforme la información suministrada por la Dirección de la Deuda Pública del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas durante el ejercicio se abonó por este
concepto según el siguiente detalle:
Fecha vto.
Fecha pago
importe
01/01/09
30/12/08
USD 21.994,54
01/07/09
01/07/09
USD 18.547,11
4. Sección 2.04: Comisión Inicial ( 1% del monto del Préstamo)
Solicitada información al Proyecto nos informó que por no formar parte de la matriz del
Préstamo no cuentan con documentación relativa al pago. No obstante se verificó en los
reportes que emite el Banco que no debitó de la cuenta del préstamo importe alguno por
este concepto.
5. Sección 2.05: Intereses pagaderos el 1º de enero y 1º de julio de cada año
Cumplida. Conforme la información suministrada por la Dirección de la Deuda Pública del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas durante el ejercicio se abonó por este
concepto según el siguiente detalle:
Fecha Vto.
Fecha pago
Importe
01/01/09
30/12/08
USD 43.444,48
01/07/09
01/07/09
USD 53.813,02
6. Sección 3.01 y 3.02: Ejecución del Proyecto.
Parcialmente cumplida. Del cotejo del POA 2009 y lo ejecutado surge una subejecución
general del 44 %.
13
Apéndice 2 del Convenio
7. Sección I - Acuerdos de Ejecución
1. (a) La Prestataria creará la UEP.
Cumplida.
(c) La prestataria a través de la UEP antes de realizar cualquier actividad del
Proyecto que requiera la participación de un Organismo y/o Entidad, suscribirá un
convenio marco separado con ese organismo y/o entidad.
El Proyecto Mediante Memorando 0323/2010 informó que a la fecha del presente informe
no han celebrado convenios del tipo citado en la cláusula contractual.
2.
(a) Evaluación ambiental. La Prestataria a través de la Jefatura de Gabinete de
Ministros, antes de realizar las pequeñas tareas que se mencionen en la Parte 2(a)(ii)
del Proyecto realizará una evaluación ambiental de las mencionadas tareas.
El Proyecto Mediante Memorando 0323/2010 informó que a la fecha del presente informe
no se han realizado las tareas mencionadas en la cláusula contractual.
8. Sección II – Seguimiento, preparación de informes y evaluación del Proyecto.
A.1 Informes semestrales.
Cumplida fuera de término. Fueron presentados al Banco los siguientes informes:

Primer informe de ejecución Semestral: 09/09/09 mediante Nota 285/09.

Segundo Informe de ejecución Semestral: 09/03/10 mediante Nota S/N.
9. Sección III Adquisiciones.
Cumplida parcialmente. Existen observaciones puntuales que se exponen en el Dictamen
sobre los Estados Financieros del Proyecto y en el Memorando a la Dirección.
14
10. Normas Generales – sección 5.07 b): Registros Contables.
Cumplida en términos generales. Existen observaciones puntuales que se exponen en el
Dictamen sobre los Estados Financieros del Proyecto y en el Memorando a la Dirección.
BUENOS AIRES, 16 de julio de 2010.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE MODERNIZACION DEL ESTADO”
CONVENIO DE PRESTAMO BIRF Nº 7449-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/09)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Segundo
Proyecto de Modernización del Estado” una serie de observaciones y recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno,
surgidos como consecuencia del examen practicado sobre los estados financieros al 31 de
diciembre de 2009 que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
correctiva futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos
que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
Índice
A y B. 1
B. 2
Título
Consultoría. Incumplimiento de la Normativa Vigente y del
Manual Operativo
Otras contrataciones. Incumplimiento de las Normas del Banco,
de la Normativa vigente y del Manual Operativo.
Archivos incompletos con faltantes de documentación
sustancial para el respaldo de los gastos realizados
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A. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
CONSULTORES
Contratos
Observación:
En la Planta de Personal correspondiente al primer trimestre del año 2009, se incluyen 17
cargos con categoría de Coordinador General rango III, situación que no se ajusta con la
escala jerárquica establecida en el Organigrama de la Unidad Coordinadora del Proyecto
(un coordinador general y dos coordinadores de área) según lo expuesto en el Manual
Operativo.
Comentario de UCP:
Según la base de datos del área de contrataciones, durante el primer trimestre del año 2009,
se realizaron nueve contratos con la categoría Coordinador General Rango III,
correspondientes a los contratos nro. 2/2009, 5/2009, 7/2009, 10/2009, 13/2009, 16/2009,
28/2009, 125/2009 y 129/2009.
Recomendación:
Solicitar la aprobación de cargos según se correspondan con la estructura organizacional
del Proyecto, evitando incurrir en la inconsistencia entre la escala de honorarios y las
funciones a desempeñar.
Pago de honorarios
Observación:
La documentación de respaldo de los pagos tenida a la vista, se emite a nombre de Jefatura
de Gabinete sin identificar al Proyecto. La inclusión de esa referencia también fue omitida
al momento de elaboración del Manual Operativo.
Comentario de UCP:
Se toma nota debida de la observación. No obstante, hasta tanto se produzcan
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modificaciones en el Manual Operativo, se dará cumplimiento al vigente.
Recomendación:
Realizar las modificaciones pertinentes al Manual Operativo a fin de que se identifique al
Proyecto en todos los comprobantes de respaldo.
Informes
Observaciones:
1. En algunos casos los Informes no contaban con constancia ni fecha de recepción por
parte de la Unidad Ejecutora del Programa, lo que impide verificar el cumplimiento
efectivo de los plazos de entrega previstos en los TDR.
2. Se observaron Informes cuya fecha de recepción es anterior a la propia fecha de
presentación.
Comentarios de UCP:
1. Se toma nota para futuras entregas.
2. La fecha cierta de presentación del informe es la fecha que se da en mesa de entradas
del Proyecto.
Recomendación:
Verificar el cumplimiento de las obligaciones por parte de los consultores, dejando
adecuada constancia de la fecha en que se recepcionan los trabajos.
B. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONSULTORES
Proceso de Selección
Observaciones:
1. En el 100% de los casos analizados los “Memos de Solicitud de Contratación”
incumplen lo establecido en el Manual Operativo, Modulo III, Punto 5, Procedimiento
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de Selección, dado que no se elevan al Coordinador General con una antelación mínima
de 15 días. Asimismo, en el 20% de los procesos, las cartas de aceptación de la
invitación habían sido emitidas excediendo el plazo de 3 días establecidos para que el
consultor invitado presente sus antecedentes y en un caso la aceptación es anterior a la
fecha de recepción de la invitación.
2. Se tuvo a la vista documentación que no contaba con constancia de recepción (firma y/o
fecha) del programa o de su destinatario en los siguientes casos:

Cartas de Invitación del 25% de los procesos analizados;

Cartas de Aceptación de la invitación en el 100% de las tenidas a la vista.

Currículos en el 100% de los tenidos a la vista. A su vez, en el 60% tampoco
indicaban fecha de emisión actualizada como se les requiere en la Carta de
Invitación.
3. En el 30% de las Grillas de Evaluación analizadas se observó la falta de un criterio
uniforme en la asignación de los puntajes respecto de los antecedentes profesionales
presentados por algunos de los integrantes de la terna. Teniendo en cuenta lo expuesto,
en 2 casos algunos de los ternados no hubieran alcanzado el mínimo de 70 puntos
requeridos por el Manual Operativo, Modulo III, Punto 5, III), para garantizar un
proceso competitivo y con aspirantes homogéneos, y en 1 caso el resultado final de la
selección homogéneamente considerada habría sido distinto al actual.
4. En el 50% de los procesos de selección analizados los antecedentes presentados por
los ternados no cumplen con todos los requisitos específicos obligatorios y/o no
alcanzan la experiencia laboral pertinente -indicados en el Dec. 1184/01 ó 2345/08
según corresponda- para ejercer la función y el rango en que se encuadra el contrato.
En el 20% de los casos ninguno de los postulantes cumple y en el 30% restante esta
situación se verificó sólo con alguno de los integrantes de la terna.
5. Los Términos de Referencia (TDR) analizados no incluyen el perfil profesional
requerido para cada cargo a contratar, ni requerimientos mínimos a cumplir (titulo,
experiencia, antigüedad, características profesionales etc.) por los postulantes.
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6. En ningún caso se tuvo a la vista constancia de notificación del resultado del proceso
de selección a los integrantes de la terna.
Comentarios de la UCP:
1. Se toma nota de la observación. En cuanto a lo que respecta al incumplimiento del
plazo de los tres días para la contestación de la invitación se toma nota a los fines de su
aplicación en futuras contrataciones.
2. Dado que el Procedimiento para la recepción de las cartas de aceptación y de CV se
realiza en los Componentes, los mismos carecen de intervención de la UCP, hasta tanto
ingresan con el Memo enunciado en el punto 1, único documento que se interviene. No
obstante, se toma nota a los fines de su aplicación en futuras contrataciones.
3. Se toma nota a los fines de su aplicación en futuras contrataciones.
4. El Proyecto toma la grilla de honorarios del Decreto Nº 2345/2008.
5. Se toma nota para su adopción en futuras contrataciones. No obstante en el Modelo de
TDR del Manual no se especifica la exigencia señalada.
6. En el Manual Operativo no se especifica la exigencia de la observación señalada.
Recomendaciones:
Dar estricto cumplimiento al Manual Operativo, introduciendo asimismo aquellas
modificaciones relacionadas con sanas prácticas de control en el área de contrataciones.
Arbitrar los medios para que se deje expresa constancia del ingreso de documentación en
todas las áreas intervinientes. Incluir en los TDR los perfiles requeridos para cada
contratación. El Decreto Nº 2345 es de aplicación tanto en los valores establecidos en la
escala de honorarios para cada categoría como en los perfiles requeridos para acceder a
ellas.
Análisis de Contratos
Observación:
En el 100% de los casos se observó que los Actos Administrativos, aprobatorios de las
contrataciones y/o renovaciones de contratos de consultoría en los términos del Decreto Nº
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577/03 y sus modificatorios, fueron emitidos con posterioridad al inicio del periodo
contractual al que hacen referencia, llegando en un caso a ser 8 meses posterior, y en otros
casos a realizarse incluso habiendo finalizado ya el contrato.
Comentario de la UCP:
El Acto Administrativo aprobatorio de las contrataciones es emitido con posterioridad al
inicio del período contractual y la fecha que figura en el Acto Administrativo es la fecha
en la que el Sr. Jefe de Gabinete de Ministros lo firma. Asimismo en el Memorando de
remisión del expediente cuenta con el siguiente texto: “Se deja constancia que el/los
consultor/es se encuentra/n prestando sus servicios profesionales desde la fecha de inicio
de sus contratos, por lo que se tramita la aprobación retroactiva de la/s contratación/es
remitida/s”. Dos razones retrasan la emisión de dicho Acto: el tiempo físico que demanda
la confección del expediente y el recorrido que realiza por las diversas instancias
administrativas.
Recomendación:
Arbitrar los medios para contar con las aprobaciones antes del inicio de las tareas por parte
del consultor, ya que las mismas determinan la validez de los contratos y afectan los
derechos y obligaciones a que los mismos dan lugar.
Control Pagos de Honorarios
Observaciones:
1. Se efectivizaron, según la muestra analizada, pagos en concepto de honorarios por $
1.459.575,14 sin que los contratos estuvieran aún aprobados mediante la emisión del
Acto Administrativo correspondiente, siendo éste un procedimiento incorrecto por estar
los contratos emitidos ad referendum de una aprobación posterior.
2. En 4 casos, correspondientes a contratos alcanzados por los términos del Decreto Nº
2.345/08, no se tuvo a la vista el comprobante de pago del Monotributo, atento a que los
pagos fueron efectivamente realizados se ha incumplido con las disposiciones del Anexo
1, Art. 10 de la mencionada norma.
21
3. Se tuvieron a la vista comprobantes de pago no válidos por $ 6.166,66. La fecha de
impresión es posterior a la fecha de emisión de los mismos.
4. No se incluyeron en la documentación de respaldo los Recibos “X” que de acuerdo a la
normativa se deben emitir como cancelación de Facturas tipo “B. Por otra parte, el
domicilio que consta en las facturas presentadas por un consultor corresponde a una
provincia, y es distinto al declarado al momento de suscripción del contrato (Capital
Federal)
5. En la mayoría de los casos en las Autorizaciones de Pago y en el Reporte de Pagos
provisto por el Programa, no coincide el número de contrato indicado con el suscripto
por el consultor.
Comentarios de la UCP:
1. Para liberar el pago de los honorarios de consultores individuales, habiéndose cumplido
la prestación de servicios con la certificación correspondiente, la autoridad política a
través del subsecretario de Coordinación Administrativa de la Jefatura de Gabinete de
Ministros, emitió Memorandums internos habilitando los mismos.
2. Se toma debida nota de la observación a efectos de mejorar los controles previos de la
liquidación para verificar la existencia del comprobante del monotributo a los efectos de
habilitar el pago.
3. Se toma debida nota de la observación. En el caso puntual observado por la auditoría se
desprende que se trata de un error involuntario del consultor quien consignó en la
factura una fecha anterior a la fecha de impresión de las mismas, lo cual no fue
detectado en los controles previos de la liquidación. Se tendrá en cuenta para futuros
pagos.
4. Se toma nota de la observación.
5. Dado que los contratos de consultoría individual se elaboran en Word asignándoseles
un número de acuerdo a un registro llevado por el área de contrataciones y, luego de
haberse firmado, se cargan los datos de la contratación en el sistema UEPEX en un
orden distinto al que fueron emitidos, en función a las autorizaciones pertinentes, el
sistema asigna un número de contrato distinto, el cual debe tomarse como un número de
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orden de carga ya que el número de contrato válido es el que figura en el contrato
firmado.
Recomendaciones:
No efectivizar los pagos sin contar con la aprobación de los contratos que establece la
reglamentación vigente.
Verificar el cumplimiento de la normativa en materia de contratación de consultores y de
facturación.
Control de Informes
Observación:
En algunos casos, se tuvieron a la vista informes cuya fecha de recepción por parte del
programa es posterior a la fecha de entrega prevista y a la fecha de presentación indicada
por el consultor, llegando en un caso a ser 5 meses posterior, evidenciando
incumplimientos en el cronograma de entrega establecido.
Comentario de la UCP:
La fecha prevista de entrega de informes en los TDRs no necesariamente indica la fecha en
que el consultor hace efectiva la entrega; sino que se trata de una fecha de referencia. Para
los períodos de presentación se estipula una fecha que, en general, coincide con los
primeros días de última semana del mes, a fin de revisar y efectuar correcciones y
observaciones a los informes que recibimos por parte del componente. No obstante, el área
está realizando un control más exhaustivo para dar cierre a los envíos pendientes.
Recomendación:
Verificar el cumplimiento en tiempo y forma de las obligaciones contractuales.
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2) OTRAS CONTRATACIONES
A. OBSERVACIONES GENERALES
1. No se tuvieron a la vista los actos administrativos aprobatorios de las contrataciones
realizadas por el Proyecto.
2. La documentación de respaldo de los pagos tenida a la vista, se emite a nombre de
Jefatura de Gabinete sin identificar al Proyecto. La inclusión de esa referencia fue
omitida también al momento de elaboración del Manual Operativo.
3. En la mayoría de los casos los recibos fueron emitidos por el importe neto de
retenciones.
Comentarios de la UCP:
1.
Las normas de contrataciones que rigen al proyecto son diferentes de las que rigen en
la Administración Pública Nacional.
2. Para la emisión de la factura o recibo por parte del consultor se aplica el
procedimiento fijado en el Manual Operativo del Proyecto, Módulo III página 81, en
el cual se establece que las facturas a favor del Proyecto deben remitirse a:
Jefatura de Gabinete de Ministros
Julio A. Roca 781 Piso 7
IVA EXENTO – CUIT: 30-68060457-2
3. (Comentario no procedente). Dado que los recibos son el flujo de caja recibido por el
proveedor, en los casos en que sean responsables inscriptos y alcancen los valores
mínimos según las alícuotas establecidas para los impuestos sujetos a retención, se
netearan del importe facturado las retenciones establecidas surgiendo el importe neto
que se observa en los recibos correspondientes. Cabe aclarar que en aquellos
responsables que sean monotributistas o exentos, los importes recibidos por los
proveedores serán el total facturado, no sufriendo obviamente ningún tipo de
retención).
Recomendaciones:
La prelación de las normas del Banco aplicables en materia de adquisiciones no eximen de
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cumplimiento de la legislación de la República Argentina en materia de perfeccionamiento
de los actos administrativos, toda vez que no hay conflicto entre ambas normas sino que se
complementan ya que se trata de un aspecto no reglamentado en las normas del BIRF y
por ende deben aplicarse supletoriamente las normas que de acuerdo a derecho
corresponden a la jurisdicción de cada contratante.
Realizar las modificaciones pertinentes al Reglamento Operativo a fin de que se
identifique al proyecto en todos los comprobantes de respaldo.
Verificar que el total recibido que se expone en los recibos, no obstante la obligatoriedad
de informar en dicho documento las retenciones practicadas, cancele el total facturado por
el proveedor.
B. CONCURSO DE PRECIOS 14/08 “INSTITUTO SALESIANO DE ARTES
GRÁFICAS”
Observaciones:
1. No se cumplió con el plazo de entrega establecido en la orden de compra, sin que surja
de la documentación tenida a la vista si la demora de 5 meses constituye un
incumplimiento de la contratista o una demora del Proyecto en la verificación del
material de prueba entregado por ésta.
2. El remito no está suscripto ni por la empresa ni por el receptor.
3. El recibo no tiene firma.
Comentarios de la UCP:
1. Los procesos de impresión hasta llegar al producto final para la entrega tiene un paso
previo llamado Prueba de Galera, la misma es una prueba de impresión que se hace
llegar al componente para la corrección u omisión de errores que pudiera tener el
producto. Los plazos de corrección en muchas ocasiones son extensos debido al
volumen de páginas y si estas tienen cuadros y gráficos los tiempos son más extensos
aún ya que los mencionados cambios afectan directamente en el diseño original del
impreso y son tiempos que varían según la complejidad del diseño. Es por ello que en
este caso dado el volumen de páginas que tiene el impreso el tiempo de corrección y de
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rediseño consecuencia de los mismos, provocaron una demora que excede el plazo
estipulado en la orden de compra.
2. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles en el
procedimiento para evitar la recurrencia del error.
3. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles en el
procedimiento para evitar la recurrencia del error.
Recomendaciones:
Garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas en los contratos celebrados
dejando adecuada constancia de todo lo actuado.
Intensificar los controles a fin de garantizar adecuados niveles de control interno.
C. CONCURSO
DE
PRECIOS
16/08
ESTUDIOS
DE
INVESTIGACIÓN
CUANTITATIVA SOBRE LOS ORGANISMOS ENRE, RPI, ANSES, ANMAT,
INPI DE LA APN Y EL MUNICIPIO DE LA MATANZA –REGIÓN NOROESTE –
FIRMA CONTRATADA: MFG CONSULTORES S.A.
1. Observaciones: Se incluye en el expediente una Nota del Banco, que responde a una
solicitud efectuada y que no consta en el mismo, donde se da la No Objeción a la
unificación de dos procesos. Al respecto no surge de la documentación suministrada a
qué procesos se refiere ni cuál es la causa de la unificación.
2. La actividad fue caratulada como Servicio de No Consultoría, a pesar de que no se
encuadra en la definición expuesta en el Apéndice Definiciones punto 9 del Convenio
de Préstamo por tratarse de la realización de un Estudio de Investigación a ser llevado a
cabo por Firmas Consultoras o de Investigación (según se expone en la propia Lista
Corta).
3.
El proceso de selección debió encuadrarse, al menos como Selección Basada en el
Menor Costo (SBMC) de las Normas de Selección del Banco, estableciéndose una
calificación mínima de calidad en el pedido de propuestas, presentándose
y
evaluándose propuestas técnicas, previo a la consideración de la oferta económica.
Cabe aclarar, que no surge de la documentación suministrada ningún parámetro de
26
evaluación que garantice el nivel de calidad, especialmente ante una dispersión de
precios que promedia el 100% en 8 de los 10 oferentes.
4. Los informes presentados no tienen fecha de presentación ni de recepción. Como
consecuencia de lo expuesto no pudo establecerse si la demora en la aprobación, que en
un caso alcanza los 5 meses, se debe al incumplimiento de los plazos de presentación
por parte de la contratista o al proyecto por no revisar y aprobar los productos
oportunamente.
Comentarios de la UCP:
1. Se toma debida nota de la observación.
2. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles en el
procedimiento para evitar la recurrencia del error. Se aclara que el proceso se encuentra
incluidos en el Plan de Adquisiciones y SEPA 2008 aprobados por el Banco Mundial
bajo la categoría de No Consultoría y modalidad de Comparación de Precios.
3. Se toma debida nota de la observación.
4. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles en el
procedimiento para evitar la recurrencia del error.
Recomendaciones:
Definir adecuadamente la categorización de las actividades a contratar según las
estipulaciones del Convenio, a fin de respetar la normativa aplicable para cada selección.
Garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas en los contratos celebrados
dejando adecuada constancia de todo lo actuado.
D. CONCURSO DE PRECIOS 07/08 HUGO HAIME Y ASOCIADOS - ESTUDIOS
CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS EN 5 (CINCO) ORGANISMOS DE LA
APN Y EN 2 (DOS) MUNICIPIOS DEL CONURBANO BONAERENSE.
Observaciones:
1. La actividad fue caratulada como Servicio de No Consultoría, a pesar de que no se
encuadra en la definición expuesta en el Apéndice Definiciones punto 9 del Convenio
27
de Préstamo por tratarse de la realización de un Estudio de Investigación a ser llevado a
cabo por Firmas Consultoras o de Investigación (según se expone en la Lista Corta),.
2. El proceso de selección debió encuadrarse, al menos como Selección Basada en el
Menor Costo (SBMC) de las Normas de Selección del Banco, estableciéndose una
calificación mínima de calidad en el pedido de propuestas, presentándose y evaluándose
propuestas técnicas, previo a la consideración de la oferta económica. Cabe aclarar, que
no surge de la documentación suministrada ningún parámetro de evaluación que
garantice el nivel de calidad.
3. No se tuvo a la vista la solicitud de documentación complementaria efectuada por el
Banco, ni el correo electrónico a través del cual fue remitida, según se expone en la No
Objeción enviada por Nota BIRF del 28 de octubre de 2008.
4. El expediente contenía información mal archivada y un folio faltante.
5. Uno de los informes fue presentado con demora, y el informe final no tenía fecha de
presentación ni de recepción no pudiéndose establecer si el atraso de más de seis meses
para su aprobación se debe a un incumplimiento de la contratista o del proyecto por no
revisar y aprobar los productos oportunamente.
Comentarios de la UCP:
1. Se toma debida nota de la observación. Se aclara que el proceso se encuentra incluido
en el Plan de Adquisiciones y SEPA 2008, aprobados por el Banco Mundial bajo la
categoría de No Consultoría y modalidad de Comparación de Precios.
2. Se toma debida nota de la observación.
3. Se toma debida nota de la observación. La nota de No Objeción del Banco es resultado
de la información suministrada.
4. Se toma nota de la observación.
5. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles en el
procedimiento para evitar la recurrencia del error.
Recomendaciones:
Definir adecuadamente la categorización de las actividades a contratar según las
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estipulaciones del Convenio, a fin de respetar la normativa aplicable para cada selección.
Garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas en los contratos celebrados
dejando adecuada constancia de todo lo actuado.
E. CONCURSO DE PRECIOS 43/09 CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO DE
ALMUERZO PARA 16 PERSONAS EN EL MARCO DEL FORO DE
RESPONSABLES INFORMÁTICOS NACIONALES DE LATINOAMÉRICA
Observación:
No formaba parte de la documentación la solicitud de presupuesto cursada, con indicación
de las características del servicio requerido. Por otra parte, no se aclara la firma de quién
suscribe la orden de compra en nombre del proveedor.
Comentario de la UCP:
La ausencia correspondiente a la solicitud de pedido de presupuesto donde conste las
características de servicio requerido se debe a que los presupuestos fueron solicitados por
el componente y enviados adjuntos al memo de solicitud de contratación del servicio
mencionado, por lo cual no se presentan constancias de las invitaciones cursadas a los
oferentes.
Se toma debida nota de la observación de la no aclaración de firma en la Orden de Compra
por parte del suscriptor de la misma. Se intensificaran los controles para evitar la
recurrencia del error con otros oferentes.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas.
Intensificar los controles en la documentación que involucra la generación de derechos y
obligaciones tanto para el proyecto como para terceros.
F. CONCURSO DE PRECIOS 15/09 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE
ALOJAMIENTO.
SEMINARIO
INTERNACIONAL
ESTRATEGIA DE LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO”
29
“APORTES
A
LA
Observaciones:
1. No formaba parte de la documentación la solicitud de presupuesto cursada, con
indicación de las características del servicio requerido. Por otra parte, la grilla
comparativa no está firmada por los responsables de su realización.
2. La fecha de suscripción del contrato es posterior a la de prestación de los servicios y a
la del libramiento del pago inicial del 30%.
Comentarios de la UCP:
1. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles para evitar la
recurrencia del error con otros oferentes.
2. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles para evitar la
recurrencia del error con otros oferentes.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas.
Intensificar los controles en la documentación que involucra la generación de derechos y
obligaciones tanto para el proyecto como para terceros. Por otra parte, no deben
efectivizarse pagos, previo a la suscripción de los contratos que regulan las relaciones entre
las partes involucradas.
G. CONTRATACIÓN DIRECTA DE UNA FIRMA PARA CAPACITACIÓN EN
SERVICIO DE CALL CENTER
Observaciones:
1. La documentación suministrada se encontraba en una carpeta sin foliar, lo cual no
garantiza la integridad de la misma.
2. No se efectuó proceso de selección. Según la respuesta suministrada por el Proyecto se
consideró que para una capacitación la compulsa de precios no es una metodología
recomendada debido a que debe priorizarse la calidad de la misma. Esto contradice
expresamente las Normas del Banco, donde se especifica que una selección directa no
ofrece los beneficios de la competencia en lo que respecta a la calidad y el costo y sólo
30
deberá usarse en casos excepcionales luego de examinar éste la justificación respectiva.
No surge de la documentación suministrada que se haya solicitado al Banco
autorización para este método de selección.
3. No se tuvo a la vista la solicitud de cotización enviada a la firma, con el detalle de los
requerimientos de capacitación a ser cumplimentados ni los criterios de éxito esperados.
4. No se tuvo a la vista el contrato celebrado con la empresa que respalda los pagos
realizados.
5. No se tuvo a la vista ninguna documentación inherente a la realización del curso
(programa, listado de personas a asistir, acreditaciones) ni un informe de la empresa
exponiendo las tareas desarrolladas y su evaluación de los objetivos alcanzados. Sólo
consta un memorando del Coordinador Ejecutivo de la Secretaría de Gabinete y Gestión
Pública prestando conformidad por los servicios prestados a los efectos de liberar el
pago.
6. La constancia de cobro emitida por la empresa no constituye un recibo de acuerdo a la
Res. 1415 de AFIP.
Comentarios de la UCP:
1. La ausencia de la foliatura en la documentación se debe a que aquellos concursos de
Precios que se consideran menores no son iniciados mediante el procedimiento de
apertura de expediente y por lo tanto no se procede a foliar la documentación de los
mismos.
2. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles para evitar la
recurrencia del error con otros oferentes.
3. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles para evitar la
recurrencia del error con otros oferentes.
4. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles para evitar la
recurrencia del error con otros oferentes.
5. Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles para evitar la
recurrencia del error con otros oferentes.
6. Se toma nota de la observación.
31
Recomendaciones:
Mantener archivos completos debidamente foliados que garanticen la integridad de la
documentación referida a cada contratación.
Dar estricto cumplimiento a las Normas de Selección del Banco a los efectos de evitar
incurrir en la realización de gastos no elegibles.
Documentar adecuadamente los pagos efectuados con fondos del Proyecto, tanto en lo que
tiene que ver con los contratos que regulan las relaciones jurídicas entre las partes, como en
la constancia de recepción y pago de los servicios requeridos.
H. CONCURSO DE PRECIOS 16/09. GASTOS PARA LA REALIZACIÓN DEL IV
CONGRESO INTERNACIONAL DE BIOMETRÍA (HOTELERÍA)
Observaciones:
1. De acuerdo a la documentación que integra el expediente surgen las siguientes
observaciones en base al Manual Operativo aprobado:
a. No se tuvo a la vista el pliego de bases y condiciones acorde a la normativa del
Banco Mundial por tratarse de una contratación superior a los USD 30.000,00.
b. Las cartas de invitación que obran en el expediente, hacen referencia a otro proceso
(Concurso de Precios Menor 32/09) y no detallan los servicios a cotizar.
c. Si bien se estableció en la carta de invitación la fecha límite de recepción de ofertas,
no se realizó acto de apertura. Dos de las ofertas fueron recibidas vía e-mail (una de
ellas sin firma).
d. No se tuvo a la vista la cotización completa presentada por la firma adjudicataria,
que respalde los valores especificados en los ítem 1, 2 y 3 del cuadro de evaluación.
Sólo consta la cotización del ítem 4.
e. No se tuvo a la vista la notificación de adjudicación a los oferentes.
Comentarios de la UCP:
1. a, b, c y e: Se toma debida nota de la observación. Se intensificarán los controles en el
procedimiento para evitar la recurrencia del error.
32
d : (Comentario no procedente) En el caso de la cotización de la firma adjudicataria, su
política de cotización es mediante el mismo modelo de contrato, es decir que el contrato
que obra a fs. 56 del proceso, es en un principio la cotización propuesta por la empresa
en referencia a la invitación. En la cual constan los montos de los ítems 1, 2, 3 y 4.
Aclaración: En otro proceso analizado se tuvo a la vista la propuesta de la misma firma.
Recomendaciones:
Dar estricto cumplimiento a las Normas del Banco y a las estipulaciones del Reglamento
Operativo aprobado.
I. ALQUILER DE OFICINAS
Observaciones:
1. No se realizó el pedido de cotizaciones de otras oficinas disponibles que reunieran
características similares de dimensión y proximidad con la sede de la Jefatura de
Gabinete a los efectos de garantizar el precio más económico. Por otra parte, en la
justificación se hace referencia a la comparación del valor del metro cuadrado de la
zona con un valor de referencia que no está documentado.
2. La fecha de suscripción de los contratos es posterior a la de entrada en vigencia de la
locación según cláusula tercera.
3. El valor pagado en el ejercicio por este concepto excede lo informado en el Plan de
Adquisiciones y Contrataciones aprobado, que nos fuera suministrado, en $ 56.458,90.
Comentarios de la UCP:
1. Con respecto a la observación de la falta de otros presupuestos para alquilar oficinas que
fueran similares entre si, el Proyecto, dada la urgencia de dejar las antiguas oficinas
(situadas en Av. Julio A. Roca 782 – piso 12 – C.A.B.A.), comienza a realizar un
relevamiento de lugares disponibles que reunieran determinadas condiciones de
comodidad, cercanía y otras funcionalidades para las tareas a desarrollar por el
personal. Como consecuencia, al momento de definir el lugar para las nuevas oficinas,
la firma Gelio Inmobiliaria, era la única opción que contaba con una disponibilidad que
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reuniera las características mencionadas anteriormente. Ante esta situación, se plantea
la no objeción al Banco para realizar la contratación bajo las características detalladas,
por lo cual el Banco otorga la No Objeción.
2. Se toma nota de la objeción.
3. La contratación se encuentra en el SEPA 2009 y por el monto total del contrato. Dicha
contratación no fue observada y cuenta con la No Objeción del Banco.
Recomendaciones:
Dejar adecuada constancia de las acciones realizadas, a los efectos de sustentar las
excepciones al cumplimiento de las Normas del Banco.
Mantener el Plan de Adquisiciones actualizado para reflejar las necesidades reales de
ejecución, tal como se estipula en la Sección III, apartado A. 4. j) del convenio de
préstamo.
J. PASAJES SEMINARIO INTERNACIONAL “APORTES A LA ESTRATEGIA DE
LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO”
Observaciones:
1. No se tuvo a la vista la solicitud de al menos 3 presupuestos para la adquisición de
pasajes, a los efectos de garantizar el precio más económico.
2. No se tuvieron a la vista los tickets de embarque.
Comentarios de la UCP:
1. Para el caso de los pasajes relacionados al Seminario de referencia, oportunamente se
realizó proceso de selección de contratar una empresa que realice tareas de provisión de
servicios integrales de turismo para el Proyecto. Resultó seleccionada la firma Mónica
Núñez, la cual gestiona los servicios de pasajes
2. No obstante a las dificultades para obtener los tickets de embarque requeridos, el
Proyecto le ha solicitado a la empresa de Mónica Núñez, proveedora de los pasajes
utilizados por los invitados al evento, que emita una certificación sobre los pasajes
volados.
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Recomendaciones:
Dejar adecuada constancia de las acciones realizadas, a los efectos de sustentar las
excepciones al cumplimiento de las Normas del Banco.
Documentar los pagos en concepto de pasajes con los tickets de embarque o equivalente
emitido por la aerolínea que certifique la efectiva realización del viaje.
K. ALOJAMIENTO (XIV CONGRESO INTERNACIONAL DEL CLAD)
Observaciones:
1. No se tuvo a la vista la solicitud de al menos 3 presupuestos para la provisión del
servicio de alojamiento y los traslados, a los efectos de garantizar el precio más
económico. Asimismo no consta entre la documentación presentada el pedido de
cotización, ni que el proveedor la haya efectuado.
2. No se tuvo a la vista documentación que acredite la prestación de los servicios
abonados (factura de hotel, voucher o tickets por traslados, etc.). Sólo consta la factura
y el recibo de la firma de turismo intermediaria.
Comentarios de la UCP:
1. El XIV Congreso del CLAD ofreció precios promocionales para los asistentes. La
agencia de viajes que utiliza el Proyecto reservó el alojamiento en uno de los hoteles
promocionados por el Congreso con tarifa especial. Cabe aclarar que al momento de
tomar las reservas de las habitaciones para el alojamiento de los funcionarios
participantes, el único hotel de los sugeridos por la Organización del Congreso del
CLAD que contaba con disponibilidad de habitaciones era el Hotel Zank Hotel.
2. La empresa Mónica Núñez es proveedora de servicios integrales de turismo, la misma
en este caso llevó adelante la gestión de los servicios de pasajes, traslados y
alojamientos relacionados al mencionado Congreso, logrando una mayor eficiencia y
rapidez en la provisión de los servicios. Por esta razón el Proyecto no exigió
comprobantes por los servicios contratados por la mencionada empresa, exigiendo
como comprobante válido la factura.
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Recomendaciones:
Dejar adecuada constancia de las acciones realizadas, a los efectos de sustentar las
excepciones al cumplimiento de las Normas del Banco.
Documentar adecuadamente los pagos efectuados con fondos del Proyecto en lo que
respecta a la constancia de recepción de los servicios requeridos.
L. PAGOS REALIZADOS POR EL SERVICIO DE SOFTWARE DEL PRESTAMO
4423-AR BIRF. BASE GLOBAL SA.
Observaciones:
1. No se tuvo a la vista el contrato que respalde la realización de los pagos por $
17.538,95. Se aclara que tampoco se contó con documentación que evidencie la
realización del proceso de selección que debió llevarse a cabo en el marco del Primer
Proyecto de Modernización del Estado.
2. No se nos suministro documentación que ponga de manifiesto la aprobación del Banco
para la incorporación de este gasto en el marco del Proyecto, con indicación del período
a ser financiado.
Comentarios de la UCP:
1. Al cierre de esta auditoría la documentación solicitada no se ha podido suministrar para
permitir su revisión, dado que los antecedentes de la contratación del software
suministrado por la empresa BASE GLOBAL S.A. hasta diciembre de 2009, se
encuentra extraviado. Sin eludir la responsabilidad del Proyecto sobre la custodia de la
documentación que genera por sus operaciones, pero reconociendo los imprevistos que
pueden producirse aún habiéndose tomando los recaudos adecuados por las sucesivas
mudanzas producidas desde el año 2005 hasta la más reciente en febrero de este año,
manifestamos que este evento es totalmente involuntario y aislado.
No obstante, cabe remarcar que el Proyecto ya ha expuesto el contexto de necesidad en
el cual se autorizaron los pagos a la firma proveedora del software contable utilizado
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para la gestión del Préstamo BIRF 4423-AR con fondos del Segundo Proyecto de
Modernización del Estado, tal como surge de los memorandum internos del Proyecto ya
aportados a esa Auditoría. En ellos se pone de manifiesto la relevancia de contar con la
herramienta informática para asegurar el correcto cierre financiero y contable llevado a
cabo durante el año 2008 (dado que el cierre operativo se produjo el 31/12/2007) y la
presentación de los estados de cierre final y posterior auditoría financiera –que a la
fecha no fue realizada- de la AGN durante el 2009.
2. Dichos gastos fueron incluidos en el POA y el Plan de Adquisiciones 2009 en el
importe total del rubro de gastos generales de la UCP, aprobados por el Banco.
Recomendaciones:
No emitir pagos sin contar con los contratos que los respaldan y sin constatar la vigencia de
los mismos.
Documentar adecuadamente la aprobación del Banco para incluir en el financiamiento de
este programa gastos que no corresponden al mismo, tanto en lo que respecta al monto a
ser financiado como al plazo límite de aceptación del gasto.
3) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
1. Las conciliaciones de la Cuenta Especial tenidas a la vista no fueron realizadas sobre la
base de los registros contables, sino sobre una planilla extracontable. Por lo expuesto
no se exponen en las mismas las distorsiones generadas por el sistema UEPEX en la
valuación de las existencias en esta cuenta.
2. El sistema permite la alteración de la correlatividad entre las fechas y los números de
Autorización de Pago.
Comentarios de la UCP:
1. En las Notas a los Estados Financieros al 31/12/09 del Proyecto, presentadas a la AGN
mediante nota PRESTAMO 7449-AR Nº 190/2010, se expusieron las limitaciones en el
uso de la contabilidad de dólares, uno de ellos es el impacto erróneo de las diferencias
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de cambio que corresponde registrar únicamente en la contabilidad en pesos. Se trabajó
con una planilla extracontable para determinar en dólares los movimientos y saldos
correctos de los fondos en cuestión. No obstante se toma nota de la observación,
recordando que se están implementando las correcciones pertinentes para el uso del
sistema UEPEX.
2. Se toma nota de la observación y se sugiere notificarla a los implementadores del
sistema UEPEX del Ministerio de Economía y Finanzas.
Recomendaciones:
Arbitrar los medios a los efectos de brindar información contable precisa, confiable y
oportuna.
BUENOS AIRES, 16 de julio de 2010.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
“SEGUNDO PROYECTO DE MODERNIZACION DEL ESTADO”
CONVENIO DE PRESTAMO BIRF Nº 7449-AR
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/09)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/09 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y con la documentación respaldatoria (pruebas
sustantivas);
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos bancarios;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- Reconciliaciones bancarias;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis del cumplimiento de los criterios de elegibilidad sobre una muestra de contrataciones
realizadas por el Programa;
- Aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios,
adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes, el 34,64 % de las aplicaciones
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de acuerdo al siguiente detalle:
(Valores expresados en dólares)
RUBRO
Categorías 1 y 2 del Proyecto.
(Bs ,Gtos Operativos, Servicios de Consultoría
y Capacitación).
Categoría 3 del Proyecto.
(Bs ,Gtos Operativos, Servicios de Consultoría
suministrados por firmas y Capacitación).
Categoría 3 del Proyecto
Servicios de consultoría suministrados por
personas físicas.
Total
Ejecución
del ejercicio
Incidencia del
rubro sobre
el total %
2.280.906,25
83,97
793.716,27
34,80
110.108,06
4,05
33.145,60
30,10
325.164,77
11,97
113.984,67
35,05
100
940.846,54
34,64
2.716.179,08
Muestra
USD
Muestra
%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 16 de julio de 2010.
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