2007_148info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA (CON SALVEDADES) SOBRE LOS
ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/03/016
“APOYO A LA EJECUCION DEL PRODISM EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/03/016.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en I- por el período comprendido entre el 01 de enero de 2006 y
el 31 de diciembre de 2006, correspondientes al Proyecto N° ARG/03/016 “Apoyo a la Ejecución
del PRODISM en la Provincia de Río Negro”, ejecutado por la UNIDAD PROVINCIAL DE
COORDINACION Y EJECUCION DE FINANCIAMIENTO EXTERNO DE LA PROVINCIA
DE RIO NEGRO (UPCEFE) de acuerdo al Documento suscripto el 23 de septiembre de 2003
entre el Gobierno de la Provincia de Río Negro y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto
en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del “Programa de Desarrollo
Institucional e Inversiones Sociales Municipales”, Convenios de Préstamos BID N° 830/OC-AR y
Nº 932/SF-AR. Programa de Financiamiento a Municipios”, llevado a cabo a través de la Unidad
Ejecutora Nacional (UEN) dependiente de la Secretaría de Obras Públicas del Ministerio de
Planificación, Inversión Pública y Servicios, parcialmente financiado con recursos provenientes
del Convenio de Préstamo N° 3860-AR “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal”, (PDM II)
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 2006, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y Notas 1 a 6 que forman
parte del mismo.
1
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
• Copia del Listado “Informe combinado de Gastos” (ICG/CDR) y Anexos “Proyecto
ARG 03/016 (00011245)”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006,
emitidos en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD,
• Conciliación proyecto vs. PNUD, “Diferencias Totales 2006” y “Diferencia de
Imputación en Valores de Ejecución”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2006, emitidos en dólares estadounidenses por el Proyecto.
El Estado expuesto en a) anterior surge de registros y planillas auxiliares llevados en pesos
fue convertido a dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
durante el Ejercicio de acuerdo a lo señalado en Nota 4 a los estados financieros. Fue
confeccionada por la Unidad Provincial de Coordinación y Ejecución del Financiamiento
Externo (UPCEFE) y es de su exclusiva responsabilidad. Respecto a la totalidad de la
información se señala que fue presentada parcialmente a esta Auditoria el 22/03/2007,
complementándose el 03/05/07 (CDR con Conciliación) y el 29/08/07, la que se adjunta
inicialada por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 18/06/07 y el 14/08/07.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado 2. – b., del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del
2
sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualesquiera deficiencias
específicas de los controles y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de
ejercicios anteriores, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación
del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto
y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra
declaración de procedimientos adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Tal como se expone en Nota 4 y 5 el saldo de caja/banco/pnud reportado por el Proyecto
asciende al 31/12/06 a USD cero, cero y 13.729,58 ($ 41.875,22), respectivamente. Al
respecto, surge una diferencia con la informada por el PNUD (USD 11.665,48) de USD
2.064,10 a conciliar.
b) En el cuadro Anexo al CDR (Informe Consolidado de Gastos) se verifica el ajuste en los
ingresos 2006 según el Proyecto y según el Atlas de U$S 159.195,56 realizado por el
PNUD sobre una transferencia registrada por el Proyecto en el año 2005 y destinada a la
Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación y la cultura por la
remodelación del Hospital de Bariloche.
c) Si bién no afecta los saldos disponibles de inicio y cierre del presente ejercicio sobre los
estados señalados en I- a) precedente, se ha verificado que no se ha realizado aún el ajuste
pendiente del ejercicio cerrado al 31-12-05 según punto d) de las Aclaraciones Previas al
Dictamen de dichos Estados por los $ 3.709.491,04 (U$S 1.236.497,00) por un pago
directo efectuado por el BID a la firma Ortholan Maquinarias SRL contabilizado con
fecha 31-12-05 y que no figura informado al PNUD en el Informe Financiero Trimestral
correspondiente, tampoco estaba incluido en el C.D.R. al 31/12/05. Al respecto, en la
Revisión “F” del Programa el presupuesto de la Línea 45.11 pasó de U$S 5.554.968 a
U$S 4.197.269 por “…menor costo o compras no efectuadas por este Proyecto por
adquisición de equipamiento vial y sanitario…”, siendo que por dichas compras se
utilizaron los certificados de IVA emitidos por el PNUD.
3
d) Según Nota recibida UPCEFE Nº 082/07, de fecha 03/05/07, (adjunta documentación
citada en I- b) precedente) el Programa informa que está en condiciones de conformar el
CDR por el Director Nacional del Proyecto, exceptuando las discrepancias encontradas
con el PNUD, las que se detallan en “Anexo” y “Detalle de Diferencias” también
agregada a la documentación citada en I- b).
e) En los estados financieros y registros no se segregan los gastos ejecutados por fuente de
financiamiento (aporte local y aporte BID), ni se mantienen cuentas diferentes que
muestren dicha apertura. Por lo tanto dicha información debe tomarse de documentación
extra-contable.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a) y d),
el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria
detallados en I- precedente exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto
PNUD N° ARG/03/016 “Apoyo a la Ejecución del PRODISM en la Provincia de Río
Negro” al 31 de diciembre de 2006, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales
y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 23/09/03 y posteriores
revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado 2.b del capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo
“II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al
presente Informe.
4
Información Especial requerida por PNUD – Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno – servicios de auditoria
requeridos - ”.
A efectos de dar cumplimiento a lo requerido por el PNUD, informamos lo siguiente:
-Al 31/12/06 el saldo de caja/banco/pnud reportado por el Proyecto asciende a USD cero,
cero y 13.729,58 ($ 41.875,22). Al respecto, téngase en cuenta lo expuesto en III- a)
precedente.
-Durante el presente ejercicio no hubo adquisiciones de bienes y equipos. El total del
inventario puesto a disposición asciende a USD 5.435.387,96 (cifras acumuladas del
Proyecto) no surgiendo observaciones que formular).
BUENOS AIRES, 4 de setiembre de 2007.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/03/016
“APOYO A LA EJECUCION DEL PRODISM EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/03/016.
En cumplimiento de lo establecido en el apartado 2.- b del capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al
diagnóstico del sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualesquiera
deficiencias específicas de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de
ejercicios anteriores, y como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por
el ejercicio finalizado el 31/12/06, correspondientes al correspondientes al Proyecto PNUD N°
ARG/03/016 “Apoyo a la Ejecución del PRODISM en la Provincia de Río Negro”, han surgido
observaciones que se han categorizado en función de su riesgo y se han clasificado según sus
posibles causas. No se han formulado las consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos
a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad
Provincial de Coordinación y Ejecución del Financiamiento Externo (UPCEFE), atento la
finalización del Proyecto con fecha 30/04/2006.
Por otra parte y, al solo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y significatividad:
Índice
B- 1)
B- 3)
B- 4)
Título
Estados Financieros (falencias en: los registros por fuente de financiamiento, la
información remitida al PNUD)
Caja chica - falencias administrativas en el uso de la caja chica
Equipamiento Vial Municipal y Obras Civiles (falencias en la documentación de
respaldo de los antecedentes de contratación, Problemas de archivos –incompletos y
desordenados-)
6
A-
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
1) ESTADO FINANCIERO - REGISTROS
Observaciones:
En los estados financieros y registros no se segregan los gastos ejecutados por fuente de
financiamiento (aporte local y aporte BID), ni se mantienen cuentas diferentes que
muestren dicha apertura. Por lo tanto dicha información debe tomarse de documentación
extra-contable.
Categorización del hallazgo: bajo
Causas: Cumplimiento
Respuesta: La organización contable del Proyecto (Plan de cuentas, diario, mayores,
asientos y estados financieros) fue realizada tal como es de forma y aceptación para
Proyectos PNUD en el momento de inicio del mismo (2003). En tal metodología la
segregación por fuente de fondos sólo existe en la recepción de desembolsos donde se
registran los ingresos de fondos al Proyecto según sus fuentes. Los gastos se registran
por su concepto (línea presupuestaria), donde en la administración de desembolsos con el
BID se exponen y rinden los gastos por fuente según categoría de gasto del BID. Así se
operó, registró y expresó la contabilidad para los ejercicios 2003 y 2004, habiendo sido
auditados sin observación al respecto.
Con fecha 14/09/05 se recibe un mail del PNUD, sin nº de circular ni mayores detalles
formales, donde se solicitó que por exigencia del sistema Atlas los gastos deberían
exponerse por fuente a fin del Informe Financiero.
Se realizaron sucesivas consultas al PNUD sobre mayores precisiones en cuanto a la
registración, y exposición de los gastos por fuente, así como la forma de comunicación de
las mismas. Nunca de obtuvieron respuestas a las demandas de capacitación. A pesar de
lo expuesto esta unidad procesó los gastos en orden a los desembolsos BID por fuente y
remitió al PNUD las solicitudes exigidas.
Se puede verificar a través de la documentación entregada que los cuadros exigidos (A y
B) no fueron modificados por el PNUD a los fines de la apertura por fuentes, sino que la
única manera de brindar la información al PNUD es a través de planillas Excel.
7
Dada la proximidad del cierre del Proyecto prevista para fines de 2005 y luego finalizado
al 30/04/06, no se consideró oportuno modificar el sistema contable y sus aperturas para
este fin.
2) CONSULTORES
Legajos
Observaciones:
De los legajos de consultores seleccionados, en un caso no se realizó el proceso de
selección mediante terna
Categorización del hallazgo: medio
Causas: Supervisión
Respuesta: En una carta el Director Ejecutivo del Proyecto manifiesta que se exime la
realización del concurso para este caso puntual y en carácter de excepción, atento que la
evaluación del Currículum corresponde totalmente a los términos de referencia y
requisitos de la contratación.
3) CAJA CHICA
Observaciones:
1) En un 25% de los comprobantes verificados figura como posición fiscal frente al IVA
“consumidor final” en lugar de exento.
2) En el 9% de los comprobantes analizados no se indica el domicilio del Proyecto.
Categorización del hallazgo: bajo
Causas: Supervisión
Respuesta: Las facturas y/o recibos contienen los datos esenciales que identifican cada
pago. Por corresponder a cajas chicas, tienen poca significatividad por su monto. Las
características de estos gastos menores es que muchas veces se realizan de emergencia
y/o en comercios minoristas o de proximidad, no habituales a confeccionar este tipo de
facturas a los clientes con las características específicas del Proyecto, sino que emiten
8
ticket y sobre todo a consumidor final, No obstante se tendrá en cuenta la observación
B-
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) ESTADOS FINANCIEROS
Observaciones:
1. No se mantiene la cuenta “Caja Chica” o Fondo Fijo”; los fondos que se mantienen
por dicho concepto se registran a la línea 53.01 reflejando el concepto de misceláneos
Categorización del hallazgo: bajo
Causas: Supervisión
Respuesta: no procedente
En relación a la no existencia de la cuenta Caja Chica, de acuerdo a la operatoria del
Proyecto el único movimiento que recibe la cuenta Fondo Fijo es por su apertura,
eventual ampliación o devolución. Las reposiciones se
imputan a la línea 53.01
reflejando el concepto de misceláneos. La cuenta Fondo Fijo refleja el monto permanente
habilitado como Disponibilidad.
La contabilidad del Proyecto mantiene un mayor por cada cuenta presupuestaria del
nomenclador PNUD, además del resto de cuentas de Disponibilidades, financieras, etc.
Al ser la Caja Chica un concepto propio de la línea 53.01 (Misceláneos) sus movimientos
se reflejan en este mayor. Al respecto puede observarse en el mayor de la cuenta corriente
Citibank expuesto el depósito Fondo Fijo $ 2.000.
Por consiguiente se considera que los movimientos observados se encuentran
debidamente registrados y claramente expuestos no vulnerando ningún principio contable
en orden a la realidad de los movimientos del Proyecto.
2. En la Revisión “F” del Programa se efectúa una disminución en la Línea 45.11 que
pasa de U$S 5.554.968.- a U$S 4.197.269.-, por una disminución de U$S 1.357.699.
El concepto indicado en dicho informe señala que dicha disminución corresponde a
“Menor costo y compras no concretadas por este Proyecto por adquisición de
9
equipamiento vial y sanitario para el fortalecimiento de la prestación de servicios de
los municipios provinciales adherentes al programa”. No indicándose los bienes que
se presupuestaron oportunamente y que ahora debieron ser reducidos, así como las
causas que dieron origen a la misma.
Categorización del hallazgo: bajo
Causas: Supervisión
Respuesta: no procedente.
La Revisión F fue aprobada por:
Sr. Oscar Gómez Directo Nacional del Proyecto, el 31/03/2006
Embajador Rodolfo M. Ojeda Quintana, Subsecretario de Coordinación y Cooperación
Internacional, el 06/04/2006
Sr. Carlos Felipe Martínez, Representante Residente del PNUD, el 23/04/2006.
La ejecución financiera con el PRODISM (BID 830 OC/ AR – 932 SF/AR), fue aprobada
por el Ingeniero Normando Birolo, Jefe del Proyecto (BID Buenos Aires), lo que
significó que el Banco desembolsara la totalidad de los gastos rendidos por compra de
equipos. Durante el Ejercicio 2005 la auditoria verificó los procedimientos concursales,
adjudicaciones, entrega y pagos. No obstante se proveyeron distintos listados de bienes
adquiridos por proveedor, pagos, fechas, etc.
2) CONSULTORES
Observaciones:
En algunas de las facturas de los consultores tenidas a la vista, no se especifica el Nº de
CUIT, y en su lugar se coloca la leyenda “s/res 3349/91
Categorización del hallazgo: bajo
Causas: Supervisión
Respuesta: La Resolución 3349/91, menciona que los Proyectos de Naciones Unidas
para el Desarrollo están exentos del Impuesto al Valor Agregado y se refiere al
conocimiento del emisor sobre la condición del Proyecto frente al IVA. De igual manera
10
se tendrá en cuenta la observación
3) CAJA CHICA
Observaciones:
1.
Respecto de los comprobantes de taxis detallados a continuación no se indican los
motivos por los cuales se han utilizado los servicios de taxis ni se aclara quienes han
utilizado dichos servicios.
Caja Chica Nº
1/06
Nº de orden
19
22
49
55
56
2/06
3/06
4/06
1
6
7
12
3,08
5,28
7,26
18,00
26
36
38
12,00
10,00
10,34
4
10
12
10,12
10,56
4,20
13
17
23
7,04
9,46
3,08
27
33
34
35
12,25
15,00
7,26
12,76
1
11,00
9
8,00
18
19
20
21
27
14,96
5,30
9,50
13,20
3,30
Total
11
Importe $
9,40
6,50
28,40
11,00
8,80
287,05
Categorización del hallazgo: bajo
Causas: Supervisión
2.
Con relación a las compras realizadas en el Kiosco “El Famoso Silvio”, en ningún
caso se indica la cantidad de diarios adquiridos, ni se detallan los “varios” facturados. Así
mismo no se aclaran los sectores a los cuales son destinadas las compras. Por otra parte
ninguno de los comprobantes se encuentra firmado ni se aclara quien los ha emitido. En
cuanto al comprobante con número de orden 40 de la Caja Chica Nº 4 cabe indicar que
tiene la fecha enmendada y no se encuentra salvada.
Caja Chica
Nº de orden
Nº
14
21
25
30
37
1/06
2/06
3/06
4/06
Importe Total Monto de los
Fecha Factura
en $
Varios en $
35,80
4,50
07/10/05
38,80
16/10/05
41,70
9,80
30/10/05
46,10
06/11/05
32,60
13/11/05
48
53
61
71
47,50
32,60
42,60
49,00
14,90
10,00
9,80
20/11/05
27/11/05
11/12/05
31/12/05
2
8
10
74,00
42,50
42,50
41,40
9,90
9,00
06/01/06
15/01/06
22/01/06
15
30
39
52,50
42,50
53,00
19,90
9,90
20,40
29/01/06
05/02/06
12/02/06
7
21
39
42,50
42,50
72,30
9,90
9,90
39,70
19/02/06
26/02/06
05/03/06
3
11
22
30
34,60
53,70
43,70
51,90
20,90
10,50
14,90
16/03/06
02/04/06
09/04/06
16/04/06
40
33,80
-
25/04/06
1.048,70
239,90
12
Categorización del hallazgo: bajo
Causas: Supervisión
Respuesta: No obstante la baja significatividad de este rubro se procede a satisfacer las
observaciones efectuadas, dejando expresa constancia que los conceptos gastados por
caja chica responden a necesidades o demandas propias de la actividad y resultados del
Proyecto.
1) No procedente. “Comprobantes ticket son legales y formales de expendedoras de taxi
que contienen nº ticket, hora de impresión, patente, etc”.
2) Los comprobantes son emitidos por el comercio mencionado con datos preimpresos.
Los diarios adquiridos son Nación, Página 12 y Río Negro los cuales se utilizan por
parte de la Dirección Nacional del Proyecto. Los conceptos de varios corresponden a
publicaciones temáticas de Salud, Desarrollo Productivo, Economías Regionales,
Informática Aplicada y otras temáticas afines. En cuanto al comprobante enmendado,
es claro que es un error de escritura, dado que está hecho con el mismo trazo que el
resto de la factura.
BUENOS AIRES, 4 de setiembre de 2007.
13
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/03/016
“APOYO A LA EJECUCION DEL PRODISM EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/06 con los registros
que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- inspección ocular de bienes;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, el 100 % de los orígenes de fondos y el 64,45 % de las
aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto, por el
ejercicio finalizado el 31/12/06 de acuerdo al siguiente detalle:
14
Línea Línea
Concepto
$ s/mayor
Incidencia
$ muestra
%
1600
Auditoria
1701 71305 Coordinador Técnico
1703 71305 Procedimientos y contrataciones
7.497,00
21.728,00
8.020,00
0,10%
0,29%
0,11%
7.497,00 100,00%
21.728,00 100,00%
8.020,00 100,00%
1704 71305 Especialistas en Infraestructura Civil
1708 71305 Estudio de suelos
1709 71305 Organización y Gestión
33.022,00
46.033,00
13.000,00
0,44%
0,62%
0,18%
33.022,00 100,00%
46.033,00 100,00%
13.000,00 100,00%
16.712,00
3.250,00
7.098.250,69
0,23%
0,04%
95,59%
16.712,00 100,00%
3.250,00 0,00%
4.467.738,38 62,94%
980,00
28.969,32
7.454,11
0,01%
0,39%
0,10%
1710 71305 Gestión Tributaria
1711 71305 Economía y Medio Ambiente
4511 72210 Equipamiento Vial Municipal
4530 73405 Operación y Equipamiento de Equipos
5201 74210 Costo de Informes
5301 74525 Misceláneos
75105 Costo de Apoyo PNUD
Totales
140.733,95
7.425.650,07
1,90%
100,00%
420,00 42,86%
21.792,63 75,23%
5.951,91 79,85%
140.733,95 100,00%
4.785.898,87 64,45%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Provincial de Coordinación y Ejecución del Financiamiento
Externo no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 4 setiembre de 2007.
15