2001_266info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“II PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA A LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3460-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, correspondientes al “II Proyecto de Asistencia Técnica a la Administración
Tributaria”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N°
3460-AR, suscripto el 19 de septiembre de 1992 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y sus modificaciones.
El proyecto es administrado financieramente por el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD Buenos Aires), por la Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones
Unidas (UNOPS Nueva York) y por la Unidad de Implementación del Proyecto (UIP) en la parte
del manejo de la cuenta especial abierta a tales efectos.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período comprendido entre el 1° de
enero y el 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses, y notas
explicativas N° I a VI que forman parte del mismo.
1
b) Información financiera complementaria, que incluye:
1 -Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado al 31/12/99, expresado en
dólares estadounidenses;
4 -Estado de Ejecución Financiera acumulado al 31/12/99;
5 -Matriz de Gastos según Categorías del Convenio de Préstamo.
La información precedente fue preparada por la UIP en base a registros y planillas
auxiliares llevados en pesos y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a
esta auditoría con fecha 17 de febrero de 2001 y se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/10/00 y el 10/11/00, y
entre el 03/12/01 y el 07/12/01
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios, excepto por las limitaciones que a continuación se indican:
a) Limitaciones al saldo inicial UNOPS (USD 2.504.592.-).
Las limitaciones al saldo disponible al 31/12/98, planteadas en el dictamen de fecha
25/08/99 emitido por esta Auditoría General de la Nación, nos lleva a no poder
comprobar la integridad del saldo inicial del estado expuesto en I- a) precedente.
2
b) Limitaciones al saldo final UNOPS (USD 302.410.-) .
La modalidad operativa instrumentada por la UNOPS para administrar los fondos del
proyecto en la parte acordada, no le permite a la UIP estar en condiciones de determinar
en cada momento el saldo disponible. Similares limitaciones se plantearon durante
nuestra revisión, debido a que no se pudieron aplicar procedimientos que permitan
determinar la validez de dichos saldos y en consecuencia tampoco se pudo validar el
“Saldo Disponible al 31/12/99” del estado expuesto en I- a) precedente, en la parte
correspondiente a los fondos en poder de UNOPS Nueva York (USD 302.410.-).
Cabe aclarar que no hemos tenido a la vista el Reporte de Auditoría por el año 1999, a
emitir por la División de Auditoría del Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo como auditor de UNOPS. Dicho reporte se emite sobre los fondos del
Management Service Agreement (MSA) 92/R07 según lo requerido por Acuerdo entre
PNUD y el Banco Mundial sólo cuando los gastos anuales son superiores a USD
100.000.- Durante 1999 dicho Acuerdo no posee gastos por encima de dicho monto.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se expone en el Capítulo I, Presentación de los Estados Financieros Básicos
"CIERRE DEL PROYECTO", éste procedió al cierre de las cuentas, tanto bancarias como
las administradas por UNOPS, transfiriendo los fondos disponibles a los proyectos
mencionados en la citada Nota.
IV-
DICTAMEN
Debido al efecto muy significativo que representan las limitaciones expuestas en el párrafo
II- precedente, esta Auditoría General de la Nación no se halla en condiciones de opinar y
no opina sobre la situación financiera del “II Proyecto de Asistencia Técnica a la
3
Administración Tributaria” expuesta en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999.
Sin perjuicio de lo expuesto en el párrafo precedente, y teniendo en cuenta el análisis por
muestreo practicado sobre las aplicaciones del ejercicio 1999, no existen observaciones
significativas a informar sobre las transacciones efectuadas durante el mismo.
BUENOS AIRES, 10 de diciembre de 2001
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“II PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA A LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3460-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al BIRF por la
Unidad de Implementación del Proyecto (UIP) durante el ejercicio finalizado el 31/12/99,
correspondientes al “II Proyecto de Asistencia Técnica a la Administración Tributaria”,
parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3460-AR de
fecha 19/09/92 y sus modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso por el período comprendido entre el 1° de enero y el
31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses, y nota aclaratoria al
Estado.
El estado precedente fue preparado por la UIP y es de su responsabilidad; se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
5
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria, la verificación de la elegibilidad de
los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
No se respetó la correlatividad numérica en la emisión de las Solicitudes de Retiro de
Fondos presentadas al BIRF, ya que con posterioridad a la Solicitud nro 15, se emitió la
solicitud nro. 17.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, teniendo en cuenta lo expuesto en IIIanterior, el estado identificado en el apartado I- precedente, correspondiente al “II Proyecto
de Asistencia Técnica a la Administración Tributaria”, resulta ser razonablemente
confiable para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos
relacionadas, que fueron presentados al BIRF por la UIP durante el ejercicio finalizado el
31/12/99, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N°
3460-AR de fecha 19/09/92 y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 10 de diciembre de 2001
6
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“II PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA A LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3460-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Subsecretario de Financiaminto
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/99,
correspondiente a la Cuenta Especial del “II Proyecto de Asistencia Técnica a la Administración
Tributaria”, Convenio de Préstamo N° 3460-AR BIRF de fecha 19/09/92 y sus modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en dólares
estadounidenses al tipo de cambio $ 1 = USD 1.
El estado precedente fue preparado por la Unidad de Implementación del Proyecto, sobre
la base de los extractos bancarios de la caja de ahorro en dólares N° 177.205/6 “DGI SEPRAT - Préstamo BIRF 3460-AR- Cuenta Desembolsos” abierta en el Banco de la
Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
7
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo los procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “II Proyecto
de Asistencia Técnica a la Administración Tributaria” al 31 de diciembre de 1999, así
como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con
las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en el Convenio de Préstamo N°
3460-AR de fecha 19/09/92 y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 10 de diciembre de 2001
8
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3460-AR BIRF
“II PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA A LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros del “II Proyecto de Asistencia Técnica a la Administración
Tributaria”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable y financiero,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3460-AR,
suscripto el 19 de septiembre de 1992 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y sus modificaciones.
El proyecto es administrado financieramente por el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD Buenos Aires), por la Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones
Unidas (UNOPS Nueva York) y por la Unidad de Implementación del Proyecto (UIP) en la parte
del manejo de la Cuenta Especial abierta a tales efectos.
9
a) Sección 2.01: El monto del préstamo asciende a USD 20.000.000.-.
Los desembolsos BIRF revaluados al 31/12/99 ascendieron a USD 20.000.000.-.
b) Sección 2.02 (a): Retiro de los Fondos de conformidad con el Anexo 1.
Al 31/12/99 se ha verificado que continuaban las discrepancias entre los importes imputados a
las distintas categorías por el BIRF en los Monthly Disbursement Summary y los importes
justificados por UNOPS y por la UIP, según se detallara en nuestro informe del ejercicio
anterior. Asimismo, tal como se expone en la Información Financiera Complementaria punto
3.3 Matriz de Gasto según Categorías del Convenio de Préstamo, el total erogado al 31/12/99
asciende a USD 19.954.872.-. La diferencia de USD 45.128.- debería ser justificada o
reintegrada al BIRF.
c) Sección 2.02 (b) y Anexo 6: Cuenta Especial.
Cumplida. La prestataria canalizó los fondos administrados por la UIP a través de la cuenta
especial en dólares N° 177.205/6 abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza
de Mayo.
Con fecha 9 de marzo de 1999 se procedió al cierre de la mencionada cuenta transfieriéndose
la totalidad de su saldo al Proyecto PNUD ARG 94/032.
Las otras partes de los fondos se ejecutaron a través del Acuerdo de Servicios de
Administración (MSA) ARG 92/R07 suscripto con la UNOPS Nueva York y a través del
Acuerdo de Ejecución Descentralizada suscripto con PNUD Buenos Aires (Proyecto N°
ARG/94/032 - Administración Tributaria Fase II-).
Por notas C.G. Nros. 84/99 y 85/99 se informó a la UNOPS y al PNUD, respectivamente, el
cierre al 31 de diciembre de 1999 de los proyectos antes mencionados. A su vez se solicitó la
transferencia de los fondos no utilizado al Proyecto ARG 97/035 “Programa de Apoyo a la
Institucionalización de la AFIP”
10
d) Sección 2.03: Fecha de cierre.
La fecha de cierre del préstamo fue el 28/02/99.
e) Secciones 2.04 y 2.05: Comisión de compromiso e intereses.
Cumplidas.
f) Sección 2.07: Amortización del préstamo.
Cumplida.
g) Sección 2.08: Representante de la Prestataria.
Cumplida.
h) Sección 3.01 (a) y su correspondiente Anexo 2: Cumplimiento respecto al compromiso
de llevar a cabo los objetivos establecidos en el artículo III (Implementación del
Proyecto).
El estado de avance de cada uno de los componentes que integran el Proyecto se detalla en el
punto 3.2 de la Información Financiera Complementaria a los estados financieros al 31/12/99
presentados por la UIP, que se adjunta. A su vez se ha tenido a la vista el informe final del
Proyecto (Implementation Completion Report-ICR) de fecha 25 de junio de 1999.
i) Sección 3.01 (b) (i): Unidad de Implementación del Proyecto (UIP).
Cumplida.
j) Sección 3.08: Adquisición de bienes y servicios de consultores.
Existen observaciones puntuales que se exponen en el Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto.
k) Sección 4.01: Registros contables.
La UIP posee una organización contable basada en cuentas separadas e identificadas que no
11
reviste las condiciones de un sistema orgánico e integrado. Además cabe destacar que la UIP
no implementó el sistema contable que se encontraba en la etapa de prueba desde 1995.
BUENOS AIRES, 10 de diciembre de 2001.
12
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“II PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA A LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3460-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Secretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Como resultado de nuestra revisión del Estado de Origen y Aplicación de Fondos, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondientes
al “II Proyecto de Asistencia Técnica a la Administración Tributaria”, han surgido observaciones
y
consecuentes
recomendaciones
sobre
aspectos
relacionados
con
procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario
informar a la Dirección del Proyecto para su conocimiento.
Cabe destacar que debido a que este Proyecto finalizó su ejecución no se formulan
recomendaciones a la Dirección del mismo.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, han surgido
los siguientes comentarios:
A-RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/99
1) SISTEMA CONTABLE
Observación: Con respecto a los aspectos contables, la Unidad de Implementación del
Proyecto (UIP) mantiene registros computarizados y planillas auxiliares que no revisten las
condiciones de un sistema contable orgánico e integrado.
13
Comentario de la UCP: Como el sistema contable que mantiene la UIP no funciona en su
totalidad, la información contable y financiera se lleva en registros computarizados y
planillas auxiliares a fin de verificar las transacciones procesadas por el sistema.
Asimismo, se ha desarrollando en la UIP, con recursos del financiamiento del Programa
BID, un sistema contable integrado que permitió subsanar esta observación para dicho
Programa.
2) LIMITACIONES AL ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Observación: La modalidad operativa instrumentada por la Oficina de Servicios a
Proyectos de las Naciones Unidas (UNOPS) para administrar los fondos del proyecto en la
parte acordada, no le permite a la UIP estar en condiciones de determinar en cada momento
el saldo disponible del Proyecto.
Comentarios de la UCP: Hemos dado traslado de las observaciones formuladas a la
UNOPS para los efectos correspondientes. Al respecto, nos permitimos aclarar que, con
base en los acuerdos suscriptos, los recursos del préstamo y también los de aporte local son
administrados y manejados por alguna de las siguientes formas:
a) Proyecto PNUD ARG/94/032 de Ejecución Nacional Plena.
b) MSA ARG-92/R02 y MSA ARG-92/R07 celebrados por la DGI con la UNOPS,
mediante los cuales esta última actúa a requerimiento de la DGI pero bajo sus propias
normas y procedimientos.
c) Administración directa de recursos del crédito depositados en la Cuenta Especial N°
177205/6 o del Aporte Local depositado en la Cuenta N° 191259/7.
La Unidad de Coordinación del Proyecto tiene responsabilidad administrativa en el manejo
de los recursos de los puntos a) y c) anteriores, mientras que en el manejo de los fondos del
punto b), es decir los administrados por los Acuerdos de Servicios Especiales con UNOPS,
la UIP solamente cumple tareas de coordinación en la canalización de requerimientos y en
los trámites ante el Banco Mundial, e integra la información que la UNOPS rinde sin
14
posibilidad de incidir en la estructura de la misma ni en los procedimientos que dicha
Agencia aplica.
En consecuencia, las demandas de la AGN en lo que hace a los recursos manejados por la
UNOPS, deberían ser satisfechos por dicho Organismo Internacional.
3) REGISTRO DE INVENTARIO DE BIENES
Observación: El libro de inventario de bienes y equipos continúa desactualizado en lo que
respecta a la ubicación física de los mismos.
Comentarios de la UCP: Lamentablemente a esta Unidad Ejecutora le resulta imposible
brindar la información actualizada al 31 de diciembre de 1999, con indicación de la
ubicación física actualizada de los mismos, por las razones que se explican a continuación:
a- Las adquisiciones de bienes y equipos con cargo al Proyecto se realizan bajo las
modalidades de Management Service Agreement (MSA) con UNOPS o Proyectos
PNUD de Ejecución Nacional.
b- Bajo la primera modalidad los bienes se adquieren a nombre y por cuenta de la DGI; y
desde su recepción ingresan al sistema de registro patrimonial de dicha entidad.
c- En la segunda modalidad se efectúan actas de transferencia con las cuales los equipos se
descargan de los registros del Proyecto y se incorporan a los registros patrimoniales de
la entidad.
d- Para asistir a la entidad en el montaje de un sistema de control de inventarios que
permitiese el seguimiento de los bienes adquiridos, tanto por parte del Proyecto como
de la propia institución, a través del Componente ADMIN se diseñó e implantó el
Sistema AUDINT que debería permitir la actualización permanente del destino de los
bienes y de los responsables de su uso y control.
e- Si bien el Sistema AUDINT ha permitido informar la primera asignación a
dependencias de los bienes adquiridos, su operación centralizada ha impedido el
seguimiento automatizado de las distribuciones de segundo y tercer nivel, es decir, las
asignaciones de equipos a niveles de División y Sección de la estructura y de
15
localización física a niveles de Agencias, Regiones y demás locales de trabajo de la
DGI.
En los puntos anteriores se ha explicado que la DGI no cuenta con información en el
grado de detalle solicitado, circunstancia que, por otra parte, podría ser resuelta a corto
plazo con la operación plena de la nueva red de telecomunicaciones de la AFIP, que
permitirá la descentralización y el funcionamiento en tiempo real del Sistema AUDINT.
En efecto la puesta en marcha de la nueva red de telecomunicaciones permitirá
implementar herramientas de control de activos tecnológicos; control remoto de los
mismos y auto-descubrimiento automatizado del hardware y software conectado a la
red; todo ello alimentado mediante interfaz al módulo SIPAMO que, operado por el
Departamento de Mantenimiento de Sistemas de Administración, es el responsable de
brindar información oportuna y veraz sobre los bienes y el uso de los mismos
(Invitación N° 8 contenida en el Plan de Adquisiciones de Hardware y Software del
Programa de Apoyo a la Institucionalización de la AFIP, Préstamo BID 1034/OC-AR –
Proyecto PNUD ARG-97/035)
3) JUSTIFICACIONES DE LOS DESEMBOLSOS
Observación: Se han verificado discrepancias entre los montos consignados por el BIRF
en las distintas categorías de gastos según los Monthly Disbursement Summary y los
Estados de Gastos que se han tenido a la vista (nos remitimos a la sección 2.02 a) de
nuestro Informe sobre el Cumplimiento de Cláusulas Contractuales adjunto).
Comentario de la UCP: El BIRF consigna los anticipos y los afecta a las categorías
correspondientes luego de justificar la totalidad de los fondos desembolsados bajo cada
Acuerdo.
4)-EQUIPOS
Observaciones: Analizada la Licitación Pública Nacional 01/99 se detectaron las
observaciones siguientes, ya reiteradas en ejercicios anteriores para otras licitaciones.
a) La documentación de respaldo del proceso de contratación que mantiene la Unidad de
16
Coordinación se encontraba sin foliar, lo que impidió verificar la integridad del
expediente.
Comentarios de la UCP:
a) Las normas del BIRF, establecen que la documentación de respaldo del proceso de
contratación debe estar en un mismo archivo, identificada y separada, no diciendo nada
con respecto al foliado. Dicha tarea se realiza antes de llevar la documentación a los
archivos definitivos del Proyecto.
B-RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1)-EQUIPOS (Licitación Pública Nacional N° 01/99)
Observaciones:
a) No se tuvieron a la vista los acuse de recibo de algunas empresas que solicitaron el
pliego.
b) Según la cláusula 34, Sección II del Documento de Licitación, la garantía de fiel
cumplimiento del contrato debía ser presentada dentro de los 20 días siguientes a la
notificación de adjudicación y antes de la firma de la orden de compra; se ha podido
observar que la empresa ganadora presentó dicha garantía con posterioridad a los 20
días y con posterioridad a la fecha de firma de la orden de compra (fecha de
presentación prevista: 08/09/99; firma de la orden de compra: 03/09/99; fecha
presentación real: 16/09/99).
Comentarios de la UCP:
a) Los pliegos son gratuitos y en la mayoría de los casos son requeridos y enviados por email, sin tener devolución de los mensajes de envío por error de comunicaciones. Por lo
tanto si no los reclaman los mismos llegan a destino. Asimismo, estas solicitudes
sirvieron de base para la confección del listado de empresas que solicitaron pliegos a
efectos de enviar enmiendas y aclaraciones.
17
b) El comprador emitió la orden de compra y notificó mediante nota que el plazo para
presentar la Garantía de Cumplimiento de Contrato era de 20 días corridos a partir de la
fecha en la que se notificó el proveedor de la firma de la orden de compra (03/09/99).
Por lo tanto, el contrato se perfeccionó cuando el proveedor se notificó de la orden de
compra (03/09/99) y se presentó la mencionada garantía el 16/09/99.
2- ADECUACIONES-REMODELACIÓN DE OFICINAS
Observaciones:
a) Se han verificado atrasos en las ejecuciones de las obras, ya que las órdenes de compra
fijaban un plazo de entrega de los trabajos de 21 días a partir de la firma de las mismas
pero las conformidades de las agencias de la AFIP se dieron entre 3 y 6 meses
posteriores a la firma de la orden de compra.
b) Algunos comprobantes cancelatorios de pago (recibos) poseen fecha posterior a la del
débito en el extracto bancario.
Comentarios de la UCP:
a) Los atrasos en las ejecuciones de las obras fueron razonables pues las empresas
finalizaron dentro de los tiempos prefijados. Con relación a las conformidades por parte
de los Directores de Obra, las mismas sufrieron demoras debido a que intervenían
distintas áreas de la AFIP (el Administrador de Sistema, el Jefe de Agencia, el Director
de Obra, el Departamento de Comunicaciones) y el certificador de cableados por parte
de la UTE, haciendo lento el proceso de conformidad final. No obstante se realizó
durante los años 1998 y 1999, con fondos del Acuerdo PNUD ARG-94/032, el cableado
de 5.417 puestos de trabajo, todo de acuerdo a cronogramas previstos.
b) Los pagos mencionados fueron realizados mediante transferencia bancaria, motivo por
el cual la firma aludida emitió el recibo cuando recibió los fondos en su cuenta.
18
3- SUBCONTRATOS
LICITACIÓN PÚBLICA INTERNACIONAL OPS-97-93-60183
(Provisión, instalación y conexión, puesta en servicio y prueba del Cableado vertical y
Backbone de la red eléctrica y de datos en la oficinas de la AFIP)
A- ANTECEDENTES LICITATORIOS
Observaciones:
Analizada la Licitación Pública Internacional OPS-97-93-60183 se detectaron las
observaciones siguientes, ya reiteradas en ejercicios anteriores para otras licitaciones.
1) La documentación de respaldo tenida a la vista en relación al proceso licitatorio y
contrato que mantiene la UIP se encuentra en fotocopia, sin foliar, en algunos casos
sin firmar, y archivada sin respetar un orden cronológico lo cual dificultó verificar la
integridad de las actuaciones.
Se destaca que la información que no se tuvo a la vista en campo fue remitida
posteriormente adjunta a los comentarios de los memorandos de observaciones
enviados por esta auditoría
2) En la mayoría de los casos en que existen comunicaciones con los oferentes no se
tuvieron a la vista las constancias de recepción de las mismas por parte de las distintas
empresas (por ej. Circular 4 por parte de todos los oferentes; constancia de la
recepción de Sintelar a la notificación de que su propuesta no ha sido considerada para
el segundo paso de la Licitación).
3) Se ha podido observar que el procedimiento utilizado por la UNOPS para llevar a cabo
el proceso licitatorio, no es considerado aceptable según lo estipulado en las Normas de
Adquisiciones del BIRF.
Referencia a la norma
En la normas de adquisiciones del BIRF punto 2.6 se establece el procedimiento de
“Licitación en dos etapas” en el cual, en una primera etapa se realiza una invitación
a presentar propuestas técnicas sin precio sobre la base de especificaciones técnicas
sujetas a ajustes y en la segunda etapa una invitación a presentar propuestas técnicas
19
con precio sobre la base de documentos de licitación modificados. Sin embargo el
banco no acepta el sistema de dos sobres estableciendo lo siguiente: “A diferencia de
lo que sucede en el caso de la licitación en dos etapas, el Banco no acepta el sistema
de los dos o tres sobres, en virtud del cual los licitantes deben presentar
simultáneamente propuestas técnicas y relativas a precios, pero estas se abren y
evalúan en consecuencia, separadamente”.
Por lo tanto el Banco permite el procedimiento en dos etapas y no acepta el
procedimiento en dos sobres con apertura financiera diferida.
El BIRF considera que el sistema de dos sobres:
- Permite devolver o rechazar ofertas por razones sustanciales sin conocer sus
precios ni consecuencias económicas y sin dar oportunidad para ulterior revisión y
análisis porque ofertas devueltas antes de conocer su precio son irrecuperables y
por lo tanto no son evaluables.
- No permite a los licitantes afectados presentar reclamos.
Licitación bajo análisis
En la presente licitación y según el Resumen Ejecutivo de la UNOPS, de 24
empresas que retiraron el pliego se presentaron cinco (5) a la primera etapa, una (1)
de ellas no fue aceptada para pasar a la siguiente fase debido a que no cumplía con
los requisitos técnicos mínimos. De estas cuatro (4) empresas, en el acta de apertura
de la segunda fase se recibieron dos (2), según el informe de la UNOPS una (1) se
recibió de manera extemporánea y con respecto a la cuarta oferta UNOPS asumió
que al no recibirla la empresa declinó su participación en esta segunda fase.
Cabe aclarar que durante el acto de apertura de la segunda fase las ofertas financieras
recibidas no fueron abiertas difiriendo su apertura hasta concluir el análisis de las
ofertas técnicas complementarias.
De las dos (2) ofertas a evaluar, la UNOPS encontró que la oferta presentada por una
de ellas no era aceptable y fue rechazada devolviendo la propuesta financiera sin
abrir. En consecuencia se realizó la apertura de la oferta financiera de una sola
empresa, la cual resultó adjudicataria de la licitación.
20
Por lo tanto el procedimiento adoptado por UNOPS fue separar las ofertas
financieras para que, una vez revisadas las ofertas técnicas, se proceda a su apertura,
procedimiento este no aceptable por el BIRF.
Asimismo el procedimiento llevado a cabo no se encontraba claramente descripto en
el Pliego de Especificaciones. La UNOPS efectuó una aclaración a través de la
circular n° 4 que expresa “Deberá presentarse en primer lugar las propuestas técnicas
que serán evaluadas por un comité a tal efecto. Se informará por circular a todas las
firmas ofertantes las modificaciones que deban hacer a su propuestas técnicas para
equiparar las mismas. Cuando las propuestas estén adecuadas a lo solicitado, se
informará a las firmas que han pasado a la segunda fase, para que remitan su oferta
financiera”. Nuevamente el procedimiento llevado a cabo no concuerda con lo
expresado en la circular.
Etapa
Fecha
Comentarios
26/03/98
Se recibieron ofertas de 5
empresas
Calificaron 4empresas a la
segunda fase
Fase 1
-Apertura Propuestas Técnicas
Evaluación Técnica
27/03/98 al
04/06/98
Fase 2
-Apertura Propuestas Técnicas
02/07/98
Evaluación Técnica
03/07/98 al
19/08/98
21/08/98
-Apertura Propuesta Financiera
Se recibieron 2 ofertas
Se devolvió una tercera
extemporánea
Se descalificó técnicamente
una oferta
Sólo de una empresa que
resultó ganadora
De acuerdo al Fax del BIRF del 17/12/97 (no objeción a los documentos de licitación)
el proceso de adquisición sería el siguiente " De acuerdo a la complejidad, un proceso
de dos etapas, la primera etapa resultante de las especificaciones técnicas finales, sobre
las cuales todos los oferentes deberán ser invitados a enviar ofertas técnicas
corregidas, tanto como sus ofertas financieras. La selección será hecha sobre la oferta
21
de costo más bajo que cumpla con todos los requerimientos"
4) No se ha tenido a la vista la siguiente documentación:
a) No objeción a los Pliegos de Especificaciones definitivos, los Pliegos
Complementarios y las circulares aclaratorias.
b) Circular Nº 1.
5) Las normas de adquisiciones del BIRF establecen en el apartado 2.61 que si la oferta
evaluada como la más baja excediera del presupuesto por un monto considerable, el
Prestatario investigará las causas del exceso de costo y considerará la posibilidad de
llamar nuevamente a licitación. En este caso el desvío alcanza el + 58,67 % sin que
exista constancia en las actuaciones del análisis u observaciones al respecto por parte
de la comisión evaluadora.
6) Se ha podido observar que una de las ofertas (empresa ganadora), no está firmada en
todas sus hojas.
Sin embargo la UNOPS en el punto 4.2.1.2 de su Resumen Ejecutivo (conclusiones a
la oferta técnica complementaria de la empresa Distronic) enumera como un
incumplimiento severo, que junto a otros da lugar a la descalificación de su oferta en
la segunda fase, la falta de rúbrica en algunos folios. La UNOPS expresa en el citado
informe:
"Al examinar la Oferta Técnica complementaria se observó que los folios 46 a 62 no
se encuentran rubricados como lo indica la cláusula 10.3 inciso d) segundo párrafo que
dice:
"La Oferta Técnica deberá reflejar el cumplimiento o incumplimiento de cada uno
de los bienes y servicios de dicha especificaciones. Por lo tanto deberá responder a
cada
párrafo
correspondiente
en
las
Especificaciones
Generales
y
las
Especificaciones Técnicas Requeridas. Cada uno de los documentos que sea tomado
como Oferta Técnica estará foliado consecutivamente y rubricados por los
representantes legales de las firmas licitantes. El incumplimiento de este requisito
producirá la inmediata descalificación de la Oferta Técnica."
22
7) El Informe de Evaluación “Resumen Ejecutivo” realizado por UNOPS y tenido a la
vista, no se encuentra firmado.
8) Se ha podido observar que en la lista de precios presentada por la empresa ganadora no
se totaliza el precio de los bienes y servicios tal como lo solicita el punto 12.1 del
Pliego de Especificaciones.
Comentarios de la UCP:
1) Sin comentarios.
2) Sin comentarios.
3) Hemos dado traslado de las observaciones formuladas a la UNOPS para los efectos
correspondientes. La UNOPS ha realizado los siguientes comentarios: El
procedimiento de Licitación se encuentra
bien descripto en el punto 3
“Procedimientos de Licitación” que forma parte de los documentos de licitación
utilizados para este proyecto.
El procedimiento utilizado y que fuera aclarado en la circular N° 4 referida más arriba
es totalmente consistente con lo expresado en el punto 3 de los documentos de
licitación en su apartado “Procedimiento de licitación”.
Al recibir la solicitud de llevar a cabo esta actividad, la UNOPS consideró que la
naturaleza de los requerimientos no permitiría encontrar la mejor solución para la
AFIP utilizando el método de precio más bajo. Por lo tanto, la UNOPS recomendó al
Banco la utilización del mismo procedimiento de licitación de dos etapas que el Banco
ya había aceptado previamente durante la ejecución de uno de los componentes del
préstamo BIRF 3460. Basado es este antecedente, la UNOPS explicó al Banco de
manera detallada este procedimiento y, tomando como base la experiencia ya probada
de este método, la UNOPS sugirió la utilización del mismo; El Banco Mundial en su
nota de fecha 17/12/1997, conforme la solicitud del Proyecto (fax de fecha
05/11//1997 copia adjunta) otorgó su No Objeción a este método de licitación. Cabe
hacer hincapié que si el Banco hubiera tenido cualquier tipo de observación referente
al proceso de Licitación, la UNOPS la habría tomado en cuenta e incorporado la
23
misma en el proceso de licitación. No es política de esta institución realizar
actividades que vayan en contra de los procedimientos establecidos. Finalmente, este
procedimiento también fue puesto a consideración del comité interno de aprobación de
contratos de la UNOPS quien aprobó la utilización del mismo durante la presentación
de la recomendación de adjudicación.
El procedimiento utilizado por la UNOPS fue aprobado por el Banco (No Objeción de
fecha 17/12/1997 copia adjunta), conforme la solicitud del proyecto (fax de fecha
05/11/1997).
4) Sin comentarios.
5) La adjudicación de contratación de la obra fue aprobada por el BIRF (no objeción de
fecha 25/09/1998 copia adjunta)
6) El documento de licitación del BIRF utilizado por la UNOPS en esta instancia no
contenía un apartado donde se indicara que cada una de las hojas de la propuesta de
los oferentes estuviera firmada era requerimiento sine qua non para aceptarla como
válida. La UNOPS tomó los recaudos correspondientes para asegurar la autenticidad
de cada una de las propuestas. Sin perjuicio de ello, esta observación será tomada en
cuenta por la UNOPS para futuros ejercicios.
7) Sin comentarios de UNOPS. Los procedimientos de la UNOPS no hacen obligatoria la
firma de todas y cada una de las hojas que conforman un informe producido por esta
institución.
8) UNOPS tiene cinta que totaliza los items.
B-CONTRATO
Observaciones:
1- El contrato fue suscripto el 09/11/98 sin que la empresa ganadora hubiera presentado a
esa fecha la garantía de fiel cumplimiento del mismo, como se establece en la cláusula
36 del Pliego de Especificaciones. Por nota del 08/01/99 la presentación de la citada
garantía fue reclamada por UNOPS al contratista. Se ha tenido a la vista fotocopia de
dicha garantía de fecha 21 de enero de 1999.
24
2- Enmienda al Contrato: Según el contrato original la prestación de los servicios se
debía llevar a cabo entre el 09/11/98 y el 09/02/99. Por enmienda del 04/08/99, se
modifica dicha fecha entre el 12/05/99 y el 12/08/99, es decir 6 meses después de lo
previsto originalmente.
- La enmienda posee fecha 04/08/99 y fue convenida y aceptada por la empresa
contratista con fecha 18/08/99, con posterioridad al período de prestación de los
servicios.
- Cabe aclarar que el plazo de entrega fue uno de los factores de evaluación de
conformidad con el punto 27.4 del pliego.
- No se han tenido a la vista los motivos que justifiquen la demora de 6 meses en la
ejecución del contrato.
Comentarios de la UCP:
1- Sin comentarios.
2- La demora se produjo por inconvenientes estructurales del edificio que impidieron la
ejecución en los tiempos previstos originalmente. Dichos problemas y las demoras que
los mismos trajeron sobre la ejecución de este contrato, hacían imposible saber la
fecha en que se tendría que llevar a cabo la correspondiente enmienda. Una vez que se
definió con más precisión la fecha en que le contratista podría reanudar sus
actividades, se procedió a realizar la enmienda correspondiente.
4)-VARIOS
Observación: No se ha tenido evidencia del proceso de selección utilizado para la
contratación de los servicios de digitalización de planos de las agencias.
Comentario de la UCP: La selección fue realizada por el área responsable que requería el
servicio y consta la aprobación del Coordinador General y del Director Nacional del
Proyecto, además de las correspondientes órdenes de compra.
BUENOS AIRES, 10 de diciembre de 2001
25
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“II PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA A LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3460-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 contra las imputaciones
efectuadas en los registros auxiliares y contra documentación respaldatoria;
- test o prueba de transacciones;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de antecedentes licitatorios;
- verificación de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias abiertas en
el Banco de la Nación Argentina;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
- validez de la información complementaria y notas anexas a los estados financieros objeto de
examen;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
26
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-El 100 % de los Orígenes de Fondos del ejercicio 1999;
-El 50,33 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, conforme el siguiente detalle:
Nro
Rubros
1
Personal
2
Subcontratos
3
Equipos
4
Cableados
5
Pasajes y
Inversiones del
Importe
% de
% de muestra
ejercicio en USD
muestra en
incidencia del
analizada
USD
rubro
134.048,24
00,0
3,60%
0,00%
1.297.007,92
1.284.927,12
34,88%
99,07%
408.447,68
363.478,12
10,98%
88,99%
1.746.780,79
203.909,90
46,97%
11,67%
14.060,35
0,00
0,38%
0,00%
50.718,82
19.483,83
1,36%
38,42%
607,90
0,00
0,02%
0,00%
67.253,04
0,00
1,81%
0,00%
3.718.924,74
1.871.799,57
100,00%
50,33%
Viáticos
6
Varios
7
Impuestos y
Gastos Varios
8
Comisión PNUD
y UNOPS
Totales
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 10 de diciembre de 2001
27