INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL – LEY 1474 DE 2011 INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL
INTERNO – LEY 1474 DE 2011
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DEL DEPORTE DE BOYACÁ
PERÍODO EVALUADO:
FECHA DE ELABORACIÓN:
julio 12 de 2013 a noviembre 12 de 2013
noviembre 12 de 2013
SUBSISTEMA: CONTROL ESTRATÉGICO
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
AVANCES
Compromiso de la dirección con el sistema de gestión de la calidad y el sistema de
control interno de gestión. Se continúa en la socialización de los documentos que
contienen los principios éticos de la entidad en procesos de incorporación de
personal mediante la modalidad de contratistas. Se evidencia buen desarrollo y
evaluación de procesos de capacitación institucional en convenio con entidades
públicas y privadas.
DIFICULTADES
Se requiere mayor compromiso en la aplicación de políticas de gestión del talento
humano, motivación, estímulos, y se requiere estructurar los procesos de
inducción de nuevos funcionarios y contratistas, re inducción y retiro de
funcionarios. Los documentos de acuerdos y compromisos requieren una
actualización periódica. Fortalecer la planificación de las actividades, metas de
programas y proyectos de acuerdo al plan de acción departamental e institucional.
COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
AVANCES
Los procesos establecidos evidencian la interrelación y armonía de la misión y
visión institucional orientándola hacia una entidad por procesos.
DIFICULTADES
Considerar la revisión de los procesos administrativos, manual de competencias y
funciones, responsables, objetivos y metas de acuerdo al plan de acción anual,
planes de calidad de programas misionales de la entidad y plan indicativo
departamental en el eje del deporte. Se requiere fortalecer la planificación,
seguimiento, control y evaluación periódica de las actividades de programas y
proyectos de acuerdo al plan indicativo departamental institucional.
COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
AVANCES
La entidad ha definido una metodología e instrumentos y procedimiento para la
administración del riesgo en cada proceso dentro del sistema de gestión de la
calidad de la entidad. Sin embargo se viene fortaleciendo la socialización y
capacitación a funcionarios y contratistas por parte de la Escuela Superior de
administración Pública ESAP en temas relacionados con las guías de
administración del riesgo emitidas por el Departamento de la Función Pública y
riesgos laborales incluidos en el plan de capacitación institucional. Así mismo, la
dirección general adelanto la construcción del plan anticorrupción y atención al
ciudadano de la entidad que incluye la identificación de riesgos en la contratación
pública.
DIFICULTADES
Es importante para la entidad la mejora continua en la identificación del riesgo,
análisis, valoración, mapa de riesgos y controles en los distintos procedimientos y
procesos. Fortalecer el autocontrol en aquellos eventos que puedan afectar el
cumplimiento de objetivos y metas de la entidad.
SUBSISTEMA: CONTROL DE GESTIÓN
COMPONENTE: INFORMACIÓN
AVANCES
Se cuenta con mecanismos para recibir quejas, reclamos, peticiones,
recomendaciones y necesidades, pero se requiere su fortalecimiento en sistemas
de información y comunicación. El sistema de gestión se cumple pero con leves
deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su
cumplimiento. Sin embargo se debe fortalecer los elementos de control de la
información y manejo, toma de decisiones, y la rendición de cuentas internas de la
gestión con la participación de los distintos actores (ligas, clubes, escuelas de
formación y ciudadanía en general). Se adelantó una presentación de informes de
gestión por parte de la administración a los integrantes de la junta directiva de la
entidad.
DIFICULTADES
Deficiencia en la actualización y/o mantenimiento en el sistema de radicación de
documentación. Implementar un mecanismo organizado o sistematizado para la
captura, procesamiento, administración, almacenamiento y distribución de la
información (cero papeles). Deficiencia en el cumplimiento de procedimiento de
entrega oportuna e información completa reportada a los diferentes sistemas
gubernamentales de información.
COMPONENTE: COMUNICACIÓN PÚBLICA
AVANCES
Aunque la entidad cuenta con un procedimiento establecido para la revisión y
seguimiento a los derechos de petición, se debe fomentar el autocontrol y
compromiso de los responsables de los procedimientos para su respectivo
desarrollo y practica adecuada.
DIFICULTADES
Deficiencia de mecanismos para recibir sugerencias, recomendaciones,
peticiones, necesidades, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía. Ausencia
de planes de comunicación interna y externa que facilite la circulación de la
comunicación en toda la organización y por ende fortalezca el desarrollo de los
procesos y cumplimiento de los objetivos. Dificultad en el manejo de la información
primaria y falta de actualización del software de radicación de correspondencia.
Carencia de políticas, canales y medios de comunicación pública. La entidad
presenta deficiencia en el manejo de un plan de atención al ciudadano/usuario que
facilite el acceso a la información sobre los servicios y/o productos que ofrece. Se
requiere mayor compromiso en la aplicación de las estrategias establecidas en el
plan de atención al ciudadano.
SUBSISTEMA: CONTROL DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: AUTOEVALUACIÓN
AVANCES
La entidad una vez realizado el diseño e implementación de los planes,
procedimientos y elementos de control; de manera alterna emprende los
mecanismos de verificación, medición, seguimiento, monitoreo, evaluación para
determinar la eficiencia y eficacia de los mismos, y el desempeño de los
servidores públicos. Las acciones de mejora, acompañamiento y asesoría han
fortalecido el funcionamiento de control interno. La autoevaluación del plan
indicativo y/o gestión ha permitido monitorear el cumplimiento de metas y objetivos
establecidos para la vigencia.
DEFICIENCIAS
No se realiza análisis de manera oportuna, toma de decisiones con base en las
evaluaciones adelantadas por los responsables de cada proceso. Falta monitoreo
de indicadores de gestión por proceso en cumplimiento de los objetivos y metas
de la entidad. Fomentar la cultura de auto control de la gestión institucional.
COMPONENTE: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
AVANCES
Se adelantó auditorías internas dentro del sistema de gestión de calidad y control
interno de gestión de todos los proceso en el mes de abril de los corrientes. De
igual manera, se dio cumplimiento a la auditoria externa de calidad por parte del
ICONTEC, obteniendo el sostenimiento de la certificación de calidad de la entidad.
La independencia en la evaluación del sistema de control interno permite asesorar,
orientar, sugerir, recomendar, conceptuar sobre el desarrollo y efectividad del
sistema, para lo cual se viene utilizando el aplicativo de la función pública. Según
la programación de auditorías internas de la oficina de control interno, se viene
adelantando las acciones internas especializadas en los procesos de
administración financiera, talento humano y apoyo jurídico. Se adelantó por parte
de la Contraloría General de Boyacá auditoria especializada en las áreas de
contratación y presupuesto vigencia 2012.
DEFICIENCIAS
Aun se evidencia cierta deficiencia en el seguimiento y evaluación a los controles,
indicadores establecidos en cada proceso. No se realiza análisis, toma de
decisiones con base en las evaluaciones realizadas por los responsables de cada
proceso. Incumplimiento en el seguimiento de las acciones preventivas,
correctivas, y/o de mejora. Deficiencia de personal especializado para apoyar los
programas anuales de auditoria internas de gestión en armonía con el sistema de
gestión de la calidad.
COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO
AVANCES
La entidad desarrolla en gran medida las acciones y estrategias planteadas en los
planes de mejoramiento que da respuesta a las observaciones y hallazgos de los
organismos de control, auditorias internas de calidad en cada proceso y control
interno.
DIFICULTADES
Aunar esfuerzos para un mayor seguimiento en el establecimiento y ejecución de
planes de mejoramiento por procesos e individuales; tanto de las observaciones
de la oficina de control interno como de los informes de gestión y auditorías
internas.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El modelo estándar de control interno muestra un desarrollo progresivo en cuanto
a sus componentes, subsistemas y elementos; pero se insiste en un mayor apoyo
institucional, acciones y planes de mejoramiento en aspectos como: desarrollo de
políticas de gestión del talento humano, evaluación de eventos negativos que
puedan afectar el cumplimiento del logro de los objetivos de la entidad, plan de
comunicación interna, externa y pública, atención al ciudadano, mecanismos de
auto-control e indicadores y plan general de gestión documental.
RECOMENDACIONES
Es importante para la entidad la continua implementación de mecanismos y
herramientas para el fortalecimiento y evaluación del sistema de control interno de
la entidad utilizando un lenguaje común en pro del cumplimiento de los objetivos.
Mayor armonía de los parámetros de control que permitan el desarrollo y
evaluación a la gestión institucional, en aspectos tales como: planes, programas,
tareas, procesos, procedimientos, indicadores, estrategias, acciones de mejora,
planes de mejoramiento institucionales, por procesos e individuales, acuerdos de
gestión, comunicación interna, externa y pública y asignación de recursos
financieros, humanos, económicos, sociales y ambientales.
JULIO RAMIRO PEÑA RAMÍREZ
Asesor de Control Interno