1999_099info.pdf

BUENOS AIRES, 20 de agosto de 1999
VISTA la Actuación n° 400/98 del registro de la Auditoría General de la
Nación y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 85 de la Constitución Nacional pone a cargo de la
Auditoría General de la Nación el control externo de la Administración Pública Nacional,
cualquiera fuera su modalidad de organización.
Que en cumplimiento del mandato constitucional y lo concordantemente
dispuesto por el artículo 118 inciso b) de la Ley n° 24.156, se realizó un examen sobre
la generación de Recursos Propios y su aplicación en el ámbito de la FACULTAD DE
ODONTOLOGIA de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES. Las tareas de campo se
desarrollaron entre el 17/03/98 y el 30/05/98.
Que el citado examen fue efectuado de acuerdo con las normas de
auditoría aprobadas por la Auditoría General de la Nación, mediante Resolución n°
145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119, inciso d) de la
Ley n° 24.156.
Que el organismo auditado ha sido puesto en conocimiento de las
conclusiones a que se arribara, habiendo formulado consideraciones que fueron
tenidas en cuenta para la redacción final del informe.
Que, la Comisión de Supervisión respectiva ha producido el despacho
correspondiente, compartiendo los términos del informe elaborado por la Gerencia
General de Control del Sector Público Nacional No Financiero.
Que el Colegio de Auditores Generales, en sesión del día 08/07/99 ha
dado su aprobación al informe de que se trata.
Que el Presidente de la Auditoría General de la Nación ejerce la
representación del órgano;
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA NACION
RESUELVE:
ARTICULO 1°: Aprobar el Informe producido por la Gerencia General de Control del
Sector Público Nacional No Financiero, correspondiente a la generación de Recursos
Propios y su aplicación en el ámbito de la FACULTAD DE ODONTOLOGIA de la
UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES, que obra a fs. 51 a 63 de la Actuación n° 400/98.
ARTICULO 2°: Poner en conocimiento del titular de dicha Facultad, como así también
de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES, del MINISTERIO DE CULTURA Y
EDUCACION y de la SINDICATURA GENERAL DE LA NACION, la presente y el
informe aludido en el artículo precedente.
ARTICULO 3°: Regístrese, comuníquese a la COMISION PARLAMENTARIA MIXTA
REVISORA DE CUENTAS. Cumplido, archívese.
R E S O L U C I O N N° 99 /99
AL SEÑOR DECANO DE LA FACULTAD
DE ODONTOLOGIA DE LA UBA
DR. MAXIMO JUAN EVARISTO GIGLIO
MARCELO T. DE ALVEAR 2142 - CAPITAL FEDERAL
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 inc. b) de la Ley 24.156, la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION procedió a efectuar un examen en el ámbito de la
FACULTAD DE ODONTOLOGIA de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES con el objeto
que se detalla en el apartado 1.
1. OBJETO
Evaluar el funcionamiento de las actividades de control de los sistemas involucrados en la
percepción de los Recursos Propios y su aplicación en el ámbito de la FACULTAD DE
ODONTOLOGIA de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES.
2. ALCANCE DE LA TAREA
El alcance del examen fue realizado de conformidad con las normas de auditoría de la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACIÓN, aprobadas por Resolución Nº 145/93, dictada en
virtud de las facultades conferidas por el Art. 119, inc. d) de la Ley 24.156, habiéndose
practicado los siguientes procedimientos:
2.1. Relevamiento y evaluación del ambiente de control.
2.2. Relevamiento y evaluación de controles sobre procedimientos en áreas vinculadas a la
Dirección General de Administración, Dirección de Ejecución Presupuestaria y Dirección de
Tesorería con sus respectivos Departamentos de Rendiciones, Control Presupuestario y
Contabilidad y la Secretaría de Posgrado, a efectos de evaluar el circuito administrativo, sistemas
de control interno y el cumplimiento de las normas vigentes en la materia.
2.3. Verificación selectiva de la percepción de los ingresos propios de acuerdo a la normativa
legal vigente correspondiente a la cuenta Recursos Propios - FAE y su posterior aplicación de
fondos en función de la significatividad de los montos recaudados y movimientos incluidos en
las distintas cuentas del período 1997.
2.4. Entrevistas con funcionarios del Organismo y verificación de antecedentes.
2.5. Las tareas propias del objeto de examen han sido desarrolladas entre el 17 de marzo y el 30
de mayo de 1998.
3. ACLARACIONES PREVIAS
El resultado del examen ha sido puesto en consideración de las autoridades de la Facultad
de Odontología, produciendo el descargo pertinente lo que ha sido tenido en cuenta en la
elaboración del presente informe.
MARCO NORMATIVO
Se encuentra comprendido por el Estatuto Universitario regulado por Ley 23.068, su
régimen económico-financiero según disposiciones de Ley 23.569, la Ley de Educación Superior
N° 24.521. Además, las Universidades Nacionales, sus Facultades y dependencias, se rigen por
las disposiciones de la Ley de Administración Financiera y de Control del Sector Público
Nacional N° 24.156, de acuerdo con lo dispuesto por el Art. 8° de su Reglamento Parcial N° 1
aprobado por Decreto N° 2.666/92.
3.1. ACTIVIDADES GENERADORAS DE RECURSOS PROPIOS
3.1.1. Transferencia Tecnológica
La Resolución del Consejo Superior N° 1655/87 establece los lineamientos generales de
esta actividad. Sin perjuicio de ello, las Facultades pueden dictar sus reglamentaciones. La
Secretaría de Posgrado y Transferencia Tecnológica es la responsable de dichos ingresos como
asimismo de los correspondientes a servicios de asesorías técnicas y de los aranceles por la
operación del microscopio electrónico de barrido de la Facultad.
3.1.2. Espacios
a) Kiosco: Por Resolución Nº143/91, el Decano autorizó al Sr. Javier Martín Glassman en
el marco de la Ley N° 24.308, reguladora de las concesiones realizadas por entes
descentralizados a personas con discapacidad, la explotación de un local comercial destinado a
la venta de golosinas y cigarrillos, ubicado en el Piso Principal, con vencimiento el día 09/09/91.
b) Local “Dental Facultad”, Local de Fotocopias y Local de Librería: El primero se halla
situado en el primer piso, esta destinado a la venta de elementos dentales y kits de cirugía por
parte de la firma “Dental Facultad”, mientras que el de fotocopias y el de librería se ubican en el
subsuelo de la Facultad, todos a cargo del Centro de Estudiantes desde el año 1983.
c) Bar-Comedor: La Resolución N° 1798/91 del Consejo Superior, aprobó el pliego de
condiciones particulares y generales para efectuar el llamado a licitación pública tendiente a
otorgar la concesión del servicio de bar-comedor, siendo adjudicado la firma La Huella S.R.L.
con un permiso de uso precario de los locales a partir del 01/09/92 por el término de tres años
con opción a prorrogarlo por otro período igual, abonando un canon mensual de $2100.
Mediante la Resolución N°581/95, el Decano dispuso la prórroga del permiso por otro
período igual, acto contemplado en el pliego de licitación.
El permisionario debe llevar un libro de observaciones que mensualmente debe ser visado
por la Secretaría de Extensión Universitaria y por una Comisión Asesora creada al efecto, además
de dar cumplimiento al Reglamento Alimenticio Nacional. En su defecto, el Sr. Decano puede
disponer la clausura del salón hasta tanto se regularicen las falencias; la reiteración de esta
anomalía puede acarrear la rescisión del contrato. Asimismo, el permisionario debe asumir la
responsabilidad total de las relaciones laborales con el personal empleado en la explotación;
acreditar cada tres meses el pago de haberes del personal a su cargo, así como el pago de aportes
sociales y previsionales
3.1.3. Hospital Odontológico
Creado por Resolución del Consejo Directivo N°60/88 con el objeto de ordenar el régimen
imperante y unificar las áreas de servicios de odontología. Se halla a cargo de un coordinador
general que tiene las funciones de diagramación, ejecución y evaluación del desempeño del
personal.
Prestaciones Odontológicas
El Departamento de Movimiento de Fondos es quien entrega los recibos prenumerados y
rubricados por la U.B.A. a las distintas cátedras, lleva un libro auxiliar donde registra la fecha,
número de talonarios de recibo que entrega y firma del responsable que lo recibe. Las cátedras
confeccionan los recibos por triplicado, de acuerdo a la prestación realizada y al fin del día
generan las planillas de Resumen Diario de Recaudaciones. El efectivo es recibido por Tesorería,
donde emite el comprobante de depósito que, junto a la planilla, es enviado al Departamento de
Movimiento de Fondos para el control de la correlatividad de los recibos, registro y control de
importe. Por último, la Tesorería controla y lo incluye en el Parte Diario.
3.1.4. Fundación Facultad de Odontología
Creada con el objeto de apoyar las actividades de esta casa de estudios, es asimismo
concesionaria del uso de determinados espacios en la Facultad, a cambio de un canon. A su vez,
cede los espacios contractualmente a terceros, a título oneroso, para usos compatibles con la
misión y actividades de la Facultad.
La Fundación abona en concepto de canon a la Facultad el 10% de lo percibido por los
contratos que celebre con terceras personas por el uso de esos espacios.
De los contratos celebrados, se obtiene la siguiente muestra:
- A través de la Resolución de Consejo Directivo N°248/97 se otorga a la Fundación permiso de
uso precario por el término de diez meses, a partir del 1/3/97, del espacio correspondiente a la
Planta de la Cátedra de Cirugía y Traumatología Bucomáxilofacial I y II, quien a su vez contrata
con la empresa Laboratorios BAGO S.A. con destino exclusivamente cultural y publicitario, a un
costo de $10.000 pagaderos en diez cuotas de $1.000 cada una.
- Mediante la Resolución N° 539/94, el Consejo Directivo de la Facultad concede a la Fundación
permiso de uso precario de dos espacios ubicados en los pisos 18 y 19, con el objeto de la
instalación de una antena tubular que funcionará como repetidora de un sistema de
telecomunicaciones; un equipo repetidor más la batería del mismo; y un medidor para efectuar el
control de consumo de energía eléctrica, por el término de treinta y seis meses con opción a
treinta y seis más a partir del 15/12/94, siendo la empresa Dakota S.A. quien se comprometió a
pagar un total de U$S36.000.
- El Consejo Directivo mediante la Resolución N°818/96, otorga a la Fundación el permiso de
uso precario del espacio N° 2 en la Planta de la Cátedra de Odontología Integral de Niños, en el
piso 15, por el término de 24 meses, a partir del día 01/09/96, quien a su vez concede a la
empresa Laboratorio NAF S.A. el derecho de uso del espacio para que la misma instale por su
cuenta y a su costa, un stand con destino exclusivamente publicitario. El canon a abonar por la
Empresa fue fijado en la suma de $9.600, pagaderos de la siguiente forma: una video cámara
$6.500; una impresora $1.300; un aparato de TV $400; una mesa de TV $250 y $1.150 en
efectivo.
4. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
4.1. ACTIVIDADES GENERADORAS DE RECURSOS PROPIOS
4.1.1. Transferencia Tecnológica
De la muestra seleccionada surge que los convenios con la empresa NAF S.A. y con la
Empresa E.C.S.A se encuentran aprobados por el Consejo Directivo, no así por el Consejo
Superior de UBA.
Al respecto el organismo en su descargo manifiesta que los convenios fueron remitidos
para su ulterior aprobación al Consejo Superior de la UBA.
4.1.2. Espacios
a) Kiosco: La autorización otorgada se encuentra vencida desde el 09/09/91. La Facultad
no percibió canon alguno por esta explotación, incumpliendo así con lo dispuesto por el art. 6º
de la Ley N° 24.308.
b) Local Dental Facultad, local de Fotocopias y local de Librería: No existe acto
resolutivo que otorgue al Centro de Estudiantes el uso precario y gratuito de estos espacios,
desconociéndose quién tiene a su cargo el funcionamiento, que resguardos se han adoptado en
defensa del patrimonio de la Facultad frente a la eventual responsabilidad por daños y si el
Centro de Estudiantes percibe algún tipo de contraprestación.
c) Bar-Comedor: No han sido remitidos a esta Auditoría, los antecedentes del
cumplimiento por parte del permisionario de llevar libros de observaciones y demás requisitos
establecidos en el pliego de condiciones, salvo la mención que el control del bar-comedor es
realizado tanto por la Subsecretaría Estudiantil como por la Dirección General de Bienestar
Estudiantil del Rectorado.
La Facultad en su descargo manifiesta: a) la demora en la suscripción del respectivo
contrato obedeció a consultas giradas a la autoridad de aplicación y que a su vez se intimó por
notificación a la suscripción del mismo, b) y c) que toma dicha observación y que procederá en
consecuencia.
4.1.3. Hospital Odontológico
La confección de recibos de pago, por los responsables administrativos de cada una de las
cátedras, abonados a éstos por los pacientes que concurren, es manuscrita y con copia carbónica,
constituyendo un control de baja confiabilidad; sin perjuicio de ello, los demás controles internos
y el cruzamiento entre las diferentes áreas que la integran se consideran adecuados.
El organismo en su descargo dice que esta estudiando un sistema unificado y
computarizado y que a la espera de la partida presupuestaria, extremará los controles internos.
4.1.4. Fundación Facultad de Odontología
Los permisos de uso precario de espacios cedidos a la Fundación fueron otorgados
mediante Resoluciones del Consejo Directivo de la Facultad, sin la autorización del Consejo
Directivo de UBA.
La cláusula novena de los contratos celebrados entre la Fundación Facultad de
Odontología y las empresas Laboratorios Bagó S.A., y Laboratorio NAF S.A., prevé la
confección de un anexo a la finalización del convenio, que extienda el término de la locación por
el tiempo transcurrido entre la fecha de Resolución y la fecha de suscripción del contrato de
locación. De dicha manera la Fundación posee atribuciones que le son propias al Consejo
Directivo de la Facultad.
Al respecto, el organismo en su descargo manifiesta que procederá a evaluar y regularizar
los contratos mencionados.
4.2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Se han verificado modificaciones a la misma, sin la aprobación de la autoridad competente.
La Facultad en su descargo manifiesta que las modificaciones a la Estructura fueron
aprobadas por el Consejo Directivo. Sin determinar la fecha en que esta se hubiera producido.
4.2.1. Sistema de Administración Financiera
No se cuenta con manuales de procedimientos administrativos.
En su descargo la auditada manifiesta que el manual existente corresponde al año 1981,
existiendo áreas donde se cumple lo establecido, y áreas que se han modificado, se procederá a su
regularización, de acuerdo a la implementación que realice la U.B.A .
4.2.2. Dirección de Ejecución Presupuestaria
El presupuesto expone solamente montos a recaudar y a gastar por conceptos, pero no
especifica metas a alcanzar, ni las correspondientes actividades a desarrollar para concretarlas.
No existe correlación entre los recursos con los que se proyecta afrontar los gastos y los
recursos que en definitiva se aplican.
En el proceso de elaboración del presupuesto no intervienen todas las Secretarías,
responsables de programar las acciones en la Facultad.
Los fondos aplicados en la realización de gastos provienen principalmente de los ingresos
por Prestaciones Odontológicas del Hospital Odontológico de la Facultad.
Del análisis efectuado al presupuesto aprobado para el año 1997 y relacionándolo con la
recaudación real y su aplicación, surge que como recurso se ejecuta un 88,45% de lo presupuestado
y se aplica el 54,23% de la recaudación.
ANALISIS PRESUPUESTO 1997
2.000.000
1.500.000
1.000.000
500.000
0
presupuesto
ejecucion
recaudaciones
varias
aplicación
Al respecto, en su descargo, la auditada dice que, con referencia al ejercicio 1999, se ha
proyectado presupuesto de ingresos y egresos; que no puede contar con presupuesto de gastos por
las características de la Institución; que adecuarán los medios a fin de dar participación a todas
las Secretarías en la elaboración de la programación; que atienden con fondos de recaudación
propia los gastos de servicios básicos por no alcanzar los fondos provenientes de Financiamiento
11 – Tesoro Nacional y por último que la aplicación del presupuesto fue baja previniendo que en el
ejercicio 1998 se implementaría el subsidio FOMEC por el cual se debía reservar fondos.
División de Contabilidad
La registración del CONPRE se realiza al sólo efecto de cumplir con el requerimiento de
UBA por partida simple, no cumpliendo con la Resolución N°1397/95 del Ministerio de Cultura
y Educación, que dispone la adecuación de las Universidades Nacionales al régimen de la Ley de
Administración Financiera que, en materia contable, determina que las Universidades Nacionales
están obligadas a llevar los registros de ejecución del presupuesto de recursos y gastos, los
registros diarios de operaciones contables por partida doble y los registros auxiliares que
permitan conocer entre otros aspectos el movimiento de fondos y la existencia de bienes.
Al respecto, en su descargo la Facultad manifiesta que la aplicación del registro por
partida doble se hará por determinación de la UBA de acuerdo a un nuevo sistema.
4.2.3. Registros de movimiento de fondos
No existen manuales y normas de procedimiento que permitan conocer adecuadamente
las rutinas operativas, afectando tanto la generación como la ejecución y el control de las
operaciones.
No existe la cuenta "Valores a depositar " que determina el saldo de los valores ingresados y
no depositados, en lugar de acumularlos al saldo de Caja.
En su descargo, la Facultad manifiesta que implementará las rutinas operativas cuando se
aplique el nuevo sistema de contabilidad por parte de la UBA; y que en lo referido a la cuenta
valores a depositar no se la utiliza, pues se realizan los depósitos diariamente no quedando saldo,
salvo escasas excepciones.
4.2.4. Dirección de Tesorería
El acceso a Tesorería, encargada de la custodia del efectivo y otros valores, no se encuentra
aislada del resto de los Departamentos del sector y su puerta permanece abierta, salvo en los días de
pago de sueldos y remuneraciones, no cumpliendo con lo exigido en materia de control sobre la
misma.
Se cancelan facturas por servicios, aplicando fondos de afectación específica. Se emite el
cheque, se contabiliza la orden de pago y se lo efectiviza por la fuente del financiamiento 12 con
fondos disponibles. Al recibir los fondos por parte del Rectorado de UBA, se procede a la
transferencia de éstos para su reposición a la cuenta utilizada.
Según una muestra selectiva, correspondiente a los meses de Junio, Septiembre y
Noviembre de 1997, de los ingresos del Hospital Odontológico que representan el 38% de la
recaudación anual en las siguientes cátedras, se observa:
- Cátedra de Servicios y Urgencias Odontológicas y Orientación a Pacientes.
Ausencia de los recibos originales N° 100095 y 106023 sin cargo, constándose la
presencia de los recibos duplicados perteneciente a Tesorería y de los recibos triplicados
perteneciente a la Cátedra.
Ausencia del recibo original N° 124640 anulado, verificándose la presencia del recibo
duplicado perteneciente a Tesorería y del recibo triplicado perteneciente a la Cátedra.
Ausencia del recibo original N° 126600 anulado, omisión de dicho Nº de recibo en el
Resumen Diario de Recaudaciones, constatándose la presencia del recibo duplicado
perteneciente a Tesorería y del recibo triplicado perteneciente a la Cátedra.
Se realizó, de los ingresos provenientes de Cursos y Carreras de Posgrado, una muestra
selectiva correspondiente a los meses de Junio, Septiembre y Noviembre de 1997, que
representan el 26% de la recaudación anual totalizada, verificándose la existencia de
correlatividad de recibos y la correspondencia e igualdad de importes entre los distintos
elementos, sin encontrarse observaciones a realizar.
El organismo en su descargo dice que en la Dirección de Tesorería se tomaron los
recaudos para la atención de proveedores y alumnos; que los pedidos de fondos no se puede
anticipar hasta no tener las facturas respectivas; que de la ausencia de recibos originales se
hace responsable el Jefe del servicio, que con su firma en el duplicado de Tesorería da fe que los
mismos fueron anulados.
4.2.5. Cajas Chicas.
Según una muestra en los meses de Abril, Junio, Agosto, Octubre y Diciembre de 1997, se
observaron comprobantes que no son extendidos a nombre de la Facultad y que no son cancelados
con la intervención del sello de pagado, como también facturas de compras desdobladas, por
superar el monto máximo de compras por caja chica, con numeración correlativa.
Al respecto, en su descargo, la Facultad manifiesta que algunos comprobantes son
extendidos a nombre de las Cátedras, encargadas de dichas compras; que respecto al sello de
pagado se ha procedido a regularizarlo y que ha instrumentado un sistema de mayor control del
gasto tomando en cuenta las recomendación del presente informe.
5. RECOMENDACIONES
5.1.1. Regularizar los convenios sucriptos con Terceros que no tengan la autorización del
Consejo Superior de la UBA.
5.1.2. Establecer, con criterio económico institucional, la cesión de los espacios de la Facultad.
a) Regularizar la concesión del Kiosco que se encuentra vencida y dar cumplimiento a lo
dispuesto por Art. 6 de la Ley N° 24.308 (reguladora de las concesiones a personas con
discapacidad), referida al pago del canon y servicios.
b) Dictar el acto administrativo por el cual se regularice la cesión de estos espacios y ejercer el
resguardo necesario en defensa del patrimonio de la Facultad.
c) Ejercer el control, a efectos de que se cumpla con lo requerido al permisionario del bar-
comedor de llevar libros de observaciones que establecen las condiciones de salubridad, control
del personal, seguros y demás obligaciones contempladas en el mismo.
5.1.3. Propender a crear un sistema computarizado confiable en la confección de los recibos de
ingresos del Hospital Odontológico.
5.1.4. Contar con la autorización del Consejo Superior de UBA en la cesión de espacios a favor
de la Fundación Facultad de Odontología.
5.2. Las modificaciones efectuadas a la estructura organizativa de la Facultad deben ser
aprobadas por autoridad competente.
5.2.1. Actualizar los manuales de normas y procedimientos que contemplen las etapas
operativas, en lo referente a generación, ejecución y control de los recursos propios.
5.2.2. Definir los objetivos y metas cuantificadas, a fin de medir los resultados esperados en
materia presupuestaria, dando intervención a los responsables de las Secretarías involucradas.
Desagregar en el presupuesto, como subcuenta especial, la “Cuenta de Terceros Contribución para Gastos de Asistencia ” referida a las necesidades crediticias del Hospital
Odontológico.
Incorporar registros de partida doble que permitan la emisión de estados financieros que
expresen los resultados de la gestión presupuestaria, financiera, económica y patrimonial.
5.2.3. Incorporar la cuenta Valores a Depositar con el saldo de los valores ingresados, con el objeto
de depurar el saldo de la cuenta Caja.
5.2.4. Readecuar el sistema de seguridad en el Departamento de Tesorería, en cumplimiento de las
normativas vigentes en la materia.
Implementar un sistema de pedido anticipado de fondos a UBA, a efectos de no atender los
compromisos contraidos con fondos provenientes del Financiamiento 12 – Recursos Propios.
5.2.5. Ejercer un mayor control en el cumplimiento y rendición, respecto del uso de Cajas Chicas.
BUENOS AIRES, 26 de febrero de 1999