2015_115info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE
SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR
AZUCARERO DEL NOA
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria
detallados en I- siguiente, por el Ejercicio N° 2 iniciado el 01 de enero de 2014 y finalizado el 31
de diciembre de 2014, correspondientes al “Programa para Incrementar la Competitividad del
Sector Azucarero del NOA”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de
Préstamo Nº 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012 entre la
República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR), del
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y PESCA.
I
-ESTADOS AUDITADOS
a) Notas a los Estados Financieros Ejercicio al 31/12/14 (Notas Nos. 1 a 10).
b) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos efectuados correspondiente al ejercicio
2014, expresado en dólares estadounidenses.
1
c) Estado de Inversiones correspondiente al ejercicio 2014, expresado en dólares
estadounidenses.
d) Estado de Cuenta Especial en dólares estadounidenses.
e) Anexo I.- Fuente de Fondos, en dólares estadounidenses.
Los estados financieros así como el control interno implementado en el proyecto son de
exclusiva responsabilidad de la UCAR. Fueron presentados a esta auditoría el 18/03/2015
y en forma definitiva el 08/06/2015. Estos últimos se adjuntan inicialados por este equipo
a efectos de su identificación con este dictamen.
La tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado,
habiéndose efectuado el trabajo de campo desde el 02/01/2015 hasta el 08/06/2015.
II -ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y con los
requerimientos específicos de la CAF, incluyendo pruebas de los registros contablefinancieros, el relevamiento de los sistemas de control y demás procedimientos de
auditoría que se consideraron necesarios, los que se detallan en nuestra declaración de
procedimientos adjunta.
III -OPINIÓN SIN SALVEDADES
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, detallados en I- precedente, en sus aspectos
significativos, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa para
Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA ”al 31 de diciembre de
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2014, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con adecuadas prácticas contables y con los requisitos establecidos en el
Contrato de Préstamo N° 7790/7792 CAF del 23/04/2012.
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 8 de Junio de 2015.
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INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE
SOBRE EL ESTADO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE DESEMBOLSOS
Y JUSTIFICACIONES DE FONDOS DEL
“PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR
AZUCARERO DEL NOA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda el Estado de Seguimiento y
Control de Desembolsos, que fuera emitido y presentado a la CAF durante el Ejercicio N° 2,
iniciado el 01 de enero de 2014 y finalizado el 31 de diciembre de 2014, correspondiente al
“Programa para Incrementar la Competividad del Sector Azucarero del NOA ”, parcialmente
financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nro 7790/7792- CAF , suscripto a
los 23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de
Fomento (CAF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
 Estado de Solicitud de Desembolsos por categoría de gastos al 31 de diciembre de
2014, en dólares estadounidenses.
El estado ha sido preparado por la Unidad de Coordinación del Programa y se adjunta
inicialado por este equipo a efectos de su identificación con este dictamen.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y
requerimientos específicos de la CAF incluyendo el análisis de la documentación
respaldatoria de los gastos, verificación de la elegibilidad y demás procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- OPINIÓN SIN SALVEDADES
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en Icorrespondiente al “Programa para Incrementar la Competividad del Sector Azucarero del
NOA ” al 31 de diciembre de 2014, presenta razonablemente la información para sustentar
las Solicitudes de Anticipo de Fondos relacionadas, que fueran emitidas y presentadas a la
Corporación Andina de Fomento durante el ejercicio finalizado al 31/12/14, de
conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nro 7790/7792CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012.
CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES, 08 de Junio de 2015.
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INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE
SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR
AZUCARERO DEL NOA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado detallado en I- siguiente, por el Ejercicio N° 2, iniciado el 01 de enero de
2014 y finalizado el 31/12/14, correspondiente a la Cuenta Especial del “Programa para
Incrementar la Competividad del Sector Azucarero del NOA ”, parcialmente financiado con
fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nro 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del
mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF).
I.
ESTADOS AUDITADOS
 Estado de la Cuenta Especial al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses.
El estado ha sido preparado por la UCAR sobre la base de los movimientos de la cuenta a
la vista en dólares N° 450309/3 denominada “Programa para Incrementar la
Competividad” MAGP- 5200/363-PROICSA-PMO.CAF US, abierta en el Banco de la
Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por este equipo a
efectos de su identificación con este dictamen.
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II. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y
requerimientos específicos de la CAF.
III. OPINION SIN SALVEDADES
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
expone razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Programa
para Incrementar la Competividad del Sector Azucarero del NOA”, parcialmente
financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nro 7790/7792- CAF ,
suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012, de conformidad con adecuadas prácticas
contable-financieras y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo.
CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES, 08 de Junio de 2015.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
“PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR
AZUCARERO DEL NOA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el Ejercicio Nº 2,
iniciado el 01 de enero de 2014 y finalizado el 31 de diciembre de 2014, correspondientes al
“Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA ”, parcialmente
financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nº 7790/92- CAF suscripto a los
23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de
Fomento (CAF), han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno del Programa, que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan.
Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones
detectadas al momento de nuestro trabajo de campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas
de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y significatividad:
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PRINCIPALES OBSERVACIONES
A. Estados Financieros.
B. Unidad Coordinadora Tucumán- UCT.
C. Fundación Argeninta- ARGEN –INTA.
D. Estación Experimental Obispo Colómbres – EEOC.
I.- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
A. REGISTROS Y CONTROL INTERNO
1. Los asientos contables no siguen un orden cronológico. A modo de ejemplo se expone el
siguiente cuadro:
Nº Asiento
Fecha
27
07/01/2015
97
13/01/2015
99
13/01/2015
129
13/01/2015
105
14/01/2015
88
04/02/2015
229
20/02/2015
527
21/02/2015
2. En ningún caso, los legajos de pago suministrados se encuentran foliados.
3. El Estado de efectivo recibido y desembolsos efectuados no es emitido en forma
automática por el Sistema UEPEX, es confeccionado con planillas en Excel.
Comentarios de la UCAR
1. Si bien no corresponde a ninguno de los casos enumerados más arriba, hay conceptos que
se reflejan en la contabilidad en una determinada fecha pero la información para el
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registro de los mismos surge en fechas posteriores, por ejemplo los gastos bancarios.
(Nota del auditor: comentario no procedente)
2. La UCAR no tiene por política foliar los legajos de pago.
3. Cabe aclarar que en el EEFF no se incluye el estado emitido por UEPEX ya que el mismo
no contempla los saldos de los convenios, y los saldos de retenciones a pagar. La no
inclusión de estos conceptos en el estado de efectivo recibido y desembolsos efectuados
conllevaría a una cantidad innecesaria de notas aclaratorias. Sin embargo el estado
emitido por UEPEX coincide tanto en los recursos como en los gastos con respecto al
incluido en los EEFF y que está confeccionado con planilla Excel.
Recomendación
Preservar el orden cronológico de los registros cómo principio de control interno y buenas
prácticas facilitando así su seguimiento y control posterior. Además, se deberán implementar
medidas de resguardo en la documentación de respaldo para evitar faltantes e
incorporaciones extemporáneas.
Los cuadros de los Estados Financieros deben ser emitidos por el Sistema UEPEX ya que
toda la información contable está en el mencionado sistema brindando mejores condiciones
de integralidad y control que las planillas de cálculo.
II.-. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
A. ESTADOS FINANCIEROS
a. - Observaciones EEFF y registros
1. De acuerdo con la información y documentación suministrada correspondiente a
Retenciones Impositivas , se observó lo siguiente:
a. No se tuvieron a la vista las autorizaciones de pago correspondientes al pago de
las retenciones.
b. La documentación analizada no se encuentra foliada.
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c. Las planillas de Pagos de deducciones impositivas, no se encuentran firmadas por
todos los responsables ni aclaradas las firmas.
d. No existe coincidencia sobre la información sustentatoria que constan en los
Formularios de Retenciones tenidos a la vista con la contabilidad respecto al
análisis de las Declaraciones juradas impositivas y sus correspondientes pagos.
e. El comprobante de pago tenido a la vista correspondiente a las retenciones del
mes de diciembre 2014,es de fecha 06/01/2015 y se encuentra contabilizado el
30/12/2014.
2. No se encuentra correctamente valuado al cierre en el Balance en Pesos, la cuenta
contable 2.01.02.00.00.00 PRESTAMO CAF en divisas , según siguiente detalle:
Monto en USD
TC
S/UCAR
S/AGN
Diferencia
10.175.000,00
8,5600
62.095.300,00
87.098.000,00
25.002.700,00
3. Se realizan préstamos entre proyectos - del PROSAP al PROICSA - (fuente 11). No se
tuvo a la vista documentación respaldatoria debidamente autorizada que los avalen.
4. Con respecto a los Aportes Locales, no es posible determinar el criterio utilizado por la
UCAR para la contabilización en dólares de los mismos. Utilizando el criterio del primer
día hábil del mes correspondiente al BCRA (según se expone en Nota 3 a los EEFF ),
surgen las siguientes diferencias en USD:
Fecha
14/07/14
09/12/14
Concepto
APORTE MAGyP (Nota
DPySPP Nº 3023/14)
INGRESO MAGyP
S/ UCAR
S/ AGN
TC AGN
Diferencia
80.745,34
81.237,81
8,0012
-492,47
786.052,01
779.939,72
8,5263
6.112,29
5.619,82
5. Con respecto a las cuentas bancarias, según se expone en Nota 2 a los EEFF al 31/12/2014
se han utilizado fondos entre fuentes de financiamiento, las deudas entre ellas se exponen
con signo negativo, a saber:
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Descripción
Fondos CAF
Fondos Local
USD
USD
Cuenta Especial en Dólares 450309/3
Cuenta Corriente en Pesos 53890/55
-215,91
-105.923,06
Cuenta Corriente en Pesos 048101512/20
-968,65
6. Con respecto al Método FIFO utilizado en la conversión de las inversiones CAF, se
observa que:
a. No se utiliza al inicio el saldo pendiente del ejercicio anterior.
b. Se verifican Tipos de Cambio (TC) de pesificaciones por ventas de dólares no
utilizados para la dolarización de inversiones CAF.
c. No se sigue un orden correlativo en la utilización de AP en cada TC.
d. No se tienen en cuenta los saldos disponibles que van surgiendo.
7. Con respecto a los Fondos Fijos, se verificó lo siguiente:
e. La documentación de respaldo no se encuentra foliada.
f. Se rinden gastos de hasta 6 meses de antigüedad.
g. No hay rendiciones periódicas.
Comentarios de la UCAR
1. Comentamos lo siguiente:
a. Las deducciones impositivas no se pagan con autorizaciones de pago sino con
formularios denominados pagos de deducciones. (Nota del auditor: Respuesta no
procedente no responde a lo observado).
b. La UCAR no tiene por política foliar los legajos de pago.
c. Se toma en cuenta la observación.
d. Sin comentarios.
e. Debido a que de UEPEX se toma información para emitir los cuadros a la
Contaduría General de la Nación, las retenciones de 2014 se pagaron
contablemente en 2014 a fin de no distorsionar la información emitida.
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2. La UCAR no actualiza al cierre ninguno de los pasivos de los préstamos administrados.
3. Sin comentarios.
4. Sin comentarios.
5. Se procederá a aclarar los importes negativos en dicha nota.
6. Se toman en cuenta todas las observaciones.
7. Se toma en cuenta la observación, se procederá a foliar y a reponer periódicamente si
fuera necesario.
b. Observaciones Autorizaciones de Pago - UCAR-
1. No se aclaran las firmas y no está firmada por el Coordinador del programa la AP
201401526 por $ 5.603,14.
2. Se realizan retenciones de un mismo proveedor de varias AP diferentes, en una sola
dificultando su identificación.
3. No es correcto el TC utilizado para la AP 201401231. Se utiliza 5,9250 cuando
hubiera correspondido usd 1=8,0800.
4. Se verificaron hasta 2 meses de desfasaje entre las la fechas de las facturas y las de las
AP.
5. No se tuvieron a la vista la factura original y el recibo de las AP 201402530 201402542 - 201402550 por montos de $ 814.653,85, 90.768,73 y 20429,87
respectivamente.
Comentarios de la UCAR
1. Se toma en cuenta la observación.
2. Las retenciones Se efectúan en una sola AP, debido a que el pago es agrupado.
3. con respecto a la AP. 201401231 la observación es correcta.
4. Se toma en cuenta la observación.
5. Se solicitara al proveedor la documentación faltante.
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Recomendación
Debido a la variación del tipo de cambio, se recomienda que las partidas sean llevadas al
tipo de cambio al cierre del Ejercicio y aclararlo en notas a los Estados Financieros.
Unificar la aplicación del tipo de cambio a utilizar para los registros de los aportes e
inversiones correspondientes a la contrapartida local.
Implementar correctamente el método FIFO en la contabilización de las inversiones
CAF.
Incorporar la documentación necesaria para dar debido respaldo a la gestión pertinente.
Respecto de las observaciones que fueron subsanadas a la fecha, se verificaran en una
futura auditoría.
B. OBSERVACIONES UNIDAD COORDINADORA TUCUMAN (UCT)
I.- AUTORIZACIONES DE PAGO
a. Observaciones Generales
1. Los comprobantes no se invalidan con el sello de pagado y no se verificaron controles
con el objeto de evitar la duplicación de gastos en las rendiciones.
2. En ningún caso se tuvieron a la vista órdenes de solicitud de compras.
3. En la mayoría de los casos (un 80% de los casos muestreados) se encuentran adjuntas
solicitudes de anticipos para hacer frente a los gastos incurridos, y éstas no se encuentran
contabilizadas ni autorizadas.
4. En los casos que se realizan retenciones impositivas, se verifica que se realizan solo
retenciones de ganancias sin mediar comprobantes de exención de otros tributos. No se
practicaron retenciones por el Impuesto al Valor Agregado sobre los comprobantes
compulsados recibidos de responsables inscriptos, a pesar de que PROICSA, destinataria
de los mismos, se encuentra inscripta como agente de retención del IVA en la AFIP.
5. Los gastos rendidos se abonan con hasta 10 meses de demora.
6. Las liquidaciones de gastos de movilidad adolecen de las siguientes deficiencias:
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6.1. No se indica cual es la disposición que autoriza la tarifa por kilómetro liquidada
por el consultor, habiéndose utilizado al menos 2 ($2,40 y $3,90 por km) en las
liquidaciones compulsadas.
6.2. No queda evidencia de cuáles son los conceptos autorizados y/o aprobados por el
Coordinador Técnico.
6.3. En las Planillas de Rendición de Movilidad no se completa el espacio previsto
para la firma del productor o policía; tampoco se deja constancia de la verificación
de la razonabilidad del kilometraje recorrido ni de los cálculos efectuados.
6.4. Se adjuntan a la Planilla de Rendición de Movilidad comprobantes de gastos no
relacionados con el automotor, en igual número que los tramos recorridos, que no
se incluyen en el monto rendido, ni se aclara cuál es su objeto.
Comentarios de la UCAR
1. Es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
2. Si la observación hace referencia a gastos del fondo fijo, no utilizamos notas de pedido
porque son gastos eventuales o de combustible, si es necesario se tendrá en cuenta y se
corregirá. Y si es sobre honorarios, movilidad o adquisiciones no hay notas de pedido
pero sí solicitudes de adelanto de fondos.
3. Las solicitudes de fondos son autorizadas por el coordinador de la UEDP
y se
contabilizan en el sistema UEPEX.
4. Se procederá en el futuro a retener los impuestos correspondientes a ese CUIT.
5. (respuesta no procedente) Este problema ocurrió solamente al inicio del programa por las
causales lógicas de una puesta en marcha, una vez establecido el Programa en la
provincia se ajustó la forma de trabajo.
6. Los montos utilizados en la liquidación de las movilidades son los que surgen de las
circulares de la UCAR (Memorándum firmado por Andrea Trabucco del 26/06/14)
informando la entrada en vigencia del Decreto 811/2014.
Según el manual de procedimientos de la UCAR, el CT aprueba las solicitudes de viajes.
Es responsabilidad de La unidad de Administración de RRHH verificar la rendición del
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viaje, la integridad de la documentación de respaldo y la cantidad de días. Si no existen
observaciones El Área de Gestión de RRHH aprueba la liquidación de los viáticos.
Las planillas de movilidad tienen esa columna que solo se completaba cuando el
consultor no presentaba tickets del lugar al que asistía, según instructivo vigente.
Respecto a la razonabilidad del kilometraje recorrido se cuenta con mapas con las
distancias marcadas.
Los comprobantes que se adjuntan, si no son de combustibles, tienen el objeto de dejar
constancia del lugar al que fue el consultor.
b. Observaciones Particulares
1. La orden de compra del 17/09/2014 Nº 11/14 por $ 251.200,00 es una fotocopia color
correspondiente a las AP 201402005/2014002003/201402004 del 29/10/2014.
2. De la factura Nro. B 0002-00000002 de W.A. Bazán por $ 49.450,00 se abonaron por
fuente 22 $ 45.249,00 a pesar de que de la lectura de la factura se desprende que el
importe neto de IVA es de $ 41.198,35.
3. El acta de recepción de los muebles de oficina adquiridos a Nova Informática S.A.
mediante factura B 0044-00000109 difiere en su fecha (03/06/13) con la del remito de
entrega del 03/06/14.
4. Con respecto a la línea ESTUDIOS se observó lo siguiente:
a. Solo se tuvo a la vista como documentación de respaldo Planilla de Asistencia a la
Estación Experimental OBISPO COLOMBRES EEAOC.
b. Las AP se encuentran a nombre de Universidad Tecnológica Nacional y los cheques a
nombre de la persona beneficiaria.
c. De los legajos de pagos suministrados, no se puede determinar el motivo, ni la
determinación de los importes abonados.
5. No se tuvo a la vista el remito correspondiente a la AP 201400210 por $ 21.477,92.
6. Con respecto a la línea VIATICOS se observó lo siguiente:
a. Ninguna planilla de rendición ni de solicitud de solicitud de viajes, tiene fecha de
emisión.
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b. En la mayoría de los casos, de acuerdo a la documentación incluida en la AP no se
puede conformar el total de la misma.
c. No hay planillas resumen que faciliten el control de la rendición.
d. Los comprobantes de respaldo de la AP 2014000044 poseen hasta 3 foliaturas.
7. Respecto a los gastos por Movilidad se observa que:
a. Se reembolsa a 3 consultores en el ejercicio, gastos que corresponden a períodos con
una antigüedad de 3 a 10 meses respectivamente.
Comentarios de la UCT
1. Es correcta la observación, se extravió la orden de compra original por lo que en el
expediente quedó una copia. Se hará firmar como es copia fiel por el proveedor y por
un responsable del área.
2. Se toma en cuenta la observación. Se realizará el análisis correspondiente y la
reimputación correspondiente, de ser necesario.
3. Se toma conocimiento, se procederá a verificar que la fecha del acta de evaluación se
condiga con la del remito.
4. Las planillas de Asistencia se encuentran a disposición para su revisión.
(Respuesta no procedente) El contrato fue cargado por parte de la UCAR a nombre de
la Universidad dado que se trata de un Convenio con la Universidad Tecnológica
Nacional para la contratación de pasantes, en el que se establece que se contratarán y
se les pagará directamente a los pasantes.
La determinación del monto está estipulada en el contrato de cada uno de ellos, que
no fue solicitado por la auditoría ya que los mismos se encuentran archivados en el
legajo de cada consultor.
5. Comentario no procedente (el mismo se encuentra a fojas 146). (Nota del auditor:
No fue suministrado ni consta en el expediente a fecha de cierre de las presentes
tareas de campo.)
6. Se toma en cuenta la observación y se corregirá para el futuro.
Se toma en cuenta la observación, se revisarán los casos y se fortalecerán los
controles.
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Se toma en cuenta la observación y se corregirá para el futuro.
Se toma en cuenta la observación y se corregirá para el futuro.
7. a. Comentario no procedente
(este problema ocurrió solamente al inicio del
programa por las causales lógicas de una puesta en marcha, una vez establecido el
programa en la provincia se ajustó la forma de trabajo). Nota del Auditor: Los
defasajes se encuentran en el presente ejercicio y no corresponden al inicio de la
ejecución.
Recomendaciones
Resguardar la documentación obrante en los expedientes mediante la adopción de
medidas de control que permitan identificar las mismas foliado, con el objetivo de
individualizarla y determinar su integralidad.
Indicar en cada comprobante a qué rendición corresponde e inutilizarlo
contablemente con el sello de “pagado”, a los efectos de evitar la posibilidad de que
se duplique el pago.
Incorporar la documentación respaldatoria necesaria para dar respaldo documental a
lo expresado.
Los gastos deben ser rendidos en forma periódica para facilitar su control, gestión de
reposición de fondos y seguimiento posterior.
Todos los comprobantes deben estar firmados por el beneficiario del mismo como
medida de control interno.
Implementar las medidas de control interno necesarias para la corrección de las
observaciones; esta AGN verificará la subsanación de los problemas observados en
una futura auditoría.
II.- FONDOS FIJOS
1. Las facturas no se invalidan con el sello de pagado, ni se indican a que rendición
corresponden. Además, no están firmadas por el responsable del gasto.
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2. Se abona un estacionamiento mensual a una Ford Ranger JNM 562, no perteneciente al
programa no mediando autorización pertinente por el responsable actuante.
3. No se tuvieron a vista las rendiciones correspondientes al 06/06/14 por $ 915.27 y
19/03/2014 por $ 507.02.
4. En la mayoría de los casos, los comprobantes de respaldo de las AP correspondientes a
las rendiciones, totalizan un número mayor a lo rendido, dificultando un control y
seguimiento posterior.
Comentarios de la UCT
1. Se tendrá en cuenta la observación y se corregirá, respecto a si se indican a qué
rendición corresponden, los comprobantes se encuentran adjuntados con la
correspondiente AP y posterior rendición. Las AP y las planillas solicitadas por la
UCAR se encuentran firmadas por el coordinador de la UEDP.
2. Se le presentó a la Auditoría la Resolución Nº 338/14 de fecha 19 de septiembre de
2014 de la UEDP afectando la camioneta al Programa. (Nota del auditor: Dicha
resolución nunca se suministro).
3. Las AP se encuentran a disposición para su revisión.
4. Los documentos de respaldo pueden no coincidir con una AP pero seguramente había
dos AP en las rendiciones, ya que el monto de los comprobantes debe coincidir con la
cantidad de AP y las planillas de rendición solicitadas por la UCAR.
Recomendación
Resguardar la documentación obrante en los expedientes mediante la adopción de
medidas de control interno con el objetivo de asegurar su integridad.
No afectar gastos que no corresponden al Proyecto sin mediar autorización justificada
por autoridad responsable a fin de considerar los gastos elegibles.
Indicar en cada comprobante a qué rendición corresponde y refrendar con el sello de
“pagado”, a los efectos de evitar eventuales duplicaciones de pago.
Se verificará la subsanación de los problemas expuestos en una futura auditoría.
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III.- AUTORIZACIONES DE PAGO – Consultores
a. Observaciones Generales
1. La documentación tenida a la vista no se encuentra foliada.
2. No se tuvo a la vista la aprobación de los informes correspondientes que respalden el
pago de los Honorarios, ni autorización por responsable para que se proceda al pago.
Comentarios de la UCT
1. es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
2. Se encuentran a disposición para su revisión.
b. Observaciones Particulares
VELASCO Matías Miguel.
1. En la mayoría de los casos, el detalle de actividades del consultor, no se encuentra
firmado por autoridad responsable.
2. En ningún caso se tuvo a la vista el comprobante de pago de la obligación impositiva.
Comentarios de la UCT
1. Es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
2. En la rendición correspondiente al pago de cada mes se encuentra el comprobante de
la obligación impositiva.
PAEZ Roberto Martin
1. La fecha de firma del contrato es del 19 de junio del 2013, es posterior a la fecha de
inicio de actividades (15 de marzo de 2013).
2. La fecha de firma del contrato es del 26 de julio del 2013, es posterior a la fecha de inicio
de actividades (1 de julio 2013).
3. El cuit, el DNI y el título que se tuvieron a la vista son copia simple.
20
4. No se tuvo a la vista el comprobante de pago de la obligación impositiva de
octubre/2013.
Comentarios de la UCT
1. Es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
2. Es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
3. Es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
4. En la Nota Nº 536/13 del 12 de noviembre de 2013 se adjuntó la AP 20130915
correspondiente al pago del consultor correspondiente al mes de Octubre, y en la
misma se encuentra adjuntada la copia del pago de la obligación impositiva.
RACHID Haro Diego
1. En la adenda de fecha 10 de septiembre de 2014, el monto que queda conformado de $
30.201,00 es el mismo que el firmado en el contrato de octubre a diciembre. Se omitió
reflejar el aumento.
2. El cuit, el DNI y el título que se tuvieron a la vista son copia simple
Comentarios de la UCT
1. El monto de la Addenda que es de $ 30.201,00 (3 meses de $ 10.067,00)
corresponde al contrato del período de julio a septiembre que era por $ 23.232,00
(3 meses de 7.744,00), por lo que la addenda debe ser igual al contrato posterior
que va de octubre a diciembre (3 meses de $ 10.067).
2. Es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
TORRES Sebastián
1. Se tuvo a la vista el contrato sin el sellado original y sin aclaración de las firmas.
2. El cuit, el DNI y el título que se tuvieron a la vista son copia simple.
Comentarios de la UCT
1. Es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
21
2. Es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
BALAGUER Lilia Rosa
1. El cuit, es copia simple sin inicialar o firmar por el consultor.
Comentarios de la UCT
Es correcta la observación, se tendrá en cuenta y se corregirá.
Recomendación
Firmar o inicialar todas las partes que componen el contrato.
Incorporar en cada legajo toda la documentación de respaldo de la gestión y en caso de
archivarse en otros expedientes indicar su ubicación. Tal situación facilita su seguimiento y
control posterior.
Aplicar medidas de control interno relativas a:
 Resguardo de la documentación de respaldo en cuanto a su integridad.
 La firma de los contratos debe ser anterior a la fecha de inicio del mismo.
 Se verificará la subsanación de los problemas observados en una futura auditoría.
IV.- ADQUISICIONES
a. Observaciones Generales
1.
Se verificó que se incluyen dentro del expediente varias copias de la misma
documentación, la que en algunos casos, no contiene todos los datos exigidos.
2.
Se ha detectado en la mayoría de los casos que, en la adquisición que corresponde a
Compra Directa, se incluyen procedimientos adecuados a una Licitación, pero
se
desarrolla en forma parcial. Es decir que se culmina la adquisición como corresponde,
pero no se sustenta tal proceder ya que no se basa en normativa aplicable.
22
Comentarios de la UCT
1. La documentación repetida corresponde a los pliegos firmados por los oferentes y
presentados en cada oferta, en el expediente se adjunta toda la documentación presentada
por los oferentes. Los expedientes contienen la totalidad de los datos. (Nota del Auditor.:
La repetición de copias observada, no se refiere a los pliegos de cada oferente, ya que
eso corresponde agregar, lo que se observa hace referencia a documentación que
debería incluirse por única vez).
2. Se toma la observación y se corregirá a futuro.
Recomendación
No incorporar documentación repetida dentro del expediente evitando acumulación de
papeles innecesarios.
Toda adquisición debe iniciar el trámite según el procedimiento que corresponde de
acuerdo a las normas establecidas, minimizando gastos extras a la gestión.
Toda subsanación de las situaciones observadas se verificará en futuras auditorías.
b. Observaciones Particulares
I) Compra Directa Nº 08/13
1. La Convocatoria, que consta a Fojas 50, se refiere a otra Contratación. En la
misma, hace referencia a la Contratación Directa Nº 14/13.
2. La Orden de Compra, cuya fecha es del 23/12/13 (FS 137 y 142), es anterior a la
nota que comunica a los oferentes, el resultado de quien ha sido seleccionado en
este procedimiento. (26/12/13). (Fojas 134 y 135).
Comentarios de la UCT
1. Se toma conocimiento, por un error involuntario se consignó en forma errónea en la
publicación realizada en la ONC respecto del ITEM “nº de procedimiento”, pero en el
Ítem “Expediente” figura de manera correcta el número de la contratación.
23
2. Se toma conocimiento, se comunicó informalmente al proveedor que resultó
adjudicado para que se acercare a firmar la orden de compra y luego se realizó la
comunicación de adjudicación.
II) Compra Directa Nº 07/14:
1. No coincide el número de la Contratación Directa de la referencia, con el número de
Contratación que consta a Fojas 03 del Expediente. El procedimiento auditado
corresponde a la Contratación Directa Nº 07/14 y la invitación que hace la Unidad
Ejecutora a los interesados a presentar Ofertas, es para la Contratación Directa Nº
06/14. (Fojas 03).
2. Ligada a la observación anterior, tampoco coincide el número de Contratación que
consta en el Acta de Evaluación Nº 7. En la misma, consta Compra Directa Nº 15/14 y
el procedimiento auditado es la Compra Directa Nº 07/14.
Comentarios de la UCT
1. Se toma conocimiento, se procederá a verificar la identificación de la contratación.
(A fojas 3 consta un “modelo” de invitación para publicar en los diarios, pero las
invitaciones a empresas y la publicación en el diario salieron corregidas como
Contratación Directa nº 07/14.
2. Se toma conocimiento, se procederá a verificar que la identificación de la
contratación coincida en los documentos que integran el expediente de
contratación.
III) Licitación Privada Nº 11/14:
1. No se tuvo a la vista, ni consta en el Acta de Apertura de Ofertas, información respecto
a la garantía de Mantenimiento de Oferta, tal como exige el Pliego de Condiciones
Particulares.
24
Comentarios de la UCT
1. Se toma conocimiento, se procederá a dejar establecido en las Actas de Aperturas la
información acerca de la Garantía de mantenimiento de Oferta. En esta contratación
se dejó constancia en el acta de evaluación de las ofertas obrante a fojas 261.
Recomendación
Dar cumplimiento al pliego licitatorio en todas sus cláusulas.
Verificar que la identificación de la contratación coincida en los documentos que integran
el expediente de la misma.
Se recomienda foliar debidamente el expediente, vinculando cada foja a un documento
exclusivamente para poder identificar en cada caso la documentación y evitar eventuales
sustituciones de los mismos.
Incorporar numeración que identifique cada procedimiento a fin de individualizarlos de
manera correcta.
Toda subsanación de las observaciones planteadas, se verificará en futuras auditorias.
C. OBSERVACIONES ARGEN-INTA
I.- REGISTROS Y CONTROL INTERNO
1. Existe una misma cuenta bancaria para todos los proyectos administrados por la
Fundación Argeninta Delegación Tucumán - Santiago del Estero. Según se nos informa
el saldo al 31/12/2014 disponible en Argen-inta PROICSA es de $ 1.999.225,55. Dicho
monto difiere del saldo final contable de Convenio Fundación ArgenINTA C/A 8, no
mediando conciliación respectiva sobre las diferencias expuestas.
Comentarios de la Fundación ArgenINTA
Las Delegaciones de Fundación ArgenINTA poseen cuenta bancaria única para todos
los recursos propios y de terceros que se administran en el ámbito de las mismas. No se
puede por razones operativas y normativas, abrir cuentas independientes para cada uno
25
de los proyectos que fueren administrados., para ello contablemente la cuenta bancaria
se subdivide en Banco Propio y Banco FAR (Fondos a Rendir Delegaciones) y dentro
de esta última a su vez se divide en subcuentas que representan el saldo bancario de
cada proyecto.
Con respecto al saldo disponible, esta observación no está relacionada con la
Delegación Tucumán- Santiago del Estero ya que la C/A 8 es otro Convenio que tiene la
UCAR con Fundación ArgenINTA en Bs AS, según información de la UCARPROICSA.
Recomendación
En caso de haber diferencias se debe realizar la conciliación correspondiente
acompañada de la documentación respaldatoria y firmada por autoridad responsable a
fin de poder realizar el seguimiento de los gastos pendientes.
II.- AUTORIZACIONES DE PAGO
a. Observaciones Generales
1. La documentación tenida a la vista no se encuentra foliada.
2. Las órdenes de pago emitidas por Fundación ArgenINTA, no poseen número de orden
emitido por el sistema.
3. Los comprobantes de pago incluidos en las rendiciones, no se encuentran invalidados con
el sello de PAGADO. No se pudo corroborar la existencia de controles a fin de evitar
pagos duplicados. Cabe aclarar que no se han detectados casos sobre la muestra
analizada.
4. No existe conciliación entre los montos rendidos por Argeninta con los montos
reembolsados por UCAR según AP.
5. En las minutas contables incluidas en los legajos de pagos, la fecha de registración, que
difiere de la fecha de emisión de la minuta, se coloca en forma manual.
26
6. La mayoría de las facturas compulsadas no incluyen ninguna referencia al programa
PROICSA.
7. La mayoría de las facturas compulsadas carece del correspondiente recibo de cobranza
del proveedor.
Comentarios de la Fundación ArgenINTA
Se hace notar que a los efectos del control interno, los procesos administrativos han sido
ejecutados siguiendo los lineamientos de esta Delegación de Fundación ArgenINTA, por
cuanto el convenio de “Acuerdo específico entre la UCAR y el INTA” en el marco del
PROICSA, así lo prevé. En este sentido, se aclara que existen aspectos que se han
observado por AGN que no son contemplados en los manuales de procedimientos
internos por los que se rige la Fundación (que además certifican normas de calidad ISO )
y por lo que no pudieron haber sido tenido en cuenta por los controles administrativos
oportunamente realizados.
1. Por procedimiento administrativo de las Delegaciones de Fundación ArgenINTA,
no se folia la documentación respaldatoria de cada asiento contable, pero cada
uno de los mismos cuenta con un número correlativo de asiento, que es asignado
durante la registración contable en el sistema.
2. El sistema contable utilizado en esta Delegación de Fundación ArgenINTA, es el
propuesto por sede Central para todas las Delegaciones del país y no emite
numeración correlativa para las órdenes de pago.
3. Las normas de control interno de la Fundación ArgenINTA no presentan este
sistema de control interno.
Se ha sellado la documentación intervenida, se adjunta muestra, ver (ANEXO I),
en lo sucesivo se incluirán controles en los procedimientos administrativos que
evitan registro de documentación que no estén anulados para evitar duplicaciones.
4. Si bien en los primeros años del proyecto no se ajustaron los montos entre las
partes, a partir de este año se implementó un sistema de control interno a fin de
27
conciliar los estados financieros de la UCAR y la Fundación ArgenINTA. Se
adjunta copia del mismo, ver (ANEXO II).
5. Cada orden de pago que como se aclaró, no es emitida por sistema, está
compuesta de dos partes:
 La primera es confeccionada en la fecha de inicio de la gestión, previa a
las firmas y autorizaciones del coordinador y Director de la unidad.
 La segunda es confeccionada al momento de hacer efectivo el pago y su
contabilización, cuya fecha y demás datos son colocados en forma
manual.
6. Si bien las facturas no cuentan con un sello del programa PROICSA. Las mismas
si están conformadas y selladas (cuya leyenda del mismo es Convenio INTA
UCAR PROICSA) por el responsable del convenio Ing. Mariano Garmendia y/o
Carlos Aragón.
7. Las órdenes de pago en la parte inferior derecha contienen una leyenda de
RECIBI CONFORME, allí el proveedor deja su firma de conformidad de
cobranza realizada, junto a la fecha de retiro de cheque.
b. Observaciones Particulares
1. Respecto de la compra de sillas, escritorios, mesas y otro mobiliario de oficina efectuada
a ENTORNOS S.R.L. con factura B 0001-00001594 del 01/03/2013 por $23.707,00 son
observables los siguientes aspectos:
a. La fecha de la factura es 30 días posterior a la del informe de recepción de
los bienes (30/01/2013).
b. Existe un diferimiento de 22 meses entre la fecha de la factura y la fecha de
las AP que registran el reembolso (201402543 y 44 del 23/12/2014).
c. No existe evidencia en el legajo de la entrega al proveedor de los
comprobantes de las retenciones efectuadas.
28
2. En el legajo correspondiente a la contratación de los servicios de alojamiento, salones
y catering del Primer Taller de Capacitación Extensionista efectuado del 19 al 21 de
febrero de 2014, con un costo de $ 83.180,00 son observables los siguientes aspectos:
a. Existe un diferimiento de 175 días entre la fecha de la factura (20/02/2014) y
la fecha de la AP que registra su reembolso (201401378 del 15/08/2014).
b. Las planillas “Comparativo de Especificaciones Técnicas” y “Comparativo
de Precios” que forman parte del proceso de contratación son incorrectas
pues comparan las propuestas de los hoteles Siglo Sexto y Pucará,
correspondientes a los días 19 al 21/02/2014 con la efectuada por Hostal del
Abuelo según presupuesto para los días 25 al 28/02/14; además, la cláusula
de recomendación, se refiere a “… la impresión de 1.000”.
c. Adicionalmente
dichas
planillas
“Comparativo
de
Especificaciones
Técnicas” y “Comparativo de Precios” están incompletas pues no indican: la
fecha de emisión, el proceso de contratación al que se refieren, el nombre y el
monto de la propuesta del proveedor al que se recomienda adjudicar la
contratación.
3. En el legajo correspondiente a la contratación de los servicios de alojamiento, salones
y catering del Segundo Taller de Capacitación Extensionista efectuado del 26 al 28 de
febrero de 2014, con un costo de $ 90.866,00 son observables los siguientes aspectos:
a. Existe un diferimiento de 170 días entre la fecha de la factura (25/02/2014) y
la fecha de la AP que registra su reembolso (201401379 del 15/08/2014).
b. Las planillas “Comparativo de Especificaciones Técnicas” y “Comparativo
de Precios” que forman parte del proceso de contratación están incompletas
pues no indican: la fecha de emisión, el proceso de contratación al que se
refieren y las conclusiones del funcionario que firma al pie de la comparación
(Ing. Garmendia).
4. En relación con los desembolsos efectuados en concepto de “Curso Producción
eficiente y sostenible de caña de azúcar” por un monto de $ 59.040,00 el 14/10/2014
son observables los siguientes aspectos:
29
a. Las facturas que la fundación ArgenINTA entregó como relacionadas con
esta actividad y montos N° C 0011-00001212 y C 0011-00001233 por $
32.520,00 y $ 26.520,00 respectivamente, difieren en el concepto, al que se
refieren como “Curso de Formación de Encargado de Campo para jóvenes
pertenecientes a familias cañeras.”
b. Se nos proporcionaron los legajos de adquisiciones y las correspondientes
facturas de terceros en concepto de Servicios de catering y Honorarios por el
dictado de módulos por un monto de $ 70.170,00 es decir $ 11.130,00 en
exceso del importe cuya revisión solicitamos.
c. A pesar de que se proporcionó una planilla de resumen de los gastos
efectuados por módulo, no fue posible conciliar fehacientemente el monto de
las facturas indicadas en a. con los comprobantes referidos en b. debido a que
la planilla de resumen no había sido actualizada para contener los cambios en
las fechas y cantidad de módulos dictados, los servicios prestados y los
montos de la facturación recibida de los proveedores efectivamente.
d. No se acompañó la Planilla de Asistencia de cursantes a los informes de
recepción del Servicio de Catering correspondientes a los módulos 13, 14, 15
y el adicional prestado el 09/10/2014.
Comentarios de la Fundación ArgenINTA
1.a.-. En el legajo de Adquisición se encuentra orden de compra con fecha 3 de Enero, el
proveedor la recepción a dicha orden en fecha 16 de Enero, entrega los bienes el 30 de
Enero y por cuestiones ajenas a la institución demoro su facturación.
b.-. El diferimiento efectivamente existe y es debido a que las actividades técnicas de
capacitación contaban con la correspondiente no objeción así como los procedimientos de
contratación, pero al no contar con los fondos provistos oportunamente por UCAR, se
financiaron con fondos de esta
Delegación de Fundación ArgenINTA, hasta su
reembolso.
c.-. En Orden de Pago firma al pie la recepción el proveedor de la entrega de retención.
Adjunto copia. (ANEXO IV).
30
2. a.-.El diferimiento efectivamente existe y es debido a que las actividades técnicas de
capacitación contaban con la correspondiente no objeción así como los procedimientos de
contratación, pero al no contar con los fondos provistos oportunamente por UCAR, se
financiaron con fondos de esta Delegación de Fundación ArgenINTA, hasta su reembolso
b.-. Por normativa de Fundación ArgenINTA configura COMPRA DIRECTA por el
monto a contratarse, por lo que se requiere como mínimo
un presupuesto para
adquisición, en el legajo se encuentran invitaciones, tres presupuestos y cuadro
comparativo en exceso; aunque la planilla contiene errores formales, la misma no es
vinculante para efectuar la compra, por no ser obligatoria para dicha adquisición.
3. Por normativa de Fundación ArgenINTA configura COMPRA DIRECTA por el monto
a contratarse, por lo que se requiere como mínimo un presupuesto para adquisición, el
cuadro comparativo se encuentra en exceso; aunque la planilla contiene errores formales,
la misma no es vinculante para efectuar la compra, por no ser obligatoria para dicha
adquisición.
a.-. El diferimiento efectivamente existe y es debido a que las actividades técnicas de
capacitación contaban con la correspondiente no objeción así como los procedimientos de
contratación, pero al no contar con los fondos provistos oportunamente por UCAR, se
financiaron con fondos de esta Delegación de Fundación ArgenINTA, hasta su
reembolso.
b.-. El cuadro comparativo se encuentra en exceso; dicha planilla contiene los errores
formales observados, pero la misma no es vinculante para efectuar la compra, por no ser
obligatoria para dicha adquisición. (COMPRA DIRECTA).
4. a. Durante el proceso de planificación del Curso, se lo denominó como “Encargado de
Campo para jóvenes pertenecientes a familias cañeras”, por cuestiones didácticas y
metodológicas se nombra al curso con posterioridad como: “Curso Producción eficiente
y sostenible de caña de Azúcar”, ambos están relacionados, siendo el primer concepto el
objetivo del segundo concepto.
b. Por cuestiones de orden, evitar desgloses por pérdidas y por la estructura de la
rendición se dieron en exceso los legajos de adquisiciones. Las rendiciones de los gastos
31
se encuentran en paquetes de desembolsos, al encontrarse de esa forma se encuentran
vinculados los módulos entre sí.
c. Se proporcionó planilla de resumen de gastos autorizada durante el período de inicio.
Se proporcionó copia de nota periodística por cambio de fecha.
d. Se adjunta la recepción del servicio de Catering.
Recomendaciones
Resguardar la documentación obrante en los expedientes mediante su foliado, con el
objetivo de poder individualizarla y conservar su integralidad.
Indicar en cada comprobante a qué rendición corresponde e invalidarlo con el sello de
“pagado”, a los efectos de evitar eventuales duplicaciones en los pagos.
Incorporar la documentación pertinente dentro de los expedientes a fin de respaldar
debidamente la gestión.
Los gastos deben ser rendidos en forma periódica para facilitar su control, gestión de
reposición de fondos y seguimiento posterior.
Implementar un sistema de registración complementaria al UEPEX para tener
información en tiempo real, facilitar el control y seguimiento por parte de la
Administración Central.
Todos los comprobantes deben estar firmados por el beneficiario del mismo como
medida de control interno.
Aplicar medidas básicas de control interno que permitan brindar transparencia a la
gestión, posibilitar su seguimiento y por ende su control posterior.
Dejar constancia en los legajos de pagos de bienes y servicios, la correspondiente
documentación de respaldo del pago realizado.
Se verificará la subsanación de los problemas observados en una futura auditoría.
III.-CONSULTORES
a. Observaciones Generales
32
1. Se llevó a cabo un procedimiento de selección que no es uniforme para la
contratación de Técnicos Asesores o Extensionistas. Se efectúa una contratación de
20 sobre 29 presentados. No se tuvo a la vista evidencia de designación de la
comisión de selección ni de los responsables de las contrataciones, y no media
autorización para la realización del procedimiento conjunto.
2. Los legajos de los consultores, no se encuentran foliados.
3. En ningún caso, consta en los expedientes, la No objeción de UCAR para la
contracción del consultor.
4. El 91 % de los CV de los consultores que forman la muestra no tienen fecha de
emisión, y la totalidad de estos carece de fecha de recepción.
5. En el 75 % de los casos se verificó que se evalúa la terna el mismo día que se firma
el contrato.
6. En el 16 % de los casos no se indica el puntaje de la terna.
7. En el 50% de los casos los consultores no acreditan la experiencia exigida en los
términos de referencia.
8. En el 16 % no se tuvo a la vista el título profesional.
9. No consta en los legajos, solicitud de contratación, Designación Formal ni
constancia de CUIT.
10. En ningún contrato, se aclaran las firmas de los consultores contratados.
11. Los términos de referencia, en ningún caso se encuentran firmados por el consultor
a fin de aceptar los mismos.
12. Todos los contratos incluidos en los legajos son copias simples.
13. Los contratos no poseen número de orden.
Comentarios de la Fundación ArgenINTA
1. En el año 2013 se realizó un procedimiento de selección de consultores por orden
de mérito, en el cual se presentaron 50 postulantes. Los CVs que conforman el
procedimiento no se copiaron en su totalidad, error por el cual la Fundación
ArgenINTA no posee todos los CVs. Los originales de los CVs y la grilla de
evaluación (firmada por el Responsable del Convenio INTA) por la cual resultaron
33
seleccionados los 20 asesores técnicos se encuentran a disposición de la auditoría
en el archivo del Área de Gestión de Recursos Humanos de la UCAR.
2. Por no tratarse de expedientes que se tramitan en la órbita del MinAgri, sino de
contratación de consultores a través de organismos de cooperación, los legajos no
se folian.
3. En todos los casos se solicitó la no objeción a UCAR.
De acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos de la UCAR, el Área
de Gestión de Recursos Humanos revisa y otorga la no objeción al procedimiento
de contratación al PROICSA. Se toma nota de la observación para que en el futuro
el PROICSA remita la no objeción otorgada al ejecutor.
4. Se toma nota de la observación. Se deja constancia que se toma como fecha del CV
la que figura en la nota de aceptación a participar en la selección.
5. Se toma nota de la observación ya que la terna de selección surge el consultor a
contratar, motivo por el cual en ningún caso la fecha de la misma puede coincidir
con la fecha de firma del contrato.
6. Se toma en cuenta la observación, y se profundizarán los controles para evitar esta
observación.
7. Los postulantes presentados en los procesos de selección e integrantes de la terna
no siempre cumplían todos los requisitos solicitados en los TORS, por lo cual se
priorizaron algunos requisitos por sobre otros de acuerdo a las capacidades
demostradas por esos postulantes. Se toma debida nota de la observación y se
reforzaran los controles para evitar este tipo de inconsistencias, corresponde que
todos los ternados cumplan con el perfil estipulado en los términos de referencia.
8. En dichos casos, no era obligatorio el título profesional. En los términos de
referencia dice: 4.2: Calificaciones: “La incorporación de los mismos se realizará
con base en los siguientes criterios orientativos:” el carácter profesional no es
excluyente.
9. De acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos de la UCAR, el Área
de Gestión de Recursos Humanos revisa y otorga la no objeción al procedimiento
34
de contratación al PROICSA. Se toma nota de la observación para que en el futuro
el PROICSA remita la no objeción otorgada al ejecutor.
En los legajos de todos los consultores figura la constancia de CUIT vigente.
10. En el cuerpo principal del contrato y en las declaraciones juradas que forman parte
del mismo consta el nombre completo de cada consultor.
11. El consultor firma su aceptación expresa sobre los términos de referencia en el
contrato según clausula: “1. OBJETO. El contratado prestará su servicio de
consultoría de acuerdo con las condiciones generales y cronograma de actividades
que se detallan en el anexo…”
Se toma nota de la observación.
12. Los contratos son copias simples pues se realizan en ORIGINAL dos ejemplares;
uno de los mismos son enviados a FUNDACION ARGENINTA y el segundo
ejemplar es entregado al contratado.
13. Si bien no se numeran los contratos, se lleva un listado ordenado por CUIT para
controlar que los mismos no se repitan.
b. Observaciones Informes (Mensuales y Trimestrales)
1. Se ha detectado que, en los casos analizados, nunca se suscribe la aprobación explícita
del informe del consultor y se ordena el pago.
2. En los casos analizados, nunca se consigna la fecha de recepción del informe por
parte del INTA.
3.
En la mayoría de los casos no se consigna la fecha de presentación del informe por
parte del consultor.
4. Se detecta que un consultor presenta los informes sin respetar el periodo de pago.
5. Todos los informes de un consultor se encuentran sin firmas y en el caso otro se
verifica lo mismo en los que corresponden al primer semestre .
6.
Se detectaron tres informes de un consultor cuyos contenidos no se encuadran dentro
de lo estipulado en los términos de referencia.
7.
Los informes, mensuales y trimestrales, realizados por los consultores, no poseen
fecha de emisión y existe casos en que los mismos no se encuentran firmados.
35
8.
No consta en los legajos, aprobación de los informes de los consultores por parte de
autoridad responsable.
Comentarios de la Fundación ArgenNTA
1. La firma en el informe del responsable a cargo equivale a la aprobación implícita
del mismo y a la autorización para el pago del mes correspondiente. Dentro de
las normativas transmitidas para estos procesos no se tenía conocimiento de la
obligatoriedad de la aprobación explícita y de la orden de pago.
Cabe aclarar que no se libera el pago sin la aprobación implícita del responsable.
2. La recepción del informe se realiza al final del mes correspondiente al período
mensual trabajado. Dentro de las normativas transmitidas para estos procesos no
se tenía conocimiento de la obligatoriedad del registro de estas fechas, a partir de
este momento se comenzará a implementar.
3. La presentación del informe comprende períodos mensuales, se especifica el mes
pero no la fecha. Dentro de las normativas transmitidas para estos procesos no se
tenía conocimiento de la obligatoriedad del registro de estas fechas.
4. El informe correspondiente al mes de octubre 2014 de Adriana Lobo contiene un
error –no detectado- en su presentación, dice septiembre y corresponde a
octubre. Se encuentra el informe de septiembre presentado.
5. Se han completado debidamente las firmas pendientes debido a que por un error
no habían sido correctamente presentados. No se encontraron faltantes de
informes de los seis primeros meses del 2014 en ningún consultor.
6. Existió un período de un trimestre en el año 2014 en el cual se requirió
colaboración de algunos miembros del equipo para facilitar la comunicación en
los procesos administrativos al interior del resto de los consultores. La
consultora de capacitación y comunicación Adriana Lobo colaboró con la
coordinación en estas tareas debido a sus capacidades y a la necesidad de
intervención en las dificultades con estas tareas.
7. La emisión de los informes se realiza al final de cada mes o trimestre
correspondiente. Dentro de las normativas transmitidas para estos procesos no se
36
tenía conocimiento de la obligatoriedad del registro de estas fechas, a partir de
este momento se comenzará a implementar.
8. La firma en el informe del responsable a cargo equivale a la aprobación implícita
del mismo y a la autorización para el pago del mes correspondiente. Cabe aclarar
que no se libera el pago sin la aprobación implícita del responsable.
c. Observaciones Particulares
1. Argañaraz María Milagros
a. La factura correspondiente al mes de junio 2014 es la Nº 0001-00000022 y la del
mes de julio 2014 Nº 0001-00000021 no respetado la correlatividad.
b. No se cumple lo estipulado en los Términos de Referencia en cuanto a la
antigüedad de título del consultor a contratar. Se solicita un mínimo de tres años
de recibido y según título es del 26/12/2012.
2. Bueso García Carla Isabel
a. Según términos de referencia, el contrato será renovable cada tres meses hasta la
finalización del Convenio con fecha 14/12/2013. No se tuvo a la vista
documentación que avale las contrataciones realizadas durante 2014.
b. No se tuvo a la vista el contrato correspondiente a los meses de Enero a Marzo
2014.
c. El contrato correspondiente al período Abril 2014 a Junio 2014, no especifica que
se realizara bajo el marco del Acuerdo entre UCAR-PROICSA y el INTA.
3. Fontdevila Mariana
a. La planilla de calificación de consultores individuales, no se aclara la firma del
responsable.
b. Según términos de referencia, el contrato será renovable cada tres meses hasta la
finalización del Convenio con fecha 14/12/2013. No se tuvo a la vista
documentación que avale las contrataciones realizadas durante 2014.
4. Mechoud Mariano
37
a. Al momento de la contratación, no era Profesional ni se pudo verificar según lo
estipulado en el CV, que se cumpla con lo pedido en los términos de referencia.
5. González Víctor
a. No se encuentra actualizado el legajo. Se incluye una nota por parte del consultor,
que se encuentra el diploma en trámite del 28/05/2012
6. Orellana Hugo
a. No se tuvo a la vista el Título de grado del consultor
b. No cumple con el objeto de la contratación. Se solicita un profesional y/o técnico
agropecuario con experiencia.
7. Paz Marcos Hugo
No cumple con el objeto de la contratación. Se solicita un profesional y/o técnico
agropecuario con experiencia y el consultor seleccionado no había terminado la
carrera.
8. Sal Pedro
a. No se tuvo a la vista ningún tipo de proceso de selección correspondiente a este
consultor.
b. Según términos de referencia, el contrato será renovable cada tres meses hasta la
finalización del Convenio con fecha 14/12/2013. No se tuvo a la vista
documentación que avale las contrataciones realizadas durante 2014.
Comentarios de la Fundación ArgenINTA
1. La factura fue erróneamente presentada por el consultor contratado, no detectada por
el sector administrativo, al encontrarse las facturaciones separadas por legajo
mensual, siendo difícil el control de recepción. Se tendrá en cuenta este error para las
futuras recepciones.
El criterio utilizado fue que los conocimientos, experiencia laboral y capacidades de
la licenciada Argañaraz en relación con las otras postulantes presentadas en ese
proceso de selección compensaban sobremanera su reducida antigüedad profesional.
2. A la fecha de la firma del contrato el convenio finalizaba el 14/12/13, por lo cual se
estipuló en esos términos. Con la firma de la renovación de dicho convenio, el
38
14/12/13, se reconoció la renovación automática de los contratos vigentes, de
acuerdo a la evaluación positiva de los resultados obtenidos por la consultora y a la
importancia en la continuidad de su trabajo en el territorio con los productores.
Se adjunta copia de dicho contrato.
Durante el período mencionado no se implementaba dicha leyenda ya que no era una
normativa del convenio, a partir de junio 2014 comienza a implementársela.
3. Se salvó y se adjunta copia.
A la fecha de la firma del contrato el convenio finalizaba el 14/12/13, por lo cual se
estipuló en esos términos. Con la firma de la renovación de dicho convenio, el
14/12/13, se reconoció la renovación automática de los contratos vigentes, de
acuerdo a la evaluación positiva de los resultados obtenidos por la consultora y a la
importancia en la continuidad de su trabajo en el territorio.
4. Al momento de la suscripción, el contratado tenía título de técnico químico
agroindustrial, los términos de referencia dice: 4.2: Calificaciones: “La incorporación
de los mismos se realizará con base en los siguientes criterios Orientativos:” el
carácter profesional no es excluyente.
El comité seleccionador consideró otros criterios orientativos para cubrir el nivel de
conocimiento profesional, considerándose otras pautas como experiencia laboral,
conocimientos técnicos y metodológicos para el trabajo en extensión.
5. Se actualizará dicho legajo.
6. No lo posee aún ni era obligatorio para su contratación.
Al momento de la suscripción, el contratado tenía (y actualmente también) un estudio
muy avanzado en la carrera de Agronomía, estando cerca de la finalización de la
misma. Los términos de referencia dice: 4.2: Calificaciones: “La incorporación de los
mismos se realizará con base en los siguientes criterios Orientativos:” el carácter
profesional no es excluyente.
El comité seleccionador consideró otros criterios orientativos para cubrir el nivel de
conocimiento profesional, considerándose otras pautas como experiencia laboral,
conocimientos técnicos y metodológicos para el trabajo en extensión.
39
7. Al momento de la suscripción, el contratado tenía un estudio avanzado en la carrera
de Agronomía, estando cerca de la finalización de la misma. Los términos de
referencia dice: 4.2: Calificaciones: “La incorporación de los mismos se realizará con
base en los siguientes criterios Orientativos:” el carácter profesional no es
excluyente.
El comité seleccionador consideró otros criterios orientativos para cubrir el nivel de
conocimiento profesional, considerándose otras pautas como experiencia laboral,
conocimientos técnicos y metodológicos para el trabajo en extensión.
8. Se adjunta tabla de ponderación. (ANEXO IX).
A la fecha de la firma del contrato el convenio finalizaba el 14/12/13, por lo cual se
estipuló en esos términos. Con la firma de la renovación de dicho convenio, el
14/12/13, se reconoció la renovación automática de los contratos vigentes, de
acuerdo a la evaluación positiva de los resultados obtenidos por el consultor y a la
importancia en la continuidad de su trabajo en el territorio con los productores.
Recomendaciones
Aplicar medidas de control en cuanto a minimizar errores en la documentación de
respaldo.
Toda documentación sustentatoria de la gestión debe encontrarse debidamente
archivada para realizar su seguimiento y control posterior.
Resguardar la documentación obrante en los expedientes mediante su foliado, con el
objetivo de individualizarla y comprobar su integralidad.
Atento a la aplicación de un procedimiento diferente para las contrataciones, se
requiere la autorización fehaciente por responsable que avale la falta de uniformidad
en el nuevo criterio adoptado.
Implementar las medidas de control interno necesarias para la subsanación de las
observaciones, en atención especial a la numeración de los contratos y a la
aprobación expresa de los informes de los consultores.
Se verificará la subsanación de los problemas observados en una futura auditoría.
40
D.
OBSERVACIONES CAMPO E.E.A.O.C.
I.- REGISTROS Y CONTROL INTERNO
1. Las conciliaciones bancarias no se encuentran firmadas por el responsable de su confección,
asimismo no consta evidencia de su revisión ni fecha de emisión.
2. El saldo de la cuenta bancaria Nº 133.089/8 ESTACION EXP. A.O. COLOMBRES- UCAR
es $ 237.315,33. Dicho monto difiere del saldo final contable de Convenio Anticipo
EEAOC, no mediando conciliación respectiva sobre las diferencias.
Comentarios de EEAOC
1. Contaduría general toma conocimiento de forma mensual de las conciliaciones
bancarias. Por error involuntario se omitieron las firmas de confección y
revisión.
2. Aun no se tiene una conciliación de los saldos de ambas cuentas. Sí hay un
detalle de transferencias y compras pagadas. (Nota del auditor: Respuesta no
procedente.)
Recomendación
En caso de haber diferencias entre ambas, se debe realizar la conciliación
correspondiente acompañada de la documentación respaldatoria y firmada por
autoridad responsable a fin de poder identificar correctamente los gastos pendientes.
II.- AUTORIZACIONES DE PAGO
a. Asistencia Técnica, Supervisión y compras de caña de semilla.- Observaciones
Generales
1. La documentación tenida a la vista no se encuentra foliada.
2. En la mayoría de los casos los informes trimestrales ni los informes de actividades
tenidos a la vista no poseen fecha de emisión.
41
3. Según las planillas de rendición incluidas en los legajos de pagos, no se puede realizar un
seguimiento y control de los saldos remanentes mes a mes.
4. El recibo de cobranza correspondiente a la rendición nº 13 por $ 331.840,00 es del
28/01/2014 y se contabiliza el 05/05/2014.
Comentarios de EEAOC
1. La Rendición de Asistencia Técnica y los Informes trimestrales que forman parte de ella,
están emitidos tal cual lo pide el Instructivo de rendición de convenios del PROICSA.
2. Los informes trimestrales se realizan una vez finalizado el trimestre correspondiente. En
la oportunidad se omitió poner fecha; la misma se pondrá a partir de ahora.
3. Se toma en cuenta la observación y se realizará el análisis de las mismas.
4. Por inconvenientes administrativos en ese período no se hizo la cancelación de dicha
Factura. Por eso está contabilizada en el mes de Mayo.
Recomendación
Implementar medidas de control en cuanto al cumplimiento de formalidades en la
documentación respaldatoria de la gestión.
III.-AUTORIZACIONES DE PAGO
a. Observaciones Generales
1. La foliatura de la documentación no sigue un orden. Cada legajo de pago no comienza en
el número de folio 1.
2. Las facturas no se encuentran invalidadas con el sello de PAGADO ni con el número de
rendición a UCAR.
3. EEAOC ha registrado las siguientes facturas tipo B destinadas a consumidores finales o
exentos en el IVA, a pesar de estar inscripta como responsable de dicho tributo en la
AFIP, por lo que debería exigir la emisión de facturas tipo A:
42
Proveedor
Fecha
Factura Nro.
Importe
Cremona Barbara Aida
16/09/2013
B 0001-00000001
43.935,25
Tecno Campo S.R.L.
13/10/2013
B 0003-00000090
18.800,00
Ortega Camiones S.A.
12/06/2014
B 0001-00001421
856.560,00
Ortega Camiones S.A.
12/06/2014
B 0001-00001422
856.560,00
Ortega Camiones S.A.
12/06/2014
B 0001-00001423
12.971,00
Ortega Camiones SA
12/06/2014
B 0001-00001424
12.971,00
Zottola
12/12/2013
B 0002-00127990
4.289,00
Leon Quispe
10/12/2013
B 0002-00005952
1.599,00
Tensolite SA
21/08/2013
B 0013-00000373
5.676,00
4. Se observaron desfasajes mayores a 360 días entre las fechas de emisión de ciertos
comprobantes y las fechas de las AP que los cancelan:
Proveedor
Fecha
Factura Nro.
Importe
AP Nro.
Fecha
Cremona B. A.
16/09/2013
B 0001-00000001
43935,25
201402310
20/11/2014
Tecno Campo Srl
13/10/2013
B 0003-00000090
18800,00
201402315
20/11/2014
Lubre S.R.L.
18/11/2013
B 0001-00000434
19505,00
201402320
20/11/2014
Tizon S.R.L.
12/12/2013
B 0001-00002203
3240,00
201402313
20/11/2014
Lubre S.R.L.
08/04/2014
B 0001-00000523
60270,00
201402321
20/11/2014
Zottola
12/12/2013
B 0002-00127990
4.289,00
201402311
20/11/2014
Leon Quispe
10/12/2013
B 0002-00005952
1.599,00
201402312
20/11/2014
Tensolite
21/08/2013
B 0013-00000373
5.676,00
201402318
20/11/2014
Gar S.A.
22/05/2014
B 0001-00000389
50360,00
201402322
20/11/2014
Gar S.A.
22/05/2014
B 0009-00007892
2518,00
201402323
20/11/2014
43
Comentarios de EEAOC
1. Toda la documentación de pago correspondiente a un periodo mensual se encuentra
foliada correlativamente de acuerdo a instrucciones impartidas al Honorable Tribunal de
Cuentas de la Provincia de Tucumán.
2. con respecto al sello de PAGADO, es correcta la observación; se tendrá en cuenta y se
corregirá. Con relación al número de rendición, no se solicita desde UCAR.
3. Las Facturas son tipo B porque originalmente así lo pedía el Convenio. Cuando esto fue
observado se cambió a Facturas A con sus correspondientes Notas de Crédito.
El día de la Auditoría, se presentaron las siguientes Facturas tipo A:
Ortega Camiones S.A.
Cuit N° 30-69723276-8
Ortega Camiones S.A.
Cuit N° 30-69723276-8
Ortega Camiones S.A.
Cuit N° 30-69723276-8
Ortega Camiones S.A.
Cuit N° 30-69723276-8
Fc A N° 0001-00004165
Fc A N° 0001-00004166
Fc A N° 0001-00004167
Fc A N° 0001-00004168
4. Los tiempos tienen que ver con los plazos de aprobación del proceso (adquisiciones) y
del gasto (Convenios) del PROICSA.
b. Observaciones Particulares – LEON QUISPE
1. Las facturas no se encuentran emitidas a nombre del beneficiario – EEAOC, sino a
nombre de un “Convenio EEAOC UCAR” pero con el CUIT de PROICSA.
2. No se tuvo a la vista el recibo correspondiente que avale el pago de la factura.
44
Comentarios de EEAOC
1. La Factura B Nº 0002-0005952 fue gestionada con las condiciones hasta esas
entonces exigidas según el instructivo vigente. Al no poder el proveedor emitir
Factura B con el CUIT de la Estación, se adquirió el material con el CUIT de
PROICSA.
2. El Proveedor no emitió Recibo por cuanto se trata de una compra contra entrega,
al contado. Lo que se presenta en reemplazo del recibo, según normativa de la
EEAOC, es un libramiento de pago que firma el proveedor y que conforma el
legajo de compra.
c. Observaciones Particulares – ORTEGA CAMIONES
1. Las facturas de Ortega Camiones S.A. A 0001-00004165/66/67 y 68 y las notas de
crédito B 0001-00000810/11/12 y 13, que reemplazan y cancelan respectivamente las
facturas B 0001-00001421/22/23 y 24 (emitidas en primera instancia erróneamente por el
proveedor) por la compra de 2 Camiones Iveco y su patentamiento, se mantenían a la
fecha de nuestra revisión fuera del correspondiente legajo, sin firmas ni otras
intervenciones de la EEAOC, no habiéndose visualizado tampoco constancias de su
adecuada registración.
Comentarios de EEAOC
El pago de este legajo fue gestionado con las Facturas B Nº 0001- 0001421/22/23 y 24,
razón por la cual obra Recibo de pago Nº 0001-0008784; posteriormente, se cambiaron
las facturas tal como se solicitó, y se omitió ensamblar el legajo. Toda la documentación
se encuentra en la Sección de Compras de la EEAOC.
d.
Observaciones Particulares – GRIPPA SRL
1. La factura A 0002-00000004 de Grippa S.R.L. del 28/08/2014 por $ 139.750,00
correspondiente a la adquisición de una báscula y no incluye ninguna referencia al
programa PROICSA.
45
Comentarios de EEAOC
La observación es correcta, se tendrá en cuenta y se corregirá.
Si bien la Factura no incluye referencia al Programa PROICSA, la misma está suscripta
por la Ing. Digonzelli (Coordinadora del Convenio en EEAOC), al igual que el Remito
también suscripto por el Ing. Giardina (miembro del Convenio) y en el respectivo Legajo
de Compras consta que se pagó con fondos UCAR tal lo solicitado en Pre Pedido Nº 9603 (obrante a fojas 9).
e.
Observaciones Particulares – TECNO CAMPO SRL
1. En el legajo correspondiente a la factura B 0003-00000090 de Tecno Campo S.R.L. del
13/10/2013 por $ 18.800,00 falta el correspondiente recibo del proveedor.
2. En el legajo correspondiente a la factura B 0003-00000090 de Tecno Campo S.R.L. del
17/10/2013 por $ 18.800,00 no existen constancias de que los comprobantes de las
retenciones impositivas efectuadas hayan sido entregados a los proveedores.
Comentarios de EEAOC
1. El Proveedor no emitió Recibo por cuanto se trata de una compra contra entrega, al
contado. Lo que se presenta en reemplazo del recibo, según normativa de la EEAOC,
es un libramiento de pago que firma el proveedor y que conforma el legajo de
compra.
2. La observación es correcta. Se omitió hacer entrega de los comprobantes de
Retenciones. Se toma en cuenta para que no se repita.
f. Observaciones Particulares – TIZON SRL
1. En el legajo correspondiente a la factura B 0001-00002203 del 17/10/2013 no existen
constancias de que los comprobantes de las retenciones impositivas efectuadas hayan
sido entregados a los proveedores.
46
Comentarios de EEAOC
La observación es correcta. Se omitió hacer entrega de los comprobantes de Retenciones.
Se toma en cuenta para que no se repita.
g. Observaciones Particulares – LUBRE SRL
1. Las facturas de Lubre S.R.L. B 0001-00000434 del 18/11/2013 por $ 19.505,00 y B
0001-00000523 del 08/04/2014 por $ 60.270,00 fueron abonadas mediante cheques
emitidos de la cuenta corriente 2000530/2 Banco de Tucumán a nombre de la EEAOC,
en lugar de utilizar al efecto la cuenta corriente 133089/8 abierta para uso del programa, a
nombre de la EEAOC-U.C.A.R.
Comentarios de EEAOC
Las facturas aludidas corresponden a compras de combustible que se abonan de contado
contra la provisión del mismo. Al no contar en ese momento con chequeras de la cuenta
bancaria del UCAR se libro cheque de la cuenta de la EEAOC. Oportunamente se ajustó
dicho movimiento en los movimientos de las Cuentas.
h. Observaciones Particulares – CREMONA BARBARA AIDA
1. La factura de Cremona Bárbara Aida B 0001-00000001 del 16/09/13 de fertilizantes por
$ 43.935,25, fue abonada imputando a fuente 11 $ 2.759,56 (menos de 6,30% del total),
un importe menor que el IVA contenido en la factura.
Comentarios de EEAOC
Se toma en cuenta la observación para reimputar el gasto.
Recomendaciones
Resguardar la documentación obrante en los expedientes mediante su foliado, con el
objetivo de individualizarla y comprobar su integralidad.
Indicar en cada comprobante a qué rendición corresponde e invalidarlo con el sello de
“pagado”, a los efectos de evitar eventuales duplicaciones de pagos.
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Incorporar toda la documentación respaldatoria necesaria en tiempo y forma para dar
respaldo a la gestión.
Los gastos deben ser rendidos en forma periódica para facilitar su control, gestión de
reposición de fondos y seguimiento posterior.
Implementar un sistema de registración complementaria al UEPEX para tener
información en tiempo real minimizando los defasajes verificados en las rendiciones
de gastos, Tal situación, facilitaría el control y seguimiento por parte de la
Administración Central.
Aplicar medidas básicas de control interno que permitan brindar transparencia a la
gestión, posibilitar su seguimiento y por ende su control posterior.
Se verificará la subsanación de los problemas observados en una futura auditoría.
IV.- ADQUISICIONES
a. Observaciones Generales
1. En la mayoría los expedientes de compra directa carecen de numeración, sin poder
identificarla de igual manera que las demás contrataciones realizadas.
2. En varios casos la foliatura es parcial o bien carece de la misma.
Comentarios de la EEAOC
1. Se toma nota de la observación.
2.
Toda la documentación de pago correspondiente a un periodo mensual se encuentra
foliada correlativamente de acuerdo a instrucciones impartidas al Honorable Tribunal de
Cuentas de la Provincia de Tucumán. (Nota del Auditor: Solo se detecta foliatura en la
documentación correspondiente al pago, el resto del proceso de adquisición carece de la
misma.)
48
Recomendación
Se recomienda foliar debidamente el expediente de manera íntegra, vinculando cada foja
a un documento exclusivamente para poder relacionar en el caso la documentación
concerniente al mismo y evitar posibles sustituciones y/o faltantes.
Toda subsanación a las observaciones planteadas se verificará en futuras auditorías.
b. Observaciones Particulares
I) Licitación Pública Nº 02/14
Objeto de la Contratación: Provisión de 2 (dos) bateas semirremolque.
Proveedor: Grippa S.R.L $1.183.950.1. Se realiza un segundo llamado, pero no se tuvo a la vista ni consta en el expediente
constancia de presentación de más de un oferente en el mismo. El nuevo llamado, se
realiza por el mismo bien, el 14/05/14. Se vuelve a presentar Grippa el día 20/05/14,
en este caso es la única oferente y es la que gana, infringiendo los principios de
igualdad y concurrencia que rige toda Licitación Pública.
2. Consta una diferencia de 10 días entre la Fecha de Apertura de Ofertas realizada el
día 25/4/14 (Fs. 177), y la Invitación realizada a los miembros de la Comisión de Pre
adjudicación el día 05/05/14, para analizar las propuestas presentadas. (Fs. 188).
Comentarios de la EEAOC
1. Al haber fracasado el 1er llamado, se hizo la publicación correspondiente al 2º llamado
previa autorización del Honorable Directorio. Cuando se realiza una Licitación Pública
NO se invita a los proveedores. Solo se publica en el Boletín oficial y en la página web de
la Casa de Gobierno. Si se presenta una sola firma y su oferta responde a las
características técnicas solicitadas en Pliego puede adjudicarse sin objeción mientras
cumplimente todos los requisitos exigidos en pliego.
2. La apertura de la Licitación se realizó el día 25/04/2014 (día viernes). Los Pliegos
establecen un plazo de 72 hs. (hábiles) para cumplimentar con la documentación faltante
y observada en Acta de Apertura. El día 29/04/2014 (martes) a hs 12:45 presentaron
49
documentación obrante de fojas 181 a 184 del Expte. El día 30/04/2014 (miércoles) se
confeccionó la planilla adicional de presentación de requisitos. El día jueves 01/05/2014
feriado por el día del trabajador y el día 02/05/2014 feriado puente decretado por el
Gobierno Nacional. El día 03/05/2014 (sábado) y el día 04/05/2014 (domingo) días no
laborables. El día 05/05/2014 se solicitó informe de la sección que fue respondido el
mismo en horas tempranas de la mañana por lo que se pudo hacer la invitación a la
comisión de preadjudicación para elaborar el Acta el mismo día 05 que pasó a
tratamiento del Honorable Directorio y cuya Resolución fui notificada el día 13/05/214.
Los diez días observados están debidamente justificados.
II) Licitación Pública Nº 01/14.
Objeto de la Contratación: La provisión de 2 (dos) camiones.
Proveedor: Ortega Camiones S.A. $ 1.739.062.1. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente documentación respaldatoria que avale la
conformación de la Comisión de Adjudicación. Solo consta la invitación que hacen a los
miembros de la Comisión para reunión, (fojas 259).
2. No se tuvo a la vista, ni consta en el Expediente, Dictamen Jurídico previo a la emisión
del Acto Administrativo que aprueba la Licitación Pública Nº 01/14 por un importe de
$1.739.062,00.
3. Constan ciertas inconsistencias respecto a la presentación de algunas ofertas. A saber: el
día 25/4/14, era la fecha máxima para la presentación de las mismas. La Oferta de León
Alperovich Group, tiene fecha de presentación dos años y siete meses antes que la fecha
establecida. Es decir, la presenta el 13/09/11 (Fs. 136), la constancia del certificado de
Rentas de Cumplimiento Fiscal que presenta, es del 29/10/12 (Fojas 149), y la renuncia al
Fuero Federal (requisito exigido por la normativa local para ser oferente) es del 25/04/14,
(Fs. 181). Por último, la propuesta económica de la Empresa Ortega Camiones, tiene
fecha de presentación Abril 2014, sin especificar el número del mes, con lo cual no se
puede determinar que haya sido presentada en tiempo oportuno. (Fs. 188).
4. Parte del expediente carece de foliatura.
50
5. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente fecha del Certificado de libre deuda
impositiva, que corrobore la deuda devengada no exigible que surge de los Registros de
Ortega Camiones asciende a $ 124.751,92. (Fs. 251).
6. No se tuvo a la vista ni consta fecha en el documento del Seguro de Caución. (fojas 269).
Comentarios de la EEAOC
1. No suele acompañarse la documentación respaldatoria que avale la conformación de la
Comisión de Adjudicación. Solo se detalla el Nº de la misma por lo que se puede solicitar
una copia a la Secretaria del Honorable Directorio.
2.
No existe Dictamen Jurídico previo a la emisión del Acto Administrativo que aprueba la
licitación por cuanto no hubo motivo que lo amerite. (Nota del Auditor: los dictámenes
jurídicos previos no son requeridos a libre arbitrio. No es un acto discrecional, sino
reglado).
3. El día 25/04/2014 tuvo lugar la apertura de la Licitación Pública Nº 1/2014. No es
competencia nuestra la fecha que cada proveedor ponga en su oferta (las ofertas se
presentan en sobre cerrado). En la primera observación correspondiente a la firma
Alperovich Group solo la presentó en original por lo que se le solicitó que cumplimente
con la presentación de la copia dentro de las 72 hs. hábiles y lo hizo el día 30/04/2014
con fecha 25/04/2014 (correcta). En Acta de Apertura consta que el Certificado de Rentas
de Cumplimiento Fiscal está vencido. No se entiende la observación de la renuncia al
Fuero Federal ya que tiene la fecha correcta. En cuanto a la propuesta de la Empresa
Ortega Camiones la misma fue presentada en 1 sobre cerrado en tiempo y forma es decir
antes de la apertura, tal cual consta en la respectiva acta de apertura.
4.
El Expediente está totalmente foliado con 270 fojas (obsérvese que en el punto 6 se
habla del folio 269. (Comentario del Auditor: Se verificó en campo la falta de foliatura
señalada obrando respaldo de lo observado).
5. Se toma nota de la observación, y se profundizarán los controles para evitar este tipo de
observaciones.
6. El seguro de caución fue apartado para enviar copia escaneada a UCAR y la Sección
Compras omitió adjuntarlo nuevamente al Expediente. Se lo va a hacer a la fecha.
51
III)
Compra Directa S/Nº
Objeto de la Contratación: Adquisición de Envases descartables.
Proveedor: La Bolsa, de León Quispe Flavia. $1.599,00.
Gran parte de la documentación contiene fechas corregidas sin salvar. Tal documentación
corresponde a la solicitud de presupuesto enviadas a una de las empresas, la Factura de
compras y la solicitud de presupuesto EEOC-UCAR a Plastinort.
Comentarios de la EEAOC
Se omitió salvar las correcciones.
IV) Compra Directa S/Nº
Objeto de la Contratación: Adquisición de equipo fumigador de arrastre.
Proveedor: PONTIAGRO DE TECNOCAMPO SRL. $18.800,00.
1.
No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente, justificación de la Contratación
por medio de la Contratación Directa. Solo constan dos (2) Resoluciones Nº 565/13 y la
Resolución Nº 134/13 del Directorio EEAOC por la cual aprueban la Contratación
Directa, pero sin esgrimir fundadamente tal necesidad.
2.
La mayor parte de la carpeta en análisis se encuentra sin foliar, ya que la última
foliatura es la número 12, por lo que a partir de la emisión de la Orden de Compra se
agregan facturas y comprobantes de egresos, sin foliar.
3.
El expediente que nos fuera suministrado a su vez estaba incompleto, ya que no
constaba en el mismo la documentación completa de las empresas que no resultaron
adjudicadas.
Comentarios de la EEAOC
1. Se le dio curso al Pre pedido Nº 208 cuyo monto puede adquirirse a través de una
Compra Directa –según lo establecía la Res de H. Directorio Nº 16.755/2012- con la
autorización del Director Técnico (Resolución Nº 565/13) y con la aprobación del
Presidente del Honorable Directorio (Resolución Nº 134/13).
52
2. Toda la documentación se encuentra foliada de acuerdo a instrucciones impartidas al
Honorable Tribunal de Cuentas de la Provincia de Tucumán. (Nota del Auditor. Remitirse
al comentario del punto 2 de Observaciones Generales).
3. Según la normativa correspondiente, no se les solicita ninguna documentación a las
Empresas No adjudicatarias cuando se trata de una compra directa.
Recomendación AGN
Cursar invitaciones por medios fehacientes a un mínimo de 3 proveedores habituales,
prestadores, productores o fabricantes en el caso de compra directa u otro procedimiento
como consecuencia del fracaso del llamado anterior, dando lugar al principio de
transparencia que rige todo proceso de adquisición.
Implementar tiempos dinámicos en el análisis de la información que permita arribar a
resultados actualizados y ciertos, evitando dilaciones.
Arbitrar los mecanismos ciertos con la antelación necesaria, a fin de permitir la
evaluación de ofertas y del procedimiento integral en tiempo y forma, de modo que la
tarea los evaluadores, se desarrolle en el marco de los mismos.
Incorporar todo acto preparatorio que se asienten en los tramos internos del
procedimiento administrativo, atento que la finalidad de una función consultiva jurídica
previa a la emisión de los actos administrativos no es otra que el apego a la legalidad por
parte de la actuación administrativa.
Cumplir con los pliegos de bases y condiciones, a fin de plasmar los cometidos públicos
que le fueran asignados.
Salvar debidamente todo documento que se encuentre tachado y/ o corregido a mano
alzada a fin de aseverar los datos de su contenido.
Dar estricto cumplimiento a las indicaciones del pliego en lo que compete a
notificaciones, adjudicaciones, aprobaciones y plazos.
Además de verificar que el procedimiento elegido concuerde con su contenido, se
recomienda incorporar al expediente un informe por el cual se dé a conocer las razones
que llevan al contratante a adquirir el bien por compra directa, ya que al estar
parcialmente foliado, dificulta su individualización al momento de realizar el control.
53
Se verificará toda subsanación de las observaciones planteadas en futuras auditorias.
V. -CONSULTORES
a. Observaciones Generales
1. Los CV, DNI, títulos y CUIT, que se adjuntan son copia simple sin autenticar en copia
fiel.
2. La documentación obrante en los legajos carece de foliatura.
3. No se tuvo a la vista el legajo de un consultor.
Comentarios de la UCAR
1.
Se toma nota de la observación. Cabe aclarar que toda la documentación que
conforma el expediente es copia fiel del original.
2.
Por no tratarse de expedientes que se tramitan en la órbita del MAGyP, sino de
contratación de consultores a través de organismos de cooperación, los legajos no se
folian.
3.
Se adjunta legajo de la consultora Gigena, Nadia Soledad.
b. Observaciones Particulares
OLIVIA, María Vanesa
1. No se tuvo a la vista el título y el informe final solicitado por contrato.
Comentarios de la UCAR
La documentación faltante se agregará al legajo de la consultora.
VARELA, Mónica
1. El informe final se presentó con fecha 5 de julio de 2014 y se aprobó con fecha 30-062014.
54
Comentarios de la UCAR
Se toma nota de la observación.
Recomendaciones
Firmar o inicialar todas las partes que componen el contrato.
Aplicar medidas de control en cuanto a minimizar errores en la documentación de
respaldo.
Toda documentación sustentatoria de la gestión debe encontrase debidamente
archivada para realizar su seguimiento y control posterior.
Aplicar medidas de control interno relativas al resguardo de la documentación de
respaldo, en particular la foliatura de los legajos en cuanto a minimizar errores en la
documentación de respaldo.
VI.- ADQUISICIONES
Adquisición de Cosechadoras- PUEBLA.
Monto de cada maquinaria: USD 302.000.Modalidad de Contratación: Compra Directa.
No obstante constar Resolución Ministerial Nº 945/14 que aprueba cada Plan de Acción
incorporado en los respectivos Convenios respaldatorios de todas las compras a realizarse
por compras directas, no existen informes técnicos que avalen dicho procedimiento.
Además el Art 96 de la Normativa Provincial Nº 22/1, cuyo contenido central, manifiesta
que “cuando diferentes reparticiones gestionen la adquisición de bienes de similares
características a través de la Dirección General de Compras y Contrataciones, esta
podrá solicitar el agrupamiento de las solicitudes formuladas por los distintos
organismos y tramitar la pertinente autorización para llevar a cabo el procedimiento de
selección que corresponda”, que de acuerdo al monto total, de acuerdo al agrupamiento
mencionado, en este caso hubiera sido la Licitación Pública el medio propicio y no fue el
medio seleccionado ya que se hicieron tres compras directas.
55
No consta en el expediente justificación técnica que fundamente la existencia del único
proveedor para la adquisición de las cosechadoras de referencia.
En síntesis, se llevaron a cabo tres Compras Directas por cada una de las cosechadoras a
un mismo proveedor, pudiéndose adquirir a través de un solo procedimiento en el cual se
podrían haber optimizado recursos y lograr en términos negociables, una mayor eficacia
en el proceso.
Comentarios de la UCAR
El mecanismo utilizado por el PROICSA para apoyar al fortalecimiento de las
Organizaciones de Productores cañeros se establece en la Estrategia de Fortalecimiento
Institucional de Organizaciones de Productores Cañeros aprobada mediante Resolución
MAGyPNº 945/14 que contempla la elaboración de un Plan de Acción por parte de la
Organización con el acompañamiento técnico del equipo del PROICSA.
Las tres cooperativas poseen asociados minifundistas con lotes con escaso espaciamiento
y, a su vez, experiencia en el trabajo con cosecha integral. Sin embargo, actualmente un
gran porcentaje de sus asociados realizan la cosecha semimecanizada y manual. Por lo
cual, elaboraron sus respectivos Planes de Acción en base a la adquisición de una
cosechadora integral para que estos productores se vieran favorecidos por este tipo de
cosecha.
Se adjunta al expediente informe técnico, quedando a disposición de la auditoría,
conteniendo los siguientes comentarios:
En el mercado de máquinas de cosecha integral de caña de azúcar, solo existen dos marcas
mundialmente conocidas que son comercializadas en el país: CASE (Brasil) y JOHN
DEERE (Estados Unidos).
56
Considerando las posibilidades económicas actuales de las cooperativas en cuestión, el
tope de financiamiento PROICSA, y sus escalas de producción de caña de azúcar, durante
la Etapa de Diagnóstico y Formulación, las cooperativas con el apoyo de los técnicos del
PROICSA, consideraron que la CASE A4000 era la maquinaria que mejor se adaptaba a
sus necesidades y características productivas (menores costos de mantenimiento) y a los
valores previstos en la Resolución Ministerial 945/14 que fija montos de inversión para los
Planes de Acción.
PUEBLA S.A. es el único concesionario oficial de CASE en la Provincia de Tucumán.
Resultando éste más conveniente en razón, no sólo de la reducción de costos vinculadas
con el flete dentro de la Provincia (a cargo de las Cooperativas) sino también a la
prestación de los servicios de post venta (mantenimiento, reparación, repuestos, etc.
incluidos en la compra), dado que es importante que este servicio sea accesible y oportuno
durante la zafra (período de cosecha del azúcar en que la máquina se encuentra en pleno
funcionamiento) ya que una ruptura/avería de la máquina podría implicar pérdidas
económicas considerables en la medida en que no pueda ser utilizada durante varios días.
Cabe destacar que, el PROICSA impulsó una estrategia conjunta de negociación de las
Cooperativas con el Proveedor, en la que se logró la bonificación del flete del traslado de
las cosechadoras desde la República del Brasil, quedando a cargo de las Cooperativas el
flete dentro de la Provincia de Tucumán. Asimismo, de acuerdo a lo descripto, en función
de la mencionada Resolución, el PROICSA, a solicitud de las Cooperativas, pagó por
cuenta y orden directo al proveedor, quedando la propiedad de las mismas en cada
cooperativa, y facturando el proveedor a nombre de estas.
Por lo que se toma en cuenta la observación y se fortalecerán los controles para el futuro,
con el fin de optimizar los recursos al momento de realizar las adquisiciones.
Recomendación
Se debe incorporar dentro del expediente de adquisiciones toda la documentación de
respaldo que avale paso a paso el proceso. En caso de no surgir del mismo expediente se
debe indicar la ubicación de la documentación vinculante.
57
Asimismo se debe dejar constancia fehaciente de lo expuesto acerca del proveedor con el
respaldo de un informe técnico y económico de la elección. Tal situación debe ser informada
a la CAF para su conocimiento, en tanto se altera el proceso de adquisición que hubiera
correspondido.
Fundamentar adecuadamente las adjudicaciones realizadas, y cuando de ello surja que es
necesaria la adquisición de los bienes a través de contrataciones directas, invocar las
causales que habilitan la excepción y realizar el encuadre jurídico correspondiente a efectos
de la tramitación de las mismas.
Por último, se recomienda tener en cuenta la compra conjunta de los bienes, reagrupando las
solicitudes formuladas, cuando diferentes reparticiones gestionen la adquisición de bienes
de similares características a través de la Dirección General de Compras y Contrataciones, a
fin de lograr llevar el procedimiento adecuado al monto mediante una licitación Pública y
así alcanzar lo recomendado anteriormente.
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 8 de Junio 2015.
58
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
“PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR
AZUCARERO DEL NOA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos de la CAF, incluyendo los siguientes
procedimientos:
-
cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y con documentación respaldatoria;
-
tests o pruebas de transacciones;
-
análisis de legajos de pago de obra;
-
circularización de saldos;
-
análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
-
análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa;
-
conciliaciones bancarias;
-
visita in situ a las unidades subejecutoras en Tucumán.
-
aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros, el 100,00 % de los ingresos y el 55,30%
de las aplicaciones de fondos del ejercicio al 31/12/2014.
59
%
PORCENTAJE INCIDENCIA
100,00%
1,49%
INVERSIONES
BIOETANOL
TOTAL
41.944,33
MUESTRA
41.944,33
MANEJO DE EFLUENTES
31.503,63
31.503,63
100,00%
1,12%
MOLIENDA Y FABRICACION DE
AZUCAR
824.109,39
814.354,66
98,82%
28,92%
RIEGO TECNIFICADO
22.716,59
22.716,59
100,00%
0,81%
3.389.817,67
1.743.022,24
51,42%
61,89%
782.363,13
162.703,00
20,80%
5,78%
5.092.454,74
2.816.244,44
55,30%
100,00%
PEQUEÑOS PRODUCTORES
OTROS RUBROS
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 8 de Junio 2015.
60