2004_006info.pdf

ANEXO I
LOTERIA NACIONAL S.E.
“Ambiente de control interno referido al ejercicio finalizado el 31-12-01”
OBSERVACIONES
1-Aspectos Contables
Incorrecta imputación en gastos de publicidad, basado en la pauta publicitaria
aprobada y no en el momento de devengamiento del gasto.
A la fecha de nuestra revisión no existía un procedimiento por el cual el
departamento de registraciones pudiera tomar conocimiento en tiempo y forma de
los juicios que van concluyendo, de modo de poder contabilizar oportunamente el
efecto que estas situaciones generan..
2-Contingencias Judiciales:
La información brindada carece de oportunidad, ocasionando:
♦ Desvíos en los canales de información internos, verificándose un falta de
coordinación en las tareas entre los sectores involucrados en la confección de
la misma.
♦ Extemporánea
Ejecutivos.
aprobación de las gestiones de Directorios y Cuerpos
3-Sistemas.
♦ Seguridad.
La política de restricciones a las contraseñas (password) de los usuarios no se ha
configurado, impidiendo al sistema operativo controlar automáticamente la
longitud de la contraseña, tiempo de expiración y otros valores que acotan
accesos indebidos.
Separación de funciones: Algunos parámetros y datos del sistema están a cargo
de personal de desarrollo y mantenimiento. También disponen de amplios
derechos sobre la base de producción, potenciando las alteraciones en los
resultados de los procesos al modificar las tablas base.
♦ Plan de contingencia
No se tuvo evidencia sobre la existencia de un Plan de Contingencia actualizado
que permita a Lotería Nacional asegurar la continuidad del sistema administrativo
contable en situaciones límites de riesgo de su Tecnología de Información.
♦ Calidad.
No se tuvo evidencia de aplicación de metodologías o normas para el control del
proceso de calidad del sistema durante cada una de las fases de su ciclo de vidarequerimiento, diseño, desarrollo, pruebas, implementación y producción-.
♦ Integridad.
Se ha observado una constante ruptura del principio de integridad durante el
proceso de producción de la información contable financiera. Por esta operatoria
se está reingresando el mismo dato o en un nivel de agregación mayor a otro
sistema en forma manual.
Buenos Aires, 08 de agosto de 2003
Sres. Presidente y Directores
LOTERÍA NACIONAL SOCIEDAD DEL ESTADO
Santiago del Estero 126 – Capital Federal
En uso de las facultades conferidas por el artículo 118 de la ley 24156 la AUDITORÍA
GENERAL DE LA NACIÓN procedió a efectuar un examen en el ámbito de la empresa
LOTERÍA NACIONAL S.E., con el objeto que se detalla en el apartado I siguiente:
I – OBJETO DE AUDITORÍA
Revisión de la estructura de control interno adoptada por la sociedad, referida al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, con el propósito de conocer el grado de confiabilidad de la misma y así establecer el alcance, la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar en la revisión de los estados contables a dicha fecha.
II – ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por
la Auditoría General de la Nación mediante la resolución N° 145/93, dictada en virtud de las
facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la ley 24156. Dichas normas son compatibles con las adoptadas por Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Capital
Federal.
Nuestra revisión de la estructura de control interno no implica un minucioso estudio y
evaluación de ninguno de sus elementos y no fue realizada con el objetivo de brindar recomendaciones detalladas o de evaluar la idoneidad de la estructura de control interno de la
sociedad para evitar o detectar errores o irregularidades. El trabajo desarrollado ha consistido en evaluar los controles que tienen efecto sobre la información contable generada por la
Sociedad y que pueden, por lo tanto, afectar los saldos finales de los estados contables.
En función de los objetivos definitivos, el contenido de este informe, respecto a la
evaluación de control interno, cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante
el desarrollo de nuestro examen y por lo tanto, no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio específico destinado a tal fin podría revelar.
III – COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
1
A.- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES AÚN NO IMPLEMENTADAS
1.- ASPECTOS CONTABLES
a) CONFECCIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.
Observación: La Sociedad carece de un Manual de Normas y Procedimientos Contables.
Recomendación: Recomendamos, como una primera etapa, la confección de un Manual de
Normas y Procedimientos Contables con su respectivo Manual de Cuentas para el
Departamento Registraciones, integrándolo con posterioridad al de Normas y Procedimientos
para toda la Empresa.
Respuesta: La Gerencia de Administración efectuó la modificación, depuración y
homogeneización de los planes de cuentas contable y presupuestario, como así
también, continúa abocada a la elaboración del manual de cuentas respectivo.
A dichos efectos se implementó un cronograma de tareas –a partir del mes de
abril del 2002 hasta el día de la fecha-, el cual está siendo cumplimentado e informado
semanalmente, habiendo remitido asimismo a la Unidad de Auditoría Interna el
resultado parcial de dicha tarea -el que se encuentra a disposición de la AGN- sin que
esa Unidad de Control haya manifestado observación alguna al respecto.
b) DEPARTAMENTO REGISTRACIONES
Observación: Se verificó que para realizar una corrección -modificación- a una imputación
contable originada en dicho departamento u otro, se ingresa al Sistema Administrativo Anexo
“D” y al sistema Waldbott (en paralelo) y se modifica el asiento contable.
Recomendación: Al efectuar modificaciones sobre los registros contables deben efectuarse
por contra-asiento, informando al departamento que dio origen a la imputación a los efectos
de no reiterar errores y mantener el criterio de un único registro.
Respuesta: A partir del anterior ejercicio se procedió a regularizar mediante contraasientos las modificaciones efectuadas en los registros correspondientes al Libro
Diario.
Observación a la respuesta.
Durante el ejercicio que nos ocupa, seguía la observación planteada, quedando
solucionado el procedimiento durante el ejercicio 2002.
c) PREVISIONES DEL ACTIVO – INCOBRABLES
2
a) Cuenta N° 135.101 por $ -4.646.603,45
b) Cuenta N° 135.102 por $ -1.456.798,45
Observación: Se verificó que la previsión para incobrables no ha merecido ningún cambio en
los últimos ejercicios, sin revisar análisis de su suficiencia.
Recomendación: Efectuar los análisis correspondientes al efecto de revalorizar los quantum
involucrados.
Respuesta:
a) Cuenta N° 135.101: La modificación de dicha previsión depende de lo que se
resuelva por Expte. N° 375.472/01, el cual trata la posibilidad de imputar contra el
Fondo Compensador los saldos correspondientes a los rubros Deudores Varios y
Documentos en Gestión.
b) Cuenta N° 135.102: La Gerencia de Administración oportunamente analizó el
tratamiento a otorgar a la presente y decidió efectuar la previsión que nos ocupa.
Por otra parte, se informa que este Directorio ha resuelto, mediante tramitaciones
que obran en el Expte. N° 378.890/01, remitir carta documento al Instituto de
Lotería y Casinos de la Provincia de Buenos Aires a fin de efectuar el reclamo de
los montos adeudados.
d) RUBRO “SUMARIOS VARIOS”
a) Cuenta N° 132.202 Sumarios Varios $ 212.169,62.b) Cuenta N° 132.305 Sumarios Hipódromo $ 207.018.c) Cuenta N° 132.105 Sumarios Varios $ 2.468.397,71.Observaciones:
1.- Esta Auditoría no ha podido validar la cifra expuesta en el rubro analizado $ 2.887.585,30,
toda vez que únicamente tuvo acceso al expediente N° 374294-96 previsionado con $ 250.
2.- Se encuentra previsionado un expediente precedentemente mencionado, que fue resuelto
en el transcurso del Ejercicio 1.998.
3.- La información obrante en Mesa de Entradas de la Sociedad no refleja el desplazamiento
de los expedientes en las distintas dependencias de la Sociedad ni cuando han sido remitidos a otras como el Ministerio del Interior. No tiene registro de dos expedientes.
Recomendación: Se recomienda arbitrar las medidas conducentes para permitir el acceso a
la documentación que sirve de respaldo a los registros contables.
3
Respuesta: Se están efectuando las tramitaciones necesarias a efectos de recopilar
los antecedentes de las actuaciones a fin de determinar el resultado de esos
expedientes en atención a lo Dictaminado por la Gerencia de Asuntos Jurídicos
mediante Expte N° 376.229/01
2.- JUICIOS RADICADOS EN LA CIUDAD DE MAR DEL PLATA.
a) Unicidad de información
De la comparación del informe producido por la Subgerencia de Asuntos Judiciales y la
proporcionada por el Estudio Jurídico que lleva las causas que tramitan en jurisdicción de la
ciudad de Mar del Plata se han observado discrepancias en diversas causas. Asimismo se
advierte que ambos registros son llevados de manera distinta lo que genera dificultades
adicionales. En efecto, el Estudio Jurídico tiene ordenada su base datos a partir del número
de carpeta, mientras que la Subgerencia lo hace por orden alfabético.
Recomendación: Implementar una base datos única diseñada por la Sociedad y que a la
información existente se le incorpore el año de inicio del juicio y el número de expediente
judicial, lo cual permitiría una conciliación permanente de la información.
Respuesta: Se está trabajando en el proceso de unificación de la información.
Asimismo se creó un archivo en la Gerencia de Asuntos Jurídicos a fin de tener un
registro de cada uno de los expedientes que tramitan en esa ciudad.
b) Información sobre los juicios concluidos
Observación: Se observó que a la fecha de nuestra revisión no existía un procedimiento por
el cual el Departamento Registraciones (Gerencia de Administración) pudiera tomar
conocimiento en tiempo y forma de los juicios que van concluyendo, de modo de poder
contabilizar oportunamente el efecto que estas situaciones generan sobre la previsión para
juicios.
Recomendación: Establecer un procedimiento por el cual, a medida que los juicios vayan
concluyendo, la Gerencia de Asuntos Jurídicos informe de estos hechos al Departamento
Registraciones, a fin de que este sector pueda contabilizar de manera oportuna la
correspondiente baja de la previsión para juicios.
Respuesta: Se comparte lo observado y se procederá a ejecutar la rutina recomendada.
c) Calificación del Riesgo.
4
Juicios de Mar del Plata.
Sub. Agrupamiento 3 D:
8 juicios.
6 Calificación 3 y 2 calificación 1.
Previsión: $ 3.397.665,83.Respecto de los juicios sin previsionar se detectaron 2 que obtuvieron sentencias
desfavorables a la Sociedad: Bucetta, Jorge y Albervide, Osvaldo.
Con respecto a este último se tomó conocimiento que con fecha 08/11/2001 la
Cámara Federal de Apelaciones resolvió declarar la deserción del recurso de apelación
interpuesto por LN alegando que los agravios expresados en la apelación no tienen entidad
suficiente para conmover el decisorio atacado.
En la misma dirección, con fecha 01/03/2002 la Sociedad es notificada de la
resolución de la misma instancia que declara inadmisible el recurso extraordinario intentado
por la demandada.
En idéntico sentido se ha pronunciado la Alzada en los autos “Jensen, Horacio y ot.” al
confirmar la sentencia condenatoria a LN el 23/11/2000.
Observación: Esta Auditoría considera a la luz de las sentencias comentadas, que sería
prudente modificar el criterio de calificación del riesgo referido a los juicios con previsión 1 a
3.
CLUB GENERAL ALVARADO Y OTRO C/ LNSE S/ COBRO DE ALQUILERES, fijación del
valor locativo y daños y perjuicios:
Previsión: $ 360.455,07.Calificación: 2
El reclamo se origina en la suscripción de un contrato de Cesión de Uso de las
instalaciones del inmueble propiedad de los actores sito en la ciudad de Miramar, provincia
de Buenos Aires, por el cual cedían a LN los espacios y como contraprestación explotaban la
confitería, bares americanos, kioscos de cigarrillos y golosinas, toilettes y guardarropas.
El 05/12/00 LN es notificada de la sentencia de 1° instancia haciendo lugar a la
demanda, fijando el valor locativo por el período reclamado en $ 1.240.000, la que fue
apelada por la Sociedad.
Observación:Teniendo en cuenta los argumentos vertidos por las partes en sus escritos de
demanda y contestación respectivamente como así también la sentencia comentada
anteriormente, esta Auditoría estima prudente calificar al presente juicio con 3.
5
Recomendación: A efectos de alcanzar un mayor grado de aproximación del monto
previsionado al estado real de los juicios se aconseja que la información volcada en los
listados se ajuste al riesgo real de ocurrencia.
Respuesta: Con respecto al cambio de calificación para los Autos “CLUB GENERAL
ALVARADO Y OTRO C/LNSE S/COBRO DE ALQUILERES”, se acepta la
recomendación y se calificará con 3 el presente juicio.
3.- ASUNTOS LEGALES.
ESCRIBANOS
Contratación de Escribanos: se pudo determinar que no existiría en la Sociedad un
procedimiento normativo tendiente a tipificar las contrataciones con los Escribanos que
intervienen en la protocolización de los sorteos que se efectúan. La suma presupuestada
para el ejercicio auditado asciende a $ 874.071.
Recomendación: Incorporar dentro de la normativa vigente, procedimientos o acciones que
describan la contratación de dichos profesionales atento a los montos erogados y la
importancia de funciones.
Respuesta: Como se manifestara en informe anterior se remitió una Nota a la
Escribanía General de Gobierno de la Nación, mediante la cual se solicitó se expida
sobre la factibilidad o no de cubrir las necesidades que a diario requiere esta
Sociedad del Estado, para la atención de sus sorteos y demás tareas complementarias
a los mismos, valiéndose de escribanos públicos de la misma.
Dicha nota fue contestada mediante Nota S.P. N°567/02 de la Escribanía General,
indicando que no puede atender las necesidades diarias de esta Sociedad, adjuntando
copia completa del Expte. N° 64.106 de 1986 del Registro del entonces Ministerio de
Educación y Justicia, en el que se decidió autorizar a la Escribanía General a no
intervenir en los actos de referencia, aceptándose la actuación de los escribanos que
para dichas funciones proponga esta Lotería Nacional S.E.
Asimismo la situación planteada se encuentra en etapa de análisis por la
Gerencia de Asuntos Jurídicos.
Por ultimo se destaca que en virtud de lo resuelto por el Directorio de esta
Sociedad mediante expte. N° 370.908/02 se fijó aplicar el límite de facturación neta por
honorarios de $ 3.000.- conforme lo establecido por el Dto. N° 344/02 –aceptado por
los Señores Escribanos según obra en dicho expediente-.
B.- OBSERVACIONES DEL PRESENTE EJERCICIO (2001)
6
A) CONTINGENCIAS JUDICIALES 2001
Esta Auditoría considera que la previsión informada respecto de los juicios en los que
la Sociedad es parte se corresponde a la procuración de los mismos y los procedimientos de
evaluación efectuados cuyos criterios entendemos razonables a los efectos de su exposición
contable.
No obstante lo expresado precedentemente, enfatizamos regularizar:
1.La disponibilidad en tiempo real de la información de la previsión para juicios.
2.Desvíos en los canales de información internos: verificándose una falta de coordinación en
las tareas entre los sectores involucrados en la confección de la misma.
Respuesta: A partir del informe correspondiente al año 2001 se ha comenzado a
normalizar la entrega de la información al área respectiva a efectos de realizar la
previsión contable para juicios. A modo de ejemplo y con relación a la información
correspondiente al año 2002, la misma ya fue remitida por la Gerencia de Asuntos
Jurídicos a la Gerencia de Administración.
B) CONTRATACIONES
1.-Eficacia.
1.1.- Licitación pública n° 3/00:
Objeto: Provisión de un Servicio de Débitos y Créditos Automático en Cuenta Corriente de
terceros, pago a proveedores, a DGI, Servicio de liquidación de impuestos, pago de sueldos,
consultas sobre inversiones.
Monto: $ 1.028.954,18.
Comentarios: el 23/04/2000 la Gerencia de Administración inicia la actuación informando que
con fecha 06/04/01 vencía el contrato con la firma BAF celebrado el 13/10/93. Por
Resolución N° 108 del 08/05/01 se prorroga el contrato aludido por un mes. Por Resolución
N° 207, de fecha 07/09/01, el Directorio de la Sociedad aprueba la Licitación y adjudica la
misma a la firma BAF por el monto indicado.
Con fecha 14/05/02, por Resolución N° 54 el Directorio de LNSE rescinde la
contratación con la firma Buenos Aires Fortune S.A. (BAF) fundada en que la apertura de
las cuentas bancarias en patacones y Lecops “duplicarán la cantidad de movimientos de
débitos que en la actualidad se realizan, dado que a cada débito en pesos le correspondería
un débito en bonos”, a tales efectos se invocan razones de conveniencia y necesidad
previstas en el artículo 14 del pliego de condiciones generales.
7
Observación: Se advierte una excesiva demora no justificada en la gestión del servicio, ya
que si computamos desde el inicio de la actuación hasta la adjudicación transcurrieron 17
meses, por lo que se debió recurrir a la figura de la prórroga del contractual.
El hecho que con posterioridad y por razones sobrevinientes la Empresa haya
rescindido el contrato no obsta a la presente observación ya que desde el punto de vista de
la gestión la demora ha sido sustancial.
1.2.- Concurso de Precios N° 15/01
Objeto: Contratación de Seguros de los bienes patrimoniales correspondientes a la Sociedad
por el término de 1 año con opción de prórroga por un período igual..
Monto: $ 47.836.Comentarios: la actuación se inicia el 08/01/01 cuando la Gerencia de Desarrollo informa que
con fecha 28/07/01 finalizará el contrato vigente. Por Disposición N° 426 (26/07/01) se
aprueba el Concurso y se adjudica a “La Caja Seguros S.A.”.
Observación: Se advierte una excesiva demora en la tramitación del Concurso no
suficientemente justificada en las actuaciones, adviértase que la notificación de la Orden de
Compra se efectuó el 28/07, es decir el mismo día que vencía el contrato anterior.
1.3.- Concurso de Precios N° 01/01:
Objeto: Contratación de un agente especializado en propiedad industrial para el
asesoramiento integral, registro, renovación, oposición y demás trámites relacionados con la
protección, defensa seguimiento, vigilancia de las marcas los diseños y las patentes de
LNSE por el período de un año con opción de prórroga por uno más.
Monto: $ 10.700.- Prórroga $ 10.700.
Observación: Sin perjuicio de los comentarios vinculados con la normativa vigente los que
serán tratados en el punto específico, el presente trámite sufrió demoras desde la fecha de
inicio por parte de la Gerencia de Desarrollo – 10/07/00 – que informa a la Gerencia de
Mercado que “ con fecha 10/12 finalizará en contrato vigente” hasta la emisión de la orden
de compra – 28/03/01 – transcurrieron mas de 7 meses, en consecuencia la Sociedad no
contó por cuatro meses con un servicio que las áreas de incumbencia consideraban
imprescindible.
1.4.- Concurso de Precios N° 13/01:
8
Objeto: Contratación de un servicio de auditoría de medios audiovisuales para concursos
promocionales, rifas colectas, sorteos, promociones, etc. Por un período de un año con
opción a uno más.
Monto: $ 43.200.- Prórroga $ 39.600.Observación: Desde el inicio de la actuación, esto es con el requerimiento por parte de la
Gerencia de Promociones y Colectas de fecha 04/01/01 hasta la aprobación por Disposición
N° 758 de fecha 10/10/01transcurrieron 9 meses lo que evidencia una demora excesiva en
trámites como el presente.
Respuesta: A los puntos 1.1, 1.2, 1.3 y 1.4:
Se adopta la recomendación y se tomarán los recaudos necesarios a fin de
agilizar al máximo posible los días de tramitación de los expedientes.
Asimismo a fin de aportar una mejora a la gestión de Compras, se ha iniciado
una actuación - el expediente N° 371.052/03- a través de la cual se reveen los
procedimientos actuales de Compras.
1.5.- Contrataciones Directas n° 03/01 y 04/01:
Objeto: adquisición de un equipo de aire acondicionado para la Subgerencia Técnica (split de
3000 frigorías) y otro equipo similar de 9000 frigorías para el Departamento de Haberes y de
Pericias respectivamente.
Montos: $ 1.195 y $ 2.046.
Observación: El requerimiento de la CD 03/01 se efectuó el 26/10/00 y el de la CD 04/00 el
13/12/00 iniciándose dos expedientes pero que tramitaron en forma simultánea en las etapas
de autorización, aprobación – por Disposiciones Nros. 15 y 16 respectivamente – y
culminando con la emisión de ambas órdenes de compra el 15/01/01.
Observación: Se efectuaron dos trámites para la adquisición de objetos similares al mismo
tiempo generando un dispendio de recursos materiales y personales que podrían haberse
evitado agrupando ambas compras bajo un solo expediente.
Respuesta: Se tomarán las medidas necesarias para que adquisiciones de igual o
similares características se realicen en una sola tramitación.
1.6.- Contrataciones Directas N° 09/01, 24/01, 52/01 y 89/01
Objeto: Adquisición de vales de combustible al Automóvil Club Argentino por un importe de $
4.000 en cada caso.
Monto: $ 4.000 cada contratación. Total $ 16.000.-
9
Observación:Tanto los requerimientos como las distintas autorizaciones se hicieron
sucesivamente en cuatro etapas por un período de un año solicitando en todos los casos
200 vales, sería recomendable que se efectúe una contratación anual con entregas
periódicas según las necesidades de la Empresa, a fin hacer más eficiente y económica la
gestión.
Respuesta: La adquisición de combustible a través de Vales se abona por adelantado.
De contratarse toda la provisión de un año, se debería desembolsar la totalidad del
gasto en un solo momento, con el perjuicio financiero que ello ocasionaría.
No obstante se realizarán las averiguaciones correspondientes a efectos de
analizar la conveniencia económico - financiera de la implementación de la modalidad
de contratación observada.
2.- Apartamientos a la Normativa Vigente
2.1.- Concurso de Precios N° 01/01:
Objeto: Contratación de un agente especializado en propiedad industrial para el
asesoramiento integral, registro, renovación, oposición y demás trámites relacionados con la
protección, defensa seguimiento, vigilancia de las marcas los diseños y las patentes de
LNSE por el período de un año con opción de prórroga por uno más.
Monto: $ 10.700.- Prórroga $ 10.700.
Comentarios: al inicio de la actuación la Gerencia de Publicidad estima el costo del servicio
en $ 80.000 por un año, a la apertura se presenta una sola oferta – Estudio Ojeda
Ayarnazabal – cotizando $ 10.700. A los efectos ilustrativos se destaca que la orden de
compra por el contrato anterior con el mismo estudio y por igual período fue de $ 20.300.
Respecto de la cotización el pliego prevé que se realice por un importe único anual,
que se integrará con la sumatoria de los importes correspondientes a los servicios indicados
en las especificaciones técnicas e indicará la totalidad de los honorarios y gastos con
exclusión de las tasas e impuestos que deberá abonarse con motivo de la gestión, por su
parte las especificaciones técnicas detallan la cantidad de servicios estimados por la
Sociedad, indicando que únicamente se facturarán los realmente prestados. La adjudicación
se realiza a la firma cotizante y por el monto indicado, emitiéndose la orden de compra N°
35/01 por el período comprendido entre 01/04/01 al 09/04/02. Con fecha 27/07/01 la
Subgerencia de contabilidad informa que se ha agotado el saldo del compromiso para
imputar las facturas Nros. 923 y 925 por $ 300 y 16.200 respectivamente.
Por Resolución del Directorio N° 273 del 20/12/01 se autoriza el pago de facturas
varias por un monto de $ 22.533 expresando en la fundamentación que “corresponde el pago
de las facturas en concepto de reconocimiento de servicios efectivamente prestados”. Es
decir en transcurso del período contratado se habrían abonado $ 43.210 por los servicios
que se habían contratado a $ 10.700 en concepto de honorarios, ya que como lo indica la
10
Subgerencia de Publicidad el pago de las tasas e impuestos desde el inicio de la prestación
ha corrido por el expediente separado.
Con respecto a la publicidad se advierte que sería prudente cursar invitación a la
Asociación Argentina de Agente de Propiedad Industrial a efectos de garantizar una mayor
participación de los profesionales potencialmente interesados toda vez que en el pliego se
introdujo como requisito de validez de las ofertas “ser miembro de la AAAPI”. Por otra parte y
a los mismos efectos se advierte que las invitaciones a cotizar se cursaron a estudios
jurídicos en el mes de enero, lo cual no garantiza que los profesionales interesados invitados
tomen conocimiento en tiempo oportuno por la feria judicial.
Observaciones: Se advierte que el adjudicatario presentó facturas por montos
sustantivamente superiores a los contratados, ya que el monto cotizado hacía las veces de
límite del gasto por encima del cual no debía facturarse, en cuyo caso deberá evaluarse si
no estaría configurada la causal de rescisión contractual del art. 34 inc a) del Reglamento de
compras que sanciona el incumplimiento de la prestación en los plazos y modalidades
convenidos. Como contrapartida se advierte que la Sociedad ha efectuado pagos que
exceden ampliamente el monto de la contratación. Asimismo y los efectos de un control
adecuado de la prestación que se recibe, deberá requerirse en los pliegos futuros que en la
facturación se discrimine los distintos conceptos que la componen para su correcta
imputación, como así también resguardar la necesaria afluencia de oferentes mediante una
publicidad eficiente para garantizar mayor cantidad de propuestas.
Respuesta: Con relación a lo observado respecto a que los pagos “…exceden
ampliamente el monto de la contratación …” se deja constancia que obedeció a que
las contrataciones efectuadas anteriormente se realizaban por monto. Atento a las
características del servicio a contratar se entiende que se debe efectuar una
contratación con valores abiertos
Asimismo se informa que por Expediente Nro. 377.839/02 de fecha 6/11/02 se
tramitó el Concurso de Precios N° 4/03 de idéntico objeto, en el cual se han
incorporado las modificaciones comentadas, subsanado de esta manera lo
mencionado en el párrafo anterior.
En lo que respecta a la Publicidad de esta contratación, se comparte lo
observado y en los próximos llamados a concurso se le cursará invitación a la
Asociación Argentina de Propiedad Industrial.
2.2.- Concurso de Precios N° 13/01:
Objeto: contratación de un servicio de auditoría de medios audiovisulaes para concursos
promocionales, rifas colectas, sorteos, promociones, etc. Por un período de un año con
opción a uno más.
Monto: $ 43.200.- Prórroga $ 39.600.-
11
Comentarios: La preadjudicación de fecha 27/07/01 recae sobre la oferta mas económica –
Infofax S.A. que cotiza por $ 46.800. Con fecha 06/09/01 la firma ofrece una rebaja indicando
que el costo mensual del servicio será de $ 3.600, es decir que el costo anual asciende a $
43.200. Consultada la gerencia de promociones y colectas informa que “el servicio
contratado resulta imprescindible para el ejercicio del poder de policía que la sociedad ejerce
sobre los concursos”. Por Disposición N° 758 de fecha 10/10/01 se adjudica la firma
mencionada el servicio por un año.
Observación: Por el Decreto N°1060, reglamentario del artículo 11 de la Ley N°25.453 se
establece que los responsables de las entidades y jurisdicciones comprendidas en el art. 8
de la ley requerirán que los proveedores acepten la reducción del 13 % en el monto de sus
prestaciones a partir del 01/07/01. Si la sociedad hubiera aplicado esta norma la reducción
hubiera sido de $ 6.080, resultando un contrato anual de $ 40.716.
Respuesta: La rebaja ofrecida por la empresa Infofax S.A responde a una mejora de
precio no relacionada con la reducción del 13% establecida por Decreto N°1.060/01 el
cual es aplicable a las contrataciones anteriores al 01/07/01. La orden de compra N°
133/01 al concurso de precios que nos ocupa comenzó a regir a partir del 01/09/01
2.3.- Contratación Directa N° 42/01:
Objeto: adquisición de software para la regularización de licencias.
Monto: $ 72.457,28.Comentarios: Esta contratación se efectúa luego de dejarse sin efecto la licitación pública n°
13/00 con encuadre legal en el art. 6 inc. B) del régimen de compras “cuando por urgencia
evidente o por razones de emergencia no haya tiempo para realizar otro procedimiento de
contratación sin grave perjuicio para la sociedad”. Previo a la adjudicación se solicitó “precio
testigo” de la SIGEN e informe técnico al área de sistemas de la empresa. La adjudicación
se efectúa siguiendo el criterio sustentado por éste último, advirtiéndose que en los
renglones 2, 3 4 y 5 no se encuentra justificado la razón por la que, entre ofertas admisibles,
no se optó por la de menor precio, advirtiéndose asimismo que en los renglones 2 y 3 los
montos adjudicados superaban el indicado por la SIGEN, siendo que en ambos casos había
ofertas que estaban por debajo de dichos montos.
Observación: No está justificada la razón por la cual no se adjudicaron los renglones
aludidos a las ofertas de menor precio, ya que del informe de sistemas surge que las ofertas
que cotizan mas barato se ajustaban a los requerimientos del pliego. Al respecto deberá
tenerse presente lo expresado en el art. 21 del reglamento de compras “la adjudicación
corresponderá a la propuesta, que de acuerdo a lo establecido en el presente reglamento,
resulte más ventajosa para los intereses de la Sociedad”, en consecuencia el apartamiento a
dicho criterio debe estar adecuadamente sustentado.
12
Asimismo se advierte que no se tuvo en consideración a los mismos efectos el
informe de precio testigo de la SIGEN.
Respuesta: Se canalizará el análisis de la presente observación a través del área
respectiva.
C) ASPECTOS CONTABLES
1.- Gastos de Publicidad
Se ha verificado que la registración contable del gasto se efectúa en base a la pauta
publicitaria aprobada en lugar de efectuarse en el momento del devengamiento del Gasto.
Recomendación: Se sugiere contabilizar los gastos de publicidad en el momento que se
produce su devengamiento.
Respuesta: Con relación a la inversión publicitaria que realiza esta Sociedad se
informa que las pautas Publicitarias son aprobadas por este Directorio y ejecutadas
por la/s agencia/s de publicidad encargadas de efectuar la contratación de los
espacios en los distintos medios a efectos de emitir la publicidad.
Por otra parte, los servicios antes mencionados son facturados a mes vencido,
(es decir con posterioridad a la emisión de la publicidad), y presentados en la
Gerencia de Mercado, con toda la documentación necesaria a los fines de la
conformación. Se hace notar que de detectar inconvenientes en la facturación, esta le
es devuelta a la/s agencia/s a los efectos de subsanarlos, pudiendo esto generar algún
tipo de demora en la presentación de la facturación, dado que en muchas ocasiones
se requiere documentación de un tercero, a saber, productora, canal, radiodifusora,
etc.
De lo expresado precedentemente, a la fecha de confección de los Estados
Contables la única cifra cierta disponible para proceder a su elaboración es la Pauta
Publicitaria aprobada por este Directorio; en el ejercicio que nos ocupa (2001) se
registró una demora significativa para contar con la totalidad de la facturación
correspondiente a este rubro, no contándose tampoco con una cifra cierta de
publicidad emitida y a facturar, motivo por el cual se optó por provisionar el monto de
dicha pauta.
Cabe destacar, que al cierre del ejercicio en cuestión, el gasto imputado es el
realmente facturado.
Observación a la respuesta.
13
Si bien ha quedado por lo facturado cabe señalar que ha la fecha de auditoría,
casi año posterior, la empresa no había concluido con el análisis.
2.- Recuperabilidad de los Activos
Se ha detectado falta de análisis en tiempo y forma sobre la recuperabilidad de
cuentas registradas en el Activo, que con posterioridad han sido previsionadas para su
regularización.
Recomendación: Cumplir en tiempo, los análisis y conciliaciones correspondientes.
Respuesta: Periódicamente –a través de la Gerencia de Administración- se efectúa el
análisis de recuperabilidad de los activos.
A efectos de su correcta exposición, por criterio de prudencia, aquellos activos
cuya recuperabilidad a la fecha de cierre de los Estados Contables se encuentra aún
en análisis se efectúa la provisión respectiva. A modo de ejemplo en el ejercicio 2001
se efectuó la provisión contable Gastos a recuperar Prode.
Observación a la respuesta
Coincidiendo con el análisis hecho por administración, ésta elabora un
expediente para que el directorio apruebe o tome las medidas, a la fecha del trabajo de
auditoría, todavía no había resolución tomada.
14
INFORMÁTICA-SISTEMAS
OBJETO DE LA AUDITORÍA
La labor de Auditoría tuvo por objeto evaluar el grado de regularización de las observaciones detectadas durante el año 2001 en las actividades de control de carácter informático en la gestión del sistema integrado administrativo contable -denominado Anexo D- en el
ámbito de LOTERIA NACIONAL Sociedad del Estado.
ALCANCE DEL EXAMEN
El examen fue realizado de conformidad con las normas de auditoría externa de la
AUDITORÍA GENERAL DE LA NACION, dictadas en virtud de las facultades conferidas por
el Artículo 119, Inciso d) de la Ley N°24.156.
El examen comprende la revisión de los controles técnico-informáticos para la planificación, gestión y calidad del servicio del sistema Anexo “D” durante el período 2001 y su incidencia en la elaboración de los estados contables.
Se han practicado los siguientes procedimientos:
2.1 Evaluación de los controles sobre procedimientos de ciertas áreas vinculadas con el sistema Anexo D a los fines de verificar el grado de regularización de las deficiencias detectadas en la oportunidad de efectuarse el examen de estados contables 2001.
2.2 Verificación selectiva de funcionalidades en la interfase con el sistema de juegos de Lotería, la seguridad a nivel de sistema operativo y la base de datos Oracle.
2.3 Entrevistas con los responsables de las distintas áreas involucradas.
2.4 Revisión general de otros sistemas operativos -en el ámbito administrativo contable - que
procesan información o ejecutan transacciones incluidas en el sistema Anexo D.
2.5 Las tareas propias del objeto de examen han sido desarrolladas entre el 4 de Octubre y
el 29 de Noviembre de 2002.
La revisión de esta auditoría no incluye la totalidad de los módulos que integra el sistema integrado Anexo “D” y no se han ejecutado pruebas sobre lotes de transacciones en los
módulos relevados.
15
ACLARACIONES PREVIAS
3.1 Antecedentes
Las firmas Ciccone Calcográfica S. A y la Unión Transitoria de Empresas IVISA y
Boldt S.A., ganadoras de la Licitación Pública 16/92, firman el contrato con Lotería el 13 de
Octubre de 1993, por el servicio de provisión de material, terminales, comunicación y procesamiento de las apuestas y juegos implementados o que implementare Lotería. El contrato
establece que los servicios de captura de apuestas deben ser cumplidos por ambas firmas,
en partes iguales.
El complemento de la Licitación, Anexo “D”, establece las condiciones para la provisión del
software y hardware administrativo. Los sistemas previstos eran:
Sueldos
Padrón de Permisionarios
Cuentas Corrientes Integrales
Sistema Contable
Personal
Tesorería
Complementario Sueldos
Control Presupuestario
Bienes de Consumo
Estadísticas
A partir del 9 de Junio de 1999 la UTE Win Sistemas y SCB Argentina asume los derechos y obligaciones de Ciccone Calcográfica S.A.
Desde la Resolución N° 281/93, hasta el 8 de Enero de 2000, la Comisión de Sistematización fue la encargada del seguimiento de este proyecto de sistematización.
La Comisión de Sistematización tuvo a su cargo las pruebas de aceptación del nuevo
sistema de juegos que introduce la UTE Win & SCB.
Desde el 8/1/99 al 24/3/2000 el Subgerente Técnico de Lotería es el encargado del
seguimiento del anexo “D” y en directa dependencia –en cuanto a este tema- del Directorio.
Entre el 18 y 23 de Marzo de 1999 los responsables respectivos aprueban la recepción de los siguientes sistemas en cuanto a los requerimientos básicos de la Lic. 16/92: Estadísticas, Padrón de Permisionarios, Sueldos, Complemento de Sueldos, Personal, Tesorería, Contable, Bienes de Consumo/Uso, Control Presupuestario y Cuentas Corrientes Integrales.
16
Con fecha 6/10/99 los respectivos responsables dan por aprobadas las mejoras continuas requeridas de las aplicaciones: Compras, Bienes de Uso, Registraciones, Impuestos,
Permisionarios, Estadísticas e Interfases.
A partir de 24 de Marzo de 2000 cada área involucrada es responsable del seguimiento y control, y cualquier anomalía observada debe ser puesta en conocimiento de la Gerencia de Sistemas y el Directorio.
3.2 Prestaciones del Servicio
El contrato del 13-10-93, entre Lotería Nacional S.E. con Ciccone Calcografica S.A. y
la Unión Transitoria de Empresas Boldt e Ivisa, establece que el cumplimiento de las prestaciones, se regirá por los artículos del Pliego de Bases y Condiciones de la Licitación Pública,
los documentos de la oferta, el régimen de compras y contrataciones de Lotería (Res.
N°413/92) y lo establecido en el propio contrato.
3.3 Cuadro de Situación
Lotería Nacional S.E. tiene a su cargo el procesamiento del sistema administrativo
contable “Anexo D”. El mantenimiento y desarrollo del aplicativo, así como la actualización
tecnológica del equipamiento (hardware y software de base) se encuentra a cargo del cesionario.
A los fines de la producción de los estados contables se deben tener en cuenta además del
“Anexo D” los sistemas:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
“Multijuego”. De administración exclusiva de la Cesionaria, captura y procesa apuestas de
juegos “en línea” desde las agencias, para luego consolidar la información de facturación.
A través de interfases (vía FTP) provee información a módulos del sistema Anexo D como Cuentas Corrientes y Liquidaciones no Presupuestarias, entre otros. Este sistema
emite los listados de facturación que previo a su aprobación por la Gerencia Operativa de
Juegos de Lotería se derivan, entre otros, a la Contaduría, para la registración contable
de la facturación de juegos.
“Waldbott”. Sistema administrativo contable licenciado que la Contaduría emplea para la
emisión de los resultados contables.
“Ejecución Presupuestaria”, sistema local para el seguimiento de la ejecución presupuestaria y el libramiento de pagos.
“Sigad”. Reciente sistema de registración y seguimiento de las liquidaciones de juegos
“fuera de línea” (generados por las provincias).
4. OBSERVACIONES
4.1 Seguridad
4.2 Calidad
4.3 Administración de Cambios e Incidentes
4.4 Estudios Técnicos y Planificación
17
4.5 Módulos del Sistema
4.1 Seguridad
4.1.1 Servidor de producción
4.1.2 Base de Datos de producción
4.1.3 Sala de Servidores
4.1.4 Separación de Funciones
4.1.5 Políticas Formales
4.1.6 Plan de Contingencia
4.1.1 Servidor de Producción
A nivel del servidor de producción o su sistema operativo:
ƒ Se encontró activo el compilador “C”.
ƒ Se accede al servidor desde estaciones remotas con usuario “root”.
ƒ La política de restricciones a las “contraseñas” (password) de los usuarios no se ha configurado.
ƒ Los seis (6) discos de la CPU del servidor se encuentran ocupados en un 95% y los “archivos del sistema -file system-” en un 100%.
Efectos
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Se podrían realizar modificaciones indebidas en los programas de los sistemas en producción.
La seguridad del servidor puede seriamente comprometerse pues la contraseña podría
ser capturada indebidamente.
El sistema operativo no puede controlar automáticamente la longitud de la contraseña,
tiempo de expiración y otros valores que acotan accesos indebidos.
Se aumenta la criticidad del sistema ante una demanda inesperada. No podrían agregarse más archivos de sistema (file-system) comprometiendo la expansión del sistema administrativo contable.
Recomendación
ƒ
ƒ
ƒ
Desinstalar el compilador “C” del servidor de producción.
Para realizar tareas de mantenimiento se recomienda generar un usuario con el perfil
adecuado pero no como “super user root” y limitar su uso desde la consola o en el centro
de cómputos.
Implementar en el sistema operativo la política de robustez de contraseñas que provee
AIX en cuanto: tiempo máximo y mínimo de semanas que puede usarse, cantidad de caracteres alfabéticos y no alfabéticos requeridos, longitud, tiempo de desconexión automática luego de un tiempo de inacción y tiempo máximo para cambiarla.
18
ƒ
Realizar estudios para optimizar el volumen ocupado (“tuning”) y determinar la criticidad
en discos a los fines de tomar medidas para no superar los valores recomendados de
ocupación de disco.
RESPUESTA
4.1.1 Servidor de producción
-
Hasta que no se encuentren debidamente implementado y probado la separación de
ambientes de producción y desarrollo, no se desinstalará el compilador “C”.
Se dejó de utilizar el usuario root desde estaciones remotas.
Se está configurando.
Al momento de efectuarse esta observación, estaba en su etapa final el proceso de migración. Por este motivo, habían copias de resguardo de todo aquello que fuese necesario y definición de espacios sobredimensionados (instalación de dos motores de base de
datos, etc.) a efectos de disminuir lo máximo posible la ocurrencia de problemas. Concluido dicho proceso, se procederá a la depuración de las mismas, quedando aproximadamente el 20 % libre.
4.1.2 Base de datos de producción
ƒ
ƒ
Más de 6 usuarios disponen derechos de DBA (administrador de la base). Uno de ellos
conserva la contraseña que provee la instalación. Otro, corresponde a un ex - empleado.
No se ha asignado la responsabilidad para la revisión del “log de auditoría (audit trail).
Este log actualmente solo dispone de las conexiones exitosas y falladas.
Efectos
ƒ
ƒ
No es posible tener bajo control los cambios –que podrían ser irreversibles- en la base.
Malintencionadamente podrían producirse severísimos daños a la base al disponerse de
todos los derechos sobre la misma.
El log actual no provee información sustancial sobre las actividades en la base. A ello
debe agregarse que dicho log no se revisa.
Recomendación
ƒ
ƒ
Disponer de un único dba y otorgar roles a usuarios de acuerdo a la función a desempeñar. Cambiar la contraseña por defecto de usuarios dba. Dar de baja usuarios que no
pertenecen ni tienen relación con Lotería.
Asignar un responsable para el seguimiento de log. Incorporar otras “pistas” (o log) que
provean información sustancial sobre la actividades en la base.
19
RESPUESTA
4.1.2 Base de datos de producción.
-
-
Se dio de baja el usuario que correspondía a un ex empleado.
Se eliminó el rol DBA de los usuarios genéricos. Solamente permanece asignado a los
usuarios SYS y SYSTEM.
La autenticación de los usuarios a la base de datos es realizada por el sistema operativo,
por lo cual, en la columna PASSWORD de la tabla DBA_ USERS figura para todos los
usuarios autenticados por el S.O. (OPS$…) el valor “EXTERNAL”. Esto no significa que
la contraseña es “EXTERNAL”, sino que la autenticación se realiza externamente a la base de datos Oracle, en este caso por el S.O. Cabe aclarar que las contraseñas aparecen
encriptadas, por lo tanto si algún usuario eligiese el valor “EXTERNAL” como contraseña,
en la columna CONTRASEÑA de la tabla DBA_USERS, aparecería dicho valor encriptado.
.Con respecto al log, oportunamente se asignarán responsabilidades.
4.1.3 Sala de Servidores
Respecto de la seguridad física en la sala de servidores:
ƒ
ƒ
ƒ
Se constató la existencia de una impresora y cajas con resmas de papel.
Se verificó la existencia de un solo matafuego de 5 Kg. de tipo ABC.
Los servidores y cintas de respaldo (backup) se encuentran en lugares contiguos.
Efectos
ƒ
ƒ
ƒ
En caso de incendio, los papeles aumentarán la combustión.
Ese matafuego solo podría apagar un fuego inicial.
En ciertos casos de siniestro, no se podría contar con el respaldo.
Recomendación
ƒ
ƒ
ƒ
Se estima necesario trasladar la impresora a otro sector no contiguo a la sala de servidores.
Evaluar la incorporación de un segundo matafuego a base de gas o de mejores características.
Trasladar la caja fuerte de las cintas a un lugar distante de la sala de servidores.
RESPUESTA
4.1.3 Sala de servidores
-
Las cajas con resmas de papel se encontraban en el centro de cómputos debido a que se
estaban instalando las tuberías del aire acondicionado. Ya fueron retiradas.
20
-
Consultado el sector correspondiente, manifestó que un matafuego de 5 kg. de tipo ABC
es suficiente para la cantidad de metros cuadrados de este centro de cómputos.
Se dispone de otro armario ignífugo para la guarda de una copia semanal de las cintas de
resguardo en el Hipódromo de Palermo. Independientemente de lo mencionado se está
analizando la posibilidad de trasladar diariamente las copias de resguardo.
4.1.4 Separación de Funciones
ƒ
ƒ
Algunos parámetros y datos del sistema están a cargo de personal de desarrollo y mantenimiento. También disponen de amplios derechos sobre la base de producción.
Los procedimientos de traspaso de las nuevas versiones del sistema de desarrollo a producción requieren la intervención de personal de desarrollo.
Efectos
ƒ
ƒ
Se otorga derechos a Personal de Desarrollo para modificar datos del negocio reemplazando así a los usuarios del sistema. Los resultados de los procesos en el sistema podrían ser alterados modificando valores en las tablas de la base.
No se puede garantizar que los programas autorizados sean los que efectivamente ingresan a producción.
Recomendación
ƒ
ƒ
Se estima necesario asignar a sectores del área administrativa contable de acuerdo a sus
funciones, la responsabilidad de la carga de datos en la totalidad de tablas auxiliares del
sistema. Desactivar todo tipo de derechos sobre la base de producción a personal de desarrollo y/o mantenimiento.
Diseñar procedimientos para el traspaso de programas de desarrollo a producción empleando zonas intermedias que eviten que personal de desarrollo tenga derechos en el
ambiente de producción.
RESPUESTA
4.1.4 Separación de funciones
-
Aún no está totalmente implementado la separación de los ambientes de producción y
desarrollo. Se está trabajando al respecto.
4.1.5 Políticas Formales
No se obtuvo evidencia de la existencia de políticas formales en materia de seguridad lógica,
física y empresaria. Entre otros, no se observaron planes de capacitación a los usuarios en
21
materia de seguridad de la información o procedimientos formales para controlar las conexiones por discado “dial up” a través de módems en pc conectadas a la red del sistema.
Efectos
•
Lotería no dispone de una adecuada capacidad de respuesta a los ataques continuos a
que están sometidos los elementos que integran la tecnología de la información poniendo
en riesgo la seguridad de la información administrativa y contable de la Sociedad.
Recomendación
•
Organizar la seguridad de los sistemas de información a través de planes y seguimiento
de los mismos. Se estima necesario disponer de un manual de seguridad y la asignación
de la función de seguridad a un responsable.
Es necesario establecer políticas para la administración de usuarios del sistema, la separación entre los ambientes de desarrollo y producción, el análisis de riesgos, antivirus, así
como normas de seguridad física en la sala de servidores, la red de comunicaciones y
pcs.
RESPUESTA
4.1.5 Políticas formales
-
Las políticas de seguridad se formalizarán oportunamente. Con relación a las conexiones
por discado a través de módems, por expediente 373883/02 se está gestionando un acceso, que evitará el problema mencionado.
4.1.6 Plan de Contingencia
No se tuvo evidencia sobre la existencia de un Plan de Contingencia actualizado que permita
a Lotería asegurar la continuidad del sistema administrativo contable en situaciones límites
de riesgo de su Tecnología de Información (como incendio, sabotaje, ausencia prolongada
del suministro de energía).
Efectos:
Si se produjeran tales circunstancias, Lotería no podría continuar realizando transacciones
de pagos e ingresos derivados de la operatoria de juegos.
4.1.6 Plan de contingencia
-
Oportunamente se actualizará.
22
Recomendación
Elaborar un Plan de Contingencia -formalmente aprobado por la Superioridad- que prevea
situaciones extremas de discontinuidad y en ese marco brindar alternativas de procesamiento y continuidad para las operaciones del sistema administrativo contable y su integración con el sistema de juegos.
Se estima necesario realizar pruebas reales de dichos planes.
Se estima conveniente que dicho Plan sea aprobado por la Gerencia General.
4.2.- Calidad
ƒ
ƒ
No se obtuvo evidencia de aplicación de metodologías o normas para el control del proceso de calidad del sistema durante cada una de las fases de su ciclo de vida - requerimiento, diseño, desarrollo, pruebas, implementación y producciónNo se obtuvo evidencia de normas o estándares de documentación durante el ciclo de
vida en el desarrollo del sistema.
Efectos:
ƒ
ƒ
Afecta el plan de calidad encarado por Lotería - Resolución 111 del 3/6/98 – que se encuentra en proceso de certificación.
No es posible realizar comparaciones entre versiones ni asegurar resultados estables.
Recomendación
ƒ
ƒ
ƒ
Elaborar un plan general de calidad del sistema integrado administrativo contable compatible con un enfoque de garantía de calidad que refleje en el ámbito de los sistemas, la
decisión de Lotería sobre gestión de calidad.
Asignar esta función de calidad a un responsable.
Evaluar la adopción de herramientas de control automático para la gestión de la documentación.
4.3 Administración de Cambios e Incidentes
No se tuvo evidencia que los diferentes cambios que se realizan al sistema queden registrados en su totalidad. Existe un formulario para los pedidos de mejoras cuyo seguimiento no
está respaldado por un proceso formal.
No existe un proceso formal en la transición del ambiente de desarrollo al de producción.
No se obtuvo evidencia que los incidentes producidos durante la operación del sistema queden registrados.
Los pedidos y reclamos de los usuarios no son registrados y monitoreados para determinar
su resolución y tiempo de respuesta.
23
No se tuvo evidencia de procedimientos para determinar los cambios en la administración del
sistema cuando se producen cambios en la estructura orgánica y/o de los responsables de la
operatoria del sistema.
La documentación del sistema es parcial y no necesariamente actualizada.
Efectos:
Se produce inadecuada separación de funciones. No es posible garantizar que los programas y procedimientos respondan a los requerimientos realizados.
La organización no puede generar más conocimiento a partir de sus incidentes: la registración de eventos en forma automatizada –como cambios e incidentes- sirve para mejorar y
tomar recaudos para evitar incidentes similares.
Extrema dependencia con el personal de diseño y desarrollo.
Recomendación
Evaluar la conveniencia de administrar en forma automatizada los eventos durante el ciclo de
vida del sistema y en particular la administración de las versiones de los programas fuentes.
Evaluar la conveniencia de disponer un sistema de mesa de ayuda que registre los reclamos
de los usuarios, derive al profesional competente su resolución y realice su seguimiento.
4.4 Estudios Técnicos y Planificación
En relación al sistema integrado, no se tuvo conocimiento de planes formales o estudios técnicos destinados a la adopción de estrategias a largo plazo en pos de acercar las facilidades
del sistema a las necesidades y objetivos de Lotería.
Por ejemplo, obtener respuesta sobre qué opción tecnológica se dispone para resolver que
la introducción de un juego nuevo (esperable en este tipo de empresas) no provoque un largo proceso de desarrollo para su inserción en el sistema administrativo contable.
Para el mediano y corto plazo no se encontró evidencia de una planificación detallada de
objetivos a alcanzar.
Efectos:
Es de prever una pérdida de la eficacia y eficiencia del sistema en el logro de los objetivos de
la Sociedad en el mediano y largo plazo.
Recomendación
•
Se recomienda realizar estudios de factibilidad técnica y económica para la adopción de
tecnologías que provean al sistema de una arquitectura altamente parametrizable y que
el cambio de las reglas del negocio sea parte del proceso y no requiera la intervención
del usuario.
24
Ello debe concluir en un plan detallado de objetivos para un período no menor de 3 años
y las políticas consistentes para alcanzarlos en términos de calidad de servicio y productividad.
4.5 Módulos
4.5.1 Registración Contable
4.5.2 Control Presupuestario
4.5.3 Liquidaciones No Presupuestarias
4.5.4 Interfases
4.5.5 Integridad
4.5.1 Registración Contable
Nuestra revisión no encontró cambios en cuanto:
El módulo no se emplea como sistema para producir los estados contables.
Los saldos de sus cuentas se encontraron desactualizados.
La registración se prepara en planillas excel y se consolida con el sistema Waldbott, el cual,
sirve para emitir los resultados contables en un proceso de contabilización mensual.
El sistema Anexo “D” se emplea para emitir notas de egreso y de ingreso.
No se dispone de un manual de Plan de Cuentas Contables formalmente aprobado y válido
en el sistema.
Efectos:
Produce una pérdida significativa de la auditabilidad - en forma electrónica - de la información contable, pues el detalle de las operaciones que componen una registración se encuentran en tres entornos – sistemas - no integrados entre sí.
Recomendación
Se estima necesario definir el período de contabilización (diaria ó mensual).
Adoptar decisiones estratégicas sobre la sistematización de los resultados contables.
4.5.2 Control Presupuestario
No se reflejaron cambios en cuanto:
La emisión de los libramientos de gastos (principalmente pagos a proveedores) y la gestión
presupuestaria se realiza por un sistema independiente al módulo del Anexo “D”.
La carga de datos se realiza en ambos sistemas.
Los saldos de las partidas presupuestarias arrojan diferencias entre ambos sistemas.
25
Efectos:
La eficacia del módulo es casi nula al no brindar la salida más importante que se espera del
mismo: la emisión de los libramientos de gastos y el control de los saldos presupuestarios. El
mantenimiento de un sistema alternativo no solo quiebra el principio de unicidad e integridad
de la información sino que duplica costos para elaborarla.
Recomendación
Se estima necesario planificar la completa regularización del servicio prestado por el módulo
Control Presupuestario principalmente en la puesta a punto de los saldos presupuestarios.
Se recomienda estudiar la implementación de centros de costos.
4.5.3 Liquidaciones No Presupuestarias
La facturación a las provincias por los juegos “fuera de línea” se realiza con el sistema “Sigad” no integrado al “Anexo”. Por tal motivo los resultados de la liquidación se vuelcan manualmente al módulo.
El módulo no provee información relevante al sector para sus transacciones.
El sector lo emplea exclusivamente para emisión de las notas de egreso ó ingreso.
Efectos
Si bien se ha automatizado el registro de los juegos “fuera de línea” se ha hecho fuera del
Anexo “D” rompiendo el principio de integridad de la información. Los procedimientos manuales –que están reemplazando opciones del sistema- no permiten un control eficaz sobre
las transacciones realizadas, originan un costo adicional y dificulta la obtención de información agregada.
Recomendación
Integrar los sistemas Sigad y Anexo “D”.
Se estima necesario revisar el módulo y acordar con el área el empleo del mismo para la
facturación de los ítems que le competen sobre los juegos en línea.
4.5.4 Interfaces
No se verificaron cambios en cuanto:
El proceso de transferencia de archivos de los resultado de juegos desde la empresa Win al
server donde está radicada la base de producción del sistema se realiza en forma manual.
Es decir, la transferencia de información de los procesos de juegos no están integrados automáticamente a los procesos del sistema administrativo contable.
El encargado de la transferencia puede leer el contenido de los archivos transferidos.
Los incidentes con los usuarios durante el proceso de transferencia no quedan registrados.
26
Efectos:
La falta de integración automática como la existencia de derechos de acceso a los datos de
personal de operación da lugar a una pérdida de la confiabilidad y confidencialidad de la información trasmitida.
.
Recomendación
Dado el número de interfaces se recomienda desarrollar una interface automática entre el
sistema de juegos y el sistema Anexo “D” que incorpore un alto nivel de controles que garanticen efectividad, eficiencia, confidencialidad e integridad de la información transferida.
Se recomienda evaluar la creación de una capa de integración entre Anexo D y los sistemas
de Juegos, BAF y Ciccone, basada en el modelo publicador/suscriptor y orientado a monitorear los procesos de negocio en tiempo real.
4.5.5 Integridad
Se ha observado una constante ruptura del principio de integridad durante el proceso de
producción de la información contable financiera.
Por esta operatoria se está reingresando el mismo dato o en un nivel de agregación mayor a
otro sistema en forma manual.
Ello se debe a:
• la existencia de varios sistemas informativos -en el ámbito administrativo contable- reemplazando funciones previstas en el sistema Anexo D y no integrados informáticamente al
mismo.
• el propio sistema Anexo D no cumple con el principio de integridad, particularmente por el
hecho que las notas de ingreso se pueden generar con importes que no son tomados necesariamente de los datos ya existentes en el sistema.
• La creación de sistemas sin integración totalmente ajenos al sistema de juegos y Anexo
“D” como Sigad.
Efectos:
El proceso de producción de la información contable financiera resulta costoso y de baja
confiabilidad -control manual sobre cientos de transacciones y escasa seguridad en los sistemas-.
Recomendación
Se recomienda rediseñar los sistemas y procedimientos administrativos contables con el
concepto de unicidad de la información a los fines de proveer mayor confiabilidad a la información contable-financiera.
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RESPUESTAS: PUNTOS 4.2-4.5.5
4.2 Calidad
- Oportunamente se considerará
4.3 Administración de cambios e incidentes
- Idem anterior
4.4 Estudios técnicos y planificación
- Se esta desarrollando el plan informático.
4.5 Módulos
4.5.1 Registración Contable
- Se comparte la observación.
4.5.2 Control presupuestario
- Se comparte la observación.
4.5.3 Liquidaciones no presupuestarias
- El sistema denominado “Sigad” es la continuidad del sistema denominado “Anexo”. Esto significa que el “Sigad” absorberá al “Anexo” cuando se agreguen los
juegos en línea.
4.5.4 Interfaces
- Se implementará un servidor de integración.
4.5.5 Integridad
- Se comparte la observación
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