1998_007info.pdf

BUENOS AIRES, 14 de Enero de 1998
VISTA la Actuación n° 402/97 del registro de la Auditoría General de la
Nación y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 85 de la Constitución Nacional pone a cargo de la
Auditoría General de la Nación el control externo de la administración pública nacional,
cualquiera fuera su modalidad de organización.
Que en cumplimiento del mandato constitucional y lo concordantemente
dispuesto por el artículo 118 inciso b) de la ley 24.156, se realizó un examen especial
en el ámbito de la FACULTAD DE PSICOLOGIA, dependiente de la UNIVERSIDAD DE
BUENOS AIRES, con el propósito de determinar el funcionamiento de los mecanismos
de control interno que operan sobre el circuito de liquidación, pago y registración de las
retribuciones correspondientes al personal que presta servicios en la referida Casa de
Estudios. Las tareas de campo se desarrollaron entre el 2/5/97 y el 30/7/97.
Que el citado examen fue efectuado de acuerdo con las normas de
auditoría aprobadas por la Auditoría General de la Nación, mediante Resolución n°
145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119, inciso d) de la
ley 24.156.
Que el organismo auditado ha sido puesto en conocimiento de las
conclusiones a que se arribara, habiendo formulado -oportunamente- consideraciones
que fueron tenidas en cuenta y quedan receptadas en las recomendaciones finales.
Que, la Comisión de Supervisión respectiva ha producido el despacho
correspondiente, compartiendo los términos del informe elaborado por la Gerencia
General de Control del Sector Público Nacional No Financiero.
Que el Colegio de Auditores Generales, en sesión del día 10/12/97 ha
dado su aprobación a todo lo hasta aquí actuado.
Que el Presidente de la Auditoría General de la Nación ejerce la
representación del órgano;
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA NACION
RESUELVE:
ARTICULO 1°: Aprobar el Informe correspondiente al examen especial producido por la
Gerencia General de Control del Sector Público Nacional No Financiero, sobre el
circuito de control interno que aplica la FACULTAD DE PSICOLOGIA, dependiente de
la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES, en relación con la liquidación y pago de las
remuneraciones del personal que presta servicios en dicha Casa de Estudios, que se
agrega a fs. 173 a 190 de la Actuación n° 402/97.
ARTICULO 2°: Poner en conocimiento del titular de la referida Facultad, como así
también del Rectorado de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES, los resultados del
examen en cuestión.
ARTICULO 3°: Regístrese, comuníquese a la COMISION PARLAMENTARIA MIXTA
REVISORA DE CUENTAS. Cumplido, archívese.
R E S O L U C I O N N°: 7/98
UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES
FACULTAD DE PSICOLOGIA
INFORME EJECUTIVO
Al Sr. Decano de la
Facultad de Psicología de la
Universidad de Buenos Aires
Prof. Raúl Courel
S
/
D
En uso de las facultades conferidas por el artículo 115 de la ley 24.156, la
Auditoría General de la Nación procedió a efectuar un examen especial en el ámbito de la
FACULTAD DE PSICOLOGIA, dependiente de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES, con
el objeto que se detalla en el apartado I.
I.- OBJETO DE AUDITORIA:
El examen se practicó con el propósito de determinar el funcionamiento de los
mecanismos de control interno que operan sobre el circuito de liquidación, pago y registración de
las retribuciones correspondientes al personal que presta servicios en la referida Casa de
Estudios.
II.- ALCANCE DEL EXAMEN:
El examen fue realizado de conformidad con las normas de auditoría externa de la
Auditoría General de la Nación, aprobadas por la Resolución nº 145/93, dictada en virtud de las
facultades conferidas por el artículo 119, inciso d) de la ley 24.156, habiéndose practicado los
siguientes procedimientos: análisis de la estructura orgánica vigente y de la dotación de personal;
relevamiento del circuito administrativo contable de liquidación, ejecución presupuestaria, pago,
registro y control de remuneraciones, teniendo en cuenta los diferentes regímenes, que rigen la
relación del ente con quienes prestan servicios administrativos o docentes en él y pruebas de
procedimiento, seleccionando, a tal efecto, una muestra de ciento noventa y ocho (198)
liquidaciones, correspondientes al mes de abril de 1997, que representan el 12%, en relación al
universo total de casos a controlar, de acuerdo a la base de información proporcionada por la
Facultad.
Sobre la muestra así configurada, se ha verificado la adecuada confección de las
liquidaciones y la intervención de los funcionarios con facultades para su aprobación y
autorización, constatando, asimismo, la existencia de la pertinente documentación respaldatoria y
se ha examinado el mecanismo de altas y bajas y la liquidación de servicios extraordinarios. Se
efectuaron, además, comprobaciones sobre una selección, equivalente al 10% de la nómina de
160 contratos de locación de obra que, a tenor de lo indicado por la Facultad, se celebraron para
posibilitar la enseñanza de Posgrado, los cuales fueron suministrados en el transcurso de la
auditoría.
Las tareas propias del objeto del examen han sido desarrolladas entre el 2 de mayo
y el 30 de julio de 1997.
III.- ACLARACIONES PREVIAS:
De acuerdo con las evidencias obtenidas, el proceso que conduce a la percepción
de las remuneraciones por parte del personal de la FACULTAD DE PSICOLOGIA, se desarrolla
en dos instancias sucesivas, en las que participan dependencias de la citada Casa de Estudios y
áreas pertenecientes al Rectorado de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES.
Si bien la auditoría se centró en la Facultad, a los fines de completar la evaluación
del circuito, se relevaron las actividades de aquellas unidades dependientes de la Secretaría de
Hacienda y Administración del Rectorado, que tienen injerencia en el mismo. Cabe señalar que
en estos casos, el relevamiento se circunscribió únicamente, a aquellos aspectos atinentes al
objeto de auditoría, por lo que los comentarios que se formulan a continuación, no conllevan una
valoración acerca del funcionamiento de las referidas áreas en relación con otros circuitos
administrativos o con otras unidades académicas.
Por otra parte, cabe señalar que las conclusiones a que se arribara, como
consecuencia de los procedimientos de auditoría, fueron puestas en conocimiento del organismo
examinado. Este se expidió a través de la nota recibida por esta AUDITORIA GENERAL DE
LA NACION el 20 de octubre de 1997, en la cual formula consideraciones sobre el contenido de
las mismas. Dichas manifestaciones fueron tenidas en cuenta y, en la medida en que se las estima
susceptibles de modificar la apreciación de los hechos, quedan receptadas en las
recomendaciones finales.
Es preciso destacar que todas aquellas medidas que el organismo sostiene haber
instrumentado, a los fines de subsanar las dificultades puestas de relieve en el informe de
auditoría y que requieren de un procedimiento de comprobación específico, serán evaluadas en
una etapa ulterior, en oportunidad de llevarse a cabo el seguimiento de las recomendaciones
efectuadas, de acuerdo con la planificación que a tal efecto establezca la AUDITORIA
GENERAL DE LA NACION, dándose en esa ocasión por regularizados, si correspondiere, los
aspectos que a ellas se refieren.
IV.- COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
IV.1.- Estructura Orgánica
La FACULTAD DE PSICOLOGIA carece de estructura orgánica debidamente
aprobada. Cuenta, no obstante, con una organización informal integrada por siete Secretarías y
las unidades inferiores que les dependen. Cabe aclarar que, en su descargo, el auditado adjuntó
copia de la Resolución (A-R) n° 10 del 2 de octubre de 1997, ratificada por su similar n° 665/97
del Consejo Directivo, por la que se crea la Comisión que tendrá como función específica
proponer a éste los lineamientos básicos para el establecimiento de la referida estructura.
IV.2.- Plantas de Personal
La dotación del ente auditado está integrada por personal docente y no docente
incorporado, en ambos casos, con carácter permanente o no permanente. Su retribución se
atiende con los créditos del Inciso 1-Gastos en Personal, que provee la Fuente de Financiamiento
11-Fondos del Tesoro. Cabe destacar que, en función de la ley 24.764, aprobatoria del
Presupuesto Nacional para el Ejercicio 1997, la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES recibió
el aporte del Estado Nacional, a través del Inciso 31-Transferencias del Presupuesto, asignado en
la Jurisdicción 70-MINISTERIO DE CULTURA Y EDUCACION. Por Resolución nº 5221/97
el Consejo Superior aprobó la distribución de dichos créditos por Fuente de Financiamiento.
Para el citado Inciso 1-Gastos en Personal, la aludida resolución no contempla la
apertura en Partidas Principales o Parciales. Teniendo en cuenta además que se carece de
distribución de cargos, así como de plantas instituidas en forma previa a la designación, el límite
para el ingreso de agentes, está dado por el saldo disponible que arroje dicho Inciso, cuyo
crédito, por otra parte, puede ser modificado a propuesta de la Facultad, con aprobación posterior
del Consejo Superior.
Tal modalidad dificulta la predeterminación del número de integrantes de la
dotación, así como de la relación entre la cantidad de docentes y no docentes o entre personal
permanente y no permanente.
A la vez, es preciso consignar que el control sobre el estado de ejecución del
gasto, en lo concerniente al citado Inciso, se encuentre a cargo del Centro de Control
Presupuestario que funciona en la órbita de la Subsecretaría de Administración del Rectorado.
Los datos aportados por aquél, acerca del saldo disponible y de lo ejecutado mensualmente
durante el presente ejercicio, no resultaron, inicialmente, coincidentes con el registro que lleva la
Facultad para control propio.
Requerida aclaración al respecto, se explicó mediante Nota nº 160/SSA/97, que
habitualmente no se efectúa la consolidación de los saldos de ejecución con las dependencias
administrativas de las Facultades, toda vez que el Centro lleva registros extra contables, aunque
periódicamente se realizan cotejos, con las constancias de la Dirección de Contabilidad de la
Universidad. Se detallaron, por otra parte, los conceptos que habrían dado lugar al resultado
disímil, conciliándose los datos, hasta arribar a una diferencia que, finalmente y en base a los
datos aportados por el auditado en su descargo, asciende a la suma de CUATRO MIL
CINCUENTA Y DOS PESOS CON CINCUENTA Y UN CENTAVOS ($ 4.052,51), en lo
ejecutado total correspondiente a los meses de enero a junio de 1997.
Más allá de las cifras finales y de las divergencias, que podrían ser coyunturales,
se estima que la mecánica vigente evidencia dificultades para establecer los límites para el
acceso de personal.
En ese orden de ideas, es dable agregar que, al cotejarse el número de agentes
emergente de los listados que proporcionó la Facultad, con los totales que arrojó el registro de la
Dirección General de Sistema Universitario de Computación, también se pusieron de manifiesto
diferencias -atribuidas por el auditado a errores en el invocado sistema- que, aunque en sí
mismas no resultan significativas, exponen la misma inestabilidad para determinar la
composición de la dotación y para homogeneizar los datos que se evalúan en los distintos puntos
del circuito.
IV.3.- Situaciones de Revista
- El personal no permanente cumple las mismas funciones que el permanente. Así,
según lo informado, un agente que revista en aquella situación, ejerce un cargo de Jefatura
(Dirección de Posgrado). En otros casos, se les atribuye de hecho, la responsabilidad sobre áreas
operativas.
- Se encuentran en vigencia subrogancias, dispuestas más allá de los plazos y
circunstancias que autoriza el régimen aprobado por el decreto nº 1102/81. Cerca del 20% del
plantel administrativo, presta servicios bajo esa modalidad, la cual se extiende tanto a Jefaturas
de unidades orgánicas de nivel de Departamento o superiores, como a áreas inferiores que no
configuran una unidad orgánica. Se advirtieron casos en que la situación se ha mantenido por
más de dos años (Ejemplo: Dirección de Personal).
IV.4.- Locaciones de Obra
Para la enseñanza de Posgrado y actividades de las Secretarías de Cultura y de
Extensión Universitaria, se celebran locaciones de obra, que se solventan con la Fuente de
Financiamiento 12-Recursos Propios, con imputación al Inciso 3-Servicios No Personales. El
Consejo Directivo de la FACULTAD DE PSICOLOGIA ha dictado la resolución nº 250/91, a
tenor de la cual las remuneraciones de los integrantes de una Carrera de Especialización,
Programa de Actualización o curso aislado, serán provistas con el 50% del monto recaudado en
concepto de aranceles de alumnos, para la actividad en cuestión.
Analizada la muestra conformada en la forma descripta en el punto II.4., el
procedimiento instaurado para la contratación no merece, en general, objeciones, excepto en lo
que hace a la falta de una reglamentación expresa, que estipule los parámetros para fijar el
arancel que debe pagar cada alumno, toda vez que de conformidad con la información obtenida,
es el docente responsable del curso quien propone el monto, dentro de un concepto general que
no está plasmado en norma alguna. Se entiende en ese sentido, que resultaría menester contar
con especificaciones que remitan, por ejemplo, al valor de la hora de cátedra o a pautas similares,
a fin de dotar de precisión al proceso de recaudación y unificar los criterios de las diferentes
áreas de estudio, aún cuando las mismas recepten las variantes derivadas del diferente número de
cursantes.
IV.5.- Acumulación de cargos
Se llevaron a cabo procedimientos destinados a verificar si media acumulación de
cargos, en exceso a los límites reglamentarios, respecto de aquellos agentes que revistaban al
mes de abril de 1997 simultáneamente en más de uno de ellos, ya fueren docentes o no docentes.
El resultado del análisis, sin embargo, se vio condicionado por las siguientes circunstancias:
a) Las comprobaciones se practicaron en base a los listados suministrados, por una
parte, por la referida Dirección General de Personal del Rectorado y, por otra, por la Dirección
General Administrativa de la Facultad. El primero de ellos contiene los antecedentes relativos a
la totalidad de agentes que ejercen más de un cargo u horas de cátedra en la Facultad de
Psicología o en ésta y en cualquiera de las demás unidades académicas de la Universidad. El
segundo, más restringido, describe aquellos casos de acumulación únicamente dentro del ámbito
de la Facultad.
b) Ahora bien, comparados ambos, se detectaron 53 agentes que, figurando en la
enumeración de la Facultad, no obran en el detalle de la Dirección General de Personal, a pesar
que éste debería contenerlos por su mayor amplitud.
c) Cotejada la respectiva liquidación de haberes, se determinó que tres de esos
agentes no ejercieron tareas rentadas en la Facultad durante el mes de abril.
d) Por otra parte, aún en aquellos casos en que ambos listados resultaron
concordantes, se evidenciaron diferencias en cuanto a la cantidad de cargos o a la carga horaria
que se les atribuye a los agentes en cada uno de ellos (Ejemplo: legajos nros. 85.500, 97.293,
103.041, 105.847, 131.251 y 136.358).
Consiguientemente, el diagnóstico que a continuación se expone, formulado en
base a los datos extraídos de la nómina brindada por la Dirección General de Personal del
Rectorado, por ser ésta más abarcativa, se encuentra restringido por las anteriores salvedades.
Ellas ponen de manifiesto, por otro lado, un déficit en el circuito interno de control, en la medida
en que la base de datos, no resulta homogénea.
Sin perjuicio de lo expuesto y con las reservas antedichas, con ajuste a los
elementos de juicio disponibles, sobre un total de 492 agentes detallados en la lista citada
precedentemente, se individualizaron 12 casos de acumulación inadecuada. De ellos:
a) 5 ejemplos corresponden a supuestos de incompatibilidad funcional, por
acumulación de cargos en contradicción con la permitida según el tipo de dedicación que ostenta
el docente (Ejemplo: legajos nros. 66.011, 85.500, 103.041, 105.847 y 131.251).
b) 6 de ellos, exceden además, el máximo de horas de servicio admisible para el
personal docente (Ejemplo: legajos nros. 86.080, 94.104, 95.336, 97.293, 123.692 y 136.358).
c) 1 caso suma dos cargos administrativos (Ejemplo: legajo nº 136.369).
Cabe aclarar que los supuestos de acumulación indebida se identificaron por
aplicación de las prescripciones de la Resolución 3447/93-CS y su modificatoria 3885/93-CS. Se
tomaron en cuenta además, las limitaciones en cuanto a la carga horaria y las prescripciones del
Régimen Jurídico Básico de la Función Pública, aprobado por la ley 22.140, en lo que hace a los
cargos administrativos. Por otra parte, es preciso consignar que el auditado explicó que en el
presente no existen casos de incompatibilidad, en virtud que los que fueran informados durante
el presente ejercicio ya han regularizado la situación de revista, indicando por otro lado que la
actualización de los datos resulta de responsabilidad de los agentes, mediante la confección de su
Declaración Jurada de Cargos .
IV.6.- Circuito de Liquidación de Haberes
IV.6.1.- Circuito Administrativo
a) La diagramación adecuada de la etapa de control presupuestario, que se cumple
en forma previa a la incorporación de nuevos conceptos en la liquidación, debería impedir la
carga de las novedades que excedan las posibilidades de financiamiento existentes a esa fecha.
Sin embargo, el estado de ejecución del Inciso 1-Gastos en Personal, obtenido en el transcurso de
la auditoría, da cuenta de un déficit por haberes correspondientes al Ejercicio 1996, de
NOVENTA Y CINCO MIL CIENTO OCHENTA Y OCHO PESOS CON NOVENTA Y
OCHO CENTAVOS ($ 95.188,98.-).
b) No se encuentra prevista una etapa de preliquidación. La Dirección General del
Sistema Universitario de Computación dependiente del Rectorado, que procesa la liquidación, no
remite sus listados a la Facultad para un control cruzado, sino que ésta sólo tiene oportunidad de
rectificar eventuales errores mediante un mecanismo de “bloqueo”, que ejecuta su Departamento
de Liquidaciones, valiéndose de un disquete que le suministra el precitado servicio informático,
aproximadamente el día 26 de cada mes.
c) El sistema opera con una anticipación de veinte días, en relación con el
momento de pago de los haberes. En ese contexto, las eventuales erogaciones indebidas,
ocasionadas por bajas posteriores a la fecha de corte, sólo pueden evitarse a través del “bloqueo”.
De lo contrario, resulta menester gestionar el reintegro de lo percibido en más.
De modo que la modalidad y los plazos adoptados para la carga de novedades –
que el auditado atribuye al sistema instaurado por la Universidad- además de la complejidad que
introducen en el circuito, incrementan el riesgo de errores en el pago. En tales casos, por otra
parte, a la dificultad para obtener el reingreso de lo abonado erróneamente al agente, se añade la
de recuperar los importes correspondientes a las contribuciones patronales, que la Universidad
transfiere a los organismos de seguridad social en forma global, por el conjunto del personal que
revista en todas sus unidades académicas.
d) Otro riesgo adicional emerge de la circunstancia que, en caso de “bloqueo” de
algún concepto, el recibo que se entrega al agente, se emite por el total de la liquidación,
complementándose con otro comprobante que documenta el descuento.
e) Por otro lado, la multiplicidad de unidades que intervienen en la liquidación,
pago, registración y rendición de cuentas, en un circuito que abarca áreas de la FACULTAD DE
PSICOLOGIA y de las Subsecretarías de Administración y de Hacienda, dependientes del
Rectorado de la Universidad, además de los Bancos pagadores, aumenta también los márgenes
de error.
IV.6.2.- Liquidación de Haberes
Se analizó la liquidación del mes de abril de 1997, conforme a la muestra indicada
en el punto II.3. Si bien, en términos generales, ella se ajusta a los parámetros numéricos y
conceptuales exigibles, se advirtió que:
IV.6.2.a.- AUTORIDADES SUPERIORES
1) En siete casos, a los funcionarios que revistan en forma no permanente, cuyo
haber se calcula en base a un porcentual sobre la retribución correspondiente al nivel de
Secretario de Facultad, se les liquida la bonificación por antigüedad vigente para el personal
docente. En ese sentido, si bien debe considerarse lo estipulado por las Resoluciones nros.
1261/95 y 1400/95 del Consejo Superior, procede indicar que las mismas no contienen
previsiones expresas para el personal no permanente equiparado en su remuneración a los citados
niveles.
2) A otro funcionario, encuadrado en el mismo régimen, se le abona el 100% de la
retribución del cargo al que está asimilado, cuando en virtud de la resolución n° 2098/96 por la
que se lo designó, le correspondería un haber proporcional del 90%. Esta situación se habría
subsanado al presente, de acuerdo con el descargo.
IV.6.2.b.-PERSONAL NO DOCENTE
1) Se detectaron siete casos en los que, agentes que revistan en una situación
escalafonaria, son incluidos en la liquidación con un cargo superior el cual, en realidad,
subrogan, cuando hubiera correspondido que se les abonara el haber de su categoría real con más
la diferencia, por vía del complemento especial por subrogancia. Se verificaron además errores
numéricos en el cálculo del citado complemento.
2) Tres agentes que revistan en el Agrupamiento Profesional perciben
simultáneamente el Adicional por Título, no obstante que el artículo 119 del Escalafón instituido
por el decreto n° 2213/87, excluye expresamente esa posibilidad. Respecto de este ítem, así
como del anterior, el auditado informó que se han adoptado medidas al respecto.
3) A todos los dependientes encasillados en las categorías 11 a 7, inclusive, tanto
permanentes como no permanentes, se les abona el Adicional por Jefatura, a pesar que el
régimen vigente lo restringe sólo a quienes ejercen la conducción de unidades orgánicas
instituidas por estructura y de rango no inferior a Sección. El ente brindó explicaciones sobre las
razones contempladas al decidir dicho pago.
4) Se advirtieron algunas incorrecciones en la percepción del Adicional por
Permanencia en Categoría, ya fuere porque no resultó acreditado el transcurso del lapso mínimo
que exige el artículo 124 del Escalafón, para generar el derecho a la prestación o bien, por un
error en el porcentaje aplicable. También en este aspecto, se estaría procurando una
regularización.
IV.6.2.c.- SITUACIONES COMUNES A TODO EL PERSONAL
1) A varios agentes no se les efectúa la deducción correspondiente al Seguro de
Vida Obligatorio. El auditado informó que ello ocurre cuando el descuento se practica en otra
Facultad o en el organismo donde el beneficiario desempeña otro cargo público. Sin embargo, en
la mayoría de los casos, no obran en los legajos constancias que así lo acrediten.
2) Se detectaron casos en que se liquidan asignaciones familiares cuyo respaldo
documental no pudo localizarse en los respectivos legajos, o en razón de hijos que, a la fecha,
han excedido el límite de edad. Cabe aclarar en este sentido, que el sistema no opera la baja
automática en estos casos, lo que obliga al Departamento Liquidación de Haberes a controlarlos
en forma manual.
IV.6.3.- Liquidación de Servicios Extraordinarios
a) En dos de los casos no pudo constatarse la existencia de acto administrativo que
estableciera, con carácter preliminar a la ejecución, la cantidad de horas suplementarias que
estaban habilitados a realizar los agentes. Se acreditó, no obstante, que se había gestionado en
forma previa, la autorización formal para llevarlas a cabo y, posteriormente, para liquidarlas. El
auditado explicó, por otra parte, que la predeterminación no resulta factible, en virtud de la
excepcionalidad de la ejecución de tales servicios.
IV.6.4.- Legajos
a) Los mismos no se ajustan al formato impuesto por la resolución n° 21/82SGPN y su modificatoria n° 20/95-SFPPN, no manteniéndose un criterio uniforme acerca de los
formularios y antecedentes que deben integrarlos.
b) En un número significativo de casos, no puede establecerse, en base a sus
constancias, la fecha de ingreso del agente, su situación de revista, licencias o interrupciones,
domicilio actual, etc.
c) No consta tampoco en general, copia de la resolución de designación y de los
sucesivos actos que impulsaron el progreso en la carrera. El auditado aportó estos elementos en
archivos por separado, no obstante lo cual:
- en un 64% de los casos, no pudo validarse la antigüedad que se bonifica.
Ello en razón de la ausencia de certificados de servicios o debido a la presentación de los mismos
en fotocopia sin autenticar, cuando no se trata, además, de las certificaciones que se expiden en
formularios del organismo previsional. También, a raíz de la incorporación en el legajo de datos
que sólo surgen de una ficha suscripta por el propio interesado, y de la dificultad para arribar en
base a los antecedentes reunidos, al tiempo total que se computa para el beneficio. Por otra parte,
en algunos de esos casos, no se especifica si los servicios se prestaron en forma ininterrumpida y
los certificados no contienen la firma de la autoridad que los emite.
- no se pudo constatar que se hubiere convocado a concurso, o se hubiera
prorrogado la designación de un profesor titular con Dedicación Exclusiva, cuyo nombramiento
se extinguió en 1996.
- tampoco pudo verificarse la adecuada liquidación del Adicional por
Grado, por cuanto los antecedentes al respecto no se hallaban clasificados
d) No se encuentra completa la documentación que avala el pago de asignaciones
familiares. Sobre este tema, se proporcionaron también archivos adicionales, cuya consulta
determinó que:
- en un caso la prestación por tres hijos, se abona a ambos cónyuges.
- en ocho, no resulta comprobable la situación laboral del esposo, con vistas a
demostrar que aquél no percibe el beneficio.
- en catorce, los elementos aportados no permiten justificar el pago.
e) En varios casos, las fotocopias de títulos de estudio no dan cuenta de que, al
momento de su presentación, se exhibió el original, con el cual se corresponden. En otros, no se
adjunta al legajo constancia fehaciente que acredite el nivel académico que se le reconoce al
agente.
f) Se detectó, asimismo, la falta de certificados de aptitud física, previos al ingreso
del agente. En dos casos, sin embargo, obraban constancias de la intimación llevada a cabo por la
Dirección de Personal, para que los interesados regularizaran la situación.
g) Tampoco consta, en algunos casos, la opción previsional de sus titulares, la
acreditación del estado civil, la foliatura y la declaración jurada patrimonial actualizada.
El auditado afirma que se está procediendo a la revisión total de la documentación
y que, próximamente, se implementará un sistema informático para uniformar los formularios
que deben completar todos los agentes. Añade que, en virtud de las observaciones realizadas, se
ha procedido al inicio de actuaciones sumariales, a fin de deslindar las responsabilidades
administrativas.
IV.6.5.- Control de Asistencia
El procedimiento realizado con miras a establecer la mecánica de control de
asistencia, que se utiliza en el ámbito auditado, lleva a concluir que:
a) El sistema instrumentado por la Facultad, en lo atinente al personal no docente,
se considera formalmente adecuado, en cuanto a la documentación de que se vale y a las
prácticas administrativas con que se lo ejecuta.
b) Las verificaciones en torno a la concurrencia de los docentes no se encuentran
centralizadas en la Dirección de Personal, sino que se concretan en la esfera de la Dirección
General Académica, dependiente de la Secretaría Académica de la Facultad, con intervención de
la Dirección de Bedelía. Si bien la mecánica empleada no resulta, en sí misma, observable, los
criterios para la justificación de las ausencias y su documentación no son uniformes con los que
rigen para la dotación administrativa.
c) El control sobre los docentes que llevan a cabo pasantías en Instituciones fuera
de la sede de la Casa de Estudios, a las órdenes de un coordinador, se efectúa en base a planillas
que se remiten cuatrimestralmente.
El ente receptó los comentarios en lo atinente a estos últimos aspectos.
IV.6.6.- Altas y Bajas
a) Dos situaciones atribuibles a la fecha de corte del sistema liquidador de la
Universidad, suscitadas a raíz de sendas renuncias que no pudieron ingresarse en el mes de
producidas, dando lugar al pago de haberes que luego deben recuperarse. Esta dificultad se
potencia dada la alta rotación de la dotación, en especial, en los cargos docentes.
IV.6.7.- Anticipo de Haberes
a) Se cancelan obligaciones que aún carecen de liquidez, con la posibilidad de
incurrir en pagos erróneos.
b) Los anticipos son solventados con la Fuente de Financiamiento 12-Recursos
Propios de la Facultad, operándose después la compensación con los fondos del Tesoro. Para
ello, una vez emitida la liquidación definitiva, aquélla requiere a la Tesorería del Rectorado la
remisión de las sumas en efectivo con las que se resarce, bloqueando además el depósito del
concepto en cuestión, en la cuenta bancaria del agente. Sin embargo, inconvenientes en el
proceso de “bloqueo”, dejan abierta la posibilidad del doble pago al agente, por vía del adelanto
que efectúa la Facultad y, simultáneamente, por el ingreso de la suma en su Caja de Ahorro, a
través de la mecánica normal de acreditación de sueldos que emplea la Tesorería del Rectorado.
c) En general, transcurre un lapso de dos meses entre el momento en que se
produce el egreso de los recursos de la Facultad y su recomposición, en oportunidad en que el
crédito de agente se torna exigible.
d) Habiéndose analizado los “listados de adelantos”, provistos por el auditado,
correspondientes a los meses de abril, mayo, junio y julio de 1997, se detectaron en el marco de
la muestra de auditoría, tres casos en que los anticipos no pudieron ser justificados
posteriormente ni se obtuvo el reintegro del dinero por parte de los beneficiarios.
IV.7.- Circuito de Pago y Registración
Procede distinguir los procesos que se cumplen en la órbita del Rectorado de la
UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES, de aquellos que tienen lugar en sede de la Facultad,
identificando expositivamente de esa forma los hallazgos. Se estima importante reiterar que, en
lo que hace al primero de ellos, los comentarios resultan indispensables por cuanto su
intervención complementa el circuito de pago. De todos modos, este área no fue objeto de
auditoría por lo que las objeciones tienen carácter indicativo.
IV.7.1.- Pago y Registración con intervención de áreas del Rectorado de la
UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES
IV.7.1.a.- TESORERIA
a) Cuando el pago se lleva a cabo mediante la apertura de cuentas personales en
Caja de Ahorro habilitadas a la orden de los agentes, el Banco pagador recibe de la Dirección
General del Sistema Universitario de Computación el listado de acreditación, con el detalle del
haber liquidado a cada agente y, por otra parte, un diskette con los conceptos a bloquear. De la
Cuenta Corriente 1830/84-Banco de la Nación Argentina, en la que obran los fondos transferidos
por el MINISTERIO DE CULTURA Y EDUCACION a la Universidad, se debita en principio,
el total resultante del listado de acreditación y luego, se reingresan en ella los montos que, a
tenor del “bloqueo”, no corresponde pagar. Dicha operatoria genera situaciones de difícil control,
dada la magnitud del movimiento de fondos.
b) Por otro lado, en aquellos casos en que se trata de montos reducidos o cuando
el agente no posee cuenta bancaria abierta a su nombre, en los que el pago se cumple con
intervención de la Tesorería de la Facultad, la Universidad emite una Orden de Pago a favor de
ésta. Dicha erogación se incluye directamente en el Parte Diario de la Tesorería del Rectorado.
No se utiliza la figura de la subresponsabilidad, en virtud de la cual dichas sumas deberían
mantenerse pendientes en el cargo de esta última dependencia, hasta tanto se operase la rendición
por parte de la Facultad.
c) De esa manera no se practican controles por parte de la Tesorería del Rectorado
sobre su similar de la Facultad.
d) En el Parte Diario de la Tesorería del Rectorado no consta la firma del
responsable de su emisión.
IV.7.1.b.- CONTABILIDAD
a) La modalidad instrumentada para la transferencia de fondos a la Facultad, con
su inclusión en el Parte Diario de la Tesorería del Rectorado, determina que el área contable
asiente esas sumas como “Pagadas” con la emisión del cheque a favor de la Facultad, en lugar de
registrar el efectivo pago que se cumple con intervención de ésta. Ello obsta a un adecuado
control sobre los saldos a rendir por parte de la Facultad.
b) Las etapas de Compromiso-Mandado a Pagar-Pagado de la ejecución
presupuestaria, se registran en el sistema que lleva el área, en forma simultánea, dificultando el
seguimiento de las transacciones devengadas y no pagadas.
c) Las Ordenes de Pago emitidas contra los créditos del Inciso 1-Gastos en
Personal, no se confeccionan en el área contable.
d) Las mismas deberían ser el soporte de la registración del Devengado, no así de
la etapa del Pagado.
e) El sistema contable que lleva la Dirección de Contabilidad, según lo indicado
en el curso de la auditoría, no prevé restricciones al acceso de sus archivos.
IV.7.1.c.- RENDICION DE CUENTAS
Ante la unidad orgánica respectiva (Dirección de Control de Cuentas y
Rendiciones), se rinden las transacciones efectuadas tanto por la Tesorería del Rectorado como
por la de la Facultad.
a) Respecto de los haberes que se pagan por Rectorado, por medio del depósito en
las cuentas bancarias abiertas a la orden de los agentes, no se efectúa el control cruzado de lo que
se paga a cada uno, entre los Partes de Tesorería, los listados de acreditación que emiten los
Bancos pagadores y la liquidación de haberes. Esta última, de acuerdo con lo informado, no llega
al área.
b) No se realizan, tampoco, procedimientos de control sobre los recibos, toda vez
que éstos quedan en poder de los agentes. En ese sentido, es dable señalar que el organismo
carece de constancias acerca de la conformidad de cada beneficiario con el pago de sus haberes,
en la medida que los recibos se emiten en un ejemplar único y que los listados que se suscriben
contra su entrega, sólo acreditan la recepción de aquéllos.
c) De acuerdo con lo informado, el área no cuenta con la posibilidad de procesar
los datos contenidos en los diskettes que recibe de los Bancos pagadores, con el resumen de las
operaciones practicadas en las cuentas de los agentes y sus ajustes finales, por lo que este control
tampoco se cumple.
d) Por su parte, el descargo de las sumas que se abonan por intermedio de la
Tesorería de la Facultad, se realiza en base a la información expuesta por ésta en una carpeta de
rendición, en la que se reúnen los formularios confeccionados a tal fin. No se examina la
documentación respaldatoria.
e) La rendición se aprueba en base a las referidas planillas de descargo.
IV.7.2.- Pago y Registración con intervención de áreas de la FACULTAD DE
PSICOLOGIA
IV.7.2.a.- TESORERIA
a) Se detectaron saldos pendientes, derivados de liquidaciones impagas
correspondientes a locaciones de docentes. El auditado atribuye esta situación a los docentes que
no se presentan a percibir sus honorarios, aclarando que los cheques respectivos no son emitidos
hasta tanto no concurren a retirarlos, por lo que no habría cheques en cartera vencidos.
IV.7.2.b.- CONTABILIDAD
a) El sistema contable no registra los movimientos que afectan al Inciso 1-Gastos
en Personal, circunstancia que fue atribuida a la ausencia de directivas para reflejar dicha
operatoria en la Contabilidad Presupuestaria vigente, por parte del Rectorado. Ello afecta el
seguimiento del saldo a rendir y la integridad de la ejecución de la Facultad.
b) Aunque los montos pendientes no resultan significativos, se mantienen
liquidaciones impagas, que corresponden a contratos de locación de obra para el dictado de
cursos de posgrado y de locación de servicios, con prestaciones de los años 1995 y 1996.
V.- RECOMENDACIONES
En razón de lo expuesto, se considera necesario recomendar al organismo que:
V.1.- Se prosigan las gestiones tendientes a la instauración de una organización
funcional formal, que prevea la distribución de responsabilidades entre las áreas (Cde.IV.1.).
V.2.- Se continúe la normalización del plantel docente y se gestione la aprobación
de la planta de personal no docente, permanente y no permanente, conciliándose a la vez, las
diferencias que existen entre las diversas bases de datos, en cuanto al número y situación de
revista de los agentes y al saldo disponible para gastos en personal (Cde.IV.2.).
V.3.- La conducción de unidades y de áreas con responsabilidad operativa se
reserve al personal permanente, asegurándose además la carrera administrativa como vía para
restringir las subrogancias (Cde.IV.3.).
V.4.- Sin perjuicio de atender las consideraciones formuladas sobre este punto por
la Facultad, se sugiere que se reglamenten las pautas para fijar el arancel a cargo de los alumnos,
en todas aquellas actividades en que la retribución del docente provenga de la recaudación de
aquél (Cde.IV.4.).
V.5.- Se coordine con el Rectorado la compatibilización de las bases de datos
atinentes a la situación de agentes que ejercen más de un cargo docente o no docente y se eviten
los casos de acumulación indebida (Cde.IV.5.).
V.6.- Se procure ajustar el sistema de control presupuestario y, en la medida de lo
posible, el de liquidación de haberes, estableciendo fechas de corte para la carga de novedades
más próximas a la de pago, de modo de simplificar la introducción de altas y bajas. Todo ello
teniendo en cuenta el costo que tales modificaciones podrían ocasionar en relación con el
beneficio a obtener y en forma coordinada con las dependencias del Rectorado (Cde.IV.6.1.).
V.7.- Se subsanen en el futuro las situaciones descriptas al analizar la liquidación
de haberes (Cde.IV.6.2.).
V.8.- Se tomen en consideración los aspectos puntualizados, en cuanto a la
ejecución de servicios extraordinarios (Cde.IV.6.3.).
V.9.- Se continúe con la corrección de las deficiencias de que adolecen los legajos
(Cde.IV.6.4.).
V.10.- Se centralice el control de asistencia sobre el plantel docente en la
Dirección de Personal, uniformándolo con la modalidad que se emplea para el personal no
docente. Asimismo, se incremente la fiscalización sobre los docentes que ejecutan pasantías
fuera de la Facultad, imponiéndose, al menos, un control mensual (Cde.IV.6.5.).
V.11.- Se coordine con las respectivas áreas del Rectorado la posibilidad de
subsanar las incorrecciones advertidas al evaluar las altas y bajas (Cde.IV.6.6.).
V.12.- Se eviten los anticipos de haberes, regularizándose las situaciones a que
han dado lugar (Cde.IV.6.7.).
V.13.- Se coordinen las acciones para el control sobre las sumas que se destinan a
pagos por intermedio de la Tesorería de la Facultad, simplificándose los procedimientos de modo
de reducir el margen de error (Cde.IV.7.1.a.).
V.14.- Se gestione la registración de la ejecución presupuestaria de las sumas que
proceden del Rectorado (Cde.IV.7.1.b.) y se implemente un sistema de rendición de cuentas, con
controles sobre la documentación respaldatoria, como mínimo, a través de pruebas selectivas
(Cde.IV.7.1.c.).
V.15.- Se gestione la posibilidad de incluir en el sistema contable de la Facultad,
la totalidad del movimiento de fondos, de modo que puedan identificarse las transacciones que
correspondan al Inciso 1-Gastos en Personal (Cde.IV.7.2.b.a.).
V.16.- Se procuren los medios para depurar analíticamente los listados de
liquidaciones impagas (Cde.IV.7.2.a.a. y IV.7.2.b.b.).
BUENOS AIRES, 1 de Noviembre de 1997.