2002_001info.pdf

INFORME DE AUDITORIA
Al Señor Interventor del Centro Nacional de Reeducación Social (CE.NA.RE.SO.)
Combate de los Pozos 2133, Capital Federal.
En el uso de las facultades conferidas por el Artículo 118 de la Ley 24.156 la Auditoría
General de la Nación procedió a efectuar una auditoría en el ámbito del Centro Nacional de
Reeducación Social, con el objeto que se detalla en el apartado 1.
1.- OBJETO DE LA AUDITORIA
El objeto de la presente auditoría consiste en una evaluación de la gestión del CENTRO
NACIONAL DE REEDUCACION SOCIAL (CE.NA.RE.SO.) durante 1999, a través de un
sistema de información, de nivel gerencial, que sustente el cumplimiento de las metas físicas
programadas.
2.- ALCANCE DE LAS TAREAS REALIZADAS
El trabajo fue realizado de conformidad con las normas de auditoría externa de la
Auditoría General de la Nación, dictadas en virtud de las facultades conferidas por el artículo
119, inciso d) de la Ley 24.156, “Manual de Procedimientos de Auditoría de Gestión de
Empresas y Sociedades del Estado” aprobado por la Resolución N° 129/94 A.G.N.
El alcance de las tareas determinadas en el marco de la presente auditoría consistió
básicamente en la evaluación de las áreas críticas y las actividades por ellas desarrolladas. Esta
tarea se ha visto limitada por la inexistencia de un sistema de información de nivel gerencial que
sustente la toma de decisiones y el cumplimiento de sus metas y objetivos. Asimismo, el Centro
no cuenta con suficientes indicadores y estándares específicos para evaluar adecuadamente su
gestión. Respecto de las estadísticas elaboradas por el Centro, no cuenta con un grado aceptable
de confiabilidad debido a las falencias de control interno detectadas. Por otra parte, no se contó
con la totalidad de la documentación referida a asistencia de personal ni al cumplimiento de las
dos líneas de investigación que se llevan a cabo en el Centro.
Las tareas propias del objeto de examen han sido desarrolladas entre el 04 de setiembre y
el 29 de diciembre de 2000.
1
3.- ACLARACIONES PREVIAS
3.1.- Descripción del Centro Nacional de Reeducación Social.
El Centro Nacional de Reeducación Social (CE.NA.RE.SO.) fue creado por Ley N°
20.332 de fecha 30 de abril de 1973 y su estructura organizativa ha sido aprobada en su primer
nivel de apertura mediante Decisión Administrativa N° 433 (12-12-96). Mediante Resolución
Ministerial N° 586 (12-12-96), se reubica al personal acorde a la nueva estructura organizativa y
por Decisión Administrativa N° 6 (06-01-98) se financia una dotación de 139 cargos.
Es una Institución descentralizada dependiente, durante 1999, de la Secretaría de
Programas de Salud y a partir de 2000, de la Subsecretaría de Programas de Prevención y
Promoción, ambas del Ministerio de Salud y Acción Social de la Nación. Es un Centro de
reeducación social monovalente, dedicado exclusivamente a la problemática de la adicción a las
drogas.
Constituye la unidad ejecutora del programa presupuestario 52 “Asistencia Integral y
Prevención en Drogadicción”, que comprende un conjunto de acciones encaminadas a la
asistencia integral, a la prevención y la formación de recursos humanos en el campo de la droga
dependencia.
3.2.- Aclaraciones Particulares sobre las actividades que desarrolla el Centro
El Programa 52 desarrolla cuatro actividades, Conducción y Coordinación (1), Asistencia
Integral (2), Prevención y Reinserción Social (3), e Investigación y Capacitación (4).
En cuanto a la Asistencia Integral, el Servicio de Asistencia Ambulatoria y Admisión
realiza los estudios necesarios para la admisión de pacientes y según el diagnóstico presuntivo
que elabora pueden ser tratados en los servicios: Asistencia Ambulatoria; Centro de Día;
Residencia; Internación en Crisis; o “derivado” extra institucionalmente.
La lógica del tratamiento es la siguiente: si los responsables de los Servicios observan
que sus pacientes van cumpliendo los objetivos por ellos establecidos, los derivan a Reinserción
Social o a otro Servicio que requiera una presencia menor del paciente en el Centro (por ejemplo
de Residencia a Centro de Día o a Asistencia Ambulatoria). La Reinserción Social tiende a la
integración e incorporación eficaz y efectiva del paciente al medio social y en materia de
Prevención el Centro desarrolla programas internos y comunitarios, dirigidos a instituciones
2
intermedias, el ámbito educativo y a agentes preventivos.
La Institución, por otra parte, es formadora de sus propios recursos humanos y capacita a
estudiantes y profesionales en esta especialidad, a través de diversas cátedras de varias carreras
de la Universidad de Buenos Aires y de Universidades Privadas. Las investigaciones son el
aporte científico de la Institución a la problemática de la droga. La promoción busca concienciar
a la sociedad sobre el flagelo de la droga y difundir entre los líderes sociales y la población en
general el accionar del Centro.
3.3.- Aclaraciones Particulares sobre Presupuesto y Metas Físicas
De acuerdo a la información disponible, se exponen a continuación los datos
presupuestarios referidos a 1999:
Cod.
Inciso
1
2
3
4
9
6
Gastos en personal
Bienes de consumo
Servicios no personales
Bienes de Uso
Gastos figurativos
Activos financieros
Total
Crédito
vigente
3.039.185,00
275.500,00
1.291.833,00
339.416,00
750,00
2.250,00
4.948.934,00
Ejecutado
3.039.921,71
268.212,73
1.276.980,40
79.435,00
750,00
0,00
4.665.299,84
%
ejecutado
% Partc.
s/crude. Via.
100,02
97,35
98,85
23,40
100,00
0,00
94,27
61,42
5,57
26,10
6,86
0,01
0,04
100,00
Fuente: Ley de Presupuesto 1999 y Ejecución Presupuestaria CE.NA.RE.SO. 1999.
Gastos en Personal representó el 61,42% del crédito vigente total, mientras que se ejecutó
el 100%. En tanto que Bienes de Uso representó el 6,86% del crédito total, a la vez que registró
el menor grado de cumplimiento con el 23,40%.
Vale aclarar que dentro del crédito vigente otorgado a Bienes de Uso, existe la suma de
$184.416 que fueron destinados al Proyecto 1 “refacción del edificio”, y se pudo constatar que
ese monto no fue ejecutado durante el período en análisis pues el interventor de la Institución
carece de facultades para autorizar la obra pública del Proyecto mencionado, “por no haber sido
autorizado a tal efecto por la norma de creación del ente ni por una delegación realizada por el
Poder Ejecutivo en el marco de lo dispuesto por el art. 2 de la ley 13.064”. (Dictamen de la
Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Salud y Acción Social de la Nación, 7
de mayo de 1999).
La ley 13.064 que rige el régimen de Obra Pública autoriza sólo al Poder Ejecutivo a
contratar, autorizar y aprobar obras públicas, salvo delegación expresa por ley o decreto. Por otra
3
parte, la Ley 20.332 de creación del CE.NA.RE.SO. como organismo descentralizado, no
confiere entre las facultades que otorga al Director la de llamar a Obra Pública. En el apartado de
“Hechos posteriores” se exponen los hechos acontecidos en el año 2000.
Con respecto al resto de los incisos se puede indicar que la ejecución fue cercana al
100%, ya que Bienes de Consumo se ejecutó en un 97,35%, Servicios no Personales cumplió el
98,85% del crédito y los gastos figurativos la totalidad del crédito disponible.
Seguidamente se exponen las metas físicas programadas y ejecutadas en 1999 de acuerdo
a la información disponible:
Cod
Act.
100
622
623
624
624
952
952
953
953
954
954
4
2
2
2
2
3
3
3
3
3
3
Meta
Investigaciones
Asist. internado tiempo completo
Asist. Internado Centro de Día
Asist. Ambulatoria y Admisión
Asist. Ambulatoria y Admisión
Prevención en drog. Ambiente Escolar
Prevención en drog. Ambiente Escolar
Prevención en la comunidad
Prevención en la comunidad
Asist. P/ Reinserción Social
Asist. P/ Reinserción Social
Unidad
de medida
Línea de investig.
Alta médica
Alta médica
Consulta
Alta médica
Persona capacitada
Taller
Persona capacitada
Taller
Consulta
Alta médica
Progr.
1999
Ejecut.
1999
2
62
28
6.200
100
4.000
160
6500
190
6.100
38
2
79
19
6.186
69
4.852
131
3.999
139
6.244
15
%
desvío
0,00
27,42
-32,14
-0,23
-31,00
21,30
-18,13
-38,48
-26,84
2,36
-60,53
Fuente: Ley de presupuesto 1999 y Rendición CE.NA.RE.SO. 1999
Globalmente se puede afirmar que las metas que registraron mayor desvío fueron
“asistencia para reinserción social” en altas médicas con 38 programadas y 15 ejecutadas, con un
desvío porcentual de 60,53%. En cuanto a “Prevención en la comunidad” se programó capacitar
6500 personas en drogadicción en ambiente escolar y solamente se capacitaron 3999 con un
porcentaje de desvío de 38,48%. Mientras que la meta que registró menor desvío nominal
informada a la Secretaría de Hacienda fue “investigaciones”, programando 2 líneas de
investigación y llevando a cabo la misma cantidad. De acuerdo a la información disponible surge
que si bien el cumplimiento resultó del 100%, la documentación que respalda dicho
cumplimiento no se ha tenido a la vista, contando solamente con la planificación de las
actividades del año 1999 referidas a las dos líneas de investigación en cuestión.
La meta “consultas en asistencia ambulatoria y admisión” registró el menor desvío
(0,23%) programando 6200 consultas y ejecutando 6186.
4
De la información respecto de los desvíos, causas y conclusiones informados
trimestralmente a la Secretaría de Hacienda surge que, los desvíos en su mayoría se debieron a
“otras causas”. Según las entrevistas realizadas en el Organismo, áquellas fueron por ejemplo:
estimación errónea en la programación original de las metas; variaciones en la cobertura que
brinda la Secretaría de Programación para la Prevención de la Drogadicción y Lucha Contra el
Narcotráfico dependiente de la Presidencia de la Nación (Sedronar) a través de Becas, esto es,
cuando éstas disminuyen por causas financieras de la Secretaría aumentan los pacientes del
CE.NA.RE.SO. y viceversa; cambios en el perfil de los pacientes, por ejemplo, la masividad en
la distribución de drogas en los últimos dos años, acercó al Centro otro perfil de paciente, más
propenso a ser internado que a ser atendido en Centro de Día o Asistencia Ambulatoria.
En el caso del tercer trimestre, la “falta de personal especializado” se debió a que el
personal del Servicio de Prevención viajó, en el marco del Fondo Argentino de Cooperación
Horizontal (FOAR), a Guatemala. La preparación del contenido de los cursos que se brindaron
en Guatemala, el viaje y la estadía, privó al Centro de contar con el personal necesario para
dictar los talleres de prevención programados.
3.4.- Aclaraciones Particulares sobre Estadísticas de Producción Sanitaria
La información de producción utilizada surgió de los Anuarios 1997, 1998 y 1999 con las
limitaciones apuntadas en el Capítulo 2.
A continuación se exponen cuadros y gráficos donde se puede observar el movimiento
del sector de Internación y del Servicio de Admisión y Asistencia Ambulatoria.
Ingresos y egresos en Internación en los últimos 3 años
Año
1999
1998
1997
Egresos
Servicios
Ingresos
Tot.
Altas
Crisis
Residencia
Total
Crisis
Residencia
Total
Crisis
Residencia
Total
147
63
210
101
80
181
99
83
182
138
60
198
112
92
204
89
84
173
61
24
85
48
25
73
32
25
57
Abandonos
70
36
106
52
57
109
49
56
105
Fuente: Anuarios estadísticos 1997, 1998, 1999. Ce.na.re.so
5
Deriv.
Intrainstit
1
0
1
7
6
13
2
0
2
Deriv.
Extrainstit
6
0
6
5
4
9
6
3
9
Se desprende del cuadro que los ingresos de pacientes en 1999 aumentaron un 13,8% con
respecto a 1998. También se destaca una caída en los egresos de pacientes del 2,9% en el año
1999 con respecto a 1998, y un aumento de un 15% de 1998 con respecto a 1997.
El Centro cuenta con 60 camas de las cuales 25 pertenecen al Servicio de Internación en
Crisis y 35 al de Residencia.
Indicadores de internación realizados por el Sector de Estadística de los últimos tres años
Año
Servicios
1999
Crisis
Residencia
Total
Crisis
Residencia
Total
Crisis
Residencia
Total
1998
1997
Camas
De
Dotación
25
35
60
25
35
60
25
35
60
DíasCama
Disponible
9100
12740
21840
9125
12775
21900
9125
12775
21900
Pacientes
día
Porcentaje
ocupacional
Días
Estada Egres.
6692
9331
16023
6127
8638
14765
5090
8202
13292
73,5%
73.2%
73.4%
67.1%
67.6%
67.4%
55.8%
64.2%
60.7%
7084
7815
14899
6300
8595
14895
4602
7450
12052
Fuente: Anuarios estadísticos año 1997, 1998, 1999 Ce.na.re.so
Se puede observar que el promedio días estada de egresados ha aumentado desde el año
1997 al año 1999.
Servicio de Admisión y Asistencia
Ambulatoria Consultas Ulteriores
Servicio de Admisión y Asistencia
Ambulatoria Consultas de Primera Vez
1200
5400
1153
1080
936
1000
5316
5200
800
5000
600
4800
400
5033
4774
4600
200
4400
0
año 1997
año 1998
Año 1997
año 1999
Fuente : anuarios estadísticos 1997,1998,1999
Año 1998
Año 1999
Fuente: anuarios estadísticos 1997,1998,1999
6
Egresos de Admisión y Asistencia Ambulatoria de los últimos tres años
Servicio de Admisión y Asistencia
Ambulatoria
Egresos
60,00%
50,00%
40,00%
1997
30,00%
1998
1999
20,00%
10,00%
0,00%
Alta
Alta
Mejorada
Abandono
Trat.
Deriv.
Instit..
Deriv.
Extra Inst.
Fuente : anuarios estadísticos año 1997, 1998, 1999. Ce.na.re.so
Se destaca el importante porcentaje de abandonos de tratamientos en los tres años.
4. Observaciones
4.1. Observaciones referidas a Sistema de Información Gerencial y Control de gestión
1- El CE.NA.RE.SO. no cuenta con un Sistema de Información Gerencial que le brinde a los
niveles de decisiones de la organización un medio donde recurrir en busca de información
cuantificada que permita la toma de decisiones más adecuadas y fundamentadas.
2- El CE.NA.RE.SO. no dispone de un Cuadro de Mando para la gestión, control y
corrección de desvíos en metas y objetivos. También carece de un Informe de Gestión periódico,
integrador de la gestión de las áreas críticas de la Institución.
3- No nos ha sido suministrada una planificación estratégica conjuntamente con un plan
operativo anual que sustente las metas físicas definidas ni los niveles de actividades, como
tampoco las prioridades, responsables y plazos para alcanzarlas. Cabe aclarar que según lo
informado existe un grupo de trabajo de Planeamiento Estratégico en Atención y Prevención
7
(PEAP), que reúne semanalmente al Director Asistente y a los Jefes de los Departamentos
Asistencial y de Prevención, dicho grupo no elabora ningún documento que refleje lo tratado.
4- El Centro no analiza sistemáticamente la ejecución de las actividades previstas ni revisa
periódicamente los planes, proyectos y logro de sus metas.
5- La información que produce el Centro por solicitud del Ministerio de Salud, la Secretaría
de Hacienda, etc., no es aprovechada para confeccionar un sistema de información. Tampoco se
desarrollan indicadores de impacto, lo cual deficulta medir y evaluar la efectividad clínica de los
tratamientos realizados en el Centro.
6- La información operativa que produce el CE.NA.RE.SO. es poco confiable debido a que
es: imprecisa (por ejemplo, no se especifica en los anuarios si se trata de promedios mensuales,
anuales, etc.); poco significativa (se registra mucha información sin valor estadístico);
inconsistente (por ejemplo, no coinciden los datos de cumplimiento de metas físicas elevadas a la
Secretaría de Hacienda con los datos vertidos en el anuario estadístico); no integrada (cada sector
elabora su propia información sin tener en cuenta la elaborada por otras áreas y ninguna instancia
superior las integra.)
7- Las falencias en la información ya explicitadas restan confiabilidad a lo informado sobre
el cumplimiento de las metas físicas presupuestadas. Por otra parte, no se hallan explicitados los
criterios para categorizar las causas de incumplimiento de metas físicas entre causas financieras
y operativas según lo establecido en los formularios de metas físicas de la Secretaría de
Hacienda.
8- Los indicadores solicitados por el Ministerio de Salud no se adaptan suficientemente a lo
realizado en el Centro, dadas las características particulares que presenta el CE.NA.RE.SO.
como Centro de Salud para personas con problemas de adicción a las drogas. Pese a ello, no se
elaboran en la Institución indicadores propios acordes a este tipo de Establecimiento de Salud.
9- El CE.NA.RE.SO. no utiliza estándares de instituciones similares nacionales o
internacionales, lo cual lo inhibe de poder comparar los resultados de su gestión con la de
áquellas.
8
10- El Centro carece de manuales de procedimientos administrativos. En las divisiones de
Personal y Despacho, de Contabilidad y Finanzas y de Suministros y Contrataciones se rigen por
instructivos.
11- El Centro no cuenta con un Sistema de Costos, ni está previsto su diseño.
12- El organigrama vigente en el CE.NA.RE.SO. está aprobado sólo en su primer nivel
(Dirección; Dirección Asistente y Departamento Administrativo, Financiero y Servicios
Generales) mediante Decisión Administrativa N° 433. Por otra parte, durante 1999 el Centro no
contó con Servicio Jurídico. Esto trajo aparejado inconvenientes como no poder confeccionar los
convenios de pasantías con las Universidades (señalado en el punto 2 de las observaciones del
Departamento de Capacitación e Investigación) o demorar actuaciones, al tener que recurrir a la
Dirección de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Salud con el fin de asesorarse sobre la
competencia de la Dirección para realizar Obras Públicas (señalado en aclaraciones sobre
presupuesto), impidiendo su ejecución.
13- El desarrollo informático del Centro no es suficiente para poder establecer un sistema de
información eficiente.
14- El control de asistencia manual no permite elaborar informes oportunos y confiables
para las decisiones del Centro acerca de la asistencia del personal, causas de inasistencia, etc.
Sin perjuicio de lo expuesto, las autoridades del Centro interactúan a través de un circuito de
comunicación informal. Dicho circuito funciona fluidamente en función de que se trata de un
Centro de dimensiones reducidas, en comparación a otros centros de salud; cuenta con un gran
porcentaje de personal con muchos años de servicio en la Institución (más del 73% supera los 10
años de antigüedad) y posee una alta participación de profesionales en la planta (más del 50%),
con una gran homogeneidad técnica, dado que la mayor parte del personal facultativo (72%) está
formado por psicólogos y médicos psiquiatras. Por otra parte, tanto el personal como la
Dirección posee un alto grado de motivación e identificación con la Institución.
9
4.2. Observaciones por Areas Críticas
Las áreas críticas operativas son: Servicio de Asistencia Ambulatoria y Admisión,
Servicio de Residencia, Servicios de Internación en Crisis e Investigación y Capacitación y las
administrativas son: Suministros y Contrataciones y Personal.
1) Servicio de Asistencia Ambulatoria y Admisión
1- Los consultorios externos muestran deterioros edilicios y de sus mobiliarios. Por otra
parte, se cumplen en ellos tareas ajenas a su función primaria (por ejemplo archivo de
documentación y otras actividades administrativas).
2- No hay un circuito formal de derivación externa para internación de pacientes cuando la
capacidad de internación está saturada.
3- No se cumple con lo establecido por el instructivo elaborado por el “Comité de Historias
Clínicas”, donde se especifica que para realizar el diagnóstico presuntivo se utilizará la
clasificación según Diagnostic Statistical Manual of Mental Disorders - fourth edition (DSM IV).
2) Servicio de Residencia y Servicio de Internación en Crisis
1- El censo diario suministrado al sector de estadística presenta diferencias en algunos
aspectos de la planilla mensual que éstos mismos entregan a dicho sector, evidenciando la
inconsistencia de la información y su control. Algunos pacientes no aparecen como internados en
el censo diario del día y sí aparecen luego en el resumen mensual.
- Por otra parte, el censo diario no se realiza los fines de semana, ni feriados, lo cual hace
muy dificultoso poder calcular los pacientes días, ya que se deben tomar los registros del viernes
y los del lunes y establecer diferencias para poder fijar si hubo alguna modificación en la
internación.
-
Finalmente, en el censo diario no se registra la fecha de ingreso y el número de historia
clínica, pese a que existe el casillero para ser completado en el cuestionario.
10
2- Las prestaciones realizadas los fines de semanas y feriados a los pacientes internados no
son registradas en las planillas confeccionadas por cada servicio, que son entregadas
mensualmente a Estadística, detectándose información incompleta.
3- Se observó la falta de llenado de la epicrisis (resumen de la internación del paciente) en
las historias clínicas cuando el paciente es dado de alta o abandona el tratamiento.
4- Los Servicios de residencia y de internación en crisis derivan sus altas a otros Servicios
como por ejemplo reinserción social, centro de día, asistencia ambulatoria, con lo cual las metas
presupuestarias de Altas de Residencia, serían en realidad un producto intermedio.
5- En cuanto a los aspectos de infraestructura se ha encontrado que, el baño de mujeres del
servicio de Internación en Crisis se encuentra clausurado por problemas de filtraciones de agua.
Por este motivo se debió derivar a las pacientes del mencionado Servicio al de residencia. En el
baño correspondiente a los hombres se hallaron deficiencias edilicias (falta de sanitarios,
filtraciones de humedad, duchas en mal estado, etc.), provocando una disfunción en el servicio.
Lo indicado en los apartados 1) y 2) en general ya ha sido informado por la Unidad de
Auditoría Interna del Centro.
3) Investigación y Capacitación
1- No nos han suministrado los elementos de juicio que permitan constatar el cumplimiento
de las metas físicas presupuestarias del Servicio (dos líneas de investigación), como tampoco se
identificaron indicadores de avance.
2- Los convenios de pasantías y de cooperación interinstitucional con las facultades de
Ciencias Sociales y Psicología de la Universidad de Buenos Aires, respectivamente, se
encuentran vencidos. Por otra parte, no se han firmado los convenios de pasantía con las
Universidades del Salvador, de Salta, de Belgrano, ni con la Argentina John F. Kennedy, todas
las cuales cuentan con alumnos realizando pasantías en la Institución.
11
4) Suministros y Contrataciones
Sobre el total de compras y contrataciones, correspondientes a 1998 ($1.106.474,32) y 1999
($1.443.892,44 ) se tomó una muestra, sobre la base de criterios de significatividad, del 81,20%
($898.487,75) para 1998 y del 85,09% ($1.228.720,34) para 1999. La cantidad de expedientes
analizados fueron: siete contrataciones directas ($140.408,15) y seis licitaciones privadas
($758.079,60) en el caso del primer año y dieciséis contrataciones directas ($423.912,44) y dos
licitaciones privadas ($804.807,90) para el segundo año. Del examen realizado surgen los
siguientes comentarios:
1- El Centro, no cuenta con un manual de procedimiento en el área de Suministros y
Contrataciones como tampoco con un plan de compras anual.
2- En el 48% de los expedientes no se indica que dependencia del organismo solicita la
contratación, incumpliendo con el artículo 61 inciso 30 del decreto ley 23.354/56 ratificado por
ley 14.467 y mantenido en vigencia por el artículo 137 de la ley 24.156. Por ejemplo: Expt.
N°378/98 Servicio de lavado y planchado.
3- En el 51% de los expedientes, no se respetan los plazos para impugnar la preadjudicación,
establecidos en el artículo 61 inciso 79 del decreto referido en el punto anterior. En algunos no
hay dictamen de la comisión de preadjudicación. Por ejemplo: Expt. N°25/99 Utiles de escritorio
y Expt. N°143/99 Compra de medicamentos.
4- En el 61%, faltan requisitos exigidos para la oferta por los pliegos de bases y condiciones.
Por ejemplo: falta certificado fiscal para contratar, estatuto social, último balance certificado por
contador público. (Expt. N°297/99 Grupo electrógeno, N° 325/99 Compra de medicamentos,
N°318/97 Servicio de raciones en cocido, N°143/99 compra de medicamentos).
5- En muchos expedientes se verificó la inexistencia de dictámenes jurídicos que avalen el
trámite de las contrataciones.
6- En el 64%, no se constituye garantía de adjudicación que exige el apartado II, inciso 33º
del artículo 61 del mismo decreto citado con anterioridad. Por ejemplo: Expt. N°328/99
Elementos para mantenimiento.
Lo indicado en el apartado 4) en general ya ha sido informado por la Unidad de Auditoría
12
Interna del Centro.
5) Personal
Se realizó un análisis sobre el presentismo del personal durante el año 1999. Para ello se
tomó una muestra aleatoria de 18 empleados. Estos representan el 13,14% de los 137 que
conforman la planta del CE.NA.RE.SO..
Para dar cumplimiento a este punto se observaron las planillas de asistencia diaria del
personal seleccionado. Esos datos fueron comparados con los de las fichas personales de los
mismos, que el sector de Personal lleva de cada uno de los empleados.
Por último, se corroboró si en los distintos biblioratos (de examen, vacaciones, llegadas
tardes, etc.) se encontraban las justificaciones correspondientes a las ausencias (cabe señalar que
el bibliorato con las justificaciones de firmas por comisión de servicio o llegadas tardes del
primer semestre está extraviado).
Por otro lado, se verificó la correcta liquidación de haberes. Para ello se tomó una
muestra aleatoria del 40% del personal (54 empleados). Se analizó la información contenida en
los recibos de sueldo y se la cruzó con la de los legajos del personal seleccionado. Los recibos
correspondieron a los meses de enero, junio, sueldo anual complementario de junio y diciembre.
1- En la mayor parte de los legajos no están agregadas las resoluciones de designación,
promoción o sanción disciplinaria, práctica adoptada recién a partir de 1995.
2- El agente responsable de informar mensualmente las novedades a la empresa que tiene
a su cargo la liquidación de haberes, efectúa posteriormente la revisión de las planillas
confeccionadas por la empresa contratada, verificando la corrección de las mismas y ejerciendo
así una tarea de control que carece de la necesaria contraposición de intereses.
3- El control de asistencia y puntualidad del personal se efectúa mediante la firma de una
planilla que se habilita por mes y por agente. La labor de auditoría se vio dificultada debido a
que no se contó con la totalidad de la documentación justificativa tal como se expresó en
párrafos precedentes.
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5. Recomendaciones
5.1. Recomendaciones referidas a Sistema de Información Gerencial y Control de Gestión
1 -Sistematizar los datos con los que cuenta el Centro para transformarlos en información
apta para la toma de decisiones.
2- Establecer un Cuadro de Mando con indicadores de gestión en el que se visualicen los
valores logrados, los desvíos a los objetivos y metas establecidos, a la vez que facilite la
corrección de los mismos. Elaborar un informe de gestión periódico e integrador de la
Institución.
3- Elaborar una planificación estratégica que contemple un plan operativo anual definiendo
prioridades, responsables y plazos. Asimismo, elaborar un documento que explicite a los niveles
inferiores los objetivos organizacionales del CE.NA.RE.SO.
4- Diseñar un sistema de control de gestión, previo estudio organizacional, que determine la
estructura sobre la cual se elaborará el sistema de información para dicho control.
5- Establecer un Sistema de Información Gerencial, aprovechando la información disponible
en el Centro.
6- Con el fin de mejorar la calidad de la información operativa:
Ø integrar la información elaborada por los diversos sectores de la Institución,
Ø establecer controles de consistencia y calidad sobre la información que se produce.
7- Estructurar una base de datos que permita almacenar y procesar información referida al
cumplimiento de las metas físicas y conocer las causas de sus posibles desvíos. Fijar
claramente, a su vez, las pautas para establecer las causas de los desvíos entre operativas o
financieras.
8- Desarrollar y aplicar indicadores que reflejen con precisión la gestión del Centro.
9- Fijar información estándar. Si las características del Centro no permiten comparar su
gestión con otros establecimientos ligados a las adicciones con drogas se sugiere crear
parámetros propios con la información estadística del mismo CE.NA.RE.SO.
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10- Elaborar manuales de procedimientos administrativos, como cuerpos sistemáticos que
describan cada una de las operaciones y actividades del Centro y establezcan el tipo de
información en que debe basarse la operación y el tipo de información que debe generarse al
realizar la misma, especificando los generadores y destinatarios correspondientes.
11- Diseñar y poner en práctica un Sistema de Costos. Este Sistema le permitirá a la
Institución medir, dado un nivel de calidad, eficiencia (relación entre producción y los recursos
utilizados para lograrla) y economía (relación entre los bienes obtenidos y los costos incurridos)
de la gestión.
12- Realizar las gestiones necesarias para la aprobación de todos los niveles del diseño
institucional (organigrama).
13- Se sugiere evaluar la posibilidad de conectar en red a los distintos sectores del
CE.NA.RE.SO..
14- Evaluar la posibilidad de instalar un sistema mecánico de control de asistencia, que
posibilite un control más eficaz de la misma y que brinde información más oportuna.
5.2.Recomendaciones por áreas Críticas
1) Servicio de Admisión y Asistencia Ambulatoria:
1- Mejorar la infraestructura de los consultorios externos y reubicar las actividades ajenas a
consultorios en otro espacio físico.
2- Formalizar el circuito de derivación extrainstitucional cuando el Centro presenta su
disponibilidad de camas saturada.
3- Se deberá utilizar el DSM IV para el diagnóstico presuntivo en las historias clínicas.
2) Servicio de Residencia y Servicio de Internación en Crisis:
1- Cotejar correctamente toda la información enviada al sector Estadística para evitar
incoherencias en la misma.
Asimismo, se deberá realizar el Censo Diario, todos los días incluidos los fines de semana y
los feriados y registrar en el mismo el ingreso y la historia clínica del paciente.
2- Registrar las prestaciones realizadas los fines de semana en las planillas correspondientes.
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3- Se recomienda el correcto llenado de las historias clínicas, incluyendo las epicrisis de los
pacientes.
4- Revisar con la Secretaría de Hacienda las metas físicas presupuestarias, para definir
adecuadamente las mismas.
5- Se sugiere incluir en el presupuesto la obra de refacción de los baños dado que de lo
contrario no se mantendría la calidad del servicio.
3) Investigación y capacitación
1- En caso que la Jefatura del Departamento o la Dirección del Centro no lo consideren
oportuno, se deberá rever la programación de las metas físicas presupuestadas, para adaptarlas a
lo que realmente se desarrolla en el Centro.
2- Actualizar la firma de los convenios de pasantías vencidos (señalados en el punto 2 de
observaciones en Capacitación e Investigación). Firmar convenios de pasantías con las
Universidades que cuenten con alumnos pasantes en el Centro. Asimismo, sería conveniente
evaluar la posibilidad de tramitar la oficialización de los cursos de capacitación que brinda el
CE.NA.RE.SO., con el fin de ofrecer un título avalado por el Ministerio de Educación de la
Nación.
4 )Suministros y Contrataciones
1- Elaborar un manual de procedimientos en el área de Suministros y Contrataciones, con el
fin de perfeccionar los procedimientos de las contrataciones del Centro y establecer un plan de
compras, que permita que el Centro realice contrataciones anuales de los distintos servicios.
2- Iniciar el procedimiento de contratación a través de un pedido claro y completo de la
dependencia solicitante.
3- Es necesario que en las contrataciones actúe la comisión de preadjudicación y que se
respeten los plazos para impugnar. Esto da cumplimiento a la legislación correspondiente y hace
a la publicidad e igualdad de los oferentes.
4- Exigir los requisitos requeridos en los pliegos de bases y condiciones.
5- Instruir al servicio jurídico del Centro a elaborar dictámenes que consideren y avalen lo
tramitado por la Institución en las contrataciones directas.
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6- Requerir, en todos los casos, la garantía de adjudicación, exigida en el apartado II, inciso
33º del articulo 61, de la legislación de contrataciones.
5) Personal (Recursos Humanos)
1- Actualizar paulatinamente el archivo de la documentación que debe fomar parte de los
legajos personales, particularmente las resoluciones de designación, promoción, sanción, etc., de
años anteriores.
2- Analizar la posibilidad de establecer una instancia adicional de control de las planillas
de haberes por parte de una dependencia ajena a la División Personal, como puede ser, por
ejemplo el Departamento de Administración y Contabilidad.
3- Evaluar la posibilidad de implementar el registro de asistencia del personal en base al
uso de un medio mecánico o electrónico, lo que aseguraría mayor eficacia en el control y
liberaría a la División Personal de una serie de tareas rutinarias de carácter secundario.
Asimismo, se recomienda reorganizar la guarda y conservación de la documentación de años
anteriores.
6 HECHOS POSTERIORES
En el año 2000 atento al Decreto N° 295/2000, en el que se delegan en el titular del
Ministerio de Infraestructura y Vivienda las facultades y obligaciones para la contratación y
ejecución de construcciones, trabajos o servicios que revistan el carácter de obras públicas, el
Interventor del CE.NA.RE.SO. suscribió un convenio (03-04-00) con la Dirección Nacional de
Arquitectura dependiente de aquel Ministerio en el que dicha Dirección toma a su cargo la
Administración del Contrato, Inspección y Supervisión de las obras a ejecutarse,
correspondientes a los trabajos de Refuncionalización Edificio Para Salón Comedor y Talleres
del CE.NA.RE.SO. (Proyecto 1).
Luego de que el Decreto 641/2000, modificatorio del 295, delegara en los Ministros y en
el Secretario General de la Presidencia conforme a lo previsto en el art. 2 de la Ley N° 13.064,
las facultades y obligaciones para la contratación y ejecución de obras públicas, el Interventor
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del CE.NA.RE.SO. solicitó (22-08-00), al Ministerio de Salud, opinión en cuanto a mantener el
lineamiento seguido en la tramitación de la obra con la Dirección Nacional de Arquitectura o
reconducir todo lo actuado a través de ese Ministerio. Esto originó una serie de consultas y al
momento del presente informe se esperaba que la Procuración del Tesoro se expidiera sobre
quién tiene facultad para contratar obra pública en los organismos descentralizados.
7 CONSIDERACIONES REALIZADAS POR EL ENTE AUDITADO
La Dirección del Centro Nacional de Reeducación Social (CE.NA.RE.SO.) a través de su
Nota N°104/01 – D, de fecha 24 de octubre de 2001, responde respecto del Proyecto de Informe
referido a la evaluación de la gestión en el Centro durante 1999.
Dicha nota expresa: “...es opinión de esta Dirección que el Proyecto de Informe de esa
Auditoría General, trasunta de manera razonable y representativa los puntos de debilidad a
nivel organizacional que inciden en la gestión. En consecuencia, desde una perspectiva de
contexto general, existe conformidad con el contenido de dicho Informe. Sin perjuicio de lo
expuesto precedentemente, se harán puntualizaciones referidas a observaciones que, al
momento de la presente, se han regularizado. Esto, solamente a título informativo y para
conocimiento de ese Organo de Control”.
Se menciona también que “…esta Dirección desea dejar establecido que las
recomendaciones emitidas por esa Auditoría General, se encuentran implementándose
actualmente.”
4.1. Observaciones referidas a Sistema de Información Gerencial y Control de gestión
Con respecto a las observaciones:
5- La información que produce el Centro por solicitud del Ministerio de Salud, la Secretaría
de Hacienda, etc., no es aprovechada para confeccionar un sistema de información. Tampoco se
desarrollan indicadores de impacto, lo cual dificulta medir y evaluar la efectividad clínica de los
tratamientos realizados en el Centro.
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8- Los indicadores solicitados por el Ministerio de Salud no se adaptan suficientemente a lo
realizado en el Centro, dadas las características particulares que presenta el CE.NA.RE.SO.
como Centro de Salud para personas con problemas de adicción a las drogas. Pese a ello, no se
elaboran en la Institución indicadores propios acordes a este tipo de Establecimiento de Salud.
9- El CE.NA.RE.SO. no utiliza estándares de instituciones similares nacionales o
internacionales, lo cual lo inhibe de poder comparar los resultados de su gestión con la de
áquellas.
La
Dirección
del
Centro,
informa
“…que
se
han
producido
articulaciones
interinstitucionales con organismos gubernamentales cuya temática es afín a la del Centro, lo
cual tiene un impacto positivo en la incorporación de estándares de gestión más dinámicos.”
10- “El Centro carece de manuales de procedimientos administrativos.” El Centro indica que
el punto “…se encuentra regularizado.”
13- El desarrollo informático del Centro no es suficiente para poder establecer un sistema de
información eficiente. La Dirección informa que “... se ha licitado la instalación de un servicio
en red y 27 nuevos equipos (estaciones de trabajo) el cual generará la información eficiente en
cuanto a confiabilidad y flujo para todo el Organismo.”
4.2. Observaciones por Areas Críticas
En cuanto a las observaciones:
1) Servicio de Asistencia Ambulatoria y Admisión.
1- Los consultorios externos muestran deterioros edilicios y de sus mobiliarios. Por otra
parte, se cumplen en ellos tareas ajenas a su función primaria (por ejemplo: archivo de
documentación y otras actividades administrativas). El CE.NA.RE.SO., indica que “... se ha
procedido al traslado del archivo de documentación y actividades administrativas fuera del
ámbito dedicado a la función específica...” del Servicio de Asistencia Ambulatoria y Admisión.
Asimismo agrega que,“... se han efectuado refacciones edilicias que han mejorado el confort y
la cantidad de consultorios habilitados.”
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2- No hay un circuito formal de derivación externa para internación de pacientes cuando la
capacidad de internación está saturada. Al respecto, la Dirección del Centro expresa que el
establecimiento de un circuito formal de derivación externa “... excede las posibilidades y la
decisión política de la Dirección. Es de esperar que las recientes articulaciones
interinstitucionales, logren facilitar esta concreción..”
4) Suministros y Contrataciones
2- En el 48% de los expedientes no se indica qué dependencia del organismo solicita la
contratación, incumpliendo con el artículo 61 inciso 30 del decreto ley 23.354/56 ratificado por
ley 14.467 y mantenido en vigencia por el artículo 137 de la ley 24.156. Por ejemplo: Expt.
N°378/98 Servicio de lavado y planchado.
5- En muchos expedientes se verificó la inexistencia de dictámenes jurídicos que avalen el
trámite de las contrataciones.
En cuanto a estas observaciones la Dirección del Centro expresa que, “... en la actualidad la
totalidad de los expedientes de compras se encabezan con la nota de la dependencia que solicita
la contratación. Asimismo, la presencia de dictámenes jurídicos que avalen el trámite de las
contrataciones se encuentra regularizada. Actualmente toda la operatoria de compras se
formaliza según lo estipulado por el Decreto 436/00.”
Buenos Aires, 31 de octubre de 2001.
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