2016_114info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE
SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2015)
Al Señor Subsecretario de Relaciones Financieras Internacionales de la Secretaria de Finanzas
del Ministerio de Hacienda y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 4 finalizado el 31 de
diciembre de 2015 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”
(PROSAP III), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OCAR, suscripto el 29 de diciembre de 2011 entre la República Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR),
dependiente del Ministerio de Agroindustria de la Nación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/15, expresado en
dólares estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/15, por apertura, expresado en dólares estadounidenses.
3) Notas 1 a 12 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
4) Información financiera complementaria que incluye:
- Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/15, expresado en dólares estadounidenses.
- Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/15, expresado en dólares
estadounidenses.
1
- Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/15, expresado en dólares estadounidenses.
- Estado de Solicitudes de desembolso al 31/12/15, expresado en dólares
estadounidenses.
- Estado de Solicitudes de Desembolso, por categoría de gastos, al 31/12/15,
expresado en dólares estadounidenses.
- Estado de la Cuenta Especial al 31/12/15, expresado en dólares estadounidenses.
- Carta de la Gerencia.
Los estados precedentes, así como el control interno implementado por el proyecto son de
exclusiva responsabilidad de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR). Los estados
financieros fueron recibidos por esta Auditoría en su primera versión el 01/03/16, mientras
que los definitivos fueron presentados el 12/04/2016. Estos últimos se adjuntan inicialados
por nosotros al sólo efecto de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 20/07/15 (preliminares) y el
12/04/2016.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y los
requerimientos especiales del BID, incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se
consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta sobre la base de la muestra determinada.
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III- ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se menciona en Nota Nº 12 a los Estados Financieros, existe una deuda al
31/12/15 con los contratistas de las obras mencionadas, por un monto de $ 56.752.561,93,
equivalente a USD 4.267.109,92, correspondiente sólo al aporte local por los certificados
de obra y las redeterminaciones de precios realizadas, ya que la parte BID fue abonada
oportunamente en el ejercicio. Dicha situación afecta los valores expuestos en los estados
mencionados en I- al cierre del ejercicio auditado, dado el criterio de contabilización de lo
“percibido” utilizado por el Proyecto. Lo señalado representa el 4% del total ejecutado en
el ejercicio.
IV- OPINIÓN CON SALVEDADES
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo indicado en III- , los
estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la
situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III) al
31 de diciembre de 2015, así como las transacciones operadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación
general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo BID Nº 2573/OC-AR del 29/12/11.
V-
OTRAS CUESTIONES
1. En respuesta a nuestra nota de Circularización a los Asesores Legales Nº 274/2015, la
responsable de Asuntos Jurídicos de la UCAR responde, mediante Nota UCAR 108845 del 03/03/2016, lo siguiente: “Cumplo en informarle que al día de la fecha se
encuentran en trámite los siguientes procesos judiciales:
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a)- ENDERE, Juan Pablo c/ PODER EJECUTIVO NACIONAL y otro s/ empleo
público. Tramita en Expte. Nº 26201/12 por ante el Juzgado Contencioso
Administrativo Federal Nº 5, a cargo de la Dra. María Alejandra Biotti, Secretaría Nº 9.
La acción de marras es entablada contra el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca
y el Programa de Servicios Agrícolas Provinciales (PROSAP) y mediante ella el actor
reclama la suma de pesos $116.916,20 en concepto de indemnización por antigüedad,
indemnización sustitutiva del preaviso, integración del mes de despido, multas
contempladas en las leyes 25.323 y 25.345, haberes adeudados y costas del juicio.
Tales montos son pretendidos en virtud del despido indirecto en que el actor se
colocase en fecha 11 de mayo de 2010, aduciendo un supuesto contrato de trabajo con
el PROSAP.
b)- D’ADAMO, Marcelo Julio c/ Fundación ArgenINTA y otros s/ Despido.
Tramita en el Expte. Nº 76820/14 por ante el Juzgado Nacional del Trabajo Nº 70.
Mediante la presente acción, el actor persigue el cobro de la suma de pesos
$716.393,76 en concepto de indemnización por antigüedad, indemnización sustitutiva
del preaviso, integración del mes de despido, multas contempladas en las leyes 24.013 ,
25.323 y 25.345, haberes adeudados, daño moral y costas del juicio. Que, dicho monto
es reclamado por el actor con motivo del despido indirecto en el que el mismo se
colocó en fecha 23.10.2014, en el marco de un supuesto contrato de trabajo (en los
términos de la Ley 20.744) que el accionante aduce haber mantenido con la Fundación
ArgenINTA y el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca.
Sobre el particular, cabe aclarar que en fecha 16 de febrero del corriente, el Juez
interviniente se declaró incompetente en razón de la materia para entender en la causa,
lo que no quita que, de quedar firme dicha resolución, la acción pueda ser tentada ante
el fuero en lo contencioso administrativo.
c)- GCBA c/ Programa de Servicios Agrícolas Provinciales s/ Ejecución fiscal.
Tramita en Expte. B5421-2015/0 por ante el Juzgado Nº 19 (secretaría Nº 37) del Fuero
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Contencioso Administrativo y Tributario del Poder Judicial de la Ciudad Autónoma de
Buenos Aires.
Que, en el mencionado expediente se intimó al PROGRAMA DE SERVICIOS
AGRÍCOLAS PROVINCIALES (PROSAP), al pago de la suma de pesos $10.530,53
(con más el 50% de dicho monto que se presupuesta provisionalmente para responder a
intereses y costas) bajo apercibimiento de llevar adelante la ejecución sin más trámite.
Que el monto reclamado, obedecería a una deuda de patente del vehículo automotor
dominio JYY811, cuya titularidad gira a nombre del PROSAP/ MAGyP”
Asimismo se indica en la mencionada respuesta como “Otras situaciones:
- Reclamo extra judicial de la Srta. Rocío Antonella García.
La consultora nombrada precedentemente se puso en situación de despido indirecto (en
los términos de los artículos 245 y 246 LCT) luego de intimar, infructuosamente, su
correcta registración laboral al Programa de Servicios Agrícolas Provinciales y al
Ministerio de Agroindustria.
Al respecto, cabe poner de resalto que la consultora comenzó a desempeñar funciones
dentro de la Unidad Para el Cambio Rural (UCAR), a través de la Fundación
ArgenINTA, el día 2 de Mayo del año 2013, mediante un contrato de Locación de
Servicio, en el marco del préstamo BID 2573, pasando a revistar en el régimen de
contrataciones de personal por tiempo determinado previsto por el Art. 9 de la Ley
25.164 desde el día 1º de junio de 2014.
Si bien a la fecha no hemos sido notificados de una demanda judicial o requerimiento
en sede administrativa, no se descarta que la cuestión pueda dirimirse en la órbita
judicial”.
2. Tal lo mencionado en el ejercicio anterior, el Estado mencionado en I- 1) y la Nota Nº 8
a los Estados Financieros no incluyen el pago en concepto de Comisión de Crédito
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correspondiente al 1º semestre de 2012, por un monto de USD 171.243,17, de acuerdo a
la información suministrada por la Oficina Nacional de Crédito Público mediante nota
del 07/01/13. Cabe mencionar que dichas erogaciones no se incluyen en la matriz de
financiamiento de las inversiones del Programa.
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 12 de abril de 2016.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2015)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2015, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III),
Convenio de Préstamo BID N° 2573/OC-AR del 29/12/11, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad para el Cambio Rural (UCAR)
y en las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes, que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra
parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
ÍNDICE
A. 1) y B. 1)
TÍTULO
Disponibilidades. Conciliaciones bancarias
B. 2)
Bienes. Procesos de adquisiciones
B. 4)
Infraestructura y servicios. Contratación y Pagos
A. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/15
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones generales:
1- En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante largos periodos, sin la
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correspondiente anulación o corrección de las mismas.
2- Existen operaciones de ingresos y egresos con igual leyenda que se registraron contablemente
pero no se observan en los extractos bancarios.
Comentarios de la UCAR:
1- Se toma en cuenta la observación. Sin embargo, resulta importante aclarar que se está
efectuando un trabajo de análisis y seguimiento con el fin de mejorar la situación planteada.
2- Las mismas corresponden a desafectaciones de operaciones que nunca llegaron a
materializarse en el Banco.
Recomendaciones:
Teniendo en cuenta lo mencionado por la UCAR se hace necesario profundizar los controles y
su oportunidad a efectos de realizar los ajustes que puedan corresponder para mejorar la calidad
de la información.
2) CONSULTORES
Observaciones Generales:
1- La mayoría de los Curriculum Vitae presentados por los consultores no poseen fecha de
presentación, ni sello de recepción por el organismo.
2- En varios casos se observa que no consta fecha de la realización de la terna de selección.
3- En varios casos la firma de los contratos no poseen fecha por parte del consultor.
4- En la totalidad de los casos los informes presentados por los consultores no poseen fecha de
recepción.
5- Se observa que en algunos casos las AP no poseen firma autorizante alguna.
Comentarios de la UCAR:
1- Efectivamente se ha implementado el sello de recepción de los CVs al Área de Gestión
RRHH desde principios de 2015. En este punto es importante destacar que los CVs que no
poseen sello son anteriores a esa fecha.
2- Se toma debida nota de la observación.
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3- En el encabezado de cada uno de los contratos firmados se informa la fecha de celebración de
los mismos.
4- Se toma nota de la observación. Actualmente se fecha la recepción de los informes en el Área
de Gestión de RRHH.
5- Sin comentarios.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente en tiempo y forma a fin de mejorar la calidad de la información en
los legajos del Proyecto.
B. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
Cuenta en $ - Aporte Local
Si bien se ha modificado el procedimiento del ingreso de Fondos Locales a cada uno de los
Préstamos del PROSAP, esta cuenta continúa con movimientos durante el ejercicio auditado.
Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los
movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados por el Programa, lo que dificulta
dicha tarea.
Comentarios de la UCAR:
Se trata de una cuenta bancaria única para los distintos préstamos PROSAP pero que a la fecha
prácticamente no se está utilizando ya que el aporte local ingresa a la cuenta operativa de cada
préstamo. Los movimientos del ejercicio en su mayoría corresponden a las comisiones bancarias
cobradas por el BNA.
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Cuenta BID UCAR en $
1- Se observa el procedimiento que utilizan, consistente en dejar partidas parciales
conciliatorias, e ir compensándolas entre sí. Como ejemplo de ello se tuvieron a la vista
pagos pendientes de contabilizar en mayo que en junio no se visualizan ni en los extractos ni
en la conciliación como pendientes por un monto de $ 378.712,98.2- Existen movimientos pendientes en las conciliaciones de noviembre que no son registrados
con exactitud en el mes de diciembre, los mismos se incluyen en montos globales sin el
correspondiente detalle.
3- Se observan movimientos en el mayor por compensaciones de saldos, los cuales incluyen
débitos y créditos sin el correspondiente detalle del movimiento que le dio origen a las
mismas.
Comentarios de la UCAR:
1- Del monto mencionado, $139.794,84 se elimina con dos partidas pendientes en la misma
conciliación en el apartado “Pagos Banco No Contabilidad” por $139.124,46 y $670,41. El
monto restante, $238.918,14, se elimina con otra partida pendiente en la conciliación y
movimientos contables y bancarios del mes de Junio.
2 y 3- Debido al alto volumen de movimientos se está comenzando a llevar un detalle de las
distintas partidas que se agrupan entre sí para facilitar la posterior revisión.
Cuenta BID Mendoza en $
1- En la conciliación del mes de junio se incluyen gastos bancarios pendientes de contabilizar de
larga data.
2- En la conciliación de diciembre se visualizan movimiento de débitos y créditos en concepto
de retenciones impositivas las cuales se van compensando entre mayores contables y
extractos bancarios, arrojando un neto que se expone en la conciliación bancaria por periodo
mensual, abarcando sólo hasta el mes de agosto del ejercicio auditado.
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Comentarios de la UCAR:
1- De acuerdo con lo manifestado por la Provincia los mismos no pudieron registrarse debido a
que no se completó el trámite del correspondiente POA. Se solucionará en el transcurso del
ejercicio 2016.
2- En este caso, los pagos a los proveedores se realizan directamente desde la UCAR y luego se
le transfiere a la Provincia las retenciones impositivas efectuadas para que a su vez esta
última las ingrese al fisco. Las retenciones expuestas en las conciliaciones corresponden a los
pagos de las mismas registrados en la contabilidad pendientes de débito bancario.
Cuenta BID en $ y Aporte local en $ Río Negro
En los extractos bancarios de ambas cuentas se presentan gran cantidad de movimientos de
créditos y débitos los cuales no se ven reflejados en la conciliación del mes de diciembre, como
así tampoco en el mayor contable. Ejemplo de ello es que no coincide el saldo final del mayor
contable del mes de noviembre con el de inicio del mes de diciembre.
Comentarios de la UCAR:
Todas las operaciones que figuran en el extracto se encuentran reflejadas en la contabilidad. El
saldo inicial de cada mes en los mayores siempre coincide con el saldo final del mes anterior. En
este caso por una modificación que se efectuó en el Sistema hacia atrás algunas conciliaciones
impresas (de meses intermedios) quedaron desactualizadas. Sin embargo, resulta importante
aclarar que la conciliación impresa al 31/12/15 es la definitiva. (Comentario no procedente no
todas las operaciones figuran dado que las compensan (ingresos y egresos por el mismo valor).
Recomendaciones:
Profundizar los controles y su oportunidad a efectos de realizar los ajustes correspondientes y
prevenir que no se reiteren situaciones como las planteadas, mejorando de este modo la calidad
de la información.
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2) ADQUISICIONES - BIENES
Observaciones generales
1- De la documentación analizada en las adquisiciones muestreadas no surge el procedimiento
realizado a efectos de determinar las firmas a invitar a los concursos realizados.
2- En la mayoría de los expedientes analizados no se tuvieron a la vista los recibos del
proveedor por los pagos realizados, sólo fueron suministradas las constancias de las transferencias
realizadas.
Comentario de la UCAR:
1- El procedimiento de adquisición utilizado de acuerdo al monto comprometido en el mismo,
se trató de un Concurso de Precios, para cuyo caso, las Políticas de Adquisición de Bienes y
Servicios diferentes a Consultoría del Banco Interamericano de Desarrollo no establecen un
procedimiento específico para determinar las firmas a invitar al concurso por realizarse, como
sí sucede en los procedimientos de selección de firmas consultoras, para los cuales sí debe
conformarse una lista corta de proveedores a convocar mediante un procedimiento específico.
El único reparo que las normas de los Bancos indican en estos procesos es que las empresas a
invitar reúnan las calificaciones y experiencias necesarias para el objeto de la contratación.
2- Sin comentarios.
Observaciones Particulares
Expediente Proargex BD NAC 2573 006 B 009/15 (Feria China)
1- La N Objeción (NO) de la UEC se encuentra firmada por el Coordinador General, siendo que
la misma está solicitada al sector Adquisiciones.
2- La comunicación del resultado del concurso realizado a uno de los oferentes indica que este
la recibió el 14/04/15, siendo la fecha de la misma el 20/04/15.
Comentarios de la UCAR:
1- Las No Objeciones siempre son firmadas por el Coordinador General ya que es la persona
autorizada para aprobar gastos, existe una Disposición firmada por el mencionado
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funcionario con la delegación de firma en otros funcionarios para determinados montos o
motivos de ausencia. Por error el Proyecto elevo la solicitud al Jefe de Proyectos,
procederemos a subsanar dicho error en los procesos futuros.
2- Se toma en cuenta la observación. Al respecto, debe señalarse que por un error material
involuntario, el representante de la firma GENERACIÓN PUBLICITARIA S.R.L. que
recibió la notificación de la adjudicación, consignó una fecha errónea como constancia de
recepción, no habiendo sido percibido por quien realizó la entrega de la misma. En virtud de
ello, se ajustarán los mecanismos de control a fin de evitar situaciones análogas en el futuro.
Expediente Proargex BD NAC 2573 006 B 001/15 (Feria Alemania)
La NO de la UEC se encuentra firmada por el Coordinador General, siendo que la misma está
solicitada al sector Adquisiciones.
Comentarios de la UCAR:
Las No Objeciones siempre son firmadas por el Coordinador General ya que es la persona
autorizada para aprobar gastos, existe una Disposición firmada por el mencionado funcionario
con la delegación de firma en otros funcionarios para determinados montos o motivos de
ausencia. Por error el Proyecto elevo la solicitud al Jefe de Proyectos, procederemos a subsanar
dicho error en los procesos futuros.
Expediente Recuperación. Post emergencia BD NAC 2573 020 S 001/15 (Relevamiento,
Hidrogeológico)
1- La solicitud de contratación incluida en el expediente tiene un valor en $ y otro en USD el
cual no es equivalente al tipo de cambio y se encuentra tachado.
2- Con fecha 08/09/14 se da por cancelado el primer llamado a concurso por motivos técnicos
manifestados por los posibles oferentes, según lo manifestado por el Proyecto. Al respecto no
constan en el expediente analizado dichas manifestaciones.
3- Una de las cartas de invitación que consta en el expediente no tiene constancia de envío.
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4- La evaluación técnica de ofertas realizada por la Provincia del Chubut no indica fecha de
realización de la misma.
5- La nota del Proyecto realizando un presupuesto del estudio a realizar a efectos de llevar a
cabo la adquisición es de fecha posterior a la apertura de ofertas.
6- La adjudicataria seleccionada para realizar el estudio, la cual surge de la invitación realizada
al Colegio de Geólogos de la Provincia del Chubut se presentó y suscribió la orden de compra
bajo una razón social; posteriormente al momento, de facturar y cobrar el trabajo realizado
procedió al cambio de la misma.
Comentarios de la UCAR:
1- Tomamos en cuenta la observación, se trató de un error de tipeo.
2- Algunos oferentes realizaron consultas mediante correo electrónico, las cuales hacían
necesario modificar las especificaciones técnicas. Desde el Área de Gestión de Proyecto se
decidió dejar sin efecto es primer llamado a fin de poder trabajar más profundamente las
especificaciones técnicas. Los mismos serán incorporados al expediente.
3- El comprobante emitido por OCA se ha extraviado por lo cual el Sector de Mesa de Entradas
me envió por mail el seguimiento desde el sistema de OCA del envío de la nota, adjuntamos
copia del mismo y será incorporado al expediente.
4- La evaluación se recibió por mail como adjunto con fecha 06 de febrero de 2015. El correo
será incorporado al expediente.
5- La Nota del Proyecto y la carga preventiva en UEPEX tienen fecha posterior a la apertura,
debido a que antes no se contaba con presupuesto vigente y disponible para realizar las
imputaciones presupuestarias, apenas se habilitaron las partidas se cargó la solicitud de
adquisición en este año presupuestario.
6- En este punto aclaramos dos cuestiones. Se invitó al Colegio de Geólogos de la Provincia de
Chubut, para que difundan entre sus miembros matriculados la invitación al Concurso de
Precios y donde podrán chequear en Novedades de fecha de enero que se encuentra la
Invitación y la posibilidad de descargar el pliego del mismo.
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Por otro lado, a fojas 821 hay una copia del Acta de Reunión de Socios Nº 8 donde se deja
constancia que desde el 22 de enero del 2015 la razón social “Forestal D y K SRL” pasa a
llamarse bajo la denominación Perforaciones D y H SRL.
Expediente Fortalecimiento BD NAC 2573 001 S 004/15 (Video y audiovisual)
1- El acta de apertura de ofertas no indica quien la realiza ni quien son los que suscriben la
misma.
2- Los recibos por los pagos al proveedor son emitidos por el importe neto de retenciones
impositivas.
Comentarios de la UCAR:
1- Se tiene en cuenta la observación. Se procederá a aclarar las firmas suscriptas en el acta.
2- Sin comentarios.
Expediente Fortalecimiento BD NAC 2573 001 B 001/14 (Equipamiento Informático)
1- En la totalidad de los lotes adjudicados del expediente analizado surge que a pesar de
realizarse la respectiva LPN, se ha seleccionado a un único posible oferente en cada uno de
ellos. Al respecto, si bien se actúa teniendo en cuenta las normas en la materia, no surge de la
documentación analizada que se hallan realizado procedimientos alternativos a efectos de
maximizar la competencia especialmente en este tipo de bienes de amplia oferta en el
mercado.
2- Al momento de realizar el 2º llamado a la LPN no se incluye en el mismo el ítem 2 del lote 1
declarado desierto en el 1º llamado, sin que se justifique el motivo de dicha situación.
3- Tanto en el 1º llamado como en el 2º al momento de adjudicar los lotes respectivos se
modifican las cantidades hasta un máximo del 20% permitido en el documento licitatorio, sin
justificar la necesidad o motivo del incremento en las cantidades a adquirir.
4- En el lote 1 correspondientes a las notebook se acuerdo al informe de evaluación técnica el
monitor no cumple con la medida mínima requerida, dicha situación no es tenida en cuenta al
momento de adjudicar el mismo.
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5- En el caso del lote 2 no se adjudica ningún ítem, cuando técnicamente tanto el ítem 2 como el
3 cumplían con lo requerido de acuerdo al informe realizado por el Proyecto.
6- El Convenio con el proveedor del lote 1 es suscripto por un monto en USD, cuando dicho
proveedor factura los bienes adquiridos en $, y siendo éste del medio local.
Comentarios de la UCAR:
1- De acuerdo con el Reglamento Operativo PROSAP vigente y aprobado en el mes de octubre
del año 2014 que indica en su Anexo Nº 12 - Disposiciones sobre Adquisiciones y
Contrataciones Disposiciones especiales sobre adquisiciones - Apartado 21. “Se aplicarán a
las compras efectuadas en el marco del Proyecto las siguientes disposiciones: En las
licitaciones públicas nacionales o internacionales, las invitaciones a presentar ofertas
(llamados a licitación), solicitudes de expresiones de interés, documentos de licitación,
circulares, actas de apertura de ofertas e informes sintéticos de adjudicación para todos los
bienes, obras y servicios (con inclusión de los servicios de firmas consultoras), según sea el
caso, se publicarán en la página web de los gobierno provincial respectivo, en la página web
del PROSAP y en la página web de la Oficina Nacional de Contrataciones…”.
Entendemos que se dio pleno cumplimiento con el principio de transparencia en cuanto el
llamado fue publicado en cada caso en la página web del PROSAP y en la página web de la
Oficina Nacional de Contrataciones correspondiendo solo estos dos medios por el tipo de
procedimiento (LPN) además del ámbito de competencia (unidad ejecutora central).
2- Respeto del Lote 1 Ítem 2 PC de escritorio ALL IN ONE, si bien se recibió una oferta en el
primer llamado, se decidió no adquirir dicho bien en esa oportunidad debido a que el
porcentaje de dispersión entre el presupuesto estimado y el ofertado llego al 40.25%,
considerando que se trataba de un costo excesivo.
El lote no se declaró desierto por haberse recibido una oferta.
Al momento de llamar nuevamente a Licitación se realizó el ejercicio de actualización de
presupuesto, esto es de gran utilidad en materia informática a fin de evitar grandes
dispersiones. En dicha oportunidad se observa el faltante del producto solicitado en el
mercado, debido a inconvenientes relacionados con las importaciones.
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Por lo cual se decidió postergar la compra a fin de conseguir nueva tecnología a mejor precio
de competencia, en el momento que se activara el sector informático.
3- De acuerdo con la cláusula 41 Derecho del Comprador a variar las cantidades en el momento
de la adjudicación – apartado 41.1, obrante en el documento de pliego en la Parte I Sección I
Instrucciones a los Oferentes, el comprador se reserva el derecho de aumentar o disminuir la
cantidad de los bienes y servicios conexos especificados en la lista de bienes y Servicios y
Plan de Entrega siempre que esta variación no exceda los porcentajes indicados en los DDL.
Atento a lo expresado no hubo que justificar aumento de la cantidad de bienes solicitados
siendo que la misma se realizó conforme lo establecido en el documento de pliego.
4- De acuerdo con el Informe Técnico realizado por la Unidad Tecnología Informática del Área
de Gestión de Recursos Humanos elevado por Memo Interno Nº 1024891/2015 obrante a fs.
959 del expediente de marras, donde se realiza la evaluación en forma particular de cada uno
de los aspectos de los bienes solicitados se hace notar que el tamaño del monitor solicitado es
de 14”, siendo el ofrecido de 13.3”, se analiza la desviación y se la considera del Tipo a) (es
mínima y se la acepta), de acuerdo con las ponderaciones de calificación establecidas para
esta evaluación.
5- De acuerdo con el Informe Técnico realizado por la Unidad de Tecnología Informática del
Área de Gestión de Recursos Humanos elevado por Memo Interno Nº 1024891/2015 obrante
a fs. 959 del expediente de marras, donde se realiza la evaluación en forma particular de cada
uno de los aspectos de los bienes solicitados se hace notar que el Ítem 1 del Lote Nº 2
Impresora Láser Multifunción B&N no da cumplimiento con lo solicitado y se le otorga la
calificación de c) (oferta inaceptable).
Siendo que la evaluación (IAO 36.6 (b) y la adjudicación se realizan por lote, al tener este
lote un ítem que no califica se debe desestimar en su totalidad.
6- De acuerdo con la cláusula 15 – Moneda de la Oferta – Apartado 15.2 – Parte I Sección I
Instrucciones a los oferentes indica que: “Los oferentes podrán expresar el precio de su oferta
en cualquier moneda plenamente convertible.” De acuerdo al uso en los procedimientos
financiados por Organismos Internacionales al momento de la firma del contrato se suscribe
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el mismo en igual moneda en que fuera presentada la oferta (Formulario de la Oferta). No
obstante la forma y moneda de pagos se realizan conforme la CC 16.1.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente en tiempo y forma las actuaciones llevadas a cabo por el Programa
teniendo en cuenta la normativa en la materia. Intensificar los esfuerzos a efectos de no repetir
situaciones como las planteadas.
3) CONSULTORES
Observaciones Generales:
1- En la totalidad de los casos, los Términos de Referencia no cuentan con la firma del consultor
contratado.
2- En lo que respecta a los informes de avance o finales que deben presentar los consultores, existen
varios casos en que los mismos son una copia exacta de los términos de referencia presentados para
la contratación.
Comentarios de la UCAR:
1- Los TDR, como ANEXO I, son parte integrante de los contratos y los mismos están firmados
e inicializados por cada uno de los consultores.
2- Se toma nota de la observación. Cabe aclarar que la información contenida en los informes
son aprobados por parte de la Coordinación Técnica del Proyecto, quien realiza el
seguimiento de los productos entregados por cada consultor.
Observaciones Particulares:
1- Se tuvo a la vista una enmienda al Contrato de una consultora con la fecha de firma
enmendada sin salvar.
2- En la contratación de un consultor falta la fecha de solicitud de la misma presentada al
Proyecto.
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Comentarios de la UCAR:
1- Se toma debida nota de la observación.
2- Corresponde a un error por omisión. Se toma debida nota de la observación.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente en tiempo y forma a fin de mejorar la calidad de la información en
los legajos del Proyecto.
5) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS
Provincia de Mendoza
Antecedentes de la contratación
LPI-BD-MZP-2573-013-O-01/14 – Proyecto Modernización de la Red Terciaria del Río
Mendoza – Zona 6ta.
1- Se ha constatado que desde la No Objeción al Proyecto y la elevación de la documentación del Pliego
licitatorio pasaron más de 7 meses.
2- La Resolución DGI 1008/14, que procede a la adjudicación de la obra, se realiza después de vencido
el plazo de validez de ofertas, no encontrándose adjuntos en el expediente constancias de haberse
requerido ampliación de plazo, ni la aceptación de la misma por parte de los oferentes.
3- El Acta de Inicio de Obra es del 19 de Diciembre de 2014, en tanto que la publicación de la
adjudicación en el Boletín Oficial, se hace con posterioridad, el día 22 de Diciembre.
4- El Convenio con la adjudicataria CEOSA, se firma con fecha 18 de Diciembre y la Imputación
Presupuestaria se realiza posteriormente con fecha 22 de Diciembre.
Comentarios de la UCAR:
1- El plazo indicado es un plazo razonable para la preparación del Pliego de Licitación Pública
Internacional, en este caso particular se decidió demorar el Proceso Licitatorio para que
coincida la fecha de inicio de la Obra con el período de corta y evitar su interrupción una vez
iniciada la misma.
19
2- Desde la comunicación de la No objeción que realiza la UEC, la Provincia debe realizar el
trámite interno de Aprobación mediante Resolución con las demoras administrativas propias.
Si bien el plazo de validez de oferta se encontraba vencido, la Empresa ganadora al no
manifestar observaciones y aceptar firmar el contrato, estaría avalando ese mantenimiento de
oferta.
3- El aviso de adjudicación se debe realizar una vez firmado el Convenio con la firma
Adjudicataria y no hay un plazo establecido para ello, pero en este caso no habría demora
alguna ya que se realizó un día después de la firma del Convenio.
4- Para poder cargar el compromiso en el Sistema UEPEX se necesita no solo el Convenio
firmado por las partes sino también que se realice la curva de ejecución de la Obra de parte de
la Provincia y la aprobación de la misma por el Área de Gestión de Proyectos, para una buena
planificación de los recursos, por lo tanto esto puede haber demorado esos 4 días.
Pagos de obras
Observaciones Generales:
Existen en algunos casos atrasos en los pagos de aporte local realizados a las contratistas, de
cada uno de los certificados aprobados.
Comentarios de la UCAR:
Sin comentarios.
Observaciones Particulares:
Provincia de Mendoza
En el pago correspondiente al anticipo financiero se verificó su desdoblamiento en 4 partes
mediante respectivas Autorizaciones de pago, dos de ellas el mismo día, siendo las mismas de
fecha 16/01, 20/01 y 29/01, sin que conste en el expediente justificación de la aplicación de
dicho procedimiento.
20
Comentarios de la UCAR:
Sin comentarios.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, manteniendo
legajos ordenados y completos. Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia.
6) ANR (Aportes No Reembolsables)
Observaciones generales
1. Los legajos suministrados carecen de foliatura.
2. En los Contratos Regulatorios de ANR analizados, no se adjuntan el Anexo I y II
mencionados en los mismos.
3. Del análisis de los legajos suministrados surgen largos periodos de tiempo entre el Dictamen
de Elegibilidad, la No Objeción a cada ANR por parte del BID, la correspondiente
Resolución Ministerial y los desembolsos a los beneficiarios, sin que se justifiquen
debidamente las dilaciones producidas.
4. En la mayoría de los legajos de pago analizados si bien se incluyen comprobantes por las
transferencias realizadas, no se tuvieron a la vista los recibos de los proveedores por las
inversiones realizadas.
Comentarios de la UCAR:
1- Se toma nota de la observación y se han dado instrucciones precisas a fin de evitar este tipo
falencia.
2- En relación con este punto informo que se ha eliminado esta exigencia, por razones prácticas
y a efectos de evitar duplicaciones, atento a que en la presentación los beneficiarios adjuntan
el cronograma de “Etapas y Actividades de la Propuesta de Inversión Intrapredial” y el
“Cuadro de Costos de Inversión”.
3- Se toma debida nota de la observación, pero no obstante ello cuadra destacar que se han
21
reducido sustancialmente los tiempos de análisis y elegibilidad de los proyectos, a pesar de lo
manifestado puede suceder que, en algunos casos, se produzcan cuellos de botella, que
permiten explicar los lapsos de tiempo señalados.
De todas formas en ciertos casos suele suceder que, del análisis de los proyectos, surgen
faltantes de información, que son requeridas a los potenciales beneficiarios y éstos demoran
la entrega de la misma, lo que trae aparejada las consiguientes pérdidas de tiempo, ajenas a
nuestra voluntad.
En este sentido cuadra señalar que el proceso de aprobación comprende actividades dentro
del Prosap y otras externas a la institución. El proceso comienza con la recepción de los
proyectos en el Sector, donde personal técnico los analiza para darles la elegibilidad. En el
caso de los extraprediales se envían al evaluador externo y una vez emitido el informe por
parte de éste, se remite al Comité de Evaluación. En ambos casos, concluido el proceso
mencionado, son enviados al BID para su No Objeción.
Como consecuencia de lo expuesto es que puede observarse, una reducción significativa de
los periodos de análisis dentro del Prosap, no pudiendo actuar la institución para corregir los
tiempos externos a la misma.
En adición a lo expuesto en el ejercicio fiscal 2015, han existido demoras en la adjudicación
de la cuota presupuestaria tanto de compromiso, como de devengado, que han provocado
demoras de aproximadamente cinco meses, en la emisión de la Resolución de adjudicación de
los ANR, como correlato de ello también se produjeron dilaciones en la ejecución.
4- En los proyectos financiados en el marco del programa COVIAR, atento lo establecido en las
bases de la operatoria, la institución emite un certificado de Aporte no Reintegrable (ANR),
que es entregado al beneficiario. En el punto 2.5. de dicho certificado se establece que “La
constancia del depósito y/o transferencia a los datos de la cuenta aquí consignados, servirá
como recibo de pago al proveedor”, constando a continuación los datos del proveedor, CUIT,
domicilio, titular de la cuenta, N° CBU, nombre y sucursal del Banco.
22
Observaciones particulares
1- En dos de los casos analizados no se tuvo a la vista en el expediente analizado los Convenios
Regulatorios suscriptos con los beneficiarios.
2- En uno de los legajos analizados se incrementa la cantidad adquirida de un bien (enfriadora
de líquido) según lo solicitado previamente en el Proyecto de Inversión.
Comentarios de la UCAR:
1- Se toma nota de la observación más cabe aclarar que, por un error involuntario no se
adjuntaron los contratos al expediente respectivo, atento a que se encontraban en un archivo
transitorio, por tal razón se anexan al presente ambos contratos.
2- En relación con esta observación cabe poner de resalto que, atento lo establecido en las bases
de la operatoria, el Ministerio adjudica un ANR -hasta 40%- para un proyecto determinado,
comprometiendo el beneficiario con un aporte de contraparte –mínimo del 60%-, no
reconociéndose mayores costos en la parte del ANR.
En el caso bajo análisis se efectuó una inversión mayor, a la que se tuvo en cuenta al tiempo
de la adjudicación; en efecto se aprobó el proyecto por $ 175.000.-, de los cuales $ 70.000.se reconocían en concepto de ANR y $ 105.000.- de contraparte. Al tiempo de la rendición el
beneficiario presenta inversiones por $ 204.000.-, razón por la que se mantuvo el ANR en $
70.000.- y el resto de $ 134.000.- fueron considerados como aportes de contraparte.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, manteniendo
archivos completos y ordenados.
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 12 de abril de 2016.
23
INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO 2573 OC-AR/BID
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31 de diciembre de 2015)
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno implementado por la UCAR del “Programa de Servicios
Agrícolas Provinciales” (PROSAP III).
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of
Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las
recomendaciones correspondientes:
TÍTULO
PÁGINA
Ambiente de Control
25
Evaluación de Riesgos
32
Actividades de Control
35
Información y Comunicación
36
Supervisión
37
24
I. AMBIENTE DE CONTROL
1.
Integridad y valores éticos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Código de conducta
1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de la
entidad un código de conducta ética que sea
aplicable a todo el personal?
X
Se encuentra publicado en la
página Web del Prosap (RRHH Gestión) RO Sección VII.
2) ¿Considera este código de conductas conflictos
de intereses, estableciendo reglas para cuando
éstos se presenten?
3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda la
unidad y se lo hace conocer a los funcionarios
nuevos?
X
4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha definido
el Proyecto para sancionar las violaciones al
código de conducta?
5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se dan a
conocer en toda la organización? ¿Cuál es el
procedimiento aplicado?
6) ¿Existen políticas por escrito para regular las
relaciones de la dirección con el personal
subalterno, proveedores, etc.?
7) ¿Se ha establecido por escrito una política que
obligue a los funcionarios de mayor jerarquía a
declarar sus beneficios pecuniarios?
X
Ídem anterior. Se utiliza la DJ de
incompatibilidades al inicio de la
relación contractual.
Se firman las declaraciones
conjuntamente con la firma del
contrato. Está publicada la
normativa vigente en la página
web.
Rescisión de contrato del
consultor involucrado.
8) ¿Quién es el funcionario responsable de
supervisar los esfuerzos del Proyecto para
respaldar la ética?
X
X
25
X
Sin comentarios de la UCAR
X
Solo se aplica normativa BID y
Legislación Nacional.
X
Se envían las declaraciones a la
Oficina Anticorrupción del
Coordinador, Responsable de
Administración y Finanzas y
Responsable de adquisiciones.
El Coordinador Ejecutivo del
Programa.
B) Actitud administradores respecto del control
interno
1) ¿Existen informes de auditoría interna realizados
por el organismo correspondiente?
X
2) ¿Los resultados de esas evaluaciones son tomados
en cuenta por la dirección, tomándose las medidas
correctivas correspondientes?
X
3) ¿Es en el ámbito de dirección que se examinan y
contestan las cartas de los auditores externos?
X
Se adjuntan informes de
auditoría interna por el
ejercicio 2015.
Se elevan Informes a la
Coordinación del Programa y a
los responsables de áreas de la
UCAR, a fin de ser tenidas en
cuenta por los destinatarios
finales de los mismos a efectos
de implementar las medidas
correctivas pertinentes.
-----------------------------
4) ¿La dirección fomenta los informes de auditoría
interna sobre los controles?
X
---------------------------
5) ¿Tiene la auditoría interna y los funcionarios de
ella independencia de criterio y calidad profesional
requerida para efectuar sus funciones?
X
6) ¿La dirección promueve el desarrollo del sistema
de control interno basado en las normas del Informe
Coso?
X
La auditoría interna (unidad de
control interno) sólo depende
orgánicamente
de
la
coordinación ejecutiva.
La matriz de los informes de
control interno contemplan las
normas del informe COSO.
26
2) Políticas de Recursos Humanos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Políticas para reclutar, retener y pagar al
personal
1) ¿Existe una política definida para el Proyecto de
recursos humanos? ¿Quién es el responsable de
llevarla a cabo?
X
2) ¿La existencia de puestos superiores vacantes es
conocida por todas las personas con la idoneidad
necesaria para ocuparlos, tanto dentro como fuera de
la organización? ¿Qué procedimiento se utiliza?
X
3) ¿Los mecanismos para la designación y promoción
del personal están basados en criterios objetivos que
procuren evitar el favoritismo?
X
4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro del
Proyecto?
X
5) ¿Se efectúan estudios de gestión independientes de
la labor de los principales funcionarios? ¿Quién los
efectúa?
6) ¿Las descripciones de los puestos contienen
suficientes referencias de las responsabilidades
relacionadas con el control?
La política de RRHH la fija el
Decreto 2345/08, la Normativa
de Organismos de Crédito y
Reglamento Operativo de la
UCAR. Es responsabilidad del
Área de Recursos Humanos.
Las vacantes poseen difusión
Interna.
Se amplía la difusión a través
de la Página web.
Basado
en
desempeño,
antigüedad en el proyecto y
propuesto por los jefes de
Unidades. (Comentario del
auditor: Ver B.1)
De acuerdo a las vacantes o
reestructuración de áreas o
sectores creados.
X
X
27
Sin comentarios de la UCAR
Están consignadas en
Términos de referencia.
los
B) Políticas para reclutamiento y capacitación
1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar al
personal? ¿En qué consisten?
X
El lineamiento está descripto
en
el
Manual
de
Organización y funciones de
la UCAR y se contempló en el
manual de procedimientos.
(Comentario del auditor:
corresponden
solo
a
procedimientos)
2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas son
efectuadas y revisadas por personal con la debida
capacitación, enterado de los requerimientos de los
puestos vacantes y con aptitudes para realizar esas
entrevistas? ¿Qué cargos ocupa dicho personal?
3) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la revisión
de los antecedentes penales de los candidatos?
X
4) ¿El personal de nuevo ingreso es informado de sus
responsabilidades, deberes y derechos?
X
5) ¿Existen manuales descriptivos de los puestos?,
¿se actualizan periódicamente? ¿Y se informan esas
actualizaciones al personal de manera oportuna?
6) ¿Las descripciones de los puestos en el manual
coinciden con las especificadas en los TDR?
X
Se describe por Áreas en el
Manual de Procedimientos.
X
--------------------------------
7) ¿Las descripciones de los puestos en el manual
coinciden con las tareas realmente efectuadas?
X
Son una síntesis.
8) ¿Se considera la satisfacción de las necesidades
actuales de capacitación y desarrollo del personal así
como sus necesidades futuras? ¿Cuál es el mecanismo
implementado para su manifestación y toma de
conocimiento?
X
A principio de año se pasa una
encuesta con los requerimientos
de capacitación y los jefes
evalúan dichas solicitudes y
elevan los requerimientos.
9) ¿A través de qué medidas se implementan las
necesidades de capacitación y desarrollo establecidas
en el punto anterior?
X
10) ¿Se han establecido procedimientos apropiados
para corregir o prevenir las deficiencias de
desempeño?
X
Algunas a través de becas,
formación de postgrados y el
plan de capacitación. (cursos y
seminarios)
Actividades de capacitación
específica de ser necesario.
X
28
El Jefe Directo y Recursos
Humanos.
(Comentario del auditor: no
hay constancia escrita. Se
hacen solo en forma verbal).
La persona firma una
declaración jurada que no
posee antecedentes; solo en el
caso de tramitación por
Ministerio se solicita el
certificado de antecedentes.
--------------------------------
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal
contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia
de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que
contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño
durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un
riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría
afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el
mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar en el futuro un
funcionamiento organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la
detección oportuna de mal desempeño y su corrección.
3) Estructura Organizacional
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
Determinación de la estructura organizacional
1) ¿Se ha definido claramente la estructura de la
organización?
X
---------------------------
2) ¿Se cuenta con manuales de procedimiento
actualizados que incluyan tanto los procedimientos
operacionales como los financieros y contables
que deban aplicarse?
X
El Manual de Procedimientos de
la UCAR y los Reglamentos
Operativos de cada uno de los
Programas.
3) ¿Cuáles son las variables que determinan la
vigencia, remuneración, condiciones de trabajo,
etc., de los contratos de trabajo de los
funcionarios?
X
El Decreto 2345/08. El Contrato
y los Términos de referencia de
acuerdo a la normativa del
Banco.
4) ¿Existe supervisión de la labor de los
funcionarios por una autoridad superior
apropiada?
X
Dentro del Proyecto según
organigrama hasta la máxima
autoridad:
el
Coordinador
Ejecutivo. El Programa es
sometido a distintas auditorías y
revisión ex post de los Bancos.
29
4) Sistemas computarizados de Información
(El programa cuenta con sistema de desarrollo
propio el SIIG (Sistema Integrado e Integral de
Gestión) y un sistema financiero proporcionado
por el Ministerio de Economía (UEPEX)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Evaluación de los controles generales del
sistema
1) El sistema ¿es administrado por un funcionario
de alto nivel que informe a las autoridades
superiores?
X
-----------------------
2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen
prohibido operar las computadoras y utilizar los
programas con datos reales?
X
3) El sistema de información y las bases de datos
¿están protegidos contra el uso por parte de
terceros no autorizados?
X
Se verifica dicha restricción ya
que las computadoras operativas
poseen claves de accesos
asignadas según IP de las mismas
a los usuarios.
(Comentario del auditor: No hay
procedimiento por escrito).
Se utilizan claves de accesos y
restricciones
según
niveles:
registro, autorización, supervisión
y consulta.
(Comentario del auditor: No hay
procedimiento por escrito).
El mismo opera con su clave de
administrador sobre ellos para
realizar sus tareas propias.
4) El administrador del sistema de información y de
la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a los
equipos que están en operación?
X
5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y están
protegidas para evitar el uso no autorizado?
X
6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que
obligue a los usuarios al cambio de contraseñas en
forma periódica?
X
7) ¿Se han asignado códigos de identificación
a las terminales para evitar que las terminales
no autorizadas tengan acceso a las líneas de
comunicación?
X
8) ¿Existen listas del personal autorizado que
especifiquen los límites de autorización?
X
30
Se asignan formalmente y poseen
tiempos de caducidad para evitar
el uso no autorizado o la
inactividad de las mismas.
La política empleada exige
cambiar la contraseña una vez al
mes no pudiendo repetir ninguna
de las 10 últimas.
Los perfiles de usuarios están
definidos por actividades que
pueden realizar en los
sistemas y acceso a diferentes
tipos y niveles de información
de acuerdo a los perfiles del
usuario.
Se establecen permisos desde
el sistema.
9) ¿Se mantienen esas listas de autorización
debidamente actualizadas?
X
10) ¿La información confidencial es cifrada o
encriptado cuando se transmite?
Se revisan periódicamente
X
11) ¿Se hacen inventarios periódicos de los equipos
y se concilian sus resultados con los registros
financieros?
12) ¿ Existe una segregación de funciones o la
debida asignación de autorizaciones en los sistemas
informáticos, de tal forma que una misma persona
no pueda registrar una transacción desde su origen
hasta su asiento final en los auxiliares y libro mayor
o en los registros similares de la base de datos?
13) ¿Los sistemas de información son confiables,
cumpliendo con las normas técnicas vigentes?
X
14) ¿Se han establecido procedimientos para
enfrentar las situaciones que pudieran afectar la
información y equipos, como son: procedimientos
de recuperación ante desastres, sitio alternativo de
procesamiento
de
información,
respaldos,
almacenamiento de información de respaldo en
sitios lejanos a la oficina principal, etc., que
permitan continuar con las operaciones básicas de
la oficina?
X
15) ¿Toda transacción está debidamente respaldada
por documentación acorde con la legislación
aplicable y demás normativa?
16) ¿Antes de poner en funcionamiento un sistema
de información nuevo o las modificaciones a uno
ya existente, se realizan las pruebas para verificar
que la información se procese adecuadamente, de
manera íntegra y confiable?
X
17) ¿A la fecha se encuentra implementado el
Sistema de Seguimiento y Monitoreo?
X
X
X
X
31
El UEPEX, es sistema cerrado.
En el SIIG la información viaja
abierta.
El
sistema
está
preparado
para
efectuar
trasmisiones cifradas.
Se ha formalizado en los
procedimientos e implementado
su realización.
(Comentario del auditor: Se
verificó en el desarrollo de la
auditoría a través del análisis del
registro de las operaciones)
(Comentario del auditor: No hay
constancia
escrita
de
lo
manifestado por el proyecto).
Además de procedimientos de
resguardo de información (se
aplican rutinas diarias de back up
en su modalidad incremental a
cinta.
Los
medios
son
conservados
en
cajas
de
seguridad ignifugas), en las
oficinas del desarrollador del
sistema existe un servidor
alternativo en línea.
-----------------------------
Existe un servidor de desarrollo
para
ensayar
el
correcto
funcionamiento
cuando
se
incorporan modificaciones o
apertura de bases o nuevos
módulos.
El SIIG es el sistema de
seguimiento y monitoreo del
Organismo.
B) Evaluación de los controles de aplicación del
sistema
1) El sistema de información ¿contiene reglas y
rutinas de verificación, que permitan comprobar la
exactitud de los datos que se introducen en las
computadoras?
X
Esto se aplica únicamente en el
SIIG.
2) ¿Existen procedimientos establecidos por escrito
para realizar la comunicación a los responsables de
administrar el sistema de información, de los
errores en que se incurre al procesar las
transacciones y cualquier otra deficiencia que se
observe durante el ingreso, procesamiento y
emisión de datos e información? ¿Cuáles?
3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se
subsanan, documentando adecuadamente lo
actuado?
4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar
que se actualice la información correcta y evitar la
destrucción accidental de los archivos?
5) ¿Existen procedimientos para realizar y
conservar copias de respaldo de los archivos,
programas y documentos relacionados con las
operaciones?
X
Existen medios electrónicos para
el reporte de incidentes.
X
Por reportes electrónicos.
X
En forma periódica se chequea la
actualización de la información.
X
(Ver A.14)
II. EVALUACIÓN DE RIESGOS
A) Determinación de la existencia o no
de indicios de riesgo operacional y de
fraude en la Unidad
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
1) ¿Los propósitos generales del Proyecto
están claramente definidos y publicados
de forma que puedan ser fácilmente
comprendidos?
X
Los objetivos del Programa, así como también de
sus subproyectos están claramente definidos en
sus respectivos documentos y en los sistemas de
administración y gestión.
2) ¿Los objetivos del Proyecto están
comunicados al personal?
X
Están comunicados mediante la intranet del
Proyecto.
3) ¿El personal entiende cómo los
objetivos del Proyecto se relacionan con
los objetivos de sus áreas?
X
(Comentario del auditor: No hay constancia
escrita).
4) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término “riesgo en el logro de los
objetivos”?
X
Los que afecten a la subsistencia y eficiencia del
Programa.
32
5) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término “administración del riesgo”?
Detallar.
X
El objetivo de la administración de riesgos es
minimizar la probabilidad de ocurrencia de los
mismos, y contar con acciones de mitigación en
el caso que los riesgos se presenten como hechos
concretos y consumados.
Semestralmente se analizan los supuestos o
riesgos críticos, tanto del programa en su
conjunto como de cada sub proyecto.
Área de Control de Gestión – Unidad de
Monitoreo y Evaluación.
6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora
los riesgos de alcanzar sus objetivos?
X
7) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza
la administración del riesgo?
X
8) ¿El Proyecto tiene procedimientos para
reportar riesgos? ¿En qué consisten?
X
9) ¿El personal responsable de los activos
(bienes, efectivo) está separado de los que
realizan los registros contables?
X
El proyecto utiliza la metodología de gestión de
riesgos del BID. La misma ofrece acciones de
mitigación ante la ocurrencia/presentación de
riesgos.
--------------------------------
10) ¿El acceso a las cuentas bancarias y
otra información relacionada está
prohibido al personal de contabilidad?
11) ¿El personal que autoriza las
transacciones está separado de la custodia
de los activos correspondientes?
X
Es responsabilidad de Tesorería.
X
-------------------------------
12) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones
para efectuar los pagos del Proyecto?
X
Firma conjunta e indistinta de dos entre Jefe de
área y Jefe de Unidad. Para todos los casos es el
mismo nivel de autorización.
13) ¿Con qué frecuencia se produce el
envío de la precontabilización de los
pagos por parte de la UCAR?
X
No se realiza precontabilización.
14) ¿Con qué frecuencia se produce la
validación de la precontabilización por
parte de la UCAR?
X
No se realiza precontabilización.
15) ¿Se efectúan todos los pagos con
cheques emitidos no a la orden?
X
--------------------------------
16) ¿Se efectúa la firma de cheques
teniendo a la vista la documentación de
respaldo?
X
------------------------------
17)
¿Existen
procedimientos
de
cancelación o anulación de facturas
pagadas? ¿Cómo se instrumentan?
X
Las facturas o documentos equivalentes una vez
pagadas se invalidan colocando un sello que
indica: Pagado.
18) ¿Se mantienen en custodia adecuada
las chequeras?
X
En caja fuerte.
33
19) ¿Existe un control de la numeración
de los cheques? ¿Quién lo efectúa?
X
20) ¿Existe un procedimiento para el
depósito del fondo de reparo en una
cuenta especial creada para tal fin?
Tesorería.
X
Sin comentario de la UCAR.
21) ¿Se cancelan los fondos enviados por
la UCAR a las jurisdicciones contra
documentación de respaldo?
X
------------------------------
22) Vencido el plazo para rendición del
anticipo, ¿cómo se procede en caso de
existir un saldo remanente?
X
Se reitera el pedido de rendición y en caso de no
realizarse el pago o quedar un saldo, se solicita
su devolución a la UCAR.
23) ¿Prohíbe el sistema computarizado la
cancelación de rendiciones con facturas
con idéntica o similar numeración?
X
------------------------------------
24) ¿Permite el sistema computarizado la
rendición con distinta documentación
(recibos, facturas)?
X
El sistema permite la rendición mediante
distintos tipos de documentación: facturas o
documentos equivalentes a ella, siempre
generadores de hechos imponibles impositivos
para sus emisores.
X
-------------------------------------
B) Determinación de la existencia o no
de indicios de fraude en la Unidad
1) ¿Tiene el Proyecto un programa para
prevenir, detener y detectar el fraude?
2) ¿Tiene identificadas el proyecto las
áreas de más alto riesgo de fraude?
X
El Programa es de amplio alcance y engloba
diferentes controles para prevenir, detectar y
responder ante casos de fraude o conducta
irregular de funcionarios con medidas
correctivas.
Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles
internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener
identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo
expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de
circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
34
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a
fin de evitar o minimizar sus efectos.
III. ACTIVIDADES DE CONTROL
Determinación de la aplicación de políticas de
control generales en lo que respecta al registro
eficaz y eficiente de las transacciones, la
salvaguarda de los activos, la conciliación de las
cifras de la contabilidad y la transparencia de
los informes
1) ¿Para el registro de las operaciones se han
diseñado formas
apropiadas que se utilicen
correctamente para asentar todos los datos tales
como la fecha de las transacciones, su monto
original, el plazo de pago, detalle de la operación el
proveedor y la moneda?
2) ¿La información se registra en una sola unidad o
base de datos integrada para evitar errores por
duplicación de registros e inconsistencias en los
informes y para reducir los costos?
3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las
transacciones es consistente con el que se emplea
para informar a los interesados en el exterior, como
el BID y el Banco Mundial? (Ej. Nº PRISM)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
X
--------------------------
X
-----------------------------
X
------------------------------
35
IV. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Determinación de la recepción por parte de las
autoridades superiores de la información sobre
el Proyecto necesaria para cumplir con sus
responsabilidades.
SI
1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan de
acuerdo con las normas que al respecto ha
establecido la comunidad internacional?
X
2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones
frecuentes con los funcionarios de las distintas
áreas y con la auditoría interna a los fines de estar
informados sobre el desarrollo de las actividades en
general y las relacionadas con control interno en
particular?
X
NO
NC
OBSERVACIONES
Los informes sobre el progreso
del Proyecto se confeccionan de
acuerdo a la metodología de los
organismos financiadores o de
aquellos que puntualmente lo
soliciten.
-----------------------
Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las
normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran
la comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado.
Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación
organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y
los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes.
36
V. SUPERVISIÓN
Evaluación de la eficacia de las actividades de
Supervisión
SI
1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe
información suficiente y oportuna que le permita
supervisar los objetivos y estrategias del Proyecto?
X
2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma
explícita y contundente su compromiso respecto del
control interno?
X
3) ¿Existen variaciones significativas entre las
cifras presupuestadas y las reales?
X
4) ¿El personal con tareas de supervisión está
obligado a hacer constar con su firma que se han
efectuado actividades esenciales para el control
interno?
X
NO
NC
OBSERVACIONES
La Coordinación del Proyecto,
recibe información con distinta
frecuencia (semanal, mensual,
trimestral, semestral, anual)
sobre el progreso del Proyecto,
en lo relativo a su ejecución
financiera y física.
Mediante la aprobación del
Manual de Procedimientos
inherentes al ambiente de
control interno.
Demoras en el inicio de algunos
Proyectos Provinciales.
----------------------------
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 12 de abril de 2016.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2015)
Al Señor Subsecretario de Relaciones Financieras Internacionales de la Secretaria de Finanzas
del Ministerio de Hacienda y Finanzas Públicas.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos del BID, incluyendo los siguientes
procedimientos:
- Test o prueba de transacciones;
- Circularización y reconciliación bancaria;
- Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos;
- Análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones y contratos de obras;
- Revisión de legajos de consultores;
- Cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- Revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Inspección ocular de obras;
- Cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y
- Otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
38
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 32,32 % de
las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al
31 de diciembre de 2015, de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría
1- Administración y Coordinación
Total ejecutado
en USD
%
Incidencia
Muestra
en USD
%
Muestra
10.365.502,38
5.959.545,85
9,74
5,60
507.847,24
261.261,92
4,90
4,38
1.2- Fortalecimiento Institucional
2.289.297,16
2,15
200.086,40
8,74
1.3- Preparación de Proyectos
2.116.659,37
1,99
46.498,92
2,20
2.1- Infraestructura y Servicios
95.922.629,01
92.706.651,06
90,10
87,08
33.901.170,05
33.707.741,55
35,34
36,36
2.2- Negocios agroalimentarios
3.215.977,95
3,02
193.428,50
6,01
172.133,81
139.681,43
0,16
0,13
0,00
0,00
0,00
0,00
32.452,38
106.460.265,20
0,03
100,00
0,00
34.409.017,29
0,00
32,32
1.1- UEC
2- Costos Directos
3- Costos Concurrentes
3.1- Seguimiento y Evaluación
3.2- Auditorías
TOTAL EJECUTADO
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 12 de abril de 2016.
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