INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2015) Al Señor Subsecretario de Relaciones Financieras Internacionales de la Secretaria de Finanzas del Ministerio de Hacienda y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria detallados en Isiguiente, por el Ejercicio N° 3 iniciado el 01 de enero de 2015 y finalizado el 31 de diciembre de 2015, correspondientes al “Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nº 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF). La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR), del Ministerio de Agroindustria. I ESTADOS AUDITADOS a) Notas a los Estados Financieros Ejercicio al 31/12/15 (Notas Nros. 1 a 12). b) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos efectuados correspondiente al ejercicio 2015, expresado en dólares estadounidenses. c) Estado de Inversiones correspondiente al ejercicio 2015, expresado en dólares estadounidenses. d) Anexo I.- Fuente de Fondos, en dólares estadounidenses. 1 Los estados financieros así como el control interno implementado en el proyecto son de exclusiva responsabilidad de la UCAR. Fueron presentados a esta auditoría el 16/03/2016 y en forma definitiva el 02/06/2016. Estos últimos se adjuntan inicialados por este equipo a efectos de su identificación con este dictamen. La tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo desde el 13/08/2015 hasta el 02/06/2016. II ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y con los requerimientos específicos de la CAF, incluyendo pruebas de los registros contablefinancieros, el relevamiento de los sistemas de control y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, los que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III ACLARACIONES PREVIAS Las siguientes cuentas contables del Activo no se encuentran correctamente valuadas en dólares al tipo de cambio al cierre: Cuenta Bancaria Banco Nación Cta.Cte. $ N° 53890/55 BNA Tucumán cta cte N° 048101512/20 Jujuy Cta.Cte. N° 3-2000941313266-1 Saldos en $ TC Saldo s/AGN en USD Saldo Contabilizado en USD Diferencia USD $ 941.563,65 12,9400 72.763,81 205.874,44 -133.110,63 $ 308.882,05 12,9400 23.870,33 31.873,17 -8.002,84 $ 9.894.578,87 12,9400 764.650,61 1.084.079,99 -319.429,38 2 IV OPINIÓN CON SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria, detallados en I-, excepto por lo expuesto en el punto III.- precedente, en sus aspectos significativos exponen razonablemente la situación financiera del “Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA” al 31 de diciembre de 2015, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con adecuadas prácticas contables y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 7790/7792 CAF del 23/04/2012. V OTRAS CUESTIONES 1. Al 31/12/2015 se desembolsó el 29,32% del monto de contrato por aporte CAF. Según cronograma tentativo de desembolso establecido en el contrato de préstamo, se debió desembolsar la totalidad del monto comprometido por USD 100.000.000.-. Asimismo, al 31/12/2015 el porcentaje de aporte del sector Nacional asciende a 25,22% y Aporte Privado por 5,80% sobre el monto total comprometido. Ello ha dado lugar al pedido de prórroga del préstamo hasta abril de 2017, según nota UCAR n° 6909-50 del 1° de septiembre de 2015. Dicha prorroga fue aprobada por CAF mediante nota n° 205/15 del 24 de noviembre de 2015. 2. No se tuvieron a la vista, los informes trimestrales ni el informe anual al 31/12/2015 correspondientes al Banco de Inversión y Comercio Exterior (BICE). CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 03 de Junio de 2016. 3 INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE EL ESTADO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE DESEMBOLSOS Y JUSTIFICACIONES DE FONDOS DEL “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2015) Al Señor Subsecretario de Relaciones Financieras Internacionales de la Secretaria de Finanzas del Ministerio de Hacienda y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda el Estado de Seguimiento y Control de Desembolsos, que fuera emitido y presentado a la CAF durante el Ejercicio N° 3, iniciado el 01 de enero de 2015 y finalizado el 31 de diciembre de 2015, correspondiente al “Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA ”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nro 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF). I ESTADOS AUDITADOS • Estado de Solicitud de Desembolsos por categoría de gastos al 31 de diciembre de 2015, en dólares estadounidenses. El estado ha sido preparado por la Unidad de Coordinación del Programa y se adjunta inicialado por este equipo a efectos de su identificación con este dictamen. 4 II ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y requerimientos específicos de la CAF incluyendo el análisis de la documentación respaldatoria de los gastos, verificación de la elegibilidad y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III OPINIÓN SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en Icorrespondiente al “Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA ” al 31 de diciembre de 2015, presenta razonablemente la información para sustentar las Solicitudes de Anticipo de Fondos relacionadas, que fueran emitidas y presentadas a la Corporación Andina de Fomento durante el ejercicio finalizado al 31/12/15, de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nro 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012. CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES, 03 de Junio de 2016. 5 INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2015) Al Señor Subsecretario de Relaciones Financieras Internacionales de la Secretaria de Finanzas del Ministerio de Hacienda y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado el examen del estado detallado en I- siguiente, por el Ejercicio N° 3, iniciado el 01 de enero de 2015 y finalizado el 31/12/15, correspondiente a la Cuenta Especial del “Programa para Incrementar la Competividad del Sector Azucarero del NOA ”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nro 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF). I. ESTADOS AUDITADOS • Estado de la Cuenta Especial al 31/12/15, expresado en dólares estadounidenses. El estado ha sido preparado por la UCAR sobre la base de los movimientos de la cuenta a la vista en dólares N° 450309/3 denominada “Programa para Incrementar la Competividad” MAGP- 5200/363-PROICSA-PMO.CAF US, abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por este equipo a efectos de su identificación con este dictamen. 6 II. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y requerimientos específicos de la CAF. III. OPINIÓN SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente expone razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nro 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012, de conformidad con adecuadas prácticas contable-financieras y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo. CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES, 03 de Junio de 2016. 7 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2015) Al Señor Subsecretario de Relaciones Financieras Internacionales de la Secretaria de Finanzas del Ministerio de Hacienda y Finanzas Públicas. Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el Ejercicio Nº 3, iniciado el 01 de enero de 2015 y finalizado el 31 de diciembre de 2015, correspondientes al “Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA ”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nº 7790/92- CAF suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF), han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno del Programa, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo de campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y significatividad: 8 PRINCIPALES OBSERVACIONES A- Registros y control interno B- Estados Financieros C- Autorizaciones de pago UCAR D- Convenio BICE E- Unidad Coordinadora Tucumán- UCT F- Fundación Argeninta- ARGEN- INTA G- Estación Experimental Obispo Colómbres- EEOC H- Consultores I- Adquisiciones I.- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS A. REGISTROS Y CONTROL INTERNO 1. Los asientos contables no siguen un orden cronológico. A modo de ejemplo se expone el siguiente cuadro: Nº Asiento Fecha 6 05/01/2015 233 05/01/2015 27 07/01/2015 1080 24/04/2015 1433 24/04/2015 1043 27/04/2015 1247 30/04/2015 1067 04/05/2015 2. El sistema UEPEX permite el registro de varias Autorizaciones de Pago con el mismo comprobante de respaldo. 3. El Estado de efectivo recibido y desembolsos efectuados no es emitido en forma automática por el Sistema UEPEX, es confeccionado con planillas en Excel. 9 Comentarios de la UCAR: 1. Hay conceptos (un ejemplo de ello serían los gastos bancarios) que si bien se registran dentro del mes correspondiente la documentación de respaldo que permite su registro se tiene a disposición con posterioridad. Cabe aclarar que el Sistema siempre va generando un número de asiento correlativo más allá de la fecha que se le asigne al registro. (Nota del auditor. Los casos expuestos no corresponden a gastos bancarios) 2. Una factura puede ser el comprobante de respaldo de distintas autorizaciones de pago parciales sin que ello implique un error. (Nota del auditor: Esto se realiza sin invalidar las facturas.) 3. En los EEFF no se incluye el “Estado de efectivo recibido y desembolsos efectuados” tal cual surge de Uepex porque el mismo no detalla algunos conceptos como saldos de convenios y retenciones a pagar. El Estado que se presenta contiene información más clara y detallada y la misma surge de otros reportes del propio Sistema. Recomendaciones A.G.N. Tomar las medidas de Control tendientes a subsanar las cuestiones observadas. Utilizar el UEPEX para la emisión de los cuadros de los Estados Financieros, optimizando así el sistema y evitando eventuales errores en la transcripción de datos. II.- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO A. REGISTROS Y CONTROL INTERNO 1. El 14,85% de las imputaciones efectuadas en el 2015 en el Sistema UEPEX corresponden a Desafectaciones y Reimputaciones. 2. Al 31/12/2015 solo se desembolsó el 29,32% del monto de contrato por aporte CAF. Según cronograma tentativo de desembolso establecido en el contrato de préstamo, se debió desembolsar la totalidad del monto comprometido por USD 100.000.000.-. Según siguiente detalle: 10 2012 2013 2014 2015 Contrato 20.000.000,00 40.000.000,00 37.000.000,00 3.000.000,00 100.000.000,00 2012 2013 2014 2015 29,32% Realizado 1.175.000,00 9.000.000,00 19.140.056,21 29.315.056,21 Asimismo, al 31/12/2015 el porcentaje de aporte del sector Nacional asciende a 25,22% y Aporte Privado por 5,80% sobre el monto total comprometido. Comentarios de la UCAR: 1. Las reimputaciones son necesarias para corregir distintas cuestiones como ser la categoría de la inversión y/o el inciso presupuestario. En el 2015 puntualmente se efectuó a pedido de la Unidad de Presupuesto la modificación de la categoría de varios gastos ya que al no haberse registrado al inicio del Proyecto la Comisión de Financiamiento y los Gastos de Evaluación se utilizó saldo de una categoría de la matriz que en realidad no estaba disponible. Con respecto a las desafectaciones, las principales, en lo que a monto respecta, están relacionadas con la forma de registro acordada para las operaciones con el BICE. 2. En diversas comunicaciones y reuniones con el organismo financiador CAF, la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito, la DNPOIC y JGM, se han planteado los contratiempos por los que ha atravesado el Programa para ejecutar el cronograma de desembolsos estipulado en el Convenio de Préstamo. Ello ha dado lugar al pedido de prórroga del préstamo hasta abril de 2017, según nota UCAR n° 6909-50 del 1° de septiembre de 2015. Dicha prorroga fue aprobada por CAF mediante nota n° 205/15 del 24 de noviembre de 2015. (Nota del auditor: No se tuvo a la vista dicha nota.) En cuanto al Pari Passu, en el Convenio de Préstamo se estipula que el 71% del programa se financia con el aporte de CAF, 7% por Fondos Nacionales y 22% con aportes del sector privado. Esto se calcula en función del monto global del préstamo (USD 140 millones). Calculado de esa forma, según la ejecución registrada al 31/12/2015, muestra un pari passu del 86,6% CAF, 7,25% de Aporte Local y 6,2% del Sector Privado. 11 Según el Convenio de Préstamo, el cumplimiento del pari-passu correspondiente a los recursos nacionales se verifica al cumplirse un 50% y un 80% de los desembolsos acumulados de CAF. Recomendaciones A.G.N. Tomar medidas que agilicen la gestión operativa a fin de cumplir con lo estipulado respecto de los desembolsos. Asimismo minimizar las reimputaciones a la cuenta de inversión del BICE, ya que la misma funciona como cuenta puente hasta tanto se obtenga la información del beneficiario. Adaptar el Plan de cuentas utilizado por la UCAR, a fin de exponer correctamente cada línea de inversión. B. OBSERVACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS 1. Las siguientes cuentas contables del Activo, no se encuentran correctamente valuadas en dólares al Tipo de cambio al cierre según lo expresado en la Nota 3 a los EEFF. Cuenta Bancaria Banco Nación Cta.Cte. $ N° 53890/55 BNA Tucumán cta cte N° 048101512/20 Jujuy Cta.Cte. N° 3-2000941313266-1 Saldos en $ TC Saldo s/AGN en USD Saldo Contabilizado en USD Diferencia USD $ 941.563,65 12,9400 72.763,81 205.874,44 -133.110,63 $ 308.882,05 12,9400 23.870,33 31.873,17 -8.002,84 $ 9.894.578,87 12,9400 764.650,61 1.084.079,99 -319.429,38 2. Se realizan transferencias desde la cuenta corriente del préstamo a una cuenta "Jujuy Tesorería Provincial" por $ 10.000.000.- el 01/07/2015 y $ 47.190.- el 23/07/2015. No se pudo corroborar el motivo de la operación. Asimismo, la cuenta a la que fue transferida, no corresponde a ninguna cuenta bancaria del Programa. Si bien al cierre se encuentran reintegrados los fondos a la cuenta, no se tuvo a la vista documentación de respaldo que la avale las mencionadas transferencias, incluidos en la misma. 12 3. No se encuentra correctamente valuado al cierre en Pesos, la cuenta contable 2.01.02.00.00.00 PRESTAMO CAF , según siguiente detalle: Cuenta Contable Saldos en USD TC s/AGN $ Contabilizado $ Diferencia Aporte Préstamo CAF 10.175.000,00 13,0400 132.682.000,00 62.109.475,00 70.572.525,00 Aporte Préstamo CAF 19.140.056,21 13,0400 249.586.332,98 175.461.796,64 74.124.536,34 4. Se realizaron préstamos durante el ejercicio por USD 659.920,81 del PROSAP al PROICSA (de fuente 11). No se tuvo a la vista documentación respaldatoria autorizada que los avales. No obstante se aclara que al cierre se encuentran cancelados. 5. Son incorrectos los saldos expresados en la nota 2 a los EEFF, según lo observado en el punto 1. Asimismo, se observa un saldo negativo al cierre del aporte local contra la cuenta especial por USD por 339,15. 6. Se verifica diferencias entre el estado de inversiones entre categorías de inversión (emitido por UEPEX) y el balance de Sumas y saldos: Nombre (**) Inversiones Acumuladas CAF Aporte Local SUMAS Y SALDOS CAF Aporte Local DIFERENCIAS CAF Aporte Local Bio Etanol 3.501.705,71 591.561,85 3.497.968,40 591.561,85 3.737,31 - Manejo de Efluentes Molienda y Fabricación de Azúcar 1.072.448,40 570.092,60 1.066.409,74 570.092,60 6.038,66 - 3.482.005,79 646.361,42 3.490.438,62 646.361,42 -8.432,83 - Riego Tecnificado 3.652.000,96 552.268,71 3.629.311,89 552.268,71 22.689,07 - 10.870.865,23 1.360.600,90 9.386.832,54 1.328.422,12 1.484.032,69 32.178,78 1.866.368,94 917.786,20 3.374.433,84 949.964,98 -1.508.064,90 -32.178,78 24.445.395,03 4.638.671,68 24.445.395,03 4.638.671,68 Pequeños Productores Otros Rubros TOTAL 29.084.066,71 29.084.066,71 0,00 0,00 0,00 7. Los movimientos correspondientes al Convenio BICE, expresados en la nota 5 a los EEFF, se encuentran registrados en la cuenta contable Anticipos Estación Experimental Agroindustrial Obispo Colombres- EEOAC. 13 8. No existen conciliaciones con los convenios vigentes, a fin de incorporar en notas a los EEFF las diferencias que puedan llegar a surgir al cierre de ejercicio. 9. No se informa mediante nota a los EEFF las retenciones impositivas pendientes de depósito al 31/12/2015. 10. Se incluyen pagos por viáticos por USD 5.653,94 /$ 47.891,09 correspondientes a viajes a una provincia no incluida en el ámbito del PROICSA. 11. No se tuvieron a la vista, los informes trimestrales ni el informe anual al 31/12/2015 correspondientes al BICE. Comentarios de la UCAR: 1. Sólo se valúan al cierre las cuentas en moneda extranjera para las cuales se utiliza el tipo de cambio comprador del BNA de acuerdo con lo establecido por la Contaduría General de la Nación. Las cuentas bancarias restantes quedan valuadas, por la forma en que operan los proyectos y las justificaciones que se deben hacer ante los organismos financiadores, de acuerdo con lo mencionado en la Nota 3 a los EEFF. (Nota del auditor: Respuesta no procedente Las partidas monetarias deben valuarse al cierre al Tipo de cambio correspondiente). 2. Inicialmente, la transferencia a la provincia se realizó directamente a la cuenta única del Tesoro Provincial ya que se decidió el envío de los fondos anticipándose al pedido por parte de la Unidad Ejecutora. 3. Los desembolsos recibidos se convierten al tipo de cambio del momento en el que ingresan en la cuenta especial del proyecto de acuerdo con lo requerido por la Contaduría General de la Nación. (Respuesta no procedente Nota del auditor: Las partidas monetarias deben valuarse al cierre al Tipo de cambio correspondiente). 4. Los préstamos entre Programas son autorizados por Disposición del Coordinador Ejecutivo de la UCAR. Se pone a disposición la documentación correspondiente a los 14 préstamos efectuados en el transcurso del ejercicio 2015 (Disp. N° 20/2015 del 29/06/2015. (Nota del auditor: No se tuvo a la vista la documentación informada). 5. El importe negativo de aporte local corresponde a los gastos bancarios de la Cuenta Especial (en dólares). 6. Se están analizando y corrigiendo las diferencias para que las inversiones por categoría en la contabilidad coincidan con lo que surge del Estado de Inversiones. 7. Se considerará la observación. 8. Se considerará la observación. 9. Las retenciones impositivas se encuentran expuestas en al Anexo I de los EEFF. 10. Se tendrá en cuenta la observación. 11. Sin comentarios. Recomendaciones A.G.N. • Debido a la variación del tipo de cambio, esta AGN recomienda que las partidas sean llevadas al tipo de cambio al cierre del Ejercicio y realizar las pertinentes aclaraciones en notas a los Estados Financieros. • Incluir en los EEFF todas las debidas aclaraciones y detalles que permitan una mejor comprensión de los mismos. • Incorporar la documentación respaldatoria necesaria para dar respaldo fehaciente sobre lo expresado en el presente memorando. No obstante lo expresado sería conveniente disponer toda documentación sustentatoria de la gestión en tiempo y forma ante el grupo auditor. • Toda modificación tendiente a subsanar las presentes observaciones se verificaran en una futura auditoria. C. AUTORIZACIONES DE PAGO – UCAR Observaciones Generales 15 1. En los casos correspondientes a autorizaciones de pago por viáticos y movilidad, no se encuentra documentación de respaldo avalando los motivos del viaje. 2. Existen casos en que las retenciones ya sean en forma indistinta, Suss y Ganancias, se contabilizan y abonan con fuente 22. 3. Las facturas respaldatorias de las AP, no se encuentran invalidadas y en la mayoría de los casos no poseen la leyenda de PAGADO. 4. Los legajos de Pago no se encuentran foliados. 5. La mayoría de la documentación incluida en las AP, son copia simple. 6. Existen casos en que las AP, no se encuentran firmadas por todos los responsables. 7. Todos los legajos de pago correspondientes a ARGENINTA, son copia simples. Comentarios de la UCAR: 1. En todas las planillas de “Solicitudes de Viaje” se informa el propósito del mismo, los cuales son autorizados por los responsables de cada unidad o sector. (Nota del auditor: No se expresan los motivos del viaje). Se considera documentación suficiente la autorización firmada, avalando los motivos de cada viaje. 2. Las retenciones siguen el camino del financiamiento del gasto, es decir un gasto que es financiado 100% con fuente 22, las retenciones se realizan con la misma fuente. 3. En el transcurso de 2015 se implementó la invalidación de los comprobantes con el sello de PAGADO. Se reforzarán los controles para invalidar la totalidad de los comprobantes. 4. La UCAR no se encuentra obligada a foliar los legajos de pago, por tal motivo no está comprendido en la operatoria, realizar esa tarea. (Nota del auditor: el proceso de foliatura se realiza a fines de control, no es una obligación, sino una medida de control.) 5. Se toma nota de la observación y se solicitará la copia fiel del original. 6. Se tiene en cuenta la observación y se van a profundizar los controles para evitar esta observación. 16 7. Toda la documentación que respalda la AP entregadas desde la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores, es copia de copia fiel recibida ya sea de las provincias o de Argeninta. No se entregan los originales en estos casos, debido a que algunos se encuentran dentro de desembolsos realizados a la CAF, y algunos en proceso de revisión. (Nota del auditor: La documentación debe contar con sello de Copia Fiel y la firma correspondiente que lo avale). Observaciones Particulares 1. La AP 201502164 por $ 7.335,80 corresponde a un Viaje del 11 de junio y 02 de julio a Catamarca (Provincia no incluida en el ámbito del PROICSA) 2. La orden de compra correspondiente a la AP 201500134 no se encuentra firmada por ningún responsable. 3. Se abona mediante la AP 201501628, un estacionamiento mensual por $ 600,00 4. La factura de respaldo por $ 161.999,00 correspondiente a la AP 201503258 es fotocopia simple. 5. La factura de respaldo por $ 862.934,24 correspondiente a la AP 201503256 es fotocopia simple. 6. La nota de débito incluida en el pago de la AP 201503539 por $ 22.000,00 es fotocopia simple. 7. La factura de respaldo por $ 486.200,00 correspondiente a la AP 201501502 es fotocopia simple. 8. La factura de respaldo por $ 323.800,00 correspondiente a la AP 201503679 es fotocopia simple. Comentarios de la UCAR: 1. Se toma en cuenta la observación. 2. Se toma conocimiento de la observación. 3. El motivo del pago mensual del vehículo oficial se debe a que el mismo es utilizado continuamente en la zona del proyecto. En la localidad de San Pedro no se cuenta 17 con estacionamiento oficial y para evitar que quede en la vía pública se reconoció el pago del estacionamiento privado por todo el periodo que dure el Proyecto. 4. Este pago fue realizado al proveedor Roberto Chelala SRL, por la compra de una rastra, por cuenta y orden de la Cooperativa Agropecuaria Don Pepe Ltda, en el marco del convenio y plan de acción correspondiente. Se tendrá en cuenta la observación. 5. Este pago fue realizado a Campoder SRL, por la compra de un tractor, por cuenta y orden de la Cooperativa Agropecuaria Don Pepe Ltda, en el marco del convenio y plan de acción correspondiente. Se tendrá en cuenta la observación. 6. Este pago fue realizado a la empresa Metalúrgica Ramón SRL, por la compra de un acoplado cañero 3 ejes, por cuenta y orden de la Cooperativa Agropecuaria Don Pepe Ltda, en el marco del convenio y plan de acción correspondiente. Se tendrá en cuenta la observación. 7. Este pago fue realizado a la empresa Taller Coquito SRL, por cuenta y orden de la Cooperativa 20 de Junio, en el marco del convenio y plan de acción correspondiente. Se tendrá en cuenta la observación. 8. Este pago fue realizado la empresa Metalúrgica Ramón SRL, por la compra de un semirremolque cañero 2 ejes, por cuenta y orden de la Cooperativa Agropecuaria Mancopa Ltda., en el marco del convenio y plan de acción correspondiente. Se tendrá en cuenta la observación. Recomendaciones A.G.N. • Incorporar todas las medidas de control interno necesarias a fin de subsanar las observaciones presentes. • Se recomienda foliar la documentación para un correcto resguardo de la misma. • La documentación en copia debe estar validada como “fiel del original”. • Incorporar las autorizaciones necesarias a los pagos a fin de considerarlos elegibles. 18 D. CONVENIO BANCO DE INVERSION Y COMERCIO EXTERIOR S.A. (BICE) Observaciones Generales Se registra como inversión la transferencia de los montos al BICE, posteriormente después de obtener información del beneficiario se ajusta la inversión. La cuenta Inversión BICE funciona como cuenta puente que se ajusta con información que se recibe del mismo, por lo que no es generada por el proyecto ni se encuentra en la órbita de gestión y control del crédito otorgado al beneficiario. Como consecuencia de lo expresado precedentemente, se verifica que el proyecto registra inversiones en proyectos sin tener información y documentación certificada por el BICE en cuanto a las asignaciones de la inversión a los beneficiarios. Se destaca además, que la información se eleva en copias sin autenticar y que los recibos de cobro por parte del beneficiario no guardan las normas estipulada por el AFIP siendo apenas notas de recepción de fondos en fotocopia simple. Se verifica que las fechas en que el BICE transfiere a los beneficiarios de los créditos y la fecha de registración por parte de la UCAR es superior a 20 días no contando con la información real en tiempo oportuno. También se detecta que la mayoría de los memorandos que solicitan la registración de los aportes de beneficiario son de fecha posterior de la emisión de la AP. Comentarios de la UCAR: La instrumentación de los contratos de mutuo entre el BICE y las empresas está regida por el Manual Operativo del Fideicomiso que forma parte del Contrato de Fideicomiso PROICSA, en relación a la operatoria de la firma de los contratos y los desembolsos, el mismo establece lo siguiente: 5. Instrumentación de los contratos mutuos “Una vez producida la aprobación por el Comité PROICSA, éste remitirá la misma a la Gerencia de Área de Negocios Fiduciarios del BICE, quien se la enviará a la Gerencia de Asuntos Legales del BICE junto con la documentación necesaria para que dicha área 19 confeccione el correspondiente contrato de mutuo de acuerdo con el procedimiento establecido al efecto en la norma interna Manual de Crédito, en lo que resulte aplicable. De ser necesario contactará al cliente y le requerirá cualquier información adicional”. “Una vez firmado el mutuo, la Gerencia de Asuntos Legales remitirá el original a la Gerencia de Área de Negocios Fiduciarios del BICE, quien enviará una copia en formato pdf a la UCAR, para el cumplimiento de Cláusula Octava del Contrato de Préstamo, “condiciones especiales previas al primer desembolso de cada proyecto” quedando a la espera de la Instrucción del Desembolso por parte de la UCAR.” 4. Instrucciones de Desembolso “Una vez que la UCAR haya remitido toda la documentación necesaria para la total (conformación del legajo), confeccionará y remitirá a la Gerencia de Área de Negocios Fiduciarios del BICE, la Instrucción de Desembolso del Préstamo correspondiente, con una antelación de (3) tres días hábiles a la fecha prevista para el desembolso. El legajo para poder efectuar el desembolso deberá contener como mínimo la siguiente información y documentación: La Instrucción de Desembolso en papel conforme el modelo Anexo II al presente Manual; Contrato de Mutuo; Instrumentos de Garantías. Nota emitida por la UCAR que se ha dado cumplimiento con todas las condiciones previas para el primer desembolso de la cláusula 8 del Contrato de Préstamo CAF – condiciones particulares. Aprobación formal del Préstamo por parte del Comité PROICSA. Para los Desembolsos subsiguientes al primero, la documentación técnicamente idónea a los efectos de certificar los avances de obra. 7. Controles en los Desembolsos El BICE llevará adelante el control del destino de los fondos canalizados en los Préstamos y de los aportes de contraparte mediante su operatoria habitual, e irá informando de esto a la UCAR y de los eventuales cambios en las condiciones pautadas en los Préstamos aprobados. 20 El BICE hará los seguimientos del avance de los proyectos financiados como lo hace habitualmente con sus propias operaciones de crédito. Nota del auditor: No se observa al manual operativo sino que la documentación de respaldo no cumple con las normas mínimas de control ya que no está certificada e incluye recibos que no guardan las normas mínimas legales vigentes. En tal sentido no hay respaldo fehaciente y adecuado sobre lo que se registra. Observaciones Particulares 1. Recibo de fondos -Compañía inversora Industrial La fecha de recibo es del 02/11. No es un recibo oficial. El proyecto lo registra el 19/11. El monto total recibido es $ 7.062.840,60 2. Bioenergia La Corona S.A. Existe una dilación de 20 días entre la AP de desembolso al Bice y la asignación particular a la empresa. El recibo no oficial de la empresa es de fecha 17/12 y la AP es de fecha 21/12. Asimismo, el recibo de $ 281.000 también es del 17/12. 3. Ledesma S.A. El recibo de fecha 16/12/2015 por $ 3.853.251,59 se registra en fecha 21/12 es no oficial y una fotocopia simple. No existe constancia en la documentación suministrada de la recepción de fondos correspondientes a la AP 201502538 por $ 2.380.000,00, AP 201502539 por $ 627.100,57 ni por AP 201503858 por $ 3.900.447,00. 4. Observaciones Gastos BICE a. En las AP emitidas en el mes de abril, se detecta que ninguna se encuentran debidamente firmadas por responsable de cada etapa de la gestión, solo figura una firma sin aclaración. b. Se han detectado que la mayoría de las AP están firmadas y autorizadas por personal de tesorería no existiendo control por oposición. 21 c. Ninguna de las desafectaciones se encuentra autorizada mediante la rúbrica de funcionario interviniente. d. No se registra adecuadamente identificado en las inversiones lo correspondiente a EL PUCARA SA correspondiente a las AP 201500209/201500210/201500211. Autorización de Pago 201500211 23/01/2015 El Pucara S.A. 5.285.550,67 Autorización de Pago 201500209 23/01/2015 El Pucara S.A. 1.628.025,22 Autorización de Pago 201500210 23/01/2015 El Pucara S.A. 750.654,65 Cabe aclara que existe nota de recepción de fondos y es de fecha 26/01/2015 , tres días después de registrarse e. Idéntica situación se detecta en ENGORDAR SA. Autorización de Pago 201500212 23/01/2015 ENGORDAR SA 963794,68 Autorización de Pago 201500213 23/01/2015 ENGORDAR SA 3315471,86 4279266,54 Las Notas de recepción de fondos son de fecha 26/01/2015 o sea tres días posteriores a su registración. Comentarios de la UCAR: 1. Respuesta no procedente. (El recibo respeta el formato que figura como Anexo II en el contrato que la empresa firmó con el BICE. Como el recibo está dirigido al BICE en el mismo figura el importe que corresponde al desembolso PROICSA aclarando que se le fueron descontados $98.430,40 por comisiones, gastos e impuestos) Nota del auditor: No es un recibo oficial que respete la normativa vigente de AFIP. 2. El atraso en el registro se debe a la demora en la presentación del recibo. Se tendrá en cuenta la observación y se enviara por Nota formal la instrucción al BICE para que solicite recibos oficiales a las empresas. 22 3. Dicho recibo respalda la AP 201503858 por $ 3.900.447,00. La diferencia entre el monto de la AP y el monto neto del Recibo son las comisiones, gastos e impuestos que el BICE descuenta de la transferencia que realiza a la empresa. El 16/12 el BICE transfiere los fondos a la empresa, ésta emite el recibo el día jueves 17/12, llega a PROICSA y desde aquí mediante Memo interno se remite al área de Contabilidad y Administración registrándose el día lunes 21/12. Por otra parte, la suma de las AP 201502538 ($ 2.380.000,00) y AP 201502539 ($ 627.100,57) corresponde al recibo de fecha 21/09/2015 por el total de $ 3.007.100,57. El día 10/12 se transfieren los fondos al BICE. El 16/12 el BICE, cumpliendo con los plazos establecidos en el manual operativo detalladas más arriba en éste mismo documento, transfiere los fondos a la empresa, el recibo es del jueves 17/12, llega a la UCAR y se registra el lunes 21/12. Según el extracto bancario el BICE realiza dos transferencias a la empresa el día 16/12 por eso es que hay dos recibos con la misma fecha. Se tendrá en cuenta la observación y se enviara por Nota formal la instrucción al BICE para que solicite recibos oficiales a las empresas. 4. BICE: a. Son AP que corresponden a registraciones de honorarios del BICE, se adjuntan. b. Si bien las autorizaciones de pago están firmadas y autorizadas por personal de Tesorería, quien está autorizado a efectuar la segunda firma en el cheque y/o transferencia bancaria, controla el legajo de pago antes de firmar. c. Se adjuntan las desafectaciones. d. Las AP 201500209 y 201500210 fueron desafectadas el día 30/12/2015, ya que la empresa decidió no continuar con el préstamo. Los fondos fueron reintegrados a la cuenta del BICE, y éstos se re direccionaron a la empresa Rio Grande (con AP 201504140 y 23 201504141). La AP 201500211 corresponde a El Pucara 1280. e. En el caso de El Pucara y Engordar ambas empresas pertenecen al mismo grupo económico por lo que los contratos se firmaron el mismo día. Las AP de referencia pertenecen al anticipo transferido al momento de la firma del contrato (23/01/2015) y se utilizó ése documento como respaldo para el registro del desembolso a la empresa. Luego con fecha 26/01/2015 la empresa remite el recibo correspondiente. Recomendaciones A.G.N. Toda la documentación de respaldo por las operaciones que realiza el BICE y que deba registrar el PROICSA debe estar debidamente certificada por personal autorizado atento que debe brindar fidelidad a los datos remitidos. Asimismo solicitar a los beneficiarios recibos que cumplan la normativa legal vigente. Incrementar los controles entre los distintos sectores a fin de minimizar errores en cuanto a las autorizaciones de cada etapa de la gestión. Atento a las deficiencias detectadas sería conveniente emitir un instructivo al BICE para que se presente la documentación con las formalidades pertinentes y con pautas de acortamiento de plazos que permitan contar con información sobre los créditos otorgados en tiempo y forma. E. UNIDAD COORDINADORA TUCUMAN Autorizaciones de Pago Observaciones Generales 1. Los gastos rendidos se abonan con muchos meses de desfasaje. 2. En las liquidaciones de gastos de movilidad no se indica cual es la disposición que autoriza la tarifa por kilómetro liquidada por el consultor. 3. Las facturas no se encuentran invalidadas indicando el número de rendición y/o número de AP en el que fue rendida. 24 4. En gran parte de los comprobantes las facturas estaban emitidas al Superior Gobierno de la Provincia de Tucumán y no a nombre del Programa. Comentarios de la U.C.T. 1. Se tendrá en cuenta la observación para el futuro, y se fortalecerán los controles. 2. Se tendrá en cuenta la observación, exponiéndose de aquí en más, en la nota de elevación de dicha liquidación, la normativa vigente de la UCAR que autoriza la tarifa por Km. Dicha normativa se ajusta al Decreto n° 1343/74. 3. Se tendrá en cuenta la observación. Las facturas se encuentran cargadas en las AP que está adjunta en el expediente de rendición. Se encuentran invalidadas con el sello de “Pagado”. 4. Al tratarse de un Convenio de Subejecución, corresponde que sea la Provincia de Tucumán (UCT) quien abona los pagos y por tanto, toda la documentación debiera estar a nombre del Superior Gobierno de la Provincia de Tucumán. Al inicio del Proyecto, todas las facturas presentadas estaban a nombre del Programa erróneamente; luego esto se corrigió y las facturas se presentan con el CUIT de la Provincia, a nombre del Superior Gobierno. En el detalle de la factura se hace referencia al PROICSA y se invalida la factura con el sello PROICSA. Observaciones Particulares La AP 20150003107 la factura que se adjunta no se encuentra firmada por el responsable. Comentarios de la U.C.T. Las facturas adjuntas se encuentran con el sello Pagado, considerando que esto era suficiente. Se tendrá en cuenta para el futuro la observación. La misma ya fue subsanada. Recomendaciones A.G.N. Indicar en cada comprobante a qué rendición corresponde e inutilizarlo contablemente con el sello de “pagado”, a los efectos de evitar la posibilidad de que se duplique el pago. 25 Incorporar la documentación respaldatoria necesaria para dar respaldo documental a lo expresado.Los gastos deben ser rendidos en forma periódica para facilitar su control, gestión de reposición de fondos y seguimiento posterior. Todos los comprobantes deben estar firmados por el beneficiario del mismo como medida de control interno. Implementar las medidas de control interno necesarias para la subsanación de las observaciones; esta AGN verificará la subsanación de los problemas observados en una futura auditoría. Instruir a los proveedores para que en facturas se indiquen que son gastos PROICSA, de ser posible que consigne el número de préstamo. F. ARGENINTA – DELEGACION TUCUMAN Registros y Control Interno 1. Existe una misma cuenta bancaria para todos los proyectos administrados por la Fundación Argeninta, Delegación Tucumán y Santiago del Estero. Según se informó el saldo al 31/12/2015 disponible en Argen-inta PROICSA era de $ 357.055,20. Dicho monto difiere del saldo final contable del Convenio Fundación ArgenINTA C/A 18, no mediando conciliación respectiva sobre las diferencias expuestas. Comentarios Fundación Argeninta: Las Delegaciones de Fundación ArgenINTA poseen cuenta bancaria única para todos los recursos propios y de terceros que se administran en el ámbito de las mismas. No se puede por razones operativas y normativas, abrir cuentas independientes para cada uno de los proyectos que fueren administrados., para ello contablemente la cuenta bancaria se subdivide en Banco Propio y Banco FAR (Fondos a Rendir Delegaciones) y dentro de esta última a su vez se divide en subcuentas que representan el saldo bancario de cada proyecto. 26 Con respecto al saldo disponible, esta observación no está relacionada con la Delegación Tucumán- Santiago del Estero ya que la C/A 18 es otro Convenio que tiene la UCAR con Fundación ArgenINTA en Bs AS. La Fundación ArgenINTA Delegación Tucumán - Santiago del Estero administra sólo los fondos del Acuerdo específico entre UCAR en el marco del PROICSA y el Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA). Recomendación A.G.N. En caso de haber diferencias entre ambas, se debe realizar la conciliación correspondiente acompañada de la documentación respaldatoria y firmada por autoridad responsable a fin de poder realizar el seguimiento de los gastos pendientes. Autorizaciones de Pago Observaciones Generales 1. En algunos legajos de pago, la documentación tenida a la vista no se encuentra foliada. 2. Las órdenes de pago emitidas por Fundación Argeninta, no poseen número de orden emitido por sistema. 3. Los comprobantes de pago incluidos en las rendiciones, no se encuentran invalidados con el sello de PAGADO. No se pudo corroborar la existencia de controles a fin de evitar pagos duplicados. 4. No existe conciliación entre los montos rendidos por Argeninta con los montos reembolsados por UCAR según AP. 5. En las minutas contables incluidas en los legajos de pagos, la fecha de registración, que difiere de la fecha de emisión de la minuta, se coloca en forma manual. 6. La mayoría de las facturas compulsadas no incluyen ninguna referencia al programa PROICSA. 7. En algunos casos, se verificaron dilación entre el tiempo transcurrido entre las rendiciones y la fecha de los comprobantes de respaldo. 27 Comentarios Fundación Argeninta: 1. Se efectuará la correspondiente foliatura de los legajos que no lo tenían. 2. El sistema contable utilizado en la Delegación Tucumán-Santiago del Estero de Fundación ArgenINTA, es el propuesto por sede Central para todas las Delegaciones del país y no emite numeración correlativa para las órdenes de pago. 3. Se efectuará la correspondiente invalidación con el sello PAGADO en los legajos que no lo tenían. Al presentarse originales en cada legajo y su correspondiente ingreso en el sistema de numeración se imposibilita el pago duplicado. 4. Se implementó un sistema de control interno a fin de conciliar los estados financieros de la UCAR y la Fundación ArgenINTA. Se adjunta copia del mismo. 5. Cada orden de pago que como se aclaró, no es emitida por sistema, está compuesta de dos partes: La primera es confeccionada en la fecha de inicio de la gestión, previa a las firmas y autorizaciones del coordinador y Director de la unidad. La segunda es confeccionada al momento de hacer efectivo el pago y su contabilización, cuya fecha y demás datos son colocados en forma manual. 6. Se efectuará el correspondiente sellado Programa PROICSA en los legajos que no lo tenían. 7. Las dilaciones señaladas se producen por causa de la demora del efectivo desembolso de UCAR, el efectivo pago al proveedor, los requisitos para reunir la documentación respaldatoria del pago por parte de UCAR y los procedimientos internos de Fundación Argeninta. Actualmente se reestructuraron las actividades en ambos equipos de trabajos ajustándose los plazos para evitar demoras. Se tendrá en cuenta la observación. Observaciones Particulares 1. La Factura Nº 0056-00007075 del 23/03/2013 por $ 5.939,00 fue rendida dos veces (AP 201500255/258/256/257) 28 Comentarios Fundación Argeninta: Las AP 201500256/257 corresponden a la factura n° 0056-00007036 por un total de $113.250. (Nota del auditor: Respuesta no procedente La suma de las AP 201500256/257 es de $ 119.189,00. La diferencia entre el total de las AP y la factura 0056-00007036 es $5.939,00). Las AP 201500255/258 corresponden a la factura n° 0056-00007075 por un total de $5.939,00. Se registra una AP por fuente de financiamiento (22 y 11), por lo que son dos AP por factura. Los nuevos circuitos internos de la Fundación evitan la duplicación de comprobantes. Recomendaciones A.G.N. Resguardar la documentación obrante en los expedientes mediante su foliado, con el objetivo de individualizarla y determinar su integralidad. Indicar en cada comprobante a qué rendición corresponde e inutilizarlo contablemente con el sello de “pagado”, a los efectos de evitar la posibilidad de que se duplique el pago. Incorporar la documentación respaldatoria necesaria para dar respaldo documental a lo expresado. Los gastos deben ser rendidos en forma periódica para facilitar su control, gestión de reposición de fondos y seguimiento posterior. Instruir a los proveedores para que en facturas se indiquen que son gastos PROICSA, de ser posible que consigne el número de préstamo. Implementar un sistema de registración complementaria al UEPEX para tener información en tiempo real, facilitar el control y seguimiento por parte de la Administración Central. Esta AGN verificará la subsanación de los problemas observados en una futura auditoría. 29 Adquisiciones 1. Carpas Miguelito S.A. En el expediente no queda explicito que es único proveedor de la zona. Comentarios Fundación Argeninta: Se efectuará la correspondiente explicación y se incorporará en el caso de proveedores únicos en la zona las aclaraciones en próximos expedientes que lo requieran. Recomendaciones A.G.N. Incorporar la documentación respaldatoria necesaria para dar respaldo documental a lo expresado. Consultores Observaciones Generales 1. En la mayoría de los casos en el proceso de selección general de contratación de Técnicos Asesores o Extensionistas que constaba de 20 consultores, no se tuvo a la vista la terna para el cargo específico a ocupar. 2. En la totalidad de los casos auditados los CV de los consultores de muestra no tienen fecha de emisión, y carecen de fecha de recepción. 3. En el 75 % de los casos se verifico que se realiza la terna el mismo día que se firma el contrato. 4. En el 30 % de los casos no se indica el puntaje de la terna. 5. En el 50% de los casos no se adjuntan dentro del expediente los curriculum de los otros ternados. Únicamente el del consultor seleccionado. 6. Los contratos no poseen número de orden. 30 Comentarios Fundación Argeninta: 1. En los casos mencionados, previa consulta a RRHH de UCAR, se realizó una sola terna de 60 consultores para la selección de 20, en un exhaustivo proceso de selección que incluyó entrevistas y capacitaciones. Todas las tablas de ponderación se encuentran completas, con sus respectivos puntajes. Se remarcará en el cuadro comparativo los consultores seleccionados. 2. Dentro de las normativas transmitidas para estos procesos no se tenía conocimiento de la obligatoriedad del registro de estas fechas. Se deja constancia que se toma como fecha del CV la que figura en la nota de aceptación a participar en la selección. Desde el año 2015 y a partir de la observación realizada en una auditoría previa, todos los CV presentados durante el año 2015 poseen fecha de emisión y recepción. 3. Desde el año 2015 y a partir de la observación realizada en una auditoría previa, los procesos de contratación se encuentran con mayor diferimiento, por la incorporación de nuevas estructuras administrativas internas. 4. El puntaje de la terna está indicado en el cuadro, se procederá a resaltar el puntaje a fin de que se lo visualice fácilmente. En selecciones futuras se indicará el puntaje en nota al pie. Se tendrá en cuenta la observación. 5. La presentación original de los CV, en algunos casos fue enviada a UCAR, por lo que en el transcurso del año se solicitará copia de los mismos. En los procesos de contratación del año 2015 se tomó nota y aplicó la observación realizada. 6. Actualmente el orden de contratos no es numérico. Se lleva un listado ordenado alfabéticamente y correlacionado a su clave de identificación tributaria, además se implementaron controles cruzados para que los mismos no se repitan. Se tendrá en cuenta la observación. Informes (Mensuales y Trimestrales) 1. En el 57% de los casos muestreados, no se tuvo a la vista la aprobación de los informes correspondientes, que respalden el pago de los Honorarios, ni autorización por responsable para que se proceda al pago. Además en aquellos casos en que presentan los informes no se consigna la fecha de recepción por parte del INTA. 31 2. En la mayoría de los casos no se consigna la fecha de emisión del informe por parte del consultor. 3. No consta en los legajos, aprobación de los informes de los consultores por parte de autoridad responsable. Comentarios Fundación Argeninta: 1. En los informes Trimestrales, en la caratula (se adjunta) existe incorporado la siguiente alusión: “cumplió con los términos de referencia y se aprueba el informe trimestral” debajo de la misma se efectúa la rúbrica del responsable de convenio, obteniéndose así la pertinente aprobación; además se incorpora el sellado de aprobado en todos los informes (anexo 3). En el caso de la autorización de pago; en minuta contable, en la sección de Orden de pago, se encuentran la firma de la confección y la firma del responsable coordinador del Programa, quien aprueba con su firma el pago y el contenido respaldatorio de la documentación necesaria para efectuar el mismo. 2. La recepción del informe se realiza al final del mes correspondiente al período mensual trabajado. Dentro de las normativas transmitidas para estos procesos no se tenía conocimiento de la obligatoriedad del registro de estas fechas, a partir de la auditoría anterior se comenzó a implementar. 3. (En los informes Trimestrales, en la caratula (se adjunta) existe incorporado la siguiente alusión: “cumplió con los términos de referencia y se aprueba el informe trimestral” debajo de la misma se efectúa la rúbrica del responsable de convenio, obteniéndose así la pertinente aprobación; además se incorpora el sellado de aprobado en todos los informes (se adjunta). Recomendaciones A.G.N. Aplicar medidas de control respecto a incluir correctamente todos los datos de la documentación de respaldo, a fin de minimizar eventuales errores. Toda documentación sustentatoria de la gestión debe encontrarse debidamente archivada para facilitar su seguimiento y control posterior. 32 Resguardar la documentación obrante en los expedientes mediante su foliado, con el objetivo de individualizarla y determinar su integridad. Respecto al sistema de contratación que fuera aplicado, sería conveniente dejar autorización explícita atenta que difiere de la selección particular de ternas para cada cargo. Unificar criterios en cuanto a la emisión de informes y la aprobación de los mismos que deben ser aplicados en todos los casos. G. ESTACION EXPERIMENTAL OBISPO COLOMBRES • Registros y Control Interno 1. El saldo de la cuenta bancaria Nº 133.089/8 ESTACION EXP. A.O. COLOMBRESUCAR es $ 615.175,00. Dicho monto difiere del saldo final contable de Convenio Anticipo EEAOC, no mediando conciliación respectiva sobre las diferencias expuestas. 2. Los comprobantes respaldatorios de las rendiciones no se encuentran invalidadas con sello de “rendido” de acuerdo a la rendición respectiva. Comentarios de la EEAOC: 1. Se tendrá en cuenta la observación. 2. Se tendrá en cuenta la observación. Recomendaciones A.G.N. En caso de haber diferencias entre ambas, se debe realizar la conciliación correspondiente acompañada de la documentación respaldatoria y firmada por autoridad responsable a fin de poder realizar el seguimiento de los gastos pendientes. • Autorizaciones de Pago – Asistencia Técnica, Supervisión y compras de caña de semilla. 33 Observaciones Generales 1. En algunos casos, la documentación tenida a la vista no se encuentra foliada. 2. Según las planillas de rendición incluidas en los legajos de pagos, no se puede realizar un seguimiento y control de los saldos remanentes mes a mes. Comentarios de la EEAOC: 1. Se realiza la foliatura de los informes trimestrales y los informes para facturación; se presentaron los informes con la foliatura correspondiente y correlativa; esto se realiza cumpliendo con las indicaciones del Convenio; Respuesta no procedente (las Rendiciones no están foliadas ya que no es un requisito de UCAR.) 2. El convenio lleva un informe financiero con detalle de transferencias y rendiciones que se actualizan constantemente. Dicho informe se encuentra a disposición de UCAR. • Observaciones Particulares 1. La rendición Nº 34 del 19/10/2015 se informa un saldo negativo en Aporte Nacional por $ 177.940,80 Comentarios de la EEAOC: 1. El saldo negativo surge de haber financiado erróneamente con F22 algunos pagos en concepto de asistencia técnica, siendo gastos que no eran elegibles para CAF. No obstante, durante 2016 se está corrigiendo dicho saldo. Recomendación A.G.N. • Aplicar foliatura a todos los expedientes, en tiempo y forma, asegurando la integridad de la documentación obrante en cada caso. • Revisar las planillas de rendición incluidas en los legajos de pagos, incluyendo los datos necesarios que permitan realizar el control y seguimiento de los mismos. 34 • Intensificar las medidas de control en cuanto al análisis de cuentas como a la incorporación de la documentación sustentatoria de la gestión. • Autorizaciones de Pago Observaciones Generales 1. La foliatura de la documentación no sigue un orden. Cada legajo de pago no comienza en el número de folio 1. 2. Las facturas no se encuentran invalidadas con el sello de PAGADO ni con el número de rendición a UCAR. Comentarios de la EEAOC: 1. La foliatura se realiza cuando la documentación debe pasar al control posterior del Honorable Tribunal de cuentas de la Provincia, la Sección de contaduría de la EEAOC se encarga de foliar todos los expedientes del mes a rendir, por esa razón también no tendrán un orden correlativo ya que se rinden mes a mes todas las compras de la EEAOC. 2. Todas las compras del Convenio se las realizan con los procedimientos de la EEAOC, como comprobante de pago acompaña el legajo el libramiento donde firma el proveedor cuando se paga la adquisición. Se toma en cuenta la observación. • Observaciones Particulares – BAZAN MAURICIO GUILLERMO 1. La factura se contabiliza más de un año después en la UCAR. Comentarios de la EEAOC: El Área de Adquisiciones de UCAR otorgó la No Objeción a esta compra el 07 de Julio del 2015. Y se encuentra rendido en la Rendición Nº 35. En este caso, se rindió al año siguiente por la demora en su aprobación. • Observaciones Particulares – CREMONA BARBARA AIDA 1. La factura se contabiliza más de un año después en la UCAR. 35 Comentarios de la EEAOC: Esta compra fue aprobada por el Área de Adquisiciones de UCAR el 03 de Noviembre de 2015. El pago se encuentra rendido, incorporado en la Rendición Nº 35 de Enero de 2016. Recomendaciones A.G.N. • Resguardar la documentación obrante en los expedientes mediante su foliado, con el objetivo de individualizarla y determinar su integralidad. • Indicar en cada comprobante a qué rendición corresponde e inutilizarlo contablemente con el sello de “pagado”, a los efectos de evitar la posibilidad de que se duplique el pago. • Los gastos deben ser rendidos en forma periódica para facilitar su control, gestión de reposición de fondos y seguimiento posterior. • Aplicar medidas básicas de control interno que permitan brindar transparencia a la gestión, posibilitar su seguimiento y por ende su control posterior. • Esta AGN verificará la subsanación de los problemas observados en una futura auditoría. • Adquisiciones 1. En la mayoría los expedientes de compra directa carecen de numeración, sin poder identificarla de igual manera que las demás contrataciones realizadas. 2. Equipos de Computación – Lic. Privada 06/2015. Se solicitan presupuestos a priori a proveedores y luego de esto se llama a una Licitación Privada. Se realiza una solicitud el 24/04/2015 por $ 132.000,00 solicitando presupuestos 27 y 28 del mismo mes con montos de $ 80.465,00 a $ 112.365,69. No obstante lo expresado, el 05/05/2015 se inicia el proceso de adquisición por medio de la Licitación Privada 06/2015. Se inicia ese mismo día el proceso de compra por los equipos de computación por un valor estimado de $ 111.055,69 que no concuerda con ninguno de los montos precedentes. 36 3. Mosse Mauricio – Lic. Publica 04/2014. Corresponde al segundo llamado de la Licitación Publica 04/2014. Se inicia el 17/06/2014 con la publicación en el Boletín Oficial. Se presenta únicamente Mosse y tiene resolución adjudicataria el 30/06. La facturas abonadas corresponden a fechas 22/07/2014 al 02/09/2014. No obstante la AP de registración es del 31/12/2015. 4. Hydrofer SRL – Lic. Publica 06/2014. La solicitud de compra se inicia el 30/07/2014. Esta Licitación la gana en parte Hydrofer y en parte Cremona. La resolución de otorgamiento se da en 09/2014 y la factura corresponde al 01/10/2014 Fc. 0004-1159 y la AP de registración es recién del 31/12/2015. 5. Line UP. Lic. Pública 01/2015. La licitación se inicia con la autorización el 02/05/2015. Únicamente consta dentro del expediente la comunicación del resultado a la empresa ganadora. Comentarios de la EEAOC: 1. Todos los legajos tienen un Nº que los identifica, año, el método de compra que se utiliza (compra directa, concurso o licitación), condición de pago, numero de pedido de compra con fecha, orden de compra (fecha de la misma), importe, resolución, factura, remito y firma de las autoridades de contaduría y compras. Se pone a disposición la información. (Nota del auditor; Respuesta no procedente De la documentación suministrada se verifica que no se aplica lo comentado en los casos de compra directa.) 2. La Licitación Nº 06/2014 se inicia con presupuestos estimados (requisito que solicita el H. Tribunal de cuentas); luego del proceso de aprobación, se emiten las invitaciones a 5 (cinco) empresas como mínimo; en este caso se invitaron a 6 (seis) empresas. La fecha de apertura de la Lic. se realizó el 21/05/2014 a las 12 hrs. Se procede al acto de apertura donde sólo se presentaron 2 (dos) proponentes; luego en la etapa de evaluación y preadjudicación, se adjudica a la firma Universo Informático por ser la propuesta más económica y cumplir con las especificaciones técnicas solicitadas.) Nota del auditor: Respuesta no procedente La observación se refiere a que no concuerda el precio testigo solicitado días antes, con el que se presupuesta finalmente. 37 Tal situación surge de la documentación obrante sin mediar comentario alguno). Se toma nota de la observación. Cuando la documentación recibida por el organismo se encuentra completa, se procede a su registración, y posterior rendición al Banco. 3. Se toma nota de la observación. Cuando la documentación recibida por el organismo se encuentra completa, se procede a su registración, y posterior rendición al Banco. 4. El expediente Nº 336 C-2015, consta de 198 folios, en el cual se encuentra toda la documentación requerida y correspondiente a la Licitación Pública solicitada. Asimismo hay 2 legajos de compras Nº 215 (1º y 2º parte), donde se encuentra la documentación restante: orden de compra, factura, remito, recibo. Se encuentra a disposición el expediente. Recomendaciones A.G.N. • Indicar correctamente la numeración en los expedientes que se realice la compra directa. • Indicar los motivos de corresponder cuando se toman montos que no se respalden con los solicitados. • Atento que la presente auditoria se presentó el día 5/4/2016 en la Estación Experimental Obispo Colombres, se desconoce los motivos por los cuales no nos fueran entregados oportunamente, toda la documentación que dicen tener a disposición. En tal sentido recomendamos incorporar en cada expediente la información concerniente a la vinculación con otros relacionados, en cuanto a la documentación de sustento de la gestión. En tal sentido se debe incorporar procedimiento que faciliten el seguimiento de la operatoria y permitan su control posterior. • Se reitera la rendición oportuna atento a que se registra el gasto con más de un año de realizado, a fin de exponer en forma oportuna la inversión. H. CONSULTORES UCAR a. Observaciones Generales 38 1. Los legajos de consultores sujetos a auditoria, no poseían un orden cronológico y no se encontraban archivados en ningún soporte físico, dificultando su control y análisis. 2. La documentación tenida a la vista no se encuentra foliada. 3. No se tuvo a la vista la totalidad de los informes ni las aprobaciones correspondientes que respalden el pago de los Honorarios, ni autorización por responsable para que se proceda al pago. 4. En la mayoría de los casos, no se tuvieron a la vista los informes del consultor. Asimismo en los pocos casos que se verificaron, no se consigna la fecha de recepción del mismo, y no se encuentran firmados. 5. No consta en los legajos, aprobación de los informes de los consultores por parte de autoridad responsable. 6. En ningún caso, consta en los expedientes, la No objeción de UCAR para la contracción del consultor. 7. En ningún caso, los CV de los consultores que forman la muestra no tienen fecha de emisión, y la totalidad de estos carece de fecha de recepción. 8. Los contratos no poseen número de orden. 9. No se tuvo a la vista, los pagos correspondientes a Santillán y Honorato oportunamente solicitados por Memo 6 del 12/04/2016. Comentarios de la UCAR: 1. Se toma en cuenta la observación y se presentarán los legajos, en el futuro, en carpetas individuales. Se aclara que los legajos de consultores son extraídos de los archivos físicos ubicados en el Área de RRHH y presentados para auditoria con un orden cronológico. 2. Por no tratarse de expedientes que se tramitan en la órbita del Ministerio de Agroindustria, sino de contratación de consultores a través de organismos de cooperación, los legajos no se folian. 3. Se adjuntan los informes aprobados por parte de la Coordinación Técnica del Proyecto, quien realiza el seguimiento de los productos entregados por cada consultor. 39 4. En este caso es importante diferenciar los contratos UCAR de los contratos provinciales, en estos últimos incluimos a los de Unión de Cañeros Independientes de Jujuy y Salta (UCIJS), Unidad de Coordinación Territorial (UCT Jujuy) e Instituto de Desarrollo Productivo (IDEP Tucumán). Los informes presentados por consultores UCAR constan de sello de recepción del Área de Gestión de RRHH. Con respecto a los informes de consultores de provincia, se solicitará a las mismas que sellen los informes al momento de recibir los mismos. 5. Ídem punto 3. 6. Cabe la misma aclaración que el punto 4, en referencia a que los contratos UCAR no requieren no objeción para su contratación, sí para el caso de las contrataciones de provincia que fueron puestos a disposición para ser revisados por esa auditoría. Se adjunta documentación de las no objeciones. 7. Los CVs son presentados por medio de notas, fechadas y firmadas por cada consultor, en consecuencia se considera que la fecha de los CVs es la misma que figura en dichas notas. Se ha comenzado a implementar sello de recepción de los CVs al Área de Gestión RRHH. 8. Se encuentra implementado el Sistema de Gestión de RRHH (SGRRHH) con el objeto de tener en un mismo ambiente de trabajo la historia de todos los consultores contratados en el marco de la UCAR, facilitar la búsqueda, consulta y garantizar la transparencia de las contrataciones. Por este motivo no está contemplado la numeración de los contratos, los mismos quedan registrados de forma cronológica en el sistema y con la imposibilidad de generar un nuevo contrato en periodos superpuestos. 9. Santillán y Honorato, corresponden a pagos realizados por Instituto de desarrollo Productivo - IDEP, y dicho organismo no ha realizado ninguna rendición hasta el día de la fecha. Es importante aclarar, que se están haciendo todos los esfuerzos necesarios para que rinda lo antes posible. 40 b. Observaciones Particulares i. Salvo, Jorgelina. Las addendas tenidas a la vista, son copias simples. Comentarios de la UCAR: Se toma nota de la observación. Cabe aclarar que toda la documentación que conforma el expediente es copia fiel del original ii. Honorato Oscar – Santillán Edith La Declaración Jurada sobre incompatibilidades para el desempeño de una función o cargo remunerado o prestación contractual con o sin relación de dependencia, es anterior a la firma del contrato. Comentarios de la UCAR: Se toma nota de la observación. iii. Entrocassi, Juan Sebastián El título adjunto en el legajo es copia simple Comentarios de la UCAR: Se toma nota de la observación. Cabe aclarar que toda la documentación que conforma el expediente es copia fiel del original. iv. Acosta, Laura No se tuvo a la vista la factura por el pago correspondiente al mes de Octubre2015 por $ 9.438,00 41 Comentarios de la UCAR: Respuesta no procedente (Se adjunta copia del pago de honorarios.) Nota del auditor: no se tuvo a la vista. Recomendaciones A.G.N. • Firmar o inicialar todas las partes que componen el contrato. • Toda documentación sustentatoria de la gestión debe encontrase debidamente archivada para realizar su seguimiento y control posterior. • Aplicar medidas de control interno relativas al resguardo de la documentación de respaldo, en particular la foliatura de los legajos, integridad de documentación obrante, vinculación de expedientes, etc., a fin de minimizar errores en la documentación de respaldo. I. ADQUISICIONES 1. CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE LA UCAR Y LAS COOPERATIVAS – APORTES NO REEMBOLSABLES (A.N.R.) Se ha verificado sobre una muestra de 9 cooperativas: Cooperativas Pesos en ANR Los Nacientes 1.652.274,83 (*) Ibatin 2.537.640,00 Los Barrientos 2.551.835,95 20 de junio 2.275.075,83 Campo Los Herreros 2.530.127,40 Costa azul 2.503.104,58 Las maravillas 2.499.460,11 ALTO VERDE 1.902.130,57 CAÑEROS UNIDOS 2.507.315,95 Total 18.428.837,82 1. En la documentación puesta a disposición y que se adjunta en el legajo: 42 a. No se encuentra foliada la documentación de respaldo. b. Se han encontrado fotocopias simples sin certificación de fidelidad. c. La documentación sustentatoria de la gestión y que correspondería incluirse en el legajo, obra adjunta a cada Autorización de pago. En este sentido cabe aclarar que : i. Son fotocopias simples ii. Se adjuntan una gran cantidad de fotocopias de toda la documentación del ANR que no aporta a la realización del pago y dificulta el archivo de la misma en tesorería. iii. No existe un legajo integral que conforme toda la gestión del ANR. iv. La documentación a la vista no guarda un orden cronológico de la operatoria. Comentarios de la UCAR: (*) Aclaración del Proyecto para AGN: corresponde a una adquisición que se realizó en el año 2014, cuya rendición se hizo en 2015, y se adjunta para su conocimiento. a. No está comprendido en la operatoria de la UCAR incorporar realizar el foliado de los legajos de pago. b. Se tendrá en cuenta la observación y se van a fortalecen los controles en este aspecto. c. En el marco de lo que se explica precedentemente, se encuentra a su disposición los convenios originales firmados entre la UCAR y las autoridades vigentes al momento de la firma de las cooperativas, algunos de ellos, según muestra solicitada de proveedores han sido entregados y verificados por la auditoria. Asimismo, se encuentran archivados los legajos de compra, pago y rendiciones de cada uno de los rubros detallados en los convenios mencionados. Queda a su disposición cualquiera de dichos legajos. Recomendaciones A.G.N. Atento a lo observado precedentemente se recomienda que: • Se forme un legajo que identifique el ANR que corresponda, en el que se incorpore toda la documentación que sustente la operatoria, con copias de fidelidad de corresponder, 43 guardando un orden cronológico e incorporando la foliatura, para que asegure la integridad de la información de respaldo. • En cuanto a los pagos los mismos deben contar con la orden respectiva del funcionario actuante en cada etapa (solicitud y orden de pago) haciendo referencia al respectivo legajo, para que facilite su identificación. • Incorporar controles de gestión entre las distintas áreas, que faciliten la operatoria. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 03 de Junio de 2016. 44 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2015) Al Señor Subsecretario de Relaciones Financieras Internacionales de la Secretaria de Finanzas del Ministerio de Hacienda y Finanzas Públicas. Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos de la CAF, incluyendo los siguientes procedimientos: - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y con documentación respaldatoria; - tests o pruebas de transacciones; - análisis de legajos de pago de obra; - circularización de saldos; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa; - conciliaciones bancarias; - visita in situ a las unidades subejecutoras en Tucumán. - aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros, el 100,00 % de los ingresos y el 82,06% de las aplicaciones de fondos del ejercicio al 31/12/2015. 45 Ejecución Muestra Porcentaje Incidencia APORTE CAF 17.494.411,91 14.368.668,68 85,06% 81,78% Bio Etanol 3.431.382,76 3.366.568,49 98,11% 19,16% Manejo de Efluentes 1.022.876,24 955.011,26 93,37% 5,44% Molienda y Fabricación de 2.642.908,53 2.590.484,78 98,02% 14,74% Riego Tecnificado 3.628.497,40 3.605.808,33 99,37% 20,52% Pequeños Productores 6.460.939,87 3.651.718,63 56,52% 20,78% Otros Rubros 307.807,12 199.077,20 64,68% 1,13% APORTE LOCAL 3.915.762,98 3.200.948,65 81,75% 18,22% Bio Etanol 591.561,85 589.301,37 99,62% 3,35% Manejo de Efluentes 570.092,60 570.092,60 100,00% 3,24% Molienda y Fabricación de 646.361,42 646.361,42 100,00% 3,68% Riego Tecnificado 552.123,90 552.123,90 100,00% 3,14% Pequeños Productores 833.845,31 474.762,82 56,94% 2,70% Otros Rubros 721.777,91 368.306,54 51,03% 2,10% 21.410.174,89 17.569.617,33 82,06% (*) 100,00% Azúcar Azúcar (*) Incluye la totalidad de lo ejecutado a través del BICE CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 03 de Junio de 2016. 46