DIVISIÓN DE ASESORÍA Y GESTIÓN JURÍDICA Al contestar refiérase Al No. 11022 2 de octubre, 2001 DAGJ-1664-2001 MBA Roxana Víquez Salazar Presidenta Ejecutiva INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL Estimado señor: Asunto: Se autoriza que se contrate mediante un procedimiento de contratación directa concursada la administración de las tiendas libres. Inestimable. Nos referimos a su oficio Nº P.E. 500-2001 del 23 de julio del 2001, recibido el día 20 de agosto siguiente, que fuera complementado por el PE-554-2001 del 19 de setiembre, mediante los cuales solicita que se le autorice contratar mediante un procedimiento de contratación directa concursada, la administración de las tiendas libres. I. Fundamento de la gestión: Justifica su solicitud en que de conformidad con los antecedentes del caso (la problemática que han sufrido las tiendas libres en cuanto al personal que las atiende, las pérdidas de mercadería, la falta de controles y de una adecuada administración y atención al público, entre otras), y de frente a un análisis de la situación actual de las tiendas libres, considera que la mejor decisión para la institución y para el usuario del servicio comercial que se presta con esta actividad (que en principio no es propia de sus funciones) es la contratación de una empresa con experiencia en el manejo de este tipo de establecimientos, para que administre las Tiendas Libres del IMAS y pague por esa administración un porcentaje definido de las ventas brutas a la Institución, asumiendo el contratista todos los costos de operación de los puestos de venta, así como el riesgo de la actividad meramente comercial. Especial importancia se ha expresado a la ausencia de información confiable sobre el inventario y de los estados financieros que no reflejan la realidad. 2 Justifica en su criterio esta necesidad, la importancia de realizar una administración gerencial de las tiendas libres (con personal con disponibilidad de horarios, conocimiento en el campo de la atención al público e idiomas extranjeros, experticia para realizar el surtido de las tiendas, entre otras razones); el servicio al cliente con categoría mundial; el servicio “in bond”; la adecuada y eficiente administración de inventarios; la inconformidad general del usuario y la necesidad de nuevas inversiones en las Tiendas Libres. Aparte de lo anterior, justifican su solicitud en las siguientes razones: 1. Los plazos serían menores a los de la licitación pública 2. Siempre se sujetaría esta negociación a los principios constitucionales de la contratación administrativa y la Contraloría General podría conocer vía recurso de objeción o de apelación del trámite de este procedimiento. 3. Se indicará en el cartel con claridad y precisión las bases del concurso 4. Se hará una publicación en un diario nacional y en uno extranjero y además en La Gaceta para darle publicidad al concurso y hacer del conocimiento de todos los eventuales interesados, esta negociación. 5. Sin perjuicio de lo anterior, es pertinente restringir el concurso a empresas de reconocida trayectoria en el campo de la administración u operación de tiendas libres en aeropuertos internacionales, pero si alguna empresa que no fue invitada manifiesta su interés de participar será aceptada. II. Términos de la autorización. Este Despacho, en atención a los antecedentes del caso, las razones que amparan esta gestión, y sobretodo ante la situación crítica que se presenta en las tiendas libres, según lo expuesto en el oficio de referencia y personalmente por Usted en la reunión que al efecto se tuvo en este Despacho, situación que podría incluso llevar a un cierre temporal de estas tiendas mientras se organiza la actividad, está anuente a autorizar el procedimiento de contratación directa concursada que se solicita, con fundamento en lo dispuesto en el numeral 2, inciso h), de la Ley de la Contratación Administrativa, pues evidentemente la negociación que interesa involucra un “interés público”. La autorización se confiere, para que se tramite un procedimiento de contratación directa concursada, bajo las condiciones referidas por esa misma entidad, bajo los términos que se indican: 1. Nos preocupa que el regimen de responsabilidad y rendición de cuentas que obliga a todo funcionario público (artículo 11 de la Constitución Política) se diluya ante el traslado de la administración de las tiendas a un tercero. Por ello, la presente 3 autorización no puede entenderse como un mecanismo para soslayar o atenuar, el deber de la Administración para declarar las responsabilidades que correspondan o instar las acciones judiciales respectivas. La contratación que se lleve a cabo con un tercero no mitiga las actuaciones anteriores de la Administración ni puede tener efectos convalidantes. 2. De igual manera, de especial importancia es la fiscalización que, sobre ese contrato, pueda ejercer el IMAS. Si han existido fallas en la administración directa de las tiendas, el eventual contrato no garantiza que el IMAS cuente con el personal apropiado y los mecanismos de control necesarios para “administrar” ese contrato, evitando que los errores se repitan, pero esta vez en manos de particulares. Las reglas de transparencia en la selección del administrador privado han de ser claras y rigurosas, pero, en esa misma medida, en relación con la satisfactoria y correcta ejecución del contrato. 3. Se cursará invitación formal por escrito a, no menos, de cinco proveedores (empresas con experiencia) que se conozcan puedan tener interés en este negocio. 4. Sin perjuicio de lo anterior, se publicará un aviso en uno de los diarios de mayor circulación nacional y en un diario extranjero, invitando a participar a este procedimiento, con indicación expresa de la hora y fecha señaladas para la recepción de las ofertas. 5. Se indicará en el cartel en forma clara, precisa, concreta, los requerimientos de la institución (objeto contractual) así como las bases para la selección de las ofertas. 6. Se indicará en el cartel que el oferente que así lo estime pertinente podrá presentar recurso de objeción al cartel o recurso de apelación en contra del acto de adjudicación, ante la Contraloría General de la República. 7. La autorización se contrae al procedimiento de contratación a seguir, por lo que no comprende la forma en que se valorarán las ofertas, aspecto que es del resorte de esa entidad, ni los términos en que se formalice la contratación en sus regulaciones sustantivas (plazo, evaluación periódica de la ejecución de contrato, garantías a rendir). 8. Finalmente, advierte este Despacho, en cuanto a la forma de percibir los ingresos de las ventas realizadas por las Tiendas Libres bajo la operación de la empresa administradora, que todos deberán ingresar a la cuenta bancaria del IMAS y, posteriormente, ante la liquidación que presente el contratista, el IMAS procederá a reintegrarle sus ganancias y mantener el porcentaje que le corresponde a la 4 institución, respetando los destinos legalmente asignados a estos recursos. Esto deberá estar expresamente señalado en el cartel con toda claridad. III.- CONCLUSIÓN: Se autoriza al Instituto Mixto de Ayuda Social para que, mediante un procedimiento de contratación directa -bajo las condiciones ya referidas propuestas en el oficio de esa entidad y las establecidas en este oficio-, proceda a contratar la administración de las Tiendas Libres que funcionan en el aeropuerto internacional “Juan Santamaría” siendo de la exclusiva competencia de esa entidad la escogencia de la oferta que mejor satisfaga el interés público (en términos de experiencia, técnica, idoneidad, precio, fiscalización y control de la Administración y demás), así como resulta de su exclusiva competencia y resorte la decisión que se ha adoptado para darle solución a la problemática que, actualmente, se presenta en esos establecimientos y que repercute en los intereses de la institución. Atentamente, Lic. Rónald Hidalgo Cuadra Gerente Asociado SCHC/ds NI: 18561 Autorizaciones,aprobaciones y certificaciones Cc: DFOE Auditoría Interna IMAS Licda. Silvia Chanto Castro Fiscalizadora