v (\HidroEqu nocclo EP l

REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
(\HidroEqulnocclo EP
v
Dpto. :
GERENCIA FINANCIERA
Area:
FINANCIERA
Tema:
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
Doc. :
GFC
Pag.:
1 de 9
Rev.:
CREACION
Vigencia:
10/09/2014
Reemplaza a:
RESOLUCION No. HEQ- GG-GA-038-2014
lNG. GUIDO ANDRADE BASTIDAS.
GERENTE GENERAL
HIDROEQUINOCCIO EP
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
GERENTE GENERAL
CONSIDERANDO
Que, el articulo 225 de Ia Constituci6n de Ia Republica del Ecuador, prescribe que el sector publico
comprende , entre otras, las personas juridicas creadas por acto normative de los gobiernos
aut6nomos descentralizados para Ia prestaci6n de servicios publicos,
Que, de conformidad con el Art. 10 de Ia Ley Organica de Empresas Publicas, el Gerente General es
responsable de Ia gesti6n empresarial, administrativa, econ6mica y financiera , tecnica y operativa.
Que, de conformidad con el Art. 11 de Ia Ley Organica de Empresas Publicas, el Gerente General
esta facultado para aprobar y modificar los reglamentos internes que requiera Ia empresa, excepto el
serialado en el numeral 8 del articulo 9 de esta Ley.
Que, es necesaria Ia base normativa para conocer el Reglamento General de Pagos.
En ejercicio de Ia atribuci6n prevista en el articulo 11 numerales 8 y 18 de Ia Ley Organica de
Empresas Publicas,
RESUELVE:
Aprobar el siguiente: "REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS"
CAPiTULO I
OBJETO, AMBITO Y ORGANOS DE APLICACION
Articulo 1.- Objeto: El presente Reglamento General tiene por objeto definir Ia politica empresarial
para Ia realizaci6n de pagos, asi como tambien respaldar los pagos efectuados a los proveedores
tanto de bienes como servicios, con el fin de justificar ante los organismos de control como Servicios
Rentas lnternas, Contraloria General del Estado, Auditoria lnterna y Auditoria Externa, entre otros.
Articulo 2.- Ambito de Aplicaci6n: A todas las, Gerencias, Responsables de Area y todo el
personal y funcionario que labora en Hidroequinoccio E.P:
Articulo 3.- 6rganos de Aplicaci6n:
Elaborado por:
Gerencia Financiera
Fecha:
Revisado por:
Gerencia Fina nciera
Eco. Patricio Beltran
Aprobado por:
Gerencia General
lng. Guido Andrade
Fecha:
Fecha:
Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQUINOCCIO E.P
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
r\HidroEaulnoccio EP
v
~
~
~
~
~
~
~
Dpto. :
GERENCIA FINANCIERA
Area:
FINANCIERA
Tema:
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
Doc.:
GFC
Pag .:
2 de 9
Rev.:
CREACION
Vigencia:
10/09/2014
Reemplaza a:
Gerencia General
Gerencia Administrativa
Gerencia Financiera
Unidad de Negocio Vialidad
Unidad de Negocio Coviprov
Unidad de Negocio Teatro de Pichincha
Unidad de Negocio Generaci6n HEQ
CAPiTULO II
PROCEDIMIENTO DE PAGOS
Articulo 4.- Politicas: Dentro del procedimiento y siguiendo las directrices internas de Ia Empresa se
analizaran primero las siguientes politicas:
1.
La transferencia bancaria se realizara una vez que cumpla con todos los respaldos
detallados en el Anexo 1.
La Gerencia Financiera a traves del departamento de Tesoreria informara al
administrador del contrato o proveedores Ia realizaci6n de Ia transferencia bancaria.
La entrega de los comprobantes de retenci6n en Ia fuente se realizara en las oficinas
de HIDROEQUINOCCIO E.P. de lunes a viernes en el horario de 15:00 hasta las
17:00.
2.
3.
Articulo 5.- Documentos generadores de compromisos de pago: Los documentos que generan
compromise de pago son los siguientes:
~
~
~
~
~
~
~
~
Contratos de adquisici6n de bienes o prestaci6n de servicios.
Contratos de construcci6n de obras.
Contratos para Ia adquisici6n de equipos y herramientas.
Facturas y/o facturas electr6nicas.
Notas de Venta.
Liquidaci6n de Compras y Servicios.
Liquidaciones de Haberes
Otros documentos autorizados como los emitidos por lnstituciones Financieras,
documentos de importaci6n y exportaci6n, tickets aereos, entre otros.
Articulo 6.- Procedimiento para el pago:
1. Toda solicitud de pago enviada a Ia Gerencia Financiera ya sea de adquisici6n de bienes,
contrataci6n de servicios o liquidaci6n de haberes, debe ser remitida y suscrita
unicamente por los Gerentes asignados, utilizando el modelo que consta en el anexo 2, Ia
misma que debe contener Ia documentaci6n de respaldo que justifique plenamente Ia
obligaci6n y que debera incluir, entre otros documentos, los senalados en el articulo 5.
2. Los documentos generadores, de compromises de pago previamente aprobados por las
Gerencias correspondientes de Ia adquisici6n, contrataci6n , etc. , seran revisados y
Elaborado por:
Ge rencia Financiera
Fecha:
Revisado por:
Gerencia Financiera
Eco. Patricio Beltran
Aprobado por:
Gerencia General
lng. Guido Andrade
Fecha:
Fecha:
Este es un documento confidencial propiedad de HIDROEQUINOCCIO E.P
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
f\HidroEaulnocclo EP
v
Dpto.:
GERENCIA FINANCIERA
Area:
FINANCIERA
Tema:
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
Doc.:
GFC
Pag.:
3 de 9
CREACION
Rev.:
Vigencia:
10/09/2014
Reemplaza a:
aceptados por Ia Gerencia Financiera; en caso de no cumplir con las normas existentes
para el efecto, seran inmediatamente devueltos a Ia Gerencia que remiti6 dicha
documentaci6n.
3. Las Gerencias responsables de Ia adquisici6n del bien, contrataci6n del serv1c1o o
liquidaci6n de haberes, deberan remitir las facturas o documentos que generan el
compromiso de pago a Ia Gerencia Financiera no mas tarde de los dos dfas laborables
siguientes a Ia fecha de recepci6n de dicho documento, conjuntamente con Ia
documentaci6n de respaldo que justifique plenamente el pago. Por Ia demora en Ia
tram itaci6n de las facturas o documentos sim ilares, Ia Gerencia Financiera no podra emitir
el correspondiente comprobante de retenci6n dentro del plazo establecido por el SRI; de
hacerlo esto generara una contingencia tributaria, cuyo valor sera descontado a Ia
persona responsable que seriale Ia Gerencia respectiva , que gener6 el mencionado
perjuicio para Ia empresa.
4. Cumpliendo con el instructivo para Ia aplicaci6n de Sanciones Pecuniarias emitida por el
Servicio de Re ntas lnternas, todos los comprobantes de venta deben estar llenos en su
totalidad, sin omisi6n de ningun casillero, caso contrario estos documentos quedaran
como invalidos y seran devueltos a Ia Gerencia respectiva.
5. Las facturas que reciba Ia empresa por intermedio de sus diferentes departamentos,
deberan contener toda Ia informacion debidamente llena conforme el siguiente ejemplo, y
deberan tener una fecha de emisi6n con una fecha anterior no mayor a cinto dfas
calendario con respecto a Ia fecha de recepci6n , en caso de no cumplir con estos
requerimientos Ia factura o documento generador del compromiso de pago deberan ser
devuelto al emisor.
Formato de factu ra
Requisltos Preompresos • Requi sites de Llenados
Rt:<:. 179018 ! .\.IWOI
F:'&C'IUr:'t
O•WHK'H' dt" I~ 1'1\,.'ltm: )' d~
N•. 00! • ()tJl.OOOOZ!'\l
l"'~li1bl ~tnll-ento
.-n'I:OOI' 1<-U-'fld O (.Cflti"tpqntJ.I)
~JAT RJ Z: Av 6 de Dlcl~mba e Nl-1. 50 y G a·~J . F oc:h Qultto
St.:CLRSAL: Lui~ Pl:'lzt~~ Dnnln 818 ,\ :\I, Aldv:.r Cu.,~•t~qtdl
-+------,0:-.,-,.,.-,-,."-"~U"'"'-\
-t-------'N::.:.":.:o"":.:o'·'::cc'!'="'
t~~~.
N•. Antori~~ C'16n
~-
1• ::c_h•t,____ _ _ _ _ _ _ _ _ ' 'riti<lo p:u-a 511 t-mhicSn ha 5U'I 10/.!006
.:.:"·::::•
Elaborado por:
Gerencia Financiera
Fecha:
Revisado por:
Gerencia Financiera
Eco. Patricio Beltran
con Ia d"usura del est.:.blecimic nto.
Aprobado por:
Gerencia General
lng. Guido Andrade,
Fecha:
Fecha:
Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQUINOCCIO E.P
f,\ I )(\.,
t;)f\f."'l {A
-1-1------"'0.'-"'1"'-'"·:.:,;'tt·'~"-"'""'-"
Recu erd c que 1,, no e ntrcga do comp1o bantes de vent,"l autorlzados o que n o contcng.Jn
~a•'lcionada
?' Ql.tt"-lldt:l t 'II
V 'll">> Q'rotvad....,
Origiual : Adquil ieut.vCo(>~ ~mi\01'
los rcquisitos c~t..1blccidos, ~r..1
de AutUifnt(t 0n
(l>tl'>ll)lldD !)Or~-~ \RI)
1 0478448~~ -
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
GFC
Doc.:
4 de 9
Pag.:
1'"\HidroEaulnoccio EP
v
Opto.:
GERENCIA FINANCIERA
Area:
FINANCIERA
Tema:
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
Rev.:
CREACION
Vigencia:
10/09/2014
Reemplaza a:
6. Una vez revisados todos los datos contenidos y requisites de Ia factura y/o nota de venta
se procedera a realizar las retenciones por parte de Ia Gerencia Financiera, conforme el
siguiente ejemplo:
Formato Comprobante de Re t e nci6n
Requisitos Prehnpre sos • Requuitos d e Uenados
R I O S.A..
RioC<'u t..-
Ahn~re ues
Dir«.c;56.'l d.;. tot 0111t1U y 001 o't•t:II!Kim ...,nto "'lrlsor
(<:U.)I'Kfo(:Off.OS f~..)
RUC"
179018!-~SOO.t
CO.\!PROBA.,T£ DE RET£:-<CIO:'I
~-.. 004 • OO.l-0000095
S •. A\l tOrbn<iou
J0-178-1 18SS
.\L.\ .TRJ.Z: A ... ~ dt- Di<:i "mb&T ~'9 0! Quilo
St;Cl! I~AL; AY, J~u TRUC3 ;\ (~n"U,&O 0 UO)ilquat
d q.n!Jfk•<t.Sn sufow f~dYU r4 to>r ldoo
R.VC d<ll n~ Lo to r>-n.tvo ,,.t<tn kiO
I
NUm~ ~~ ..wto rl~~
lotorg.a<tu por ~ sno
Fft< l\ol d oQo~nhl..m
1 lpo y numiN'O <10 c~n r~o~·ob:ton\ot>
()iUK d O!" <WI •·H jo'>C:O f'\"\QIO f<)U·nkk> (<)$)(~foo <tl)
ti Q~ II ~
\"alot' Uff D1dO
--
1·-
l'i.rmn d~l
3CtU t~ d~
t"fl<eu ciOu
Ctu-lo.) ·"1'1 "1 Oohvnr ~l orfl l Impt~tiHn Boh•.,r
RVC: 1i 10501,110001 J r-;•. Autol"i.znd d n :.s.a
Vnlido p.·nA sn t-rub l6 n
hn -s-t~
PoiC<I)ofn,)jOOO Ia
r(J(..,O(to'\n
COdiOO <J...t tl!n Pto•UIO
V~l iJc>"t
051::006
Orl:in:.l: Suc.~t o p.:uivo rettuio
Copi.-,;: -"grutr d t:- l "f"lf"udou
7. La transferencia bancaria se realizara cuanto este completa toda Ia documentaci6n de
respaldo indicada en los articulos anteriores y el bien o servicio se haya recibido a
satisfacci6n por el area demandante, salvo el caso de anticipos que deberan constar en
los contratos correspondientes e igualmente so licitados por escrito por las Gerencias
respectivas.
8.
La Gerencia Financiera podra hacer reembolsos por Compras de Bienes o Servicios a
funcionarios de Ia empresa, siempre que estas sean solicitadas de manera expresa por Ia
Gerencia del area correspondiente, para lo cual podra emitir una Liquidaci6n de Compras
y Servicios conforme indica Ia Resoluci6n 247 del 30 de julio del 2010 capitu lo 2 art. 13
literal 0 , em itido por el Servicio de Rentas lnternas. Las reposiciones por valores
menores deberan hacerlas cada Gerencia con los recursos de las Cajas Chicas que
disponen, siempre y cuando estes sean apegados a lo que indica el Reglamento General
para el uso y manejo del fondo de caja chica.
9. La Gerencia Financiera a traves del departamento de contabilidad recibira los procesos de
pago hasta el mediodia.
10. Una vez que se hayan entregado los procesos de pago a Ia Gerencia Financiera, y que
estes cumplan con Ia documentaci6n minima requerida y presentado de conformidad con
el presente reglamento, se tomara cinco dias habiles para el tramite de revision,
contabilizaci6n y pago, tomando en cuenta que Ia acreditaci6n de los recursos es de
aproximadamente 48 horas de acuerdo a las directrices emitidas por el Banco Centra l del
Ecuador.
Elaborado por:
Gerencia Financiera
Fecha:
Revisado por:
Gerencia Financiera
Eco. Patricio Beltran
Aprobado por:
G'""''' G•r
lng. Guido Andr
Fecha:
Fecha:
Este es un documento confidencial propiedad de HIDROEQUINOCCIO E.P
7
~
~
. ~
't'
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
/\HidroEaulnoccio EP
v
Dpto.:
GERENCIA FINANCIERA
Area :
FINANCIERA
Tema:
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
Doc.:
GFC
Pag .:
5 de 9
Rev.:
CREACION
Vigencia:
10/09/20 14
Reemplaza a:
11. La Gerencia Financiera solo recibira procesos de pagos hasta el 25 de cada mes, en caso
de ser fin de sema na o feriado se recibira hasta el primer dia posterior, caso contrario, en
los procesos de pago que no se han entregado hasta Ia fecha indicada Ia Gerencia
Responsable del proceso se encargara de gestionar el cambio de Ia factura para el mes
siguiente.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA.- La Gerencia Financiera a traves del Departamento de Contabilidad , previo a Ia
autorizaci6n del pago y al reg istro contable, verificara que las operaciones financieras, esten
respaldadas con Ia documentaci6n de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad ,
legalidad y veracidad , esto permiti ra Ia identificaci6n de Ia transacci6n ejecutada y facilitara su
verificaci6n , comprobaci6n y analisis posterior.
SEGUNDA.- Encargase a Ia Gerencia y/o Direcci6n Financiera su implementaci6n, seguimiento,
aplicaci6n y control.
TERCERA.- El presente Reglamento es de aplicaci6n obl igatoria, a partir de dia de su aprobaci6n.
Dado en Ia gerencia General de HIDROEQUINOCCIO EP, en Quito, a 10 de septiembre de 2014.
lg
~
uido Andrade Bastidas
GERENTE GENERAL
HIDROEQU INOCCIO EP.
Elaborado por:
Gerencia Financiera
Fecha :
Revisado por:
Gerencia Financiera
Eco. Patricio Beltran
Aprobado por:
Gerencia General
lng. Gu ido Andrade
Fecha:
Fecha:
Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQ UINOCCIO E.P
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
f \HidroEauinoccio EP
v
Dpto.:
GERENCIA FINANCIERA
Area:
FINANCIERA
Tema:
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
Doc.:
GFC
Pag.:
6 de 9
Rev.:
CREAC ION
Vigencia:
10/09/2014
Reemplaza a:
ANEXO 1
SOPORTES OBLIGATORIOS PARA EL PAGO
CONCEPTO DE PAGO
REQUISITOS SOPORTE
•
Memoranda de Ia Gerencia de Area (Anexo 2)
solicitando el pago, en el cual se debe detallar como
mfnimo lo siguiente:
o No. de factura
o Valor de Ia factura
o No. de Ia certificaci6n presupuestaria
o Centro de Costo
•
AI memoranda se debe adjuntar:
o Factura Orig inal
o Copia de Ia Certificaci6n Presupuestaria
o Certificado Bancario de Ia Cuenta del
Proveedor.
o Copia del Contrato en caso de haberlo
o Copia del Contrato Complementario
o Garantfa de Buen Uso del Anticipo
o Garantfa de Fiel Cumplimiento
o Garantfa tecnica en los casos que aplique
o Acta de entrega a recepci6n
o lngreso a bodega (Bienes y/o Actives Fijos)
o Planillas de avance de obra
o Pr6rrogas de plazo
o Cualquier otro documento que Ia Gerencia
Financiera a traves del Departamento de
Contabilidad
considere
necesario
para
respa ldar el pago.
ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS
Elaborado por:
Gerencia Financiera
Fecha:
Revisado por:
Gerencia Financiera
Eco. Patricio Beltran
Aprobado por:
::1
G'"'"'''
Geoec•l
lng. Guido Andrade
Fecha:
Fecha:
Este es un documento confidencial propiedad de HIDROEQUINOCCIO E.P
"'
~
:/:.,7-~'
r:?tt
~~
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
1"\HidroEaulnocclo EP
v
Dpto.:
GERENCIA FINANCIERA
Area:
FINANCIERA
Tema:
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
PAGO DE OBLIGACIONES
LABORALES
(REMUNERACIONES,
LIQUIDACIONES DE
HABERES, lESS, DECIMOS,
ETC.)
Elaborado por:
Gerencia Financiera
Fecha:
•
•
•
•
•
•
Doc.:
GFC
Pag.:
7 de 9
Rev.:
CREACION
Vigencia:
10/09/201 4
Reemplaza a:
Memoranda de Ia Gerencia de Area (Anexo 2)
solicitando el pago a Ia Gerencia Financiera
Memoranda de Recursos Humanos hacia Ia Gerencia
requirente solicitando el Pago
Formularies 107 (en caso de Liquidaci6n de Personal)
Liquidaciones de Haberes del personal
Certificaci6n Presupuestaria.
Cualquier otro documento que Ia Gerencia Financiera
a traves del Departamento de Contabilidad considere
necesario para respaldar el pago
Revisado por:
Gerencia Financiera
Eco. Patricio Beltran
Aprobado por:
Gerencia General
lng. Guido And rade
Fecha:
Fecha:
Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQUINOCCIO E.P
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
f"'\HldroEauinoccioEP
v
Dpto.:
GERENCIA FINANCIERA
Area:
FINANCIERA
Tema:
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
Doc.:
GFC
Pag .:
8 de 9
Rev.:
CREACION
Vigencia:
10/09/2014
Reemplaza a:
ANEXO 2
MEMORANDO 2014-XX-XX
DE :
Econ. XXXXXXXXX
GERENTE ADMINISTRATIVO
PARA:
Econ. Patricio Beltran V.
GERENTE FINANCIERO
AS UNTO:
PAGO SERVICIO DE ALIMENTACION FUNCIONARIOS
FECHA:
20 DE AGOSTO DE 2014
Adjunto a Ia presente sirvase encontrar Ia factura No. XXX, por el valor XXX, que corresponde al
servicio de alimentaci6n de los funcionarios de Ia empresa.
VALOR
NO. DE FACTURA
XXX-XXX-XXXXXXXXX
XXX-XXX-XXXXXXXXX
XXX-XXX-XXXXXXXXX
XXX-XXX-XXXXXXXXX
XXX-XXX-XXXXXXXXX
XXX-XXX-XXXXXXXXX
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
CENTRO DE COSTO
GERENCIA GENERAL
GERENCIA ADM INISTRATIVA
GERENCIA FINANCIERA
UNlOAD DE NEGOCIO V IALl DAD
UNlOAD DE NEGOCIO COVIPROV
UNlOAD DE NEGOCIO TEATRO
Para lo cual se adjunta Ia siguiente informacion:
•
•
•
•
•
Factura Original
Certificaci6n Presupuestaria No.
Contrato
Certificado Bancario
Distribuci6n por centro de costos
Cumpliendo con todos los requisites solicito a Usted se proceda al pago del servicio de alimentaci6n.
Atentamente,
Econ.
GERENTE ADMINJSTRATIVO
Elaborado por:
Gerencia Financiera
Fecha:
Revisado por:
Gerencia Financiera
Eco. Patricio Beltran
Aprobado por:
Gerencia General
lng. Guido Andrade
Fecha:
Fecha:
Este es un documento confidencial propiedad de HIDROEQUINOCCIO E.P
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
f"\HidroEaufnocclo EP
v
Dpto.:
GERENCIA FINANCIERA
Area:
FINANCIERA
Tema :
REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS
Doc.:
GFC
Pag.:
9 de 9
Rev.:
CREACION
Vigencia:
10/09/2014
Reemplaza a:
CONTROL DE DISTRIBUCION
DEPARTAMENTO
ENVIADO
Gerencia General
Gerencia Administrativa
Unidad de Negocio Vialidad
Unidad de Negocio Coviprov
Unidad de Negocio Teatro de Pichincha
Unidad de Negocio Mitad del Mundo
Unidad de Negocio Generaci6n HEQ
RECIBIDO
X
X
X
X
X
X
X
CONTROL DE CAMBIOS
Cambio
001
Descripci6n
tech a
Creaci6n de Reg lamento General de Pagos
05-09-2014
-
Elaborado por:
Gerencia Financiera
Fecha:
Revisado por:
Gerencia Financiera
Eco. Patricio Beltran
Aprobado por:
Gerencia General
lng. Guido Andrade
Fecha:
Fecha:
Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQUINOCCIO E.P