Caracterización del Proceso Producción General

Código: PG-C-01
CARACTERIZACIÓN PROCESO
PRODUCCIÓN GENERAL
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NOMBRE DEL PROCESO
PRODUCCIÓN GENERAL
OBJETIVO DEL PROCESO
Garantizar que las actividades misionales se desarrollen de acuerdo a las necesidades requeridas para su realización:
cumpliendo con las condiciones técnicas y logísticas de acuerdo a la caracterización de cada evento.
OBJETIVO DEL
SUBPROCESO (Si Aplica)
No Aplica.
ALCANCE (PROCESO O
SUBPROCESO)
LÍDER DEL PROCESO
Inicia desde la definición de las necesidades técnicas y logísticas para la aprobación de la propuesta, pasando por el inicio
de la actividad, su ejecución y control, hasta el cierre de la misma.
Subdirector Sinfónico
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Procedimientos Asociados
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Procedimiento Planificación, Diseño y Montaje en la
etapa de Preproducción Técnica y Logística de
Actividades Artísticas y Culturales
Procedimiento Producción Técnica y Logística de
actividades Artísticas y Culturales durante el Evento
Procedimiento Postproducción Técnica y Logística de
Actividades Artísticas y Culturales
Procedimiento Prestación de Servicios de Transporte
de Pasajeros y Carga
Procedimiento Técnica y Logística en los Conciertos
Habituales en Teatros y Auditorios
alimentación
RESPONSABLE
OPERATIVO
NORMATIVIDAD
Responsable Producción
Resolución 028 del 28 de marzo de 2008.
Resolución 029 del 28 de marzo de 2008.
Resolución 1428 del 7 de octubre de 2002.
Resolución 0151 del 06 de febrero de 2002.
Decreto 633 del 28 de diciembre de 2007.
Decreto 192 del 3 de Mayo de 2011.
Resolución 671 del 15 de septiembre del 2011.
FORMATOS
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Revisado por:
Aprobado por:
Maria Mercedes Santos
Producción
Fecha :
Álvaro Alonso Jaramillo Quintero
Subdirector Sinfónico
Fecha:
Formato Solicitud de Tiquetes
Aéreos
Formato Emisión de Tiquetes
Aéreos
Formato Registro de Seguimiento
Uso de Tiquetes
Formato Seguimiento de Servicios
Facturados - Contrato Tiquetes
Aéreos
Formato Información Estado de
Millas
Formato Solicitud de Servicios y/o
Insumos Área Técnica
Formato Solicitud de Servicios y/o
Insumos Área Logistica
Formato Sabana de Transporte
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PRODUCCIÓN GENERAL
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PROVEEDORES
Subdirección Sinfónica
Didácticos
Música Académica
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Solicitud
de
revisión
Técnica para el desarrollo
de conciertos.
El Equipo de Producción deberá realizar
las respectivas vistas técnicas a los
teatros o Auditorios donde se realizarán
los eventos, con el fin de entregar un
concepto en el cual se evaluará que
estos, cumplan con los requisitos técnicos
y logísticos necesarios para el desarrollo
de las actividades.
Formato Sabana de Alimentación
y/o Hidratación
Formato Solicitud y Confirmación de
Transporte de Pasajeros
Formato Registro, Solicitud y
Confirmación de Transporte de
Músicos de la OFB
Formato Solicitud y Confirmación de
Transporte de Carga - Instrumentos
OFB
Formato Visitas Técnicas
Formato Orden de Insumos
Instructivo Formatos Control Viajes
SALIDAS
/PRODUCTOS
Viabilidad
o
inviabilidad técnica y
logística
de
las
condiciones de los
escenarios.
Revisado por:
Aprobado por:
Maria Mercedes Santos
Producción
Fecha :
Álvaro Alonso Jaramillo Quintero
Subdirector Sinfónico
Fecha:
CLIENTES
Subdirección Sinfónica
Didácticos
Música Académica
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PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
/PRODUCTOS
Plan de contingencia
Subdirección Sinfónica
CLIENTES
Subdirección Sinfónica
Solicitud
plan
contingencia.
de
Elaborar de acuerdo a las condiciones
logísticas del escenario donde se
desarrollará la actividad, el respectivo
plan de contingencia.
Subdirección Sinfónica
Solicitud de Permisos para
el desarrollo de actividades
Misionales.
Gestionar y tramitar los respectivos
permisos para el efectivo desarrollo de
actividades en locaciones que demanden
la expedición de permisos por la
autoridad competente.
Permisos
Subdirección Sinfónica
Subdirector Sinfónico
Programación
de
los
conciertos y programación
Artística.
A partir de la entrega de la programación
de cada una de las áreas, definir que las
especificaciones generales de la actividad
y los requerimientos de producción
técnica y logística, se ajusten a los
parámetros
establecidos
para
el
satisfactorio desarrollo.
Montaje en campo de
la actividad: Sonido,
Tarima,
Iluminación,
Publicidad,
Vallas,
andamiajes, cabinas y
carpas.
Instalación del servicio
de salud vigilancia y
seguridad.
Subdirección Sinfónica.
Encargado de la Sala
Otto
Responsable del Área
académica
Responsable de
Didácticos
Área Música académica.
Área Didácticos.
Oficina
Asesora
Comunicaciones.
Ciudadanía.
Oficina Asesora de
Comunicaciones
Revisado por:
Aprobado por:
Maria Mercedes Santos
Producción
Fecha :
Álvaro Alonso Jaramillo Quintero
Subdirector Sinfónico
Fecha:
de
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PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Subdirección Sinfónica
Solicitud de transporte
Gestionar y verificar que los contratistas
que suministran los vehículos para el
transporté de músicos e instrumentos,
cumplan con las condiciones requeridas
para el buen desarrollo de dicha tarea.
Subdirección Sinfónica
Solicitud de Seguimiento
presupuestal
a
los
contratos a cargo del área.
El área realiza seguimiento presupuestal
a los contratos a su cargo.
RECURSOS
Recursos financieros suficientes y
oportunos.
Espacio físico para recepción de
solicitudes.
Correo electrónico.
Computadores Escáner
Software Auto-Cad
SALIDAS
/PRODUCTOS
Transporte de Músicos
e instrumentos
Aprobación o no del
cumplimiento
del
objeto contractual.
FACTORES DE ÉXITO DEL PROCESO
Programación certera y entregada oportunamente.
Contar con el apoyo oportuno y eficaz de las áreas
vinculadas al proceso (Gestión Financiera, Gestión
Contractual)
Validación de las condiciones técnicas y logísticas de los
escenarios.
CLIENTES
Subdirección Sinfónica
Músicos
Subdirección Sinfónica
INDICADORES DEL PROCESO
Desarrollo exitoso de las actividades artísticas
programadas por las Áreas misionales.
Control de Cambios
Revisado por:
Aprobado por:
Maria Mercedes Santos
Producción
Fecha :
Álvaro Alonso Jaramillo Quintero
Subdirector Sinfónico
Fecha:
Código: PG-C-01
CARACTERIZACIÓN PROCESO
PRODUCCIÓN GENERAL
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Versión
Fecha Aprobación
0
Diciembre de 2011
Naturaleza del Cambio
Documento Original
Revisado por:
Aprobado por:
Maria Mercedes Santos
Producción
Fecha :
Álvaro Alonso Jaramillo Quintero
Subdirector Sinfónico
Fecha: