INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO DEL AYUNTAMIENTO DE SANT VICENT DEL RASPEIG EJERCICIO 2010 Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 ÍNDICE 1. 2. Página INTRODUCCIÓN 4 1.1 Objetivos 4 1.2 Alcance y procedimientos de la fiscalización 4 1.3 Ámbito temporal 5 1.4 Régimen jurídico 5 CONCLUSIONES GENERALES 7 2.1 Organización administrativa y grado de transparencia 7 2.2 Contabilidad e Intervención 7 2.3 Cumplimiento de la normativa aplicable 7 2.4 Protección de los bienes de la Entidad 8 3. INFORMACIÓN GENERAL 4. ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 10 4.1 Personal 10 4.2 Secretaría y registro 12 4.3 Patrimonio 12 4.4 Subvenciones 13 4.5 Contratación 14 5. 6. 9 ÁREA DE GESTIÓN ECONÓMICA 15 5.1 Presupuestos 15 5.2 Ingresos 17 5.3 Recaudación 18 5.4 Tesorería 20 5.5 Contabilidad 21 5.6 Endeudamiento 21 ÁREA DE INTERVENCIÓN 24 6.1 Organización y regulación 24 6.2 Función interventora 24 6.3 Control financiero y de eficacia 26 -2- Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 7. ÁREA DE INFORMÁTICA 27 7.1 Organización del área de informática 27 7.2 Operaciones en los sistemas de información 27 7.3 Control de acceso a datos y programas y continuidad del servicio 28 8. RECOMENDACIONES 29 9. TRÁMITES DE ALEGACIONES 30 ANEXO I: ALEGACIONES DE CUENTADANTE ANEXO II: INFORME SOBRE LAS ALEGACIONES -3- Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Objetivos El Consell de la Sindicatura de Comptes acordó en el Programa Anual de Actuación para 2011 iniciar en este ejercicio, previa evaluación del control interno, los trabajos de fiscalización de las tres diputaciones provinciales y de los ayuntamientos de nuestra Comunitat cuya población sea superior a los 50.000 habitantes, entre los que se encuentra el Ayuntamiento de San Vicent del Raspeig. Por tanto, el objetivo general de esta fiscalización ha sido analizar el control interno en relación con la aplicación de la normativa contable y de gestión. Este objetivo se ha fijado de acuerdo con el artículo 8.3 de la Ley de la Generalitat Valenciana 6/1985, de 11 de mayo, de Sindicatura de Comptes y el Programa Anual de Actuación para 2011. El análisis del control interno ha tenido los siguientes objetivos específicos: a) Comprobar la protección de los bienes de la Entidad. b) Verificar la fiabilidad e integridad de la información. c) Comprobar el cumplimiento de la normativa aplicable. d) Conocer y valorar la organización administrativa y su grado de transparencia. 1.2 Alcance y procedimientos de la fiscalización De acuerdo con los objetivos fijados en el apartado 1.1, la fiscalización se ha llevado a cabo conforme a los “Principios y normas de auditoría del sector público” elaborados por la Comisión de Coordinación de los Órganos Públicos de Control Externo del Estado Español. Los procedimientos de auditoría han consistido en la realización de pruebas selectivas, concretamente a través de la información obtenida de los cuestionarios elaborados al efecto y de la comprobación de algunas de las respuestas efectuadas por las entidades locales. Los cuestionarios comprenden cuatro áreas, cuyo contenido ha servido para estructurar el informe: 1. Área de gestión administrativa: personal, secretaría, patrimonio, subvenciones y contratación. 2. Área de gestión económico-financiera: presupuestos, ingresos, recaudación, tesorería, contabilidad y endeudamiento. 3. Área de intervención: organización, función interventora y control de eficacia. 4. Área del entorno tecnológico: organización, control de acceso y continuidad del servicio de las operaciones en los sistemas de información. -4- Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 La fiscalización se ha desarrollado en dos fases. En la primera, se ha obtenido información sobre el control interno de la Entidad a través de los cuestionarios remitidos a las entidades locales fiscalizadas. La segunda fase ha consistido en comprobar a través de diversas pruebas, determinadas respuestas de los cuestionarios con el fin de analizar adecuadamente el control interno. 1.3 Ámbito temporal Las comprobaciones han afectado al ejercicio 2010, si bien se ha extendido a otros ejercicios, cuando así se ha considerado necesario. 1.4 Régimen jurídico Para la evaluación del control interno se ha tenido en cuenta, entre otra, la siguiente legislación: - Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de Bases de Régimen Local (en adelante LRBRL). - Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local. - Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. - Ley 50/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. - Real Decreto Legislativo 2/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley 39/1988, de 28 de diciembre, reguladora de las Haciendas Locales (en adelante TRLRHL). - Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. - Ley 8/2010, de 30 de junio de la Generalitat, de Régimen Local de la Comunitat Valenciana. - Decreto de 17 de junio de 1955, por el que se aprueba el Reglamento de Servicios de las Corporaciones Locales. - Real Decreto 500/1990, de 20 de abril, por el que se desarrolla en materia de presupuestos el capítulo primero del Título VI de la Ley 39/1988, de 28 de diciembre. - Real Decreto Legislativo 2/2007, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de Estabilidad Presupuestaria. - Real Decreto 1.372/1986, de 13 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Bienes de las Entidades Locales. -5- Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 - Real Decreto 2.568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. - Real Decreto 1.174/1987, de 18 de septiembre, sobre Régimen Jurídico de los Funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional. - Real Decreto 1.732/1994, de 29 de julio, sobre provisión de puestos de trabajo reservados a funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional. - Real Decreto 1.463/2007, de 2 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la Ley 18/2001, de 12 de diciembre, de Estabilidad Presupuestaria, en su aplicación a las entidades locales. - Orden EHA/404/2004, de 23 de noviembre, por el que se aprueba la Instrucción del modelo normal de Contabilidad Local (ICAL). -6- Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 2. CONCLUSIONES GENERALES Conforme a los objetivos de la fiscalización señalados en el apartado 1.1, y con el enfoque descrito en el apartado 1.2, las conclusiones más significativas, que se han estructurado en los apartados que se detallan a continuación, son las siguientes: 2.1 Organización administrativa y grado de transparencia a) El Ayuntamiento cuenta con los instrumentos de gestión debidamente aprobados, como una relación y una clasificación de puestos de trabajo. No obstante, la Entidad no dispone de un reglamento orgánico y en general las diferentes unidades administrativas no cuentan con un manual de funciones o con un instrumento similar donde se concreten las distintas tareas. b) La web de la Entidad recoge diversa información si bien no la relativa al ciclo presupuestario, el endeudamiento y la estabilidad presupuestaria. 2.2 Contabilidad e Intervención a) Según la información facilitada a través de los cuestionarios la contabilidad se lleva al corriente y de acuerdo con los principios que le son de aplicación, si bien no se ha regulado el plazo en que debe suministrarse al Pleno la información a que se refiere el artículo 207 del TRLRHL y las cuentas restringidas no forman parte de la información de tesorería. b) La segregación de funciones entre gestión y fiscalización no es adecuada en su totalidad, por cuanto la Intervención participa de la gestión presupuestaria y de las operaciones relativas al endeudamiento. c) La Entidad ha implantado la fiscalización limitada previa, sin embargo no se realizan los informes de fiscalización plena. d) El control financiero y el de eficacia no se realizan y la Entidad no ha fijado los objetivos de los programas, ni determinado el coste de los servicios. 2.3 Cumplimiento de la normativa aplicable a) La Entidad dispone de un inventario parcial, cuando debería ser de todos sus bienes como exige el Reglamento de Bienes de las Entidades Locales, aprobado por Real Decreto 1.372/1986, de 13 de junio. b) Las bases reguladores de las subvenciones no contienen todos los aspectos que exige el artículo 17.3 de la Ley 38/2003 de 17 de noviembre, entre otros los que se refieren a los libros y registros contables que debe llevar el beneficiario y la compatibilidad o incompatibilidad con la concesión de otras subvenciones. c) Existen gastos que se realizaron sin crédito suficiente y adecuado, según se deprende de la información suministrada por los expedientes de reconocimiento extrajudicial de -7- Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 créditos que en 2010 y 2011 ascendieron a 635.995 euros, lo que vulnera lo dispuesto en el artículo 173.5 del TRLRHL. d) No consta que se haya aprobado el plan económico financiero a que se refiere el artículo 19.1 del reglamento de desarrollo de la Ley 18/2001, de 12 de diciembre, de Estabilidad Presupuestaria, en su aplicación a las entidades locales, aprobado por Real Decreto 1463/2007, de 2 de noviembre. El Ayuntamiento señala que está en fase de elaboración. 2.4 Protección de los bienes de la Entidad a) No todos los bienes inmuebles están inscritos en el registro de la propiedad, lo que constituye una debilidad de control interno, sin perjuicio de las observaciones realizadas sobre las carencias del inventario. b) Existe una persona autorizada para obtener información sobre las cuentas de dos entidades a través de Internet, en una de ellas no puede realizar ninguna operación y en la otra puede realizar otro tipo de operaciones. c) La contabilización y el control de fondos no se realiza por personas distintas. d) No se efectúan planes de tesorería y el número de arqueos efectuados en el ejercicio es insuficiente, pues sólo se realiza uno al año, cuando la periodicidad debería ser mensual. e) Existen valores prescritos por un importe de 3.152 euros y no se tramitan expedientes para determinar posibles responsabilidades. f) Deben de tenerse en cuenta las observaciones que figuran en el apartado 7 de este Informe referidas a la organización, la operativa y el acceso a los sistemas de información de la Entidad. -8- Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 3. INFORMACIÓN GENERAL El municipio de San Vicent del Raspeig está situado en la provincia de Alicante en la comarca de l’Alacantí. Su población es de 54.088 habitantes, según la actualización del censo a 1 de enero de 2010. Tras las elecciones del año 2011, la Corporación está formada por 25 concejales. A partir de diversas fuentes, incluidas las de la Sindicatura y de la información facilitada por el Ayuntamiento se ha elaborado el cuadro siguiente en el que se muestra el número y tipo de entes dependientes o participados por el Ayuntamiento, sin considerar las mancomunidades ni los consorcios que se comentan posteriormente. Tipo de ente Organismos autónomos Sociedades mercantiles Entidades públicas empresariales Fundaciones Asociaciones 100% 2 1 1 - Nº y porcentaje de participación 100%>x>50% 50%> Sin determinar - Cuadro 3.1 Por otra parte, el Ayuntamiento participa en cuatro consorcios y dos mancomunidades. En el cuadro siguiente se muestra el número de concejales y de miembros de la Junta de Gobierno y de tenientes de alcalde, así como el número de comisiones informativas, sin considerar la Comisión Especial de Cuentas: Concejales Número (*) 25 (*) Miembros Junta de Gobierno 9 (*) Tenientes de alcalde 7 Comisiones informativas 3 Actualizados con los datos 2011 Cuadro 3.2 Se ha comprobado que existe un registro de intereses de actividades y bienes de cargos electos que, para la nueva Corporación fue publicado en el BOP de 15 de julio de 2011. El Ayuntamiento no cuenta con un reglamento orgánico y tampoco dispone de organigrama actualizado. -9- Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 4. ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 4.1 Personal En el gráfico siguiente se muestra el número de los funcionarios de carrera e interinos que figuran en la nómina a las fechas indicadas: 300 250 257 237 256 200 Funcionario de carrera 150 100 Funcionario interino 62 52 50 50 0 2008 2009 2010 Gráfico nº 1 De los datos que se reflejan en el gráfico anterior se aprecia como el número de funcionarios ha experimentado entre el periodo de 2008 a 2010 un incremento de 19 personas al pasar de 237 a 256. El número de funcionarios interinos en 2010 ascendió a 52, diez menos que en 2008. En el gráfico siguiente se muestra la evolución entre 2008 y 2010 del personal laboral temporal en la que destaca un descenso importante en la contratación temporal ya que en 2008 ascendió a 49 personas y en 2010 a 18 personas. 100 83 Número 80 60 49 40 18 20 0 2008 2009 2010 Ejercicios Gráfico nº 2 - 10 - Personal laboral temporal Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 Número En el gráfico siguiente se muestra la evolución entre 2008 y 2010 del personal eventual, que se mantuvo en ocho personas a lo largo de todo este periodo. 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 8 8 8 Personal eventual 2008 2009 2010 Ejercicios Gráfico nº 3 De la información facilitada por el Ayuntamiento destaca lo siguiente: - La relación de puestos de trabajo está aprobada y ha sido publicada, existe una clasificación de puestos de trabajo de acuerdo con criterios objetivos. - El acuerdo de condiciones de trabajo y el convenio colectivo están en fase de negociación. - No todas las provisiones de los puestos de trabajo se realiza mediante convocatoria pública. - Según la información aportada por el Ayuntamiento Hacienda revisó las retenciones de IRPF de los ejercicios 2008 y 2009 y obtuvo diferencias que ha pagado el Ayuntamiento. También se señalan incidencias con la Seguridad Social. Con el fin de mejorar la organización del Ayuntamiento se recomienda: - Fijar unas horas mínimas anuales de formación. - Elaborar un manual de funciones y responsabilidades del área de personal. - Determinar una fecha de cierre y de pago de la nómina. - Incluir en la web de la Entidad la relación de puestos de trabajo. - 11 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 4.2 Secretaría y registro Según la información facilitada en el cuestionario existe un organigrama del departamento de Secretaría, siendo el número y la provisión de funcionarios con habilitación estatal que ocupan puestos de Secretaría el siguiente: Concurso Libre designación Nombramiento provisional Comisión de servicios 1 0 0 0 Cuadro 4.2.1 De acuerdo con las respuestas del cuestionario, las actas del Pleno del Ayuntamiento se transcriben transcurrido un mes desde que se celebran y el libro de actas se encuentra foliado y diligenciado. Lo mismo sucede con la transcripción y el libro de actas de la Junta de Gobierno. Las resoluciones de la Alcaldía se transcriben, como máximo, una semana después de celebrada la siguiente sesión. No todas las propuestas que se llevan al Pleno de la Entidad están informadas por los técnicos municipales aunque sí dictaminadas por la comisión informativa correspondiente. Los grupos municipales pueden acceder a los expedientes antes de las reuniones del Pleno, con la antelación prevista legalmente. Según el Ayuntamiento no ha habido peticiones por parte de los concejales de la Corporación para conocer los asuntos relacionados con la gestión municipal. Se recomienda implantar la gestión de los expedientes digitalizada a las áreas de urbanismo, subvenciones, contratación y patrimonio, así como llevar un registro sobre los litigios. 4.3 Patrimonio La Entidad dispone de un inventario parcial de sus bienes y derechos, lo que constituye una debilidad relevante de control interno. Además, no se ha remitido a la Generalitat, ni a la Administración del Estado. Las rectificaciones del inventario no se verifican anualmente, aunque se efectúa una comprobación cuando se renueva la Corporación. El Pleno de la Entidad no ha aprobado las rectificaciones ni las comprobaciones del inventario, ni todos los bienes están inscritos en el Registro de la Propiedad. No existe inventario de bienes de los entes dependientes. Según el Ayuntamiento se revisan y están, por tanto actualizados los epígrafes de inmuebles, vehículos y bienes y derechos reversibles. Existen, pero no tienen contenido los epígrafes de derechos reales y semovientes. No están cumplimentados y pendientes de actualización los epígrafes de bienes muebles de carácter histórico, valores mobiliarios y bienes muebles no comprendidos en los apartados anteriores. - 12 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 Se cuenta con pólizas para cubrir la pérdida y deterioro de los bienes, de acuerdo con el cuestionario las coberturas son suficientes. Se recomienda la elaboración de unas instrucciones escritas para el uso de los vehículos así como la implantación de un registro que controle el consumo del combustible. 4.4 Subvenciones La gestión de las subvenciones se realiza en varias unidades administrativas, según la información facilitada el importe total de subvenciones concedidas asciende a 291.217 euros, de los que 54.281 euros se han concedido directamente y el resto en régimen de concurrencia competitiva. Las bases reguladoras de la concesión de subvenciones figuran en las bases de ejecución del presupuesto y en una ordenanza general de subvenciones específica. Ambas han sido aprobadas por el Pleno de la Entidad y la ordenanza se ha publicado en el Boletín Oficial de la Provincia. Según las comprobaciones efectuadas y las respuestas del cuestionario, las bases reguladoras de concesión de subvenciones no contemplan: a) La determinación, en su caso, de los libros y registros contables específicos para garantizar la adecuada justificación de la subvención. b) Las circunstancias que, como consecuencia de la alteración de las condiciones tenidas en cuenta para la concesión de la subvención, podrán dar lugar a la modificación de la resolución. c) La compatibilidad o incompatibilidad con otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos para la misma finalidad, procedentes de cualesquiera administraciones o entes públicos o privados, nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales d) La posible modificación del objeto de la subvención. Se ha comprobado que la cuantía individualizada y los criterios de graduación de los posibles incumplimientos de condiciones impuestas con motivo de la concesión de las subvenciones no se contemplan en todas las bases reguladoras de las subvenciones concedidas en 2010 por el Ayuntamiento. La concesión de subvenciones no ha sido objeto de publicidad cuando legalmente procedía. En la justificación de la subvención no se comprueba la efectiva realización de la actividad u obra subvencionada, ni existe vinculación del presupuesto para la totalidad de la actividad de la subvención. - 13 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 4.5 Contratación Según la información facilitada el área de contratación se lleva a través de un negociado integrado por tres funcionarios. De acuerdo con la información obtenida se recomienda lo siguiente: - Elaborar un manual de funciones y responsabilidades del personal asignado al área de contratación. - Confeccionar un índice en los expedientes de contratación y la correcta cronología de los trámites, que se llevan en soporte papel. - Elaborar instrucciones escritas sobre las entradas y salidas del material, así como la realización de recuentos físicos al menos una vez al año. - 14 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 5. ÁREA DE GESTIÓN ECONÓMICA 5.1 Presupuestos Según la información facilitada en el área de presupuestos trabajan tres funcionarios sin que exista un negociado del área. Es importante destacar que la Intervención participa en la elaboración de los presupuestos. En el cuadro siguiente se muestran las principales magnitudes presupuestarias de los ejercicios 2008, 2009 y 2010 en euros Magnitud Presupuesto inicial ingresos Presupuesto inicial gastos Previsiones ingresos definitivas Previsiones gastos definitivas Derechos reconocidos Obligaciones reconocidas Resultado presupuestario ajustado Remanente de tesorería para gastos generales Remanente de tesorería total 2008 37.985.457 37.985.457 56.911.492 56.911.492 45.020.758 43.886.757 72.677 3.116.642 5.776.496 2009 38.534.114 38.534.114 61.840.637 61.840.637 48.741.660 46.745.799 1.065.235 1.605.672 7.302.538 2010 36.532.618 36.532.618 56.192.812 56.192.812 40.621.539 39.676.875 303.173 351.371 7.627.358 Cuadro 5.1.1 En el período 2008-2010 se ha producido una disminución del remanente de tesorería para gastos generales de un 88,7%, aspecto que debería ser explicado por el Ayuntamiento, ya que en el mismo período de tiempo, el resultado presupuestario ha experimentado un incremento del 317,2%. Los derechos y obligaciones reconocidas netas y las previsiones de gastos e ingresos iniciales y definitivas se mantienen relativamente estables en los tres ejercicios. Salvo en 2010 que la Entidad no cumplió en plazo la fase de presentación al Pleno de la cuenta ni la presentación de ésta a la Sindicatura, en 2008 y 2009 las fases del ciclo presupuestario se cumplimentaron en el plazo previsto legalmente. - 15 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 En el cuadro siguiente se muestra el volumen de los expedientes de reconocimiento extrajudicial de créditos, lo que muestra una falta de control del gasto. Gastos de ejercicios anteriores a 2010 459.945 459.945 176.050 1.878 635.995 461.823 Ejercicio de Nº de Importe aprobación expedientes en euros 2010 2011 Total 2 1 3 Gastos del ejercicio 2010 Obligaciones pendientes de aplicar en 2010 0 4.542.548 174.172 4.542.548 174.172 Cuadro 5.1.2 Con respecto a las obligaciones pendientes de aplicar al presupuesto de 2010, el Ayuntamiento ha señalado que se refieren a facturas con fecha de registro anterior a 31 de diciembre de 2010 pero aprobadas y reconocidas en el ejercicio 2011, por estar pendientes de ser comprobadas. En el área de gastos de inversión trabajan dos funcionarios que no están integrados en ningún negociado específico. En el cuadro siguiente se muestra el número y la situación de los proyectos en 2010: Situación de los proyectos Proyectos previstos Proyectos ejecutados totalmente en el ejercicio Proyectos parcialmente ejecutados Número 61 38 23 Importe 6.257.372 941.729 1.365.593 Cuadro 5.1.3 De la información facilitada destaca lo siguiente: - Los datos que se reflejan en el cuadro anterior muestran el desfase que existe en las inversiones entre lo previsto y lo realizado. - Las competencias de los diferentes órganos de gobierno para aprobar las inversiones no están definidas por normas internas. - Cuando se planifican las inversiones no se estima el coste de su mantenimiento, ni su financiación posterior. - No se cumplen los plazos que existen en el plan de inversiones. - 16 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 Con el fin de mejorar la gestión y el control interno en esta área se recomienda lo siguiente: - Elaborar un manual de funciones y responsabilidades del personal asignado al área de presupuestos. - La separación de las funciones de elaboración y fiscalización del presupuesto, que actualmente desarrolla la Intervención. - La elaboración del plan de inversiones debe ser real, de acuerdo con la capacidad de ejecución del Ayuntamiento, además es necesario estimar el coste de las inversiones y realizar un seguimiento de la ejecución de las mismas. - La inclusión en la web de la Entidad de información sobre: - Los presupuestos - Las modificaciones que apruebe el Pleno - Los presupuestos de los organismos autónomos - La ejecución trimestral del presupuesto - La liquidación del presupuesto - Los informes de auditoría o de fiscalización 5.2 Ingresos En el área de gestión tributaria y otros ingresos trabajan seis funcionarios integrados en un negociado. En el cuadro siguiente se indica el número de liquidaciones efectuadas en 2010 y las reclamaciones recibidas de los siguientes tributos, en el caso de que éstos se liquiden por la propia Entidad: Tipo de tributo Número de liquidaciones Número de reclamaciones 2.625 16 Incremento Valor Terrenos de Naturaleza Urbana Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica (altas) Impuesto Bienes Inmuebles (altas) Impuesto Actividades Económicas (altas) Cuadro 5.2.1 - 17 - Número de reclamaciones resueltas 16 Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 De la información facilitada destaca lo siguiente: - El número de ordenanzas fiscales asciende a 23, que según el propio Ayuntamiento han sido actualizadas en plazo y publicadas antes de la entrada en vigor del ejercicio al que se refieren. Sin embargo, el informe económico no determina en el caso de tasas por prestación de servicios el valor que tendría el coste del servicio. - La Entidad no cuenta con una unidad de inspección de tributos. Con el fin de mejorar la organización del área de gestión tributaria se recomienda: - Elaborar un manual de funciones y responsabilidades del personal asignado al área de tesorería. - Establecer la posibilidad de que el ciudadano pueda realizar mediante la firma electrónica gestiones tributarias, entre otras, la consulta de su información fiscal y la solicitud de certificados. En el área de gestión de ingresos por transferencias trabaja un funcionario y de la información facilitada no destaca ningún hecho significativo. 5.3 Recaudación En el cuadro siguiente se muestran los sistemas que utiliza la Entidad para la recaudación de los ingresos tributarios: Sistema de Recaudación Por funcionarios En colaboración con entidades bancarias En colaboración con empresas privadas (que no sean entidades bancarias) Delegación en entidades públicas Periodo Periodo voluntario ejecutivo X X X Cuadro 5.3.1 En el cuadro siguiente se indica el porcentaje de cobro de 2010 en periodo voluntario y ejecutivo de las siguientes figuras tributarias: % de cobro Periodo Periodo voluntario ejecutivo Incremento Valor Terrenos de Naturaleza Urbana 68,0% 25,2% Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica (altas) 81,7% 1,3% Impuesto Bienes Inmuebles (altas) 29,2% 0,5% Impuesto Actividades Económicas (altas) 33,8% 7,3% Cuadro 5.3.2 - 18 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 El plazo máximo que se tarda en iniciar la acción ejecutiva, en el caso que sea la propia Entidad la que la realice asciende a un trimestre. Los porcentajes de cobro en período voluntario y ejecutivo de las multas en el ejercicio 2010 ha sido el siguiente: Multas 2010 % de cobro Periodo voluntario Periodo ejecutivo 52,5% 8,8% Cuadro 5.3.3 La Entidad tiene contratada la retirada de vehículos en la vía pública con una empresa privada y el coste que ha supuesto para el Ayuntamiento asciende a 182.103 euros mientras los derechos reconocidos se elevan 120.831 euros. Una entidad dependiente de la Diputación elabora los padrones y practica las liquidaciones tributarias. De la información facilitada destaca lo siguiente: - La entidad dependiente de la Diputación ingresa los cobros cada 30 días. - El Ayuntamiento señala que se han detectado unos valores prescritos por importe de 3.152 euros que no ha sido remitido para su cobro en ejecutiva a SUMA. Sin embargo, no se ha tramitado el oportuno expediente para exigir responsabilidades por la prescripción de derechos. - La Entidad efectúa conciliaciones periódicas entre los datos que figuran en las cuentas de recaudación y los que se deducen de la contabilidad municipal. - Las entidades colaboradoras de recaudación deducen directamente de la aplicación su premio de cobranza. Con el fin de mejorar el control interno de la recaudación se recomienda lo siguiente: - La extensión del cobro de todos los ingresos a través de entidades bancarias. - El establecimiento de un sistema para que el ciudadano pueda realizar mediante la utilización de la firma electrónica la liquidación y pago de tributos. - 19 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 5.4 Tesorería En el área de Tesorería trabajan tres funcionarios integrados en dos negociados. El número de cuentas corrientes asciende a 18 cuentas operativas. Las cuentas restringidas de ingresos no forman parte del saldo de tesorería a 31 de diciembre de 2010, contradiciendo lo establecido por la ICAL. De acuerdo con la información que han aportado las entidades de crédito, el Ayuntamiento no es titular de ninguna tarjeta de crédito. Según las respuestas a las preguntas que figuran en el cuestionario de Tesorería, a parte de los habilitados de caja fija, dos personas tienen autorización para disponer de las cuentas bancarias de la Entidad. El número de habilitados de caja fija asciende a uno siendo, 22.560 euros la cuantía de anticipos de caja fija efectuados en 2010, no existen gastos pendientes de justificar a 31 de diciembre de ese ejercicio. Las bases de ejecución del presupuesto establecen las normas sobre el funcionamiento de los anticipos de caja fija. De la información obtenida destaca lo siguiente: - No se llevan registros de tesorería. - Se han detectado tres cuentas corrientes cuya disposición de fondos se realiza mediante firma solidaria. - Existe una persona autorizada para obtener información sobre las cuentas de dos entidades a través de internet, en una de ellas solo de consulta y en la otra puede realizar otro tipo de operaciones. - La contabilización y el control de fondos no se realiza por personas distintas, lo que supone una debilidad en el control de la gestión de la Entidad. - No se confeccionan planes de tesorería. - Se realiza un arqueo al año, soportado con conciliaciones bancarias. - De la información obtenida de las entidades de crédito se destaca que existe una cuenta inactiva. - La apertura de cuentas corrientes es aprobada por la Alcaldía, sin informe alguno. - Existe una subvención de la Generalitat pignorada por un banco, no se ha aportado información sobre el importe de la misma. - 20 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 De acuerdo con la información obtenida se recomienda lo siguiente: - Elaborar un manual de funciones y responsabilidades del personal asignado al área de Tesorería. - Dejar constancia de las negociaciones realizadas con las entidades bancarias al objeto de obtener la mayor rentabilidad posible de los saldos en las cuentas. - Separar las funciones de contabilización y control de fondos. 5.5 Contabilidad En el área de contabilidad trabajan cuatro funcionarios integrados en un negociado, que depende de la Intervención. Según la información facilitada: - La contabilidad se lleva al día y de acuerdo con los principios que son de aplicación. - El plazo y la forma en que se suministra información al Pleno de la Entidad sobre la ejecución de los presupuestos y los movimientos de tesorería no están regulados. - No existen normas escritas sobre el archivo de documentos contables, su accesibilidad y protección segura. - La aplicación informática que utiliza la Entidad para su contabilidad garantiza un acceso exclusivo a las personas que se encargan de contabilizar, siendo 13 el número de personas que acceden, en principio, a esta aplicación. - El plazo máximo que tarda en llegar al departamento de contabilidad la información relativa a los gastos asciende a 18 días, y desde que el departamento contable tiene conocimiento, el plazo en que registra la información se eleva a 10 días. Con el fin de mejorar el control interno de esta área se recomienda lo siguiente: - Elaborar un manual de funciones y responsabilidades del personal asignado al área de contabilidad - Regular las personas que, actuando con independencia de las encargadas de los registros contables, efectúen periódicamente: el examen de los documentos que motivan las anotaciones, la revisión de las anotaciones en los registros y el envío a los superiores de informes con los resultados de las revisiones y comprobaciones efectuadas. 5.6 Endeudamiento La gestión de las operaciones de crédito la realiza la Intervención, lo que en principio es una falta de segregación de funciones. - 21 - Informe ssobre el controol interno del Ayuntamientoo de Sant Viceent del Raspeiig corresponddiente al ejerciicio 2010 En el cuuadro siguieente se mueestra la evoolución del estado e de laa deuda y ddel ahorro neto n a 31 de dicieembre de 20008, 2009 y 2010: Deeuda con enntidades de crédito A coorto plazo A laargo plazo Tottal deuda Ahoorro neto 31/12/200 08 2.064.439 19.782.807 21.847.246 (1.183.7 783) 31/12/2009 331/12/2010 0 1.9 965.000 20.4 470.958 22.4 435.958 316.015 3 1.853.90 07 19.322.49 98 21.176.40 05 305.10 00 Cuaadro 5.6.1 2 25.000.000 € 2 20.000.000 € 1 15.000.000 € A corrto plazo 1 10.000.000 € A larggo plazo 5.000.000 € 0€ 2008 20009 2010 2 Gráfico G nº 4 (sobre la deuda) d 500.000 € 0€ 2008 200 9 20 010 -500.000 € -1.000.000 € -1.500.000 € Gráfico G nº 5 (sobre el ahorro) a - 22 - Ahorrro neto Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 La deuda se ha mantenido durante los años 2008 a 2010, y el ahorro neto ha pasado de negativo en 2008 a positivo en 2009 y 2010. De la información facilitada destaca la existencia de una cesión de créditos, concretamente la pignoración de subvenciones ya comentada en el área de Tesorería. Se recomienda que en la web de la Entidad figure la siguiente información: a) El importe de la deuda y su evolución en los últimos ejercicios. b) Los informes sobre estabilidad presupuestaria. - 23 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 6. 6.1 ÁREA DE INTERVENCIÓN Organización y regulación El número de funcionarios asignados al área de Intervención se eleva a tres, integrados en un negociado. Un funcionario con habilitación estatal ocupa el puesto de Intervención, que ha sido cubierto por concurso. La regulación de las funciones asignadas a la Intervención se realiza a través de las bases de ejecución del presupuesto y no están separadas de las de contabilidad. Además la Intervención participa en la elaboración de los presupuestos. 6.2 Función interventora 6.2.1 Aspectos generales La Entidad y sus organismos autónomos han regulado la fiscalización previa limitada en las bases de ejecución del presupuesto, aunque no se concretan los aspectos sobre los que ha de efectuarse la fiscalización aparte de la existencia y adecuación del crédito y del órgano competente para aprobar el gasto. En las bases del presupuesto 2011 se hace una remisión a las disposiciones del Estado sobre los aspectos en los que ha de recaer la fiscalización previa limitada. En el cuadro siguiente se muestra la situación de los informes de fiscalización previa emitidos en 2010: Estado de los informes Total de informes emitidos Informes con reparos Informes con discrepancia Número 185 11 0 Cuadro 6.2.1 No se da cuenta al Pleno de la Entidad de los informes con discrepancia no resuelta. Sin embargo, éste sí ha adoptado acuerdos relativos a materias sobre las que existían informes de la Intervención con reparos. Cuando se omite la fase de fiscalización en algún gasto no se emite ningún informe. La fiscalización previa limitada se ha implantado para los gastos de personal, la contratación administrativa, subvenciones y otros gastos. No se realiza una fiscalización posterior, como es preceptivo, y por tanto no se realiza un informe que recoja la fiscalización plena. La fiscalización de los ingresos ha sido sustituida en todos los casos por la toma de razón y no se realiza un informe que recoja la fiscalización plena posterior, como es preceptivo, ni se da cuenta al pleno de la Entidad. - 24 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 6.2.2 Informes específicos El informe sobre los presupuestos generales de la Entidad no se pronuncia, entre otras cuestiones, sobre el cumplimiento de los plazos en los distintos trámites. Por otra parte, no se realiza ninguna comprobación de la suficiencia de los gastos estimados, considerando los expedientes de reconocimiento extrajudicial aprobados en los últimos ejercicios y los saldos de la cuenta 413. Ni se deja constancia de que la estimación de los ingresos se contrasta con los derechos liquidados y recaudados en los ejercicios precedentes. Los informes sobre el cumplimiento del objetivo de estabilidad presupuestaria en 2010 se emitieron en todas las fases, salvo el relativo a la cuenta de 2010, que según el Ayuntamiento no se realiza por tener los mismos datos que se utilizaron para elaborar el que se emitió en la liquidación del presupuesto. Contienen los cálculos efectuados y los ajustes practicados sobre la base de los datos de los capítulos I a IX de los estados de gastos e ingresos presupuestarios, en términos de Contabilidad Nacional y según el Sistema Europeo de Cuentas Nacionales y Regionales. La Intervención de la Entidad ha elevado al Pleno un informe sobre los estados financieros, una vez aprobados por el órgano competente, de cada una de las entidades dependientes a que se refiere el artículo 4 del Reglamento de Estabilidad Presupuestaria. El Pleno de la Entidad ha tenido conocimiento de los informes de la Intervención sobre la estabilidad presupuestaria, y se han remitido al órgano competente de la comunidad autónoma. Como consecuencia del incumplimiento del objetivo de estabilidad presupuestaria en la liquidación del presupuesto de 2010, se está elaborando el plan económico financiero a que se refiere el Reglamento de la Ley de Estabilidad Presupuestaria. El informe de la Intervención sobre la liquidación del presupuesto no se pronuncia sobre estos aspectos: - La estimación adecuada de los saldos de dudoso cobro. - La evolución de los datos en relación con el ejercicio anterior. - La existencia de obligaciones pendientes de aplicar al presupuesto. Este aspecto se recoge en el informe de estabilidad presupuestaria. - La situación de endeudamiento de la Entidad. Cuando se contratan operaciones de crédito a largo plazo, el informe de la Intervención contempla los requisitos establecidos en los artículos 52 y 53 del TRLRHL. - 25 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 En todas las aprobaciones o modificaciones de ordenanzas fiscales existe un informe de la Intervención. No obstante, el informe de fiscalización de ordenanzas fiscales relativas a tasas no se pronuncia sobre: - La correcta estimación del informe económico financiero. - La adecuación a la normativa vigente de las bonificaciones y exenciones establecidas en la ordenanza. No se tiene constancia de que se fiscalicen las anulaciones de derechos, ya sean por insolvencias, errores o prescripción. El interventor fiscaliza las bases reguladoras de concesión de subvenciones y realiza un informe cuando se conceden subvenciones directas, no obstante éste no se pronuncia sobre los siguientes aspectos: - El régimen de garantías. - El régimen de compatibilidad con otras subvenciones. De la información facilitada destacan otros aspectos: - No se concilia el inventario con la contabilidad. - No se realizan en todos los casos informes de fiscalización sobre los convenios urbanísticos, ni los proyectos de reparcelación. 6.3 Control financiero y de eficacia La Entidad no ha implantado el control financiero ni el control de eficacia. No obstante se plantea proponer a la Entidad comenzar de forma progresiva a implantar el control financiero en determinadas áreas de gasto a medio plazo. Tampoco realiza ningún tipo de auditoría pública, de manera similar a como se contempla en el artículo 162 de la Ley General Presupuestaria, ni tiene intención de establecerla en un futuro. La Entidad no conoce los objetivos de los programas, el coste de los servicios y su rendimiento ni ha establecido indicadores. En definitiva, no ha regulado el control de eficacia. - 26 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 7. ÁREA DE INFORMÁTICA 7.1 Organización del área de informática El Departamento de Tecnologías de la Información (TI) es independiente del resto de departamentos funcionales y cuenta con cuatro funcionarios estructurados en un negociado. La Entidad dispone del Documento de Seguridad a que se refiere el artículo 88 del Real Decreto 1.720/2007, de 21 de diciembre, que desarrolla la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante LOPD), aunque no del documento sobre adecuación al Esquema Nacional de Seguridad al que se refiere la disposición transitoria primera del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero ni del de adecuación al Esquema Nacional de Interoperabilidad exigido por la disposición transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero. De acuerdo con la información facilitada se recomienda lo siguiente: - Las tareas de programación y desarrollo deben realizarse por personas diferentes a las que tienen asignadas responsabilidades de gestión en TI. - La Entidad ha de disponer de un plan estratégico de los sistemas de información, y de un plan anual de proyectos de los sistemas de información, así como de una política de seguridad de la información. - La elaboración de planes de concienciación en materia de seguridad de la información para todos los empleados de la Entidad y la realización de auditorías periódicas sobre el cumplimiento de la LOPD. - La existencia de un procedimiento que garantice que las adquisiciones en materia de TI responden a las necesidades de los departamentos. - La redacción de un procedimiento aprobado para el desarrollo de software. - Regular las peticiones de cambio de programa por el adecuado nivel directivo antes de su implantación, así como un procedimiento para los cambios en programas en casos de emergencia. 7.2 Operaciones en los sistemas de información La Entidad dispone de un inventario de software, el de hardware es parcial y no dispone de la información de los equipos periféricos. Existen procedimientos para gestionar las incidencias y problemas en plazos adecuados. El procedimiento de gestión de incidencias contempla el registro y seguimiento de todas las incidencias hasta su resolución. Se registra la actividad en la red local (carga de red, comportamientos anómalos, etc.), y se hace un seguimiento de los registros de esta actividad. - 27 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 De acuerdo con la información facilitada se recomienda lo siguiente: - Establecer controles de acceso a las dependencias de la Entidad. - Reflejar por escrito las personas autorizadas para acceder al Centro de Proceso de Datos (CPD). - Registrar documentalmente todos los accesos al CPD. Existen funciones de gestión de los servicios TI contratados con terceros, para las que no se han definido acuerdos de niveles de servicio medibles para esos contratos. Sí se han establecido cláusulas de confidencialidad de la información, en aquellos casos en que la materia lo requiera por su naturaleza. 7.3 Control de acceso a datos y programas y continuidad del servicio Con el fin de mejorar el control interno de la Entidad en lo que se refiere al área de informática se realizan las siguientes recomendaciones: - Regular formalmente los usuarios autorizados para el acceso remoto a la red LAN de la Entidad. - Elaborar procedimientos escritos para la gestión (altas, bajas y modificaciones) de usuarios de la red local y de las aplicaciones. - Revisar la correcta ejecución de las copias de seguridad y designar una ubicación externa a la propia Entidad para las mismas. - Elaborar un plan de continuidad que prevea los procedimientos de recuperación de los procesos importantes de la Entidad con plazos y objetivos de tiempo de recuperación y realizar pruebas periódicas y planificadas sobre este plan. - 28 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 8. RECOMENDACIONES Además de las mencionadas en el presente Informe, como resultado del trabajo de fiscalización realizado procede efectuar las recomendaciones que se señalan a continuación: 1. Es conveniente la elaboración de un reglamento orgánico, así como un organigrama actualizado de la Entidad, y de manuales de funciones de las distintas áreas. 2. El Ayuntamiento debe prestar especial atención a la planificación de las inversiones, estimando no sólo su coste sino también su mantenimiento. Las dotaciones de gastos deben servir de límite y evitar el recurso del reconocimiento extrajudicial de créditos, mediante un control adecuado del gasto. 3. Con el fin de garantizar el derecho que el Pleno de una entidad local tiene a conocer de forma regular la situación económico-financiera de ésta, es necesario determinar el plazo en que ha de proporcionarse a este órgano la información sobre la ejecución de los presupuestos y de la tesorería de la Entidad, para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 207 del TRLRHL. Asimismo, es preciso también desarrollar lo dispuesto por la ICAL, en lo que se refiere a concretar la información a suministrar al Pleno del Ayuntamiento. 4. Es fundamental mejorar el control de la tesorería en concreto: - Realizar los arqueos de forma mensual, al menos, soportados en su caso con las correspondientes conciliaciones bancarias debidamente firmadas. - Controlar el régimen mancomunado de disposición de firmas. - Integrar las cuentas restringidas en la contabilidad. - Limitar la existencia de efectivo en la caja. 5. Las modalidades de la función interventora deben aplicarse con el fin de mejorar el control interno. Deben tenerse en cuenta las observaciones efectuadas sobre el contenido de los informes de fiscalización en el apartado 6 de este Informe. Como se ha hecho en 2011 deben concretarse aquellos aspectos que se han de comprobar en la fiscalización previa limitada a parte de la existencia, suficiencia y adecuación del crédito así como de la competencia del órgano, como se ha hecho en las bases de ejecución del presupuesto 2011. 6. El Ayuntamiento debe llevar a la práctica para mejorar la seguridad y la eficacia del entorno tecnológico las medidas que se recogen en el apartado 7 de este Informe. - 29 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 9. TRÁMITE DE ALEGACIONES En cumplimiento de lo acordado por el Pleno de les Corts Valencianes en la reunión del día 22 de diciembre de 1986, así como del Acuerdo del Consell de esta Sindicatura de Comptes en el que se tuvo conocimiento del borrador del Informe de fiscalización, se remitió a los gestores del ayuntamiento fiscalizado el citado borrador para que, en el plazo concedido, formularan, en su caso, alegaciones. En relación con el contenido de las alegaciones y su tratamiento, es preciso señalar lo siguiente: 1) El órgano fiscalizado ha formulado, en su caso, alegaciones y consideraciones que afectan a determinadas partes o cuestiones del Informe. 2) Todas las alegaciones han sido analizadas detenidamente. 3) Las alegaciones admitidas se han incorporado al contenido del Informe. El texto de las alegaciones formuladas, así como el informe motivado que se ha emitido sobre las mismas, que han servido para su estimación o desestimación por esta Sindicatura, se adjuntan en los Anexos I y II de este Informe. - 30 - Informe sobre el control interno del Ayuntamiento de Sant Vicent del Raspeig correspondiente al ejercicio 2010 APROBACIÓN DEL INFORME De acuerdo con los artículos 17.f) de la Ley de la Generalitat Valenciana 6/1985, de 11 de mayo, de Sindicatura de Comptes y 60.e) de su Reglamento y, en cumplimiento del Programa Anual de Actuación de 2011 de esta Institución, el Consell de la Sindicatura de Comptes, en reunión del día 12 de diciembre de 2011, aprobó este Informe de fiscalización. Valencia, 12 de diciembre de 2011 EL SÍNDIC MAJOR Rafael Vicente Queralt - 31 - ANEXO I ALEGACIONES DEL CUENTADANTE ANEXO II INFORME SOBRE LAS ALEGACIONES ANÁLISIS DE LAS ALEGACIONES EFECTUADAS AL BORRADOR DE INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO DEL AYUNTAMIENTO DE SAN VICENT DEL RASPEIG DEL EJERCICIO PRESUPUESTARIO DE 2010 Mediante escrito de la Alcaldía de 30 de noviembre de 2011, recibido en esta Sindicatura el 2 de diciembre de 2011, se remitieron las alegaciones al borrador de informe sobre el control interno del Ayuntamiento de San Vicent del Raspeig y respecto a las mismas se informa lo siguiente: Alegación única: Apartado 8, párrafo 7º del borrador del Informe Resumen de la alegación: Señalan que el régimen de disposición de fondos mancomunado está establecido, contrariamente a lo que contestaron tres entidades bancarias en las confirmaciones bancarias. De hecho, con motivo del cambio de gobierno se remitió a todos los bancos un escrito donde se notificaba el cambio de los claveros y se indicaba que el régimen de firmas fuese mancomunado (se ha aportado el escrito por correo electrónico).Por tanto se solicita que la recomendación del informe se refiera al control, en vez del establecimiento de un régimen de disposición de fondos. Comentarios: Se acepta la alegación. Consecuencias en el Informe: Modificar el Informe en los términos señalados.