Presentación de Josu Zubiaga

TEAMMATE
EXPERIENCIA DEL
TVCP/HKEE
FORO TECNOLÓGICO DE LOS OCEX – Valencia 14,15 de septiembre 2006
Situación de partida (1)
9Uso intensivo de la informática
? Programas de trabajo en Word
? Papeles de trabajo en Word, Excel, Access, ...
? Tratamientos de Bases de Datos de las
Administraciones fiscalizadas.
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Situación de partida (2)
9Reconversión de ficheros a papel impreso
para incorporarlos a los papeles de trabajo
9Soporte de trabajo en carpetas “AZ”
¾“Papeles amarillos”
¾ Memos
Documentos
impresos en
Ordenador
¿Que necesitábamos?
Una herramienta que cumpliese los
siguientes requisitos:
1. Mantuviese nuestra forma de trabajo.
2. Evitase el coste de conversión en papel del
soporte informático.
3. Agilizase la gestión documental de las
fiscalizaciones.
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Proceso de búsqueda
+ Análisis de necesidades.
+ Análisis del mercado.
= TeamMate
¿Que es el TeamMate?
9 Un organizador de Papeles de Trabajo.
9 Una herramienta que, partiendo de nuestro
Programa de Trabajo, estructura el trabajo
realizado manteniendo el esquema clásico de la
auditoría.
9 Una gran base de datos de los trabajos realizados y
de sus componentes básicos (Programas, Plantillas
de PT, conclusiones, etc…), que facilita su
utilización posterior.
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Ventajas (1)
• Mejora la interrelación del equipo.
• Trabajo simultaneo: Oficina / Cliente.
• Agiliza la revisión y consulta de trabajos
cerrados y de trabajos en curso.
• Garantiza la salvaguarda del trabajo,
evitando riesgo de pérdidas.
• Facilita la realización de las tareas de
fiscalización y estructura los PT.
Ventajas (2)
• Aporta rigurosidad a la documentación:
• Programas
• Procedimientos
• Evidencias
• Añade seguridad sobre la confidencialidad:
• Encriptación
• Claves de seguridad
TODO ELLO SIN CAMBIAR LA FORMA DE
TRABAJAR , SOLO LA HERRAMIENTA.
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Inconvenientes
¾Provoca miedo al cambio.
¾Periodo de adaptación y aprendizaje.
Proceso de Implantación (1)
9Formación inicial por parte de PWC
9Creación de un grupo experto
– Profundizar en el uso del programa
– Centralizar incidencias y soluciones
– Adaptar programas y procedimientos
– Realización de manuales
– Centralización relaciones con PWC
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Proceso de Implantación(2)
9Formación específica de cada grupo de
trabajo
9Seguimiento de los usuarios noveles
9Establecer soluciones estandar, evitando
problemas por excesos de imaginación.
Esquema Trabajo (1)
• Preparación de datos para inicio de trabajos
– Librería (plantilla): parámetros básicos y condiciones
de funcionamiento
– TeamStore (bibliotecas): programas de trabajo y
plantillas de papeles (opcional)
• Inicio de un proyecto de fiscalización
–
–
–
–
Alta plantilla
Alta programas
Alta usuarios
Definir la red
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Esquema Trabajo (2)
• Cumplimentación de pasos de programa
– Realización de papeles de trabajo (Word, Excel, ...)
– Metodología clásica: Tick-marks, Cruces de
referencia, ...
– Detección de incidencias y clasificación
– Revisión: Navegación por los papeles de trabajo
(ficheros) y pasos de programa
Esquema Trabajo (3)
• Realización de informe de fiscalización
– Redacción en Word
– Utilización modelo / plantilla fiscalizaciones
anteriores
– Incorporación a proyecto TeamMate
– Referencia del informe a papeles de trabajo
• Cierre del Proyecto
– Archivo y custodia (Servidor / CD )
• Actualización de programas de trabajo
– Compartir mejoras
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Librería
• Plantilla de TeamMate que se utiliza para la
apertura de un proyecto.
• Contiene las políticas de trabajo con TeamMate.
– Necesidad de firmar los papeles y de revisarlos.
– Terminología empleada (tipos de informes,
clasificación de las deficiencias)
– Quien y como puede cerrar un proyecto.
– Copias de seguridad.
• Puede contener pasos de programa (p.ej.:
Planificación)
• Puede contener tick-marks estandarizados.
• Sólo es necesario definirla UNA vez.
TeamStore
• Pasos de programa:
– Contiene los pasos de programa clasificados por áreas.
– Se alimentan:
• Directamente, mediante “Copia-pega” desde un documento
“Word” o escribiendo el paso.
• Desde proyectos terminados.
• Incidencias:
– Permite definir incidencias de forma estandarizada, para su
consulta o uso en los proyectos.
– Se alimentan igual que con los pasos de programa.
• Plantillas de papeles de trabajo:
– Para su uso en distintos proyectos.
– Se alimenta desde hojas Excel o Word desde fuera de
TeamMate.
– Se pueden asignar a pasos de programa.
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Red Corporativa
Proyecto
Librería
TeamStore
Red local
Réplica
Switch
Proyecto
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Réplicas
• Copias parciales o totales del proyecto para
su consulta o modificación.
• Permite trabajar separado de la red.
• Permite actualizar el trabajo, fusionando la
réplica con el proyecto original (master).
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