Edición No. 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IPS PORSALUD Fecha 20-09-2012 RECEPCIÓN TECNICA DE MEDICAMENTOS Código FARPORSALUD-02-01 Pagina 1 de 28 1. OBJETIVO Garantizar mediante la recepción técnica las actividades que permitan verificar la calidad y oportunidad de los medicamentos y/o dispositivos médicos solicitados por la Institución y enviados por el proveedor para su respectiva dispensación a los usuarios de PORSALUD LTDA. 2. ALCANCE El proceso compromete particularmente al Auxiliar de Farmacia encargado de la recepción directa del pedido y al Director Técnico del Servicio Farmacéutico. 3. RESPONSABLES Auxiliar de Farmacia encargado Director Técnico del Servicio Farmacéutico. 4. DEFINICIONES Recepción: Procedimiento a través del cual se aceptan o rechazan los productos solicitados a un proveedor. Envase Primario: Es el recipiente que se encuentra en contacto directo con el producto. Envase Secundario: Es el recipiente que puede contener varios envases primarios y que se encuentra en contacto directo con éste. Fecha de vencimiento: Período de vida útil de una sustancia en la cual se puede garantizar su eficacia, eficiencia y condiciones físico – químicas. Lote: Cantidad determinada de un material, de características similares o que es fabricado bajo condiciones de producción presumiblemente uniformes, que se somete a inspección como un conjunto unitario. Materia prima de control especial o sustancia sometida a fiscalización: Es toda sustancia cualquiera que sea su origen, que produce efectos mediatos e inmediatos de dependencia psíquica o física en el ser humano; aquella que por su posibilidad de abuso, pueda tener algún grado de peligrosidad en su uso, o aquella que haya sido catalogada como tal, en los convenios internacionales, por Edición No. 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IPS PORSALUD Fecha 20-09-2012 RECEPCIÓN TECNICA DE MEDICAMENTOS Código FARPORSALUD-02-01 Pagina 2 de 28 el Ministerio de la Protección Social, o la Comisión Revisora del Invima. Dentro de estas se incluyen los estándares de referencia, patrones y reactivos. 5. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN El procedimiento de recepción tiene dos etapas que son: la recepción administrativa y la recepción técnica. 5.1.1 RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA a). Verificación del documento soporte del despacho (Factura, carta de entrega, remisión, etc.) que contenga los datos del proveedor como son Nombre, Nit, Dirección y Teléfono. Además de la relación de la totalidad de los insumos despachados con cantidades y número de lote. b). Verificación de los documentos recibidos con especificaciones administrativas c). Verificación de los productos solicitados versus los productos recibidos, es decir, que exista coincidencia entre lo que se le pide al proveedor y lo que él entrega. d). Se dará prioridad a la recepción de documentos de control especial y aquellos que requieran cadena de frío. 5.1.2 RECEPCIÓN TÉCNICA Las cajas deben ubicarse en el “Área de Recepción”, sobre una estiba, nunca sobre el piso. El envase secundario no debe presentar deterioro, rasgaduras, cortes y debe estar bien sellado. En el envase primario se debe revisar: a). Rotulación: De acuerdo a las normas vigentes se verificarán entre otras: - Nombre comercial - Nombre genérico - Frases ("Conservar bajo refrigeración"; "Mantener fuera del alcance de los niños"; "Susceptible de causar dependencia"; "Venta libre"). - Registro Sanitario (INVIMA) - Número de lote - Fecha de expiración o vencimiento, no menor a un año de lo contrario se debe informar al Director Técnico. Edición No. 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IPS PORSALUD Fecha - 20-09-2012 RECEPCIÓN TECNICA DE MEDICAMENTOS Código FARPORSALUD-02-01 Pagina 3 de 28 Vía de administración Contraindicaciones Datos del laboratorio fabricante. b). Envase - Contenido completo Ausente de olores sospechosos (plástico) Intacto c). Tapa - Debe tener banda de seguridad Verificar ausencia de perforaciones y roturas d). Impresión - Debe ser clara, sin manchas, legible, libre de correcciones. e). Búsqueda de inestabilidades fisicoquímicas en los medicamentos: Observación de las características que indiquen alteración o cambios en la apariencia física de estos. f) Temperatura - Medir la temperatura de recepción de los medicamentos, en el caso de requerirse cadena frío. Se dará prioridad a la recepción de medicamentos de control especial y a aquellos medicamentos que requieran cadena de frío, para proseguir con su almacenamiento inmediato. 5.1.2.1 ACTA DE RECEPCIÓN El proceso de recepción debe ir acompañado del diligenciamiento del acta de Recepción Técnica en la cual se consigna toda la información acerca de la recepción de los medicamentos, en esta debe figurar la hora de entrega, cantidad, número de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, cumplimiento de condiciones de transporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas y técnicas establecidas en la negociación. Edición No. 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IPS PORSALUD Fecha 20-09-2012 RECEPCIÓN TECNICA DE MEDICAMENTOS Código FARPORSALUD-02-01 Pagina 4 de 28 (Ver formato Anexo), además debe contener espacio para verificación del registro sanitario, titular del mismo emitido en la página del Invima y para su aprobación. Se deben indicar las condiciones ambientales en el momento de la recepción. El acta debe contener el nombre de la persona que recibe los productos en Farmacia y el del Director(a) Técnico(a) una vez haya verificado los registros sanitarios Invima. Es necesario que el acta lleve un consecutivo asignado y debe ser archivada en el Servicio Farmacéutico junto con la factura, en un lugar que permita su consulta rápida. 5.1.2.2 ÁREA DE CUARENTENA En esta zona se deben colocar aquellos medicamentos que presentan inconsistencias de tipo administrativo y/o técnico y deben permanecer en esta área hasta que se realice la revisión técnica adecuada. No se deben almacenar o dispensar estos productos hasta que se lleve a cabo la toma de decisiones sobre su destino. En esta zona no deben permanecer medicamentos vencidos o averiados. 6. INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACION Por el módulo de inventarios del Sistema de Información Krystalos se realiza el ingreso de la Factura y/o remisión de los productos mencionados. Es necesario tener en cuenta que se debe elaborar primero la Orden de Suministro dentro del mismo Módulo. Edición No. 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IPS PORSALUD Fecha 20-09-2012 RECEPCIÓN TECNICA DE MEDICAMENTOS Código FARPORSALUD-02-01 Pagina 5 de 28 Se debe prestar especial atención a los espacios destinados para el diligenciamiento de número de lote y fecha de vencimiento ya que esto permite una mayor trazabilidad en los insumos ingresados. Edición No. 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IPS PORSALUD Fecha 20-09-2012 RECEPCIÓN TECNICA DE MEDICAMENTOS Código FARPORSALUD-02-01 Pagina 6 de 28 6. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN Remisión desde Depósito Disampharma Verificación embalaje Cumple No cumple Ubicación en área de recepción Verificación en presencia de transportador Comparación físico vs remisión Diligenciamiento Acta de recepción Notificación al Depósito Verificación condiciones fisicoquímicas Cumple del FIN No cumple Almacenamiento FIN A Edición No. 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IPS PORSALUD Fecha RECEPCIÓN TECNICA DE MEDICAMENTOS 20-09-2012 Código FARPORSALUD-02-01 Pagina 7 de 28 A Ubicar cuarentena en Inspección técnica Diligenciamiento inspección Acta de Realizar devolución Almacenamiento FIN Cabe resaltar la necesidad de dar prioridad a los medicamentos de control especial y a aquellos que requieran cadena de frío, en lo referente a Recepción, Almacenamiento y Devolución. Edición No. 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IPS PORSALUD Fecha 20-09-2012 RECEPCIÓN TECNICA DE MEDICAMENTOS Código FARPORSALUD-02-01 Pagina 8 de 28 7. CONTROL DE CAMBIOS a) b) c) d) Objetivo Alcance Responsables Inclusión de definiciones: Materia prima de control especial o sustancia sometida a fiscalización. e) Procedimiento: Recepción administrativa y técnica: Inclusión de medicamentos de control especial. f) Acta de recepción g) Flujograma. DISEÑÓ / ELABORACION REVISÓ APROBÓ Q.F. AURA CHAPARRO Dr. DEISY MOSCOTE Dra. CLAUDIA FORERO AUDITORÍA CALIDAD ARAQUE. GERENTE DIRECCIÓN TÉCNICA