CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, DE

CATÁLOGO DE
DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL, DE
BANCOMEXT, S.N.C.
2014
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................................... 2
2. OBJETIVO ....................................................................................................................................................................................... 3
3. METODOLIGIA DE ELABORACIÓN .......................................................................................................................................... 5
4. MARCO JURÍDICO ........................................................................................................................................................................ 7
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS ........................................................................................................................................................ 10
6. CUADROS PARA LA IDENTIFICACION DE LOS CODIGOS DE LAS SECCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS ..... 18
7. CUADRO PARA LA IDENTIFICACION DE LA CLAVES DE LA DIRECCIONES ADJUNTAS ......................................... 19
8.-ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE BANCOMEXT ................................................ 20
9. EJEMPLO ...................................................................................................................................................................................... 22
11. SECCIONES ................................................................................................................................................................................ 25
12. DOCUMENTOS QUE NO SON DE ARCHIVO........................................................................................................................ 41
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
1. INTRODUCCIÓN
El Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. (BANCOMEXT) desempeña un papel importante en la actividad
exportadora a través del otorgamiento de créditos y garantías de crédito para apoyar al sector empresarial en sus
actividades de comercio exterior.
Lo anterior considerando lo establecido en su Ley Orgánica, en la cual se señala como su objetivo: “procurar la eficiencia
y competitividad del comercio exterior, comprendiendo la preexportación, importación y sustitución de importación de
bienes y servicios,
El Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C tienen como misión fomentar el financiamiento al comercio exterior y la
generación de divisas en el país, la ampliación de capacidad productiva de las empresas exportadoras y en su caso la
internacionalización de las mismas, mediante la atención de calidad a los clientes con programas de financiamiento,
garantías y otros servicios financieros especializados.
Considerando que el acervo documental del Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C crece constantemente dado
que a diario se genera o recibe información como reflejo de las funciones y actividades propias de la institución, misma
que se conserva en archivos para servir como fuente de información y evidencia de sus labores, sin embargo a estos
archivos no se les da el trato adecuado por falta de instrumentos necesarios para su administración, este problema es
parte del acumulamiento de documentos que en ocasiones son innecesarios.
Por lo anterior el Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C, atraves de la Coordinación de Archivos, en coordinación
con el Responsable del Archivo de concentración, los Responsables de los Archivos de Trámite y las Unidades
Administrativas que lo integran y con base en la normatividad establecida en los Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (IFAI) y el Archivo General de la Nación
(AGN), basándose en el Instructivo del Archivo General de la Nación, se actualiza el presente Catálogo de Disposición
Documental, que servirá de instrumento de consulta archivística que permitirá establecer una metodológica para el
registro general y sistemático de las series documentales.
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El presente Catálogo de disposición documental anula y remplaza todas y cada una de las versiones anteriores a
éste.
2. OBJETIVO
El Catálogo de Disposición Documental es un instrumento de consulta archivística, en el que se registran de forma
general y sistemática las series documentales, estableciendo una metodológica para el control de los documentos
recibidos o generados por Bancomext, permitiendo a los usuarios identificar y establecer con precisión los elementos
necesarios que permitirán conocer lo siguiente:




El pazo de conservación de los documentos en los archivos de Trámite y Concentración.
El valor y vigencia documental.
La clasificación de la información de acuerdo la LFTAIPG.
El destino final de los documentos.
Lo anterior permitirá mantener un mejor control y circulación de la documentación de tal forma que se evitara la explosión
documental de los espacios destinados para su resguardo, transfiriendo la documentación a su debido tiempo a los
archivos de trámite, concentración, histórico o bien sean dados de baja, atendiendo los procesos de valoración
considerando su utilidad para cada unidad administrativa según la normatividad.
Se presenta a modo de ejemplo la diferencia de contar con un Catálogo de Disposición Documental y el no tener dicho
instrumento de consulta archivístico.
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
SIN DOCUMENTO
CON DOCUMENTO
Al no contar con un instrumento actualizado de
consulta que contenga la descripción y registro
de las series documentales pasan los siguientes
inconvenientes:
Al contar con un instrumento de consulta que
contenga la descripción y registro de las series
documentales, se establece la metodología para
registrar la documentación y se norma el ciclo vital de
la misma.
Se clasifica mal la información:
El usuario de cualquier
área consulta en el
sistema el Catálogo de
Disposición Documental
2011
2012
6C.4
Adquisiciones
se elimina
6C.5
Adquisiciones
se conserva
6C.4
Adquisiciones
reservada
6C.5
Adquisiciones
6C.4
Adquisiciones
vigencia 6 años
6C.5
Adquisiciones
vigencia 10 años
BANCOMEXT
2013
Una vez consultado el usuario puede
Esto provoca que no se dé el
trato adecuado a la
documentación, dando como
resultado, la falta de
espacios para resguardar la
nueva documentación
-Registrar.
-Clasificar.
-Organizar.
-Administrar
-Disponer y Transferir la
Documentación a su debido tiempo.
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3. METODOLIGIA DE ELABORACIÓN
Para la actualización del presente Catálogo de Disposición Documental, se llevaron a cabo reuniones con los
responsables de los Archivos de Trámite y con sus respectivas Unidades Administrativas, con el propósito de identificar
los elementos que se registraran de cada serie documental, analizando para tal fin los valores y vigencias documentales,
tomando en cuenta las disposiciones y normas legales que aplican a la institución y también se consideraron para el
análisis los manuales internos de Bancomext.
ETAPAS DE LA ELABORACIÓN
IDENTIFICACIÓN
Para la identificación de las series documentales que se registraron en el Catálogo de Disposición Documental, se
tomaron en cuenta las series que se presentan en el Cuadro General de Clasificación Archivística Institucional, el cual
refleja las atribuciones y funciones encomendadas a Bancomext, desde 1937 además de considerar su Reglamento
Orgánico, Manual de Organización, Manuales Operativos Internos y su Estructura Orgánica.
Durante las reuniones de trabajo con las Unidades Administrativas que conforman Bancomext, se determinaron las series
que de acuerdo a su función generan documentos, mismos que de acuerdo a su utilidad y consulta deben estar al
alcance o bien transferidos para su resguardo a los archivos de Trámite, Concentración, Histórico o bien su baja según
corresponda.
VALORACIÓN
En esta etapa se analizaron las normas que aplican a cada serie, para determinar los valores documentales (primarios y
secundarios) y establecer con ello los tiempos de vigencia documental. Durante este proceso de valoración se consideró
la LFTAIPG, para la clasificación de la información que de acuerdo al contenido debe ser clasificada como confidencial o
reservada. Con este proceso se pudo definir la transferencia de la documentación a los archivos de Trámite,
Concentración, Histórico o bien su baja según corresponda.
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También se durante la valoración se analizó la tipología y los soportes documentales de las series, si son resultados de
una función común o sustantiva y la relación que hay entre las diversas unidades administrativas con el contenido
informativo que contienen. Esto permitió identificar como ejemplo: donde se resguarda o conserva un documento original
y donde se utiliza y sirve de soporte un copia de ese mismo documento a fin de otorgar los valores documentales
adecuados e eliminar las copias que no ameritan ser resguardadas Es importante hacer mención que estos datos están
registrados en cada serie conforme a lo solicitado y acordado con las Unidades Administrativas.
REGULACIÓN
Para efecto de regulación se presenta el marco normativo externo e interno, que fue analizado para el registro de las
series documentales. Se estableció el formato del Catálogo de Disposición Documental que contienen los elementos
necesarios para identificar el valor y vigencia documental, la clasificación y el destino final de cada serie documental. Se
dio un espacio en la página de intranet estacional para su consulta electrónica.
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN:
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
AT
AC
TOTAL
SELECCIÓN FINAL DE
LA DOCUMENTACIÓN
E
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
HA
C
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4. MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Orgánica del Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Reglamento Orgánico de Banco nacional de Comercio Exterior, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de
Banca de Desarrollo.

Ley de Instituciones de Crédito.

Ley del Mercado de Valores

Ley de Sociedades de Inversión.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.

Presupuesto de Egresos de la Federación (Del ejercicio fiscal de que se trate)

Ley del Banco de México.

Ley de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Sector Público y su Reglamento

Ley Federal del Trabajo.

Ley Reglamentaria de la Fracción XIII bis del Apartado B del Artículo 123 Constitucional.

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
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
Ley de Protección y Defensa de los Usuario de Servicios Financieros

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito

Ley General de Bienes Nacionales

Ley General de Deuda Pública.



Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas
Ley Federal de Archivos y su Reglamento

Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal

Manuales Administrativos de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos; Tecnologías de
la Información y Comunicaciones, y de Seguridad Informática; de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público; de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección; Control Interno; Recursos Financieros;
Planeación, Organización y Administración de los Recursos Humanos, y de Recursos Materiales y Servicios
Generales.

ACUERDO que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su
empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los
recursos que tengan asignados.

Decreto para Realizar la Entrega-Recepción del Informe de los Asuntos a Cargo de los Servidores Públicos y de
los Recursos que Tengan Asignados al Momento de Separarse de su Empleo, Cargo o Comisión.

Disposiciones Aplicables Al Archivo Contable Gubernamental NACG 01
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
Disposiciones de Carácter General Aplicables las Instituciones de Crédito

Disposiciones diversas emitidas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, Comisión Nacional Bancaria y de
Valores, Banco de México o cualquier otra autoridad competente.

Manual operativo - Proceso: ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES PRIMER PISO y SEGUNDO PISO
(Bancomext).

Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística emitido por el Archivo General de la
Nación.

Instructivo para la elaboración del catálogo de disposición documental emitido por el Archivo General de la Nación.

Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos emitido por al Archivo General de la Nación.

Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno federal.

Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013 – 2018
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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
I. Administración de Documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción,
circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo;
II. Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos
obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades;
III. Archivo Administrativo actualizado: aquél que permite la correcta administración de documentos en posesión de los
poderes ejecutivo, legislativo, judicial, de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno;
IV. Archivo de Concentración: unidad responsable de la administración y resguardo de documentos cuya consulta es
esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino
final;
V. Archivo de Trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa;
VI. Archivo Histórico: unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental
institucional;
VII. Área Coordinadora de Archivos: la creada para desarrollar criterios en materia de organización, administración y
conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control
archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de
capacitación y asesoría archivísticos; coadyuvar con el comité de información en materia de archivos, y coordinar con el
área de tecnologías de la información la formalización informática de las actividades arriba señaladas para la creación,
manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos;
VIII. Baja Documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales,
fiscales o contables, y que no contenga valores históricos;
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IX. Carátula o Portada de Identificación de Expedientes: formato que permite identificar el origen de un documento,
además de dar cumplimiento al lineamiento decimoquinto de los Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF 20/02/2004), al
lineamiento cuadragésimo segundo de los Lineamientos de Clasificación y Desclasificación de la información (DOF
18/08/2003);
X. Catálogo de Disposición Documental (en adelante C.D.D): registro general y sistemático que establece los valores
documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el
destino final;
XI. Ciclo Vital de la Documentación: etapas del documento a lo largo de su existencia (Archivo de Trámite, Archivo de
Concentración y Archivo Histórico);
a) Archivo de Trámite: durante esta etapa los documentos tienen actividad constante y es necesario manteneros al
alcance para su consulta, sus valores documentales son primarios (administrativo, jurídico o fiscal)
b) Archivo de Concentración: en esta etapa el documento tienen actividad ocasional, se conserva por un plazo
precautorio y mantiene sus valores primarios (administrativo, jurídico o fiscal)
c) Archivo Histórico: en esta etapa el documento ha perdido sus valores primarios para la institución pero conserva
valores secundarios:

Valor Evidencial: corresponde a la utilidad permanente de los documentos en virtud de su relación con derechos
imprescriptibles de las personas físicas y morales.

Valor Testimonial: significa la utilidad permanente de los documentos, refleja la evolución del organismo
administrativo que los creó.

Valor Informativo: es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos únicos y sustanciales para la
investigación y el estudio en cualquier campo del saber.
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Su conservación debe ser permanente en el archivo histórico, donde recibirá un tratamiento especializado para su
difusión, su uso, ya no es institucional, sino social.
XII. Clasificación Archivística: proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la
estructura funcional de los sujetos obligados;
XIII. Comité de Información: instancia respectiva de cada sujeto obligado, establecida en la ley federal de transparencia y
acceso a la información pública gubernamental;
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XIV. Conservación de Archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la
prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo;
XV. Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en
las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;
XVI. Disposición Documental: selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de
conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico;
CUADRO PARA LA SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN
ELIMINACIÓN ( E )
CONSERVACIÓN ( C )
MUESTREO ( M )
La documentación cuyos valores primarios
prescribieron. Se elimina de forma directa
La documentación se conservara con
medidas que garanticen su
preservación y prevención de
alteraciones
Es la selección de determinados
expedientes, de una serie documental,
como ejemplo representativo de la
misma y con fines de conservación
permanente
XVII. Documento de Archivo: el que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado
y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que
se encuentren;
XVIII. Documento Electrónico: aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico
para su lectura, el cual tiene equivalencia al físico;
XIX. Documento Histórico: aquél que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información
relevante para la institución generadora pública o privada, que integra la memoria colectiva de México y es fundamental
para el conocimiento de la historia nacional;
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XX. Depuración: proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente de
aquellos que por su irrelevancia deben eliminarse;
XXI. Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por
un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;
XXII. Expurgo: actividad que se realiza desde los archivos de trámite y consiste en retirar la documentación inútil o
repetida, antes de realizar su transferencia al archivo de concentración;
XXIII. Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o
utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor;
XXIV. Guía Simple de Archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto
obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus
datos generales;
XXV. Información Confidencial: aquella información que contenga información de carácter personal y cuya difusión,
distribución o comercialización requiere del consentimiento de titular, de conformidad con lo establecido en los artículos
18 y 19 de LFTAIPG. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de
acceso público;
CONFIDENCIAL ( C ): Artículo 18 Y 19 de la LFTAIPG
La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el
artículos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y II. Los datos
personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los
términos de la citada Ley. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en
fuentes de acceso público.
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XXVI. Información Reservada: aquella información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones
previstas en los artículos 13 y 14 de la Ley (LFTAIPG);
RESERVADA ( R ) : Artículo 13 y 14 de LFTAIPG
Es aquella que se encuentra temporalmente fuera del acceso público debido a que su difusión puede poner en
riesgo la vida, seguridad y salud de las personas; así como la seguridad, estabilidad, gobernabilidad y
democracia de la entidad federativa o sus municipios
XXVII. LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;
XXVIII. Sección: cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad
con las disposiciones legales aplicables;
XXIX. Serie: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una
misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico;

Series Documentales Sustantivas: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos
en el desarrollo de una función sustantiva.

Series Documentales Comunes: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos
en el desarrollo de las funciones comunes.
XXX. Tradición Documental: categoría del documento que se integra al expediente (original o copia)
XXXI. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite
al Archivo de Concentración (Transferencia Primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente,
del archivo de concentración al archivo histórico (Transferencia Secundaria)
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TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
ARCHIVO DE
TRÁMITE
ARCHIVO DE
CONCENTARCIÓN
ARCHIVO
HISTÓRICO
BAJA
DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
XXXII. Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales,
o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e
informativas en los archivos históricos (valores secundarios);
VALOR DOCUMENTAL
Valor administrativo (A)
Condición de los documentos
producidos o recibidos por una
institución para realizar sus funciones
o actividades comunes.
Valor legal (L)
Valor fiscal (F)
El que puedan tener los documentos
para servir como prueba ante la Ley
Atributo de los documentos para
comprobar el origen, distribución y uso
de los recursos financieros de una
institución
XXXIII. Valoración Documental: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para
establecer criterios de disposición y acciones de transferencia;
XXXIV. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos,
legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables;
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VIGENCIAS DOCUMENTALES ESPECÍFICAS
TIPO DE DOCUMENTO
TEMPORALIDAD
FUNDAMENTO LEGAL
Archivo Contable Documentos justificatorios y
comprobatorios
5 años
Acuerdo Presidencial, D.O.F. 25/08/1998.
Inversiones en Activo Fijo
12 años
Acuerdo Presidencial, D.O.F. 25/08/1998.
Expedientes en proceso de fincamiento de
responsabilidades o procesos judiciales
12 años
Acuerdo Presidencial, D.O.F. 25/08/1998.
Expedientes de Comités de Adquisiciones,
Arrendamiento y servicios, Comités de Bienes
Muebles
5 años
Expedientes Clasificados como Reservados
Se adiciona un periodo igual al de
reserva.
Documentos que hayan sido objeto de
solicitudes de acceso a la información
Dos años adicionales a la
conclusión de su vigencia
documental
Inventarios de baja documental autorizados
5 años
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público, D.O.F.
16/01/2012 y Disposición 1/2002
(COTECUCA)
Lineamientos Generales para la
Organización de los Archivos de la
Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal, D.O.F.
20/02/2004.
Lineamientos Generales para la
Organización de los Archivos de la
Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal, D.O.F.
20/02/2004.
Lineamientos generales para la
organización y conservación de archivos de
las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal (DOF,
20/02/04) Vigésimo primero
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6. CUADROS PARA LA IDENTIFICACION DE LOS CODIGOS DE LAS SECCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS
CODIGO DE SECCIONES COMUNES
CODIGO DE SECCIONES SUSTANTIVAS
2C ASUNTOS JURÍDICOS
1S SERVICIOS FINANCIEROS
3C PROGRAMACIÓN ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
2S FOMENTO (INTERMEDIACIÓN FINANCIERA)
4C RECURSOS HUMANOS
3S CRÉDITO Y VALOR
5C RECURSOS FINANCIEROS
4S ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
5S CONTRALORÍA INTERNA
7C SERVICIOS GENERALES
8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS
11C PROGRAMACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
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7. CUADRO PARA LA IDENTIFICACION DE LA CLAVES DE LA DIRECCIONES ADJUNTAS
CALVE
CLAVES DE LAS DIRECCIONES GENERALES ADJUNTAS
01
DIRECCIÓN GENERAL
02
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
03
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE CRÉDITO
04
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE FOMENTO
05
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE JURÍDICO Y FIDUCIARIO
06
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE BANCA DE EMPRESAS
07
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA FINANCIERA
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8.-ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE BANCOMEXT
A continuación se enlistan las partes que integran al Catálogo de Disposición Documental de Bancomext:
Ejemplo:
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(1) FONDO : BANCOMEXT
(2) SECCIÓN : RECURSOS HUMANOS
(5)
(3) CLAVE
4C.19
(4) NOMBRE
DE LA SERIE
(4) SERIE
Becas y Créditos educativos
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
X
X
F
(8)
( 7)
(6)
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN FINAL CLASIFICACIÓN
(LFTAIPG)
DE LOS DOCUMENTOS
AT
AC TOTAL
E
2
10
X
12
C
M
R
HA
C
X
(1)
Este campo corresponde al fondo y se registrara solo Bancomext
(2)
Registra el nombre de la sección documental correspondiente
(3)
Registrar la clave de la serie documental
(4)
Registrar el nombre de la serie documental correspondiente
(5)
Marcar los valores documentales de la serie
(6)
Marcar con número los años que se resguarda la documentación en los archivos de trámite y concentración para
cumplir su vigencia documental.
(7)
Marcar el destino final que tendrá la documentación al fin de su vigencia documental
(8)
Marcar si el contenido de la información es de carácter reservado y/o confidencial
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9. EJEMPLO
El Catálogo de Disposición Documental contiene los tiempos de vigencia documentales establecidos y acordados por las
unidades administrativas de la Institución, para la conservación, clasificación y resguardo de la documentación que cada
una de ellas genera. Para lo anterior se consideró el valor documental, la utilidad y la normatividad que aplica a cada
serie documental.
FONDO: BANCOMEXT
Unidad administrativa
(Expedientes en trámite)
Archivo
Histórico
SECCIÓN: 7C SERVICIOS GENERALES
CLAVE
SERIE
SELECCIÓN
VALOR
AÑOS DE
CLASIFICACIÓN
FINAL DE LA
DOCUMENTAL CONSERVACIÓN DOCUMENTACIÓN ( LFTAIPG)
A
7C.14 Vales de Combustible
X
L
F
AT AC
2
5
TOTAL
E
C
M
R
AH
C
Al término de su vigencia
documental total que es de 7
años y al no contener valores
históricos se considerará para
su baja documental
7 X
Archivo de trámite
Expedientes activos
Archivo de Concentración
Expedientes semiactivos
Baja Documental
(Sin valor Histórico)
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En la imagen anterior se muestra como se utiliza el catálogo, usando de ejemplo un expediente que pertenece a la
Sección 7C Servicios Generales, con Clave y Nombre de la Serie documental 7C.14 Vales de Combustible, el
valor de la información es de carácter Administrativo (A), su vigencia documental total es de 7 años los cuales
comienzan a partir del cierre y/o conclusión del asunto o trámite, permaneciendo 2 años en el Archivo de Trámite
(AT) y 5 años en el Archivo de Concentración (AC), al no contener información reservada o confidencial, no se
clasifica, la selección final de la documentación es la eliminación (E).
El uso del presente Catálogo establece una metodología que permite al usuario identificar de forma general cada serie
documental registrada en el, ya que los elementos con los cuales se conforma como el valor y su vigencia documental,
Selección Final de los Documentos y su Clasificación, permitirá establecerá el ciclo vital de la documentación y una
correcta clasificación de la misma, como se muestra a continuación:
10. INDICACIONES PARA ASIGNAR NOMBRE Y CLASIFICACION.
El Sistema de Clasificación Archivística de Bancomext, se compone de cinco elementos que permiten distinguir el origen
de la documentación: Área Generadora / Sección y Serie/ Número consecutivo del expediente / el año en que se genera
la documentación y el titulo o descripción del expediente.
Ejemplo:
02 / 4C.3 /1258 / 2008
1.- 02 Clave de la Dirección General Adjunta de Administración y Finanzas
2.- 4C.3 Expediente único de personal de Bancomext (Sección y Serie)
3.- 1258 Número consecutivo de expediente
.
4.- 2008 Año de apertura.
..
5.- Juan Hernández Lopez Titulo o asunto del expediente.
Para la descripción de expedientes de archivo se utilizará nombres completos sin siglas.
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Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Al nombrar a un expediente se contemplará que:





Cada expediente de archivo cuente con un título único.
El título que refleja su contenido. Ejemplo: Nómina del mes de enero.
No se asignen títulos con nombres o siglas que solamente son afines al área donde se generan.
El título sea similar en estructura y nombres a expedientes de archivos que tienen relación entre sí.
La información más importante en el título vaya al principio
El personal de Bancomext deberá considerar la información contemplada en el
Documental vigente y las recomendaciones para apertura un expediente:
presente Catálogo de Disposición
Un expediente de archivo se abrirá cuando:

El asunto del que trate sea atribución de la Unidad Administrativa y siempre y cuando instruya un trámite o una
acción.
 No existan antecedentes del asunto en los archivos de la unidad administrativa.
Ejemplo:
Documentos sobre
un asunto en Común
Documentos sin relación
(nuevo asunto), se abre expediente
Página 24 de 43
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
11. SECCIONES
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 2C ASUNTOS JURÍDICOS
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
AT
AC
TOTAL
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
E
C
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
M
R
HA
C
2C.5
Actuaciones y Representaciones en Materia Legal
X
X
5
7
12
X
X
2C.8
Juicios Contra la Dependencia
X
X
5
7
12
X
X
2C.9
Juicios de la Dependencia
X
X
5
7
12
X
X
2C.19
Consejo Directivo (Órganos Colegiados)
X
X
5
7
12
X
X
2C.22
Convenios y Acuerdos
X
X
2
10 12
X
X
X
2C.23
Fideicomisos
X
X
5
7
X
X
X
12
X
x
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Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
AT
AC
TOTAL
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
E
C
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
AH
M
R
X
C
x
3C.7
Programas Operativos Anuales
X
5
7
12
X
3C.8
Disposiciones en Materia de Organización
X
2
4
6
X
x
3C.9
Programas y Proyectos en Materia de Organización
X
2
4
6
X
x
Dictamen Técnico de Estructuras
Integración y Dictamen de Manuales, Normas y
Lineamientos de Procesos y Procedimientos
X
2
4
6
X
X
2
10
12
X
3C.17
Disposiciones en Materia de Presupuestaría
X
2
5
7
X
3C.18
Programas y Proyectos en Materia de Presupuesto
X
2
5
7
X
3C.19
Análisis Financiero y Presupuestal
X
2
5
7
X
3C.20
Evaluación y Control del Ejercicio Presupuestal
X
2
5
7
X
3C.10
3C.12
x
X
x
x
X
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Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 4C RECURSOS HUMANOS
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
AT
AC
TOTAL
E
2
4
6
10
30
40
2
8
10
X
2
8
10
X
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
4C.2
Programas y Proyectos en Materia de Recursos
Humanos
X
4C.3
Expediente Único de Personal de Bancomext
X
4C.4
Registro, Control de Puestos y Plazas
X
4C.5
Nómina de Pago de Personal
X
4C.8
Control de asistencia (vacaciones, descansos y
licencias, incapacidades, etc.)
X
2
4
6
X
4C.15
Filiaciones al IMSS y Obligaciones Patronales
X
2
8
10
X
4C.16
Control de prestaciones en materia económica
(Sistema de ahorro para el retiro, seguros, etc.)
X
2
8
10
X
4C.19
Becas y Créditos Educativos
X
2
4
6
X
X
2
4
6
X
x
2
4
6
x
2
4
6
x
x
2
10
12
x
x
4C.21
4C.22
Servicios sociales, culturales, deportivos y de
seguridad e higiene en el trabajo
Capacitación Continua y Desarrollo Profesional del
Personal de Áreas Administrativas
4C.23
Servicios Sociales de las Áreas Administrativas
x
4C.30
Expediente de Servicio Medico
x
X
X
x
x
X
AH
C
x
X
X
X
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Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 5C RECURSOS FINANCIEROS
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
AT
AC
5
7
12
TOTAL
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
E
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
AH
R
5C.1
Disposiciones en Materia de Recursos Financieros y
Contabilidad Gubernamental
X
5C.5
Libros Contables
X
X
5
7
12
5C.6
Registros Contables (glosa)
X
x
5
7
12
X
5C.8
Aportaciones a Capital
X
5
7
12
X
5C.13
Créditos Concedidos
X
X
5
7
12
X
X
5C.19
Pólizas de Diario
X
X
5
7
12
X
X
5C.23
Conciliaciones
X
x
5
7
12
X
X
5C.24
Estados Financieros
X
X
5
7
12
5C.26
Estado del Ejercicio del Presupuesto
X
5
7
12
5C.28
Pago de Derechos ( Impuestos Federales)
x
5
10
15
x
C
x
x
X
x
X
x
x
x
x
x
x
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Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 6C RECURSOS MATERIALES
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
AT
AC
2
4
6
TOTAL
SELECCIÓNFINAL
DE LOS
DOCUMENTOS
E
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
AH
C
Programas y Proyectos en Materia de Recursos
6C.2 Materiales, Obra Pública, Conservación y
X
x
x
Mantenimiento
6C.3 Licitaciones
X
X
2
5
7
X
6C.4 Adquisiciones
X
X
2
5
7
X
6C.6 Contratos y Pedidos
X
X
2
5
7
X
6C.7 Seguros y Fianzas
X
X
2
5
7
X
6C.16 Disposiciones de Activo Fijo
X
X
4
4
8
x
x
6C.17 Inventario Físico y Control de Bienes Muebles
X
X
2
4
6
x
x
X
X
2
4
6
X
X
2
4
6
X
X
2
4
6
x
2
4
6
X
6C.19
Almacenamiento, Control y Distribución de Bienes
Muebles
6C.23 Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
X
6C.24 Comité de Enajenación de Bienes Muebles
X
6C.26 Avalúos
X
X
X
X
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Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 7C SERVICIOS GENERALES
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
E
AC
TOTAL
2
5
7
x
x
2
10
12
x
x
2
5
7
x
X
7C.3 Servicios Básicos (Energía Eléctrica, Agua, Predial, etc.)
X
X
7C.5 Servicios de Seguridad y Vigilancia
X
X
7C.7 Servicios de transportación
X
2
5
7
X
X
2
5
7
X
7C.10 Servicios Especializados de Mensajería
X
2
5
7
X
7C.13 Control de Parque Vehicular
X
2
5
7
X
7C.14 Vales de Combustible
X
2
5
7
X
7C.16 Protección Civil
X
2
5
7
7C.17 Servicio de Papelería
X
2
5
7
7C.8
Servicios de Telefonía, Telefonía Celular y
Radiolocalización
X
M
R
AH
AT
7C.2 Programas y Proyectos en Servicios Generales
C
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
C
X
x
x
X
Página 30 de 43
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Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
AT
AC
TOTAL
E
8C.8 Programas y Proyectos Sobre Informática
X
2
5
7
X
8C.9 Desarrollo Informático
X
5
5
10
X
8C.10 Seguridad Informática
X
5
5
10
8C.11 Desarrollo de Sistemas
X
2
5
7
X
8C.13 Control y Desarrollo de Parque Informático
X
2
5
7
X
8C.16 Administración y Servicios de Archivo
X
2
5
7
X
8C.17 Administración y Servicios de Correspondencia
X
2
5
7
x
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
AH
C
X
x
X
x
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Subdirección de Servicios Generales
Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 9C COMUNICACIÓN SOCIAL
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
AT
AC
TOTAL
E
X
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
AH
C
9C.1
Disposiciones en Materia de Comunicación Social
X
2
4
6
9C.2
Programas y Proyectos de Comunicación Social
X
2
4
6
x
x
9C.4
Material Multimedia
X
2
4
6
x
x
9C.8
Inserciones y Anuncios en Periódicos y Revistas
X
2
4
6
x
9C.9
Agencias Periodísticas, de Noticias, Reporteros,
Articulistas, Cadenas Televisivas y otros Medios de
Comunicación Social
X
2
4
6
X
9C.14 Actos y Eventos Oficiales
X
2
4
6
9C.18 Encuestas de Opinión
X
2
4
6
9C.19 Registro de Audiencias Públicas
x
2
4
6
x
x
9C.20 Correspondencia del Director General
x
2
4
6
x
x
9C.21 Coordinación Administrativa
x
2
4
6
x
x
x
X
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Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
AT
AC
TOTAL
E
10C.1
Disposiciones en materia de control y auditoria
X
2
5
7
3
10C.2
Programas y proyectos en materia de control y auditoria
X
2
5
7
X
10C.3
Auditorias
X
X
5
7
12
10C.5
Revisión de rubros específicos
X
X
5
7
12
X
10C.6
Seguimiento a la auditoria en medidas o
recomendaciones
X
2
5
7
X
10C.7
Participaciones en comité
X
X
5
7
12
X
10C.9
Quejas y denuncias de actividades publicas
X
X
2
10
12
X
10C.10
Peticiones, sugerencias y recomendaciones
X
X
2
10
12
X
10C.11
Responsabilidades
X
X
2
10
12
X
10C.12
Inconformidades
X
X
5
7
12
X
10C.14
Declaraciones patrimoniales
X
2
5
7
X
10C.15
Actas de entrega recepción
X
X
2
10
12
10C.16
Libros Blancos
x
x
6
6
12
10C.17
Medios de impugnación
X
X
2
10
12
X
10C.18
Diagnóstico para la mejora de rendición de cuentas
X
2
5
7
X
10C.19
Instituciones Fiscalizadoras
x
5
7
12
X
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
AH
C
x
X
X
X
X
x
x
x
x
X
x
x
x
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Subdirección de Servicios Generales
Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLITICAS
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
AT
AC
TOTAL
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
E
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
AH
R
Programas a mediano plazo
X
5
12
12
x
X
11C.16
Informe de labores
X
5
7
12
x
X
11C.17
Informe de ejecución
X
3
12
12
x
X
11C.18
Informe de gobierno
X
3
12
12
x
X
11C.19
Indicadores
X
5
7
12
11C.7
X
C
X
Página 34 de 43
Subdirección de Servicios Generales
Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
AT
AC
TOTAL
E
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
AH
C
12C.4
Unidad de Enlace
X
2
6
8
X
*P/C
12C.5
Comité de Información (Sesiones)
X
5
5
10
X
*P/C
12C.6
Solicitudes de Acceso a la Información
X
2
6
8
X
*P/C
12C.7
Portal de Transparencia
X
2
6
8
X
*P/C
12C.8
Clasificación de Información Reservada (Índice de
Expedientes)
X
2
6
8
X
*P/C
12C.13
Recurso de Revisión
X
5
5
10
X
*P/C
12C.14
Información Socialmente Útil
X
2
6
8
X
*P/C
12C.15
Datos Personales
X
2
6
8
X
*P/C
*Parcialmente Confidencial = *P/C
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Subdirección de Servicios Generales
Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 1S SERVICIOS FINANCIEROS
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
AT
AC
TOTAL
E
2
10
12
X
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
C
X
X
X
X
X
X
X
X
1S.1
Tesorería
X
1S.2
Estrategia Financiera
X
X
2
10
12
1S.3
Compra Venta de Divisas
X
X
2
10
12
1S.4
Mesa de Derivados
X
X
2
10
12
X
X
X
1S.5
Depósitos Bancarios en Moneda Extranjera.
X
2
10
12
X
X
X
1S.6
Mercados
X
2
12
14
X
X
X
1S.7
Captación Internacional
X
2
10
12
X
X
1S.8
Organismos Internacionales
X
2
10
12
X
X
X
X
x
X
X
AH
R
X
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Subdirección de Servicios Generales
Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 2S FOMENTO ( INTERMEDIACIÓN FINANCIERA)
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
AT
AC
TOTAL
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
E
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
AH
C
2S.1
Financiamiento a la Exportación
X
X
0
12
12
X
X
X
2S.2
Intermediarios Financieros
X
X
0
12
12
X
X
X
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Subdirección de Servicios Generales
Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
SECCIÓN: 3S CRÉDITOY VALOR
NOMBRE DE LA SERIE
CLAVE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
AT
AC
Total
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
E
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
AH
C
3S.1
Estudios Económicos
X
2
5
7
X
3S.2
Evaluación de Riesgo de Crédito
X
2
5
7
X
3S.3
Normatividad de Crédito
X
2
10
12
3S.4
Calificación de Cartera
X
2
5
7
3S.5
Autorización de Crédito (Comités de Crédito)
X
5
7
12
3S.6
Supervisión y Seguimiento de Crédito
X
2
5
7
X
3S.7
Recuperaciones de Crédito
X
X
2
10
12
X
3S.8
Contencioso
X
X
2
10
12
Se valoran para determinar su
posible valor histórico
3S.9
Negociaciones de Crédito
X
X
X
2
10
12
3S.10 Bienes Adjudicados
X
X
X
2
10
12
3S.11 Administración de Cartas de Crédito y Mesa De Control
X
X
2
10
12
3S.12 Créditos Otorgados (expedientes de administración y decisión)
X
X
2
10
12
3S.13 Mercados Moneda Nacional, Capitales y Cambios
X
2
10
12
X
3S.14 Mercados Moneda Extranjera y Derivados
X
2
10
12
X
X
3S.15 Recuperación y Guarda Valores de ( Líneas de Crédito)
X
X
2
10
12
X
X
X
3S.16 Caja General (Bóveda)
X
X
2
10
12
X
X
X
X
X
X
X
x
X
x
X
X
X
X
X
x
X
X
X
x
X
X
X
X
X
Página 38 de 43
Subdirección de Servicios Generales
Coordinación General de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
*SECCIÓN: 4S ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
CLAVE
4S.1
4S.2
4S.3
4S.4
4S.5
NOMBRE DE LA SERIE
Informes y Documentos de Análisis y Seguimiento
Sobre la Exposición a los Diferentes Tipos de Riesgo
Pruebas de Sistemas, Modelos y Parámetros
Utilizados en la Administración de Riesgos
Análisis de Riesgos de los Nuevos Programas,
Productos o Servicios
Cálculo y Análisis de los Requerimientos de
Capitalización por Riesgos
Información Solicitada por Instituciones Reguladoras
de la Administración de Riesgos
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
X
X
X
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
AT
AC
TOTAL
6
6
12
6
6
12
X
X
X
X
X
X
6
6
12
X
X
6
6
12
X
X
6
6
12
E
C
X
X
X
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
C
X
X
X
AH
x
x
X
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO: BANCOMEXT
*SECCIÓN: 5S CONTRALORIA INTERNA
CLAVE
NOMBRE DE LA SERIE
VALOR
DOCUMENTAL
A
L
F
AÑOS DE
CONSERVACIÓN
AT
AC
TOTAL
SELECCIÓN FINAL
DE LA
DOCUMENTACIÓN
E
C
M
CLASIFICACIÓN
( LFTAIPG)
R
5S.1
Acciones de Control Interno
X
2
6
8
X
x
5S.2
Oficial de Cumplimiento
X
2
12
14
X
x
5S.3
Seguimiento de Riesgos ( riesgo cambiario)
X
2
6
8
X
X
5S.4
Transparencia y Rendición de Cuentas
X
2
6
8
X
x
AH
C
X
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
12. DOCUMENTOS QUE NO SON DE ARCHIVO
Son los expedientes con información compuesta por ejemplares de origen y características diversas, cuya utilidad en las
unidades administrativas, es utilizada únicamente de información para apoyo de las tareas asignadas y que no
constituyen o forman parte de un expediente; estos pueden ser borradores de documentos o presentaciones, copias de
presentaciones, copias de cursos y talleres, minutas tomas en las reuniones y documentación de apoyo informativo.
 No se consideran patrimonio documental, se destruyen y sólo se conservan aquellos por
valor de información.
 No se transfieren al archivo de concentración.
 Tienen un uso temporal.
 No reflejan funciones de la unidad administrativa.
 No son documentos estructurados con relación a un asunto
su
Para los Documentos de Apoyo Informativo, se recomienda usar para su
identificación una etiqueta con las siguientes siglas:
DAI= Documento de Apoyo Informativo.
-Para las carpetas se pondrá en las cotillas
-Para los folders en la parte superior izquierdo.
1.
Ejemplo:
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN INMEDIATA Y APOYO INFORMATIVO
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
VIGENCIA ADMINISTRATIVA EN
LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE
Documentos con solicitud de préstamo de vehículo (Resguardos)
1 año
Documentos de entrega de papelería y material de limpieza.
1 año
Salida de papelería de almacén
1 año
Documentos de entrega de correspondencia
1 año
Documentos con el registro de entrega de promocionales y obsequios.
1 año
Guías de envíos nacionales e internacionales (Comprobante del servicio de mensajería).
1 año
Registro de entrada de visitantes
1 año
Uso de salas
Los documentos de apoyo informativo son desechados al cumplir su objetivo o cubrir las necesidades por
la cuales fueron empleados (copias, borradores, folletos, ediciones informativas múltiples y presentaciones)
6 meses
Al término de su utilidad
Expedientes cerrados con vigencia documental ya prescribió y que aun permanezcan en los archivos de trámite o
unidades administrativas, serán valorados para determinar si se dan de baja o ameritan ser transferidos al archivo de
concentración.
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
El presente Catálogo de disposición documental consta de 12 secciones comunes y 5 secciones sustantivas, con un total
de 136 series documentales, mismas que establecen su valor documental, vigencia documental, plazos de conservación
y destino final.
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