SA-PR-41 Procedimiento de aplicación y elegibilidad

PROCEDIMIENTO DE
APLICACIÓN Y ELEGIBILIDAD
SA-PR-41
Revisado por:
Miguel Arias
Franklin Tipán
Aprobado por:
Sara María Tarré
Ana Maria Romero
Fecha: 2015/08/12
1.- ALCANCE.Comprende las condiciones y el proceso para la selección de empresas del sector turístico,
correspondientes a los sub sectores de Alojamiento, Alimentos y Bebidas, y Tour Operadores, en
los destinos priorizados definidos en el proyecto: “DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PARA EMPRESAS DEL SECTOR TURISTICO ECUATORIANO E IMPLEMENTACION EN DESTINOS
TURISTICOS PRIORIZADOS.”
2. CONVOCATORIA, PRE SELECCIÓN Y SELECCIÓN DE LAS EMPRESAS PARTICIPANTES.El proceso deberá cumplir los siguientes pasos generales:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Definición y aprobación de los requisitos de elegibilidad y pre selección.
Definición y aprobación de los criterios de selección.
Difusión de la convocatoria e invitación.
Proceso de inscripción.
Proceso de elegibilidad y pre selección de empresas.
Proceso de selección de las empresas beneficiarias.
Proceso de notificación y firma de PROTOCOLOS DE ADHESIÓN con las empresas
seleccionadas.
3. COMITES PARA LA SELECCIÓN.Para la selección de empresas participantes se establecen los siguientes Comités:
3.1 Comité Técnico para pre - selección de empresas elegibles
Será el encargado de pre - seleccionar a las empresas que cumplan con los criterios de elegibilidad;
en base a ello emitir su criterio técnico y ponerlos en consideración del Comité Ejecutivo.
Su conformación será de la siguiente manera:



Un Coordinador/a del proyecto por parte de la CONSULTORA.
Un Delegado de la Dirección de Calidad del MINTUR.
Director/a del proyecto.
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3.2 Atribuciones del Comité Técnico:
Son atribuciones del Comité Técnico las siguientes:





Determinar las empresas elegibles según la información de las SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN.
Procesar la información y establecer el orden de prelación de las empresas pre seleccionadas.
Presentar al Comité Ejecutivo el INFORME DE EMPRESAS PRE - SELECCIONADAS con sus
conclusiones y recomendaciones.
Proponer al Comité Ejecutivo reformas al presente Procedimiento; y,
Otras que podrán ser asignadas por el Comité Ejecutivo.
3.3 Comité Ejecutivo
El Comité Ejecutivo será la instancia de decisión y selección de las 250 empresas del sector
turístico que serán finalmente beneficiarias de la capacitación y la asesoría técnica del Proyecto.
El Comité Ejecutivo estará conformado por:


Director/a de Calidad del MINTUR o su delegado.
Técnico/a del MINTUR supervisor/a del proceso.
3.4 Atribuciones del Comité Ejecutivo:
Son atribuciones del Comité Ejecutivo las siguientes:


Seleccionar de entre las empresas pre - seleccionados por el Comité Técnico a las 250
empresas beneficiarias.
Solicitar al Comité Técnico aclaraciones, justificativos o ampliaciones a sus informes y
recomendaciones.
4. COMPROMISOS DE LAS EMPRESAS BENEFICIARIAS.Las empresas seleccionadas por el Comité Ejecutivo serán responsables de cumplir con los
compromisos establecidos en el PROTOCOLO DE ADHESIÓN.
5. PRINCIPIOS APLICABLES PARA LA PRE - SELECCIÓN DE EMPRESAS.Para ser empresas beneficiarias, los interesados deberán participar en el proceso de convocatoria,
inscribirse y cumplir con los criterios que serán puestos en conocimiento del sector, a través de los
portales electrónicos del MINISTERIO DE TURISMO y de la empresa CONSULTORA; así como a
través de:
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




Visitas directas a las empresas.
Comunicaciones con Gobiernos Autónomos Descentralizados de cada destino turístico.
Comunicación por correo electrónico a empresas inscritas en otros programas o iniciativas.
Comunicaciones con Gremios, Asociaciones, Instituciones Académicas o cualquier otra
institución relacionada a temas de desarrollo turístico dentro de cada destino.
Eventos de socialización.
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN.Una vez seleccionadas las empresas beneficiarias del Proyecto, se procederá a la firma del
PROTOCOLO DE ADHESION para asegurar que los procesos de capacitación y asistencia técnica
conduzcan a una implementación efectiva del Sistema de Gestión.
7. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS EMPRESAS.Una vez seleccionadas las empresas, la CONSULTORA procederá a la ejecución de la capacitación y
asistencia técnica requerida por cada empresa de acuerdo a las necesidades expresadas en el
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN. Posteriormente la CONSULTORA verificará el nivel de
cumplimiento en cada empresa beneficiaria para recomendar al MINISTERIO DE TURISMO la
entrega del RECONOCIMIENTO MARCA Q.
8. REQUISITOS PARA SER ELEGIBLES.Para determinar las empresas elegibles se considerara:
 Estar legalmente constituida (contar con RUC).
 Tener el permiso de funcionamiento al día.
 Estar en actividades más de 2 años en el subsector que aplique.
 Contar con una estructura organizacional básica.
 Contar con Planes de mercadeo, estratégicos o de negocios.
 Brindar servicios dirigidos a mercados internacionales y nacional.
9. ELECCIÓN DE LOS BENEFICIARIOS PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO.Para la determinación de las empresas beneficiarias como elegibles, deberá seguirse los siguientes
pasos:
a. Haber recibido información sobre el alcance, objetivos, proceso y compromiso para la
ejecución del Proyecto a través de los diferentes medios.
b. Aplicar al Proyecto con el formulario SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN, en la cual se deberá registrar
la información de la empresa con datos veraces y claros; y con la entrega de documentos
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habilitantes (copia del RUC, CI del representante legal y Copia del Permiso de Funcionamiento
Vigente).
c. Validar la información de las empresas, por parte del Comité Técnico.
d. Analizar el cumplimiento de requisitos y proceder con la tabulación de resultados
determinando el orden de prelación, por parte del Comité Técnico. PRIMER FILTRO.
e. Presentar el INFORME DE EMPRESAS PRE - SELECCIONADAS por parte del Comité Técnico al
Comité Ejecutivo.
f. Selección de participantes por parte del Comité Ejecutivo en base a los principios descritos.
SEGUNDO FILTRO.
Los requisitos de elegibilidad son parámetros mínimos necesarios para participar en la
convocatoria, sólo las empresas que cumplan con todos podrán superar el PRIMER FILTRO.
REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD
CUMPLIMIENTO
SI
NO
ES UNA ORGANIZACIÓN TURÍSTICA LEGALMENTE CONSTITUIDA (RUC)
LA EMPRESA TIENE MAS DE 2 AÑOS EN ACTIVIDAD CONTINUA
CUENTA CON UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
CUENTA CON PLAN DE MERCADEO, ESTRATEGICO O DE NEGOCIOS
ESTA DIRIGIDO HACIA LA ATENCION DE MERCADOS INTERNACIONALES Y
NACIONAL
TIENE PERMISO DE FUNCIONAMIENTO AL DIA
Las empresas que hayan superado los requisitos de elegibilidad, deberán ser valoradas de
acuerdo a los requisitos de pre - selección. En esta evaluación podrá considerarse, en caso de ser
necesario, y a criterio del Comité Técnico, la comparecencia del Representante legal o su
delegado, quien podrá aclarar la información presentada.
10. DE LOS REQUISITOS DE PRE - SELECCIÓN.Las empresas declaradas como elegibles pasarán a ser evaluadas por el Comité Técnico en función
de los siguientes requisitos de pre - selección:
REQUISITO DE PRE SELECCION
TIEMPO DE ACTIVIDAD (15)
ORGANIZACIÓN Y
ADMNISTRACION (20)
PLANIFICACION (20)
TABLA DE VALORACION
PUNTAJE
ENTRE 2 Y 10 AÑOS
ENTRE 10 Y 20 AÑOS
MAS DE 20 AÑOS
ORGANIGRAMA
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
PROCEDIMIENTOS ESCRITOS
PLANIFICACION ESTRATEGICA
PLAN DE MERCADEO
PLAN DE NEGOCIOS
5
10
15
5
10
20
7
7
6
4
HASTA 500
ENTRE 500 Y 1500
MAS DE 1500
EN IMPLEMENTACION
CERTIFICACIONES O
RECONOCIMIENTO
RECONOCIMIENTO (15)
CERTIFICADO DE CALIDAD O
SOSTENIBILIDAD
PROVEEDORES NO TIENEN CERTIFICADOS O
RECONOCIMIENTOS DE CALIDAD O
SOSTENIBILIDAD
RELACIONES COMERCIALES
CON PROVEEDORES (15)
PROVEEDORES TIENEN CERTIFICADOS O
RECONOCIMIENTOS DE CALIDAD O
SOSTENIBILIDAD
TOTAL MAXIMO
# DE PASAJEROS (15)
5
10
15
5
10
15
5
15
100
Todas las empresas pre - seleccionadas tendrán por parte del Comité Técnico una valoración de
cumplimiento en una matriz y serán ordenadas por puntaje en la LISTA DE EMPRESAS PRE SELECCIONADAS a ser presentada al Comité Ejecutivo.
11. CONVOCATORIA DE LOS COMITÉS TÉCNICO Y EJECUTIVO.El Comité Técnico deberá reunirse cuántas veces sea necesario, dentro del plazo establecido en el
cronograma, para revisar y procesar las SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN, definir las empresas
elegibles y realizar la pre - selección. Registrará su actuación en actas o informes.
El Comité Ejecutivo se reunirá de manera planificada para resolver sobre los informes del Comité
Técnico y recibir la LISTA DE EMPRESAS PRE - SELECCIONADAS para su análisis. La selección en este
SEGUNDO FILTRO deberá ser aplicada de manera objetiva en función de los principios siguientes:




Disponibilidad y alto compromiso para la mejora.
Experiencias previas en implementación de Sistemas de Gestión.
Niveles aceptables de cumplimiento de las normas de gestión.
Cumplimiento de directrices estratégicas del MINTUR.
12. SELECCIÓN DE EMPRESAS PARTICIPANTES BENEFICIARIAS.El Comité Ejecutivo, una vez realizada la selección, elaborará un acta con la LISTA DE EMPRESAS
BENEFICIARIAS, en la que certificará los resultados, los mismos que serán puestos en conocimiento
público a través de los sitios web definidos para el efecto y directamente a las empresas
beneficiarias a través de la CONSULTORA. El Acta deberá incluir también una LISTA DE EMPRESAS
EN ESPERA ordenadas en función del puntaje alcanzado.
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Con las empresas seleccionadas se procederá con la firma del PROTOCOLO DE ADHESION, el
mismo que es de carácter voluntario.
De existir empresas seleccionadas que no firmen el Protocolo dentro de los plazos determinados
en el cronograma del Proyecto, se considerará a otras de la LISTA DE EMPRESAS EN ESPERA
respetando el orden definido por el Comité Ejecutivo.
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