Documento 247931

ACTA DE LA AUDIENCIA DE ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS
TERMINOS DE REFERENCIA EN EL MARCO DEL PROCESO CUYO OBJETO ES
LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE VENTA DEL PORTAFOLIO DE
PRODUCTOS Y SERVICIOS DE ETB PARA HOGARES A NIVEL BOGOTÁ, CHIA
Y SOACHA
En la oficina 613 de la Vicepresidencia Comercial localizada en la Av. 19 No. 114 65,
se celebró la audiencia de aclaraciones y modificaciones señalada en el numeral 1.4
del capítulo primero de los términos de referencia, con el fin de precisar el alcance y
contenido de los mismos.
Siendo las 9:00 a.m. del día 13 de septiembre de 2006,el Vicepresidente Comercial,
Ingeniero Isam Hauchar da inicio a la audiencia..
A continuación el profesional del equipo de compras administrativas de la Gerencia
de Suministros y Adquisiciones se dirige a los participantes indicando lo siguiente:
ETB dará respuesta a las inquietudes o solicitudes de modificación efectuadas dentro
de la audiencia o las presentadas por escrito el día hábil siguiente a la realización de
la misma (jueves 14 de septiembre), a mas tardar el día hábil siguiente al plazo
anteriormente mencionado (hasta el viernes 15 de septiembre). Las inquietudes,
modificaciones y respuestas serán publicadas en la página Web de ETB.
Solicita a los asistentes a la audiencia, presentar las inquietudes o modificaciones que
tengan, por escrito, para lo cual se les entrega el correspondiente formato.
Forman parte de la presente acta los formatos para solicitar aclaraciones y
modificaciones, citado anteriormente( 9 Folios).
Se recuerda a los asistentes, que la entrega de ofertas se efectuara el 21 del mes en
curso, hasta las 14:00 horas en los términos del artículo 829 del Código de
Comercio.
Aclaraciones a los términos de referencia
ESPECIALISTAS EN SERVICIOS INDUSTRIALES LTDA
1.
Experiencia especifica: Cuantas certificaciones mínimo se deben anexar y se
requieren de valores?
RTA: Pág. 17 RFP’S Numeral 3.3.2.
2.
Para efectos de Impuestos el contrato se ejecutara como Outsourcing o como
servicios profesionales.
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RTA: La modalidad Outsourcing
implica la prestación de servicios
especializados por lo tanto la retefuente a titulo de renta será del 11% a
titulo de honorarios.
3.
ETB reconoce dentro de los costos, la monetización referente a personal SENA?
RTA: En los Costos para presentar la oferta debe ser incluido este tema.
4.
Numeral 2.5.2 se realiza una labor que demanda costos y no los reconoce ETB.
Deben asignar un porcentaje de costo por el trabajo ejecutado y no pagado.
RTA: No este contrato solo reconoce ventas efectivas.
5.
Disminuir el periodo de pago. No a 45 días sino a 30 días máximo.
RTA: Por política financiera se estima este tiempo de pago, sin embargo
esto puede ser objeto de negociación demostrando beneficio económico
para ETB.
6.
Actualmente ETB tiene un montaje para manejo del servicio, hasta que punto el
contratista puede participar de esta base de datos.
RTA: ETB suministrara la información requerida bajo ciertas condiciones y
por supuesto bajo reserva y confidencialidad.
7.
En caso afirmativo que interfases puede acceder el Contratista
RTA: El contratista tendrá a cargo el cumplimiento de requisitos técnicos
para acceder si es el caso a la plataforma ETB. Los accesos y el enlace lo
provee ETB.
QUALITY LTDA
1.
De acuerdo al numeral 7 soporte: Coordinar el traslado y proporcionar el
transporte ¿Quién asume el costo de esta actividad? ¿Se incluye en los
reembolsos de gastos autorizados por ETB (3.4.1.3.1)?
RTA: La logística de transporte será por cuenta y cargo del contratista.
Debe ser incluido en la propuesta.
2.
Seguimiento. Numeral 3. ¿A que se refiere el apoyo a actividades de archivo?
RTA: ETB entregara formatos de captura de información de clientes. Toda
la información debe estar foliada, archivada cualquier información soporte
de la operación comercial realizada por el Contratista con el fin de
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evidenciar cualquier actividad. ETB entregara un procedimiento de gestión
documental.
EFICIENCIA Y SERVICIOS S. A
1.
En el Capitulo 2 Condiciones financieras se expresa el cupo de recursos
económicos de $3.385.042.500 más IVA. Nos gustaría saber cuanto esta
facturando actualmente este contrato para tener un punto de referencia o este
cupo incluye otros contratos comerciales?
RTA: El contrato actual no se puede tener como punto de referencia puesto
que el que resulte del presente proceso será diferente. El cupo no incluye
otros contratos.
2.
Las pólizas se pagan sobre un estimado, pero de acuerdo al Numeral 1.6 ETB
puede dar por terminado Unilateralmente el contrato.
RTA: ETB podrá dar por terminado unilateralmente el contrato en cualquier
tiempo. Las primas pagadas por concepto de las pólizas contractuales es
un gasto inherente al contratista por ende no podrá considerarse que existe
un desequilibrio económico en el evento de darse por terminado el contrato
en cualquier tiempo.
3.
La cláusula penal pecuniaria es del 50% cómo establecen y bajo qué parámetros
el incumplimiento parcial?
RTA: El contrato es comercial, se busca un socio estratégico para generar
recursos definidos por el cumplimiento de metas en ventas establecidos
por ETB.
4.
¿Cuánto podría durar el empalme al iniciar el Contrato?
RTA: El empalme es inmediato y el cumplimiento de metas se exigirá desde
el primer mes, con penalización a partir del tercer mes según el numeral
3.4.5 de los términos de referencia.
5.
En caso de uniones temporales y consorcios los requisitos citados en el numeral
3.3.2 empresariales serán la suma de la experiencia de los integrantes?
RTA: Sí
6.
Los requisitos exigidos para aplicar no contienen indicadores financieros?
RTA: No
7.
Bajo que parámetro se evaluarán las ofertas alternativas?
RTA: Se evaluarán las ofertas alternativas siempre y cuando cumplan los
requisitos técnicos establecidos para la oferta básica.
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8.
Solicitamos que el requisito de experiencia en contratos comerciales sea de 2
años y/o en cuantías al 50% del presupuesto estimado.
RTA: Se realizara el análisis pertinente a esta solicitud y se dará respuesta
el día 15 de septiembre del presente año.
HUMANOS LTDA.
1.
Como se evalúa la capacidad financiera de los oferentes. Solicitan algún
indicador financiero, estados financieros, etc.
RTA: No se evaluara capacidad financiera.
2.
Numeral 3.4.1.5.1: Desarrollo y comunicaciones ¿Quién asume el costo de los
avisos, banner, como se manejan estos costos?
RTA: Estos costos deben ser asumidos por el contratista.
3.
Numeral 3.4.1.3.1 ¿Quién asume el costo del transporte en el traslado del
material publicitario? ¿Cómo se maneja?
RTA: Estos costos están a cargo del contratista y deben ser considerados
en la oferta.
4.
La ley establece el pago del impuesto de timbre de 1,5% del valor contratado o
facturado asumido por las dos partes 50% cada una. En el numeral 2.3.5 dice
que el oferente debe asumir el 100% del valor del contrato. Se solicita que el
impuesto se pague por las dos partes.
RTA: La ley no establece este porcentaje, lo hace la costumbre comercial.
Por política de ETB el contratista asume el 100% del impuesto de timbre
Si7n embargo este tema puede ser objeto de negociación.
5.
En el numeral 2.5.1 se establece el pago a 45 días calendario, tratándose de un
servicio prestado mensualmente se solicita que el pago sea antes de 30 días (15
días) o manejar un anticipo.
RTA: Favor remitirse a la respuesta de la pregunta No. 5 de Especialistas en
Servicios Industriales Ltda. Para este proceso ETB no maneja pago de
anticipo.
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SERVI-INDUSTRIALES Y MERCADEO LTDA.
1.
El numeral 3.3.2 inciso 3 infraestructura física locativa: por favor aclarar
actividades de tele mercadeo y seguimiento al cliente detallando cuántas líneas
telefónicas, puestos de trabajo, computadores, impresoras, scanner, y
fotocopiadoras deberá contar el contratista para el normal funcionamiento de la
operación.
RTA: Es responsabilidad del Contratista dimensionar los elementos
necesarios para garantizar el cumplimiento del contrato. Incluir estos
costos en la Oferta.
2.
Al presentar los anexos 1, 2 y 3 y para efectos de evaluación económica ¿Cómo
se va a realizar la asignación de puntaje, teniendo en cuenta que ETB analizará
diferentes esquemas de cotización?
RTA: La evaluación económica se realizará de acuerdo con el numeral
2.11.1 para los anexos 1 y 3.
3.
Numeral 3.3.2: Inciso 1 Experiencia mínima, modificar la experiencia mínima
requerida ampliando el objeto a labores mediante el sistema outsourcing y no
especifica el manejo de personal comercial.
RTA: Remitirse a la respuesta No.8 de Eficiencia y Servicios S.A.
EFICACIA S.A.
1.
Requisitos comerciales Numeral 3.3.3.1 No podrá vender, comercializar ningún
producto de telecomunicaciones. El ser actual proveedor de Colombia Móvil es
impedimento para ser proveedor de ETB?
RTA: Este punto será producto de análisis por ETB al cual se le dará
respuesta el día 15 de septiembre de 2006.
2.
Numeral 1.18 Cuál es la razón para fijar una cláusula penal pecuniaria tan alta?.
RTA: ETB estima que este porcentaje cubre los riesgos de un eventual
incumplimiento.
3.
Numeral 2.9: Cual es la razón para limitar el reajuste de modo que puede afectar
el equilibrio del contrato?.
RTA: El IPC certificado por el DANE que se contempla para el reajuste es el
correspondiente al año corrido, para este evento es el año de ejecución del
contrato.
4.
Numeral 2.3.5 Distribuir el pago del impuesto de timbre 50% y 50% entre el
Contratista y ETB.
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RTA: Remitirse a la respuesta No.4 de HUMANOS LTDA.
5.
El uso de las instalaciones de ETB para el desarrollo de actividades del Contrato
tiene algún costo para el contratista?
RTA: No tiene costo para el contratista el uso de las locaciones de ETB,
pero se espera una mejor oferta de costo teniendo en cuenta esta
consideración.
Como complemento a las aclaraciones el Ing. Darío Lara, Gerente de Ventas Hogares
realizó una presentación de los términos técnicos utilizados en los RFP’S.
Se recuerda a los oferentes que estas observaciones y sugerencias que han
realizado a los términos de referencias deben consignarse en la oferta en el capitulo
correspondiente: Técnico, jurídico, y económico. De localizarse en sitio diferente
estas no serán consideradas.
Siendo las 11:00 a.m del día 13 de septiembre del 2006, se da por terminada la
audiencia.
Para constancia firman:
PROVEEDORES
LUZ STELLA FONSECA
Ejecutivo de cuenta – ESI Ltda.
GISELA NAVARRO
Director Comercial – Eficacia S.A.
JOHN FREDDY BETANCOURT
Ejecutivo – Eficiencia y Servicios S.A.
WILLIAM BOADA RUIZ
Analista – Servi-Industriales y Mercadeo
Ltda.
DANIEL MAYORGA
Ejecutivo de Cuenta – Humanos Ltda.
DIANA ROCIO RODRÍGUEZ
Analista - Quality Ltda.
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REPRESENTACIÓN DE ETB
ISAM HAUCHAR AGUDELO
Vicepresidente Comercial
DARIO LARA CAICEDO
Gerente Ventas Hogares
LUZ MARINA RIBERO CADENA
Directora Canales Indirectos
MYRIAM YOLANDA AMAYA G.
Directora Canales Directos
SERGIO REMOLINA PRADA
Coordinación Alistamiento
MARISOL AYALA REYES
Líder Equipo de Recursos
MARIA ISABEL DELGADO
Asesora jurídica GSA
LUIS EDWARD NAVARRO
Equipo de estudios económicos GSA
MARTHA RAMOS CASTRO
Abogada
ALEJANDRO QUINTERO DUQUE
Equipo Económico GSA
ROCIO LILIEL VERGEL
Equipo de Compras Administrativas GSA
MARCO AURELIO HERRERA
Equipo de Compras Administrativas GSA
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