ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 1. Página 1 de 6 La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer: La Dirección Comercial de la Beneficencia de Antioquia, en cumplimiento de la misión, visión, objetivos y funciones corporativas, es la encargada de velar por los ingresos de la compañía a través de la comercialización de la Lotería de Medellín y la operación del canal electrónico LottiRed, en la cual se hace necesario planear y desarrollar la publicidad de los productos en diferentes medios de comunicación y hacer presencia con la imagen visual con la fuerza de ventas dispuesta en todo el país. El juego ilegal en el país ha sido una constante que afecta en grandes proporciones a las loterías y específicamente a la Lotería de Medellín, por ser la líder del mercado y por tanto, un producto que busca ser comercializado por mas actores, incluso los ilegales. Por ello, la Beneficencia de Antioquia ha venido adelantando un plan de trabajo enfocado en promover la legalidad del juego basado en el uso de los canales electrónicos, específicamente el canal electrónico LottiRed, que es propiedad de la Compañía, ya que es una herramienta que controla la falsificación, adulteración y copia de números de las loterías con los que estafan a los clientes, generando pérdidas en ventas e imagen para la lotería. Por tanto, se ha desarrollado un plan de trabajo que está centrado en la promoción y difusión del canal electrónico LottiRed con una campaña publicitaria específica para ser difundida a nivel nacional en medios masivos, material de publicitario, la implantación de puntos de venta directos y el adiestramiento de la red de ventas en todo lo referente al tema electrónico, como base para la mayor seguridad de los clientes a la hora de realizar sus inversiones en la Lotería de Medellín. Los productos publicitarios son utilizados para identificar claramente las marcas, logrando un buen posicionamiento y apoyo de las actividades que realice la entidad y a su vez se genera sentido de pertenencia por la red de distribución, quien es el mayor aliado estratégico de la Entidad, ya que gracias a su gestión la Lotería de Medellín ha logrado permanecer en el mercado por ocho décadas como una de las empresas más sólidas y representativas en el sector de los juegos de suerte y azar. La mayor parte del material publicitario llevará inmerso el mensaje a favor de la legalidad en las loterías, lo cual busca obtener conciencia y control en la venta ilegal de loterías, partiendo de la base de la tecnología como herramienta fundamental para lograrlo y que sirva como elemento para una mejor relación entre público y vendedor con la respectiva consecuencia positiva para Benedan. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Página 2 de 6 2. Objeto a contratar, especificaciones esenciales e identificación del contrato a celebrar: El objeto del presente contrato lo constituye la compra de material textil publicitario Loteria de Medellín – LottiRed para ser utilizado por la fuerza de ventas a nivel nacional. CARACTERISTICAS CAMISETA: 1.500 UNIDADES Material: Lacoste 260 grs Franjas rojas tejidas en cuello y mangas (puños), botones rojos Logos bordados Lotería de Medellín y LottiRed 4 colores Talla: S – M – L – XL Empaque individual distribuidas así: XL: 200 L: 550 – M: 450 – S: 250 – XS. 50 Empaque individual GORRAS: 3.000 unidades Dril Raza Coltejer de color Azul Oscuro Tipo casco Con herraje y botón en la corona. Sin ojaletes Empacadas en paquetes de10 unidades. Logos (3) bordados policromía adelante y atrás RIÑONERAS: 1.200 UNIDADES. 2 bolsillos con ribetes Tela impermeable Correa reata fina 2” de ancho, con trabilla plástica, cierres # 6, Logotipos Lotería de Medellín y LottiRed bordados 4 colores, azul oscuras. ESTUCHES EQUIPOS MOVILES: 1.000 UNIDADES Reata de pulgada y cuarto nacional. Jumbo lok el cual es utilizado para la protección de la maquina. Velcro o sierre de contacto Elástico de 2 pulgadas. Plástico vinilo de un gramaje de 8 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Página 3 de 6 Ribete negro Trabilla nacional de pulgada y cuarto Tafeta para forrar el jumbo lok, que es protección de la maquina Estampado a dos colores colocado en la parte superior del estuche, color rojo ”LottiRed” y negro “suerte electrónica y la R de registro” Confeccionados con hilos nacionales de la mejor calidad (VENUS) CHALECOS 1.600 UNIDADES. 3. Material: Dril Raza Coltejer azul oscura. Bolsillos: 2 tipo libro medidas: 13 x 24 cms Derecho, con tapa y 18 x 16 cms Izquierdo con Cierre. Cierre rin 35 y 20 cms en abertura principal y bolsillo izquierdo. 3 Logos: LottiRed - Lotería de Medellín adelante y Logo grande LottiRed, más texto en espalda, bordados en Policromía. Empacados individualmente Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: Por ser una contratación de menor cuantía, directamente relacionada con la actividad comercial de la Beneficencia de Antioquia, encuentra su fundamento, en el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011, el artículo 51 del Decreto reglamentario 2474 de 2008. Debido al objeto y cuantía señalados, la presente modalidad de contratación se apoya en lo establecido en el artículo séptimo del manual del contratación de la entidad, adoptado por la Junta Directiva, mediante acuerdo 002 del 21 de octubre de 2008 4. Análisis que soporta el valor estimado del contrato: El presupuesto oficial para la presente selección de: CIENTO OCHO MILLONES CINCUENTA MIL PESOS M/C ($108.050.000) MATERIAL Camiseta Gorras Riñonera Estuches Equipos Chalecos CANTIDAD 1.500 3.000 1.200 1.000 1.600 TOTAL VALOR UNIDAD 18.500 8.500 10.500 7.000 22.000 VALOR TOTAL $ 27.750.000 $ 25.500.000 $ 12.600.000 $ 7.000.000 $ 35.200.000 $ 108.050.000 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Página 4 de 6 CAMISETAS: VEINTISIETE MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($27.750.000) amparados en la disponibilidad presupuestal No 580 del 2 de agosto de 2011. GORRAS: VEINTICINCO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($25.500.000) amparados en la disponibilidad presupuestal No 581 del 2 de agosto de 2011 RIÑONERA: DOCE MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($12.600.000) amparados en la disponibilidad presupuestal No 579 del 2 de agosto de 2011 ESTUCHES: SIETE MILLONES ($7.000.000) amparados en la disponibilidad presupuestal No 597 del 10 de agosto de 2011. CHALECOS: TREINTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS ($35.200.000) amparados en la disponibilidad presupuestal No 582 del 2 de agosto de 2011 Los Valores presupuestados se obtienen de la información del mercado textil según consultas realizadas por la Dirección Comercial. 5. Tipificación y asignación de riesgos del contrato. TIPIFICACIÓN No cumplimiento con los términos y especificaciones de la propuesta presentada y en consecuencia no suscribe el contrato ESTIMACIÓN 10% del valor de la propuesta Incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato 10% del contrato. Deficiente calidad del servicio y/o bien contratado (En ningún caso sea inferior al valor de la cláusula penal pecuniaria estipulada) 10 % del valor de contrato valor del MECANISMO DE COBERTURA Garantía de Seriedad de la oferta, la cual amparará: que el proponente no retire la oferta presentada, conteste los requerimientos formulados, suscriba el contrato en caso de resultar seleccionado y otorgue los mecanismos de cobertura derivados de la celebración y ejecución del contrato. Garantía de Cumplimiento: Ampara al Beneficiario el total y perfecto cumplimiento del contrato pactado de acuerdo a sus términos, condiciones y especificaciones contractuales Se garantiza la obligación del Afianzado, de llevar a cabo una labor determinada con sus respectivas especificaciones, o de aportar los conocimientos especializados que posea El contratista debe responder por la garantía mínima presunta, por vicios ocultos y en general los derechos del consumidor ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Página 5 de 6 6. Análisis que soporta la exigencia de garantías: Para la presente contratación en razón de su objeto, se considera pertinente exigir las siguientes garantías. De Seriedad del Ofrecimiento: Su valor no será inferior al 10% del presupuesto oficial y su vigencia será de dos (2) meses, contado desde el cierre del proceso. De Cumplimiento: Su valor no será inferior al 10% del valor del contrato y su vigencia será por el término del contrato y cuatro (4) meses más. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados: Su valor no será inferior al 10% del valor del contrato y su vigencia será por el término del contrato y cuatro (4) meses más. 7. Justificación de los factores de selección que posteriormente permitan identificar la oferta mas favorable para la entidad La Dirección Comercial, por tratarse de un producto con características iguales para todos, considera como factor de evaluación únicamente el precio de la propuesta. Siendo tomada como mejor propuesta la de menor precio; de acuerdo a los criterios de ponderación estipulados en el pliego de condiciones. 8. Forma de pago: Los valores causados a favor del contratista con ocasión de la ejecución del presente contrato, le serán cancelados previa presentación de las respectivas facturas o cuentas de cobro en original y dos (2) copias, acompañadas de la certificación de paz y salvo de los aportes parafiscales, las cuales en todos los casos deben contar con el informe y visto bueno del Supervisor del contrato en señal de que el bien y/o servicio contratado a sido recibido a plena satisfacción de la entidad. 9. Supervisión. Será ejercida por La Dirección Comercial de la Beneficencia de Antioquia 10. Lugar de Ejecución: Se tendrá como domicilio la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, República de Colombia ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 11. Página 6 de 6 Vigencia del Contrato El plazo de ejecución del contrato será de dos meses contados a partir de legalización. JUAN GUILLERMO CATAÑO BEDOYA DIRECTOR COMERCIAL Medellín, Agosto 29 de 2011