Evaluación de las ofertas de capacitación

PROPUESTA OPERACIONAL PARA LA EVALUACIÓN
DE OFERTAS DE CAPACITACIÓN1
El proceso de capacitación comprende las siguientes etapas:
1. Detección de necesidades de capacitación.
2. Planificación de la capacitación.
3. Compra de capacitación.
4. Ejecución de la capacitación.
5. Evaluación de la capacitación.
El presente documento se refiere a la tercera de ellas, que a su vez puede dividirse en dos componentes
diferentes:
1. Preparación del material que permita precisar qué se requiere, en un diseño más detallado al logrado
con la detección inicial de necesidades. Este aspecto concluye con la invitación a los organismos
especializados para que oferten propuestas apropiadas a las necesidades institucionales. También
es un importante insumo para identificar las alternativas válidas dentro de la cartera de organismos
capacitadores que presente el mercado.
El tratamiento de esta fase fue desarrollado en el documento “Diseño de instrumento para la compra
de capacitación”. En él se destacó que existen dos tipos de cursos. Por una parte, los cursos
abiertos, ofrecidos discrecionalmente en el mercado, donde la institución sólo selecciona la actividad
que más se acomode a los requerimientos, sin tener la posibilidad de influir en sus contenidos. El
otro tipo corresponde a los cursos cerrados, donde la institución invita a los organismos
capacitadores a diseñar y proponer contenidos y metodologías que permitan cumplir objetivos que
son señalados previamente por la institución solicitante.
2. Evaluación de las ofertas de capacitación recibidas o preseleccionadas como alternativas para
satisfacer las necesidades identificadas. Este aspecto, que se desarrolla en los párrafos siguientes,
es esencial para asegurar una adecuada pertinencia de la acción que se realice en definitiva. Por lo
mismo, la variable económica no debe ser el parámetro esencial sobre el cual fundar la decisión que
se adopte. Por el contrario, es muy importante contar con una pauta metodológica previa que permita
"mirar" objetivamente cada oferta, desde la perspectiva de los elementos claves que aseguren un
mejor pronóstico de éxito en la correspondiente actividad de capacitación.
1
Documento elaborado en conjunto con la Universidad Academia de Humanismo Cristiano, como aporte metodológico en la
gestión del Sistema de Capacitación.
Metodología para la Evaluación de Ofertas de Capacitación
Evaluación de ofertas de Cursos Abiertos.
Esta evaluación de divide en dos fases:
Un Análisis General, considerando la capacitación requerida, sin relacionarla con ofertas determinadas
de organismos capacitadores; y un Análisis Focalizado, agregando a la reflexión la evaluación de los
organismos según el enfoque que otorgan al curso. En consecuencia, luego de esta segunda "mirada"
se elige al oferente que nos otorgará la capacitación.
a) Análisis General.
Es necesario considerar los siguientes factores:
1. Contenidos que nos ofrecen estos organismos. Verificar si las materias comprendidas en el
programa son las que realmente debe aprender el funcionario para optimizar su desempeño en la
institución.
2. Metodología propuesta para la enseñanza de los contenidos. Observar los antecedentes que
permitan formarse un juicio acerca de la efectividad esperada durante el proceso de enseñanza aprendizaje.
3. Experiencia de la entidad capacitadora. Importa acceder a antecedentes que permitan visualizar la
trayectoria que registre el organismo en la capacitación en la materia que interesa.
4. Experiencia de los relatores. En particular interesa identificar la trayectoria del o los relatores en el
campo de la capacitación laboral, por sobre su desarrollo en el ejercicio de su profesión.
5. Dependencias y tecnología considerada. La información acerca de estos aspectos es relevante
para entender las condiciones ambientales en que se desarrollará el proceso de enseñanza aprendizaje y, por lo mismo, permiten estimar la calidad de los resultados esperados en la actividad.
En lo relativo al tema tecnológico, se suma la necesidad de asegurar la pertinencia y vigencia del
soporte con que se realice la capacitación.
6. Horario de las sesiones. Importa desde la perspectiva de la factibilidad de asistencia a la actividad
y, además, porque un horario adecuado permite mejorar la comprensión de las materias abordadas
en el curso.
Ponderaciones
En la tabla siguiente se presenta una propuesta de distribución de la importancia relativa de cada
componente. Su configuración porcentual, así como la consideración de todos o sólo parte de los
factores dependerá de cada actividad específica. Por ejemplo, un curso de capacitación a distancia vía
Internet, en que cada participante deberá interactuar desde su propia computadora, hace inaplicable el
tema de las dependencias como variable para adquirir o no un curso a un determinado OTEC. Por el
contrario, en este ejemplo puede ser necesario eliminar y/o modificar algunos factores con las
correspondientes innovaciones en los porcentajes que corresponda asignar.
Tabla de ponderación de factores para evaluación de cursos abiertos
Factores
Ponderación de la
Importancia del Factor
(%)
Contenidos
30
Metodología
20
Experiencia del OTEC
10
Experiencia del Relator
15
Dependencias
10
Tecnología
10
Horario
5
Total
100
b) Análisis Focalizado.
Después de definir la ponderación de los factores relevantes para determinada acción de capacitación
es necesario operacionalizar dicho instrumento en una estructura de notas que permitan evaluar a todos
los posibles oferentes.
Una escala posible es la que se presenta a continuación a modo de ejemplo.
Tabla de calificación o puntaje para los organismos oferentes
Calificación o
Puntaje
Descripción
5
Excelente. Destaca por sobre
propuestas en este aspecto.
las
demás
4
Muy Buena. Cumple muy bien con los requisitos
esperados, pero no destaca por sobre las demás.
3
Adecuada. Satisface todos los requisitos
esperados, pero sin mayor valor agregado.
2
Parcial. Satisface en su mayoría las condiciones
esperadas, pero hay aspectos poco claros o
débiles.
1
Insuficiente. No satisface los requerimientos
básicos necesarios para el logro de los objetivos.
Una vez definida la escala de evaluación y aprobada por el Comité Bipartito de Capacitación, se procede
a aplicarla a los organismos que se han elegido o que han ofertado sus propuestas de capacitación.
Metodológicamente se puede trabajar en una planilla mediante una tabla del siguiente tipo, ajustando
desde luego los factores y/o ponderaciones según el tipo de curso que en cada ocasión corresponda
evaluar:
FACTORES A CONSIDERAR EN LA EVALUACION DE LOS OTEC OFERENTES
Nº
OTEC
Experiencia
Experiencia
Dependenc.
Tecnología
Horario
OTECs
Relatores
30%
20%
10%
15%
10%
10%
5%
Nota Pond. Nota Pond. Nota Pond. Nota Pond. Nota Pond. Nota Pond. Nota Pond.
Contenidos
Metodología
Total
1
2
3
4
5
Al asignar notas por cada factor (a cada OTEC participante), que luego se pondere por el porcentaje que
se haya estimado adecuado, es posible, al sumar los resultados ponderados en la columna "total",
obtener una conclusión válida para la toma de decisiones.
Evaluación de ofertas de Cursos Cerrados.
Los cursos cerrados son aquellos que la institución, sea por el número de participantes, por el grado de
especialización o por la atención particular requerida a los participantes, requiere que se realicen sólo
para sus funcionarios, ya sea dentro o fuera del lugar de trabajo habitual de ellos.
Bajo esta perspectiva, es necesario construir una invitación a los organismos que nos interesan y ellos
deben realizar una propuesta durante un plazo de tiempo determinado.
Las ofertas recepcionadas y las que serán consideradas para el posterior análisis, deben contener al
menos los siguientes factores:
1. Objetivos generales: lo que el organismo capacitador pretende alcanzar a grandes rasgos con la
capacitación ofrecida. Estos objetivos deben coincidir con los objetivos de la capacitación que se
han identificado en la institución.
2. Objetivos específicos: los cuales deberían estar asociados a un objetivo general, ya que derivan
de éstos.
3. Contenidos temáticos: son las materias que se abordarán en el curso para el logro de los objetivos
planteados. Los contenidos deben estar definidos claramente en la oferta recepcionada.
4. Distribución temporal de los contenidos: es decir, el tiempo en que enseñarán cada uno de las
materias a abordar durante el curso.
5. Metodología: se refiere a las estrategias de enseñanza, que deben adecuarse a los contenidos a
enseñar.
6. Relatores: el nivel de experiencia de éstos puede afectar el producto final, razón por la que es
necesario disponer del perfil curricular de quienes expondrán los contenidos del curso.
7. Precio: es el compromiso asumido por el organismo acerca del monto final. Si este monto fue
acordado anteriormente, es necesario ratificarlo en esta ocasión.
8. Perfil Institucional: esto radica especialmente en la experiencia del organismo, que otorga
implícitamente la tranquilidad que la actividad será de la calidad prometida.
9. Dependencias y tecnologías a utilizar: se debe tomar en cuenta especialmente cuando las
actividades se realicen en dependencias fuera de la institución.
A partir de los antecedentes anteriores se puede construir una matriz, como la descrita con anterioridad,
para evaluar los distintos aspectos que en cada caso se aprecien como los de mayor relevancia para
asegurar el éxito en los resultados del curso. Del mismo modo puede ocuparse o adaptarse la tabla de
criterios para la determinación del puntaje (nota) para cada componente.