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Concejo de Neiva
INFORME EJECUTIVO ANUAL – MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECIVIGENCIA 2015
FORTALEZAS
1. MÓDULO DE CONTROL PLANEACIÓN Y GESTIÓN
1.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO
1.1.1 ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS.
En este componente se encuentra documentado el Código de Ética el cual se realizó a través
de la concertación entre los funcionarios de la Corporación para determinar los principios y
valores que regirían en la misma, el cual se adoptó mediante Acuerdo 042 el cual fue expuesto
a todos los funcionarios para su respectiva socialización.
1.1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.
En cuanto al desarrollo de los elementos de este componente como son manual de funciones,
plan de formación y capacitación, programa de inducción y reinducción, plan de bienestar, plan
de incentivos y sistema de evaluación de desempeño cabe resaltar que solo se encontraban
documentados, durante este año se socializó y se implementó.
En cuanto al plan de formación y capitación se han desarrollado hasta la presente fecha las
siguientes actividades contempladas en el cronograma para su respectiva ejecución:
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Capacitación modelo estándar de control interno MECI
Capacitación en carrera administrativa
Manejo de extintores y emergencias
Capacitación tablas de retención y gestión documental.
Capacitación Microsoft office, internet y aplicativos de software.
Capacitación administración documental y organización de archivos.
El programa de inducción y reinducción se ha desarrollado con los funcionarios y contratistas
nuevos o personal que requiera reinducción, donde se da a conocer información institucional,
entrenamiento al cargo, recomendaciones y buen uso de equipos.
En cuanto a las actividades de bienestar social se han llevado a cabo todas las actividades
propuestas, las cuales se describen a continuación:
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Día de la Secretaria, se celebró en el mes de abril con un almuerzo especial, grupo
musical, actividades y obsequios para los funcionarios participantes.
Día de la Madre, se celebró en el mes de mayo realizando una actividad lúdica.
Integración de San Pedro, donde se obsequió a todo el personal adscrito del Concejo
de Neiva, una ancheta con parte de la gastronomía de nuestra región.
Se realizó tarde lúdica de amor y amistad donde se hizo la invitación a todo el personal
del Concejo de Neiva, a diferentes actividades, gracias a la gestión realizada se logró
conseguir monitora en el área de aeróbicos por parte de la Dirección de Deportes y
Recreación.
En el desarrollo de plan de incentivos se decidió escoger a los dos funcionarios más
antiguos para reconocer todos los años dedicados a su trabajo como funcionarios
públicos.
En cuanto a la evaluación de desempeño fue realizada por la Secretaria General a cada
uno de los funcionarios de planta que hacen parte del Concejo de Neiva, la cual emito
informe de su ejecución y resultados.
1.2 COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
Se encontró debilidad en cuanto al contexto de la misión y visión, por ende se realizaron
algunas modificaciones, mediante Acuerdo N° 020 de 2015.
Se realizó el respectivo el ajuste al plan de acción de la entidad, el cual se dio a conocer
conjuntamente con los objetivos institucionales.
1.2.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
Se documentó el mapa de procesos, caracterizaciones por proceso, procedimiento de
correspondencia, procedimiento de auditoria interna, plan de mejoramiento, los cuales se
dieron a conocer a los encargados de cada área.
1.2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Se evidencio una estructura organizacional se ajustó teniendo en cuenta la normatividad
vigente las funciones que desarrolla cada funcionario dentro de la Corporación, la cual se dio
a conocer conjuntamente con los manuales de funciones existentes.
1.2.4 INDICADORES DE GESTIÓN
Se documentaron los indicadores por procesos con sus respectivas fichas de indicadores.
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1.2.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Se establecieron las políticas de operación por procesos teniendo en cuenta las actividades y
obligaciones que desarrollan cada uno de ellos, las cuales se dejaron inmersas dentro de la
caracterización por proceso y se realizó la respectiva divulgación.
1.3 COMPONENTE DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
1.3.1 POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Dentro de la Corporación se encontró gran debilidad en cuanto al manejo de los riesgos, por
lo cual se estableció como parámetro la guía de administración del riesgo del DAFP, la cual
quedo enmarcada como política de manejo de los riesgos dentro del Concejo de Neiva.
1.3.2 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
Se identificaron los riesgos por proceso teniendo en cuenta los planes de mejoramiento, las
debilidades de los procesos y los históricos.
1.3.3 ANALISIS VALORACIÓN DEL RIESGO
El análisis y valoración y los mapas de riesgo por procesos e institucional se documentaron.
2. MÓDULO DE CONTROL EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.
2.1 COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL.
2.1.1 AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Se llevó a cabo la respectiva autoevaluación institucional, donde participaron los Concejales
y funcionarios de la Corporación, teniendo en cuenta el resultado de la muestra para la
ejecución de la misma.
Se realizó sensibilización a los funcionarios sobre Autogestión y Autocontrol por medio de
presentación en medio magnético.
2.2 COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA
2.2.1 AUDITORIA INTERNA
En cuanto a este elemento se documentaron todos los requisitos mínimos como son
procedimiento de auditoria interna, programa de auditoria, plan de auditoria y formatos
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establecidos concernientes a las buenas prácticas de auditoria interna, los cuales se dieron a
conocer al proceso responsable.
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
2.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO
En este elemento se desarrolló un procedimiento para elaboración y seguimiento de planes de
mejoramiento se documentaron los formatos establecidos y además se le hizo seguimiento a
los planes de mejoramiento producto de las auditorías realizadas de los entes de control.
EJE TRANVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Para el presente elemento se identificaron las fuentes de información ya sean internas o
externas, para lo cual se documentó un procedimiento de correspondencia el cual se ha
organizado de manera progresiva tanto el archivo de gestión y central, en mira de lograr la
implementación de las tablas de retención documental.
Se realizó la rendición de cuentas de vigencia anterior la cual se realiza la guía establecida
según el DAFP.
SISTEMA DE INFORMACIÓN COMUNICACIÓN
Teniendo en cuenta las directrices impartidas por este elemento y Gobierno en Línea se han
desarrollado unas series de estrategias para facilitar el manejo de la información y
comunicación de las actividades que se desarrollan en el Concejo de Neiva, con su respectiva
página web: www.concejo-neiva-huila.gov.co.
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Procedimiento de correspondencia
Página web
Ventanilla única
DEBILIDADES
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Se debe realizar el respectivo seguimiento a los indicadores documentados, con sus
debidos cuadros de control para que se puedan realizar evaluaciones periódicas y esta
manera determinar la eficacia y eficiencia de los procesos.
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Realizar auditorías internas que permita verificar el buen desarrollo y funciones de los
procesos que hacen parte de la Corporación.
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Complementar las fuentes de información internas donde se socialice
funcionario del Concejo de Neiva.
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Las tablas de retención documental se deben socializar e implementar ya que en el
presente año se documentaron, se debe realizar el respectivo seguimiento.
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Realizar los respectivos informes de las encuestas de satisfacción al cliente y realizar
su publicación en la página web.
Original firmado
LUIS EDUARDO PENAGOS HERNANDEZ
PRESIDENTE CONCEJO DE NEIVA 2015
a cada