Cap II - Marco Teorico rev1

2012
Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas
SISTEMA DE GESTION EMPRESARIAL
Optimización del Tiempo y Costo en el
Proceso de Contratación de Servicios con
la ayuda de la Digitalización de
Documentos. Aplicado a la Empresa Toldos
y Servicios “LUANA”
Autores:
Espinoza Andrade, Patricia del Carmen
Valencia Colca, Paul
MARCO TEORICO
EVENTOS SOCIALES
Entendemos por eventos sociales todos aquellos acontecimientos que festejan
un grupo de personas, sean familiares, amigos, o incluso compañeros de
trabajo, y justamente teniendo esto en cuenta podemos decir que los eventos
sociales pueden llevarse a cabo en cualquier ámbito, ya sea laboral o personal.
De todas maneras debemos decir que generalmente es mucho más común que
los eventos sociales se llevan a cabo dentro de un círculo de personas que es
bastante cerrado y unido, ya que entre los que podemos nombrar están los
cumpleaños, matrimonios, bautizos, aniversarios, entre otros.
Básicamente lo que se intenta en cada uno de los eventos sociales que las
personas organizan, es lograr juntar a toda la gente que se desea para reunirla
y poder pasar un rato divertido, ameno, en donde todos puedan distenderse en
confianza o incluso en donde algunos puedan conocer más gente e introducirlo
en un circulo afectivo mucho más personal, pero más allá de que los eventos
sociales puedan ser informales o formales, siempre se requiere de una
organización para que todo salga bien, especialmente cuando estamos
hablando de los eventos sociales que tienen un tinte más formal, como los
mencionados.
TOLDOS
El toldo pasa por ser un importante elemento de diseño y un creador de
ambiente en su propio domicilio, sea cual sea su estilo de vivienda. Además
proporciona una mayor intimidad, permitiendo la vida al aire libre sin miradas
indiscretas.
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En el caso de los toldos para eventos sociales, son de uso temporal hasta que
dure el evento que aproximadamente es entre uno o dos días. Estos son
armados con tubos de fierro en diferentes medidas para adaptarse a cualquier
ambiente físico, y posteriormente son decorados con telas en diferentes colores
acorde al tipo de evento, lo cual da al final del trabajo un aspecto visual muy
agradable.
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
Este proceso se da por mutuo acuerdo entre el cliente y la persona que brinda
los servicios. Antes de realizar el contrato, el cliente ha realizado todas las
consultas previas, como: precio y disponibilidad del servicio para la fecha
deseada.
Básicamente lo que contiene el contrato es los datos del cliente como
su
nombre y la dirección donde será el evento, también se especifica todos los
servicios que contrata con sus respectivos precios. Al final del contrato se
indica las condiciones y penalidades de ambas partes por si ocurriera algún
incumplimiento.
PYME
Las PYME son Pequeñas y Medianas Empresas, con un número no muy
grande de trabajadores, y con una facturación moderada. La PYME, tiene una
importancia muy grande en el desarrollo de los países.
Las pequeñas y medianas empresas son entidades independientes, con una
alta predominancia en el mercado de comercio, quedando prácticamente
excluidas del mercado industrial por las grandes inversiones necesarias y por
las limitaciones que impone la legislación en cuanto al volumen de negocio y de
personal.
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En diversos países, estas empresas son consideradas, como el principal motor
de la economía. Y es que en muchos casos, las PYME, son las empresas, que
más empleo generan dentro de una nación.
En España, por ejemplo las PYME constituyen más del 99% de las compañías.
En Chile, las PYMES significan el 80% de la oferta de mano obra, dentro del
país.
En Perú existe una clasificación denominada MYPE (micro y pequeña
empresa), para favorecer con la legislación laboral a las microempresas y
pequeñas empresas; estas en el Perú, generan el 80% del empleo (sea formal
o informal).
El Decreto Legislativo 1086 del año 2008, una ley de promoción de la
competitividad, formalización y desarrollo de la micro y pequeña empresa y del
acceso al empleo decente, modifica las características de las MYPE, según el
cual una MYPE debe reunir dos criterios, uno es la cantidad de empleados y el
otro el monto de las ventas anuales equivalentes a Unidades Impositivas
Tributarias (UIT).
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
El proceso de digitalización de documentos no solo afecta a los documentos en
papel, sino que también en su término más amplio también contiene otras
fuentes de datos a digitalizar tan diversas como: Fotografías, Música, Mapas,
Videos, señales de TV, Radio, etc… Al final el proceso siempre es el mismo y
se basa en convertir un origen no digital (analógico) a una representación
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binaria (digital) del origen. En el caso específico de digitalizar documentos con
origen en formato papel el proceso tiene que realizar:
 Captura con escáner del documento físico.
 Indexado de la información extraída del documento.
 Almacenamiento del documento y la información asociada para una
posterior búsqueda.
La digitalización supone un cambio total en el tratamiento de la información.
Permite su almacenamiento en grandes cantidades en objetos de tamaño
reducido o, lo que es más revolucionario, liberarla de los propios objetos y de
sus características materiales y hacerla residir en redes informáticas,
accesibles desde cualquier lugar del mundo en tiempo real.
La digitalización de la información está cambiando el soporte primordial del
saber y el conocimiento y con ello cambiará nuestros hábitos y costumbres en
relación al conocimiento y la comunicación.
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ANTECEDENTES
MTC
Digitalización de documentos – Modernización de la Gestión Documental.
El Proyecto de Digitalización de Documentos materializa la intención del
Ministerio de Transportes y Comunicaciones de implantar mecanismos
eficientes que optimicen y modernicen la gestión interna, partiendo desde las
actividades básicas como la gestión documental.
Este proyecto tiene por finalidad sentar bases sólidas para optimizar y
modernizar la gestión documental en el MTC, abarcando campos como el
ordenamiento y organización homogénea de los diferentes archivos del MTC, la
optimización de procesos de gestión documental, la implantación progresiva de
líneas de producción distribuidas que digitalicen los documentos de manera
homogénea con un almacenamiento centralizado, enfocando las actividades
hacia la implantación progresiva de un workflow documental idóneo para los
procesos de gestión documental del MTC.
Este proyecto se desarrollo en cuatro grandes etapas:
1. Organización, ordenamiento e informatización del archivo.
2. Digitalización de documentos.
3. Implantación progresiva de la solución informática.
4. Implantación de los mecanismos y/o servicios de almacenamiento y
conservación de los documentos digitalizados.
El principal beneficiado de éste proyecto es el ciudadano, pues podrá apreciar
una administración más eficiente y ágil, con tiempos de respuesta
progresivamente menores y una mayor transparencia en los procesos
involucrados. Asimismo, toda área o dependencia del MTC que inicie éste
esfuerzo se verá beneficiada con la reducción de los costos, tiempos y riesgos
involucrados en la gestión documental.
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Alcon Farmacéutica del Peru
Distribuidora de de perfumes, cosméticos y accesorios de belleza de
calidad mundial.
La empresa STANSA propuso la implementación de un software que pudiera
consumir una gran cantidad de datos ya digitalizados, así como todos los datos
producto de la digitalización diaria en adelante. Este sistema permite las
búsquedas de todo tipo de documentos de manera contextual y por palabras
claves.
Beneficio:
el
proceso
de
búsqueda
de
documentación
se
optimizo
drásticamente gracias a la implementación del aplicativo mencionado. Las
búsquedas pasaron a ser mucho más fáciles y flexibles después de una mejor
organización estructural de la información.
Se mejoro también el tiempo de espera desde la llegada de los documentos
físicos hasta que estuvieran disponibles en el sistema dado que ahora tenían la
posibilidad de hacerlo todo ellos mismos y no depender de un servicio de
digitalización.
EMC - Lux in Arcana (internacional)
Digitalización de archivo secreto del Vaticano
Se realiza en los Museos Capitolinos de Roma la cual muestra por primera vez
códigos, archivos, pergaminos, documentos y manuscritos de gran valor
histórico que han sido guardados por más de 400 años. La empresa que dirige
esta exposición es la EMC, la cual se encargó de digitalizar esta clase de
escritos con el objetivo de proteger y preservar la información del mundo para
las generaciones futuras.
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Entre los documentos que se muestran en la exposición se incluye una carta de
María Antonieta escrita en 1793, mientras ella estaba en la cárcel, la carta se
cree que iba dirigida al hermano de Luis XVI, Carlos X, rey de Francia. Para ver
la
información
digital
se
ingresa
a
la
siguiente
dirección
web:
www.luxinarcana.org
Estudio Echecopar Abogados
Digitalización de archivos jurídicos
Iniciaron la digitalización de los documentos de su archivo central en el año
2005. Dicho proyecto duró seis meses. Terminado el proyecto se continúo con
la digitalización de los documentos del archivo activo, y actualmente se
prosigue con los documentos que ingresan diariamente al archivo. La finalidad
de este proceso fue mejorar los servicios. El hecho de contar con expedientes
digitalizados, facilitó el mayor acceso a la información, disminuyó la consulta
física de los expedientes y éstos están más disponibles.
Fuente: informe de Norma Quispe Huamani en la UNMSM, en el año 2010
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