Estudios del sector licitación pública, selección abreviada, concurso

Código:GC-FO-23
ESTUDIOS DEL SECTOR
LICITACIÓN PÚBLICA, SELECCIÓN ABREVIADA,
CONCURSO DE MÉRITOS
Versión 01
Fecha de Emisión:
Marzo 17 de 2014
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1. ASPECTOS GENERALES
Identificación de la necesidad y codificación del bien, obra o servicio: Una vez el área encargada tenga definida con claridad la necesidad
que se pretende satisfacer, procederá a identificar el bien, obra o servicio que satisfagan tal necesidad, utilizando el clasificador de bienes y
servicios UNSPSC o Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas; que consiste en una metodología uniforme de
codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. Este
clasificador fue utilizado durante la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, asignándole un código a todos y cada uno de los bienes o
servicios que la Secretaría Distrital de la Mujer pretendía adquirir durante la vigencia 2014. Por lo anterior, cada actividad involucrada en
la compra del bien o servicio debe tener en cuenta ese código y verificar si existe otro código que aplique al bien, obra o servicio a
contratar.
Al desarrollar este ítem es importante que se contemplen los siguientes aspectos, si estos aplican o al objeto de contratación:
Económico
<Productos incluidos dentro del sector económico, Agentes que componen el sector económico, Gremios y asociaciones que participan en
el sector económico, Cifras totales de ventas, Perspectivas de crecimiento, inversión y ventas, Variables económicas que afectan el sector
(como inflación, variación del SMMLV y tasa de cambio, entre otras), Cadena de producción y distribución, Materias primas necesarias
para la producción y la variación de sus precios, Dinámica de importaciones, exportaciones y contrabando (si aplica)>
Técnico
Indicar las condiciones técnicas y tecnológicas del objeto del Proceso de Contratación (si estas aplican), incluyendo el estado de la
innovación y desarrollo técnico que permite crear nuevos productos y oportunidades de mercado y las nuevas tendencias como:
<Cambios tecnológicos, Amplitud de la oferta de características de los productos, Especificaciones de calidad, Condiciones especiales
para la entrega (cadenas de frío, sistemas de vigilancia, etc.) y Tiempos de entrega>
Regulatorio
La Entidad Estatal debe identificar la regulación aplicable al objeto del Proceso de Contratación, tanto la que influye en el mercado
del bien, obra o servicio, como la que regula la actividad de los proveedores y compradores de manera particular, incluyendo:
<Regulaciones del mercado, de precios, ambientales, tributarias y de cualquier otro tipo, así como las modificaciones recientes a tales
regulaciones y el impacto en su aplicación. También debe estudiar si en el sector hay Normas Técnicas Colombianas, acuerdos o normas
internacionales aplicables y autoridades regulatorias o de vigilancia>
Otros
En caso de que aplique, la Entidad Estatal debe identificar aspectos como: <Contexto ambiental, Social, Político u otros convenientes y
relevantes al sector o al Objeto de Contratación>
2. ESTUDIO DE LA OFERTA
Para el adelanto de este numeral se recomienda desarrollar los siguientes puntos:
¿Quién Vende?
Identificar los proveedores en el mercado del bien, obra o servicio; de igual manera es importante tener en cuenta las siguientes
características (en el caso que apliquen) para estos proveedores: <Tamaño empresarial, Ubicación, Esquemas de producción,
Comportamiento financiero>
¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes obras o servicios? 1
Este punto se debe desarrollar si el Objeto de Contratación lo requiere, ya que se debe conocer: <el proceso de producción,
distribución y entrega de los bienes, obras o servicios>, <los costos asociados a tales procesos>, cuáles son <las formas de distribución
y entrega de bienes o suministro del servicio>, entender la <dinámica del mercado en lo que corresponde a la cadena de producción o
distribución o suministro del bien, obra o servicio, así como identificar cuál y cómo es el proceso del bien, obra o servicio hasta llegar
al usuario final, el papel que juegan los potenciales oferentes en esa cadena y el ciclo de vida del bien, obra o servicio.
Algunas variables que pueden incidir en los precios son la variación del IPC, variación de la tasa de cambio y el cambio en los
precios de materias primas.
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Marzo 17 de 2014
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Analizar la logística asociada al objeto del contrato. Es decir, la coordinación y planeación de diferentes actividades para que un
bien, obra o servicio llegue a un usuario final en el tiempo y de forma adecuada. Esto incluye las actividades de las áreas de compras,
producción, transporte, almacenamiento, distribución y disposición final.
Por otro lado, existen dos posibilidades en cuanto a la distribución de un bien: (i) la Entidad Estatal contrata a un proveedor que
tenga la capacidad de suministrar y distribuir el producto en todos los lugares requeridos y maneja los pedidos e inventario de cada
lugar; o (ii) la Entidad Estatal cuenta con uno o varios centros de almacenamiento donde el proveedor entrega el pedido y la Entidad
Estatal se encarga de distribuir el producto a cada seccional, utilizando transporte propio o contratando el servicio con otro
proveedor. El estudio del sector debe permitir responder las siguientes preguntas que sirven de guía para determinar el esquema de
distribución:
¿Los proveedores tienen la capacidad de distribuir el producto en todos los lugares requeridos?
¿Cuál es la diferencia de costos entre contratar el transporte y distribución al mismo proveedor del producto o contratar el
transporte de forma independiente?
¿Cuáles son los tiempos de entrega a los diferentes lugares donde se debe suministrar el producto?
¿El producto permite ser almacenado o necesita de condiciones especiales para conservar sus propiedades?
¿El ahorro de comprar en bloque y almacenar (en caso de que la Entidad Estatal cuente con un centro de almacenamiento) es mayor
que los costos de distribuir a varios lugares?
Inventario: La compra o el suministro de bienes requiere de un estudio de la forma como almacenan y manejan sus inventarios los
posibles oferentes para efectos del análisis del Riesgo de desabastecimiento y para determinar si la Entidad Estatal requiere tener un
inventario propio mínimo. Tener en cuenta:
La precisión de su estimación de la demanda propia del bien y la demanda de terceros.
La existencia de inventarios en las instalaciones del proveedor y el tiempo para su entrega a la entidad estatal.
Los efectos del riesgo de desabastecimiento.
El costo y los riesgos asociados a mantener el inventario;
La disponibilidad de un espacio adecuado para el inventario al servicio de la entidad estatal y el valor asociado a este.
3. ESTUDIO DE LA DEMANDA
Se recomienda que se realicen las siguientes preguntas y se respondan siempre y cuando sean aplicables al objeto del contrato:
¿Cómo ha adquirido la Secretaría Distrital de la Mujer este bien, obra o servicio?
Modalidad de la Selección del Contratista <Indicar porque modalidad se eligió>
Objeto del contrato <Corresponde al asignado en el proceso objeto de estudio>
Cantidad del bien o servicio <Corresponde al asignado en el proceso objeto de estudio>
Autorizaciones, permisos y licencias requeridas para la ejecución <Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto, cuando el
contrato incluye diseño y construcción>,
Valor de los contratos y forma de pago <Se debe especificar el valor del contrato y como se pagó al proveedor>
Número de contratos suscritos para el efecto <Indicar la cantidad de contratos, adiciones, prórrogas o modificaciones>
Vigencias de los contratos <Plazo de ejecución del contrato>,
Presupuesto con cargo al cual han sido ejecutados <Nombrar los rubros presupuestales y el certificado de disponibilidad presupuestal>
Oferentes que han participado en los procesos de selección <Indicar los proponentes que radicaron propuestas de acuerdo con el Acta
de cierre>
Imposición de Sanciones <Estudiar el comportamiento del contratista>
Condiciones de pago <Documentos que debe presentar para que la Entidad realice el desembolso del dinero>
Cronograma del proceso de contratación <Se encuentra en la página de SECOP, documento Invitación pública. Si el contrato es por
modalidad directa no aplica>
Tiempos y lugares de entrega
Garantías exigidas y siniestros (si estos aplican)
¿Cómo ha adquirido la Secretaría Distrital de la Mujer este bien, obra o servicio?
Identificar y analizar procesos de Entidades Estatales que han adquirido el bien, obra o servicio en el pasado; esta información se
encuentra en SECOP; esta información se puede observar en los pliegos de condiciones, adendas, observaciones a los pliegos, actas de
evaluación, contratos y demás Documentos del Proceso. No obstante, para la consulta y empleo de la información, la Entidad Estatal no
debe copiar mecánicamente la información de otros Procesos de Contratación y debe tener en cuenta que hay una buena práctica cuando en
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el Proceso de Contratación hubo competencia de ofertas, el contratista cumplió con el objeto del contrato oportunamente y en los términos
acordados y la ciudadanía recibió el bien, obra o servicio. La información histórica de la demanda es importante para definir ciertos puntos
respecto al conocimiento particular de la necesidad a contratar, proveedor y precio de adquisición.
Para el efecto la Entidad Estatal debe <Tener claro las cantidades que requiere comprar, en caso de ser un monto, o saber si las
aproximaciones históricas muestran que ha tenido que hacer adiciones para suplir la demanda o si por el contrario la demanda ha sido
sobrestimada. Saber cómo ha escogido a los proveedores en caso que el bien, obra o servicio haya sido contratado anteriormente. La Entidad
Estatal debe indagar sobre el desempeño de estos proveedores y preguntarse si existen varios proveedores que puedan satisfacer la necesidad
y atender la demanda en el lugar donde es requerida. Por último, la Entidad Estatal debe conocer si el precio que ha pagado por el bien, obra
o servicio en diferentes momentos ha sido constante teniendo en cuenta la inflación, variación de la tasa de cambio o los precios de las
materias primas. El análisis de esta información histórica proporciona a la Entidad Estatal herramientas para tomar mejores decisiones de
compra. Igualmente, Colombia Compra Eficiente recomienda a la Entidad Estatal revisar cómo contratan las empresas del sector privado los
mismos bienes, obras y servicios en condiciones de volumen, cantidad y calidad comparables
4. RIESGOS DEL PROCESO
Tabla en Excel (Análisis de Riesgo), cuya explicación se halla en “”Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo” en los Procesos
de Contratación emitida por Colombia Compra Eficiente.2
5. BIBLIOGRAFIA
Enunciar todas las fuentes consultadas para el desarrollo del Estudio del Sector
2
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_riesgo_web.pdf