Procedimiento operativo de Adquisición Directa

Código:
Nombre del Documento:
DGPPEE-A07B-PO-35
Procedimiento Operativo de Adquisición Directa
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1
Revisión: 3
Página: 1 de 7
1.0
Propósito
1.1
Adquirir por Compra Directa y Requisición los bienes solicitados, que no se tienen en
existencia en el almacén y sean necesarios para el cumplimiento de los proyectos y
programas asignados a las áreas de la Dirección General.
2.0
Alcance
2.1
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas que integran la Dirección General de
Planeación, Programación y Evaluación Educativa.
3.0
Políticas de operación
3.1
Atender de manera expedita las solicitudes de las diferentes áreas de la Dirección General
dentro de la Normatividad establecida.
Evaluar la factibilidad de comprar, de acuerdo a existencias del almacén y al monto solicitado,
y en caso de no existencia proceder a la adquisición de los bienes solicitados de acuerdo a la
normatividad vigente.
Evaluar que los materiales solicitados cumplan en cantidad, calidad y precio de acuerdo a la
solicitud de compra.
Dar entrada y/o salida simultánea de los artículos adquiridos
3.2
3.3
3.4
Código:
Nombre del Documento:
DGPPEE-A07B-PO-35
Procedimiento Operativo de Adquisición Directa
Revisión: 3
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1
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4.0 Diagrama del procedimiento
Áreas de la D..G.P.P.E.E
Coordinación
Administrativa
Departamento de
Recursos Materiales
Proveedor
Inicio
1
Envía
memorandum
2
Recibe requerimiento
de las áreas
3
Analiza y Clasifica
requerimiento
4
Compra Directa
5
Revisa y Autoriza
6
Pedido
7
Entrega de Material
8
Recepción y
Distribución de
Material
9
Trámite de pago
10
Gestión de pago
12
Autorización y firma
de cheque
11
Gestión de cheque
13
Pago
Fin
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Procedimiento Operativo de Adquisición Directa
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1
5.0
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Descripción del procedimiento
Secuencia de
Etapas
1 Envía
memorándum
2 Recibe
requerimientos
de las áreas
3 Recibe,
analiza y
clasifica
requerimientos
Actividad
Responsable
1.1 Envía mediante memorándum ó atenta nota, requerimientos de bienes Áreas de la
de consumo y/o servicios.
DGPPEE
2.1 Recibe de las áreas que integran la Dirección General sus
requerimientos de bienes de consumo y/o servicios.
2.2 Turna al Departamento de Recursos Materiales para su trámite.
3.1 Recibe, analiza y clasifica el requerimiento que cumpla con lo
establecido en el Manual de Normas para el Ejercicio y Control del
Presupuesto Autorizado, así como Clasificador de Gasto por Objeto.
3.2 Clasifica y gestiona la Adquisición.
a) No procede la solicitud de compra directa en virtud de que se tiene en
existencia en el almacén se informa. Pasa a la etapa1.
b) Sí procede se lleva acabo por Adquisición Directa (El importe total de
su adquisición sea menor de $ 57,500.00 con IVA incluido).
Coordinación
Administrativa
Departamento
de
Recursos
Materiales
4.1 Compra directa se realiza:
a) Se solicitan cotizaciones a tres proveedores.
b) Cuadro comparativo.
4 Compra
directa
Departamento
de Recursos
Materiales
4.2 Se turna al Coordinador Administrativo para su Autorización.
5.1 Revisa Cotizaciones del los proveedores.
5.2 Revisa cuadro comparativo y determina el proveedor ganador
considerando los siguientes aspectos:
5 Revisa y
autoriza
a)
b)
c)
d)
Precio y calidad del material.
Tiempo de Entrega.
Tipo de pago (Crédito, contado.)
Que esté registrado (documentación en regla) y no tenga problemas
fiscales ni legales.
Coordinación
Administrativa
5.3 Elige al ganador, autoriza y lo turna al Departamento de Recursos
Materiales para trámite.
6.1 Se finca pedido al proveedor elegido.
6.2 Se le informa al proveedor para que firme el pedido con las siguientes
indicaciones:
6 Pedido
a) Donde va a entregar (Dirección y Persona quien lo va a atender)
b) Factura que este en regla fiscalmente (leyendas, impresor, vigencia
de Hacienda etc.)
Departamento
de Recursos
Materiales
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Procedimiento Operativo de Adquisición Directa
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1
Secuencia de
Etapas
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Actividad
Responsable
7.1 Entrega material de acuerdo a lo especificado.
7.2 Entrega factura y/o remisión, se revisa (Costos, IVA, condiciones de
pago y que este en regla fiscalmente.)
7 Entrega de
material.
8 Recepción y
distribución de
material.
9 Trámite de
Pago
10 Gestión de
Pago
a) Si no cumple los requisitos solicitados tanto en material como factura
se rechaza. Pasa a etapa 6
b) Si cumple los requisitos solicitados pasa a la siguiente etapa.
7.3 El personal del Almacén ó persona autorizada para la recepción
informa al jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
8.1 Recepción de material y documentación, revisado que cumpla con lo
solicitado se resguarda el material y la documentación se tramita.
8.2 Distribución del material a las Áreas solicitantes conforme a los
lineamientos (Vale de papelería requisitazo)
9.1 El proveedor remite al Departamento de Recursos Materiales y
Servicios la Factura Original debidamente Requisitada.
9.2 Solicita informe de pago y condiciones.
10.1 Recibe y revisa la documentación para tramitar el pago.
a) Si no cumple con los requisitos fiscales emitidos por la S.H.C.P. se
rechaza. Pasa a la etapa 9.
b) Si cumple con los requisitos fiscales emitidos por la S.H.C.P. pasa a
la siguiente etapa.
Proveedor
Departamento
de Recursos
Materiales
Proveedor
Departamento
de Recursos
Materiales.
10.2 Tramite del pago se hace solicitud de emisión de cheque con la
documentación soporte, firmada y autorizada.
10.3 Se turna al Departamento de Recursos Financieros.
11.1 Revisión de Documentos y trámite de cheque.
11 Gestión de
Cheque
a) Si no cumple con los requisitos fiscales emitidos por la S.H.C.P. ó
detecta algún inconveniente se rechaza. Pasa a la etapa 9.
b) Si cumple con los Requisitos. Pasa a la siguiente etapa.
Departamento
de Recursos
Financieros.
11.2 Realiza el cheque, póliza de cheque y lo turna al Coordinador
Administrativo para su autorización
12 Autorización
y firma de
cheque
13 Pago
12.1 Coordinador recibe documentación soporte, cheque y lo revisa lo
somete al Director General para su Autorización.
12.2 Una vez autorizado, se turna al Departamento de Recursos
Financieros.
12.3 Se le avisa al Departamento de Recursos Materiales para que le
informe al proveedor.
13.1 Se Informa al proveedor que pase a cobrar determina factura al
Departamento de Recursos Financieros.
13.2 Pasa a cobrar, firma póliza y recibe cheque.
Coordinador
Administrativo
Proveedor
Código:
Nombre del Documento:
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Procedimiento Operativo de Adquisición Directa
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1
6.0
Revisión: 3
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Documentos de Referencia
Documentos
Código
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gastos Público Federal. Art. 43, 44, 45, 49 y 63.
Fracción I, III, 69, 70 y 71.
No aplica
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector Público (4-1-2000).
Capítulo III. Art. 40, 41|, y 42. Capítulo IV, Art. 82
.
Acuerdo que establece las disposiciones de carácter general que en materia de
racionalidad y disciplina presupuestal se deberán observar.
No aplica
Manual de Normas para el Ejercicio y Control del Presupuesto. (2000). Título III, Capítulo
6, núms. 160-164.
Clasificador por Objeto del Gasto (2001).
No aplica
Sistema de Gestión de Calidad – Requisitos Norma ISO 9001:2000
No aplica
Guía Técnica para la Elaboración de Manuales y Procedimientos y Gestión de la Calidad
No aplica
No aplica
No aplica
Procedimiento Gobernador para la Elaboración de Documentos
DGPPEE-A10A-PG-01
Procedimiento Gobernador para el Control de Documentos
DGPPEE-A10A-PG-02
7.0 Registros
Registros
Tiempo de
conservación
1 año
Responsable de Conservarlo
Código
Departamento de Recursos Materiales
No aplica
1 año
Departamento de Recursos Materiales
No aplica
Emisión de Cheque
1 año
Departamento de Recursos Materiales
C00.1-CAD-SOL-001
Requisición de
Compra
Solicitud de compra
directa
1 año
Departamento de Recursos Materiales
No aplica
1 año
Departamento de Recursos Materiales
No aplica
Cuadro
comparativo
Pedido menor
8.0
Glosario
DGPPEE.- Dirección General de Planeación, Programación y Evaluación Educativa.
S.H.C.P.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público
Código:
Nombre del Documento:
DGPPEE-A07B-PO-35
Procedimiento Operativo de Adquisición Directa
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1
9.0
Anexos
9.1
9.2
9.3
9.4
Cuadro Comparativo
Pedido al proveedor ganador
Emisión de Cheque
Solicitud de Compra Directa
10.0
Cambios de esta Versión
Revisión: 3
Página: 6 de 7
Número de Revisión
Fecha de la actualización
Descripción del cambio
2
31/10/2005
El nombre de la Dirección General
de Planeación, Programación y
Presupuesto en el D.F., cambió por
el de Dirección General de
Planeación,
Programación
y
Evaluación Educativa.
El propósito, el alcance y las
políticas se modificaron.
La parte de control de emisión
cambió en el nombre por el cargo
de los involucrados en el
procedimiento.
El procedimiento se modificó de
acuerdo a los nuevos lineamientos
de operación que se han generado
en la Administración Federal.
3
13/02/2008
Se modificó
DGPPEE
el
código
de
la
Se cambió el logotipo institucional
de la SEP.
Se modificó la redacción del
alcance, las políticas de operación
y casi toda la descripción del
procedimiento.
Se modificó el diagrama de flujo.
Nombre:
Firma:
Fecha:
Elaboró
Rodolfo Armenta Sánchez
CONTROL DE EMISIÓN
Revisó
Rubén Ceron Bustos
Autorizó
Arq. Guillermo Bosch Olivares