_SOCIEDAD PRODUCTORA DE DIRECTORIOS

UBB - CAPACITA
PROCEDIMIENTO
SELECCION Y EVALUACION DE PROVEEDORES
Revisado por:
Juan C. Martín H.
Jefe Depto. Capac. Concep.
Código: PGUB-06
Versión: 01
Domingo W. Sáez B.
Jefe Depto. Capac. Chillán
Fecha de publicación: 30/03/06
Aprobado por:
Reinaldo Sánchez A.
Director General DITTES
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PROCEDIMIENTO SELECCION Y EVALUACION DE PROVEEDORES
UBB - CAPACITA
1. OBJETIVO
Seleccionar, evaluar y reevaluar proveedores en función de su capacidad para suministrar
productos y/o servicios de acuerdo a los requerimientos de UBB-Capacita.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos procesos de UBB-Capacita que requieran productos y/o
servicios catalogados como críticos.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán tienen la responsabilidad y autoridad para
cumplir y hacer cumplir el objetivo del presente procedimiento.
4. DESCRIPCION DEL PROCESO
4.1 PROVEEDORES CRITICOS
El Director General DITTES y los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán han
determinado, en base al impacto que tienen en la calidad del servicio de capacitación de UBB Capacita, que son críticos los proveedores de relatoría de seminarios y cursos, los cuales se
seleccionan, evalúan y reevalúan, según sea el caso.
La infraestructura para realizar las actividades de capacitación no se considera crítica, porque
las jefaturas de capacitación de Concepción y Chillán no tienen injerencia en su selección, uso
y mantención. No obstante lo anterior igual se evalúa para futuros análisis de criticidad.
4.2 CRITERIOS PARA SELECCIONAR, EVALUAR Y REEVALUAR RELATORES
Generalidades
La relatoría de actividades de capacitación de UBB – Capacita tiene tres tipos de relatores:



Profesionales, académicos y no académicos, competentes en el tema a relatar de la
Universidad del Bio Bio.
Profesionales competentes en el tema a relatar, pertenecientes a empresas
relacionadas a la Universidad del Bio Bio (ejemplo, profesionales pertenecientes al
Centro de Alta Tecnología de la Madera, CATEM).
Profesionales externos competentes en el tema a relatar.
Criterios para seleccionar relatores.
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Experiencia en el tema a relatar. Los relatores que trabajan con UBB - Capacita son expertos
en los temas que desarrollan en seminarios y/o cursos, lo que se avala porque tienen al menos
2 años de trabajo en empresas privadas o públicas, en las materias que expone. Esto lo
certifican los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán, quienes deben poseer un
currículum vitae del relator o bien antecedentes de mercado que avalen la decisión de tenerlo
como relator. Mientras más experiencia en el tema a relatar tenga el potencial prestador de
servicios, mejor se avalúa (ver Tabla Nº 1).
Perfeccionamiento. Las actividades de docencia en instituciones de Educación Superior o en
prestigiosos centros de educación para ejecutivos son una variable importante para UBB –
Capacita. El mínimo de tiempo de docencia es de 2 años, pero mientras más años de
docencia tenga el relator en el tema, mejor se evalúa (ver Tabla Nº 1).
Evaluación de relatores
Los relatores se evalúan a través de una encuesta (escala 1 a 5) que llenan los asistentes de
las actividades de Capacitación, la que considera los siguientes ítems:





Claridad en la exposición del tema
Dominio del tema
Metodología utilizada facilita el aprendizaje
Incentivo a la participación de los integrantes
Puntualidad.
Registros
El currículum y/o antecedentes de mercado que avalan la decisión de tener a determinada
persona como relator de UBB – Capacita, deben mantenerse como registro del sistema de
gestión de calidad, a cargo de los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán, según sea el
caso. Lo mismo sucede con los datos que se obtienen de las encuestas que se realizan al
terminar las actividades de Capacitación.
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4.3 SELECCIÓN Y EVALUACION DE RELATORES
Tabla Nº 1. Puntaje asignado para seleccionar y evaluar proveedores
Se evalúa anualmente a cada relator a través del promedio obtenido en las encuestas post capacitación.
Tabla Nº 1.
Item
Puntaje: 10
Puntaje: 20
Puntaje: 30
a) Experiencia en el tema a relatar
b) Docencia
2 – 5 años
2- 3 años
6 – 9 años
4 a 7 años
Más de 9 años
Más de 7 años
c) Evaluación ADC (puntos encuesta
post - capacitación)
Claridad en la exposición del tema
1y2
3
4y5
Dominio del tema
1y2
3
4y5
Metodología
utilizada
facilita
el
aprendizaje
Incentivo a la participación de los
integrantes
Puntualidad.
1y2
3
4y5
1y2
3
4y5
1y2
3
4y5
4.3.1 SELECCION DE RELATORES EXTERNOS A LA UNIVERSIDAD
La selección de relatores externos a la Universidad se da cuándo UBB – Capacita necesita
contratar por primera vez un servicio de relatoría externo para realizar un taller, seminario,
curso u otra actividad de Capacitación.

UBB- Capacita selecciona relatores externos que tengan al menos 40 puntos en la
suma de los ítems experiencia laboral y docencia.

Si se da el caso que para un determinado tema existen dos o más relatores que,
cumpliendo el puntaje mínimo tienen igual puntaje global, los Jefes de Capacitación de
Concepción y Chillán tienen la autoridad para elegir a uno de ellos de acuerdo a
variables tales como: relación con la Universidad y/o con UBB- Capacita, percepción del
mercado y/o costo.
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4.3.2 EVALUACION DE RELATORES
Anualmente, en mes de enero de cada año, los relatores que prestan servicios en UBB –
Capacita serán clasificados por los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán, de acuerdo
a los resultados obtenidos en las encuestas que se efectúan al término de las actividades de
Capacitación (ADC). De acuerdo a lo anterior, quedarán clasificados de la siguiente manera:
Categoría relator
Cumplimiento de ítem de encuesta al
término de las ADC
A
El relator cumple con todos los
requerimientos. Es confiable
para prestar el servicio en UBB Capacita.
La suma del puntaje del ítem “c” de la
Tabla Nº 1 suma 150.
B
El relator cumple con alguno de
los requerimientos, pero igual
puede prestar el servicio ya que
no afecta la confiabilidad del
servicio de UBB – Capacita
C
El relator no cumple con los
requerimientos de UBB Capacita.
La suma de puntaje del ítem “c” de la Tabla
Nº 1 suma entre 100 y 150.
La suma de puntaje del ítem “c” de la Tabla
Nº 1 es menor a 100.
Con los datos obtenidos en la evaluación, se genera el registro RGUB – 0610 “Evaluación de
relatores”.
4.4 ACCIONES DERIVADAS DE LA EVALUACION DE RELATORES
Los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán, según sea el caso, comunican en forma
escrita al relator, el resultado de la evaluación. Las acciones a seguir, según resultado de la
evaluación, son las siguientes:
Relatores categoría A: Continúan prestando servicios a UBB – Capacita, sin problemas.
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Relatores categoría B: Los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán, según sea el caso,
analizan con el relator el resultado de la evaluación con el objeto de que mejoren los ítems mal
evaluados por los asistentes a las ADC. Si durante 2 períodos seguidos se repite el resultado
de la evaluación, habiendo llevado a cabo acciones de mejora, el relator pasa a categoría C.
Relatores categoría C: No podrán efectuar nuevas relatorías en UBB-Capacita, a menos que
los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán, según sea el caso, hayan efectuado con
ellos un trabajo de análisis de los criterios más mal evaluados por los asistentes a las ADC. Se
deberá dejar registro de este plan de mejoramiento. En todo caso, deberá pasar al menos el
semestre siguiente a la evaluación en cuestión, sin ser relator de UBB - Capacita.
4.5 REEVALUACION DE PROVEEDORES
Todo proveedor que esté en categoría C y haya participado en el trabajo de análisis con los
Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán según sea el caso, será reevaluado en la
primera ADC que realice post dicho trabajo, debiendo quedar evaluado al menos en categoría
B. Si nuevamente queda en categoría C, no podrá volver a trabajar con UBB-Capacita por el
lapso de 1 año.
5. SEGUIMIENTO Y MEDICION
El proceso que se encuentra explicitado en el presente procedimiento será seguido, medido,
analizado y controlado por los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán, a través del
resultado de las auditorías internas y externas.
Las No Conformidades (NC), No Conformidades Potenciales (NCp), Observaciones (Obs) y
Opciones de Mejora (OM) levantadas en auditorías internas y externas, que tengan como base
el punto normativo 7.4.1 de las normas ISO 9001 y NCh 2728, serán analizadas y se tomarán
acciones según sea el caso, en el proceso de Revisión por la Dirección (procedimiento
documentado código PGUB-07).
6. REGISTROS
Registro “Evaluación de relatores”, código RGUB-0610
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Procedimiento Elaboración y control documental, código PGUB-01.
Procedimiento Control de Registros, código PGUB-02
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9. ANEXOS
Anexo nº 1. Formato Encuesta post- actividades de capacitación, código RGUB 8001.
Anexo Nº 2. Formato registro “Evaluación de relatores”, código RGUB-0610.
10. REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTALES
Identifica en forma breve los cambios realizados al documento. Esta labor la realiza el Revisor.
Registro. RG-0102
Tema
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Punto
del
texto
Indicar cambio
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Anexo Nº 1.
UNIVERSIDAD DEL BIO BIO / UBB - CAPACITA
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN - PROCESO DE CAPACITACION
RGUB- 8001
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACION: _______________________________________
NOMBRE RELATOR: _______________________________________________________________
CODIGO INTERNO: _________________________________________
LUGAR DE REALIZACION: ____________________________________
FECHA DE INICIO: ___________________ FECHA DE TÉRMINO: _________________
Registrar con un círculo, para cada ítem que se consigna, el numeral que estime, de 1 a 5, donde:
1: MUY MALO / 2: MALO / 3: REGULAR / 4: BUENO / 5: MUY BUENO
a) Relator
Claridad en la exposición del tema
Dominio del tema
Metodología utilizada facilitó el aprendizaje
Incentivo a la participación de los integrantes
Puntualidad.
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
3
3
3
3
3
4
4
4
4
4
5
5
5
5
5
1
1
1
2
2
2
3
3
3
4
4
4
5
5
5
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
1
1
1
2
2
2
3
3
3
4
4
4
5
5
5
b) Satisfacción General
Cumplimiento de objetivos
Cumplimiento de contenidos
Logro de expectativas
c) Material Didáctico
Utilizado en las exposiciones
Entregado a los participantes
d) Infraestructura y logística
Atención al participante
Sala de clases, talleres y laboratorios
Apoyo logístico
e) Observación(es) ______________________________________________
___________________________________________________________
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Anexo Nº 2. Formato Registro “Evaluación de relatores”.
REGISTRO EVALUACION DE PROVEEDORES RG-0610
UNIVERSIDAD DEL BIO BIO - UBB - CAPACITA
REGISTRO EVALUACION DE PROVEEDORES, RG-0610
PERIODO DE
EVALUACION
REALIZADA POR
Nombre Relator
Nº de ADC
realizadas
Puntaje
promedio
obtenido
Categoría
Relator
Acciones a seguir
Nota: Si este registro se imprime, deber ser firmado por el responsable del registro.
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