Cotizador - Vicerrectoría Ensenada

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 01
Efectividad : 06/04/2015
Página : 1 de 4
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Cotizador
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
VII
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento
Administrativos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas de
la institución.
Proveedores nacionales y extranjeros.
Agencia aduanal.
Público en general.
de
Servicios
Función genérica:
Elaborar las cotizaciones de los artículos, materiales y equipo que soliciten los usuarios,
buscando el mejor precio, calidad y servicio entre diferentes proveedores de la
localidad, nacionales y extranjeros para realizar la compra correspondiente.
1-151-759-15-09
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Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 01
Efectividad : 06/04/2015
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Nombre del Puesto:
Cotizador
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Recibir las solicitudes de adquisiciones y elaborar las cotizaciones del equipo o
material solicitado.
2. Enviar a los proveedores, por fax o correo electrónico las solicitudes de cotización y
consultar catálogos por Internet.
3. Analizar en coordinación con el usuario las cotizaciones realizadas, cuando así
proceda.
4. Entregar a su jefe inmediato las solicitudes cotizadas, para su revisión y selección.
5. Captar los datos de las cotizaciones recibidas para generar el comparativo para
selección de proveedores y proceder a la elaboración de la orden de compra.
6. Enviar la orden de compra a los proveedores seleccionados para surtirla, así como
registrar en el sistema de compras su fecha de entrega.
7. Mantener contacto permanente con los diferentes proveedores de la institución
tanto locales como extranjeros, para la actualización de precios.
8. Verificar el oportuno cumplimiento del tiempo de entrega de los proveedores.
9. Llevar un control de las órdenes de compra realizadas nacionales y extranjeras, así
como finiquitarlas y archivar las copias correspondientes.
10. Elaborar cartas u oficios a compañías extranjeras para enviar órdenes de compra o
de pago.
11. Solicitar al Departamento de Tesorería el pago a proveedores de las mercancías
adquiridas; así como realizar comprobaciones de gasto.
12. Enviar pagos a proveedores en México, cuando se requiera.
13. Mantener actualizado los expedientes de los proveedores solicitándoles la
documentación necesaria.
14. Recibir las facturas y órdenes de compra de mercancía entregada, expidiendo su
contrarrecibo.
15. Realizar la cotización y compra de artículos urgentes cuando se requiera.
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Cotizador
Código:
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16. Elaborar las requisiciones para la compra de material solicitado.
17. Cancelar las órdenes de compra o solicitudes de adquisición cuando se requiera.
18. Recibir y atender a todas aquellas personas que deseen tratar asuntos de su
competencia.
19. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean
necesarios para el desempeño de sus funciones.
20. Apoyar en actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad de la
Vicerrectoría Ensenada certificado bajo la Norma ISO9001:2008.
21. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean
necesarios para la mejor realización de sus funciones.
22. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su jefe
inmediato.
23. Elaborar y presentar a su jefe inmediato un informe periódico sobre las actividades
realizadas.
24. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
25. Contribuir con la actualización de la página web del departamento cuando así se le
requiera.
26. Solicitar al departamento de tesorería el registro y/o modificación en los auxiliares
de contabilidad de proveedores.
27. Registrar a proveedores en el sistema de cotizaciones cuando se requiera.
28. Dar seguimiento a las compras en el sistema y a las devoluciones.
29. Dar seguimiento a las órdenes de compra generadas por los administradores.
30. Notificar al jefe se servicios varios de aquellas solicitudes que requieran su
supervisión al proveedor ya sea por entrega o instalación.
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Nombre del Puesto:
Código:
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Cotizador
Requisitos:

Contar con grado de licenciatura afin al puesto.

Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.

Conocimientos en la compra de materiales y equipo.

Criterio propio para la toma de decisiones al resolver problemas sencillos que se
le presenten.

Saber manejar software de cómputo, tales como el word, excel, power point, etc.

Conocimientos básicos del idioma inglés.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Firma
L.A.E. Lucas Eduardo Ramos Acosta
Elaboró:
Cotizador
L.I. Mario Castillo Serrano
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento
de Planeación e
Imagen Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento
de Servicios
Administrativos
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