Sistema de Gestión de la Calidad INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Versión 3.0 Código: IAD-001 26/08/2011 CARTAGENA DE INDIAS D. T. y C. Código: IAD-001 INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Versión: 3.0 Fecha: 26/08/2011 Página 2 de 5 Control del Documento Autores Revisión Aprobación Oficialización Nombre Cargo Giovanna Coordinador Venegas SGC Jorge Vásquez Director Administrativo y Financiero (E) Jorge Vásquez Director Administrativo y Financiero (E) Gabriel Director Vergara Lago General Dependencia Control Interno Dirección Admitiva y Financiera Dirección Admitiva y Financiera Gerencia Fecha 26/09/2007 28/09/2007 28/09/2007 29/09/2007 Control de los Cambios Versión No. 1.0 2.0 3.0 Fecha de Descripción de los Cambios Oficialización 28/05/2007 Emisión original 29/09/2007 Responsable de elaborar la evaluación de proveedores 26/08/2011 Se actualiza el instructivo de evaluación de proveedores de acuerdo a la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción Solicitó Edgardo Díaz Jorge Vásquez P. Guillermo Acosta Código: IAD-001 INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Versión: 3.0 Fecha: 26/08/2011 Página 3 de 5 1. OBJETIVO Establecer la forma como debe realizarse la evaluación de los proveedores de bienes de servicio y bienes que afectan los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de Distriseguridad 2. ALCANCE Este instructivo aplica para los proveedores que afectan el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma NTCGP 1000/2004 4. DEFINICIONES 4.1. Proveedor: persona natural o jurídica que nos suministra productos y/o servicios a la 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. organización. Registro De Proveedores: es un formato en el cual se registra los proveedores de los bienes y/o servicios referenciados al cumplimiento del objeto del contrato. Producto: el resultado de actividades o procesos. Servicio: los resultados generados por actividades en la interrelación entre el proveedor y el cliente. Orden De Compra y/o Servicio: documento generado para solicitar un producto y/o servicio a un proveedor. Contrato: Documento Generado entre dos partes, que pueden se naturales o jurídicas para la adquisición de un bien y/o servicio, implica cumplimiento de formalidades plenas. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1. La evaluación de proveedores se realizara cada vez que un proveedor suministra un bien o servicio por primera vez a la entidad en la vigencia; para ello se requiere como fuente de información el formato de aceptación/devolución de bienes y/o servicios adquiridos. 5.2. Si el resultado de la evaluación nos da que el proveedor es tipo A, este ingresara al listado de proveedores de la entidad. 5.3. Esta evaluación se realizara anualmente a los proveedores que se encuentran en el listado de proveedores de la entidad. Código: IAD-001 INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Versión: 3.0 Fecha: 26/08/2011 Página 4 de 5 6. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO Para cada uno de los procesos que involucra la adquisición de bienes y/o servicios adquiridos por la entidad, se establecen los criterios para la evaluación de los proveedores. Además, estos criterios son ponderados porcentualmente según su importancia como se muestra de la siguiente manera: Criterio Importancia Calidad del producto/servicio Precio Cumplimiento en la entrega Cumplimiento de Requisitos Establecidos 40% 20% 20% 20% La calificación será la siguiente: 1 3 5 No cumple criterio de calificación Cumple parcialmente el criterio de calificación Cumple completamente el criterio de calificación La evaluación del proveedor, se efectuará según el siguiente rango de valores totales: A. 4.1 – 5 El proveedor cumple. Debe evaluarse anualmente B. 3.1 – 4 El proveedor cumple parcialmente. Se considerara el tenerlo en cuenta para futuras compras. Cuando el proveedor obtiene dos cumplimientos parciales consecutivos se evaluara como un proveedor tipo C. C. Menos de 3 El proveedor no cumple. No se tiene en cuenta para futuras compras de la vigencia, si se da el caso de dos no cumplimientos en vigencias consecutivas se procederá a excluir del registro de proveedores. La evaluación de proveedores se realiza por medio del Formato Evaluación de Proveedores anualmente, esta evaluación debe estar a cargo del supervisor asignado según el objeto del contrato. El supervisor deberá entregar al departamento jurídico la evaluación de proveedores y el informe final de supervisión, que son requisitos exigidos por la entidad para efectuar el último pago de la obligación contraída. Estos informes deberán reposar en la carpeta del contratista, en el caso de incumplimiento el supervisor deberá remitir copia de los informes a la Dirección administrativa y financiera, este a su vez notificara al proveedor del resultado de la evaluación y de las medidas correctivas cuando así se requieran. Código: IAD-001 INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Versión: 3.0 Fecha: 26/08/2011 Página 5 de 5 El Responsable de la Oficina de Recursos físicos debe realizar un registro de todos los Proveedores que suministran materiales a Distriseguridad. En el registro de proveedores debe aparecer, el Nombre de la empresa, el Nit, la dirección, el teléfono, el contacto o persona que represente la empresa y el bien y/o servicio que ofrece o suministra. 7. ANEXOS FAD-001 Formato Evaluación de Proveedores FAD-002 Formato de Aceptación/Devolución de bienes y/o servicios