I.E.S. PABLO DE OLAVIDE LA CAROLINA (JAÉN) SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ER-0734/2009 PR7403 Rev. 2 Fecha: 30/09/11 Página 1 de 4 OBJETO Definir el procedimiento de selección y evaluación de proveedores. ÁMBITO DE APLICACIÓN Los proveedores de todos los productos o servicios que se realizan en el I.E.S. Pablo de Olavide, (aunque hayan sido contratados por otros estamentos) MISIONES Y RESPONSABILIDADES Secretario/a (Responsable de Compras) Mantener al día el listado de proveedores. Evaluar a los proveedores. Decidir las acciones correctoras (junto con el Jefe/a de Departamento en su caso) para subsanar No Conformidades y ponerlas en conocimiento de los proveedores afectados. Evaluar la eficacia de la respuesta de los proveedores a las Acciones Correctoras propuestas. Decidir, de acuerdo con el apartado anterior (y con el asesoramiento en su caso del Jefe/a de Departamento correspondiente) la inclusión, exclusión o mantenimiento de proveedores en el listado de proveedores aceptados. Decidir con el asesoramiento del Jefe/a de Departamento, en su caso, la aceptación de compras de nuevos proveedores. Mantener y custodiar todos los registros relacionados con este procedimiento Jefe/a de Departamento Asesorar al Responsable de Compras en la elección de ofertas de nuevos proveedores, respecto a las compras de su competencia. Asesorar al Responsable de Compras en la evaluación de los proveedores de su Departamento y en la decisión de su inclusión, exclusión o mantenimiento en el listado de proveedores aceptados. DESARROLLO PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES El proceso de evaluación de proveedores aceptados y servicios que se realizan en el centro se llevará a cabo de acuerdo son lo indicado en el diagrama de flujo del Anexo 1. PREPARADO: J.P.M. REVISADO: A.C.T. APROBADO: ATC FECHA: 26/09/11 FECHA: 28/09/11 FECHA: 30/09/11 I.E.S. PABLO DE OLAVIDE LA CAROLINA (JAÉN) SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ER-0734/2009 PR7403 Rev. 2 Fecha: 30/06/11 Página 2 de 4 La evaluación de proveedores se realizará de forma continua, basándose en los suministros que realicen, cuyas características se controlarán con el formulario Informe de Evaluación de Proveedores (MD740301). Dicho formulario se rellenará solo en el caso de existir alguna No Conformidad; entendiéndose como evaluación positiva la inexistencia de No Conformidades. Se llevará, así mismo, un listado de No Conformidades (LI830101). La consideración de un nuevo proveedor como proveedor aceptado y su inclusión en el listado de proveedores, estará basada en la aceptación de una oferta del mismo y que ese primer pedido realizado resulte satisfactorio. Se dispondrá del Listado de los Proveedores, que facilita el sistema Séneca, que incluirá a todos los proveedores con los que se ha trabajado cada curso académico. El listado se actualizará cada vez que se acepte un nuevo proveedor. Tendrá acceso a este listado el/la Secretario/a del centro. Una vez incluidos en el sistema Séneca los proveedores aceptados se identifican por el nombre de la empresa o persona física, razón social y DNI, pasaporte o CIF. PROVEEDORES HABITUALES AL APROBAR EL PROCEDIMIENTO Todos los proveedores de productos y servicios habituales en la fecha de aprobación del procedimiento, que no han ocasionado problemas de calidad o servicio durante el último año anterior, se han considerado aceptados. CONTROL DE LOS PROVEEDORES ACEPTADOS Por cada No Conformidad observada (seguida en el procedimiento PR8301) se propondrá al proveedor la acción inmediata que corresponda según el MD830101 que deberá ser devuelto por el mismo en el plazo más breve posible. Como criterio general, para mantener la condición de aceptables se admitirán como máximo tres incidencias anuales que afecten a la calidad del servicio prestado en alguno de los aspectos siguientes: cumplimiento de los plazos de entrega cumplimiento de los requisitos especificados incluida la documentación exigible reclamaciones de clientes como consecuencia de los productos/servicios comprados Una No Conformidad no subsanada dará lugar a la exclusión del listado de proveedores aceptados. Independientemente de este criterio general, podrán determinarse condiciones particulares con aquellos proveedores que por su especial importancia necesitaran de otro tratamiento. Estas condiciones, especialmente el número de No Conformidades permitidas, serán recogidas en el Informe de Evaluación de Proveedores (MD740301). Los proveedores tendrán conocimiento de estas condiciones. En el momento que se produzcan más de tres No Conformidades anuales subsanadas de acuerdo con la acción inmediata propuesta (o las determinadas particularmente) se procederá a elaborar el oportuno informe de evaluación que dará lugar a la exclusión del proveedor del listado de proveedores I.E.S. PABLO DE OLAVIDE LA CAROLINA (JAÉN) SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ER-0734/2009 PR7403 Rev. 2 Fecha: 30/06/11 Página 3 de 4 aceptados y le será comunicado por escrito según el modelo diseñado al efecto (MD740303). En lo sucesivo, si interesara reanudar la relación comercial, deberá repetirse el proceso de evaluación. REGISTROS DE LOS PROVEEDORES ACEPTADOS El/la Secretario/a será responsable del archivo y conservación de los registros de la calidad de los proveedores. Se archivarán, los documentos siguientes: Informe de evaluación de proveedores (MD740301 Comunicación de la derogación de su condición de aceptado (MD740303). ÁRBOL DOCUMENTAL PR7403 MD740301 MD740303 Listado de Proveedores del sistema Séneca Informe de Evaluación de Proveedores y Servicios Derogación de Proveedor Aceptado PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS PR7401 Compras PR7402 Verificación de compras PR8301 Gestión de no conformidades I.E.S. PABLO DE OLAVIDE LA CAROLINA (JAÉN) SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ER-0734/2009 PR7403 Rev. 2 NUEVO PROVEEDOR Fecha: 30/06/11 Página 4 de 4 LISTADO DE PROVEEDORES PROCESO DE EVALUACIÓN CONTINUA DE PROVEEDORES ¿Existe alguna no conformidad? SI NO INCLUSIÓN O MANTENIMIENTO EN LISTADO DE PROVEEDORES ACEPTADOS ACCIONES CORRECTIVAS SI ¿Se decide que sea proveedor aceptado? NO EXCLUSIÓN DEL LISTADO