Descripción de Caso de Uso CAFAM – Proyecto Web UC25 – Formulario Registro único de Proveedores Versión del Documento No. 0.2 Fecha de creación: 02/02/2009 © Copyright Accendra 2009. La información contenida en este documento es propiedad de Accendra. Los contenidos del documento no pueden ser reproducidos, revelados parcial o completamente o utilizados con propósitos diferentes para los que fueron concebidos sin el consentimiento escrito de Accendra. UC25 – Formulario Registro único de Proveedores CONTENIDOS 1. Introduccion .................................................................................... 3 1.1 1.2 Propósito del Documento ..................................................................... 3 Referencias .......................................................................................... 3 2. Comportamiento del sistema ......................................................... 3 2.1 Diligenciar Formulario .......................................................................... 3 3. Configuración del Sistema ............................................................. 4 3.1 3.2 3.3 Formulario Registro Único de Proveedores ......................................... 4 Formato Impreso.................................................................................. 8 Mensajes.............................................................................................. 9 © Accendra 2009 Todos los derechos reservados Página 1 de 10 UC25 – Formulario Registro único de Proveedores Control del Documento Control de Cambios Fecha Autor Versión Referencia del Cambio 02/02/2009 10/02/2009 16/02/2009 Guadalupe Data Guadalupe Data Guadalupe Data 0.1 0.2 0.3 Creación. Modificación. Modificación. Aprobaciones Rol Nombre Comentarios de la revisión Firma Fecha Revisiones Nombre Rol © Accendra 2009 Todos los derechos reservados Fecha Página 2 de 10 UC25 – Formulario Registro único de Proveedores 1. INTRODUCCION 1.1 Propósito del Documento El presente documento describe en detalle el comportamiento del Portal Web CAFAM para completar el formulario de registro único de proveedores desde el sistema. 1.2 Referencias Nombre Descripción 2. COMPORTAMIENTO DEL SISTEMA 2.1 Diligenciar Formulario Ubicación 1) El sistema muestra el formulario en pantalla. El sistema muestra un link a un documento explicativo para diligenciar el formulario. 2) El usuario (proveedor) diligencia los datos solicitados. 3) El sistema valida que todos los datos obligatorios hayan sido cargados. a. En caso de faltar algún dato requerido se muestra un mensaje de error (ME01). 4) El sistema muestra en pantalla el formato para impresión. 5) El proveedor puede imprimir el formato para luego entregarlo con la documentación anexa. 6) El sistema envía una alerta a los usuarios de CAFAM (usuario interno) que se hayan suscripto al formulario. 7) El usuario interno puede consultar el formulario y cargar la calificación. El usuario interno guarda el documento. © Accendra 2009 Todos los derechos reservados Página 3 de 10 UC25 – Formulario Registro único de Proveedores 3. Configuración del Sistema 3.1 Formulario Registro Único de Proveedores Fecha – se autocompleta con la fecha del día. Nit* Digito Verificador* Ciudad Sede Principal* Dirección* Teléfono* Fax A.A (numero de apartado aéreo de la sede principal) E-mail* Dirección Sucursal Bogotá Teléfono Fax A.A (numero de apartado aéreo de la sede principal) E-mail Nombre Representante Legal* Nombre Gerente General * Nombre Gerente Mercadeo * Nombre Gerente Financiero * Nombre Gerente Sucursal Bogotá Nombre Jefe Recursos Humanos * Nombre Ejecutivo de Cuenta * Productos que ofrece para el consumo interno de CAFAM: (lista de checks – debe diligenciar al menos uno) - Alimentos y bebidas - Artículos Promocionales - Asesoría - Combustibles y Lubricantes - Construcción - Consultoría - Decoración - Elementos de Aseo y Cafetería - Enlace - Equipos de Oficina - Ferretería - Implementos Alojamiento y Hotel - Implementos Marcaje y Señalización - Manto de Vehículos © Accendra 2009 Todos los derechos reservados Página 4 de 10 UC25 – Formulario Registro único de Proveedores - Manto de Equipos y Redes Manto de Maquinaria y Equipo Material Desechable Material Deportivo y Recreativo Material de Enseñanza Material e Instrum. Médico Menaje, Loza, Cristalería Muebles y Enseres Papelería y Útiles de Oficina Publicidad Reparaciones Eléctricas Reparaciones Locativas Servicio Aseo y Cafetería Servicios Públicos Suministro Maquinaria y Equipo Suministro Mano de Obra Tecnología Telecomunicaciones Transporte Terrestre Publico Uniformes, Dotación e Implementos Vehículos y Accesorios Otro o Si se selecciona otro, se debe habilitar un campo texto para describir el producto. Productos que ofrece para el mercadeo social: (lista de checks – debe diligenciar al menos uno) - Abarrotes - Cosméticos - Medicamentos - Textos y Cuadernos - Bazar - Vestuario - Delikatessen - Materias Primas - Licores y Cigarrillos - Escolares - Fruver - Carnes - Electrónica - Hogar - Otros © Accendra 2009 Todos los derechos reservados Página 5 de 10 UC25 – Formulario Registro único de Proveedores Contribuyente del impuesto de renta* (si/no) Es Autorretenedor* (si/no) - Si contesta si se habilitan los campos resolución (texto) y fecha Es Gran Contribuyente* (si/no) - Si contesta si se habilitan los campos resolución (texto) y fecha Régimen de IVA* (común/simplificado/no responsable) Imp. Ind. Y Com (ICA)* - Actividad - Tarifa - No Responsable Proveedor Agropecuario* (si/no) - Si contesta si se habilita el campo Facturación por bolsa agropecuaria (si/no) Entidad sin ánimo de lucro* (si/no) Ley Acuerdo de reestruc. Emp. 550* (si/no) Impuesto al Consumo* (si/no) Registro Mercantil * Fecha* Año Vigencia de la Sociedad* Actividad Económica de la Empresa* Clase de Empresa* N° de trabajadores Cundinamarca* - Hasta cuatro salarios mínimos (numérico) - Promedio Hijos por empleado (numérico) - Más de cuatro salarios mínimos (numérico) - Promedio Hijos por empleado (numérico) Promedio Nomina Mes $* (numérico) Afiliado a Caja de Compensación Familiar* (si/no) - Si contesta si se habilita el campo ¿Cuál? (texto) Referencias Bancarias* (solo un renglón) - Entidad - No. De Cuenta - Sucursal - Teléfono - Cuidad - Califica. (este campo es invisible para el proveedor, se habilita para el usuario interno) Referencias Comerciales* (Sus Proveedores) (espacio para ubicar 2 referencias) - Nombre del Proveedor - Teléfono - Ciudad © Accendra 2009 Todos los derechos reservados Página 6 de 10 UC25 – Formulario Registro único de Proveedores - Califica. (este campo es invisible para el proveedor, se habilita para el usuario interno) (solo un campo para referencias comerciales) Referencias Comerciales* (Sus Clientes) (espacio para ubicar dos referencias) - Nombre del cliente - Orden o Contrato No. - Ciudad - Califica. (este campo es invisible para el proveedor, se habilita para el usuario interno) (solo un campo para referencias comerciales) Infraestructura* - Personal o Ejecutivo (numérico) o Supervisor (numérico) o Técnico (numérico) o Producción (numérico) o Mercadeo (numérico) o Diseño (numérico) o Otros (numérico) o Total (sumatoria de los anteriores) - Instalaciones o Oficinas M2 (numérico) o Talleres – Planta M2 (numérico) o Almacén M2 (numérico) o Total M2 (sumatoria de los anteriores) - Edi (si/no) - Cabasnet (si/no) - Otra Tecnología (si/no) o ¿Cuál? (Texto) - Maquinaria (6 casilleros para poder completar) o Composición o Cantidad (numérico) o Total (sumatoria de las cantidades) - Califica. (este campo es invisible para el proveedor, se habilita para el usuario interno) (solo un campo para infraestructura) Experiencia* - Con organismos del Sector público (menor a 1 año, entre 1 y 3 años, mayor a 3 años) - Con Pequeñas y Medianas Empresas (menor a 1 año, entre 1 y 3 años, mayor a 3 años) - Con Grandes Empresas (menor a 1 año, entre 1 y 3 años, mayor a 3 años) - Otros (menor a 1 año, entre 1 y 3 años, mayor a 3 años) - Califica. (este campo es invisible para el proveedor, se habilita para el usuario interno) (solo un campo para experiencia) © Accendra 2009 Todos los derechos reservados Página 7 de 10 UC25 – Formulario Registro único de Proveedores Certificaciones Técnicas (3 renglones para completar) - Certificado - Certificador - Fecha de Vencimiento - Califica. (este campo es invisible para el proveedor, se habilita para el usuario interno) (solo un campo para Certificaciones Técnicas) Muestras Físicas – Catálogos* - Muestras (si/no) - Catálogos (si/no) - Fotos (si/no) - Videos (si/no) - Revistas (si/no) - Folletos (si/no) - Pagina Web (si/no) - Otro (si/no) ¿Cuál? (texto) - Califica. (este campo es invisible para el proveedor, se habilita para el usuario interno) (solo un campo para Muestras Físicas - Catálogos) Total (este campo es invisible para el proveedor, se habilita para el usuario interno) (Se completa con el total de las calificaciones) Espacio Reservado para CAFAM (invisible para el proveedor, se habilita para el usuario interno). - Documentos Legales (checks) o Cámara de Comercio o RUT o Fotocopia de Factura o Certificado de Existencia y Representación Legal o Otro - Observaciones (texto) - Nombre del proveedor (Representante Legal) - Firma y Sello del Proveedor (Representante Legal) - Nombre de quien Revisa - Firma - Dependencia - Extensiones - Nombre del Jefe que autoriza - Firma Campo anti robot. Muestra una imagen y solicita el texto. * (texto) 3.2 Formato Impreso (Se adjuntarán los formatos para la vista de impresión del proveedor) © Accendra 2009 Todos los derechos reservados Página 8 de 10 UC25 – Formulario Registro único de Proveedores 3.3 Explicativo Adjunto (Se adjuntará el explicativo en pdf) 3.4 Mensajes ID ME01 4. Descripción Existen campos requeridos incompletos GLOSARIO Usuario Interno: Es un funcionario de Cafam. © Accendra 2009 Todos los derechos reservados Página 9 de 10