CENISS POLITICAS DE MANEJO – USUARIOS EMPLEADORES. Versión 1.1 POLITICAS PARA EL MANEJO DE USUARIOS - EMPLEADORES Cromasoft Ltda Fecha: 13-06-2011 Página 2 de 8 Control de Versiones Fecha Versión 09-06-2011 1.0 Preliminar Consorcio ASD/CROMASOFT 13-06-2011 1.1 Ajuste a Formularios Consorcio ASD/CROMASOFT Confidencial Descripción Autor ASD, 2015 Página 2 de 8 CENISS/ Políticas para el manejo de usuarios EMPLEADORES/ V.1.1 POLITICAS PARA EL MANEJO DE USUARIOS - EMPLEADORES Cromasoft Ltda Fecha: 13-06-2011 Página 3 de 8 Tabla de Contenido 1. CREACIÓN DE USUARIOS .................................................................................. 4 2. REPORTE DE RETIROS ....................................................................................... 6 3. REACTIVACIÓN DE USUARIOS BLOQUEADOS ................................................ 8 Confidencial ASD, 2015 Página 3 de 8 CENISS/ Políticas para el manejo de usuarios EMPLEADORES/ V.1.1 POLITICAS PARA EL MANEJO DE USUARIOS - EMPLEADORES Cromasoft Ltda Fecha: 13-06-2011 Página 4 de 8 POLÍTICA DE MANEJO PARA USUARIOS DE EMPLEADORES Dentro del marco del proceso de mejoramiento del aplicativo web CENISS, se determinó que es necesario contar con un mecanismo de verificación que incremente la seguridad del módulo de empleadores. Teniendo en cuenta lo anterior, se definieron las siguientes políticas para el manejo de usuarios: 1. CREACIÓN DE USUARIOS Las entidades que requieran usuarios para acceder al sistema deben dirigir una comunicación al coordinador del proyecto CENISS realizando la solicitud y adjuntando la siguiente información sobre los funcionarios para los cuales se pide el usuario: NIT entidad Razón social de la entidad Tipo de documento del funcionario Número de documento del funcionario Primer nombre del funcionario Segundo nombre del funcionario Primer apellido del funcionario Segundo apellido del funcionario Teléfono del funcionario Dirección de correo electrónico del funcionario Motivo: El empleador debe aclarar si el usuario es nuevo, ó si corresponde al reemplazo de un funcionario que se retira de la entidad o que se ausenta por vacaciones o licencias, En éste último caso se debe informar la duración de la ausencia y el usuario que reemplaza para que se controle desde CENISS el acceso de los dos usuarios. La comunicación debe estar firmada por la persona autorizada para diligenciar certificaciones con destino a bono pensional y puede remitirse en físico a: María del Pilar Cortés Cra 9 No. 127-58 Piso 1 Bogotá D.C. También puede remitirse por medio magnético (escaneada con firma) a: e-mail: [email protected] Confidencial ASD, 2015 Página 4 de 8 CENISS/ Políticas para el manejo de usuarios EMPLEADORES/ V.1.1 POLITICAS PARA EL MANEJO DE USUARIOS - EMPLEADORES Cromasoft Ltda Fecha: 13-06-2011 Página 5 de 8 Formulario 1. REGISTRO PARA CREACION DE USUARIOS DATOS PARA EL REGISTRO DE USUARIOS <Nit de la entidad> NIT Entidad Tipo Número de documento documento <Tipo de documento del funcionario puede ser Cédula, Cédula de Extranjería o Pasaporte> Primer nombre Segundo nombre Primer apellido Segundo apellido Teléfono <Número de <Primer <Segundo <Primer <segundo <Teléfono documento Nombre del Nombre del apellido del apellido del del del funcionario> funcionario> funcionario> funcionario> funcionario> funcionario> Nombres FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA CERTIFICAR Tipo y No. CON DESTINO A BONO PENSIONAL Documento Confidencial ASD, 2015 Razón Social Dirección Motivo de correo electrónico Ingreso Reemplazo <Motivo <Correo para la electrónico creación del del funcionario> usuario> <Razón social > Reemplaza A Fecha de Reemplazo Desde Hasta <Fecha <Motivo < Login del de inicio <Fecha para la usuario a del final del creación del reemplazar> reemplaz reemplazo> usuario> o> FIRMA <Firma de la persona autorizada> Página 5 de 8 CENISS/ Políticas para el manejo de usuarios EMPLEADORES/ V.1.1 POLITICAS PARA EL MANEJO DE USUARIOS - EMPLEADORES Cromasoft Ltda Fecha: 13-06-2011 Página 6 de 8 2. REPORTE DE RETIROS La solicitud de desactivación de usuarios debe realizarse mediante una comunicación dirigida al Coordinador del Proyecto CENISS, adjuntando la siguiente información: NIT entidad Razón social de la entidad Tipo de documento del funcionario Número de documento del funcionario Primer nombre del funcionario Segundo nombre del funcionario Primer apellido del funcionario Segundo apellido del funcionario Usuario que se va a desactivar La comunicación debe estar firmada por la persona autorizada para diligenciar certificaciones con destino a bono pensional y puede remitirse en físico a: María del Pilar Cortés Cra 9 No. 127-58 Piso 1 Bogotá D.C. También puede remitirse por medio magnético (escaneada con firma) a: e-mail: [email protected] Confidencial ASD, 2015 Página 6 de 8 CENISS/ Políticas para el manejo de usuarios EMPLEADORES/ V.1.1 POLITICAS PARA EL MANEJO DE USUARIOS - EMPLEADORES Cromasoft Ltda Fecha: 13-06-2011 Página 7 de 8 Formulario 2. REGISTRO PARA RETIRO DE USUARIOS REGISTRO PARA RETIRO DE USUARIOS Tipo Número de documento documento <Tipo de documento del funcionario a Inhabilitar> <Número de documento del funcionario a Inhabilitar > Primer nombre Segundo nombre <Primer <Segundo Nombre del Nombre funcionario a funcionario Inhabilitar > Inhabilitar > Nombres FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA CERTIFICAR CON DESTINO A BONO Tipo y No. PENSIONAL Documento Confidencial ASD, 2015 NIT Entidad <Nit de la entidad> Razón Social <Razón social > Primer apellido Segundo apellido <Primer <segundo apellido del apellido del del funcionario a a funcionario a Inhabilitar > Inhabilitar > Motivo retiro Usuario a desactivar Definitivo Licencia Vacaciones <Usuario que se desea desactivar o inhabilitar> FIRMA < Marque <Marque la casilla la casilla si si el retiro el retiro es es por definitivo> licencia > < Marque la casilla si el retiro es por vacaciones > <Firma de la persona autorizada> Página 7 de 8 CENISS/ Políticas para el manejo de usuarios EMPLEADORES/ V.1.1 POLITICAS PARA EL MANEJO DE USUARIOS - EMPLEADORES Cromasoft Ltda Fecha: 13-06-2011 Página 8 de 8 3. REACTIVACIÓN DE USUARIOS BLOQUEADOS La solicitud de desbloqueo de usuarios bloqueados por ingreso de contraseña errónea debe ser realizada mediante correo electrónico dirigido por el funcionario titular del usuario bloqueado a email: [email protected] La solicitud de activación de usuarios desactivados por estar más de 90 días sin uso debe realizarse siguiendo el mismo procedimiento que para la creación inicial de usuario. Confidencial ASD, 2015 Página 8 de 8 CENISS/ Políticas para el manejo de usuarios EMPLEADORES/ V.1.1