charla: habilidades para el éxito en proyectos

ASOCIACIÓN PERUANO JAPONESA
COORDINADORA PERUANA DE JÓVENES NIKKEI
CHARLA: HABILIDADES PARA EL ÉXITO EN PROYECTOS
“¿Por qué hacemos esta charla?
Para fomentar el conocimiento de temas que favorecen el crecimiento y desarrollo personal; y
que puedan ser utilizados en apoyo de la labor voluntaria que beneficia a la colectividad nikkei.”

¿SOMOS UN EQUIPO, O SOMOS UN GRUPO?
¿Qué es un GRUPO?
Es un conjunto de personas que tiene características comunes y se reúnen para
interactuar entre ellas. No necesitan de un a meta u objetivo para mantener esa
interacción.
“1+1=0”
¿Qué es un EQUIPO?
Es un grupo, o se puede iniciar como tal, en el cual las personas tienen habilidades
complementarias, están comprometidas con un objetivo común, con metas definidas y
con una forma de trabajar y accionar por el cual se sienten responsables.
“1+1=2”

¿QUÉ NECESITAMOS PARA TENER ÉXITO COMO EQUIPO?
Habilidades para el Crecimiento Personal.
Habilidades de Gestión.
Valores.

Habilidades para el Crecimiento Personal.
1. Inteligencia Emocional:
Conocimiento y reconocimiento de nuestras propias emociones y debilidades, y
la de los demás, para un mejor manejo de nuestras relaciones.
2. Empatía.:
Es la capacidad personal para establecer relaciones positivas, rápidas,
auténticas colocándose en la posición de los otros, sintonizando con sus
sentimientos, de modo que es posible entender emocionalmente a esa persona.
3. Proactividad:
Es la disposición personal de contribuir y adelantarse para mejorar los
resultados con su esfuerzo, con su trabajo, con su actitud y ejemplo. Las
personas preactivas tienen las siguientes características:
a. Toman la iniciativa.
b. Desafían el “status quo”.
c. Visión a largo plazo.
d. Elije y decide.
4. Asertividad:
Es la habilidad de expresar nuestros sentimientos, pensamientos, emociones,
ideas o creencias a otros, de una manera efectiva y cómoda que no altere ni
afecte nuestra relación.
Es la capacidad de ser oportunos en nuestras expresiones.
5. (Tener) Motivación:
Es un estado que provee energía a ser humano para llevar a cabo una acción y
se alcance la meta trazada. La Motivación puede ser de dos tipos:
a. Intrínseca:
i. Cuando el interés viene del “interior” de la
persona. Es decir, cuando hay una sensación
de satisfacción como consecuencia de hacer
algo por nosotros mismos (autodeterminación).
b. Extrínseca:
Ing. Kenji Nakama
ASOCIACIÓN PERUANO JAPONESA
COORDINADORA PERUANA DE JÓVENES NIKKEI
i. Cuando el interés viene del “exterior” de la
persona. Es decir, cuando hay dependencia de
algún estimulo como los halagos, el dinero, las
circunstancias externas, etc

Habilidades de Gestión.
1. El Trabajo Efectivo en Equipo:
Es importante en un equipo de trabajo lograr, entre otras cosas, que los logros
del equipo sean mayores que los logros de los esfuerzos individuales (Sinergia).
Es decir:
“1+1=3”
Existen una serie de elementos que ayudan a que un equipo sea efectivo,
algunos son:
a. Manejo efectivo de reuniones (Agenda, lectura de
acuerdos, moderador, objetivos claros, etc.)
b. Claridad en las metas del equipo:
i. Cada miembro debe entender el propósito y
las metas.
ii. El equipo debe estar de acuerdo con su misión.
c. Funciones bien definidas.
d. Comunicación clara.
e. Procedimiento definido de toma de decisiones.
f. Participación equilibrada
g. Costumbres beneficiosas:
i. Buscar consenso.
ii. Aceptar quejas y elogios.
iii. Buscar información.
iv. Evitar que la discusión se desvíe.
v. Puntualidad
2. Delegación Efectiva:
Es el proceso por el cual recibimos, de un superior a cargo, la asignación de un
trabajo con la responsabilidad, autoridad y recursos necesarios.
Este proceso permite obtener resultados, mediante otros miembros del equipo,
con un beneficio mutuo.
El delegar implica la supervisión y control del proceso de trabajo del
subordinado.
3. Comunicación Efectiva:
Para lograr una comunicación efectiva es necesario lo siguiente:
a. Poner las ideas en un orden lógico.
b. Despertar el interés del interlocutor.
c. Verificar lo que se desea decir.
d. Expresar constructivamente nuestros sentimientos.
e. Dar información en la cantidad adecuada.
4. Liderazgo:
Hay muchas opiniones sobre lo que es un líder, pero citaremos el siguiente
concepto: “El líder es aquella persona a quien seguiríamos a un lugar al que no
iríamos solos”.
El líder es el respaldo del equipo, el que potencia a las personas para que se
desarrollen sus inquietudes, iniciativas y creatividad. Fomenta la
responsabilidad, el espíritu de equipo, el desarrollo personal, y, especialmente,
es el generador de un espíritu de pertenencia (vínculo) que une a los
colaboradores para decidir las medidas a tomar.
Es importante por:
a. Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u
organización.
Ing. Kenji Nakama
ASOCIACIÓN PERUANO JAPONESA
COORDINADORA PERUANA DE JÓVENES NIKKEI
b. Una organización puede tener una planeación
adecuada, control y procedimiento de organización y
no sobrevivir a la falta de un líder apropiado.
c. Por lo contrario, muchas organizaciones con una
planeación deficiente y malas técnicas de organización
y control han sobrevivido debido a la presencia de un
liderazgo dinámico.
5. Manejo Efectivo del Tiempo:
Lo Urgente y lo Importante:
La noción de organización presupone un doble significado: Primero, el que
identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para
desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad.
Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.
Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones
sobre 2 tipos de aspectos a los debe vigilar en un permanente estado de
equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está
dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata.
Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la
que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos
presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados
cotidianos de una organización.
El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las
actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a
largo plazo a una organización. La definición de lo que resulta Importante para
una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual
proyectándonos hacia el futuro.. Si asimilamos el manejo del tiempo a una
balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que
se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
La matriz de administración del tiempo
Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la
comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego
“vivir” el modelo propuesto.
Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante.
Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada
nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite,
vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que
presiona sobre nosotros caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas
cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para
su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro.
Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a
tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y
recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa
el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.
Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los
demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es
decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están
más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Sino,
que nosotros debemos presionar sobre ellas.
Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las
interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general,
representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman
en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los
Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de
ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las
Ing. Kenji Nakama
ASOCIACIÓN PERUANO JAPONESA
COORDINADORA PERUANA DE JÓVENES NIKKEI
demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa
postergar nuestros el éxito de nuestro trabajo.
Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión,
trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar
demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de
previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas.
Gráfico de la Matriz de Manejo del Tiempo
Urgente
No Urgente
Importante
Cuadrante 1:
Crisis, Presión, “Apagar
Incendios”, Fechas Límites,
Problemas Acuciantes.
Cuadrante 2:
Planificación, Visión,
Valores, Preparación,
Recreación verdadera.
No
Importante
Cuadrante 3: Interrupciones
Varias, Reuniones
Imprevistas, Visitas
Inesperadas.
Cuadrante 4:
Actividades de Evasión,
Trivialidades, Pérdidas de
Tiempo.
Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente
Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar
crisis, es probable que sólo por azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto es
lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a
atender sólo lo urgente y enfocarnos sobretodo, en planificar y atender lo
importante.
El éxito de una persona u organización no deriva de su circunstancia actual, sino
que más bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento
anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas,
veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante,
además de atender lo urgente.
Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse
por construir desde hoy, los pilares de su futuro.

Valores.
Los Valores son los principios o pautas que sirven como lineamientos para establecer
el comportamiento y estilo de vida de las personas. Algunos son:
1. Ética.
2. Honestidad.
3. Respeto.

Conclusión:
“El éxito se basa en la suma de los tres aspectos antes mencionados (Habilidades
para el Crecimiento Personal, Habilidades de Gestión y Valores), y no es posible
pretender una establecer una estructura permanente y exitosa sin la presencia de ellos.
¡Heredamos éxito (de nuestros padres y abuelos), construyamos éxito (para
nuestros hijos y hermanos)!”
Ing. Kenji Nakama