S División de Supervisión Interna Política de publicación de informes PRIMERA EDICIÓN

S
IOD/PP/2015
ORIGINAL: INGLÉS
FECHA: 7 DE ABRIL DE 2015
División de Supervisión Interna
Política de publicación de informes
PRIMERA EDICIÓN
IOD/PP/2015
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ÍNDICE
1.
INTRODUCCIÓN Y PROPÓSITO ....................................................................................... 3
2.
PRINCIPIOS RECTORES ................................................................................................... 3
3.
PROCEDIMIENTOS............................................................................................................ 4
Calidad ................................................................................................................................ 4
Plazos ................................................................................................................................. 4
Confidencialidad .................................................................................................................. 4
Ocultar parte del contenido / Denegación de acceso a los informes .................................... 4
Seguimiento ........................................................................................................................ 5
Medios de comunicación ..................................................................................................... 5
4.
REVISIÓN DE LA POLÍTICA .............................................................................................. 6
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1.
INTRODUCCIÓN Y PROPÓSITO
1.
La Política de publicación de informes (en lo sucesivo, “la Política”) de la División de
Supervisión Interna (DSI) proporciona el marco y establece los principios rectores para la
publicación de los informes de la DSI, a saber: los informes de auditoría interna y evaluación,
así como los informes sobre las consecuencias para la dirección que resulten de actividades de
investigación. La misma no se aplica a los informes de evaluación preliminar, ni a los informes
finales de investigación que son completamente confidenciales.1
2.
La publicación de informes de supervisión interna constituye una oportunidad para dar
muestras de responsabilidad en relación con los resultados y de transparencia mediante el
intercambio de enseñanzas y experiencias adquiridas durante la labor de supervisión realizada
con las partes interesadas dentro y fuera de la OMPI. Asimismo, la publicación de estos
informes constituye una oportunidad para que todas las partes interesadas utilicen mejor las
conclusiones de los análisis de la DSI con el fin de fomentar el aprendizaje a escala
institucional y, por consiguiente, mejorar la pertinencia y la incidencia de la supervisión interna.
3.
La Política se establece en consulta con los Estados miembros, de conformidad con la
Carta de Supervisión Interna de la OMPI.2 La misma está en sintonía con el Estatuto y
Reglamento del Personal de la OMPI y las publicaciones administrativas relacionadas.
Asimismo, tiene en cuenta las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditoría Interna y el Código de Ética Profesional, establecidos por el Instituto de Auditores
Internos y adoptados por los Representantes de Servicios de Auditoría Interna (RIAS) de las
Organizaciones de las Naciones Unidas, Instituciones Financieras Multilaterales y
Organizaciones Intergubernamentales Asociadas, las normas establecidas y adoptadas por el
Grupo de Evaluación de las Naciones Unidas (UNEG) y los Principios y Directrices Uniformes
para las Investigaciones, adoptadas en la Conferencia de Investigadores Internacionales.
2.
PRINCIPIOS RECTORES
4.
En el párrafo 30 de la Carta de Supervisión Interna se establece que: “El Director de la
DSI presentará los informes finales de auditoría interna y evaluación al Director General, con
copias a la CCIS y al Auditor Externo. Previa petición, al Auditor Externo se le presentarán
documentos justificativos de los informes de auditoría interna y evaluación”.
5.
En el párrafo 31 de la Carta de Supervisión Interna se establece que: “El Director de la
DSI publicará los informes de auditoría interna y evaluación, así como los informes sobre las
consecuencias para la dirección que resulten de investigaciones, en el sitio web de la OMPI en
un plazo de 30 días tras su presentación. Si fuera necesario para velar por la seguridad y la
privacidad, el Director de la DSI podrá, a su discreción, denegar el acceso a todo el contenido
de los informes u ocultar parte de su contenido”.
1
Véase el párrafo 34 de la Carta de Supervisión Interna.
Véase el párrafo 24 b) de la Carta de Supervisión Interna: “A los fines de ejercer eficazmente las funciones de
supervisión interna de la OMPI, el Director de la DSI: en consulta con los Estados miembros, establecerá políticas
con respecto a todas las funciones de supervisión, esto es: auditoría interna, evaluación e investigación. En dichas
políticas se fijarán reglas y procedimientos en lo tocante al acceso a los informes, sin dejar de garantizar al mismo
tiempo el derecho al debido procedimiento y la confidencialidad”. La última versión de la Carta de Supervisión
Interna de la OMPI fue aprobada por la Asamblea General de la OMPI en su cuadragésimo sexto período de
sesiones, en septiembre de 2014. La Política de publicación de informes fue presentada a los Estados miembros a
fin de que se celebraran consultas del 7 de febrero al 7 de abril de 2015.
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3.
PROCEDIMIENTOS
6.
La difusión de los informes de supervisión interna mediante su publicación en el sitio web
público de la OMPI permitirá a todas las partes interesadas recibir información oportuna acerca
de instrumentos de supervisión y utilizar dichas informaciones en su labor. Para maximizar el
valor de los informes publicados e impedir las violaciones de la confidencialidad y los posibles
efectos nocivos de dichas publicaciones, se adoptarán las siguientes medidas:
Calidad
7.
Con el fin de garantizar la exactitud y la calidad tanto del fondo como de la forma, todos
los informes de supervisión serán sometidos a un proceso interno de garantía de calidad tal
como se establece en las auditorías internas, evaluaciones o manuales de investigación de la
DSI pertinentes.
8.
De conformidad con la Carta de Supervisión Interna y tal como lo establece el proyecto
de informe, se seguirá otorgando un plazo razonable para: la revisión de proyectos de informe
dentro de la Organización con el fin de realizar correcciones concretas o revisiones de
conclusiones, según corresponda, para tener en cuenta el contexto operativo y organizativo de
los mismos; aclarar las cuestiones pendientes; informar sobre opiniones divergentes, así como
para permitir que los directivos superiores intervengan en los debates sobre cualquier tema de
discusión.
Plazos
9.
Los informes de auditoría interna y evaluación, así como los informes sobre las
consecuencias para la dirección deberán publicarse en el sitio web público de la OMPI en un
plazo no mayor de treinta (30) días tras su presentación. Para calcular los treinta (30) días se
tendrán en cuenta los 30 días hábiles posteriores a la fecha de envío del informe final al
Director General o a los directivos superiores.
10. El plazo de treinta (30) días para la publicación de los informes podría brindar a los
directivos superiores la oportunidad, según corresponda, de iniciar cualquier medida de gestión
o prepararse para cualquier pregunta dirigida a la Organización una vez que el informe forme
parte del dominio público.
Confidencialidad
11. Hasta su publicación en el sitio web público de la OMPI, los proyectos de informe, así
como toda información recabada o recibida en el curso de una auditoría interna, evaluación o
investigación serán categorizados y tratados como “confidenciales”, de conformidad con el
párrafo 16 de Carta de Supervisión Interna.3 Se eliminará toda indicación relativa al carácter
confidencial de los informes finales antes de su publicación.
Ocultar parte del contenido / Denegación de acceso a los informes
12. De conformidad con el párrafo 31 de la Carta de Supervisión Interna, “Si fuera necesario
para velar por la seguridad y la privacidad, el Director de la DSI podrá, a su discreción, denegar
el acceso a todo el contenido de los informes u ocultar parte de su contenido”. El Director de la
DSI tomará dicha decisión en estrecha colaboración con los directivos. Las razones para
denegar el acceso u ocultar parte del contenido de un informe se harán constar por escrito.
3
“16. El Director de la DSI velará por preservar el carácter confidencial de toda información recabada o recibida en
el curso de una auditoría interna, evaluación o investigación y la protegerá contra la divulgación no autorizada, y
utilizará dicha información únicamente en la medida en que lo juzgue necesario para la ejecución de sus funciones.”
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Previa petición, dichos documentos se pondrán a disposición de la CCIS, del Auditor Externo y
de los Estados miembros.
13. Las circunstancias que podrán justificar que se oculte parte del contenido o que se
deniegue el acceso a un informe podrán incluir, entre otras, la situaciones en las que se:
i.
revele la identidad de una fuente confidencial o se exponga a testigos, denunciantes u
otras personas a posibles represalias o consecuencias negativas;
ii.
revelen secretos comerciales y/o informaciones de orden político, comercial o financiero
que sean privilegiadas y/o confidenciales;
iii.
divulguen informaciones personales de los funcionarios de la OMPI
iv.
revelen informaciones que de lo contrario no podrían ser reveladas en virtud de la
Política de clasificación y gestión de la información la OMPI;
v.
revelen informaciones de orden técnico u operativo en materia de seguridad/protección
que puedan comprometer la seguridad de los funcionarios, afectar de manera negativa
los sistemas de seguridad de la OMPI y exponer potencialmente a la Organización y a
sus clientes a un riesgo que en circunstancias normales sería controlable.
vi.
revelen informaciones que puedan constituir un riesgo jurídico significativo para ciertas
personas;
vii.
exponga innecesariamente a la OMPI a riesgos comerciales, jurídicos o de cualquier otra
índole que puedan tener una incidencia negativa en la reputación o las actividades de la
Organización;
viii.
contribuya a la perpetración o la contemplación de actividades ilícitas en contra de la
OMPI.
Seguimiento
14. Junto con cada informe, la DSI publicará y actualizará regularmente, tras su debida
validación, la situación relativa a la aplicación de las recomendaciones de los informes de
auditoría interna y evaluación, así como de los informes sobre las consecuencias para la
dirección. La publicación de estas informaciones permitirán al lector interesado supervisar los
avances logrados para resolver las cuestiones señaladas en los informes de auditoría interna y
evaluación, así como en los informes sobre las consecuencias para la dirección. Asimismo,
dichas informaciones constituirán un indicador de la receptividad de la Organización a las
conclusiones y recomendaciones de supervisión que estará a disposición del público.
Medios de comunicación
15. La publicación de los informes de supervisión puede dar lugar a dudas y preguntas por
parte de los medios de comunicación. Las preguntas de los medios de comunicación serán
remitidas a la División de Comunicaciones y a la Sección de Medios de Comunicación y
Noticias de la OMPI. Para garantizar que las conclusiones en materia de supervisión y el
contexto subyacente de las mismas se explique y se entienda correctamente, se consultará a
las unidades pertinentes encargadas de los campos temáticos en cuestión para formular dichas
respuestas suministrando los antecedentes, explicaciones y aclaraciones pertinentes, cuando
corresponda, con el debido respeto a las restricciones establecidas en otras políticas en vigor.
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4.
REVISIÓN DE LA POLÍTICA
16. La Política se revisará de forma regular y de preferencia, como mínimo, cada tres años a
partir de la fecha de su publicación.
[Sigue el Anexo I]
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ANEXO I
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1.
Carta de Supervisión Interna de la OMPI (Anexo I del Reglamento Financiero y
Reglamentación Financiera)
2.
Política de clasificación y gestión de la información de la OMPI
[Fin del Anexo I y del documento]