Trucos

Cincuenta trucos para Word
Los trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy conocidos o poco utilizados
suelen facilitar y aliviar el trabajo diario con aplicaciones como procesadores de texto,
planillas de cálculo y otras.En el caso específico de Office, más concretamente en Word,
hay una buena variedad de estas pequeñas técnicas y secretos para trabajar mejor.
Algunos de ellos son los que se describen en esta nota.
Gestión de archivos
Extensión de archivos. ¿Le gustaría que en lugar de .doc sus documentos tengan otra
extensión? La solución es guardar el archivo y la extensión deseada entre comillas. Por
ejemplo, genere un archivo y corra la instrucción Archivo/Guardar como. Luego, en la
caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Además, el archivo no tendrá el icono de
un documento de Word.
Todos juntos. Una de las características de Office es que utiliza una ventana para cada
documento abierto. ¿Cómo hacer para cerrarlas todas en una sola operación? Fácil:
mantenga presionada la tecla Mayúsculas (Shift) mientras con el mouse corre el
comando Archivo. En el menú desplegable aparece entonces la orden Cerrar todo en
reemplazo de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre ella y sólo quedará la ventana de
Word sin documentos activos.
Edición y formato
Palabras encadenadas. En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras
que necesariamente deben quedar unidas. Esto es característico al finalizar una línea, ya
que Word automáticamente continúa en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto
deseamos que las fechas siempre queden en la misma línea sin verse afectadas por los
citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden
encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene
con el atajo de teclado Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres
no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar así: 12ºdeºabril.
Columnas iguales. En las páginas divididas en columnas es muy común que en la última
el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores.Para
distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que éstas queden simétricas en su
altura, ejecute los siguientes pasos:
Ubique el cursor en el final de la última columna.
Corra la instrucción Insertar/Salto.
En el cuadro de diálogo abierto marque la casilla de verificación Continuo del subtítulo
Tipos de saltos de sección.
Esto ajustará automáticamente el tamaño de todas las columnas de la página.
Reemplazo rápido. Autocorrección no sólo sirve para reemplazar palabras mal escritas.
También es una buena solución para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas.
Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra
desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; más fácil es escribir
deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Autocorrección, asegúrese que esté
marcada la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el
cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar
y finalice con Aceptar.
¿Qué formato tiene? Para saber rápidamente qué formato de fuente y párrafo tiene un
fragmento de texto seleccionado pulse Mayúsculas+F1. Luego, pose el puntero con
signo de pregunta sobre la selección y haga clic: se despliega un cuadro de diálogo con
toda la información. Para desactivar esta función pulse Esc.
Botón Copiar formatos. Para copiar un formato existente en un fragmento de texto
sobre otro, el método más sencillo es utilizar el botón Copiar formato de la barra
Estándar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo
haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deberá pulsar Esc para desactivarlo.
Herramientas útiles
Símbolo del euro. La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso
símbolo que es fácilmente aplicable en un documento de Word con la combinación de
teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco sólo funciona con las
fuentes Arial, Courier y Times New Roman.
El Portapapeles de Office. Office tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar
12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada
Ctrl y pulse C dos veces seguidas. Para copiar en él, seleccione el objeto por guardar
(un segmento de texto, una imagen, etcétera) y pulse el botón Copiar del diálogo
Portapapeles. Para pegar desde éste, coloque el cursor en la posición del documento
donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si
no recuerda cuál es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto
almacenado.
Atajos de teclado. Si le interesa saber qué atajo de teclado le corresponde a cada botón
de una barra de herramientas, ejecute el comando Herramientas/ Personalizar/Opciones
y marque la casilla Mostrar teclas de método abreviado en las sugerencias. Así, los
conocidos cartelitos amarillos incluirán el atajo correspondiente al comando.
Magia en F8. La tecla F8 no sólo cumple la función especificada precedentemente. Con
pulsaciones seguidas permite: 1º) activar el modo extendido. 2º) Seleccionar la primera
palabra. 3º) Marcar hasta el primer punto seguido. 4º) Pintar el párrafo íntegro. 5º)
Seleccionar todo el documento. Un truco más de esta tecla. Si es necesario marcar un
bloque desde la posición del cursor hasta una determinada letra (incluida ésta), entonces
pulse F8 seguido de esta letra y todo el bloque quedará seleccionado.
Personalizar
Cambio de fondo. ¿Puede cambiarse el color blanco del fondo de pantalla de Word por
otro color? Sí, aunque en forma limitada a letras blancas sobre fondo azul. La opción es
Herramientas/Opciones/ General y marcar la casilla de verificación Fondo azul, texto
blanco.
Menú Trabajo. Una opción casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad
es incluir en cualquier barra de herramientas el menú Trabajo. ¿Para qué? Con objeto de
tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente
desde allí. Para agregar el menú Trabajo, por ejemplo a la barra Estándar, corra la
instrucción Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista
Categorías busque el ítem Menús integrados y haga un clic en él para que se
desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marque Trabajo y,
sin soltar el botón del mouse, arrástrelo hasta la barra Estándar. Una vez en la barra,
basta pulsar la opción Agregar a menú Trabajo (en el mismo menú) para incorporar los
documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulse Ctrl+Alt+ (guión) y hágale un clic con el cursor con forma de línea gruesa.
Listas y tablas
Formato de tabla propio. Para contar con un formato de tabla propio por defecto ejecute
el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones que crea conveniente en
los parámetros del cuadro de diálogo (Número de filas, de columnas, ancho estándar de
las columnas, etcétera) y marque la casilla de verificación Establecer como
predeterminados para tablas nuevas.
Texto alrededor de una tabla. Word permite rodear las tablas con el texto. Pulsamos
con el botón derecho encima de la tabla y seleccionamos Propiedades de la tabla,
podemos elegir en Ajuste de Texto “Alrededor” y en Alineación “Izquierda”, Centro” o
“Derecha”. Para que esto sea posible en el menú Ver debe estar seleccionado el modo
de Vista Diseño de Impresión.
Cortes horizontales y verticales. Para dividir una tabla en forma horizontal ubique el
cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quiere seccionar la tabla y pulse el
atajo de teclado Ctrl+Mayúsculas+Enter. Este método también sirve para agregar un
párrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento.
Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y
córtelas mediante Edición/Cortar o Ctrl+X. Luego, péguelas donde considere
conveniente con Ctrl+V o Edición/Pegar.
Ordenar columnas. Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma
solidaria cumpliendo la condición lógica impuesta. Pero a veces sólo es necesario
ordenar una sola columna y no todas. Si éste es el caso, marque la columna en cuestión
y corra el comando Tabla/Ordenar. En el diálogo abierto pulse el botón Opciones y allí
marque la casilla de verificación Ordenar sólo columnas. Así, sólo se modificará la
columna seleccionada.