Las buenas noticias: Usted probablemente tiene algo en común con

NO ADMINISTRE SU TIEMPO,
ADMINÍSTRESE USTED
Por David Beardsley. Traducción: Arturo Bencosme.
Logradores sobre-trabajados sufren de “Sensación de Ansiedad Roedora”. He aquí la cura del Gurú de productividad
personal David Allen.
Las
buenas
noticias:
Usted
probablemente tiene algo en común con
uno de los principales cirujanos del
corazón de la nación, uno de los altos
ejecutivos de mercadeo en Microsoft y
uno de los corredores más fuertes de
Wall Street.
Las malas noticias: Que algo haya
motivado a cada uno de estos
logradores a buscar ayuda profesional
–de parte del mismo instructor y
consejero de gran valía.
¿Cuál es su aflicción común?. Es lo que
el gurú de productividad personal,
David Allen, llama SAR o “Sensación de
Ansiedad Roedora”. Una bandeja de
entrada sobrecargada aquí y cientos de
mensajes electrónicos sin responder
por allá –y más pronto de lo que piensa,
le parecerá que la vida gira fuera de
control. “El grado al cual las cosas roen
nuestras mentes es usualmente el
grado al cual están
‘atascadas’ de
alguna manera”, según Allen, Usted
puede sacarse esas cosas de la mente
a medida que progresa en ellas.
Allen, de 52 años, enseña a las personas
como destacarse. Su empresa, David
Allen & Co., Ubicada en Ojai California1
1
FAST COMPANY April – May 1998 pp. 64,66
conduce
seminarios
y
sesiones
individuales de ‘coaching’ a lo largo y
ancho de Estados Unidos.
Allen estima que ha trabajado con más
de 150.000 personas durante los
últimos 20 años. Entre sus clientes
están Microsoft, Lockheed Martin,
Fidelity Investments, L.L. Bean y la
Armada de Estados Unidos. También es
co-fundador y director de Actioneer
Inc. (www.actioneer.com) una empresa
de software y educación ubicada en
San Francisco, la cual desarrolla
aplicaciones de productividad personal.
Allen habló con Fast Company acerca
de sus técnicas para el tratamiento de
los SAR.
¿Por
qué
abrumados?
nos
sentimos
tan
Abarrotamos nuestras mentes
con
vagas promesas
acerca de lo que
deberíamos hacer, lo que podríamos
hacer. Pero siempre hay más por hacer
que el tiempo para hacerlo. Mucho del
‘stress’ que las personas sienten no
proviene de la cantidad de cosas por
hacer –proviene del incumplimiento de
los acuerdos que hicieron con ellos
mismos.
Si Ud. se dice que tiene que hacer algo,
y no lo hace, usted experimenta
frustración y dudas acerca de sí mismo.
Usted puede engañar a toda la gente
por un tiempo,
pero no puede
engañarse a usted mismo ni por un
segundo.
La Productividad es acerca de
completar. Mi sistema esta basado en
identificar todos los “incompletos” en
su vida –desde tareas mundanas hasta
responsabilidades
importantes–
e
identificar el próximo paso más simple
para completarlas.
Parece sencillo ¿Por qué no hacen
esto más personas?.
Se debe a que piensan demasiado.
Generalmente hay una relación inversa
entre cuántas cosas están en su mente
y cuánto está haciendo realmente
acerca de ello. Pregúntese: Desde el
momento que se levantó esta mañana
hasta ahora, ¿ha pensado acerca de
algunas cosas que debe hacer pero que
no ha hecho? Si es así está
desperdiciando su energía creativa.
Usted tiene que eliminar ese asunto de
su mente.
Y Ud. no necesita finalizarlo para
quitarlo de su mente. Sólo necesita
aclarar su acuerdo con usted mismo.
Para muchas personas, esto significa
hacer una lista. Realmente lo que yo
sugiero es hacer
cinco listas que,
combinadas, producen lo que yo llamo
una “lista de cosas por hacer para la
vida total.” (ver el anexo “4 trucos que
ahorran tiempo”)
Hay tres cosas que usted tiene que
entender acerca de las listas. Uno, no
toma mucho tiempo empezar. Lo
primero que hago con mis clientes es
Conducirlos a través de todos sus
“incompletos”. Creamos una serie de
listas
y
archivos
para
hacerle
seguimiento a esos asuntos. Este
proceso toma, por lo general, de tres a
seis horas.
Dos, las listas funcionan únicamente si
son 100% impermeables. Un sistema
parcial es casi peor que no tener
ningún sistema. Si su lista “de
Llamadas” no incluye a todas las
llamadas telefónicas que usted debe
hacer, entonces su mente aún tiene que
recordar algunas de ellas.
Finalmente, no todos los asuntos en la
lista requieren acción inmediata.
Siempre hay más que hacer que lo que
usted puede hacer. Pero puede sentirse
bien acerca de lo que no está haciendo
solamente cuando Ud. sabe lo que no
está haciendo.
¿Cómo puede sentirse bien acerca de
lo que no está haciendo?
Hace años obtuve el cinturón negro en
Karate -momento en el que aprendí el
concepto de “enfoque relajado”. La
típica persona de negocios experimenta
170 interacciones por día (llamadas
telefónicas, conversaciones de pasillo,
correos electrónicos) y tienen un
retraso de 200 a 300 horas de
trabajos incompletos. ¿Cómo puede
relajarse y enfocarse rodeado de tanto
caos?. Lo que usted necesita es
claridad implacable. Hágase dos simples
preguntas acerca de todas las cosas
que traspasan el umbral de su oficina:
¿Qué es esto?, ¿Es accionable? Si no es
accionable, entonces usted lo elimina o
lo guarda. Si es accionable, entonces
usted se pregunta,
¿Cuál será el
próximo paso? Usted puede hacerlo,
delegarlo o dejarlo. Yo llamo a esto “la
gerencia del próximo paso”. Esto no
siempre significa trabajar primero en
las cosas “más importantes”. Son pocas
las ocasiones en las que usted tiene la
energía, las herramientas, y el tiempo
necesario para trabajar en los asuntos
de mayor prioridad. Algunas veces lo
más apropiado, si usted tiene 10
minutos libres, consiste en regar sus
plantas.
¿Se considera usted un maniático del
control?
En realidad, yo soy justamente lo
contrario. Me encanta ser espontáneo.
Me gusta tener libertad para seguir
mis corazonadas. Esto es difícil de
hacer cuando se tienen 473 cosas
royéndote la mente.
La razón para
ser disciplinado y
organizado no es sólo por el simple
hecho de ser disciplinado y organizado.
Es “limpiar el campo ” para contar con
una visión más amplia.
¿Cuál es la única organización que nunca
entra en crisis? El cuerpo de bomberos.
Los bomberos son constantemente
interrumpidos en su trabajo. Cuando la
alarma se dispara, todo se interrumpe,
y muchas de las interrupciones son
falsas alarmas.
Por supuesto, los bomberos
no se
quejan de esta realidad –la cual es la
realidad de la vida en la mayoría de las
organizaciones.
Ellos
crean
procedimientos metódicos para vivir
con esto y los implantan íntegramente.
Esta es una buena lección. Su habilidad
para responder elegantemente ante las
sorpresas, o para innovar de manera
increíble, es la máxima fuente de
ventaja personal. Pero usted no puede
ni voltear una moneda si está siempre
de un lado para otro.
CUATRO TRUCOS QUE AHORRAN
TIEMPO
David Allen dedica gran parte de su
tiempo a tratar de cambiar la manera
de pensar de las personas acerca de
cómo gastan su tiempo. Pero no sólo
predica nuevas ideas, también enseña
pequeños trucos: “¿Cuántas veces ha
puesto usted algo al frente de su
puerta antes de irse la cama, porque
usted debe llevarlo al trabajo por la
mañana? Ese es un truco”. Aquí están 4
de los trucos favoritos de Allen para
ahorrar tiempo.
1. Haga (ciertas clases de) listas
Cantidad de personas tienen listas de
cosas “por hacer”. Allen tiene 5 listas.
La lista de “Proyectos” le sigue la pista
a los grandes resultados: Conducir
revisiones de desempeño, Instalar
nuevos neumáticos en el Volvo.
“Próximas acciones” detallan la lista de
próximos pasos de todos los proyectos
activos:
Leer
el
reporte
de
investigación, llamar a Elizabeth para la
reunión de la próxima semana. La lista
de “en espera de” registra aquellas
actividades que dependen de alguien
más. El “Calendario” realiza seguimiento
a las citas a lo largo de un período
específico y las acciones a realizar
durante el día. La lista “algún
día/posiblemente” lleva el registro de
tareas discrecionales: Ir a bucear a
Fiji.
negro. Llegue al fondo de su bandeja
una vez al día. Tome justo una cosa a la
vez; no mire el segundo asunto hasta
que haya definido una acción para el
primero. Y una vez que haya removido
un asunto, nunca lo devuelva a la
bandeja.
2. No deje que su bandeja de
entrada lo meta a Ud. en ella.
4. Haga siempre una revisión semanal
Una bandeja de entrada es un lugar
para capturar el caos que llega sin
previo aviso. Pero esto no significa que
usted deba tratarla como a un hueco
3. Recuerde
minutos
la
regla
de
los
dos
En cualquier momento que se vea
confrontado
con un asunto cuya
solución le tomará menos de dos
minutos, hágalo inmediatamente.
Tómese 30 minutos todos los viernes
en la tarde para revisar y actualizar
sus listas, procesar papeles sueltos y
notas, y pensar sobre los siguientes
eventos.