BASES PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE DIVIDENDO SOCIAL MUTUAL DE SEGURIDAD CCHC Dirección de Asuntos Públicos Gerencia Corporativa de Desarrollo Versión Agosto de 2014 PROYECTOS DE DIVIDENDO SOCIAL 1. INTRODUCCIÓN Somos una empresa de servicios que entrega protección frente a los riesgos laborales. Desde nuestra creación hemos sustentado los principios de responsabilidad social empresarial y nuestro actuar se ha orientado a nuestros públicos de interés; trabajadores, empresas adherentes y la sociedad en general, contribuyendo a la creación de una cultura de seguridad y a la seguridad social del país. Nuestro objetivo estratégico de largo plazo es maximizar el Dividiendo Social, entendiendo como tal aquellas acciones que se orientan a mejorar la calidad de vida de nuestros trabajadores y empresas. El Objetivo de este documento es presentar las bases para la postulación de iniciativas o proyectos que apunten a beneficiar a los públicos prioritarios (comunidad y familias de trabajadores) definidos por el Directorio de Mutual de Seguridad CChC. El Comité de Estrategia y Dividendo Social es una instancia del Gobierno Corporativo de Mutual que tiene por propósito orientar al Directorio y supervisar a la Administración, respecto del desarrollo e implementación de los proyectos de Dividendo Social aprobados y que sean ejecutados de acuerdo a los lineamientos de la Planificación Estratégica y de las políticas que se definan al respecto. La decisión final de admisión y aprobación de los Proyectos recae en esta instancia. Se han establecido ciertos requisitos de admisibilidad para la presentación de proyectos, en cuanto a las entidades/unidades que pueden participar, las Focos de actividad en que se enmarcan los proyectos, y las características de sus beneficiarios. Asimismo, se exige a las entidades/unidades postulantes que presenten la información pertinente de los proyectos de forma estandarizada, de manera de permitir realizar la evaluación técnica de los proyectos en consideración de un conjunto de dimensiones y factores específicos. Ello permite determinar la viabilidad técnica de cada proyecto, junto con determinar su 2 priorización relativa, todo lo cual sirve como recomendación técnica para que las instancias superiores decidan finalmente sobre el financiamiento a otorgar. Dado este escenario, Mutual de Seguridad CChC financiará, en el período comprendido entre enero y diciembre de cada año proyectos de Dividendo Social, orientados a diversos grupos de interés y que contribuyan al bienestar social de la comunidad y el desarrollo del país. 2. OBJETIVOS Desarrollar proyectos de Dividendo Social que den respuesta a problemáticas sociales relacionadas con los pilares definidos por Mutual de Seguridad: Inclusión social, Empleabilidad, Calidad de Vida y Cultura de la Seguridad. 3. FOCOS DE PROYECTOS Los proyectos deberán estar dirigidos a: 1. Pensionados y sus familias 2. Trabajadores de empresas adherentes y sus familias 3. La comunidad en general 4.- REQUISITOS Y CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD Los proyectos son presentados por un ejecutor externo, donde la Dirección de Asuntos Públicos y RSE se encargará de asignar un patrocinante o responsable interno (personal de Mutual de Seguridad CChC), si es que el proyecto lo amerita en función de los antecedentes que se presenten. En el caso que los proyectos sean presentados por personal de Mutual de Seguridad CChC, deben estar respaldados por su línea ejecutiva. 3 No obstante, se solicitará que el ejecutor del proyecto sea una entidad externa, es decir, ONGs, OTECs, Universidades o entidades que tengan las competencias, organización y recursos humanos pertinentes para llevar la ejecución del proyecto. Serán elegibles los proyectos que estén dentro de los siguientes pilares: Cultura de la Seguridad: Acciones que apunten a educar, sensibilizar y/o crear cultura de seguridad vial. Inclusión Social: Reinserción laboral y social de personas con discapacidad. Calidad de Vida: Promoción de estilos de vida saludables para personas en vulnerabilidad social y/o discapacidad. Empleabilidad: Acciones que apunten a mejorar las posibilidades de empleo en grupos vulnerables. 5. RESTRICCIONES E INCOMPATIBILIDADES Quedarán excluidos proyectos que tengan un corte comercial o que su objetivo sea la fidelización o captación de clientes. También, se excluirán los proyectos que tengan relación con la operación habitualmente entendida bajo la cobertura Ley 16.744. La cantidad máxima de proyectos a presentar por ejecutor externo o por personal Mutual de Seguridad CChC será de 3 proyectos y deben ser presentados por separado. Se entiende por proyectos separables aquellos en que los beneficios y costos son posibles de identificar y obtener en forma independiente. No pueden postularse proyectos que no presenten toda la información solicitada por el sistema de postulación, existiendo la posibilidad que se solicité mayor información si así fuera definido por Mutual de Seguridad CChC. 4 6. FINANCIAMIENTO Se financiarán todas las etapas que requiere el proyecto para su ejecución. El monto total solicitado deberá estar debidamente justificado y no podrá exceder el límite de financiamiento de $ 30.000.000 (treinta millones de pesos). Además, el monto solicitado total debe indicarse con IVA incluido. Excepcionalmente, el Comité de Estrategia y Dividendo Social podrá autorizar un aumento del monto a financiar cuando el proyecto lo justifique. Los fondos se asignarán en moneda nacional, no reajustable. Se podrá efectuar gastos con cargo al proyecto sólo a partir de la fecha de inicio de éste. 7. PLAZOS DE EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS Los Proyectos podrán tener una duración máxima 12 meses, contados desde el mes de enero hasta diciembre 2015, considerando la aprobación del Proyecto por parte del Comité de Estrategia y Dividendo Social de Mutual. 8. GASTOS FINANCIABLES Los proyectos deberán incluir en su presupuesto de gastos, cualquiera de los ítems descritos a continuación: o o o Personal: corresponde a los gastos de profesionales distintos a personal de Mutual, por tanto quedan excluidos de este concepto el personal de Mutual de Seguridad CChC. Gastos operacionales: corresponde a la adquisición de materiales de oficina, insumos técnicos y científicos, fotocopias, insumos computacionales y franqueo. Equipos: corresponde a la compra de aparatos, no disponibles en Mutual y que sean necesarios para la ejecución del proyecto (una vez finalizado el proyecto los bienes de capital deberán ser entregados a la Dirección de Asuntos Públicos, quien quedará en posesión física de ellos, y dispondrá su posible asignación a distintas áreas de la Mutual). 5 Los gastos correspondientes a los ítems indicados deben estar señalados en el formulario postulación, mediante la carta cantt y la tabla de presupuesto. En caso contrario, no se financiarán ítems que no estén indicados en el formulario o que surjan durante la ejecución del proyecto. En consecuencia, Mutual de Seguridad CChC se reserva el derecho de observar y/o excluir partidas que fueran objetadas en cualquier etapa del proceso, es decir, tanto en la evaluación o ejecución de los proyectos. 9. RESPONSABLE Y EJECUTOR Cada Proyecto de Dividendo Social a postular deberá contar con un responsable o patrocinante interno de Mutual de Seguridad CChC. Si el proyecto no cuenta con responsable o patrocinante, la Dirección de Asuntos Públicos y RSE será la encargada de asignar un responsable interno, si es que el proyecto lo requiere, en función de la temática involucrada y de acuerdo con este responsable interno. . En cuanto al ejecutor, descrito en el punto 4, estará obligado a: Utilizar los recursos de acuerdo a la distribución presupuestaria asignada en el proyecto. Presentar a la Dirección de Asuntos Públicos de Mutual de Seguridad CChC informes de avances y final, según corresponda, de acuerdo a formulario seguimiento de proyectos, entregado por esta Dirección, una vez aprobadas las iniciativas. 10. EVALUACIÓN La evaluación de los proyectos será realizada en varias instancias, la cual participan la Dirección de Asuntos Públicos, la cual podrá realizar observaciones y ajustes al Proyectos en conjunto con los involucrados. El Comité de ética y la Gerencia Corporativa de Asuntos Legales, en sus materias respectivas (ver punto 16). El Gerente Corporativo de Desarrollo o quien el designe y luego serán 6 presentados al Comité de Estrategia y Dividendo Social, el cual sancionará cada proyecto y presentará para su conformidad en sesión ordinaria de Directorio. En los casos que la Dirección de Asuntos Públicos estime conveniente, los proyectos podrán ser evaluados además por otra instancia a las ya mencionadas. Para mayor información, ver flujograma en Anexo I. 11. PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Los proyectos deben ser enviados al Jefe de Proyectos DS, [email protected], entre el 14 de Agosto y el 17 de Septiembre, utilizando el Formulario Proyectos Dividendo Social. Los proyectos incompletos o que no se ajusten a los requisitos establecidos, serán declarados fuera de bases. La Dirección de Asuntos Públicos dará respuesta respecto a la aprobación del proyecto durante el mes de diciembre del año correspondiente, a través de un correo electrónico al responsable del proyecto. 12. FORMULACIÓN DE PROYECTOS La formulación de proyectos consiste en el planteamiento completo del proyecto y contempla la presentación de un resumen, exposición del problema, fundamentación, objetivos, indicadores de avance e indicadores de término, el plan de trabajo y el presupuesto, según formulario postulación proyectos DS 2015. 13. EJECUCIÓN DE PROYECTOS ACEPTADOS El responsable del proyecto deberá dar cuenta al Jefe del Proyectos de Dividendo Social, de los avances en el desarrollo del proyecto, así como de los gastos derivados de la ejecución del mismo. Plazos e informes: el responsable deberá generar un cronograma de trabajo que contemple la entrega de un reporte mensual, que deberá ser entregado al Jefe de proyectos de Dividendo Social. Los formularios definidos para tal efecto se enviarán al momento de informar la aceptación del proyecto. 7 14. INFORME FINAL El responsable deberá entregar un Informe Final de reporte de los resultados, al finalizar el proyecto, según los plazos establecidos en la formulación de éste. Este informe final será entregado a la Dirección de Asuntos Públicos. 15. ASPECTOS ÉTICOS Y LEGALES Todos los proyectos postulados serán revisados en su ámbito ético y legal por las siguientes entidades de Mutual de Seguridad CChC (ver Anexo I): El Comité de Ética, evaluará los proyectos en esta materia y podrá indicar su aprobación o rechazo, o bien, podrá solicitar correcciones o mayores antecedentes que considere pertinente. Podrán ser revisados por Gerencia Corporativa de Asuntos Legales, según sea el tipo de proyecto la cual podrá indicar su aprobación o rechazo, o bien, puede solicitar correcciones o mayores antecedentes que considere pertinente. 16. DIFUSIÓN Mutual de Seguridad podrá desarrollar todas las publicaciones que puedan resultar de los proyectos y podrá postular a que éstas sean publicadas en medios nacionales o extranjeros. Además, podrá utilizar sus medios de difusión interna para tal efecto. 17. PROPIEDAD INTELECTUAL La propiedad de los inventos, innovaciones tecnológicas o procedimientos que pudieren resultar de los proyectos de investigación, serán de propiedad de Mutual de Seguridad CChC. Sin perjuicio de lo anterior, se mantendrán los créditos de autoría del proyecto así como de los informes que resulten de éste. 8 ANEXO I