introducción al concepto del tablero de comando.

INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DEL TABLERO DE COMANDO.
Precisamente el concepto novedoso de Cuadro de Mando Integral (CMI), se basa en tres
dimensiones de tiempo, AYER, HOY y MAÑANA, y pretende unir el control operativo
a corto plazo con la visión y la estrategia a largo plazo, considerando una empresa desde
cuatro perspectivas vitales: Financiera, Cliente, Procesos Internos, y Aprendizaje y
Crecimiento
El concepto de Cuadro de Mando deriva del término francófono "Tableau de Bord", que
traducido literalmente, vendría a significar algo así como tablero de mandos o cuadro de
instrumentos.
La primera formulación del concepto de CMI, de Kaplan y Norton lo definía como:
"Un conjunto de indicadores que proporcionan a la alta dirección una visión
comprensiva del negocio" para ser "una herramienta de gestión que traduce la estrategia
de la empresa en un conjunto coherente de indicadores".
Tableros de Comando : Balance Scorecard
Según Kaplan y Norton las mediciones son importantes:
"Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo".
Efectivamente, el sistema de medición de una organización impacta en las decisiones
propias de la empresa y de todo su marco exterior, por lo cual es necesario poseer
informaciones estratégicas provenientes de la propia estructura empresarial y del
exterior de la misma.
El Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral es una herramienta muy útil para la
dirección de empresas en el corto y en el largo plazo. En primer lugar, porque al
combinar indicadores financieros y no financieros permite adelantar tendencias y
realizar una política estratégica proactiva. En segundo lugar, porque ofrece un método
estructurado para seleccionar los indicadores guía que implica a la dirección de la
empresa.
Norton y Kaplan introdujeron a principios de los años 90 el concepto de Cuadro de
Mando Integral (CMI) o metodología BALANCED SCORECARD que complementa
las mediciones financieras tradicionales con otros criterios que miden el desempeño
desde tres perspectivas adicionales: clientes, procesos de negocios internos y
aprendizaje y crecimiento. Este concepto ha ayudado a muchas organizaciones a hacer
un seguimiento de sus resultados financieros y operacionales monitoreando
simultáneamente la evolución del crecimiento de las capacidades y la adquisición de
conocimiento de los activos intangibles que necesitarían para el futuro crecimiento.
Los sistemas de control de gestión de la mayoría de las organizaciones son construidos
en torno a indicadores y metas financieras que tienen poca relación con el progreso en el
logro de los objetivos estratégicos de medio y largo plazo. Estos sistemas de control de
gestión tradicionales, no ayudan a contrarrestar la natural tendencia de las
organizaciones a no “accionar” los objetivos de largo plazo con la misma intensidad y
oportunidad que los de corto plazo. De esta manera, el énfasis que las organizaciones
colocan en sus objetivos financieros de corto plazo generan una brecha entre el
desarrollo de la estrategia y su implementación.
El concepto de Balanced Scorecard (BSC) provee de una metodología para traducir la
Estrategia en términos operacionales, y acompaña la Visión y la Estrategia de las
organizaciones con los objetivos, mediciones, targets e iniciativas de las siguientes
perspectivas:
Financiera
Del Cliente
De los Procesos Internos
Del Aprendizaje y el Crecimiento.
Se basa en la configuración de un Mapa Estratégico gobernado por la relación Causa Efecto donde cada perspectiva debe funcionar en forma relacionada .
Visión Estratégica
El Balanced Scorecard requiere, en primer lugar, que los Directivos analicen el mercado
y la estrategia para construir un Modelo de Negocio que refleje las interrelaciones entre
los diferentes componentes del negocio.
El ejercicio de desarrollar un Modelo de Negocio obliga a la Dirección no sólo a
consensuar la estrategia , sino también a tener una visión conjunta de cómo llegar a
ejecutar esa Estrategia.
Visión General del Proceso Estratégico
Traduciendo la Misión en resultados deseados
MISION
Por que existimos
VALORES
En que creemos
VISION
Que queremos ser
ESTRATEGIA
Nuestro plan de juego
BALANCED SCORECARD
Traduciendo la estrategia en operación
PRINCIPALES INICIATIVAS / PLAN DE ACCION
Que debemos hacer
OBJETIVOS PERSONALES
Que debo hacer yo
Procesos Operacionales
Resultados Estratégicos
Accionistas
Satisfechos
Clientes Fieles
Procesos
Efectivos
Personas Motivadas y
Focalizadas
El BALANCED SCORECARD permite contemplar y proporciona información de la
empresa sobre cuatro ángulos diferentes e importantes:
Perspectiva del Cliente o Consumidor: ¿qué esperan de la empresa?
El buen Servicio al cliente es muy importante y es la base para poder permanecer en un
mercado competido. Es probable que la Misión destaque sobre este particular. Los
clientes esperan productos de óptima calidad, con un costo adecuado, que se entreguen a
tiempo y que su rendimiento sea el convenido.
Perspectiva Interna: ¿en qué podemos destacarnos?
¿Qué hacer dentro de la empresas para cumplir con las expectativas de los clientes? Los
Procesos de la empresa deben estudiarse y evaluarse para conseguir la satisfacción de
los consumidores.
Perspectiva de la innovación o aprendizaje: ¿Qué se debe continuar mejorando?
La competencia es feroz en este nuevo milenio, por ello la empresa debe ser apta para
innovar y mejorar. Los productos cumplen su ciclo de vida y es necesario disponer de
unos nuevos, con capacidades mayores y atractivas.
Perspectiva Financiera: ¿Qué esperan los accionistas?
Quienes invierten su dinero esperan, en forma legítima un rendimiento adecuado. Si
esto no se complace, es probable que inviertan su dinero en una empresa diferente.
El cumplimiento de los cuatro pilares del BALANCED SCORECARD contribuye en
mucho a: la motivación de los empleados; mejorar todas las etapas de la cadena de
valor; satisfacer las expectativas de los clientes y conseguir su lealtad; y por último, a
ofrecer mayores rendimientos económicos a los accionistas. Posterior a la definición de
los pilares de las cuatro perspectivas, al integrar las diferentes estrategias de control y
tomar decisiones de sobre las mismas, estas permiten redireccionar la organización
adecuadamente. Tal como se presenta en el gráfico, se detalla como la perspectiva del
Aprendizaje (Investigación y Crecimiento) apoya a las perspectivas del Cliente Externo
y de los Procesos Internos. Esta última apoya a su vez a la perspectiva del Cliente
Externo.
Al “mejorar” en las perspectivas del Cliente-Mercado y del Proceso Interno, la
organización debe mejorar en su perspectiva Financiera.
A manera de resumen se puede decir que mejorando (controlando) el aprendizaje
(Investigación y Crecimiento), se mejoran las relaciones con los clientes y la producción
interna (procesos); lo cual se reflejará en una situación financiera ideal.
Cuatro Perspectivas de Negocio
La Visión
Objetivos
Financiera
Perspectiva Financiera
Indicadores Metas
Iniciativas
Rentabilidad
Financiera
“¿Qué objetivos
Financieros debemos
alcanzar para satisfacer a
nuestros accionistas?”
Crecimiento
Valor para
el accionista
Objetivos
Perspectiva del Cliente
Indicadores Metas
Iniciativas
Imagen
Cliente
Cliente
“¿Qué necesidades del
cliente debemos satisfacer
para alcanzar nuestros
objetivos Financieros?”
Procesos Internos
“¿En qué procesos internos
debemos ser excelentes para
satisfacer a nuestros clientes?"
Servicio
Precio/Costo
Objetivos
Procesos
Internos
Perspectiva Interna
Indicadores
Metas
Calidad
Productividad
Objetivos
Aprendizaje
y Crecimiento
“¿Cómo debe aprender e innovar
nuestra organización para alcanzar
nuestras metas?”
Iniciativas
Tiempos de
Proceso
Aprendizaje
y
Crecimiento
Perspectiva de Aprendizaje
Indicadores
Metas
Iniciativas
Innovación
Aprendizaje
Continuo
Activos
Intelectuales
Proceso General de Construcción de un BALANCED SCORECARD
La construcción de un BSC, tal como se mencionó es el resultado de un análisis
detallado de la organización y de una definición estratégica clara y coherente.
El Profesional responsable de su aplicación no puede partir de la definición “solitaria”
de indicadores sin tomar en cuenta la verdadera utilidad y conexión con los objetivos
organizacionales de la compañía ó viceversa.
La metodología general para construir un BALANCED SCORECARD parte de la
definición de la VISIÓN y MISIÓN de la Empresa; resaltando que para ello es
recomendable realizar un diagnostico interno y de su entorno de mercado previos.
Con estas definiciones claras se definen los OBJETIVOS ORGANIZACIONALES, a
los cuales se quiere llegar con espacios temporales definidos y metas.
Sobre dichos OBJETIVOS ORGANIZACIONALES se plantean las
ESTRATEGIAS que conducirán al logro de los mismos.
Lógica Natural de Causa-Efecto
Satisfacer al cliente
con la propuesta de
valor
Clientes
RESULTADOS
FINANCIEROS
BENEFICIOS PARA
LOS CLIENTES
Adquirir
conocimientos,
habilidades y
sistemas
Aprend. & Crec.
ACCIONES
PRODUCTOS Y
SERVICIOS
TANGIBLES
Alcanzar procesos
internos eficientes
Interna
RESULTADOS
Satisfacer
a los
accionistas
Financiera
RECURSOS
INTANGIBLES
A cada una de estas ESTRATEGIAS y OBJETIVOS ORGANIZACIONALES se les
plantean los INDICADORES DE CONTROL necesarios, y es allí en donde al
integrarlos mediante un Cuadro de Mando, se construye y ajusta el definitivo Cuadro de
Mando Integral o Mapa estrategico Balanced Scorecard.
El Mapa Estratégico del Balanced Scorecard
Estrategia de Productividad
Estrategia de Crecimiento
Valor del Accionista
a Largo Plazo
Perspectiva
Financiera
Mejorar Estructura
de Costos
Mejorar Utilización
de Activos
Nuevas Fuentes
de Ingresos
Aumentar el Valor
del Cliente
Propuesta de Valor para el Cliente
Perspectiva
del Cliente
Precio
Calidad
Disponibilid
ad
Variedad
Funcionalidad
Servicio
Atributos de Productos / Servicios
Excelencia
Operacional
Perspectiva de
Procesos
Internos
•
•
•
•
Proeedores
Producción
Distribución
Gestión del riesgo
Gestión de
Clientes
•
•
•
•
Alianzas
Relación
Innovación
• Identificación de
oportunidades
• I+D
• Desarrollo /Diseño
• Alianzas/ Joint Venture
Selección
Aquisición
Retención
Crecimiento
Marca
Imagen
Regulatorio y Social
•
•
•
•
Medio Ambiente
Seguridad y Salud
Empleo
Comunidad
Capital - Humano
Perspectiva de
Aprendizaje &
Crecimiento
Capital - Información
Capital - Organización
Cultura
Liderazgo
Alineamiento
Trabajo en
Equipo
Componentes del Balanced Scorecard
Diagrama de relaciones de
Causa y Efecto entre objetivos Declaración
Cómo será
de lo que la
estratégicos
medido y
estrategia
rastreado el
debe
cumplir
Tema Estratégico:
éxito en el
y es crítico
Eficiencia Operativa
para su éxito cumplimiento
Financiera
Rentabilidad
de la
Menos Aviones
estrategia
Más Clientes
Programas
de acción
El nivel de
clave
desempeño o requeridos
tasa de
para
mejora
alcanzar los
necesaria
objetivos
en tierra
Cliente
Vuelos a
Horario
El Menor
Precio
Objetivos
• Rápida Rotación
Interna
Rápida rotación
en Tierra
en tierra
Indicadores
• Tiempo en Tierra
• Salidas a tiempo
Metas
• 30 Minutos
• 90%
Iniciativas
• Programa de
optimización del
tiempo de ciclo
Aprendizaje
Plantel de Tierra
Alineado
Indicadores - criterios de selección.
Número de Indicadores.: Deben ser a lo sumo 7 por perspectiva.
Cuantificables y objetivos.
Los indicadores objetivos son menos susceptibles a sesgos por consideraciones políticas
de la organización.
Deben respetar al Modelo de Negocio.
No hay que caer en la tentación de elegir indicadores disponibles aunque no respeten el
Modelo de negocio. Hay que hacer el esfuerzo de diseñar indicadores que reflejen el
Modelo. Puede ocurrir que estrategias bien formuladas fracasen por falta de
información.
Criterios para la selección de indicadores
Comunicación estratégica
La medida seleccionada se enfoca adecuadamente en la estratégica o diluye la
atención, distorsiona el desempeño, sub-optimiza el comportamiento?
Repetible y Confiable
Son las medidas cuantificables, confiables y repetibles?
Frecuencia de actualización
La frecuencia de actualización es muy importante. Los ciclos pueden ser
mensuales, trimestrales, anuales, etc. Son las medidas seleccionadas actualizables?
Útiles para fijar metas
Se pueden establecer metas significativas de mejora?
Utilidad para establecer responsabilidades
Pueden los equipos definir responsabilidades para cada medida, haciendo “Drill
Down”, etc.?
Metas.
Cada indicador debe tener asociado valores que representen las Metas a cumplir. De
esta manera podremos establecer el grado de cumplimiento de las mismas utilizando la
técnica tipo Semáforo, para que con un rápido vistazo, podamos conocer la situación de
la empresa.
Proposito de las Metas
Establecen el nivel de desempeño esperado por la organización
Dan a los individuos una clara definición sobre su contribución a la estrategia de la
organización
Enfocan a la organización hacia la mejora continua
Iniciativas
Las iniciativas son acciones que nos ayudan a poder cumplir con la meta, estas permiten
cerrar el Gap o diferencia con el objetivo planteado.
Las Iniciativas pueden ser Estrategicas u Operativas, las de mayor importancia son las
estrategicas
Propósito de las Iniciativas Estratégicas
Las Iniciativas se definen para ayudar a cerrar el Gap de desempeño
OBJETIVO
Aumentar la
satisfacción del cliente
INDICADOR / META
90%
Calificación de
la Encuesta de
Satisfacción del
Cliente
gap
45%
INICIATIVA
$M
Indicador
Meta
90% favorable
en general
Real
Meta
Implementar sistema
automatizado de
gestión de casos
Alcance del Modelo: de la planificación a la acción
PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
La Misión
La visión
El Balanced Scorecard transforma
a la estrategia en operación.
Temas
Estratégicos
Mapa Estratégico
¡ El Proceso es clave !
Indicadores
Metas
Iniciativas
Implementación
LA ESTRATEGIA EN ACCIÓN
Por último, un aspecto fundamental que se debe tener en cuenta, es que la información
que nutre al Tablero de Comando debe ser CONFIABLE . Si la fuente de información
(Base de Datos) no es llevada correctamente, el esquema no funcionará, ya que sobre
números no confiables es muy improbable que se controle eficazmente la gestión.
El BALANCED SCORECARD pretende ir más allá del clásico cuadro de mando, ya
que es algo más que un conjunto de indicadores que informan de la marcha de los
aspectos más relevantes de la organización.
El BALANCED SCORECARD pretende traducir la estrategia y la misión en un
conjunto de indicadores que informan de la consecución de los objetivos. Además, y
esta es una de las principales contribuciones de este instrumento, se pretende identificar
las relaciones causa-efecto que provocan los resultados obtenidos .
Otras aportaciones del BALANCED SCORECARD que se han resaltado tienen que
ver con su potencial como instrumento de formación, de gestión participativa, de
motivación e incentivo de los empleados, de mejora continua y de revisión de la
estrategia.