INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DEL TABLERO DE COMANDO. Precisamente el concepto novedoso de Cuadro de Mando Integral (CMI), se basa en tres dimensiones de tiempo, AYER, HOY y MAÑANA, y pretende unir el control operativo a corto plazo con la visión y la estrategia a largo plazo, considerando una empresa desde cuatro perspectivas vitales: Financiera, Cliente, Procesos Internos, y Aprendizaje y Crecimiento El concepto de Cuadro de Mando deriva del término francófono "Tableau de Bord", que traducido literalmente, vendría a significar algo así como tablero de mandos o cuadro de instrumentos. La primera formulación del concepto de CMI, de Kaplan y Norton lo definía como: "Un conjunto de indicadores que proporcionan a la alta dirección una visión comprensiva del negocio" para ser "una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores". Tableros de Comando : Balance Scorecard Según Kaplan y Norton las mediciones son importantes: "Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo". Efectivamente, el sistema de medición de una organización impacta en las decisiones propias de la empresa y de todo su marco exterior, por lo cual es necesario poseer informaciones estratégicas provenientes de la propia estructura empresarial y del exterior de la misma. El Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral es una herramienta muy útil para la dirección de empresas en el corto y en el largo plazo. En primer lugar, porque al combinar indicadores financieros y no financieros permite adelantar tendencias y realizar una política estratégica proactiva. En segundo lugar, porque ofrece un método estructurado para seleccionar los indicadores guía que implica a la dirección de la empresa. Norton y Kaplan introdujeron a principios de los años 90 el concepto de Cuadro de Mando Integral (CMI) o metodología BALANCED SCORECARD que complementa las mediciones financieras tradicionales con otros criterios que miden el desempeño desde tres perspectivas adicionales: clientes, procesos de negocios internos y aprendizaje y crecimiento. Este concepto ha ayudado a muchas organizaciones a hacer un seguimiento de sus resultados financieros y operacionales monitoreando simultáneamente la evolución del crecimiento de las capacidades y la adquisición de conocimiento de los activos intangibles que necesitarían para el futuro crecimiento. Los sistemas de control de gestión de la mayoría de las organizaciones son construidos en torno a indicadores y metas financieras que tienen poca relación con el progreso en el logro de los objetivos estratégicos de medio y largo plazo. Estos sistemas de control de gestión tradicionales, no ayudan a contrarrestar la natural tendencia de las organizaciones a no “accionar” los objetivos de largo plazo con la misma intensidad y oportunidad que los de corto plazo. De esta manera, el énfasis que las organizaciones colocan en sus objetivos financieros de corto plazo generan una brecha entre el desarrollo de la estrategia y su implementación. El concepto de Balanced Scorecard (BSC) provee de una metodología para traducir la Estrategia en términos operacionales, y acompaña la Visión y la Estrategia de las organizaciones con los objetivos, mediciones, targets e iniciativas de las siguientes perspectivas: Financiera Del Cliente De los Procesos Internos Del Aprendizaje y el Crecimiento. Se basa en la configuración de un Mapa Estratégico gobernado por la relación Causa Efecto donde cada perspectiva debe funcionar en forma relacionada . Visión Estratégica El Balanced Scorecard requiere, en primer lugar, que los Directivos analicen el mercado y la estrategia para construir un Modelo de Negocio que refleje las interrelaciones entre los diferentes componentes del negocio. El ejercicio de desarrollar un Modelo de Negocio obliga a la Dirección no sólo a consensuar la estrategia , sino también a tener una visión conjunta de cómo llegar a ejecutar esa Estrategia. Visión General del Proceso Estratégico Traduciendo la Misión en resultados deseados MISION Por que existimos VALORES En que creemos VISION Que queremos ser ESTRATEGIA Nuestro plan de juego BALANCED SCORECARD Traduciendo la estrategia en operación PRINCIPALES INICIATIVAS / PLAN DE ACCION Que debemos hacer OBJETIVOS PERSONALES Que debo hacer yo Procesos Operacionales Resultados Estratégicos Accionistas Satisfechos Clientes Fieles Procesos Efectivos Personas Motivadas y Focalizadas El BALANCED SCORECARD permite contemplar y proporciona información de la empresa sobre cuatro ángulos diferentes e importantes: Perspectiva del Cliente o Consumidor: ¿qué esperan de la empresa? El buen Servicio al cliente es muy importante y es la base para poder permanecer en un mercado competido. Es probable que la Misión destaque sobre este particular. Los clientes esperan productos de óptima calidad, con un costo adecuado, que se entreguen a tiempo y que su rendimiento sea el convenido. Perspectiva Interna: ¿en qué podemos destacarnos? ¿Qué hacer dentro de la empresas para cumplir con las expectativas de los clientes? Los Procesos de la empresa deben estudiarse y evaluarse para conseguir la satisfacción de los consumidores. Perspectiva de la innovación o aprendizaje: ¿Qué se debe continuar mejorando? La competencia es feroz en este nuevo milenio, por ello la empresa debe ser apta para innovar y mejorar. Los productos cumplen su ciclo de vida y es necesario disponer de unos nuevos, con capacidades mayores y atractivas. Perspectiva Financiera: ¿Qué esperan los accionistas? Quienes invierten su dinero esperan, en forma legítima un rendimiento adecuado. Si esto no se complace, es probable que inviertan su dinero en una empresa diferente. El cumplimiento de los cuatro pilares del BALANCED SCORECARD contribuye en mucho a: la motivación de los empleados; mejorar todas las etapas de la cadena de valor; satisfacer las expectativas de los clientes y conseguir su lealtad; y por último, a ofrecer mayores rendimientos económicos a los accionistas. Posterior a la definición de los pilares de las cuatro perspectivas, al integrar las diferentes estrategias de control y tomar decisiones de sobre las mismas, estas permiten redireccionar la organización adecuadamente. Tal como se presenta en el gráfico, se detalla como la perspectiva del Aprendizaje (Investigación y Crecimiento) apoya a las perspectivas del Cliente Externo y de los Procesos Internos. Esta última apoya a su vez a la perspectiva del Cliente Externo. Al “mejorar” en las perspectivas del Cliente-Mercado y del Proceso Interno, la organización debe mejorar en su perspectiva Financiera. A manera de resumen se puede decir que mejorando (controlando) el aprendizaje (Investigación y Crecimiento), se mejoran las relaciones con los clientes y la producción interna (procesos); lo cual se reflejará en una situación financiera ideal. Cuatro Perspectivas de Negocio La Visión Objetivos Financiera Perspectiva Financiera Indicadores Metas Iniciativas Rentabilidad Financiera “¿Qué objetivos Financieros debemos alcanzar para satisfacer a nuestros accionistas?” Crecimiento Valor para el accionista Objetivos Perspectiva del Cliente Indicadores Metas Iniciativas Imagen Cliente Cliente “¿Qué necesidades del cliente debemos satisfacer para alcanzar nuestros objetivos Financieros?” Procesos Internos “¿En qué procesos internos debemos ser excelentes para satisfacer a nuestros clientes?" Servicio Precio/Costo Objetivos Procesos Internos Perspectiva Interna Indicadores Metas Calidad Productividad Objetivos Aprendizaje y Crecimiento “¿Cómo debe aprender e innovar nuestra organización para alcanzar nuestras metas?” Iniciativas Tiempos de Proceso Aprendizaje y Crecimiento Perspectiva de Aprendizaje Indicadores Metas Iniciativas Innovación Aprendizaje Continuo Activos Intelectuales Proceso General de Construcción de un BALANCED SCORECARD La construcción de un BSC, tal como se mencionó es el resultado de un análisis detallado de la organización y de una definición estratégica clara y coherente. El Profesional responsable de su aplicación no puede partir de la definición “solitaria” de indicadores sin tomar en cuenta la verdadera utilidad y conexión con los objetivos organizacionales de la compañía ó viceversa. La metodología general para construir un BALANCED SCORECARD parte de la definición de la VISIÓN y MISIÓN de la Empresa; resaltando que para ello es recomendable realizar un diagnostico interno y de su entorno de mercado previos. Con estas definiciones claras se definen los OBJETIVOS ORGANIZACIONALES, a los cuales se quiere llegar con espacios temporales definidos y metas. Sobre dichos OBJETIVOS ORGANIZACIONALES se plantean las ESTRATEGIAS que conducirán al logro de los mismos. Lógica Natural de Causa-Efecto Satisfacer al cliente con la propuesta de valor Clientes RESULTADOS FINANCIEROS BENEFICIOS PARA LOS CLIENTES Adquirir conocimientos, habilidades y sistemas Aprend. & Crec. ACCIONES PRODUCTOS Y SERVICIOS TANGIBLES Alcanzar procesos internos eficientes Interna RESULTADOS Satisfacer a los accionistas Financiera RECURSOS INTANGIBLES A cada una de estas ESTRATEGIAS y OBJETIVOS ORGANIZACIONALES se les plantean los INDICADORES DE CONTROL necesarios, y es allí en donde al integrarlos mediante un Cuadro de Mando, se construye y ajusta el definitivo Cuadro de Mando Integral o Mapa estrategico Balanced Scorecard. El Mapa Estratégico del Balanced Scorecard Estrategia de Productividad Estrategia de Crecimiento Valor del Accionista a Largo Plazo Perspectiva Financiera Mejorar Estructura de Costos Mejorar Utilización de Activos Nuevas Fuentes de Ingresos Aumentar el Valor del Cliente Propuesta de Valor para el Cliente Perspectiva del Cliente Precio Calidad Disponibilid ad Variedad Funcionalidad Servicio Atributos de Productos / Servicios Excelencia Operacional Perspectiva de Procesos Internos • • • • Proeedores Producción Distribución Gestión del riesgo Gestión de Clientes • • • • Alianzas Relación Innovación • Identificación de oportunidades • I+D • Desarrollo /Diseño • Alianzas/ Joint Venture Selección Aquisición Retención Crecimiento Marca Imagen Regulatorio y Social • • • • Medio Ambiente Seguridad y Salud Empleo Comunidad Capital - Humano Perspectiva de Aprendizaje & Crecimiento Capital - Información Capital - Organización Cultura Liderazgo Alineamiento Trabajo en Equipo Componentes del Balanced Scorecard Diagrama de relaciones de Causa y Efecto entre objetivos Declaración Cómo será de lo que la estratégicos medido y estrategia rastreado el debe cumplir Tema Estratégico: éxito en el y es crítico Eficiencia Operativa para su éxito cumplimiento Financiera Rentabilidad de la Menos Aviones estrategia Más Clientes Programas de acción El nivel de clave desempeño o requeridos tasa de para mejora alcanzar los necesaria objetivos en tierra Cliente Vuelos a Horario El Menor Precio Objetivos • Rápida Rotación Interna Rápida rotación en Tierra en tierra Indicadores • Tiempo en Tierra • Salidas a tiempo Metas • 30 Minutos • 90% Iniciativas • Programa de optimización del tiempo de ciclo Aprendizaje Plantel de Tierra Alineado Indicadores - criterios de selección. Número de Indicadores.: Deben ser a lo sumo 7 por perspectiva. Cuantificables y objetivos. Los indicadores objetivos son menos susceptibles a sesgos por consideraciones políticas de la organización. Deben respetar al Modelo de Negocio. No hay que caer en la tentación de elegir indicadores disponibles aunque no respeten el Modelo de negocio. Hay que hacer el esfuerzo de diseñar indicadores que reflejen el Modelo. Puede ocurrir que estrategias bien formuladas fracasen por falta de información. Criterios para la selección de indicadores Comunicación estratégica La medida seleccionada se enfoca adecuadamente en la estratégica o diluye la atención, distorsiona el desempeño, sub-optimiza el comportamiento? Repetible y Confiable Son las medidas cuantificables, confiables y repetibles? Frecuencia de actualización La frecuencia de actualización es muy importante. Los ciclos pueden ser mensuales, trimestrales, anuales, etc. Son las medidas seleccionadas actualizables? Útiles para fijar metas Se pueden establecer metas significativas de mejora? Utilidad para establecer responsabilidades Pueden los equipos definir responsabilidades para cada medida, haciendo “Drill Down”, etc.? Metas. Cada indicador debe tener asociado valores que representen las Metas a cumplir. De esta manera podremos establecer el grado de cumplimiento de las mismas utilizando la técnica tipo Semáforo, para que con un rápido vistazo, podamos conocer la situación de la empresa. Proposito de las Metas Establecen el nivel de desempeño esperado por la organización Dan a los individuos una clara definición sobre su contribución a la estrategia de la organización Enfocan a la organización hacia la mejora continua Iniciativas Las iniciativas son acciones que nos ayudan a poder cumplir con la meta, estas permiten cerrar el Gap o diferencia con el objetivo planteado. Las Iniciativas pueden ser Estrategicas u Operativas, las de mayor importancia son las estrategicas Propósito de las Iniciativas Estratégicas Las Iniciativas se definen para ayudar a cerrar el Gap de desempeño OBJETIVO Aumentar la satisfacción del cliente INDICADOR / META 90% Calificación de la Encuesta de Satisfacción del Cliente gap 45% INICIATIVA $M Indicador Meta 90% favorable en general Real Meta Implementar sistema automatizado de gestión de casos Alcance del Modelo: de la planificación a la acción PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA La Misión La visión El Balanced Scorecard transforma a la estrategia en operación. Temas Estratégicos Mapa Estratégico ¡ El Proceso es clave ! Indicadores Metas Iniciativas Implementación LA ESTRATEGIA EN ACCIÓN Por último, un aspecto fundamental que se debe tener en cuenta, es que la información que nutre al Tablero de Comando debe ser CONFIABLE . Si la fuente de información (Base de Datos) no es llevada correctamente, el esquema no funcionará, ya que sobre números no confiables es muy improbable que se controle eficazmente la gestión. El BALANCED SCORECARD pretende ir más allá del clásico cuadro de mando, ya que es algo más que un conjunto de indicadores que informan de la marcha de los aspectos más relevantes de la organización. El BALANCED SCORECARD pretende traducir la estrategia y la misión en un conjunto de indicadores que informan de la consecución de los objetivos. Además, y esta es una de las principales contribuciones de este instrumento, se pretende identificar las relaciones causa-efecto que provocan los resultados obtenidos . Otras aportaciones del BALANCED SCORECARD que se han resaltado tienen que ver con su potencial como instrumento de formación, de gestión participativa, de motivación e incentivo de los empleados, de mejora continua y de revisión de la estrategia.