IN0301 Guía de la interfaz de usuario de Access 2007

Guía de la interfaz de usuario de Access 2007
En esta guia se proporciona información sobre los elementos de la nueva interfaz de usuario y cómo
usarla. Asimismo, se proporciona información sobre cómo habilitar los documentos con fichas en una
base de datos y cómo explorar los objetos de la nueva interfaz.
Información general
La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cómo se
interactúa con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access
y encontrar más rápidamente los comandos necesarios. El nuevo diseño también permite detectar con
facilidad las características que, de lo contrario, se quedarían ocultos debajo de las capas de las barras
de herramientas y los menús. Además, el usuario podrá comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a
la nueva página Introducción a Microsoft Office Access, que proporciona acceso rápido para comenzar
a usar el producto, inclusive un conjunto de plantillas de diseño profesional.
El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que es la
cinta a la largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La
cinta de opciones proporciona una ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los
menús y barras de herramientas. La cinta de opciones consta de fichas que combinan los comandos de
manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio,
Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos
relacionados y estos grupos incluyen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario,
como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmente las opciones.
Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son:

Introducción a Microsoft Office Access La página que se muestra cuando se inicia
Access desde el botón Inicio o un acceso directo de escritorio.

Cinta de opciones Es el área situada en la parte superior de la ventana del programa
donde se pueden elegir los comandos.

Ficha de comandos Comandos combinados de manera significativa.

Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que aparece según el
contexto, es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté
llevando a cabo.

Galería Es un control que muestra visualmente una opción de modo que se ven los
resultados que se van a obtener.

Barra de herramientas de acceso rápido Es una sola barra de herramientas
estándar que aparece en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo
clic a los comandos más usados, como Guardar y Deshacer.

Panel de exploración Es el área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran
los objetos de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de
las versiones anteriores de Access.

Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes, páginas y macros se
muestran como documentos con fichas.

Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la
que se muestra la información de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista.

minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera transparente encima
del texto seleccionado para que se pueda aplicar fácilmente formato al texto.
Introducción a Microsoft Office Access
Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de
escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la página Introducción a Microsoft
Office Access. Esta página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access
2007.
Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una
plantilla o abrir una base de datos reciente (si se ha abierto alguna base de datos anteriormente).
También se puede ir directamente a Microsoft Office Online para obtener más información sobre 2007
Microsoft Office system y Office Access 2007, o bien, hacer clic en elbotón de Microsoft Office
usar el menú para abrir una base de datos existente.
ABRIR UNA NUEVA BASE DE DATOS EN BLANCO
1.
Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.
Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.
2.
En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco,
haga clic en Base de datos en blanco.
3.
En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de
archivo o use el nombre proporcionado.
4.
Haga clic en Crear.
Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.
y
Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más plantillas desde Microsoft
Office Online. ¿Qué es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos
previamente diseñada con tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas
proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una nueva base de datos.
Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla destacada
1.
Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.
Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.
2.
En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en línea,
haga clic en una plantilla.
3.
En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el
nombre proporcionado.
4.
Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint
Services si desea vincular a u
5.
n sitio de Windows SharePoint Services.
Haga clic en Crear
-o bienHaga clic en Descargar
Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.
Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de
Office Access 2007.
Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla de
Microsoft Office Online
1.
Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.
Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.
2.
En la página Introducción a Microsoft Office Access, en el panel Categorías de plantillas,
haga clic en una categoría y, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en una
de ellas.
3.
En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el
nombre proporcionado.
4.
Haga clic en Descargar.
Access descarga automáticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa
plantilla, la almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y
abre la base de datos.
Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la
ubicación de la base de datos a una lista interna de los documentos más recientemente usados. Esta lista
aparece en la página Introducción a Microsoft Office Access, de modo que se pueden abrir fácilmente
las bases de datos más recientemente usadas.
Abrir una base de datos recientemente usada
1.
Inicie Access.
2.
En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente,
haga clic en la base de datos que desee abrir.
Access abre la base de datos.
Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office
Access
1.
Inicie Access.
2.
Haga clic en el botón de Microsoft Office
, y haga clic en la base de datos que desee
abrir, si aparece en el panel derecho del menú.
-o bienHaga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando
aparezca el cuadro de diálogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic
en Abrir.
Se abre la base de datos.
Cinta de opciones
La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de
proporcionar la principal interfaz de comandos de Office Access 2007. Una de las principales ventajas de
la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicación las tareas o los puntos de entrada que solían
requerir la visualización de menús, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la
interfaz de usuario. De este modo, sólo hay una ubicación donde hay que buscar los comandos.
Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana
principal de Office Access 2007, donde se muestran los comandos en la ficha de comando activa.
La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las
fichas de comandos principales son Inicio, Crear, Diseño de página y Herramientas de base de datos.
Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás
elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta
las opciones visualmente.
Los comandos de la cinta de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay
una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo
Formularios, Office Access 2007 crea el formulario basándose en la tabla activa. Es decir, se escribe el
nombre de la tabla activa en la propiedad OrigenDelRegistro (RecordSource) del formulario.
Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los métodos abreviados
de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El sistema de acceso de teclado reemplaza los
aceleradores de menú de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa indicadores pequeños de
una sola letra o una combinación de letras que aparecen en la cinta de opciones e indican el método
abreviado de teclado que activa el control situado debajo.
Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa
ficha.
Seleccionar una ficha de comandos
1.
Inicie Access.
2.
Haga clic en la ficha que desee.
O bien,
1.
Inicie Access.
2.
Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las sugerencias de teclado.
3.
Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la
ficha de comandos que desee seleccionar.
Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método
abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de
Access, también deberá funcionar en Office Access 2007.
Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, vea Métodos abreviados de
teclado de Access.
Ejecutar un comando
1.
Inicie Access.
2.
Haga clic en la ficha correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo
representativo de las fichas y comandos disponibles en cada ficha. Las fichas y comandos
disponibles cambian dependiendo de lo que se esté haciendo.
Ficha de comandos
Acciones comunes que se pueden realizar
Inicio
Seleccionar una vista diferente.
Copiar y pegar del Portapapeles.
Configurar las actuales características de fuente.
Configurar la actual alineación de fuente.
Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).
Ordenar y filtrar los registros.
Buscar registros.
Crear
Crear una nueva tabla vacía.
Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule
a la lista recién creada.
Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.
Datos externos
Importar o Vincular a datos externos.
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o
existente.
Herramientas de base
de datos
Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
Crear y ver relaciones entre las tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades
Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.
Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas).
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
Administrar los complementos de Access.
Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
3.
Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método
abreviado de teclado correspondiente al comando de una versión anterior de Access, aplíquelo
mediante el teclado.
O bien,
Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las teclas de acceso.
Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que
desee.
Fichas de comandos contextuales
Además de las fichas de comandos estándar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de interfaz de
usuario de Office Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual. Según el contexto (es
decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca
una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estándar.
Activar una ficha de comandos contextual
Haga clic en la ficha de comandos contextual.
O bien,
1.
Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las teclas de acceso.
2.
Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de
comandos contextual.
Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y características que se usan en un contexto
específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseño, las fichas contextuales contienen
comandos que se aplican únicamente cuando se trabaja con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando
se abre una tabla en la vista Diseño, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño
junto a la ficha Herramientas avanzadas. Cuando se hace clic en la ficha Diseño, en la cinta de
opciones se muestran los comandos que están disponibles únicamente cuando el objeto está en la vista
Diseño.
Galerías
La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 también incluye un nuevo control denominado galería.
El control de galería funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los
resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el
resultado de usar dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que
Office Access 2007 puede hacer, centrando la atención en los resultados y no sólo en los propios
comandos.
Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar
a un menú que se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la
galería dentro de la cinta de opciones.
Ocultar la cinta de opciones
Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede
contraer la cinta de opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para
cerrar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a
hacer doble clic en la ficha de comandos activa.
Ocultar y restaurar la cinta de opciones
1.
Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).
2.
Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de
opciones.
Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a la
cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto
predeterminado de comandos se compone de los comandos que más se usan, como Guardar, Deshacer
y Rehacer. No obstante, cada usuario puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de
modo que incluya los comandos que use con más frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicación de
la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a grande. La minibarra de
herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al
tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
1.
Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.
2.
Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en
Más comandos.
3.
En el cuadro de diálogo Configuración de acceso, seleccione el comando o los comandos
que desee agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.
4.
Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en
Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.
5.
Cuando termine, haga clic en Aceptar.
Panel de exploración
Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos
aparecen en el panel de exploración. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los
informes, las páginas, las macros y los módulos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de
datos de las versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una
tarea en una versión anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de exploración de Office
Access 2007. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla
en el panel de exploración.
Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el
botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú
contextual varían según el tipo de objeto.
Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o
un informe
En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto.
O bien,
En el panel de exploración, seleccione el objeto y, a continuación, presione ENTRAR.
O bien,
1.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en un objeto.
2.
En el menú contextual, haga clic en un elemento de menú.
Observe que puede configurar una opción para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de
diálogo Opciones de exploración.
En el panel de exploración se dividen los objetos de la base de datos en categorías que contienen grupos.
Algunas son categorías predefinidas pero también se pueden crear grupos personalizados.
De forma predeterminada, el panel de exploración aparece cuando se abre una base de datos en Office
Access 2007, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que
el panel de exploración aparezca de forma predeterminada, configure una opción de programa. En los
siguientes pasos, se explica cómo se lleva a cabo cada acción.
Para mostrar u ocultar el panel de exploración
Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de exploración (
), o presione F11.
Impedir que el panel de exploración aparezca de forma
predeterminada
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Opciones de
Access.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.
2.
En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
3.
Bajo Exploración, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de exploración y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre el panel de exploración, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
Documentos con fichas
En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en
vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de
documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de
Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más adelante en este artículo). Sin embargo, si
cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos
para que la nueva configuración surta efecto.
Mostrar u ocultar fichas de documentos
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Opciones de
Access.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.
2.
En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
3.
En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos,
seleccione Documentos con fichas.
Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la
4.
casilla de verificación, se desactivan las fichas de documento.
5.
Haga clic en Aceptar.
NOTAS
El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para
cada base de datos.
Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver
a abrir la base de datos para que el cambio surta efecto.
Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de
documento de forma predeterminada.
Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas
superpuestas de forma predeterminada.
Barra de estado
Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Office Access 2007 se puede mostrar una barra de
estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento estándar de la interfaz de usuario sigue siendo el
lugar donde aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de
progreso, etc. En Office Access 2007, la barra de estado desempeña asimismo dos funciones estándar
que también se ven en la barra de estado de otros programas de Office Professional 2007: el cambio de
vista o ventana y el zoom.
Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas
disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para
ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.
La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de Access.
Mostrar u ocultar la barra de estado
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Opciones de
Access.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.
2.
En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
3.
Bajo Opciones de aplicación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar barra de
estado. Al desactivar la casilla de verificación, se desactiva la visualización de la barra de
estado.
4.
Haga clic en Aceptar.
Minibarra de Herramientas
Una de las operaciones más comunes realizadas en cualquier programa de Office Professional 2007 es la
aplicación de formato a texto. En las versiones anteriores de Access, la aplicación de formato a texto
requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Office
Access 2007, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas.
Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece
automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratón) a la
minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva,
tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa
gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de
texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.
Dar formato a texto mediante la minibarra de herramientas
1.
Seleccione el texto al que desee aplicar formato.
La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.
2.
Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas.
USAR LA CINTA DE OPCIONES
La primera vez que inicie algunos de los programas de 2007 Microsoft Office system, quizá le sorprenda
lo que vea. Los menús y las barras de herramientas de algunos programas se han sustituido por la cinta
de opciones.
La imagen anterior se extrajo del Curso de Microsoft Office Online.
La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para
completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha
está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión,
algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen
sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.
Programas que utilizan la cinta de opciones
La cinta de opciones se incluye en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office system:
Office Access 2007
Office Excel 2007
Office PowerPoint 2007
Office Word 2007
Office Outlook 2007 (en elementos abiertos como Correo, Contactos y Citas)
MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para
completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha
está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la
aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias.
No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de herramientas y los menús
de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante, puede minimizar la cinta de opciones para que
el área de trabajo sea mayor.
Mantener siempre la cinta de opciones minimizada
1.
Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido
.
2.
En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.
3.
Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la ficha que desee
utilizar y, a continuación, en la opción o comando deseados.
Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en el documento de
Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en el tamaño del texto
que desee. Después, la cinta de opciones se vuelve a minimizar.
Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo
Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la ficha
activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones.
Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione
CTRL+F1.
Restaurar la cinta de opciones
1.
Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido
2.
En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.
.
Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione
CTRL+F1.
SUGERENCIA Puede seguir usando los métodos abreviados de teclado mientas la cinta de opciones esté
minimizada. Para obtener más información sobre métodos abreviados de teclado, vea Usar el teclado
para trabajar con los programas de la cinta de opciones.
CONCEPTOS BÁSICOS DEL DISEÑO DE UNA BASE
DE DATOS
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.
Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece
lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese
caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda
modificarse fácilmente.
En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué
información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas
entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.
ALGUNOS TÉRMINOS SOBRE BASES DE DATOS
QUE DEBE CONOCER
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las
de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos
simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas.
Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos
y una tercera con información sobre clientes.
Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro
es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento
único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos),
por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría
algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se
debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el
espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es
que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información
incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información
incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas
cuando así se precise.

Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
EL PROCESO DE DISEÑO
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos,
como los nombres de productos o los números de pedidos.

Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como
Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se
convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo,
una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se
utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de
pedido.

Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las
demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las
relaciones según sea necesario.

Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros
con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las
tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están
estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.
DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a
utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan
simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío
masivo de correo y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas
personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en
uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea
es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el
proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de
tomar decisiones.
BUSCAR Y ORGANIZAR LA INFORMACIÓN
NECESARIA
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si
registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios
en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que
contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene
que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario?
¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo,
que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección,
ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una
columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada
elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más
tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de
datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por
región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible
que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad
de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué
información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta
modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los
elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la
oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea
imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una
columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí
o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro
elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer
también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar
una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita
para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas
ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un
saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el
saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar
el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes
lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos
partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido
de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar,
calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su
propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas
de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es
el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos
adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
DIVIDIR LA INFORMACIÓN EN TABLAS
Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de
buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría
ser similar a la siguiente:
Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos.
Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra
para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los
pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista
hasta obtener un diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos
ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación
le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a
continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos
productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse
muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una
sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución
mucho mejor.
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor.
Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos
lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares.
Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está
repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor,
coloque esa información en una tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese
producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el
producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un
producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para
mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los
productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo
se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar
datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de
productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de
proveedores.
CONVERTIR LOS ELEMENTOS DE INFORMACIÓN EN
COLUMNAS
Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema
representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería
Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo
electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede
almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo
electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de
dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y
el campo de dirección, la dirección de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor
precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos
columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De
igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia,
código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea
realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que
la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o
internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una
columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y
regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar
de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.
No incluya datos calculados
En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar
de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por
ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un
pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que
contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna
Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos
datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente
dicho no debe almacenarse en una tabla.
Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas
Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los
nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un
campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes
lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del
producto, la categoría y la descripción.
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada
tabla.
ESPECIFICAR CLAVES PRINCIPALES
Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente
cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número
de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta
información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave
principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica
inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la
tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede
tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas
como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el
mismo nombre en la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin
asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente
de una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la
clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal
cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar
una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras
tablas en las que se hace referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada
pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido.
Una vez asignado, nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave
principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico.
Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de
identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los
identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una
clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente,
es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal.
No hay dos identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de
una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría
dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está
formada por más de una columna se denomina clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de
las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla
Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.
CREAR RELACIONES ENTRE LAS TABLAS
Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de
forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.
La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Empleados...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos
relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se
utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.
CREAR UNA RELACIÓN DE UNO A VARIOS
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de
productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente,
para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos
representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla
Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del
lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios"
de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores
a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla
Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la
clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa
porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.
El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves
principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al
identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una
columna compartida.
Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en
muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla
Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos.
Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios
pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las
relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta
un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las
dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por
pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que
repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un
diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de
pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se
soluciona este problema?
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a
varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la
tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la
relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave
principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos
y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un
pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de
línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el
campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos
juntos producen un valor exclusivo para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan
directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a
varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de
uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada
pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada
producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia
únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así
como todos los pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:
Crear una relación de uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar
información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos
pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la
tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la
coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como
clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a
uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla
complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la
información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se
crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por
las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la
misma clave principal en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas
(cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas
correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben
compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una
tercera tabla para representar la relación.
Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con
datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos
registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna
que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos
duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e
informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos
duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas
son algunas comprobaciones que puede hacer:
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las
tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla.
Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no
se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para
esa información.
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si
un elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un
descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se
calcule en lugar de crear una nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente
tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos
vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de
forma que tenga menos campos y más registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si
necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información,
incluya ese elemento en su propia columna.
¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene
información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o
mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas
comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría
general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara
la categoría de cada producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una
descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla
Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha
categoría, lo cual no es una buena solución.
Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla
y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la
tabla Productos como clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios
productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo,
considere una tabla con las siguientes columnas:
Id. de producto
Nombre
Id1 de producto
Nombre1
Id2 de producto
Nombre2
Id3 de producto
Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el
número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe
revisar el diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de
productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la
tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el
número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más
grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por
identificador de producto o nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en
dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para
productos, vinculadas por el identificador de proveedor.
APLICAR LAS REGLAS DE NORMALIZACIÓN
En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a
veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están
estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina
normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de
haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de
información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se
dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se
conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma
normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son
necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y
nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se
incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda
sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la
clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal
formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de
las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:
Id. de pedido (clave principal)
Id. de producto (clave principal)
Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de
Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar
Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave
principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más
que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
IdProducto (clave principal)
Nombre
PVP
Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla
infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna
Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las
columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra
columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en
consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya
clave sea PVP.
Para obtener más información
Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational
Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.

Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design.
Addison-Wesley Professional. 1989.

Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional.
2005.
CREAR TABLAS EN UNA BASE DE DATOS
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas
basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres,
direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos.
Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear
otros objetos de base de datos.
En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y
a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el
modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para
determinar las tablas que necesita.
¿Qué es una tabla?
Crear una tabla nueva
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Importar o vincular para crear una tabla
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Agregar campos mediante plantillas de campos
Agregar un campo de una tabla existente
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Guardar una tabla
Definir la clave principal
Definir las propiedades de los campos
Definir las propiedades de las tablas
¿Qué es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una
tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone
de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar
también filas y los campos, columnas.
Registro o fila
Campo o columna
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema
diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto,
números, fechas e imágenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones

Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo

Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos

Un inventario de equipo o stock disponible
Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y
evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente.
Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas
bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo
archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos
existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft
Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos.
Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A
continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación,
haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
3.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la
vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las
plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se
diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del
mismo nombre.
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación,
y, a continuación, haga clic en Abrir.
seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.
IMPORTAR O VINCULAR PARA CREAR UNA TABLA
Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo,
puede importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un
archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros
orígenes distintos. Cuando se importa la información, se crea una copia de la información en una nueva
tabla de la base de datos actual. Sin embargo, cuando se vincula a la información, se crea una tabla
vinculada en la base de datos que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en
otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla vinculada, los cambiará también en el origen,
con algunas excepciones (vea la nota a continuación). Cuando se cambia la información en el origen
mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada.
NOTA
En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una tabla
vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos
1.
Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la
ubicación, haga clic en el icono de carpeta.

Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en
la vista Hoja de datos.
4.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos
disponibles.
5.
Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.
NOTA
También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la ficha
Crear. Vea la siguiente sección para obtener instrucciones detalladas.
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta lista
puede existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien, puede
crear una nueva lista personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las plantillas
predefinidas de Office Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.
En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.
y, a continuación, haga clic en Abrir.
A continuación, siga uno de estos procedimientos:
Crear la lista a partir de una plantilla
1.
Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.
2.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint
donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y
especifique una descripción.
3.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir
la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la
casilla de verificación.
4.
Haga clic en Aceptar.
Crear una nueva lista personalizada
1.
Haga clic en Personalizado.
2.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint
donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y
especifique una descripción.
3.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir
la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la
casilla de verificación.
4.
Haga clic en Aceptar.
Importar los datos de una lista existente
1.
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
2.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de
SharePoint que contiene la lista.
3.
Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
4.
Haga clic en Siguiente.
5.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.
6.
Haga clic en Aceptar.
Vincular a una lista existente
1.
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
2.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de
SharePoint que contiene la lista.
3.
Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
4.
Haga clic en Siguiente.
5.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.
6.
Haga clic en Aceptar.
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos
(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el
apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría
crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para
almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea
necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas
posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el
nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o
cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para
obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos, vea el artículo
CONCEPTOS BÁSICOS DEL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre
que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con
la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las
operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para
cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las
características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de
presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar
inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
4.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
4.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada
para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna,
como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una
fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos
a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de
datos.
Si escribe:
Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio
Texto
http://www.contoso.com
Hipervínculo
Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de
Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son
prefijos válidos.
50000
Número, entero largo
50.000
Número, entero largo
50.000,99
Número, doble
50000,389
Número, doble
31/12/2006
Fecha/Hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la
configuración regional del usuario.
31 de diciembre de 2006
Fecha/Hora
10:50:23
Fecha/Hora
10:50 a.m.
Fecha/Hora
17:50
Fecha/Hora
12,50 $
Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la
configuración regional del usuario.
21,75
Número, doble
123,00%
Número, doble
3,46E+03
Número, doble
Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según
los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y
la propiedad Formato como hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de
la ficha Hoja de datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
1.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
2.
Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explícitamente el formato
1.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
2.
Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo
campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por
Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable
usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón
secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el
menú contextual.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos
espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos
fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido,
Dirección y Teléfono particular.
AGREGAR CAMPOS MEDIANTE PLANTILLAS DE CAMPOS
Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo
manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista
predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden
ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de
campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias
plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un
campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una
configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un
campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
1.
Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
2.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Aparece el panel Plantillas de campos.
3.
Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un
nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo.
Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo
existente en otra tabla.
Agregar un campo de una tabla existente
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho,
es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la
información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que
proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información
según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla
relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la
lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.
Abrir el panel Lista de campos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo
existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el
panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras
tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación.
La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar
una relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos
disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del
panel Lista de campos en la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo
existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
5.
Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa
tabla.
6.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
7.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
8.
Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
NOTA
Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente
para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de
campos y la tabla abierta.
DEFINIR EL TIPO DE DATOS DE UN CAMPO EN LA VISTA HOJA DE DATOS
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja
de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo,
si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un
identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección
automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se
deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos.
Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de
datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de
la ficha Datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
1.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
2.
Haga clic en el tipo de datos que desee.
Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
Definir explícitamente el formato
1.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
2.
Haga clic en el formato que desee.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.
Tipo de datos
Almacena
Tamaño
Texto
Caracteres alfanuméricos
Hasta 255 caracteres.
Se utiliza para texto o para texto y números que no
se emplean en cálculos, como Id. de producto.
Memo
Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor
de 255 caracteres) o texto con formato de texto
enriquecido.
Se utiliza para texto que contiene más de 255
caracteres o que utiliza formato de texto
enriquecido. Las notas, las descripciones largas y
los párrafos con formato como negrita o cursiva son
ejemplos comunes de datos para los que se
utilizaría un campo Memo.
Número
Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).
Se utiliza para almacenar números utilizados en
cálculos, salvo los valores monetarios, para los que
se utiliza el tipo de datos Moneda.
Fecha/Hora
Fechas y horas.
Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
gigabytes de almacenamiento (2
bytes por carácter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en
un control.
1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando
se utiliza para Id. de réplica.
8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora.
Tenga en cuenta que cada valor almacenado
contiene un componente de fecha y otro de hora.
Moneda
Valores monetarios.
8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores monetarios
(importes).
Autonumérico
Valor numérico único que Office Access 2007 inserta
automáticamente cuando se agrega un registro.
4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza
para Id. de réplica.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se
puedan emplear como clave principal. Tenga en
cuenta que en los campos autonuméricos los
valores pueden aumentar secuencialmente en un
incremento especificado o aleatoriamente.
Sí/No
Valores booleanos.
1 bit (8 bits = 1 byte).
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden
contener uno de dos valores posibles: Sí/No o
Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto OLE
Objetos OLE u otros datos binarios.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft Windows.
Hasta 1 gigabyte.
Datos adjuntos
Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos
de Office.
Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar
imágenes digitales y cualquier tipo de archivo
binario.
Hipervínculo
Hipervínculos.
Se utiliza para almacenar hipervínculos y
proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web
a través de una dirección URL (localizador uniforme
de recursos) o a archivos a través de un nombre en
formato UNC (convención de nomenclatura
universal). Puede crear también vínculos a los
objetos de Access almacenados en una base de
datos.
Asistente para búsquedas
SUGERENCIA
Para los datos adjuntos
comprimidos, 2 gigabytes. Para los
datos adjuntos no comprimidos,
alrededor de 700 k, según la
capacidad de compresión de los
datos adjuntos.
Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
gigabytes de almacenamiento (2
bytes por carácter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en
un control.
En realidad no es un tipo de datos; inicia el
Asistente para búsquedas.
Basado en una tabla o consulta: el
tamaño de la columna asociada.
Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y
crear un campo que utilice un cuadro combinado
para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista
de valores.
Basado en un valor: el tamaño del
campo Texto utilizado para
almacenar el valor.
Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en
cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el
tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.
Guardar una tabla
Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera
vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres
(letras o números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes,
Inventario de piezas o Productos.
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Guardar.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a
continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
2.
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Definir la clave principal
La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila
almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id.,
un número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada
cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la
clave principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe
identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe
contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza
campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para
la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que
cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal
y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista
Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.
Cambiar a la vista Diseño
1.
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y,
a continuación, haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene
ninguna, debe utilizar la vista Diseño.
Establecer o cambiar la clave principal
1.
Abra la tabla en la vista Diseño.
2.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada
campo.
3.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como
clave principal.
Quitar la clave principal
1.
Abra la tabla en la vista Diseño.
2.
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los
campos de la clave principal.
3.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave
principal.
NOTA
Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una.
Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo
para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.
DEFINIR LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas,
especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras
características de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo,
puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que
deba satisfacerse para la información especificada en un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad
SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta
propiedad en un campo con otro tipo de datos.
Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo,
las propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en
las hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes
basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades.
Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan
otras propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
1.
Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
2.
Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.
3.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los
siguientes comandos:
4.

Única define la propiedad Indizado .

Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí,
se establece en No. Si se ha definido en No, se establece en Sí.
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir
otras propiedades de campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño
1.
Abra la tabla en la vista Diseño.
2.
En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que
desea definir propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).
3.
Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de
la tabla. El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.
4.
En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la
propiedad del campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la
propiedad con las teclas de dirección.
5.
Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro
de propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la
propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.
Utilice esta propiedad
de campo
Para
TamañoDelCampo
Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto,
Número o Autonumérico.
Formato
Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime.
LugaresDecimales
Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números.
NuevosValores
Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor aleatorio.
MáscaraDeEntrada
Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.
Título
Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los
formularios, informes y consultas.
ValorPredeterminado
Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan
nuevos registros.
ReglaDeValidación
Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el
valor del campo.
TextoDeValidación
Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión
ReglaDeValidación.
Requerido
Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero
Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena de
longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado
Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de un
índice.
CompresiónUnicode
Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran
cantidad de texto (> 4.096 caracteres)
ModoIME
Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
ModoDeOracionesIME
Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
EtiquetasInteligentes
Anexar una tarjeta inteligente al campo.
SóloAnexar
Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo
Memo.
FormatoDeTexto
Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el
formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar sólo
texto.
AlineaciónDelTexto
Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.
Precisión
Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen a la
derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Escala
Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la derecha y a
la izquierda de la coma decimal.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una
propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a
especificar una máscara de entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga
clic en
situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
6.
rápido.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a
continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Guardar.
En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo
TamañoDelCampo, Formato y NuevosValores.
Propiedad
TamañoDelCampo
Texto
Número
Descripción
Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto pueden tener entre
1 y 255 caracteres. Para campos de texto más grandes, utilice el tipo de datos Memo.

Seleccione una de las opciones siguientes:

Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de
almacenamiento es de un solo byte.

Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El
requisito de almacenamiento es de dos bytes.

Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -2.147.483,648 y
+2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

SUGERENCIA Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el valor
que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra tabla.
Autonumérico

Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4 x
1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de
almacenamiento es de cuatro bytes.

Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 x
10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El requisito de
almacenamiento es de ocho bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario para la
réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el
formato de archivo .accdb no admite la réplica.

Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y +9,999...
x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.

Seleccione una de las opciones siguientes:

Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1 hasta
+2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido
en Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647 cuando la propiedad
de campo NuevosValores se ha establecido en Aleatoria. El requisito de
almacenamiento es de cuatro bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario para la
réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el
formato de archivo .accdb no admite la réplica.
Propiedad Formato
Texto
Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información, vea Formato de datos
en tablas, formularios e informes.
Número
Seleccione una de las opciones siguientes:

Número general: muestra el número tal como se escribe.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.

Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la configuración de las
opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes
negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.

Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro, independientemente del
símbolo especificado en las opciones de configuración regional y de idioma.

Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones de
configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos,
los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.

Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la configuración de
las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los
importes negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales. No muestra el
símbolo de moneda.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo de
porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de configuración regional y
de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y
las posiciones decimales.

Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.

Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.

Fecha/Hora
Sí/No
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.
Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:

Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la configuración de
fecha corta y hora larga.

Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga definida en las
opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-jul-06, por
ejemplo).

Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta definida en las
opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida en las
opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde HH es la
hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede estar comprendida
entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.

Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la hora y MM
son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y 23 y los minutos entre 0
y 59.
Seleccione una de las opciones siguientes:

Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.

Sí/No: muestra el valor como Sí o No.

Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.
NOTA
En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son equivalentes, y Falso, No y
Desactivado son también equivalentes.
Propiedad
NuevosValores
Autonumérico
Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos Autonumérico):

Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo registro.

Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a cada nuevo
registro.
Definir las propiedades de las tablas
Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos
los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.
Definir una propiedad de tabla
1.
Abra la tabla en la vista Diseño.
2.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.
3.
Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.
4.
Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla
Para
Descripción
Proporcionar una descripción de la tabla.
PresentaciónPredeterminada
Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como la vista
predeterminada al abrirse la tabla.
ReglaDeValidación
Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o se
modifique un registro.
TextoDeValidación
Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la expresión de
ReglaDeValidación.
Filtro
Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en
la vista Hoja de datos.
OrdenarPor
Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación
predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos
Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos
y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja
secundaria de datos.
VincularCamposSecundarios
Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja secundaria de
datos que coinciden con el campo o los campos de clave principal de esta tabla.
VincularCamposPrincipales
Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que coinciden
con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.
AltoHojaSecundariaDeDatos
Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la hoja
secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la
ventana de hoja secundaria de datos de modo que se muestre al abrirse.
HojaSecundariaDeDatosExpandida
Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al abrirse la
tabla.
Orientación
Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a
derecha o de derecha a izquierda.
MostrarVistasEnSharePoint
Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar
disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base de datos
se ha publicado en un sitio de SharePoint.
FiltrarAlCargar
Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro
(estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.
OrdenarPorAlCargar
Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad OrdenarPor
(estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de
propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad
ReglaDeValidación en una expresión y desea obtener ayuda, haga clic en
situado junto al
cuadro de propiedad ReglaDeValidación para mostrar el Generador de expresiones..
5.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a
continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Guardar.
CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR UNA RELACIÓN
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007
los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos
comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo,
se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.
En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación
de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de
registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de
una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para
mantener sincronizadas las referencias.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.
En este artículo
Crear una relación de tabla
Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
Modificar una relación de tabla
Exigir integridad referencial
Eliminar una relación de tabla
Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de
datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes
no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos
comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un
campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la
propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer
coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de
ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen
que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.
Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
botón Relaciones.
4.
Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo
Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar
tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de
datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas,
haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas.
5.
Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando
termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.
6.
Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común
(la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic
en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7.
Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación.
Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir
integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la
sección Exigir integridad referencial.
Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.
8.
Haga clic en Crear.
Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir
integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la
casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de
un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro
extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.
NOTAS
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de
clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la
propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos
tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación
(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la
propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado
en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe
permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el
valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access
crea una relación uno a varios.
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de
datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que
están disponibles en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras
tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a
continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a
varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta
relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla,
es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más
información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a
la que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de
datos en el menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de
alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas
relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas
que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene
todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla,
aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla,
arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
1.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
2.
Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un
nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
3.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja
de datos.
4.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
5.
Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente
para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel
Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no
exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.
Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.
Modificar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación,
modifíquela.
1.
Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en
la línea para seleccionarla.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
2.
Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7.
Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto,
se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede
definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en
cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la
sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la
integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial.
Configurar el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las
consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta
que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados
basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores
predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los
correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las
bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de
relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores
de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea
mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla
Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y
los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a
Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de
nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que
representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación
interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos
comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado
ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se
denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la
tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la
derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que
coinciden con las de la izquierda.
NOTA
En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de
diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta
relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Configurar el tipo de combinación
1.
En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
2.
Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el
cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las
filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Opción
Combinación
relacional
Tabla
izquierda
Tabla
derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de
ambas tablas sean iguales.
Combinación
interna
Filas
coincidentes
Filas
coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos
registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean
iguales.
Combinación
externa izquierda
Todas las filas
Filas
coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos
registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean
iguales.
Combinación
externa derecha
Filas
coincidentes
Todas las filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al
lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7.
Haga clic en Tipo de combinación.
8.
En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
9.
Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Exigir integridad referencial
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las
referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para
exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access
rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto
significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las
eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y
eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la
sección Configurar las opciones en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
y, a continuación, haga clic en Abrir.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8.
Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si
ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se
crean registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en
una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla
Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se
puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola
operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea
registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos
si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se
puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola
operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes
condiciones para exigir la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice
único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo
Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño
del campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad
referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de
Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad
referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una
relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como
parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un
estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya
que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad
referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se
actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a
la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un
registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por
ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la
integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave
principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8.
Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o
Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.
9.
Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
NOTA
Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar
en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de
un campo Autonumérico.
Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos
Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la
línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación
seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad
referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la
creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
y, a continuación, haga clic en Abrir.
botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6.
Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.
7.
Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma
permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de
confirmación, haga clic en Sí.
NOTA
Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u
otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá
eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la
relación.