21/8/2012 21 de Agosto 2012 Módulo I: Gestión Administrativa Marcela Mirabal M. © Marcela Mirabal M. Todos los derechos reservados. MMXII. Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 1 21/8/2012 Contenido • • • • • • La Planificación y la Programación Gestión de Procesos y Documental Gestión de Recursos Humanos Administración Financiera Gestión de Tecnología de Información Responsabilidad social Por qué Planificar La Planificación Estratégica 1. Planificación y Programación Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 2 21/8/2012 PyMEs en R.D. • • • • 1Plan 18,486 PyMEs1 Aporte del 24.4% al PIB1 Afectadas directamente por cambios en el entorno Esto hace necesario un énfasis en lograr una mejor gestión administrativa a través de la ejecución de acciones coherentes y planificadas Estratégico de las PYMES de República Dominicana 2008-2013 Ventajas de la Planificación Menos incertidumbre Más eficiencia Los objetivos se entienden mejor Se crean las bases para la gestión y el seguimiento Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 3 21/8/2012 El Ciclo Básico de Planificación ACT Actuar CHECK Evaluar PLAN Planificar DO Hacer Círculo de Planificación o PDCA de Edwards Deming • “‘…¿podrías indicarme qué camino tengo que tomar desde aquí?’ El gato contestó: ‘Eso depende de a dónde quieras llegar’”. (Lewis Carrol) • El trabajo de la dirección no consiste en ver a la compañía tal como está… sino en lo que se puede convertir. (John W. Teets - Greyhound) • Usted tiene que diseñar un plan. No puede simplemente desear que las cosas mejoren. (John F. Welch, GE) Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 4 21/8/2012 Pensando Estratégicamente: Las Tres Grandes Preguntas Estratégicas 1. ¿Dónde Estamos? ¿Cuál es Nuestra Situación? 2. ¿Dónde queremos ir? – ¿En qué negocios queremos estar y en qué posición en el mercado? – ¿Qué necesidades y cuáles grupos de consumidores queremos satisfacer? – ¿Qué resultados queremos lograr? 3. ¿Cómo llegaremos ahí? Las 5 Tareas de la Administración Estratégica Quiénes somos/ a dónde vamos Tarea 1 Definición del Negocio o Misión y Desarrollo de Una Visión Revisar Cuando Sea Necesario Qué haremos para lograrlo y llegar ahí Tarea 2 Establecimiento de Objetivos Financieros y Estratégicos; A corto y largo plazo Revisar Cuando Sea Necesario Cómo lo haremos Hacerlo Tarea 3 Tarea 4 Formulación de una Estrategia que Logre los Objetivos de Resultado Perseguidos Implantación y Puesta en Práctica de la Estrategia Mejorar / Cambiar Cuando Sea Necesario Mejorar / Cambiar Cuando Sea Necesario Cómo lo estamos haciendo, qué está pasando Tarea 5 Evaluación del Resultado, Revisión de la Situación e Inicio de los Ajustes Correctivos Regresar a las Tareas 1, 2, 3 y 4 Cuando Sea Necesario “Administración Estratégica: Textos y Casos”, Thompson, Strickland & Gamble Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 5 21/8/2012 ¿Qué es un Plan Estratégico? Hacia dónde va el negocio: visión y misión Blancos de desempeño a corto y largo plazos: objetivos estratégicos y financieros Cursos de acción para lograr los resultados esperados: estrategias ¿Por qué tener un Plan Estratégico? • El proceso de análisis y planificación permite – Conocer la situación del sector y de la competencia – Identificar mejor las necesidades de los clientes – Detectar necesidades de mejoras internas – Establecer el “destino del viaje” y fijar “el rumbo” de cada etapa – Delimitar las acciones a tomar por la empresa y prever las correcciones que puedan ser necesarias ante contingencias “Guía para la Planificación en la PYME”, José Ml. Martí, Universidad de León, España Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 6 21/8/2012 ¿Qué es Estrategia? • La estrategia de una empresa consiste en el conjunto de movimientos competitivos y enfoques de negocios mediante los cuales la gerencia trata de dirigir a la empresa. • La estrategia es el “plan de acción” para: – – – – – Atraer y satisfacer a los clientes Vigilar una posición de mercado Realizar operaciones Competir con éxito Lograr las metas organizacionales ¿Por qué se requieren estrategias? Para conformar de manera proactiva la forma en que una empresa realizará sus operaciones Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I Para moldear las acciones y decisiones de los empleados y gerentes en un plan de acción coordinado y para toda la empresa 7 21/8/2012 “Guía para la Planificación en la PYME”, José Ml. Martí, Universidad de León, España Herramientas de Análisis Estratégico • La Planificación Estratégica se auxilia de numerosas herramientas de análisis que facilitan la comprensión de las características del entorno • Algunas de las más utilizadas son: – Análisis de las Cinco Fuerzas de Porter – Identificación de Factores Críticos de Éxito – Análisis FODA Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 8 21/8/2012 El Modelo de las Cinco Fuerzas Competitivas de Porter Substitute Productos Sustitutos Products (de(of empresas firms in en otras industrias) other industries) Suppliers de of Suplidores Insumos Clave Key Inputs Rivalry Rivalidad Among Entre Competing Competidores Sellers Compradores Buyers Potential Potenciales Nuevos New Entrantes Entrants “Estrategia Competitiva”, Michael Porter Factores Críticos para el Éxito • Son los elementos competitivos que más afectan la habilidad de todos los miembros del sector para prosperar Elementos estratégicos específicos Atributos de producto – Recursos – Competencias o capacidades – Capacidades competitivas – – • Marcan la diferencia entre – – Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I Ganancia y pérdida Éxito o fracaso competitivo 9 21/8/2012 Análisis FODA • Para que la estrategia de una empresa sea bien concebida, debe ajustarse a: – Las fortalezas y debilidades de recursos – Las mejores oportunidades del mercado y las amenazas externas para su bienestar • El Análisis FODA provee una visión general rápida de la situación estratégica • Es un “estado de situación estratégica”, que muestra los activos y los pasivos estratégicos F O D A La ejecución competente de una estrategia bien concebida es la mejor prueba de excelencia ejecutiva y una receta probada para el éxito organizacional. buena estrategia + buena ejecución = buena gerencia Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 10 21/8/2012 Definición de Proceso Importancia del Enfoque de Proceso Políticas, Procedimientos y Normas 2. Gestión de Procesos y Documental ¿Qué Es “Proceso”? Una o más tareas que añaden valor, al transformar un conjunto de entradas en un conjunto específico de salidas (bienes o servicios) para otra persona (cliente), por medio de una combinación de personas, herramientas, y métodos Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 11 21/8/2012 ¿Por qué Enfocarnos a Procesos? La visión o enfoque organizacional tradicional se dirige a cómo se hacía el trabajo en el pasado – Enfoque jerárquico vertical por cadena de mando – Trabajo secuencial – Decisiones sólo se toman “arriba” y se mandan órdenes hacia “abajo” – De “abajo” sólo se hace el trabajo y se manda información hacia “arriba” ¿Por qué Enfocarnos a Procesos? • Las organizaciones han evolucionado… – Personal más informado y mejor calificado – Las decisiones se toman continuamente, en el momento y lugar de la acción y el servicio • Hoy día se compite en base a procesos • El enfoque tradicional no toma en cuenta a suplidores y clientes, ni tampoco las relaciones entre individuos dentro de un área o a través de diferentes áreas Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 12 21/8/2012 Consistencia en los Procesos • La variabilidad que se obtiene en los resultados muchas veces tiene que ver con variación en – – – – – Materiales Maquinarias Métodos Mano de Obra Inspección… • En otras palabras, variación en el Proceso Consistencia en los Procesos • Si en un proceso todo es consistente, malo o bueno, tendremos resultados consistentes, malos o buenos… • Si el proceso es consistentemente bueno, los resultados serán consistentemente buenos… • Por tanto, debe procurarse una mejora continua en procesos Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 13 21/8/2012 Consistencia en los Procesos • El secreto radica en: – Eliminar o reducir al mínimo la variación en todos los aspectos del proceso (control estadístico) – Mantener esa baja variabilidad dentro de los límites de especificaciones – O sea, mantener el comportamiento estable, dentro de los límites especificados, para producir resultados de calidad Políticas, Procedimientos y Normas • ¿Qué Hago? ¿Qué NO Hago? ¿Cuáles Son Las Reglas Generales? • ¿Cómo lo Hago? • ¿Qué Condiciones Debe Cumplir Lo Que Hago? ¿Cómo las Estoy Cumpliendo? Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 14 21/8/2012 Las Políticas y Procedimientos Ayudan a la Implementación de la Estrategia • Proveen una guía clara sobre comportamientos esperados • Ayudan a alinear las acciones internas con la estrategia, canalizando esfuerzos en el camino • Aseguran consistencia en el desempeño de actividades en unidades geográficamente distantes • Sirven como una base poderosa para crear ajuste entre la cultura y la estrategia El Recurso Humano en las PyMEs La importancia de la Gestión Humana La estructura organizacional 3. Gestión Humana Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 15 21/8/2012 El Recurso Humano • En los procesos que realiza una empresa, quienes más le aportan al producto son quienes laboran allí, quienes tienen contacto con el cliente y con el producto mismo • Para generar valor en el negocio, hay que darle valor al recurso humano • Un equipo de trabajo bien conformado, con una buena estructura organizacional y bien motivado, lleva a buenos resultados El Recurso Humano en las PyMEs • ¿Hay gestión de los recursos humanos? • ¿Existe una planificación y reflexión acerca de la importancia estratégica que tienen las personas y la inversión en formación y desarrollo? • ¿Cómo incide el conflicto generacional o de formación de los individuos que integran la empresa? • ¿Saben las PyMEs qué necesitan?¿Cuáles son sus necesidades de formación? “PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”, Roxana Jofre Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 16 21/8/2012 El Recurso Humano en las PyMEs • ¿Aprecian el valor agregado de la gestión de los recursos humanos como parte del alineamiento estratégico del negocio? • ¿Como hacen las PyMEs que tienen una cantidad de personal limitado para capacitarlo sin dejar de hacer las tareas? ¿Cómo capacitar con pocos recursos? “PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”, Roxana Jofre Importancia de la Gestión Humana • Una adecuada gestión de los recursos humanos puede brindar innumerables beneficios: Contribuye a la contratación de talentos Facilita el desarrollo y la formación del personal Mejora el desempeño Ayuda a mejorar las comunicaciones internas Imprime coherencia en recompensas y reconocimiento al desempeño de las personas – Facilita la asignación de tareas y responsabilidades – – – – – ¡Contribuye a la consecución de las metas! Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 17 21/8/2012 Estructura Organizacional • La estructura de una organización debe amoldarse a la estrategia que ésta persigue • Una estructura organizacional adecuada a la estrategia facilita la implementación y provee las bases para la obtención de resultados exitosos • La forma en la que se estructura el trabajo es un medio para conseguir un fin — ¡no un fin en sí mismo! El rol de la información en la Administración Financiera Importancia de la Administración y Planificación Financiera 4. Administración Financiera Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 18 21/8/2012 El Rol de la Información • El contexto actual obliga a ser mucho más profesionales en el manejo de los negocios • Aunque el sentido común es un aspecto importante, una gestión administrativa efectiva requiere de contar con buena información • Una buena información financiera confiable y actualizada puede ser la diferencia entre una buena y una mala decisión El Rol de la Información • La información financiera básica debe incluir: – – – – – Cuánto , cuándo y en qué se gasta Cuáles gastos implican desembolso y cuáles no Cuánto ingresa y por qué concepto Cuáles son las ganancias Capital de inversión necesario • La contabilidad es la base para el análisis de la situación del negocio así como para el cálculo de impuestos para su presentación y pago Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 19 21/8/2012 Gestión Financiera Efectiva • La responsabilidad de conocer la situación financiera de la empresa es enteramente de quien la dirige • Conocer la situación financiera incluye saber: – – – – Los activos, pasivos y capital que tiene la empresa La clasificación y composición de cada uno de éstos La fuente de los principales ingresos de la empresa Utilidad o pérdida que arroja cada ejercicio Gestión Financiera Efectiva • Un aspecto esencial para una buena administración financiera es saber interpretar el balance general, lo cual nos permite – Calcular el capital de trabajo con el que se cuenta: • Es recomendable contar con 2-3 meses sin considerar ingresos – Determinar cuándo debería comprarse alguna maquinaria o equipo – En sentido general, tomar decisiones oportunas y coherentes Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 20 21/8/2012 Sistemas de Información en la Empresa La TI y la Competitividad 5. Gestión de Tecnología de Información Tipos de Sistemas de Información de Negocios • Desde una perspectiva del usuario al que sirven – Sistemas de Procesamiento de Transacciones – Sistemas de Apoyo Gerencial • Desde una perspectiva funcional – Sistemas de Ventas y Mercadeo – Sistemas de Manufactura y Producción – Sistemas Financieros y Contables – Sistemas de Recursos Humanos Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 21 21/8/2012 Sistemas de Información de Negocios – Perspectiva del Usuario • Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) – Automatizan tareas operativas – Registran data y hacen operaciones básicas – Son intensivos en entrada y salida de información • Sistemas de Apoyo Gerencial – Generan información para apoyo a los mandos medios y la alta administración en la toma de decisiones Sistemas de Información de Negocios – Perspectiva Funcional Sistemas de Ventas y Mercadeo Investigación de Mercados Automatización de la fuerza de ventas Mercado Meta Sistema de Información de Mercadeo Otros Sistemas de Mercadeo y Ventas Los SI de Ventas y Mercadeo ayudan a enfocar compradores potenciales y a servir clientes Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I Oz 22 21/8/2012 Sistemas de Información de Negocios – Perspectiva Funcional Planificación de recursos de manufactura Planificación de requerimiento de materiales Sistemas de Manufactura y Producción Sistema de Información de Manufactura y Control de Inventario Otros Sistemas de Información de Manufactura y Control de Inventario Sistemas de Ejecución de Manufactura Los SI de manufactura y producción ayudan a reducir tiempos de ciclo y costo de mantenimiento de inventario. Oz Sistemas de Información de Negocios – Perspectiva Funcional Presupuestos y Pronósticos Sistemas Financieros Manejo de efectivo Análisis de inversiones Sistema de Información Financiera Otros Sistemas de Información Financiera Los SI financieros ayudan a administrar el efectivo y los portafolios de inversión. Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I Oz 23 21/8/2012 Sistemas de Información de Negocios – Perspectiva Funcional Contabilidad de Costo CXP y CXC Sistemas Contables Reportes Financieros Sistema de Informació n Contable Información de ventas del SPT Otras Funciones Contables Los SI de contabilidad incluyen características que reflejan el desempeño actualizado de la organización en términos financieros. Oz Sistemas de Información de Negocios – Perspectiva Funcional Sistemas de Recursos Humanos Adm. de Registros de Empleados Reclutamiento y Promoción Entrenamiento Sistema de Administración de RRHH Evaluación Adm. de Compensación y Beneficios Otros Sistemas de Administración de RRHH Los SI de Recursos Humanos ayudan a los gerentes a optimizar la asignación de empleados y proveer servicios de nómina, beneficios y otros. Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I Oz 24 21/8/2012 TI y Competitividad • Hoy día, hay una estrecha relación entre los Sistemas y Tecnología de Información (STI) y la capacidad competitiva de une empresa • Los STI han servido como factor acelerador de la creciente competencia entre empresas • La rápida difusión de las mejores prácticas lleva a las empresas a estar en constante búsqueda de factores diferenciadores Responsabilidad Social en las PyMEs Algunas Ideas para Implementación 6. Responsabilidad Social Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 25 21/8/2012 La Empresa Socialmente Responsable • Una empresa socialmente responsable busca constantemente optimizar las interrelaciones de los terceros involucrados con la empresa: accionistas, clientes, empleados, proveedores, comunidad y gobierno • Su cultura empresarial está basada en principios de honestidad, transparencia y servicio La Empresa Socialmente Responsable • La empresa socialmente responsable fundamenta su accionar en cuatro ámbitos básicos de la responsabilidad social: – – – – Calidad de vida en la empresa Vinculación e impacto con la comunidad (próxima y global) Cuidado y prevención del medio ambiente Ética empresarial “Y tu empresa, ¿es socialmente responsable?”, Jesús Lechuga, IDEAS PARA PYMES Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 26 21/8/2012 La Empresa Socialmente Responsable “Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández Algunas Ideas para la PyME ESR Ámbito Qué hacer Calidad de vida en la empresa • Mantener el entorno y las condiciones de trabajo seguras y saludables • Facilitar la conciliación de la vida laboral y familiar • Dar seguridad en el empleo, pago digno y oportunidades de progreso • Suministrar información transparente a los accionistas Vinculación e impacto con la comunidad • Donaciones a organizaciones sociales, de cooperación, culturales, deportivas, etc. • Voluntariado con grupos de la comunidad local para transferir know-how • Dar preferencia a proveedores locales “Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 27 21/8/2012 Algunas Ideas para la PyME ESR Ámbito Qué hacer Cuidado y prevención del medio ambiente • Conocer y cumplir las normas medioambientales aplicables • Minimizar los residuos y emisiones dañinas • Gestionar el consumo de recursos (agua, energía, etc.) • Reciclar residuos y productos en la medida de lo posible Ética empresarial • Cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias • Conocer las cuestiones más relevantes relacionadas con la administración pública • Constituir relaciones de mutuo beneficio con proveedores • Fundar o formar parte de asociaciones que fomenten la ESR en PyMEs “Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández En Resumen… • Una gestión administrativa efectiva requiere de que todas las áreas de una empresa se gestionen de manera efectiva • Se trata de lograr que todas las piezas encajen y se complementen unas a otras Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 28 21/8/2012 Algunas Fuentes Consultadas • “Administración Estratégica: Textos y Casos” Thompson, Strickland & Gamble. Irwin/McGraw-Hill • “Guía para la Planificación en la PYME” José Manuel Martí Ramos Universidad de León, España www.chandoo.org • “PYMES y Gestión de los Recursos Humanos” Roxana Jofre Ser Humano y Trabajo http://www.sht.com.ar/archivo/temas/pymes_rrhh.htm • “PYMES y Recursos Humanos” Carlos Mora Vanegas Ideas para Pymes.com www.ideasparapymes.com • “Administración Financiera en mi Pequeña Empresa” http://secretospyme.blogspot.com/2011/03/administracion-financiera-en-mi-pequena.html Algunas Fuentes Consultadas • “Bases de Administración Financiera para PYMES” Raúl Díaz Cobarrubias Universo PYME www.universopyme.com.mx • “El ABC de la Administración Financiera de Tu PYME: Activos, Pasivos y Capital Contable” • “El ABC de la Administración Financiera de Tu PYME: El Balance General” Daniel Frías Ideas para Pymes.com www.ideasparapymes.com • “Y Tu Empresa, ¿es Socialmente Responsable?” Jesús Lechuga Ideas para Pymes.com www.ideasparapymes.com • “Guía de la Responsabilidad Social Corporativa para las PYMES” Isabel Roser Hernández Fundación El Monte • “Responsabilidad Social Empresarial de las PYMES” Folleto basado en el estudio “CSR and Competitiveness European SMEs’ Good Practice”. Gestión Integral de Pymes Exportadoras - Módulo I 29