Altas y bajas del IMSS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Coordinación de Recursos Humanos
No. Revisión : 12
Referencia:
7.1 del MGC
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CLAVE:
IMP-001
TÍTULO:
ALTAS y BAJAS DE IMSS
1. Objetivo
Establecer y definir la metodología que se utiliza para controlar las Altas y Bajas con el IMSS.
2. Alcance
Aplica a los trámites de altas y bajas del Personal Universitario ante el IMSS en la Coordinación y
Departamentos de Recursos Humanos Campus Ensenada y Tijuana de la Universidad Autónoma de
Baja California.
3. Definiciones
SUA: Sistema Único de Autodeterminación.
NSS: Número de Seguro Social.
SDI: Salario Diario Integrado.
Tabla de Cambios
Revisión
Fecha
9
17/May/2013
10
30/May/2013
11
05/Jun/2014
12
30/Sep/2014
Descripción









Se modifican los diagramas de flujo.
Se modifica la nota 4 y se agregan la 5, 6, 7 y 8.
Se actualizo la tabla de registros.
Se elimina el código GCF-011 del diagrama de flujo 4.1
Se agrega la nota 8
Se agrega el formato RHF-001 en la tabla de registros.
Se modifican las notas 5, 6 y 8 y se agrega la nota 3
Se elimina el formato RHF-001 de la tabla de registros
Se agrega el reporte de diferencias de hora planta vs nóminas en la tabla de
registros.
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dr. Alejandro Moctezuma Hernández
Psic. Carlos García García
M.C. Judith Isabel Luna Serrano
Jefes de Dptos. de Recursos Humanos
Representante de la Dirección
Coordinadora de Recursos Humanos
Mtr. David Álvarez García
Lic. Marco Antonio Ramos González
GCF-001, Rev. 1
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ALTAS y BAJAS DE IMSS
4. Definición de Procedimiento o instrucción de trabajo (Diagrama de Flujo) y Responsabilidades
4.1 Movimientos de Altas ante el IMSS
Unidad
Académica
Inicio
Envía expediente
del empleado
propuesto.
Recepción
(Auxiliar Adva.)
Archivo
¿Todo
correcto?
Regres
a a la
UA
Analista de IMSS
Recibe el expediente del
empleado propuesto,
asignandole número de
empleado, notificando a la
UA mediante correo
electrónico y/u oficio.
NOTA: en Tijuana esta
actividad lo realiza la aux.
adva. área académica.
Coteja la información
del expediente contra
la documentacion que
se requiere para la
contratacion de
personal academico
de nuevo ingreso y
reingreso.
No
Analista Académico /
Analista Administrativo
Imprime formato IMF-001 para
anexarlo a la copia del
movimiento del personal
administrativo, de personal
docente o copia del reporte
de diferencias de horas planta
vs nóminas.
Si
Recibe, sella
y retira del
expediente
el formato
IMF-001 y
entrega a
archivo.
Digitaliza el formato
IMF-001 y
direcciona archivo
al área IMSS.
NOTA: en Mxli esta
actividad la realiza
la aux. adva.
(ver nota 5)
¿Esta en termino
en los 5 días hábiles
después de la recepción
de doctumentos por
parte del analista del
IMSS?
Fin
No
Si
Se realiza el
cálculo del salario
integrado.
(ver IMIT-003)
¿Es inicio de
planta?
Si
Se captura en el
Registro de
Movimiento de Alta
ante el IMSS IMF004 la causa del
desfase y el número
de días.
No
Recibe el número del
empleado propuesto.
Envía el Reporte
Individual de Firma
Se captura en la página electrónica del
IMSS (IDSE), se manda vía internet y se
imprime acuse de recibo electrónico
(captura de Altas y Bajas en el IDSE). (ver
IMIT-001)
Procesa Movimiento
con la fecha de
recibido.
(ver nota 4)
Procesa
Movimiento
de acuerdo al
cronograma.
Recibe y sella.
Si
Envía al
analista del
IMSS.
(ver nota 7)
Recibe el
Movimiento.
No
¿Es
reingreso?
Si
Recibe en correo,
imprime las
contancias para
integrarlas en el
expediente que
corresponda.
Reenvía correo al
archivo general de
CRH.
(ver nota 5)
Se verifica en el SUA
que el número de
afiliación y nombre
estén correctos.
NOTA: se considera
reingreso por
recontratación o
baja temporal
(licencias)
¿Fue
aceptado el
tramite?
Se imprime
constancia de
presentación de
movimientos
afiliatorios.
Se captura en el
SUA.
(ver manual
SUA)
No
Se identifica la
causa del NO
registro.
Se lleva a cabo
el
procedimiento
de Servicio No
Conforme 8.3
MGC.
Se integra en archivo del área y
mensualmente se hace corte de los
movimientos afiliatorios de alta para
enviar al área de archivo vía correo
electrónico en formato PDF las
constancias de los movimientos
afiliatorios.
Fin
NOTA 4: En base a la fecha de recepción del Reporte Individual de Firma (RIF) se dará el alta.
NOTA 5: En Ensenada el auxiliar administrativo integra los expedientes y archiva los movimientos afiliatorios del personal administrativo, y la persona
encargada de archivo integra los expedientes, archiva los movimientos afiliatorios del personal académico y digitaliza el formato IMF-001 del personal
administrativo y académico. Para el caso de Tijuana el auxiliar administrativo de recepción y del área administrativa turnará el formato IMF-001 y el
documento oficial con NSS al analista de IMSS para su revisión y entrega al responsable del archivo para su digitalización. En Mexicali, el analista de
Selección de Personal es el responsable de hacer llegar el formato IMF-001 del personal administrativo al analista de IMSS.
NOTA 7: El analista de IMSS recibe del analista administrativo los movimientos de alta de personal administrativo. Proviene de procedimiento de
selección y contratación de personal de confianza y sindicalizado SCP-001.
NOTA 8: Como excepción durante el semestre 2014-2 se podrá recibir en los Departamentos de Recursos Humanos y la Coordinación el formato
IMF-001 Rev. 4 y/o IMF-001 Rev. 5.
Esto obedece a que al momento de autorizarse el formato IMF-001 Rev. 5 las unidades académicas ya habían iniciado su proceso de selección por
lo que tenían expedientes con el formato IMF-001 Rev. 4.
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4.2 Movimientos de Bajas ante el IMSS
Unidad
Académica
Inicio
Notifica por
oficio el personal
Académico con
la fecha de la
baja.
Analistas del Área
Administrativa y
Académica
Genera un
movimiento de baja
por:
- Termino de relación
laboral
- Renuncia
- Licencia
- Defunsión
- Rescisión
- Relación de Bajas
- Profesores Limitados
Turna movimiento de
baja al analista de
IMSS.
Analista de IMSS
Recibe cualquiera de los siguientes
documentos:
- Notificación de baja de la UA
- Copia de movimiento de personal
Administrativo
- Baja de personal Académico
- Relación de bajas de profesores
limitados
Genera el encargado de IMSS
reporte de comparativo de
empleados del SUA vs no nómina y
duales al día (o consulta)
No
Archivo
Verifica en el SUA que el
nombre del trabajador
este igual que en la base
de datos del IMSS, número
de Seguro Social y que
este vigente.
¿Están correctos
los datos del
trabajador?
Si
¿Están en
termino en los 5
días hábiles
después de la
recepción?
Se corrigen
manualmente de
acuerdo al SUA.
No
Si
Se captura en la página
electrónica del IMSS (IDSE),
se manda vía internet y se
imprime acuse de recibo
electrónico (captura de
Altas y Bajas en el IDSE).
(ver IMIT-001)
No
Se identifica la causa
del NO registro.
Se lleva a cabo el
procedimiento de
Servicio No Conforme
8.3 MGC.
Se registra en el formato
IMF-003 Registro de
Movimientos de Baja ante el
IMSS la causa del desfase y el
número de días.
¿Fue
aceptado el
trámite?
Si
Se imprime constancia de
presentación de
movimientos afiliatorios.
Se captura en el SUA.
(ver manual del SUA)
Se integra en archivo del
área y mensualmente se
hace corte de los
movimientos afiliatorios de
baja para enviar al área
de archivo vía correo
electrónico en formato PDF
las constancias de los
movimientos afiliatorios.
Recibe en
correo,
imprime las
constancias
para
integrarlas en
el expediente
que
corresponda.
Reenvía correo
al archivo
general de
CRH.
(ver nota 6)
Fin
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Notas:
1.
En caso de que la firma digital no esté disponible por fallas del sistema IDSE, los movimiento se realizaran manualmente
mediante el formato AFIL-02 (Aviso de inscripción del trabajador) y el formato AFIL-04 (Aviso de baja del trabajador).
2.
En el caso de los trabajadores que cambien de adscripción a otro municipio, se enviara movimiento de alta hasta que se
de baja según las necesidades del trabajador en el registro patronal que venía vigente debido a que es el mismo patrón
pero cada municipio tiene diferente registro patronal, lo que afectaría al trabajador en caso de solicitar un crédito de
INFONAVIT, la renovación de su visa o encontrarse en tratamiento médico en la ciudad de donde proviene. Dicho trámite
debe ser confirmado vía correo electrónico por los analistas de IMSS de ambos municipios.
6
En el caso de una baja por Invalidez, el trabajador permanecerá vigente al IMSS hasta que presente al Departamento
y/o Coordinación de Recursos Humanos el Formato ST-4 de Dictamen de Pensión por Invalidez; el patrón presentará el
AFIL 04 extemporáneo (sin penalización) de manera retroactiva a la fecha en que se determina la pensión por el Instituto
Mexicano del Seguro Social.
3
En el caso del formato IMF-005 se utilizará como ficha informativa en el procedimiento de altas y bajas.
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5. Registros
Tiempo de
retención
Registro
Responsable
Movimiento de
Personal Académico
Analista de
IMSS
1 Año
Archivos de Área
Analista de
IMSS
1 Año
Archivos de Área
Documento de Baja
de Trabajador
Académico
Analista de
IMSS
1 Año
Archivos de Área
Acuse de recibo
electrónico
Analista de
IMSS
1 Año
Archivos de Área
Analista de
IMSS
Permanente
Archivos de Área
Analista de
IMSS
1 Año
Archivos de Área
Analista de
IMSS
Año en
curso
Archivos de Área
Por Fecha
Archivo Muerto
Analista de
IMSS
1 Año
Archivos de Área
Por Fecha
Archivo Muerto
del área
Analista de
IMSS
Año en
curso
Archivos de Área
Por Fecha
Archivo área
Analista de
IMSS
1 Año
Archivos de Área
Por Fecha
Archivo área
Analista de
IMSS
Año en
curso
Archivos de Área
Por Fechas
Archivo Muerto
Analista de
IMSS
1 mes
Archivos de Área
Por Fecha
Archivo área
Movimiento de
Personal Administrativo
Constancia de
presentación de
movimientos afiliatorios
Personal de Nuevo
Ingreso
IMF-001
Control de Servicio No
Conforme
GCF-019
Registro de
Movimientos de
Desfasados de Baja
ante el IMSS
IMF-003
Registro de
Movimientos de
Desfasados de Alta
ante el IMSS
IMF-004
Ficha de
Observaciones para
Altas y Bajas
IMF-005
Relación de Bajas
Profesores Limitados
Reporte de
Comparativo de
Empleado de SUA vs
No Nomina y Duales al
día (o consulta)
Lugar
Orden
Disposición
Por Fecha
de
transmisión
ante el IMSS
Por Fecha de
transmisión
ante el IMSS
Por Fecha de
transmisión
ante el IMSS
Por Fecha de
transmisión
ante el IMSS
Por Fecha de
transmisión
ante el IMSS
Por Fecha de
transmisión
ante el IMSS
Archivo de
área
Archivo de
área
Archivo de
área
Archivo de
área
Archivo de
área
Archivo Área
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TÍTULO:
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Documentación que
se requiere para la
contratación de
Personal Académico
de nuevo ingreso y
reingreso
GCF-011
Reporte de diferencias
de horas planta vs
nómina
No. Revisión : 12
Analista de
Personal
Académico
Actualizado
Expediente del
Personal
Alfabético
Expediente del
Personal
Analista de
IMSS
Semestral
Archivos de Área
Por Fecha
Archivo área
6. Referencias
IMIT-001 PAGINA IDSE
IMIT-003 Cálculo de SDI.
Ley del IMSS http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/92.pdf
Contrato Colectivo de Trabajo del Sindicato Estatal de Trabajadores Universitarios (SETU)
Contrato Colectivo de Trabajo del Sindicato Estatal de Profesores Superación Universitaria (SPSU)
Manual del SUA
Sección 8.3 del Manual de Gestión de Calidad
IMIT-004 Llenado del formato IMF-004
IMIT-005 Llenado del formato IMF-003
7. Anexos
GCF-001, Rev. 1