L`Oreal Case Study - SPS

SOLUCIÓN PARA EL CLIENTE DE
MICROSOFT® SHAREPOINT™ PORTAL SERVER
Publicado en: Marzo de 2002
L’Oreal utiliza SharePoint Portal Server para
administrar su iniciativa más grande para
Internet
L’Oréal, la compañía de productos de belleza más grande del mundo,
actualmente trabaja en una iniciativa importante de plataforma de
negocios electrónicos a nivel internacional. Para poder administrar todos
los documentos vinculados con este proyecto, el grupo ha implementado
Masternet, una solución de intranet creada en Microsoft SharePoint Portal
Server. Después de utilizar Masternet durante varios meses, L’Oréal la ha
ampliado ahora a su portal global que une a los Webmasters de Internet y
de las intranets de 150 países y les permite acceder a la información más
reciente.
Descripción general de la compañía
L’Oréal es el líder mundial indiscutible en la industria de belleza, con una cartera de marcas que
incluye marcas importantes tales como L’Oréal Paris, Maybelline, Garnier, Soft Sheen-Carson,
Lancôme Biotherm, Helena Rubinstein, Giorgio Armani Parfums, Ralph Lauren Fragrances,
Cacharel, Shu Uemura, Kiehl's, L’Oréal Professionnel, Matrix, Redken, Vichy y La Roche Posay.
Con oficina matriz en París, la compañía cuenta con más de 48,000 empleados en todo el
mundo y generó más de US$12,000 millones en ingresos durante 2001, con más del 85% de las
ventas fuera de Francia. L’Oréal sigue ampliándose al mercado de Asia y estableció a Tokio
como su tercer centro creativo, junto con París y Nueva York. La estrategia de Internet de
L’Oréal sigue esta expansión internacional con aproximadamente 200 sitios Web corporativos y
de negocios electrónicos en el mundo.
Reto de negocios
Para minimizar los costos de implementación de Internet, L’Oréal está implementando un
programa importante para estandarizar su amplia y diversa presencia en Internet en una sola
plataforma. Basada en Microsoft .NET Framework, la nueva solución de L’Oréal ofrece una
plataforma internacional de negocios electrónicos que se puede utilizar para crear rápidamente
sitios Web, que van desde sitios editoriales (sólo contenido) hasta sitios de comercio electrónico
personalizados.
Descripción general
de la solución
Perfil del cliente
El Grupo L’Oréal, con sede en
París, Francia, es el líder mundial
en la industria de belleza con más
de US$12,000 millones en ventas
en 2001.
www.loreal.com
Situación de negociosL’Oreal
buscó una solución de intranet
para administrar los varios
documentos generados por el
grupo de Internet y de negocios
electrónicos y para permitir que
varias marcas en el mundo se
comunicaran y colaboraran
fácilmente en el desarrollo de sus
200 sitios Web de negocios
electrónicos corporativos.
Solución
L’Oréal creó Masternet, un portal de
intranet basado en Microsoft®
SharePoint™ Portal Server, para
satisfacer sus necesidades de
administración de documentos,
comunicación y colaboración.
Beneficios
A nivel de proyecto o grupo:
 Depósito centralizado para
conocimiento de negocios
 Mejor organización
 Mayor eficiencia y
aligeramiento de las cargas
de trabajo del empleado
 Rápida implementación
 Reducción en los tiempos y
costos de desarrollo en
comparación con soluciones
personalizadas y otras
soluciones comerciales de
portal
 Creación de una comunidad
en línea
Software y servicios
Microsoft SharePoint Portal Server
2001
Microsoft Office 2000
Microsoft Windows 2000
“Normalmente, los proyectos de Internet eran manejados sólo a nivel marca. La plataforma de
negocios electrónicos de L’Oréal es el primer proyecto de Internet que se realiza también a nivel
corporativo, con el involucramiento directo de aproximadamente 20 empleados de L’Oréal
localizados en París y Nueva York. Ellos administran el proyecto junto con Microsoft Consulting
Services en Francia, que dirige el desarrollo. Cientos de empleados de L’Oréal en todo el
mundo, dentro de las marcas, contribuyen con este proyecto también a nivel de marca”, explica
Georges-Edouard Dias, líder de equipo de Internet y negocios electrónicos de L’Oréal. Agrega:
“Para administrar el intercambio entre todos estos actores, necesitábamos una herramienta de
colaboración”.
“El tiempo era el factor determinante en nuestra selección. Para mantenernos activos con la
planeación del desarrollo, no podíamos darnos el gusto de desperdiciar tiempo en la instalación,
creación de la biblioteca de documentos o capacitando a los usuarios en nuestra aplicación
Masternet”, dice Richard Naudin, Gerente de aplicaciones de contenido de L’Oréal, quien dirige
el proyecto Masternet.
Implementación fácil
SharePoint Portal Server proporciona a las compañías una herramienta directa de la caja para la
creación rápida de un portal Web corporativo, completo con funciones de indexación y búsqueda,
funciones de administración de documentos y herramientas de colaboración.
El equipo de informática de L’Oréal descubrió que el espacio de trabajo – que contiene la
biblioteca de documentos, o donde se almacenan los documentos en el servidor, herramientas
de administración, estructura de categorías, contenido del sitio del escritorio digital e índice de
información buscable – se instala en un abrir y cerrar de ojos.
El equipo instaló SharePoint Portal Server en dos servidores: uno para ejecutar el portal y
administrar documentos, el otro para indexar los sitios de intranet. Después simplemente
conectaron el producto a su intranet, definieron la arquitectura de los documentos y crearon
perfiles de usuarios. Aproximadamente una semana después de recibir SharePoint Portal Server,
pudieron probarlo a una escala significativa y descubrieron que resolvían el 90% de las
necesidades de uso compartido de información de la compañía directamente de la caja.
Naudin explica: “SharePoint Portal Server fue muy fácil de instalar y facilitó la evolución de la
aplicación debido al aspecto modular de la tecnología de Web Parts. Cuando solicitábamos una
función nueva, nuestro subcontratista nos enviaba por correo electrónico un archivo que se podía
implementar fácilmente, y la podíamos probar de inmediato, sin ninguna interrupción de servicio”.
Administración de documentos
”Un proyecto como la plataforma de negocios electrónicos genera una gran cantidad de
contenido, con diferentes versiones del mismo documento y varios flujos de información entre los
Microsoft Consulting Services en Francia y L’Oréal, los miembros del equipo del proyecto y el
personal de informática en las sucursales. En mi trabajo diario, publico, valido y recupero una
gran cantidad de información. Masternet me ayuda a manejar estos documentos de manera más
eficiente”, dice Arnold Pouteau, Gerente de proyecto de negocios electrónicos de L’Oréal.
Primero, L’Oréal definió carpetas y subcarpetas, así como categorías y subcategorías para
clasificar los documentos, con base en las diferentes necesidades del proyecto de la plataforma
de negocios electrónicos, es decir, infraestructura o estructuras de base de datos. Las categorías
permiten que los usuarios no familiarizados con las ubicaciones de los documentos, exploren
información por tema. Otra ventaja es que un documento puede aparecer bajo varias categorías
diferentes.
Después se asignaron los roles para configurar permisos a los usuarios, con base en los tipos de
tareas que realizarían. Cada rol identifica un conjunto especifico de permisos para los
documentos: los coordinadores realizan tareas administrativas tales como personalización del
sitio de escritorio digital y perfil de documentos, fuentes de categorías y contenidos; los autores
agregan, actualizan y eliminan archivos; los lectores tienen acceso de sólo lectura a los
documentos publicados.
SharePoint Portal Server establece un proceso de flujo de trabajo para cada autor, algunos
tienen derechos para publicar documentos directamente, mientras que otros necesitan obtener la
aprobación de un revisor antes de colocar documentos en línea.
Para configurar la aplicación con los numerosos documentos existentes, L’Oréal ha descubierto
que Windows Explorer es lo más fácil de usar. Los gerentes de proyecto prefieren administrar
sus documentos diarios utilizando las aplicaciones familiares de Microsoft Office tales como
Word, Excel y PowerPoint, o directamente a través de Internet Explorer.
Beneficios para los usuarios finales
Los gerentes de proyecto de L’Oréal pueden acceder fácilmente a los documentos almacenados
a través de Masternet, la aplicación de intranet que utiliza las capacidades de SharePoint Portal
Server. SharePoint Portal Server les permite diseñar la arquitectura del sitio utilizando Internet
Explorer. “Pudimos agregar rápidamente páginas nuevas al sitio, algunas señalan a las páginas
existentes en otros sitios Web internos, otras se diseñaron específicamente para Masternet. La
función de jerarquía de páginas en SharePoint Portal facilita que los usuarios tengan acceso a la
información; a nivel 1, los usuarios encontrarán información general, pero si escarban más
detalladamente en el sitio, encontrarán información más específica”, explica Naudin.
Al utilizar Masternet, L’Oréal también estableció dos niveles de acceso: acceso público, que
ofrece información general a todos, y acceso privado protegido con contraseña, que ofrece
información seleccionada dependiendo del perfil del usuario. Así, por ejemplo, si un usuario es
un miembro de un comité específico, tendrá autorización para ver las minutas de la reunión de
ese comité.
Sharepoint ofrece a los usuarios de L’Oréal dos funciones importantes: un motor poderoso de
búsqueda y notificaciones para los usuarios.
De acuerdo con L’Oréal, una de las funciones más útiles de SharePoint Portal Server es su
función de búsqueda. Directo de la caja, mejora la eficiencia de búsqueda al permitir que los
usuarios busquen a través de múltiples fuentes de información al mismo tiempo, incluyendo
todos los documentos de Microsoft Office, los sitios Web y los sistemas de archivo. Con la
adición de estas fuentes de contenido, Masternet se ha convertido en el lugar más fácil para
encontrar información, sin importar su ubicación o formato.
SharePoint Portal Server ayuda a los usuarios a solicitar notificación por suscripción de
actualización o modificaciones dentro de documentos, categorías, carpetas o incluso grupos de
documentos devueltos por una búsqueda específica. Los usuarios pueden recibir estas
notificaciones de actualización, ya sea a través del portal o por correo electrónico. Pouteau está
muy satisfecho de observar que esta funcionalidad es una función poderosa y útil para los
gerentes de proyecto de L’Oréal. “Los servicios de suscripción son increíbles”, comenta, “porque
colocan la información correcta para la persona correcta en el momento correcto”.
De administración de proyectos a portal de la comunidad
Más que sencillamente una herramienta para los miembros del equipo de proyectos de negocios
electrónicos, L’Oréal decidió ampliar el uso de Masternet para que se convirtiera en un portal
para toda la comunidad de informática. “Nuestra meta es centralizar toda la información para las
personas involucradas en los proyectos de intranet o Internet y tenerla disponible en un lugar”,
dice Naudin. Antes de Masternet, dicha información estaba disponible en varios sitios Web de
intranet, o en carpetas compartidas o públicas, dependiendo del departamento. Con SharePoint
Portal Server, L’Oréal pudo indexar los documentos existentes y recopilar toda la información de
varios departamentos, legal, informática, RP, negocios electrónicos, en un lugar.
“Contar con un depósito centralizado para el conocimiento de negocios es muy importante para
L’Oréal,” dice Dias. “Las personas que empiezan o continúan un proyecto para una sucursal, ya
no tienen que iniciar desde cero y ahora pueden beneficiarse del conocimiento previo, aprender
de los errores de otros y capitalizar sobre los éxitos anteriores”.
La información sobre Masternet incluye políticas y procedimientos de informática en áreas tales
como seguridad y hosting; instrucciones sobre cómo configurar sitios de Internet; encuestas;
documentos informáticos que explican tecnologías específicas; información interna como notas
de reuniones y un directorio de informática.
“Compartir información es especialmente importante desde que los Webmasters trabajan muy de
cerca con los equipos de marketing de sus sucursales en diferentes zonas horarias, y tienen
poco contacto con otros Webmasters. Tenemos que ayudarles a sentir que pertenecen a una
comunidad y darles una herramienta que les permita compartir experiencias y recuperar
información útil”, explica Naudin.
Beneficios de negocios
Masternet y SharePoint Portal Server reciben retroalimentación muy positiva de los gerentes de
proyecto y de los Webmasters que actualmente utilizan la herramienta. Otros grupos dentro de
L’Oréal ahora planean implementar SharePoint Portal Server en 2002, cada uno para una
comunidad mediana a grande que depende de un proyecto específico o un grupo funcional
dentro de la compañía. “Tener un área común para compartir información y cooperar es una
necesidad real en las compañías grandes como L’Oréal, y SharePoint Portal Server puede
satisfacer fácilmente esta necesidad”, dice Naudin.
SharePoint Portal Server ofrece dos beneficios clave a L’Oréal. Primero, aligera las cargas de
trabajo de los usuarios con lo cual son más eficientes y productivos. “El Internet es una parte
importante de la estrategia de L’Oréal”, comenta Dias. “Es algo poderoso para nuestro futuro.
Desarrollar herramientas internas para administrar este reto, ciertamente nos ayuda a convertir
nuestras visiones en realidad”.
Por último, SharePoint Portal Server abordará completamente las necesidades de comunicación
y colaboración de los Webmasters de Internet e intranet de L’Oréal en todo el mundo, lo cual a
su vez ayudará a crear una comunidad de informática.
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