Los sistemas de información y las instituciones

Laudon & Laudon
Capitulo 1................................................................................................................................. 2
El reto de los sistemas de información ................................................................................ 2
Que es un sistema de información ................................................................................... 2
La diferencia ente las computadoras y los sistemas de información ............................... 3
Perspectiva de negocios en los sistemas de información ................................................. 3
Diferentes tipos de sistemas ............................................................................................. 4
El proceso administrativo cambiante................................................................................... 4
La naturaleza cambiante en la tecnología de la información .......................................... 5
El carácter cambiante en las aplicaciones ...................................................................... 5
El reto de los sistemas de información ................................................................................ 5
Capítulo 2 – Ejemplos de sistemas de información ................................................................. 6
Descripción de los sistemas: vocabulario y símbolos .......................................................... 6
Procesamiento por lotes y en línea .................................................................................. 6
Tipos y características de los sistemas de procesamiento de información ...................... 7
El papel estratégico de los sistemas................................................................................. 7
Relaciones entre los sistemas: integración ...................................................................... 7
Sistemas de procesamiento de operaciones (SPO) .......................................................... 7
Sistemas de trabajo del conocimiento (STC) y de automatización en la oficina (SAO) .. 8
Sistemas de información para la administración (SIA) ................................................... 8
Sistemas de soporte en la toma de decisiones (SSD) ....................................................... 8
Sistemas de soporte gerencial (SSG) ............................................................................... 8
Capítulo 3 – Sistemas estratégicos de información ................................................................. 9
La información como recurso estratégico ........................................................................... 9
¿Qué es un sistema estratégico de información? ............................................................. 9
Cambios de concepción de la información y los sistemas de información ...................... 9
Como los sistemas de información pueden emplearse para obtener ventajas competitivas 9
Sistemas para enfocarse al nicho de mercado ............................................................... 10
Enlaces con clientes y proveedores................................................................................ 10
Sistemas para abatir costos ........................................................................................... 11
Implicaciones para los administradores y las instituciones .............................................. 11
Contrarrestando las fuerzas de la competencia............................................................. 11
Alianzas estratégicas y sociedades de información ....................................................... 11
Que es lo que los administradores pueden hacer .......................................................... 12
Capítulo 4 – Los sistemas de información y las instituciones................................................ 13
La relación entre las instituciones y los sistemas de información ..................................... 13
¿Qué es una institución? ................................................................................................ 13
Características comunes de las instituciones................................................................. 14
Niveles de análisis .......................................................................................................... 14
¿Cómo afectan las instituciones a los sistemas de información? .................................. 15
¿Cómo afectan los sistemas de información a las instituciones? .................................. 15
Resistencia institucional al cambio ................................................................................ 15
Resumen: Carla Balado
Sistemas de Información
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Capitulo 1
El reto de los sistemas de información
Hasta la década de los ochenta, los administradores no necesitaban saber mucho sobre
cómo la información se obtenía, procesaba y distribuía en sus instituciones y la tecnología que
se requería para las empresas. Era considerado un subproducto caro. Los procesos de
administración eran cara a cara. A partir del surgimiento de las economías globales y la
transformación de las economías industriales en economías de servicios basadas en el
conocimiento y la información, el entorno de los negocios ha ido cambiando.
Que es un sistema de información
Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes
interelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para
apoyar la toma de decisiones y el control de una institución. Además para apoyar a la toma de
decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información pueden también ayudar a
los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear
nuevos productos.
Las actividades de un sistema de decisión, para la utilidad mencionada son:
 La alimentación o insumo, capturar o recolectar datos dentro de las organizaciones o del
entorno que la rodea.
 El procesamiento, transforma estos datos primos a algo que tenga más sentido.
 El producto o salida, transfiere la información procesada a las personas o actividades
donde deba ser empleado.
 La retroalimentación, es el producto regresado a personas indicadas dentro de la
institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentación.
Clientes
MEDIO AMBIENTE
Proveedores
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Almacenamiento
o
insumo
Procesamiento
Clasificar
Ordenar
Calcular
Salida
o
producto
Retroalimentación
Entidades reglamentadoras
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Accionistas
Competidores
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Los sistemas de información basados en computadora (SIBC) sos sistemas de información
que descansan en el hardware y software de computadora para el procesamiento y la
distribución de la información.
La diferencia ente las computadoras y los sistemas de información
Aun cuando los sistemas de información basados en las computadoras emplean tecnología
de computación para procesar datos en información significativa, existe una diferencia
profunda entre una computadora y un programa de computadora, y un sistema de
información. Las computadoras y los programas son las herramientas y los materiales de los
sistemas de información. Las computadoras constituyen el equipo para almacenar y procesar
la información. Los programas son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y
controlan el procesamiento mediante la computadora. Ellos solos, por separado, no producen
la información que una institución requiere.
Perspectiva de negocios en los sistemas de información
Desde el punto de vista de negocios, un sistema de información es una solución de
organización y administración basada en la tecnología de información a un reto que surge en el
medio ambiente.
Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, primeramente es necesario
entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las instituciones, así como el
papel de la administración y la toma de decisiones de ésta. Luego es necesario examinar las
capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información actual para dar
soluciones.
Los sistemas de información son parte de las instituciones. En algunos casos sin éstos no
habría negocio. Los elementos claves de toda institución son su personal, la estructura, los
procedimientos de operación y su cultura. A su vez, las organizaciones formales están
compuestas de diferentes niveles y especialidades, sus estructuras reflejan una clara división
del trabajo; coordinando este trabajo mediante una jerarquía estructurada en forma piramidal,
y procedimientos de operación de acuerdo a normas.
Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. Ven la estrategia de la
institución para responder y asignan los recursos humanos y financieros APRA alcanzar su
estrategia y coordinar el trabajo. En todo momento deben ejercer un liderazgo responsable.
Pero los administradores también deben crear nuevos productos, servicios y además, crear de
nuevo a la institución. Existen también, diferentes niveles en cuanto a la administración, están
los administradores de nivel superior (directores), responsables de las decisiones estratégicas,
los administradores de nivel medio (gerentes), llevan a cabo los programas de los directivos, y
los administradores de niveles operativos (supervisores) que son responsables del seguimiento
de las actividades diarias de la institución.
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La tecnología de los sistemas de información es una de las muchas herramientas de las que
los administradores pueden disponer para enfrentar el cambio. De mayor importancia hoy en
día. Es el instrumento mediante el cual la organización controla y crea. Los sistemas de
información utilizan la tecnología de software, hardware, almacenamiento y
telecomunicaciones.
Diferentes tipos de sistemas
Acompañando a los niveles diferentes dentro de la institución, también existen diferentes
niveles de sistemas de información:




Sistemas de nivel operativo, que hacen el seguimiento de las actividades y las
transacciones elementales de la organización. Ej.: ventas, recepción de materiales,
depósitos en efectivo, nóminas, etc.
Sistemas de nivel de conocimiento, en los que se apoyan los trabajadores del
conocimiento y de la información en una institución. Estos sistemas sirven para mejorar
la productividad, ayudan a la empresa a integrar nuevos conocimientos para el negocio.
Sistemas de nivel gerencial, en los que se apoya el seguimiento, control y toma de
decisiones y las actividades administrativas de los administradores de nivel medio.
Comparan los trabajos del día a día, con lo de los años anteriores. Proporcionan
informes periódicos.
Sistemas de nivel estratégico, apoyan a las actividades de planeamiento a largo plazo
de los niveles de dirección de la institución. Su interés principal es hacer frente a los
cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con las que se cuentan.
El proceso administrativo cambiante
Los sistemas de información no pueden ser ignorados por los administradores porque
juegan un papel crítico en las instituciones actuales. Los sistemas actuales afectan de manera
directa cómo deciden los administradores, cómo planean los directivos y en muchas casos qué
productos y servicios se producen y cómo se producen, la responsabilidad por los sistemas de
información no puede ser delegada en quienes toman decisiones técnicas. En la actualidad los
sistemas de información juegan un papel estratégico en la vida de la empresa.
Existe una nueva relación entre las instituciones y los sistemas de información. Existe una
interdependencia creciente en la estrategia de negocios, los roles y los procedimientos por una
parte y el software de los sistemas de información, el hardware, los datos y las
telecomunicaciones por el otro. El construir sistemas de información en la actualidad involucra
a una parte mucho mayor de la institución que anteriormente, mientras que los sistemas
antiguos producían cambios técnicos que afectaban a pocas personas, los actuales traen
consigo cambios administrativos y cambios institucionales.
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La naturaleza cambiante en la tecnología de la información
Una de las razones que los sistemas de información juegan un papel importante en las
instituciones es el poder cada vez mayor y el costo decreciente de la tecnología de información.
Hoy, personas dentro de la organización tiene un su escritorio, poderosas computadoras, que
son operadas por personas inexpertas que pueden aprender a usarlas.
Antes las personas que operaban este tipo de equipos necesitaban de una capacitación
específica en el tema. También hoy es posible que los usuarios finales diseñen sus propias
aplicaciones.
El carácter cambiante en las aplicaciones
El papel cambian de los sistemas y la nueva tecnología han traído consigo grandes
cantidades de sistemas y aplicaciones. Antes se creaban sistemas masivos de información, hoy
se crean sistemas mas personalizados a la medida de cada necesidad y a la medida de una
persona o grupo de personas. Estos sistemas requieren una interacción directa y cercana entre
el personal de soporte técnico y los administradores que emplearán el sistema.
Los administradores necesitan saber como ordenar y coordinar las diversas tecnologías de
cómputo y los sistemas de aplicaciones de negocios para satisfacer las necesidades de
comunicación de cada nivel de su institución, así como las necesidades de la institución como
un todo.
El reto de los sistemas de información
Cada vez mas los sistemas de información traen consigo cambios en las metas de los
negocios, en las relaciones con los clientes y proveedores y en las operaciones internas. El
crear un nuevo sistema ahora dignifica mucho más que instalar una nueva máquina en un
sótano. Es instalar redes de computadoras interconectadas sobre cada uno de los escritorios de
las personas, pidiendo a los empleados que alcancen mayores niveles de productividad. Los
sistemas requieren hoy en día el desarrollo de una nueva arquitectura de la información.
Se piensa que existen 5 retos claves que los administradores deben enfrentar:
1. El reto estratégico de los negocios: ¿cómo pueden los negocios emplear tecnología de
la información para diseñar instituciones que sean competitivas y eficaces?
2. El reto de la globalización: ¿cómo pueden entender las empresas los requerimientos de
negocios y de sistemas dentro de un entorno económico global?
3. El reto de la arquitectura de información: ¿cómo pueden las instituciones desarrollar
una arquitectura de información que dé soporte a sus netas organizacionales?
4. El reto de la inversión en los sistema de información: ¿cómo pueden las instituciones
determinar el valor de negocios de sus sistemas de información?
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5. El reto de la responsabilidad y el control: ¿cómo pueden las instituciones diseñar
sistemas que las personas puedan entender y controlar? ¿Cómo pueden asegurarse las
instituciones de que sus sistemas de información sean usados de una manera ética y
responsable?
Capítulo 2 – Ejemplos de sistemas de información
Descripción de los sistemas: vocabulario y símbolos
Los sistemas pueden ser descriptos usando un vocabulario especial y un conjunto específico
de símbolos gráficos. Si un sistema de información se representa gráficamente es más fácil de
entender como trabaja.
Los símbolos utilizados en los sistema de información se pueden clasificar en cuatro clases:





Alimentación: entrada por teclado y dispositivos de digitalización.
Procesamiento: computadoras.
Almacenamiento: cinta magnética, almacenamiento en línea (información a la que se
puede acceder de manera inmediata), base de datos (colección de archivos), disco
óptico.
Telecomunicaciones: enlaces como cable, línea telefónica o transmisión inalámbrica.
Salida: pantalla en línea, documento, impresora.
Procesamiento por lotes y en línea
El procesamiento de la información puede realizarse por lotes o líneas. El método de
procesamiento por lotes, es un método de procesamiento de información en el cual las
operaciones se acumulan y almacenan hasta un momento determinado cuando es conveniente o
necesario procesarlas en grupo. Ej.: tarjetas de control de asistencia.
El método de procesamiento en línea, es un método de procesamiento de información en el
que las operaciones entran directamente al sistema de cómputo y se procesa de inmediato. Ej.:
consulta de estados de cuenta de un cliente en un banco, consultas de stock, etc.
Las demandas de los negocios determinan el tipo de procesamiento. Los sistemas por lotes
utilizan la cinta magnética como sistema de almacenamiento, mientras que los sistemas en
línea utilizan discos para almacenar los datos, los que permiten acceder de manera inmediata
cuando sea necesario. En los sistemas por lotes las operaciones se acumulan en un archivo de
operaciones, que contiene todas las operaciones para un lapso específico. Este archivo se
utiliza para actualizar periódicamente un archivo maestro, que contiene información
permanente sobre estos temas.
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Tipos y características de los sistemas de procesamiento de
información
Tipo de sistema
SSG
Sistemas de Soporte Gerencial
SSD
Sistemas de
decisiones
soporte
a
Usuarios
Directivos
las
SIA
Sistemas de información para la
administración
STC
Sistemas
de
trabajo
del
conocimiento
SAO
Sistemas de automatización en la
oficina
SPO
Sistemas de procesamiento de
operaciones
Características
Son sistemas de información a nivel estratégico de una
institución, diseñados para dirigir la toma de decisiones
estratégicas mediante gráficas y comunicaciones
avanzadas.
Profesionales,
Sistema de cómputos a nivel de administración de la
gerentes de áreas
institución, que combinan información y modelos
no de línea
sofisticados de análisis para dar apoyo a la toma semi
estructurada y estructurada de decisiones.
Gerentes
Sistemas de cómputo al nivel de administración de la
institución, que sirven a las funciones de planeación,
control y toda de decisiones, proporcionando informes
copilados de rutina y de excepción.
Personal técnico
Sistemas de información que ayudan a los trabajadores del
conocimiento en la creación e integración de nuevos
conocimientos para la institución.
Empleados
Sistemas computarizados, como el procesador de textos,
correo electrónico y sistemas de programación, que han
sido diseñados para incrementar la productividad de los
empleados que manejan información en la oficina.
Personal operativo, Sistemas computarizados que realizan y registran las
supervisores
operaciones diarias de rutina necesarias a la operación de
la empresa; dan servicio al nivel operativo de la
institución.
El papel estratégico de los sistemas
Dentro del papel estratégico que cumplen los sistema de información dentro de las
instituciones, están los que apoyan a la planeación a nivel directivo así como los que crean
nuevos productos y servicios, abren nuevos mercados, mejoran la prestación de servicios y
reducen los costos.
Relaciones entre los sistemas: integración
Los diversos tipos de sistemas en la institución no operan de manera independiente, existen
interdependencias entre ellos. Los SPO (Sistemas de procesamiento de operaciones) son fuertes
generadores de información que se requieren en los demás sistemas, los que a su vez producen
información para otros sistemas. Estos distintos tipos de sistemas están enlazados débilmente
en la mayoría de las instituciones.
Sistemas de procesamiento de operaciones (SPO)
En todas las instituciones existen cinco tipos de SPO, aún cuando los sistemas sean
manuales. Éstos son: ventas/mercadotecnia, manufactura/producción, finanzas/contabilidad,
recursos humanos y otras clases de SPO que son exclusivos para ciertos sectores industriales.
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Sistemas de trabajo del conocimiento (STC) y de automatización en
la oficina (SAO)
El sistema de conocimiento ideal que podría englobar a las funciones de trabajo del
conocimiento y de automatización de oficina, debería permitir la unión perfecta de creación,
almacenamiento y comunicación de documentos, mensajes de voz y por escrito, imágenes y
datos de cualquier punto de la institución a cualquier otro.
Sistemas de información para la administración (SIA)
Estos sistemas ayudan a los administradores al seguimiento del adecuado funcionamiento
de la institución y predicen su futuro desempeño de manera que puedan intervenir cuando las
cosas no van bien. Ayudan a la administración con el control de la institución.
Sistemas de soporte en la toma de decisiones (SSD)
Cualquier sistema que de apoyo a una decisión es un sistema de soporte de decisiones. Sin
embargo, los sistemas dan soporte a las decisiones de muchas maneras distintas. Las
características de éstos sistemas son:





Ofrecen flexibilidad, adaptabilidad y una respuesta rápida.
Permiten que los usuarios inicien y controlen el insumo y el producto.
Operan con muy poca o ninguna asistencia de programadores profesionales.
Proporcionan soporte a decisiones y soluciones para problemas cuyas soluciones no
pueden anticiparse por adelantado.
Emplean herramientas sofisticadas en análisis y modelaje.
Sistemas de soporte gerencial (SSG)
Representan una capacidad generalizada de cómputo, telecomunicaciones y salidas que
puede ser enfocada y aplicada a un ordenamiento cambiante de problemas. Los usuarios son
personas de la alta dirección. Combinan información de diversas fuentes internas y externas.
Ayudan a dar respuestas a preguntas como: ¿en que negocio debemos estas? ¿qué es lo que
están haciendo los competidores? ¿ que unidades debemos vender para obtener efectivo para
otras adquisiciones? Etc.
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Capítulo 3 – Sistemas estratégicos de información
La información como recurso estratégico
En la actualidad, las instituciones emplean la información y los sistemas de información
como herramienta para llevar la delantera a sus competidores. Las instituciones han
constituido una categoría especial de sistemas de información llamada sistemas estratégicos de
información par éste fin.
¿Qué es un sistema estratégico de información?
Son sistema computacionales a cualquier nivel en la institución que cambian las metas,
operaciones, servicios, productos o relaciones del medio ambiente para ayudar a la institución
a obtener una ventaja competitiva.
Cambios de concepción de la información y los sistemas de
información
Detrás de las crecientes aplicaciones de los sistemas de información, existe una concepción
cambiante del papel de la información en las instituciones.
Anteriormente, la información se consideraba como un mal necesario asociado con la
burocracia para el diseño, la fabricación y la distribución de un producto o servicio.
En los sesentas, las instituciones empezaron a ver la información de forma diferente,
reconociendo que ésta podía ser usada en general para dar soporte a la administración.
En los setentas y a principios de los ochentas, la información y todos los sistemas que
recolectaban, almacenaban y procesaban, fueron vistos como proveedores de control
administrativo. Los sistemas de información que surgieron durante este periodo recibieron el
nombre de SSD y SSG.
A mediados de los ochentas, la concepción de la información se modificó de nuevo. Desde
entonces, la información ha sido visa como un recurso estratégico, como una fuente potencial
de ventajas competitivas o como un arma estratégica para vencer y frustrar a la competencia.
Como los sistemas de información pueden emplearse para
obtener ventajas competitivas
Los sistemas estratégicos de información pueden ayudar a las empresas a superar a la
competencia de diversas maneras: desarrollar nuevos productos y servicios, apuntar a diversos
nichos de mercado, proporcionar productos y servicios a mejores costos.
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A fin de utilizar los sistemas de información como armas contra la competencia es
necesario, primero, identificar las áreas de la empresa en donde se encuentran las ventajas
competitivas. Existen dos modelos para este fin: el modelo de la cadena de valor y el modelo de
las fuerzas competitivas.
El modelo de las fuerzas competitivas es empleado para describir la interacción de las
amenazas y oportunidades externas que afectan a la estrategia de la empresa y su capacidad
para competir. Estas amenazas son: nuevos participantes en el mercado, productos y servicios
sustitutivos, el poder de negociación de proveedores y clientes. La ventaja competitiva puede
alcanzarse al estimular la capacidad de una empresa de tratar con clientes, proveedores,
productos y servicios sustitutos y nuevos competidores. Para esto la empresa puede utilizar
cuatro estrategias: diferenciación de producto (lealtad de marca), diferenciación orientada
(nuevos nichos de mercado), desarrollar ligas estrechas con competidores y proveedores(a fin
de que los clientes cambien por nuestra parca); y transformarse en productor de bajos costos
(producir a un precio menor sin sacrificar calidad).
La cadena de valor destaca las capacidades de las actividades que agregan un margen de
valor a los productos o servicios de la empresa indicando dónde los sistemas de información
pueden ser mejora aplicados para alcanzar una ventaja competitiva. El modelo contempla a la
empresa como una serie o “cadena” de actividades básicas que añaden un margen de valor a
los productos. Estas actividades pueden clasificarse en primarias (orientadas a la producción
de los productos y servicios de la empresa) y de apoyo (las que hacen posible que puedan
ocurrir las actividades primarias- Ej.: infraestructura, RRHH, tecnología y abastecimiento)
Sistemas para enfocarse al nicho de mercado
Un sistema de información puede proporcionar a las empresa una ventaja competitiva al
producir ésta para mejorar sus técnicas de ventas y mercadotecnia. Tales sistemas tratan a la
información como un recurso que puede ser “explotado” por la institución para incrementar
rentabilidad y la penetración en el mercado.
Enlaces con clientes y proveedores
Se pueden instalar terminales enlazadas entre la institución y el proveedor, que permitan
que cuando se necesiten productos e insumos, sencillamente se cargue en la terminal del
sistema dedicada a este fin y se realice el pedido de manera automática.
Los sistemas que enlazan a una empresa con sus cliente, distribuidores o proveedores se
llaman sistemas interinstitucionales porque automatizan el flujo de información a través de las
fronteras institucionales. Permiten que la información o capacidades de procesamiento de una
institución mejoren el desempeño de otros o mejoren las relaciones. Los sistemas
interinstitucional que proporcionan servicios a diferentes instituciones al integrar muchos
vendedores y compradores crean un mercado electrónico.
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Sistemas para abatir costos
Todos los sistemas nombrados, son estratégicos porque ayudan a las empresas a abatir de
manera significativa sus costos internos, permitiéndoles dar productos y servicios a menores
precios que los de sus competidores. Al abatir los costos de operación, incrementar las
utilidades y hacer que las empresas sean más eficientes, tales sistemas contribuyen a la
supervivencia y prosperidad de la empresa.
Implicaciones para los administradores y las instituciones
Los sistemas de información pueden tener implicaciones estratégicas para las operaciones
internas de la institución y pueden alterar los balances críticos con los factores externos del
medio ambiente, como los nuevos productos y servicios, los clientes y los proveedores.
Contrarrestando las fuerzas de la competencia
Queda demostrado que las empresas pueden usar sistemas estratégicos de información para
manejar las diversas fuerzas de la competencia. Por ejemplo cuando las empresas emplean
sistemas de información para proporcionar productos y servicios que no pueden ser fácilmente
duplicados o que sirven a mercados altamente especializados, pueden hacer que suban los
costos de entrada de otro competidores. Pueden también contrarrestar las fuerzas de la
competencia al “encerrar” a los clientes y proveedores; éstos pueden hacer que los costos de
cambiar de un producto a otro resulten prohibitivo. Otro ejemplo puede ser el rápido cambio
de la base de competencia. Pueden crear nuevos productos o servicios para diferenciarse de la
competencia.
En general, los sistemas estratégicos de información proporcionan ventajas de mercado
significativas (aunque por lo común temporales) principalmente incrementando los costos de
entrada de competidores. Las empresas pueden construir sobre la base de sus éxitos iniciales y
apoyar el desarrollo de un flujo de aplicaciones innovadoras si cuentan con el personal para
apoyar sus sistemas de información y si entienden la importancia estratégica de la información.
Alianzas estratégicas y sociedades de información
Cada vez más las empresa emplean sistemas de información para obtener ventajas
estratégicas al entrar en alianzas con o tras empresas donde ambas operan al compartir
recursos o servicios. Tales alianzas son, las sociedades de información, en donde dos o mas
empresas comparte información para obtener ventajas mutuas. Ej.: empresas que otorgan
puntos en programas de viajeros frecuentes con las tarjetas de créditos.
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Que es lo que los administradores pueden hacer
Los administradores deben determinar como puede la institución construir sistemas de
información de importancia estratégica. Algunas preguntas que los administradores deben
hacerse son:
 ¿Como se emplean en cada sector las tecnologías de información y comunicación?
 ¿Cual es la dirección del cambio tecnológico dentro del sector. De donde vienen los
impulsos del cambio?
 ¿Se tienen oportunidades estratégicas significativas a ser obtenidas al introducir
tecnología de sistemas de información en el sector? ¿Pueden los sistemas de
información alterar las bases de la competencia, al modificar cotos, generar nuevos
productos, reforzar el poder de la empresa para negociar con proveedores?
 ¿Que tipos de sistemas son aplicables al sector industrial?
Una vez que la naturaleza de los sistemas de información es entendida en el sector, los
administradores deben voltear a sus instituciones y hacer otras preguntas importantes:




¿La institución va adelante o a la zaga del sector en cuanto a sus aplicaciones de los
sistemas de información?
¿Cuál es el plan estratégico actual del negocio y cómo se acopla con la estrategia de
servicios de información?
¿Las tecnologías de información que actualmente están en uso han sido de alta
rentabilidad para el negocio?
¿Un incremento significativo en el presupuesto de servicios de información tendría
como resultado un avance significativo para la empresa?
Una vez que tales cuestiones hayan sido consideradas, los administradores pueden tener una
visión más aguda sobre si sus instituciones están preparadas para los sistemas de información.
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Capítulo 4 – Los sistemas de información y las
instituciones
La relación entre las instituciones y los sistemas de
información
Existe una relación biunívoca entre los sistemas de información y las instituciones, ejercen
entre sí una influencia mutua. Por otra parte, los sistemas de información deben alinearse con
la institución para proporcionar la información que necesitan los grupos dentro de ella. Al
mismo tiempo, la institución debe tener conciencia y abrirse a las influencias de los sistemas de
información para beneficiarse de las nuevas tecnologías. Los sistemas de información afectan a
las instituciones y éstas necesariamente afectan al diseño de los sistemas.
Instituciones
Factores de mediación
Entorno
Cultura
Estructura
Procedimiento estándar
Políticas
Decisiones administrativas
Suerte
Tecnologías
de
información
¿Qué es una institución?
Su definición técnica: es una estructura social estable y formal que toma recursos del medio
ambiente y los procesa para la obtención de productos. La definición se enfoca en tres
elementos, el capital y el trabajo, que son factores primarios de la producción y son
proporcionados por el medio ambiente; y la función de producción el proceso de transforma el
capital y el trabajo en productos.
Una definición más realista y conductual de las instituciones es que éstas son un conjunto de
derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que conservan un equilibrio delicado a
lo largo del tiempo mediante el conflicto y la resolución de éste. En esta visión, las personas
que trabajan en la institución desarrollan formas habituales de trabajo, crean arraigo en las
relaciones existentes y hacen convenios con subordinados y jefes sobre como ha de realizarse el
trbajo y bajo que condiciones.
Ambas definiciones se complementan.
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Características comunes de las instituciones
Según Marx Weber las instituciones definidas como “burocracias” tienen en común las
siguientes características:






Clara división del trabajo
Jerarquía
Reglas y procedimientos explícitos
Juicios imparciales
Calificaciones técnicas para los puestos
Eficiencia máxima de tipo organizacional
Otros autores complementas las características comunes diciendo que en todas las
instituciones se desarrollan:



Procedimientos normales de operación. Todas las instituciones con el tiempo se
estabilizan para producir un cierto número de productos y servicios. En periodos de alta
demanda las instituciones sobreviven siguiendo rutinas establecidas de producción,
reglas y procesos claramente desarrollados para estos momentos.
Políticas institucionales. Las instituciones están ordenadas de manera que las personas
ocupen diferentes posiciones. A raíz de estas diferentes posiciones dentro de las
instituciones se producen conflictos políticos, rivalidades y dificultades. Las personas
utilizan la política para obtener todo lo que el puesto significa: paga, posición, respeto,
prestigio, etc. La resistencia política es uno de los principales frenos al desarrollo de
sistemas de información de cambio organizacional.
Cultura organizacional. Es el conjunto de supuestos fundamentales sobre cuales son los
productos a producir por la institución, como y donde producirlos y para quien debe
producirse. Es un fuerte freno al cambio, específicamente al tecnológico.
Niveles de análisis
En todas las instituciones existen niveles, quien los ocupa, y que tareas se asigna a esos
distintos niveles. El impacto de los sistemas de información probablemente es distinto para los
diferentes niveles y grupos dentro de una institución. Cada nivel dentro de la institución tiene
diversas preocupaciones y un marco de referencia distinto para el análisis.
A los niveles de organización individual y de grupo pequeño, los sistemas de organización se
apegan a una tarea, puesto o proyecto individual. A los niveles departamentales o divisional,
los sistemas de información tienen que ver con una función, un producto o servicio particular
de la empresa. A los niveles institucionales, interinstitucionales o redes de instituciones, los
sistemas de información dan soporte a productos, servicios y objetivos múltiples y facilitan las
alianzas y la coordinación entre dos distintas instituciones o grupo de éstas.
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¿Cómo afectan las instituciones a los sistemas de información?
Las instituciones tienen un impacto en los sistemas de información debido a las decisiones
tomadas por los administradores y los empleados. Los administradores deciden sobre el diseño
de los sistemas, también emplean la tecnología de información. Los administradores son
quienes determinan quien construye y opera los sistemas, en ultima instancia, son los que
proporcionan los argumentos para construir los sistemas.
¿Cómo afectan los sistemas de información a las instituciones?
Existen diferentes teorías para este punto:
 Teorías económicas: microeconómica, del costo de las operaciones y de los agentes.
 Teorías conductuales: de la decisión y el control, de las ciencias sociales y
posindustrial
Resistencia institucional al cambio
Como los sistemas de información cambian potencialmente la estructura, cultura, políticas y
trabajo de una institución, a menudo se encuentra una resistencia considerable a ellos al
momento de introducirlos.
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