HA-Especialización en Desarrollo y Gerencia de Proyectos-1016033125-Sustentación.pdf
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SUSTENTACIÓN TRABAJO DE GRADO ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD DEL DISEÑO DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE BOLSAS PLÁSTICAS BÍODREGRADABLES DE POLIETILENO Y POLIPROPILENO PARA GARCEPLAST SAS ESTUDIANTES: ANDERSON YESID GARCÍA MARTÍN JOSÉ ALEJANDRO MORENO JIMÉNEZ Director de Trabajo de Grado: CARLOS RODRIGO RUIZ CRUZ Especialización en Desarrollo y Gerencia Integral de Proyectos Cohorte 19 Julio 2015 AGENDA 1. PERFIL DEL PROYECTO 2. IDENTIFICACIÓN Y ALINEACIÓN ESTRATÉGICA DEL PROYECTO 3. FORMULACIÓN 4. EVALUACIÓN 5. GERENCIA DEL TRABAJO DE GRADO PERFIL PERFIL IAEP FORMULACIÓN ANTECEDENTES EVALUACIÓN GERENCIA PROPOSITO DELRAZÓN TRABAJO DE SER DEL TRABAJO COMERCIALIZADOR DE BOLSAS PLÁSTICAS • Durante los últimos 10 años más de 400 empresas ingresaron al mercado de bolsas plásticas. • Ingresos menores • Costos que dependen de terceros PROCESOS DE PRODUCCIÓN CON EL DESARROLLO DEL TRABAJO DE GRADO EXTRUSIÓN IMPRESIÓN TROQUELADO SELLADO EMPACADO DISTRIBUCIÓN PROCESOS DE PRODUCCIÓN ACTUAL PERFIL IAEP ANTECEDENTES FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA PROPÓSITO DELRAZÓN TRABAJO DE SER DEL TRABAJO Diseñar una línea de producción de bolsas plásticas que permita a la compañía: 1 Aumentar la rentabilidad de Garceplast SAS en el mercado. 2 Disminuir los costos de producción 3 Disminuir el impacto ambiental del producto terminado 4 Maximizar la eficiencia operativa para el beneficio de los accionistas OBJETIVO ESTRATÉGICO* Maximizar de manera sostenida el valor para los accionistas Garantizar la eficiencia y confiabilidad de la operación APORTE DEL PROYECTO Incrementar la utilidad operacional de la línea de producción por medio de una estrategia de integración vertical hacia atrás (relación de costos). Generar capacidad operativa de la línea de producción, minimizando la tercerización de procesos y garantizando el mejor uso de los recursos *Documento Marco estratégico Garceplast SAS, 2011 PERFIL IAEP ANTECEDENTES FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA PROPOSITO DELRAZÓN PROYECTO DE SER DEL TRABAJO Problema por resolver • Baja competitividad debido al sobre costo operativo derivado de la tercerización de los procesos de producción de extrusión e impresión para la producción de bolsas plásticas. Oportunidad por aprovechar • Integración vertical hacia atrás, integrando los procesos de extrusión, impresión y troquelado, eliminando intermediarios y generando un mayor aporte en la cadena de valor. Necesidad por satisfacer • Efectuar las entregas de los productos terminados en un menor tiempo, aumentando los acuerdos de niveles de servicio de la compañía. IAEP PERFIL IAEP FORMULACIÓN PORTER PESTA • • • • EVALUACIÓN GERENCIA DOFA Leyes para disminuir el uso de bolsas plásticas (Unión Europea). Multas por el uso de bolsas plásticas no biodegradables (México y Argentina). TLC entre Colombia y países como USA y Corea, bajaron los aranceles por materias primas de plásticos. Resolución 0829 de la Alcaldía de Bogotá establece el programa de reutilización, racionalización y reciclaje de bolsas. • Políticas ambientales para la reducción del uso de bolsas plásticas. • Programa de basuras cero del plan de desarrollo local de Bogotá. • Procesos de sensibilización y educación ambiental para la transformación de hábitos a favor del medio ambiente. • POLÍTICO • AMBIENTAL • Tratado de Libre Comercio con Corea y USA. • Entrada de tecnología de alta eficiencia y ambientalmente amigable, en búsqueda de una industria Colombiana competitiva en el mercado internacional. TECNOLÓGICO ECONÓMICO SOCIAL DANE menciona que el aporte en el PIB por la industria el plástico y caucho se ha mantenido estable desde el 2013. La baja del precio del petróleo ha generado desmotivación en el sector para generar manufactura. • El sector plástico contribuye a nivel nacional con alrededor de 50.000 empleos, equivalente a un 4% de la tasa de empleo colombiana. • Cultura de estigmatización del plástico debido al mal manejo de residuos. PERFIL IAEP FORMULACIÓN PORTER PESTA • 106 empresas. • Costo de cambio bajo. • Baja integración vertical hacia atrás. • Calidad factor diferenciador. EVALUACIÓN Proveedores: Refinerías nacionales. Importadoras de pellets. Fuentes de producción no petrolera de pellets. Posibles entrantes: Comercializadoras de bolsas plásticas. Nuevas empresas importadoras de bolsas. tradicionales. Empresas con plásticos alternativos de una fuente no petrolera. • No diferenciación de producto. • Alta inversión. • Alta experiencia en el sector. Competidores directos: Comercializadores y productores de bolsas plásticas. Importadores de bolsas plásticas Compradores: Empresas del sector industrial. Uso doméstico GERENCIA DOFA • 679 empresas productoras. • Servicio diferencial de acuerdo a tamaño del negocio. • Altas barreras de salida (maquinaria) Productos sustitutos: Bolsas de papel. Bolsas de tela. Nuevos aditivos para biodegradación del plástico. • Bajo costo de cambiar de comprador. • Baja amenaza por integración vertical hacia atrás (tamaño inversión). PERFIL IAEP FORMULACIÓN PESTA EVALUACIÓN PORTER • • • • Crecimiento financiero. Tercerización. Certificación por normas ISO o ICONTEC. • • • • • • • • Disponibilidad del producto. Aliado estratégico. Relación de gastos administrativos. Diversificación de productos. Sistemas de contingencia. D O F A • • • • • • GERENCIA DOFA Crecimiento de categoría de productos. Biodegradabilidad y disposición final. Posicionamiento diferencial en el mercado. Integración vertical hacia atrás. Políticas gubernamentales. Bajo precio del petróleo. Alto poder de negociación de los compradores. Depredación de mercados por compañías grandes. Productos sustitutos Alto poder de negociación de proveedores. FORMULACIÓN PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIO DE MERCADOS - HALLAZGOS ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Oferta de productos similares Estudio de Oferta y demanda 150 Millones de unidades En supermercados PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Variables que afectan Leyes en contra del uso de bolsas plásticas Plaza PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIO DE MERCADOS - CONCLUSIONES ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Precio Adaptaciones del sector Demanda a atender por el proyecto AÑO 2016 2017 2018 2019 2020 CANTIDAD DE KG PE 290.472 296.784 303.084 309.396 315.696 CANTIDAD DE KG PP 190.236 190.236 190.236 190.236 190.236 PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Mejorar Canales de Comunicación Socio Estratégico PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES ESTUDIO DE MERCADOS - RECOMENDACIONES Costos de ventas AÑO 2016 2017 2018 2019 2020 TOTAL COSTOS DE VENTAS $ 12.500.000 $ 11.115.000 $ 11.448.450 $ 11.791.904 $ 12.145.661 PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES ESTUDIO DE MERCADOS - RECOMENDACIONES Reducir costos para rentabilizar Opciones Biodegradables Ingresos derivado de ventas AÑO TOTAL INGRESOS 2016 2017 2018 2019 2020 $2.646.964.800 $2.766.032.040 $2.887.331.880 $3.011.017.308 $3.136.930.944 PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES MEZCLAR Cumplir con la capacidad de producción. Costo de adquisición bajo. EXTRUIR Polietileno: Baja y alta densidad. Φ Tornillo: 65 mm. Ancho: 60-120 cm. Polipropileno: Φ Tornillo: 50 mm. Ancho: 18-60 cm. IMPRIMIR Material tratable de polietileno y polipropileno. Ancho de película hasta de 1 m. SELLAR Incorporar a la línea de producción las dos selladoras que se encuentran en la empresa. EMPACAR Proceso que se hace de manera manual. Seis tintas. PELETIZAR Maquinaria que permita re-procesar los desperdicios generados en alguno de los procesos de la línea de producción. PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Capacidad Instalada 19% 9% 29% 46% 9% EXT. PE 72% 62% 9% 2% IMPRESORA EXT. PP CAP UTILIZADA CAP UTILIZADA (Kg) PERIDA DE EFICIENCIA(Kg) CAP. OCIOSA (Kg) TOTAL(Kg) 9% 90% 9% 45% 34% PELETIZAORA PERDIDA DE EFICIENCIA 58% MEZCLADORA CAP. OCIOSA EXT. PE EXT. PP IMPRESORA PELETIZAORA MEZCLADORA 315.696 190.236 40.475 505.932 505.932 60.960 26.670 203.065 60.960 76.200 324.144 700.800 89.694 306.600 2.090.912 2.334.452 133.908 700.800 293.868 876.000 PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES • • 2 • 20 26 8 23 34 Económicos: Se requiere un espacio con la posibilidad de ser comprado o arrendado. Se requiere con una extensión que permita ubicar la maquinaria que en este estudio se relaciona. Los costos de transporte será el factor que influirá considerablemente en la localización del proyecto. 18 3 10 33 4,5,6,7,9,1 2,13,15,16 ,30,31 • 21 32 11 25 17 14 1 27 19 • No económicos: Se tendrá en cuenta el Plan de ordenamiento territorial para ubicar el proyecto, de acuerdo con el uso de los suelos en cada UPZ de cada localidad. La seguridad será considerada como un factor secundario, sin embargo; si el resultado arroja en una zona con falencias de seguridad será revaluada la alternativa. PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES MEZCLAR EXTRUSAR IMPRIMIR SELLAR EMPACAR PELETIZAR • Los criterios de selección para cuantificar cada uno de los equipos se hacen con base a la siguiente información: FACTOR COSTO CAPACIDAD OCIOSA TAMAÑO SERVICIO POST-VENTA TOTAL PESO 40% 20% 25% 15% 100% PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES MEZCLAR EXTRUSAR IMPRIMIR SELLAR EMPACAR PELETIZAR • Se encuentran 2 máquinas Chinas que cumplen con los requerimientos. Sin embargo la siguiente con el menor costo. EMPRESA MODELO MATERIAL TRABAJABLE PRODUCCIÓN (h) TAMAÑO PRECIO CIF PTO BUENAVENTURA Jiangmen Xiecheng Machinery Co XC-HL100 Cualquiera 100 Kg 1m x 1m x 1,4m USD$ 1.000 PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES MEZCLAR EXTRUSAR IMPRIMIR SELLAR EMPACAR PELETIZAR • Se encuentran 2 máquinas por cada producto a manufacturar. EMPRESA MODELO MATERIAL TRABAJABLE ANCHO PLIEGO PRODUCCIÓN (h) DIAMETRO DEL TORNILLO ESPACIO A OCUPAR (Largo, ancho, altura) PRECIO CIF PTO BUENAVENTURA Asian Machinery U.S.A., Inc VM/HL- 65EZ PEBD, PEAD, PEBDL 600 mm – 1300 mm AD: 60-100 Kg/h; BD: 80-140 Kg/h 65 mm 5,8 m X 2,8 m X 6,2 m EMPRESA MODELO MATERIAL TRABAJABLE ANCHO PLIEGO PRODUCCIÓN (h) DIAMETRO DEL TORNILLO ESPACIO A OCUPAR (Largo, ancho, altura) PRECIO CIF PTO BUENAVENTURA Asian Machinery U.S.A., Inc VM/P- 50 PP 160 mm – 600 mm 35 Kg/h 50 mm 4,2 m X 2,5 m X 4 m USD$ 43.900 USD$ 26.950 PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES MEZCLAR EXTRUSAR IMPRIMIR SELLAR EMPACAR PELETIZAR • Se encuentran 2 máquinas que cumplen los requerimientos de la empresa: EMPRESA MODELO ANCHO PLIEGO PRODUCCIÓN ESPACIO A OCUPAR (Largo, ancho, altura) PRECIO CIF PTO BUENAVENTURA Chyi Yang Industrial Co. FP3-60100 1000 mm 70 m/min 4,35 m X 2,3 m X 2,8 m USD$ 64.000 PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES MEZCLAR EXTRUSAR IMPRIMIR SELLAR EMPACAR PELETIZAR • Se adapta las dos selladoras automáticas que se encuentran en la empresa al diseño de la línea de producción. • Debido a que el empaque depende de los requerimientos de cada cliente de Garceplast, este proceso se ejecuta de manera manual. PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES MEZCLAR EXTRUSAR IMPRIMIR SELLAR EMPACAR PELETIZAR • Se encuentran 2 máquinas que cumplen los requerimientos de la empresa: EMPRESA MODELO RELACIÓN DEL DADO PRODUCCIÓN PRECIO CIF PTO BUENAVENTURA Lung Meng Machinery AR-75 75mm 80 kg/h USD$ 25.000 PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES SELLAR 5,00 m IMPRIMIR EMPACAR PELETIZAR 8,00 m 6, 00 m 6, 00 m Extrusora PE Extrusora PP Impresora Materia prima Producto en proceso Selladora 2 Banco manual Peletizadora Zona de Cargue y descargue Producto terminado 5,00 m 5, 00 m Control de calidad Cuarto reciclaje 7, 00 m 20,00 m Selladora 1 6, 00 m EXTRUSAR 6, 00 m MEZCLAR PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIO ADMINISTRATIVO- HALLAZGOS ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Estructura Actual PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIO ADMINISTRATIVO- HALLAZGOS ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS FINANCIEROS MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Estructura Actual Claridad de Roles Segregación de funciones PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIO ADMINISTRATIVO- HALLAZGOS ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS AMBIENTALES MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Estructura Propuesta AÑO 1 COSTOS TOTALES COSTOS INCREMENTALES AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 $246.313.769 $253.703.182 $ 261.314.277 $269.153.706 $277.228.317 $ 64.524.108 $ 66.459.831 $ 68.453.626 $ 70.507.235 $ 72.622.452 Gestión de Conocimiento PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS FINANCIEROS MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES No hay intervención en el paisaje urbano Uso del agua PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA PRECONSTRUCCIÓN ELEMENTO COMPONENTE ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS FINANCIEROS MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES IMPACTO ESPECÍFICO DISEÑO Afectación de la geomorfologia del suelo SUELO Contaminación del suelo FISICO HÍDRICO Contaminación del agua Cambios en la calidad del aire ATMOSFÉRICO Incremento en los niveles de ruido. Afectación a la flora FLORA Y FAUNA BIÓTICO Afectación a la fauna PAISAJE Cambio en el paisaje Generación de empleo Servidumbres y/o compra de predios COMUNIDAD Y ACTIVIDAD ECONÓMICA SOCIO – ECONÓMICO Alteración de actividades comerciales. Incomodidades con la comunidad Restricciones de tránsito peatonal y vehicular SALUD Y SEGURIDAD HUMANA Accidentes de trabajo INSTITUCIONAL Pérdida de imágen de la Empresa ADECUACIÓN DE INSTALACIÓN COMPRAS Y SUELO DE DE PLANTA CONTRATACIÓN BODEGA ELÉCTRICA CONSTRUCCIÓN ADECUACIÓN DE SISTEMA DE MANEJO DE AGUAS (OPERATIVAS Y RESIDUALES) ENSAMBLE DE MAQUINARÍA NUEVA OPERACIÓN UBICACIÓN DE MAQUINARIA PRUEBAS PRE OPERATIVAS PELETIZADO EXTRUSIÓN IMPRESIÓN SELLADO TROQUELADO EMPAQUE DISTRIBUCIÓN PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS FINANCIEROS MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Peletización Mejora en la economía de la zona PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS FINANCIEROS MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Manejo responsable escombros de PTAR PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIO ADMINISTRATIVOFINANCIERO CONCLUSIONES HALLAZGOS ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS FINANCIEROS MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Inversión Alternativas de Financiación PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIO ADMINISTRATIVOFINANCIERO CONCLUSIONES HALLAZGOS ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS FINANCIEROS MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Tasa del préstamo Costo del Capital a invertir PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA ESTUDIO ADMINISTRATIVOFINANCIERO CONCLUSIONES HALLAZGOS ESTUDIOS DE ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOSESTUDIOS FINANCIEROS MERCADOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTALES Supuestos Macroeconómicos PARÁMETROS SUPUESTO IPC 3% INCREMENTO SALARIAL 3% IMPUESTO DE RENTA 39% DTF 5,50% CRITERIO Incremento establecido en Garceplast para la ejecución del presupuesto del año 2016 y los posteriores Incremento estimado en la nómina que se generará en el proyecto. 25% impuesto sobre la renta, 9% impuesto sobre la renta CREE y 5% sobretasa al CREE Valor estimado por el banco Helm (Grupo Helm, 2015) Costos y Beneficios del Proyecto BENEFICIOS ESTUDIO DE MERCADOS 2016 2017 2018 2019 2020 2.646.964.800 2.766.032.040 2.887.331.880 3.011.017.308 3.136.930.944 COSTOS 2016 2017 2018 2019 2020 ESTUDIO DE MERCADOS ESTUDIO TÉCNICO ESTUDIO ADMINISTRATIVO ESTUDIO AMBIENTAL 12.500.000 2.371.121.065 64.524.096 2.000.000 2.450.145.161 11.115.000 2.471.507.537 66.459.819 2.060.000 2.551.142.356 11.448.450 2.575.725.906 68.453.613 2.121.800 2.657.749.769 11.791.904 2.684.032.021 70.507.222 2.185.454 2.768.516.600 12.145.661 2.796.457.579 72.622.439 2.251.018 2.883.476.695 TOTAL COSTOS EVALUACIÓN PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA Viabilidad de las alternativas ALTERNATIVA 1 VPN TIR TMAR B/C PERIODO DE RECUPERACIÓN FLUJO NETO (años) PERIODO DE RECUPERACIÓN FLUJO DEFLACTADO (años) Análisis indicadores económicos 199.372.001 18,37% 5,08% 1,02 3,15 3,51 ALTERNATIVA 2 ALTERNATIVA 3 206.946.086 30,95% 5,08% 1,00 (277.626.958) -18,48% 5,08% 0,98 2,46 FUERA DEL RANGO 2,68 FUERA DEL RANGO PERFIL IAEP FORMULACIÓN EVALUACIÓN GERENCIA Alternativa seleccionada ALTERNATIVA 1 VPN TIR TMAR B/C PERIODO DE RECUPERACIÓN FLUJO NETO (años) PERIODO DE RECUPERACIÓN FLUJO DEFLACTADO (años) 199.372.001 18,37% 5,08% 1,02 3,15 3,51 ALTERNATIVA 2 ALTERNATIVA 3 206.946.086 30,95% 5,08% 1,00 (277.626.958) -18,48% 5,08% 0,98 2,46 FUERA DEL RANGO 2,68 FUERA DEL RANGO PERFIL IAEP FORMULACIÓN Análisis de sensibilidad EVALUACIÓN GERENCIA GERENCIA INICIACIÓN PLANEACIÓN CHARTER TRABAJO DE GRADO SEG. Y CONT. CIERRE REGISTRO DE STAKEHOLDERS ANEXO 01 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL TRABAJO DE GRADO TRABAJO DE GRADO: ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD DEL DISEÑO DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE BOLSAS PLÁSTICAS BÍODREGRADABLES DE POLIETILENO Y POLIPROPILENO PARA GARCEPLAST SAS Propósito: Incrementar la utilidad operacional de la línea de producción por medio de una estrategia de integración vertical hacia atrás. Garceplast SAS con los objetivos de maximizar de manera sostenida el valor para los accionistas y garantizar la eficiencia y confiabilidad de la operación, propende la necesidad por satisfacer de efectuar las entregas de los productos terminados a un menor tiempo, aprovechando la oportunidad de incrementar la utilidad operacional de la línea de producción por medio de una estrategia de integración vertical hacia atrás y resolviendo el problema de la baja competitividad debido al sobre costo operativo por medio un uso eficiente de los recursos. La compañía nombra a Anderson Yesid García Martín como Gerente del trabajo de grado y se les otorga autoridad necesaria para organizar y asignar en conjunto con el director de trabajo de grado el presupuesto, el seguimiento y control con sus acciones de aseguramiento para garantizar los factores de éxito. El trabajo de grado será exitoso si se cumple con las fechas establecidas por la Especialización de Desarrollo y Gerencia Integral de proyectos Cohorte 19 como son: entrega del informe el 9 de Junio de 2015, la sustentación final el 17 de Julio de 2015 y la entrega definitiva el 10 de Agosto de 2015. Con un costo inferior a los diecisiete millones de pesos, cumpliendo con los requerimientos establecidos en cada una de las guías suministradas por la Unidad. Gerente del Trabajo de Grado: Anderson Yesid García Martín. Criterios de éxito: 1. Costo inferior a 17 millones de pesos 2. Cumplir con los tiempos establecidos por la Unidad de proyectos para cada entregables. El presente documento es firmado el día 18 de marzo de 2015. ISIDRO GARCÍA Gerente de Garceplast SAS INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CHARTER TRABAJO DE GRADO CIERRE REGISTRO DE STAKEHOLDERS STAKEHOLDERS 5 S-3 S-1 S-2 Y S-4 S-6 4 PODER S-5 S-8 2 3 S-7 1 2 1 3 4 0 0 1 2 3 4 5 INTERÉS ID NOMBRE ROL CLASE ACTITUD S-1 Isidro García Sponsor del proyecto Externo Partidario S-2 Carlos Rodrigo Ruiz Cruz Director del Trabajo de Grado Interno Partidario S-3 Anderson Yesid García Martín Gerente del Trabajo de Grado Interno Líder S-4 José Alejandro Moreno Jiménez Equipo de Trabajo de Grado Interno Partidario INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CHARTER TRABAJO DE GRADO CIERRE REGISTRO DE STAKEHOLDERS STAKEHOLDERS 5 S-3 S-1 S-2 Y S-4 S-6 4 PODER S-5 S-8 2 3 S-7 1 2 1 3 4 0 0 1 2 3 4 5 INTERÉS ID NOMBRE ROL CLASE ACTITUD S-5 Gabriel Humberto Pulido Casas Externo Neutral S-6 Asesor externo Externo Neutral S-7 Comité de trabajos de grado Externo Neutral S-8 Unidad de proyectos Segundo evaluador Asesorar a los estudiantes acerca de las inquietudes que se generen en el Trabajo de Grado. Comité evaluador de los proyectos de grado. Unidad que guía los trabajos de grado de la especialización en la Escuela Colombiana de Ingeniería. Externo Partidario INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS PLAN DE GESTIÓN DE LOS STAKEHOLDERS ID NOMBRE S-1 Isidro García S-2 Carlos Rodrigo Ruiz Cruz S-3 Anderson Yesid García Martín INCONSIENTE OPOSITOR NEUTRAL PARTIDARIO A D A D A A S-4 José Alejandro Moreno Jiménez S-5 Gabriel Humberto Pulido Casas S-6 Asesor externo S-7 Comité de trabajos de grado S-8 Unidad de proyectos LIDER A A D D D A D A D D ESTRATEGIA Mantener inf ormado cada quince días mostrando los avances, hallazgos, conclusiones y recomendaciones de cada uno de los entregables propuestos en el trabajo de grado. Mantener de cerca inf ormando quincenalmente el avance del trabajo de grado y consultando sobre aquellas inquietudes que puedan surgir durante el proceso de elaboración de documentos y de los estudios. Mantener motivado, con los objetivos claros del proyecto e incentivando al equipo de trabajo para invertir de una manera ef iciente las labores encomendadas. Mantener motivado, dando autoridad para tomar decisiones en el trabajo de grado, permitiendo mostrar sus capacidades f rente a los dif erentes grupos de interés. Mantener de cerca inf ormando quincenalmente el avance del trabajo de grado y consultando sobre aquellas inquietudes que puedan surgir durante el procesos de elaboración del documentos y de los estudios. Inf ormar el avance de proyecto cuando este se requiera y mostrar las necesidades por las cuales se acuden a su conocimiento. Cumplir con todos los requerimientos establecidos para la entrega de trabajo de grado. Cumplir con todos los requerimientos establecidos de la unidad para hacer entrega f ormal y avalada del trabajo de grado. INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUERIMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS DEL DICCIONARIO BASE Y LÍNEA MATRIZ BASE ALCANCE DE PLAN BASE TIEMPO DE DE ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ TRAZABILIDAD CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS RFU002 Se deben entregar todos los estudios a nivel de prefactibilidad para el diseño de S-1 la línea de producción de bolsas plásticas para Garceplast 9,2 INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUERIMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS DEL DICCIONARIO BASE Y LÍNEA MATRIZ BASE ALCANCE DE PLAN BASE TIEMPO DE DE ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ TRAZABILIDAD CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS MATRIZ DE TRAZABILIDAD COD REQUERIMIENTO STAKEHOLDERS SOLICITANTES RFU001 Deben ser entregados los documentos del informe del trabajo, la sustentación y el libro de gerencia del trabajo de grado deben S-7 Se entregar todos los estudios a deben nivel Se de entregar todos prefactibilidad los estudios a RFU002 S-1 para nivel el diseño de de prefactibilidad la línea de RFU002 S-1 para el diseño producción de de la línea de bolsas plásticas de producción para Garceplast bolsas plásticas para Garceplast RFU003 Obtener la aprobación del trabajo de grado S-3 S-4 RGE001 El equipo de trabajo debe permanecer inmodificable durante el desarrollo del trabajo. S-7 9,2 TRAZABILIDAD VERIFICACIÓN VALIDACIÓN El equipo de El comité trabajo entregará evaluador tendrá el el informe de entregable trabajo de grado y completo, donde el libro de gerencia encontrará el libro 5,2 3 al finalizar el de gerencia, trabajo. Adicional informe de trabajo se entregará en de grado y la copia El gerente de medio magnético de la presentación Garceplast y el comité la sustentación y el utilizada para la Una vez terminada la trabajo. sustentación revisarán evaluador elaboración del informe El gerente de Una vez terminada que se cumple con la del trabajo de grado, se Garceplast y el la elaboración del entrega de todos los comité evaluador hará uninforme check list de los del estudios nivel revisarán a que se de trabajo de grado, 2 estudios que se cumple con la prefactibilidad, se hará un check entregarán para entrega de todos list de los estudios necesarios para el 9,2garantizar 2 la entregarán entrega los estudios a nivel que se diseño de la línea de de prefactibilidad, del paquete estudios para de garantizar la necesarios para el producción de bolsas entrega del completos. diseño de la línea de paquete de plásticas de producción de estudios Garceplast. bolsas plásticas de completos. Garceplast. El comité de trabajo de grado revisará que el trabajo de grado cumple con los 15,6 3.7 No aplica requerimientos establecidos y tendrá la potestad de aprobar o no el trabajo de grado. El comité de El equipo que trabajo de grado inicia el trabajo de tendrá los registros grado debe ser el de inscripción de 5,2 mismo que trabajo de grado y presenta y comprobará que el sustenta frente al equipo siga jurado. conformado de la P+I WBS INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS PREPARACIÓN LIBRO DE GERENCIA Plan de Gerencia. Sustentación del plan de gerencia. Trabajo de Grado Ficha de inscripción del Trabajo de Grado. Propuesta de Trabajo de Grado. Sustentación dela propuesta de Trabajo de Grado. EJECUCIÓN INTEGRACIÓN Y ENTREGA Informes de desempeño. Solicitudes y control de cambios. Actas de reuniones. Correspondencia. Estudio de Mercados. Estudio Técnico. Estudio Ambiental. Estudio Administrativo. Estudio Financiero y de Financiación. Documentos de presentación utilizados en las sustentaciones, impresas en formato de seis diapositivas por página. Libro de Gerencia. Informe de Trabajo de Grado. Sustentación del Trabajo de Grado. INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS Código Nivel WBS 3 2.2.1 Cuenta Nombre de de Componente Control Si Descripción del trabajo Hacer un análisis del mercado de bolsas plásticas biodegradables y revisar cuales son las oportunidades y amenazas del sector, así ESTUDIO DE como el comportamiento del MERCADOS mercado en términos de ventas y así poder hacer una estimación de las ventas que tendrá la empresa en los próximos años. Unidad Organizacional Responsable Gerente de Trabajo de Grado. Equipo de trabajo. INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS INICIO DEL TRABAJO FIN DEL TRABAJO DE GRADO PRÓXIMOS ENTREGABLES A LA UNIDAD DE PROYECTOS INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS BAC$ 16.452.925 INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS NÚMERO OBJETIVO 1 Cumplir los tiempos establecidos por la Unidad de proyectos para la ejecución del Trabajo de Grado cohorte 19. 2 Cumplir con los costos establecidos por Garceplast para la ejecución del Trabajo de Grado de la especialización cohorte 19. 3 Efectuar la entrega oportuna de los informes de avance del Trabajo de Grado al gerente de Garceplast, al director de Trabajo de Grado y al segundo evaluador. 4 Desarrollar de manera efectiva las reuniones que se efectúen con los interesados cumpliendo con los objetivos de las mismas. MÉTRICA Schedule performance index. Cost performance index. Índice de entregas oportunas de los informes de avance. Evaluación de reuniones efectivas. Alertas Los resultados serán de>=80% acuerdo a las siguientes dos < estipulados 80% - <90% >=preguntos 90% 0,5con D. ¿Se cumplieron los compromisos abiertos?. Si=1 Incompletos= No=0 respuestas únicas: INICIACIÓN PLANEACIÓN CIERRE Elementos y Fuentes Agenda propuesta de la reunión. SEG. Y CONT. Definiciones, Notas A. ¿Inició la reunión a tiempo?. Si=1 No=0 Fecha de corte del y de la información Estado de compromisos conTRAZABILIDAD los interesados. Día 15 30 o la 31 deDE cada mes según sea el caso PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS YyDEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE PLAN BASE DE TIEMPO DE ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS supuestos B. ¿Terminó reunión a tiempo?. Si=1 No=0 indicador Responsable del ¿Sede trataron todos del los plan temas la agenda propuesta?. Si=1 Incompleta= 0,5 No=0 Inicio de la medición AC. partir la creación de de gerencia, la quincena siguiente. Superintendente del proyecto reporte D. ¿Se cumplieron los compromisos abiertos?. Si=1 Incompletos= 0,5 No=0 DE VIDA DE INDICADOR Frecuencia deFORMATO DE HOJA FORMATO DE HOJA VIDA DE Elementos y Fuentes Agenda propuesta de la DE reunión. Quincenal FORMATO DE HOJA DEDE VIDA DE INDICADOR INDICADOR CONTROL VERSIONES Medición de la información Estado de compromisos con los interesados. VERSIÓN FECHA MODIFICACIÓN Evaluación Nombre del indicador Disponibilidad de la de reuniones efectivas Los primeros 5 días mes siguiente a la fecha de corte Descripción detallada Mide la efectividad de las reuniones que se efectúen condel los interesados cumpliendo con Responsable 1 losdel 11/03/2015 Creación del documento del indicador objetivos de las mismas. métrica Superintendente del proyecto Fórmula de Cálculo reporte Cumplimiento= (A*0,10+B*0,10+C*0,40+D*0,40)*100% del Indicador En términos de CUMPLIMIENTO Porcentaje Unidad de Medida Frecuencia de Alertas Número de decimales Evaluación de reuniones efectivas Nombre del indicador Quincenal para el cálculo del < 80% >=80% - <90% >= 90% MediciónCero indicador Evaluación de reuniones efectivas Los resultados seránMide estipulados de acuerdo a las siguientes con dos que se efectúen con los interesados cumpliendo con Nombre del detallada indicador Descripción la REVISÓ efectividad de laspreguntos reuniones Disponibilidad de la APROBÓ respuestas únicas: Los primeros 5 días del mes siguiente a la fecha de corte Definiciones, Notas y A. ¿Inició la reunión a tiempo?. Si=1 No=0 del indicador losa tiempo?. objetivos de las mismas. Fecha de corteB. ¿Terminó del la reunión métrica supuestos No=0 15 ySi=1 o 31 de cada mes según caso con los interesados cumpliendo con C. ¿Se trataron todos Día los temas de la30 agenda propuesta?. Incompleta= 0,5 sea Descripción detallada Mide la efectividad lasSi=1reuniones queNo=0seelefectúen 0,5 No=0 indicadorD. ¿Se cumplieron los compromisos abiertos?. Si=1deIncompletos= Fórmula de Cálculo Elementos y Fuentes Agenda propuesta de la reunión. En términos de CUMPLIMIENTO de la del información Estado de compromisos los interesados. Cumplimiento= (A*0,10+B*0,10+C*0,40+D*0,40)*100% indicador los objetivos las mismas. Inicio de la medición A con partir de ladecreación del plan de gerencia, la quincena siguiente. Alertas del Indicador Responsable del Superintendente del proyecto < 80% >=80% - <90% >= 90% reporte Frecuencia de Medición Disponibilidad de la métrica Fórmula deY.Medida Cálculo Porcentaje J. ALEJANDRO MORENO JIMÉNEZ Unidad de ANDERSON GARCÍA MARTÍN CARLOS R. RUIZ CRUZ Cumplimiento= (A*0,10+B*0,10+C*0,40+D*0,40)*100% CONTROL DE VERSIONES Fecha detrabajo corte de delgrado deldel Indicador Gerente del mes equipo del trabajo grado Director del trabajo de grado DíaFECHA 15 y 30 oMiembro 31 de cada según sea el de caso Número de decimales VERSIÓN MODIFICACIÓN Quincenal Los primeros 5 días del mes siguiente a la fecha de corte En términos de CUMPLIMIENTO Alertas < 80% >=80% - <90% >= 90% indicador Cero parade corte el cálculo Fecha del 1 Díadel Creación del documento 15 y 30 o 31 de cada mes según sea el caso Porcentaje Inicio dede la Medida medición A11/03/2015 partir de la creación del plan de gerencia, la quincena siguiente. Unidad indicador Inicio de laindicador medición A partir de la creación del plan de gerencia, la quincena siguiente. Número de decimales para el cálculo del VERSIÓN Definiciones, indicador 1Notas y VERSIÓN 1 FECHA 11/03/2015 supuestos ANDERSON Y. GARCÍA MARTÍN Gerente del trabajo de grado CONTROL DE VERSIONES MODIFICACIÓN Creación del documento Los resultados serán estipulados de acuerdo a las siguientes preguntos con dos CONTROL DE VERSIONES Cero respuestas únicas: FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ REVISÓ APROBÓ A.11/03/2015 ¿Inició la reunión a tiempo?. Si=1 No=0 Creación del documento B. ¿Terminó la reunión a tiempo?. Si=1 No=0 J. ALEJANDRO MORENO JIMÉNEZ CARLOS R. RUIZ CRUZ C. trataron todos los temas de laacuerdo agendaapropuesta?. Incompleta= Los resultados serán estipulados de las siguientesSi=1 preguntos con dos0,5 No=0 Miembro del¿Se equipo del trabajo de grado Director del trabajo de grado D. ¿Se cumplieron respuestas únicas: los compromisos abiertos?. Si=1 Incompletos= 0,5 No=0 INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS 2.1.2.2 2.1.2.3 2.1.2.4 2.1.2.5 2.1.2.6 Profesional financiero 2.1.2.1 Profesional técnico y ambiental 2.1.1.2 2.1.2 Profesional de mercadeo y administrativo 2.1.1.1 GERENCIA DEL TRABAJO DE GRADO PREFACTIBILIDAD IAEP PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO Revisar los antecedentes del proyecto Justificar el proyecto (ns, oa, ec o pr) ALINEACIÓN ESTRATEGICA Alinear el proyecto con los objetivos estratégicos de Garceplast Realizar el análisis DOFA Realizar el análisis PESTA Realizar el análisis PORTER Establecer las estrategias de competitividad Firmar del Charter del trabajo de grado Profesional de IAEP 1 2 2.1 2.1.1 PAQUETES DE TRABAJO/ACTIVIDADES Segundo evaluador EDT Responsable Aprobador Consultado Informado Gerente de Garceplas SAS Gerente del trabajo de grado Comité de trabajo de grado Director del trabajo de grado Asesores de trabajo de grado R A C I I I I I I C R I I I A C R I I I A A C R I I I C A A C R I I I C A A C R I I I C A A C R C A A C R C A A C R C A A C R C A A C R A R I I I I I I R I A I A R I A C C A A C A C I I I Y ASÍ PARA CADA UNO DE LOS PAQUETES DE TRABAJO Y ACTIVIDADES DEL TRABAJO DE GRADO INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DECLARACIÓN DE GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIEGOS STAKEHOLDER MEDIO DE COMUNICACIÓN ¿QUÉ SE COMUNICA? Gabriel Humberto Pulido Casas Correo electrónico Asesor externo Reuniones presenciales Decisiones de los estudios de Trabajo de Grado y requerimientos por parte de Gerente acerca de información específica del Trabajo de Grado. Informes de avance del Trabajo de Grado. Clarificar inquietudes que no generen respuestas complejas. Avances del Trabajo de Grado y toma de decisiones para la elaboración del mismo. Aclaraciones y visto bueno de información de los entregables del Trabajo de Grado. Informes de avance del Trabajo de Grado. Informes de avance y entregables del Trabajo de Grado. Aclaraciones acerca de información específica del Trabajo de Grado. Comité de trabajos de grado Reuniones presenciales Sustentaciones de los entregables del Trabajo de Grado. Unidad de proyectos Reuniones presenciales Aclaraciones acerca de información específica del Trabajo de Grado a través de los talleres de Trabajo de Grado ofrecidos por la Unidad. Reuniones presenciales Isidro García Correo electrónico Vía telefónica Carlos Rodrigo Ruiz Cruz Reuniones presenciales Reuniones virtuales Correo electrónico FRECUENCIA Quincenal Quincenal Semanal Quincenal Semanal Quincenal Quincenal De acuerdo a la necesidad De acuerdo a las fechas establecidas por la Unidad de Proyectos De acuerdo a la necesidad INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE PLAN REQUEMIENTOS DE DECLARACIÓN GESTIÓN WBS LÍNEA Y SU LÍNEA STAKEHOLDERS Y DEL MATRIZ DICCIONARIO BASE LÍNEA BASE ALCANCE DE PLAN BASE DE TIEMPO DETRAZABILIDAD ORGANIGRAMA DE COSTOS DE MATRIZ CALIDAD COSTOS MATRIZ REGISTRO DE COMUNICACIONES RACI DE RIESGOS MATRIZ DE RIESGOS ID R06 RIESGO CONSECUENCIA RESPUESTA Re asignación de actividades a la otra Posible retraso en las actividades del persona del equipo y Ausencia temporal de un R01 trabajo de grado y sobre carga en una posible aumento de horas integrante del equipo persona del equipo en el trabajo de la persona ausente una vez se re integre al trabajo. Reunión con el director de Imposibilidad de llegar a la fecha de trabajo de grado y el entrega del trabajo e incumplimiento director de la unidad de Ausencia definitiva de un de una de las restricciones que exige proyectos para analizar la R02 integrante del equipo que el equipo debe permanecer mejor manera de que el inmodificable durante la ejecución integrante del grupo que del trabajo de grado. quede, se vea afectado en la menor medida posible. Un plan de empalme Posibles cambios en el cronograma rápido, donde se haga de seguimiento y de trabajo, debido entrega de un resumen Durante el seguimiento del Cambio del director de al empalme que se debe hacer con el R03 del avance del proyecto y trabajo de grado nuevo director del trabajo de grado. Incumplimiento en el tiempo Retraso en la presentación del Trabajo de los hitos proyecto, identificar y tomar y compromisos Adicional negociación de tipo de adquiridos por el equipo planeado para el Trabajo de Grado que incumpliría fechas entrega acciones correctivas frente a reuniones y cómolas deben ser de llevadas. hasta el momento. Grado. establecidas por la unidad de proyectos. desviaciones de tiempo de la Plan de trabajo acelerado Cambio en la programación, costos y Rechazo por parte del en conjunto con el actividades planeadas, haciendo que programación. comité de trabajo de director de trabajo de el proyecto empiece después de lo R04 grado, del plan de grado, para generar el planeado y obligando al equipo a gerencia del trabajo de menor traumatismo en el trabajar posibles horas extra o días grado desarrollo del trabajo de extra, para cumplir las fechas límites. grado. Rechazo por parte del Imposibilidad por parte de los Realizar una propuesta del comité de trabajo de integrantes del grupo de trabajo de nuevo trabajo de grado, R05 grado, del informe final grado, para graduarce junto a la para inscribir el seiguiente de trabajo de grado cohorte 19 de la especialización. semestre. Durante el seguimiento Retraso en la presentación del del proyecto, identificar y Incumplimiento en el trabajo de grado que incumpliría las tomar acciones correctivas R06 tiempo planeado para el fechas de entrega establecidas por la frente a desviaciones de trabajo de grado. unidad de proyectos. tiempo de la programación. Incumplimiento en el Sobrecosto en la ejecución del Durante el seguimiento R07 costo planeado para el trabajo de grado que incumpliría el del proyecto, identificar y trabajo de grado. presupuesto asignado por parte de la tomar acciones correctivas INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE CONTROL DE CALIDAD SOLICITUDES DE CAMBIO INFORME DE DESEMPEÑO SEGUIMIENTO Y CONTROL Schedule Performance Index Descripción detallada del indicador Mide el rendimiento entre el valor efectivo invertido en el trabajo de grado y el valor planeado del trabajo de grado Fórmula de Cálculo del Indicador SPI= EV / PV Unidad de Medida Sin unidades Definiciones, Notas y supuestos PV: Costo presupuestado del trabajo programado a la fecha. EV: Costo presupuestado del trabajo terminado a la fecha (Valor Ganado) Alertas < 0,80 En términos de CUMPLIMIENTO >= 0,80 - <0,95 >= 0,95 - <1,05 >= 1,05 - <=1,2 < 1,2 ANÁLISIS DE DESEMPEÑO Fecha de corte 30 de Mayo de 2015 Descripción Earned Value Planed Value SPI Vlr 9.414.186 9.719.239 0,97 1,00 1,00 0,99 1,00 0,97 1,03 1,00 0,99 0,90 0,99 0,97 30/05/2015 0,90 23/05/2015 1,00 1,2 1,2 1,2 0,99 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 SPI 16/05/2015 0,8 0,8 1,03 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 LS 09/05/2015 25/04/2015 18/04/2015 04/04/2015 11/04/2015 1,00 1,00 1,00 18/04/2015 25/04/2015 02/05/2015 09/05/2015 16/05/2015 23/05/2015 30/05/2015 11/04/2015 04/04/2015 LI 02/05/2015 1,4 1,3 1,2 1,1 1,0 0,9 0,8 0,7 0,6 Se tiene un resultado acumulado a la fecha de corte de 0,97; equivalente a un 97% de cumplimiento. CAUSAS DE DESEMPEÑO Esta pendiente hacer los ajustes finales de estilo e imprimir el trabajo de grado. Se espera la siguiente semana cubrir las tareas que hacen falta y entregar el informe de trabajo de grado a los interesados. ACCIONES DE ASEGURAMIENTO El equipo cumplió satifactoriamente con el retraso presentado en el corte pasado. Sin emabrgo se deben enfocar los esfuerzos en finalizar la elaboración del informe de trabajo de grado y su impresión final. INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE CONTROL DE CALIDAD SOLICITUDES DE CAMBIO INFORME DE DESEMPEÑO Inicio Identificar la necesidad de realizar una solicitud de cambios Analizar y evaluar los impactos que generan en el proyecto Impactos afectan significativamente el trabajo de grado si Hacer solicitud formal al comité de grado No Hacer solicitud formal al director de trabajo de grado Analizar y evaluar solicitud por parte del comité de grado Analizar y evaluar solicitud por parte del director Aprueba solicitud de cambios No Continuar con los parámetros iniciales Si Realizar cambios Fin INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE CONTROL DE CALIDAD SOLICITUDES DE CAMBIO INFORME DE DESEMPEÑO FORMATO DE SOLICITUD CONTROL DE CAMBIOS Fecha de solicitud Número de cambio Nivel de aprobación del control de cambios Impactos del control de cambios en el trabajo de grado: Alcance Recursos humános Tiempo Comunicaciones Costo Riegos Calidad Stak eholders Otro ¿Cual? Descripción detallada de la solicitud de control de cambios Aprobación de la solicitd Si No Justificación de la respuesta a la (no) aprobación SOLICITÓ NOMBRE DEL SOLICITANTE Cargo en el trabajo de grado APROBÓ NOMBRE DEL APROBADOR Cargo en el trabajo de grado INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE CONTROL DE CALIDAD SOLICITUDES DE CAMBIO INFORME DE DESEMPEÑO Meta 2015 Peso Plan Sin unidades 1,00 35% 1,00 1,00 100% Sin unidades 1,00 35% 1,00 1,09 109% Porcentaje 100% 20% 100% 100% 100% Porcentaje 100% 10% 100% 100% 100% Earned Value Unidad Calidad 10-ago-15 % Cump. Vs. Real Plan Comunicaciones RESULTADO TBG TRABAJO DE GRADO Formula de Foco Indicador Definición de variables cumplimiento PV: Costo presupuestado del trabajo programado a la fecha. Schedule Performance Index SPI= EV / PV EV: Costo presupuestado del trabajo terminado a la fecha (Valor Ganado) AC: Costo real ejecuta a la fecha de corte. Cost Performance Index CPI= EV / AC EV: Costo presupuestado del trabajo terminado a la fecha (Valor Ganado) Entregas oportunas: Entregas que se efectúan Cumplimiento= (Número el día hábil siguiente a la fecha de corte del Índice de entregas oportunas de entregas indicador. de los informes de avance oportunas/Entregas Entregas totales: Sumatoria de entregas que se totales)*100% debieron reportar a la fecha de corte. Los resultados serán estipulados de acuerdo a las siguientes preguntas con dos respuestas únicas: Cumplimiento= A. ¿Inició la reunión a tiempo?. Si=1 No=0 Evaluación de reuniones (A*0,10+B*0,10+C*0,40 B. ¿Terminó la reunión a tiempo?. Si=1 No=0 efectivas +D*0,40)*100% C. ¿Se trataron todos los temas de la agenda propuesta?. Si=1 Incompleta= 0,5 No=0 D. ¿Se cumplieron los compromisos abiertos?. Si=1 Incompletos= 0,5 No=0 CUMPLIMIENTO 103% INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE CONTROL DE CALIDAD SOLICITUDES DE CAMBIO INFORME DE DESEMPEÑO LI LS SPI CPI 1,09 1,00 08/08/2015 01/08/2015 25/07/2015 18/07/2015 11/07/2015 04/07/2015 27/06/2015 20/06/2015 13/06/2015 06/06/2015 30/05/2015 23/05/2015 16/05/2015 09/05/2015 02/05/2015 25/04/2015 18/04/2015 11/04/2015 04/04/2015 1,6 1,51 1,5 1,4 1,3 1,21 1,16 1,14 1,13 1,14 1,12 1,11 1,11 1,11 1,10 1,10 1,10 1,2 1,11 1,08 1,09 1,07 1,07 1,1 1,0 1,03 1,00 0,9 1,00 1,00 1,00 0,99 0,99 0,97 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,90 0,8 0,7 INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE CONTROL DE CALIDAD SOLICITUDES DE CAMBIO INFORME DE DESEMPEÑO INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE CONTROL DE CALIDAD SOLICITUDES DE CAMBIO INFORME DE DESEMPEÑO INICIACIÓN N° FECHA PLANEACIÓN CIERRE MATRIZ DE LECCIONES APRENDIDAS Y DE CONTRIBUCIÓN AL TRABAJO DE GRADO LECCIÓN ÁREA DE IMPACTO EN EL TRABAJO DESCRIPCIÓN APRENDIDA/CONTRIBUCIÓN CONOCIMIENTO DE GRADO 1 Seguimiento oportuno a las actividades que dependen de 30-jun-15 los interesados en grado superior. 2 30-abr-15 Identificación adecuada en los entregables de la WBS 3 Mantener informados a los Permanente interesados del avance en el Trabajo de Grado 4 Dejar explicito en el documento 30-abr-15 las actividades que no tienen alcance del Trabajo de grado. 5 Permanente SEG. Y CONT. Sobrevaloración del asiganado a las tareas tiempo Faltando 3 días para la entrega de comentarios de la primera entrega del Positivo, lo cual no generó Trabajo de Grado, se realiza Seguimiento y retrasos en el cronograma seguimiento con el objetivo de control planeado por la Gerencia del asegurar el cumplimiento del Trabajo de Grado. cronograma y el desarrollo de las actividades futuras. No se tenía claridad en los Positivo, pues se ajustó entregables en la WBS pues se oportunamente lo que evitó Planeación describian como una actividad y no reprocesos en la ejecución del como un hito a ser efectuado por el Trabajo. Equipos del Trabajo Enviar oportunamente el seguimiento y los informes de desempeño, con el respectivo soporte documental, Positivo, pues se ajustó permitió que los interesados oportunamente lo que evitó Ejecución y control estuvieran antentos al avance del reprocesos en la ejecución del Trabajo. Lo cual generó Trabajo. oportunamente alertas y un cierre de brechas oportuno. Se debe profundizar y dejar claridad Positivo, pues se ajustó de que actividades no ejecutará el oportunamente lo que evitó Planeación Trabajo de Grado con el objetivo de reprocesos en la ejecución del no ejecutar labores que no se Trabajo. encontraban dentro del Plan. Se debe planear con mayor certeza Negativo, pues se apartan los tiempos que se invierten en el recursos para un proyecto lo Planeación desarrollo de las actividades, pues el cual puede ser empleado para rendimiento en costos muestra una otras actividades planeadas de menos utilización de los recursos. la empresa. INICIACIÓN PLANEACIÓN SEG. Y CONT. CIERRE
