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REGLAMENTO BITACORA DE OBRA
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ................................................................................................................................ 2
1.
DEFINICION.-......................................................................................................................... 2
2.
FORMATO DE LA BITACORA.- ........................................................................................... 3
3.
REGLAS PARA EL USO CORRECTO DE LA BITACORA DE OBRA. .......................... 3
4.
5.
3.1
APERTURA.- .................................................................................................................... 3
3.2
SERIADO DE NOTAS.- .................................................................................................. 3
3.3
FECHADO.- ....................................................................................................................... 4
3.4
ESCRITURA.-................................................................................................................... 4
3.5
ERRORES.- ....................................................................................................................... 4
3.6
TACHADURAS O ENMENDADURAS.- ...................................................................... 4
3.7
SOBREPOSICION O ADICIONES.- ........................................................................... 4
3.8
FIRMAS.- .......................................................................................................................... 4
3.9
VALIDACION. ................................................................................................................. 4
3.10
USUARIO DE LA BITACORA DE OBRA.-................................................................. 5
CUSTODIA DE LA BITACORA.-.......................................................................................... 7
4.1
DISPONIBILIDAD.- ...................................................................................................... 7
4.2
TERMINO PARA CONTESTAR LAS NOTAS DE BITACORA.- ............................ 7
CIERRE DE LA BITACORA.-................................................................................................ 7
5.1
CIERRE DE LA BITACORA:- ....................................................................................... 8
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INTRODUCCION
La bitácora de obra es, entre otros, uno de los elementos más importantes que
forman parte del sistema de control para el buen desarrollo de las obras, por su
carácter legal que, para efectos técnicos tiene la misma legalidad que el contrato
de obra.
Así, el uso de este instrumento debe llevarse a cabo, con la mayor responsabilidad,
pulcritud, veracidad y objetividad tomando en consideración todos los programas
relacionados con la obra, las especificaciones del proyecto, las observaciones de
calidad de la obra tanto en materiales como en mano de obra, la fuerza de trabajo
que se está desplegando para el cumplimiento oportuno de los objetivos previstos,
y los agentes internos y externos de diversa índole que en forma directa o
indirecta pueden afectar el total cumplimiento de las diversas etapas constructivas.
Es responsabilidad del Interventor de la Obra, como representante del Municipio,
valerse de la bitácora para ordenar la obra, regular su desarrollo y ejercer el
control de la misma, mediante el uso adecuado de la autoridad que se le confiere
en su relación con el Contratista encargado de ejecutar físicamente los trabajos.
Por esto, el correcto uso y manejo de la bitácora es fundamental para obtener
resultados óptimos en la construcción de obras del Municipio.
En atención a lo descrito en párrafos anteriores, es necesario tomar en cuenta
loslineamientos y criterios que se detallan a continuación y que rigen el oportuno y
correcto uso de la bitácora de obra, en el desarrollo de los programas de
construcción promovidos por el Municipio.
1. DEFINICION.En construcción la bitácora de obra es una libreta que forma parte del contrato, se
anota en ella cualquier situación de carácter imprevisto que sea trascendente y
que afecte el marco de calidad de la misma y/o los tiempos de ejecución de las
diferentes etapas constructivas.
Hemos señalado que la bitácora es parte integrante del contrato, por tanto, es el
medio oficial y legal de comunicación entre las partes responsables de la
Interventoría y el contratista de la obra, esta comunicación se da mediante el
asiento por ambas partes de las diferentes notas, sean estas para determinar
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medidas preventivas,
debidamente fundada.
correctivas,
informativas
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de
instrucción
o
réplica
La bitácora tendrá vigencia durante todo el tiempo que dure la obra y su objetivo
finalserá el de oficializar todos los elementos que integran el finiquito y el acta de
recepción y entrega de las obras.
2. FORMATO DE LA BITACORA.Es una libreta de pasta rígida de tamaño carta, cuyas hojas hechas en papel
resistente al uso, deben ser foliadas en orden progresivo y consecutivo, con
columnas para consignar fechas y números de notas en orden cronológico y
numeración progresiva y dibujos o croquis aclaratorios (FORMATO FGCA :____);
cada hoja deberá contar al menos con tres copias igualmente foliadas, de las
cuales una corresponde al Interventor, una al contratista y otra para el Municipio,
las copias deberán ser desprendibles, no así la hoja original.
3.
REGLAS PARA EL USO CORRECTO DE LA BITACORA DE OBRA.
3.1 APERTURA.En el lugar destinado para las oficinas de campo de la Interventoría, con
la asistencia de los representantes de las partes que intervienenen la
obra, se hará el llenado de la primera hoja con la comparecencia de
losresponsables de la ejecución de las obras por parte de la empresa
constructoray de los encargados de llevar a cabo la Interventoría de las
mismas, se consignarátodos los datos que identifican a la obra en
cuestión, como son, número de Contrato, objeto, razón social o nombre
del Contratista, razón social o nombre del Interventor, Nombre del
Supervisor por parte del Municipio.
Se acreditarán los nombres y firmas de los representantes de las partes
queintervienen en dichas obras.
Para el caso de servicios de verificación, la apertura se realizará en
lasoficinas del residente en la obra y/o Interventoría.
3.2 SERIADO DE NOTAS.Todas las notas sin excepción alguna, deberán seriarseconsecutivamente
y bajo ninguna circunstancia deberá alterarse este orden.
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3.3 FECHADO.Todas las notas sin excepción alguna, deberán estar fechadas en eldía
en que se efectuó la anotación.
3.4 ESCRITURA.Las anotaciones deberán efectuarse a mano con letra de moldelegible y
tinta indeleble, bajo ninguna circunstancia se harán con tintasusceptible
de borrarse.
3.5 ERRORES.Cuando se cometa un error de redacción, de ortografía o
deinterpretación, la nota deberá anularse con una leyenda que diga
“esta nota seanula por tener error” se hará la anotación correcta en el
número consecutivosiguiente.
3.6 TACHADURAS O ENMENDADURAS.Una nota con tachaduras oenmendaduras automáticamente es
legalmente nula con todas lasconsecuencias técnicas y legales que
puede acarrear el hecho.
3.7 SOBREPOSICION O ADICIONES.No está permitido sobreponer ni añadirnada a las notas de bitácora ni
entre renglones ni en los márgenes, si fuesenecesario, se abre otra nota
haciendo referencia a la de origen.
3.8 FIRMAS.Solo están facultados para hacer asentamiento y firmar las notas
debitácora los residentes de obra por parte del Contratista, residente por
parte Interventoría y el Supervisor por parte del Municipioacreditados en
el acto de apertura de la misma o en su defecto los que hubierensido
acreditados posteriormente mediante la nota correspondiente,
ensustitución o suplencia plenamente justificada.
3.9 VALIDACION.
Todas las instrucciones emitidas por diversas
oficio, verbalmente, vía telefónica u otras, con
encuestión, deberán validarse mediante las
correspondientes enlas que se haga referencia a
autoridadesmediante
relación a las obras
notas de bitácora
la procedencia de la
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instrucción recibida, fecha, porque medio, nombre y cargo de quien
emite la instrucción.
3.10
USUARIO DE LA BITACORA DE OBRA.Los residentes por parte del Contratista y la Interventoríay el Supervisor
por parte del Municipioestán obligados al uso de la bitácora durante todo
el proceso dela obra,
sea para emitir ordenes, solicitar y dar
autorizaciones, certificardictámenes de laboratorios de control de calidad
y otros, solicitar y darinformación relativa a la obra, emitir medidas
preventivas, correctivas orestrictivas que se requieran en el desarrollo de
los trabajos para su cabalcumplimiento.
3.11 ESTRUCTURA DE UNA NOTA DE BITACORA
CLASIFICACION DE LA NOTALas primeras palabras del asiento deben
referirse a la finalidad de la nota.
DESCIPCION DEL ASUNTO.
III.- UBICACIÓN
IV.- CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuación de la ubicación tenemos
que mencionar las causas de la nota, en forma breve.
V.- SOLUCION: Es muy importante señalar en esta parte que debemos
establecer la solución al problema, para lo cual, nos debemos basar en el
Reglamento de construcciones y las Normas Técnicas Complementarias.
VI.- PLAZO PARA LA EJECUCION: Inmediatamente después de la
solución descriptiva, se establece un plazo máximo para su ejecución. El plazo
determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos
que implica el proceso. Recomendamos anotarlos señalando una fecha fija.
En esta forma sabremos que para esa fecha el problema deberá estar
resuelto.
VII.- PREVENCION: Se trata sin duda de la parte más importante de la nota
de bitácora. Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra
considerar al hacer los asientos y podemos afirmar que por medio de ello la
Dirección de una Obra crece y cumple realmente sus objetivos, ya que
actuando con carácter preventivo es como se presta un servicio eficiente y
profesional.
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VIII.- RESPONSABILIDAD DE LA NOTA Y CONSECUENCIAS
ECONOMICAS. La última parte del texto de la nota de bitácora
corresponde a señalar que en caso de incumplimiento de las ordenes giradas,
es responsabilidad del constructor; los costos por modificaciones
correcciones o sanciones, que imponga el Municipio, por incumplimiento de
las ordenes giradas en Bitácora.
IX.- CROQUIS EXPLICATIVO: Se recomienda dibujar en la bitácora, uno o
varios croquis que acompañen al texto como auxiliares para mejorar la
comprensión. En situaciones especiales puede ser indispensable dibujar un
croquis, de tal tamaño que no quepa en la hoja de bitácora. En tales
circunstancias es correcto hacerlo en hoja aparte; se valida después el dibujo
con la firma de cada una de las partes, bajo un texto que debe decir: “”Este
croquis forma parte de la nota “X” de la página No. “Y” de la Bitácora de
Obra
SEGUIMIENTOS: Los seguimientos se manejan fuera de la bitácora. Son
indispensables puesto que se han concedido plazos a los que se debe vigilar
que se cumplan en la fecha estipulada. Los seguimientos no competen
directamente al constructor y lo más conveniente es llevarlos en el diario de
obra destinándoles una sección del mismo, por medio de un separador que
aísle unas cuantas hojas. En el margen izquierdo de estas anotamos
consecutivamente los números de las notas en las que se otorgó algún plazo,
utilizando un renglón para cada una. Seguidamente se describirá, en la forma
más breve, el elemento a revisar para tener referencia al contenido de la
nota. Finalmente se anota la fecha en que vence el plazo.
El seguimiento se logra cuando adquirimos el hábito de leer todas las mañanas,
que notas vencen ese día para verificar su cumplimiento. Si el resultado es
positivo, escribiremos en la hoja de seguimiento “Cumplido” y, a
continuación, el número de nota de bitácora en el que damos por
finiquitado el asunto (Nota de cierre). Es caso de que no se haya realizado
aún lo ordenado se escribirá “Pendiente, pasa a nota número...” y asentaremos el
número correspondiente al siguiente asiento en que reclamamos el
incumplimiento. Este seguimiento, llevado con orden, nos evita la posibilidad de
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olvidos cuyas consecuencias habremos de lamentar al término de la obra, o
cuando pudiera tener algún problema la construcción.
4.
CUSTODIA DE LA BITACORA.-
Por su carácter legal y como instrumento de controly
construcción, la bitácora permanecerá bajo la custodia
oficinas de campo, quedando disponible y accesible
construcción pueda llevar a cabo las anotaciones
necesarias.
regulación de la obra en
de laInterventoría en sus
para que elresidente de
pertinentes queconsidere
Para el caso de servicios de Verificación, la custodia de la misma
seráresponsabilidad del residente.
4.1 DISPONIBILIDAD.La bitácora estará disponible para ambas partes en días yhoras hábiles,
es completamente improcedente que alguna de las partes guardebajo
llave la bitácora o que impida el acceso a la misma, es incorrecto sacar
labitácora de la obra salvo en casos de fuerza mayor plenamente
justificados yacordados por las partes.
4.2 TERMINO PARA CONTESTAR LAS NOTAS DE BITACORA.Las notas debitácora invariablemente deberán ser firmadas por ambas
partes, la que asientala nota y el acuse de enterado de la contraparte, si
una nota requiere decontestación o aclaración, ésta deberá hacerse en
un término de 48 horas comomáximo, de no hacerlo así, se tendrá por
consentida y no se aceptará réplica oargumentación de desconocimiento
de la misma, esto sin menoscabo de lasconsecuencias de diversa índole
que se deriven de esta omisión.
Para el caso de servicios de verificación el término para contestar las
notasque así lo requieran será de 8 días calendario.
5.
CIERRE DE LA BITACORA.-
En las oficinas de la Interventoría con la comparecencia delos representantes de
las partes involucradas en el desarrollo de las obras, se lleva acabo el cierre de la
bitácora.
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Para el caso de servicios de verificación el cierre se realizará en las
oficinasdel residente en la obra y/o Interventoría.
5.1 CIERRE DE LA BITACORA:En un acto similar al descrito en el punto 3.1 queantecede y una vez que se cuente
con toda la documentación relativa al acta derecepción y entrega de las obras,
validada por las autoridades correspondientesse asentará en bitácora la última
nota haciendo referencia que corresponde alcierre y se procederá a cancelar las
hojas que no se utilizaron.
Con base a lo asentado, es necesario señalar la imperiosa necesidad de observar
con todaatención, la forma, modo y uso de las presentes reglas para un mayor y
mejor desarrollo de las obras contratadas por el Municipio.
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